אוטומציה רובוטית של תהליכים ב-HR ייעלה את התפעול, הניעה את היעילות והפחיתה עלויות בפעולות משאבי אנוש. בנוסף, כאשר ארגונים אימצו את כוח העבודה הדיגיטלי, אוטומציה של משאבי אנוש סיפקה פתרונות למגוון בעיות שהועלו עקב עבודה מרחוק, כגון גישור בין מערכות מדור קודם, שיפור העברת נתונים והגברת אבטחת הסייבר.
RPA ב-HR מסייע לאוטומציה של מגוון רחב של משימות שחוזרות על עצמן ומאפשר לאנשי משאבי אנוש לספק עבודה מונעת ערכים, ממוקדת אנוש שמשפיעה על שביעות הרצון מהעבודה וכתוצאה מכך, מוניטין המעסיק ושימור העובדים.
מאמר זה יחקור מקרי שימוש במשאבי אנוש של RPA, מקרי מקרה, יתרונות, אתגרים והמגמות שיעצבו את העתיד של אוטומציה של משאבי אנוש.
RPA לגודל שוק משאבי אנוש
קשה למצוא נתונים מדויקים עבור אוטומציה רובוטית של תהליכים במגזר משאבי אנוש. גודל שוק טכנולוגיית משאבי אנוש העולמי מוערך בכ -40 מיליארד דולר בשנת 2023 , עם קצב צמיחה שנתי חזוי של 9.2%.
הטמעת RPA , לצד כלי AI/ML, נתפסת כמניע עצום בתחום הטכנולוגיה של משאבי אנוש. מקינזי מציע שכ -25% מהוצאות ההון בחמש השנים הקרובות יהיו על כלי אוטומציה , מה שמרמז בערך שהקצה העליון של ההוצאה על טכנולוגיות ושירותי RPA עשוי להגיע ל-10 מיליארד דולר בעתיד הקרוב.
היתרונות של RPA ב-HR
ישנן מספר סיבות משכנעות לאימוץ טכנולוגיות RPA במגזר משאבי אנוש. הנה כמה מהסיבות העיקריות לכך שצוותי משאבי אנוש צריכים לאמץ RPA.
#1. פרודוקטיביות מוגברת
בתוך משאבי אנוש, העסקה לפנסיה מתייחסת לכל מחזור חיי העובד, מגיוס ועד השתלמות ועד לניהול ביצועים עד לנקודת הפרישה. במילים אחרות, כל האינטראקציות שיהיו למקצוען משאבי אנוש עם איש צוות יחיד.
מקינזי מציע שיותר מ -50% מהמשימות הללו מתאימות לאוטומציה עם RPA. עם זאת, ברגע שאתה מוסיף טכנולוגיות בינה מלאכותית קוגניטיבית , מספר המשימות שאתה יכול להפוך לאוטומטי גדל באופן משמעותי.
כפי שכל איש מקצוע בתחום משאבי אנוש יגיד לך, המשימות היומיומיות שלו כוללות הרבה תהליכים שחוזרים על עצמם, מבוססי כללים, כמו בדיקות רקע, התאמות שכר, אישור חופשות, ניהול ביצועים, בדיקת קורות חיים, הצטרפות ועוד. RPA יכולה לטפל במשימות הללו ולפנות צוותי משאבי אנוש ולאפשר להם להחזיר את האדם למשאבי אנוש.
#2. רכישת כישרונות יעילה יותר
רכישת כישרונות (TA) הייתה נושא מרכזי בשנים האחרונות. COVID-19 גרם לשיבושים גדולים, וגם כשהדברים חזרו לקדמותם, ההשתתפות בעבודה הייתה נמוכה יותר. כאשר אתה מוסיף שינויים בדרישות העבודה עקב הדיגיטציה המוגברת, הפרישה ההדרגתית של דור הבייבי בום והמחסור הקיים תמיד במיומנויות STEM, יש לך מצב שבו מעסיקים נאבקים לאייש משרות.
RPA יכול לעזור לצוותי גיוס בכמה דרכים שונות. כלים אלה יכולים להפוך את פרסום מודעות דרושים לאוטומטיות, לנפות קורות חיים, לתזמן ראיונות ולתקשר עם מועמדים. על ידי ייעול תהליך הרכישה, לאנשי משאבי אנוש יש יותר זמן להתמקד בראיונות, מה שמוביל לצינור יעיל יותר.
דבר נוסף שיש לקחת בחשבון הוא שכלי RPA יכולים גם לסתום הרבה מהפערים שנוצרו כתוצאה מקשיי רכישת כישרונות. כלים אלו יכולים להקל חלק מהלחץ ולאפשר לצוותים להישאר מבצעיים למרות מאגר מצטמק של כישרונות זמינים.
#3. דיוק מוגבר
משאבי אנוש, כמו רוב המגזרים והמחלקות האחרות במהלך השנים האחרונות, הפכו לדיגיטליים. תקשורת, רשומות ונתוני עובדים מאוחסנים דיגיטלית, לעתים קרובות על פני יישומים שונים, גיליונות אלקטרוניים, מסדי נתונים ופורטלים של עובדים.
עם כל כך הרבה נתונים שעוברים הלוך ושוב, הסיכון לטעות אנוש גדל. התוצאה של שגיאות אלו יכולה להיות כל דבר, החל מאי נוחות קלה ועד לעניינים חמורים יותר כמו עיכובים באישור עבודה, תשלומים לא מדויקים או החמצה של עובדים חדשים. כלי RPA ארגוניים עוזרים לפתור בעיות אלה על ידי ביטול טעויות אנוש מתהליכים אוטומטיים.
#4. צמצום נטישת עובדים
העסקת עובדים היא קשה ויקרה, אז אתה רוצה לוודא שהם נשארים מספיק זמן כדי להגיע לשיא הפרודוקטיביות ולהחזיר את ההשקעה שלך. למרבה הצער, שימור עובדים הוא מאבק גדול עבור חברות רבות, כאשר המחסור הכולל באנשי מקצוע מעוות את השוק ומוביל לנטייה מוגברת של עובדים.
הדבר השני שיש לקחת בחשבון הוא שאחרי ה-COVID, הרעיונות של אנשים לגבי עבודה השתנו. הצוות רוצה איזון טוב יותר בין עבודה לחיים, אפשרויות מרוחקות או היברידיות וטכנולוגיה שמקלה על החיים שלהם. כלי RPA יכולים לסייע בכל התחומים הללו ולהגביר את שביעות הרצון של העובדים בעבודה. שמירה על צוות משאבי האנוש שלך פירושה שאתה יכול לעשות עבודה טובה יותר בשימור ורכישת עובדים.
#5. הפחת עלויות
אחת הסיבות המשכנעות ביותר להשקיע ב-RPA היא חיסכון בעלויות. קיצוצים בתקציב ותחזית כלכלית לא ודאית אילצו את C-Suite לשקול דרכים לעשות יותר בפחות. RPA יכול לעזור בכמה דרכים. לדוגמה, זה יכול לעזור לך להפחית את מספר העובדים על ידי אוטומציה של משימות משאבי אנוש.
שנית, RPA יכול לעזור לחברות להגדיל את היקף הצוות הקיים שלהן ולעזור להן להיות פרודוקטיביים יותר מבלי להוסיף עובדים חדשים.
שלישית, RPA מיומנת לגשר על הפער בין תוכנה מדור קודם לכלים חדשים, ומאפשרת לצוותים להפחית את עלויות ההשקעה בכלים חדשים כאשר יש להם תוכנה טובה לחלוטין אך מיושנת לעשות את העבודה.
#6. מדרגיות
יתרון מרכזי נוסף ששימוש ב-RPA עבור משאבי אנוש פותח הוא היכולת לבצע קנה מידה. עליות פתאומיות בעסקים יכולות להיות כאב ראש עצום עבור צוותי משאבי אנוש, כאשר הם נאבקים לנהל עובדים חדשים. עם זאת, כלי אוטומציה לבדיקת תוכנה ארגונית ופתרונות RPA יכולים לצמוח איתך, כלומר עסק חדש אינו אומר עומס רב יותר על צוות משאבי האנוש שלך.
RPA במקרים של שימוש ב-HR
מקרי שימוש ב-RPA במשאבי אנוש עוזרים בגיוס, הדרכה, השתלמות, ניהול נוכחות, ניהול ביצועים ועוד.
כדי להדגיש כמה ממקרי השימוש הטובים ביותר של RPA ב-HR, בואו נסתכל על תהליך מחזור החיים של העובד מהעסקה ועד פרישה ונראה כיצד RPA עוזר בכל שלב.
#1. אוטומציה של גיוס עובדים
צוותי משאבי אנוש ורכישת כישרונות (TA) מתמודדים עם הרבה עבודה בגיוס, ניקוד ותקשורת עם עובדים פוטנציאליים. ניתן לקיים RPA בתחומים שונים בתהליך הגיוס.
פרסום מודעות:
ברגע שמנהל גיוס מגדיר את הצורך בעובד חדש ושולח פרטי משרה ודרישות, הם יכולים להשתמש בכלי RPA כדי להפוך את פרסום המשרה לאוטומטי במגוון אתרי אינטרנט. עם כל כך הרבה אתרים שונים זמינים, זוהי משימה קלאסית, גוזלת זמן, מונעת צעדים שיכולה לחסוך לצוותי משאבי אנוש זמן רב.
סינון מועמדים:
אוטומציה כבר בשימוש ברחבי התעשייה בצורה של מערכת מעקב אחר מועמדים (ATS) המסננת קורות חיים על סמך נוכחות של מילות מפתח מוגדרות מראש.
בחירת ראיון:
לאחר סינון קורות החיים, צוות משאבי אנוש יכול להסתכל על המועמדים הטובים ביותר ולבחור אותם לראיון. כלי RPA יכולים להפוך הצעות לאוטומטיות ולשלוח משבצות לראיונות מועמדים. יתרה מכך, ניתן גם לשלוח למועמדים לא מוצלחים מכתבי דחייה אוטומטיים.
שליחת מכתבי הצעה:
יש הרבה אדמיניסטרציה מעורבת בשליחת מכתב המועמד וההצעה הנכונים. מכתבים אלו חייבים להיות מותאמים אישית ובהתאם לתקנות החברה והחוק. בוטים של RPA הם בחירה מצוינת לסינתזה של תקנות אלה ולהבטחת מכתבי ההצעה שלך עומדים בקנה אחד.
יתרה מכך, ניתן להתאים את הטכנולוגיה גם למעקב אחר תשובות המועמדים ולשלוח עדכונים למנהלי גיוס במייל.
#2. אוטומציה לכניסה למטוס
לאחר שמצאת עובדים חדשים, העבודה שלך רק מתחילה. חווית הצטרפות מוצלחת היא אחד המנבאים הגדולים ביותר של שימור עובדים, אז זה משהו שאתה צריך לעשות נכון.
ככל שצוותים רבים יותר מאמצים עבודה מרחוק והיברידית, קל לגייסים חדשים ליפול בין הכיסאות. אם אתה רוצה שעובדים חדשים יגיעו לדרך, אוטומציה של אלמנטים בתהליך ההצטרפות היא הפתרון. הנה כמה תחומים שבהם RPA יכול לעזור לצוותי משאבי אנוש.
בדיקות רקע:
בדיקות רקע יכולות להיות אוטומטיות על ידי הצגת בוטים של RPA כיצד לשלוח ולאסוף מידע מהפורטלים המתאימים. בוטים של RPA יכולים לעזור בבדיקת היסטוריית תעסוקה, כישורים ובדיקות רקע פלילי.
פרטי עובד:
יש להוסיף עובדים חדשים למערכות משאבי אנוש. מערכות RPA יכולות להחליף את הזנת הנתונים על ידי חילוץ מידע רלוונטי ממסמכים והעברתם למערכת המתאימה.
בקשות למסמכים:
כלי RPA יכולים להפוך את הבקשה וההעלאה של מסמכי עובדים שונים, כגון זיהוי, מסמכי מס, תארים, אסמכתאות וכדומה.
אישורי חשבון:
עובדים חדשים זקוקים לכניסות לתוכנות החברה, למכונות ולכל פורטל רלוונטי. כלי RPA יכולים גם להכין וגם לתקשר חשבונות אלה.
למידה והתפתחות:
חומרי למידה ופיתוח, ומידע כמו מדריך החברה שלך, צריכים להישלח לעובדים שלך כדי לעזור להם להתעדכן. כלי RPA יכולים לעזור גם לספק וגם לעקוב אחר אינטראקציות עם החומר הזה, ולהבטיח שהעובדים שלך מוכנים להיות פרודוקטיביים.
#3. ניהול נתוני עובדים
ברגע שהעובדים החדשים שלך משתלבים, יש מגוון משימות שצריך לעשות. RPA יכול לעזור לייעל רבות מהעבודות הללו.
דוחות נסיעות והוצאות:
דוחות נסיעות והוצאות הם משימה ידנית נוספת שלעתים קרובות נופלת בין משאבי אנוש לפיננסים. מעקב אחר עלויות אלו חשוב כדי שחברות יוכלו להחזיק חשבונות מעודכנים וכך ניתן לקבל החזר לעובדים על כל הוצאה.
ניתן להשתמש בתוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR) לצד כלי RPA כדי לקרוא ולעבד קבלות, לבדוק אותן מול כללי הנסיעות וההוצאות של החברה, ולאשר או להסלים את המידע, מה שמוביל לעיבוד חלק ומהיר יותר.
עזוב את ניהול:
בקשת חגים וימי חופש באמצעות דוא”ל יכולה להיות מטופלת בקלות על ידי כלי RPA. באמצעות תוכנת OCR, הם יכולים להפוך את הנתונים הלא מובנים לבקשה ולטפל גם במייל אישור או דחייה.
ניהול ביצועים:
ניהול ביצועים הוא חלק מכל ארגון בריא. צוותי משאבי אנוש צריכים לאסוף נתונים רבים כדי לספק הערכות מדויקות, וכלי RPA מושלמים לעבודה של איסוף נתונים מבסיסי נתונים שונים, גיליונות אלקטרוניים ומקורות מידע אחרים וריכוזם עבור סקירות ניהול ביצועים.
גִלְיוֹן שָׂכָר:
בעוד שעיבוד השכר מעובד על ידי צוות הנהלת החשבונות, זה בשיתוף פעולה עם משאבי אנוש. יש הרבה הזנת נתונים ועיבוד מידע ידני, כמו ניהול דמי חגים, ניכויים, שעות נוספות, חוזים וכו’.
RPA יכולה להפוך את התקשורת בין משאבי אנוש לשכר ולהבטיח חסכון של פרטים ומסמכים מכריעים, מה שמוביל לתשלום שכר בזמן ומדויק ולעובדים מרוצים.
הענות:
התקנות נמצאות בתנופה מתמדת, מה שמותיר את צוותי משאבי אנוש מתקשים לעמוד בקצב. כאשר חוקי העבודה משתנים, ניתן ליישם בוטים של RPA כדי לעדכן את תיעוד החברה, נתוני העובדים ודוחות במהירות ובדיוק.
#4. ניהול יציאה
ניהול יציאה הוא בעצם הצד השני של ההטמעה, שבו צוותי משאבי אנוש מנהלים את היציאה החלקה של עובד עקב פרישה, סיום או מעבר לשטחי מרעה חדשים. יש הרבה אדמיניסטרציה מעורבת בתהליך, כולל שליחת מכתבים, הסרת אישורי IT, ואפילו ארגון ראיונות יציאה או סקרים.
תחומים נוספים שכלי RPA יכולים לבצע אוטומציה הם בקשות ורישום של התשואה על נכסי החברה, פסילת כרטיסי גישה של החברה, יידוע מנהלי קו והפקת מסמכי יציאה.
כפי שאתה יכול לראות, RPA יכול לעזור לצוותי משאבי אנוש להפוך משימות לאוטומטיות לאורך כל מחזור חיי העובד.
תיאורי מקרה של מחלקת משאבי אנוש של RPA
מקרה מבחן מס’ 1. אוטומציה רובוטית לתהליכי משאבי אנוש ושכר
מחקר מקרה RPA הראשון שלנו ב-HR מראה את היתרונות של אוטומציה של תהליך השכר עבור צוותי משאבי אנוש. הלקוח היה עסק לשירותי גיוס בבריטניה, שהתקשה לנהל חופשות עובדים והיעדרויות אחרות.
הצוות השתמש בפורטל אינטרנט כדי להגיש בקשה לחופשה ולדווח על ימי מחלה. עם זאת, צוות משאבי אנוש עדיין השתמש במערכת תוכנת משאבי אנוש לא מקוונת כדי לבצע חישובי שכר שהיו צריכים להיות מתאימים על סמך היעדרות. תהליך זה היה חודשי, זמן רב ונתון לטעויות אנוש.
העסק ביצע ביקורת על מערכת ה-IT הקיימת ותוכנת השכר וזיהה מתודולוגיה לשילוב מערכות אלו. הפתרון יכין וגם יהפוך את התקשורת לאוטומטית הן עבור העובד והן עבור צוות משאבי האנוש כדי לאשר תיקונים עקב היעדרות.
לאחר מכן, מתנהל שכר ניסיון עד סוף החודש, עם דרישה לאישור ממומחה משאבי אנוש. עד לאישור, הבוט מעלה מסמך עם משכורות המותאמות לימי דמי ביטוח, בונוסים וכדומה, ושולח למערכת הבנקאות האלקטרונית.
התוצאה הייתה שהזמן שהושקע במשימות אלו הצטמצם ב-920% לחודש, שגיאות שכר צומצמו והחזר ה-ROI של הפרויקט היה מעל 10%.
מקרה מבחן מס’ 2: אוטומציה רובוטית של תהליכים לתפעול משאבי אנוש
שימוש ב-RPA בפעולות משאבי אנוש הוא דרך בטוחה לשיפור יעילות רבה יותר. באחד המקרים, חברת מיקור חוץ ענקית, שהעסיקה למעלה מ-200,000 אנשי צוות, נפגעה בתחלופת עובדים גבוהה ובכל הבעיות הנלוות לכך. נתוני העובדים הוחזקו במערכות שונות, ותהליך ההתחלה או העזיבה היה מאוד לא יעיל.
אחת הבעיות הגדולות ביותר איתם התמודד הארגון הייתה שמחלקות שונות היו בעלות או אחראיות למשימות שונות. החובות השונות של עובדים ב-ו-Offboard חולקו בין משאבי אנוש, מתקנים ו-IT.
כל צוות עבד באופן עצמאי. לכן, היה צורך לתאם מסירות ולעיתים קרובות גרמו לעיכובים ממושכים ולתסכול לעובדים. אחת המעכבות העקביות כללה צוותים ששיתפו מידע בצורה של נתונים לא מובנים שדרשו כניסה ידנית מחדש למערכות שונות, דבר שצרך זמן רב ונוטה לשגיאות.
החברה פתרה את חוסר היעילות הללו על ידי יצירת פתרון מקצה לקצה שהיה מסוגל לתזמר כל מחלקה. הם יצרו פורטל אינטרנט כדי לאפשר לצוותים להעביר נתונים למערכת מרכזית, מה שהפחית את זמני ההמתנה בין המחלקות על ידי מתן קלט בו-זמנית או ברצף.
משם, התהליכים העסקיים טופלו שלב אחר שלב, כאשר כל צוות התבקש במייל לגבי מה שנדרש. התוצאה הייתה יציאה מהירה בהרבה שסיפקה אבטחה טובה יותר של החברה וחסכה הפסדים של נכסי החברה.
העסק צמצם את זמן העיבוד ב-90%, שיפר את האבטחה והגביר את שביעות רצון העובדים.
מקרה מבחן מס’ 3: אוטומציה רובוטית של תהליכים לתפעול משאבי אנוש
חברה רב לאומית המספקת שירותי ייעוץ עסקי, IT ומיקור חוץ ב-50 מדינות עבור למעלה מ-1000 לקוחות התמודדה עם אתגר גדול. גודלו והיקפו של הארגון היו כה גדולים עד ששירותי מיקור חוץ של משאבי אנוש (HRO) שלו היו אחראים להרבה תהליכים שונים. חלק ממשימות אלו כללו רכישת כישרונות, ניהול עובדים, למידה ופיתוח, הטבות לעובדים, שביעות רצון בעבודה ועוד.
הנושא המרכזי היה שכל אחד מהתחומים הללו דרש ניהול נרחב וללא מחסור במשימות ידניות ותיאום מורכב. כדי להחמיר את המצב, רבים מהלקוחות שלהם גדלו במהירות, מה שאומר שהמשרד היה צריך להגדיל את הגודל איתם. אי ביצוע זה יגרום לצווארי בקבוק שיפחיתו את שביעות רצון העובדים.
ביקורת עם ספק RPA חשפה מספר תהליכים שהיו מועמדים חזקים לאוטומציה, כולל סנכרון נתונים בין אפליקציות שונות ומערכת ה-ERP העסקית, חילוץ נתונים ממיילים וסטנדרטיזציה של נתונים.
העסק הפך מספר תהליכים לאוטומטיים, לרבות חישוב קצבת משמרת, הפקת מכתבי הצעה לעובדים חדשים, בדיקות רקע, לוחות זמנים של תכניות הדרכה ותהליכי יציאה שונים.
התוצאות כללו הפחתה של 70% במשימות הידניות, שיפור של 55% בזמן העיבוד וחיסכון נטו של כמעט 700,000 דולר.
אוטומציה רובוטית של תהליכים עבור אתגרי משאבי אנוש
בעוד שאימוץ RPA עבור תהליכי משאבי אנוש חוסך זמן, כסף ומאמץ, יש כמה מורכבויות שעסקים צריכים להתגבר עליהם כדי לאמץ מוצלח. הנה כמה מהנושאים העיקריים המשפיעים על יישום RPA ו-HR בתוך כוח העבודה.
#1. כישורים טכניים
המעבר ממערך מקום עבודה מסורתי לסביבה דיגיטלית עם RPA דורש שיקול דעת. RPA הרבה יותר מהיר ליישום מאשר כלי תוכנה חדשים רבים. עם זאת, זה לא אומר שאין כאבי גדילה.
אכן, טרנספורמציה חייבת להיות מתוכננת בקפידה עם דרישות ושלבים חיוניים לגילוי תהליכים. בתרחיש הטוב ביותר, צוותי משאבי אנוש ירגישו בטוחים לבנות אוטומציה משלהם לתהליכים בהתבסס על זרימות העבודה המותאמות אישית שלהם.
משתמשי ZAPTEST Enterprise מקבלים את היתרון של מומחה ZAP כחלק מהמנוי השנתי שלהם. מומחי ZAP מאומנים ומוסמכים מספקים תמיכה ייעודית במהלך גילוי התהליך ולאורך כל חיי המוצר. תמיכת מומחים יכולה לעזור לצוותים להוציא את המרב מהפריסה שלהם בזכות הידע והניסיון שלהם. הם יכולים גם לספק הדרכה והדגמה כיצד לבנות אוטומציה של תהליכים ולהציע תחזוקה כדי להבטיח זמן פעולה מרבי.
#2. תקשורת מחלקתית
משאבי אנוש יושב בלב הארגון וכולל תקשורת עם מגוון רחב של מחלקות וצוותים. ככזה, כל יישום RPA יצטרך לשאוב מידע ממחלקות שונות כמו פיננסים, משפטים, IT ועוד.
כל פריסה תדרוש חיבור בין יישומי תוכנה ומערכות כדי להפיק את המרב משיתוף הנתונים. זה גם יצטרך תיאום בין המחלקות ורכישה מבעלי עניין.
#3. התנגדות לשינוי
לטכנולוגיות אוטומציה ובמיוחד ל-AI יש פוטנציאל לגרום להפרעות נרחבות בכל כוח העבודה. מחלקות משאבי אנוש אינן חסינות מפני שינויים אלו, מה שעלול להוביל להתנגדות מצד חלק מהעובדים.
התמודדות עם ההתאמה תדרוש שילוב של שקיפות, חינוך וניסוי וטעייה. חלק מהתפקידים עשויים להתבטל על ידי כלי RPA; עם זאת, הזדמנויות אחרות יצוצו. מיומנות מחדש של צוות משאבי אנוש יעזור להם להישאר רלוונטיים בעידן של מקום העבודה הדיגיטלי.
בסך הכל, השימוש באוטומציה בתוך מרחב משאבי האנוש יאפשר לאנשי משאבי אנוש להשקיע פחות זמן במשימות שוטפות ויותר זמן בפעילויות ממוקדות אנוש. זה יכול לבוא בצורות רבות, כמו תמיכה בעובדים חדשים להתמקם, שיפור שביעות הרצון בעבודה באמצעות צ’ק-אין קבוע, או אפילו עזרה בלמידה ופיתוח.
RPA במגמות משאבי אנוש
RPA הוא מרחב מרגש עם גמישות להתפתח ולעמוד בדרישות של עסקים. הנה כמה מהמגמות שמעצבות את טכנולוגיית RPA במגזר משאבי אנוש.
#1. שביעות רצון העובדים
RPA ידועה ביכולתה להגביר את שביעות רצון העובדים. חלק גדול מהסיקור סביב נושא זה כרוך באוטומציה של משימות ארציות ובאפשרות למפעילים להתרכז בעבודות מרתקות ומעניינות יותר.
עם זאת, כפי שצוינה על ידי Deloitte, אוטומציה של חשבות השכר, ההטבות וביקורות הביצועים יכולה גם להוביל לשביעות רצון גבוהה יותר. הם מצפים שחברות ימשיכו להשקיע בכלי RPA כדי לשפר את תקשורת העובדים ולאפשר לצוות משאבי אנוש לתכנן ולהעביר אסטרטגיות טובות יותר לאושר ושימור עובדים.
#2. RPA יכול למלא את פער הפרודוקטיביות של משאבי אנוש
כפי שצוין על ידי מחקר של The Hackett Group , עומסי העבודה של משאבי אנוש גדלו השנה ב-10% בעוד שתקציבי העובדים נשארו קבועים. התוצאה היא פער פריון של 10% ופער יעילות של 10%.
לעשות יותר בפחות הוא אחד היתרונות המשכנעים ביותר של RPA . הטכנולוגיה יכולה להפוך הרבה משימות שחוזרות על עצמן ולהשלים את פערי הפרודוקטיביות והיעילות, בעוד הגדלה עם Intelligent Automation מאפשרת לצוותי משאבי אנוש לבצע אוטומציה של משימות מורכבות יותר.
#3. מעורבות דיגיטלית של כוח אדם
כוח העבודה הדיגיטלי – מערכת אקולוגית חסרת מיקום ומקושרת תמיד של מכשירים, יישומים ונתונים – הפך למציאות בשנים האחרונות. הטרנספורמציה הדיגיטלית הואצה על ידי COVID-19, מה שהוביל לעלייה בצוותים היברידיים ומרוחקים-ראשונים. עם זאת, בתקופה האחרונה, חברות מתקשרות לעובדים לחזור למשרד, למורת רוחם.
סקרים של גאלופ מצביעים על כך ש-9 מתוך 10 עובדים מעדיפים עבודה מרחוק או היברידית. עם זאת, מחקר של מיקרוסופט מצביע על כך שעבודה מהבית יכולה להוביל לצמצום שיתוף הפעולה והחיבור. כלי RPA, לצד פתרונות תזמור כוח אדם, יכולים לשמש כדבק ששומר על עובדים מחוברים ומשתפים פעולה, ומפחית את הצורך בעבודה במשרד.
RPA ב-HR: מה צופן העתיד?
יישומי RPA ו-HR של העתיד תלויים בהגדלת כלי RPA עם AI . הנה כמה מהאפשרויות העתידיות המרגשות יותר.
1. גיוס אוטומטי
אוטומציה בתחום הגיוס היא הרבה יותר מחסכון בזמן. בעתיד, הוא ישמש גם לקבלת החלטות לגבי העסקת האנשים הנכונים. עם מספיק נתונים, כלי למידת מכונה יכולים לסנתז ניסיון בעבודה, כישורים, מידע פסיכולוגי ושאלות ראיונות כדי לבחור את המועמדים המושלמים.
יתרה מכך, הכלים הללו יכולים גם לקבל החלטות והמלצות ללא הטיה אנושית. בינה מלאכותית עדיין לא ממש בנקודה ועדיין יש הטיות מובחנות שחייבים לגהץ. עם זאת, עם ההכשרה או אמצעי ההגנה הנכונים, RPA קוגניטיבי יכול להביא למקום עבודה הוגן יותר.
2. תעשייה 4.0
Industry 4.0 מתייחס לרעיון של המהפכה התעשייתית הרביעית. זהו החיבור של אנליטיקה, אוטומציה, אינטראקציה בין אדם למכונה וייצור מתקדם.
במאמר המחקר, A Structured Approach to Implementing Robotic Process Automation in HR (Balasundaram, 2020), המחברים מציינים כי “הבטחת עקביות בתהליכים של אנשים והנעת ערך באמצעות כישרון חמקה מ-HR.”
המאמר טוען שהשיבוש הטכנולוגי הזה ייצור הזדמנויות חדשות עבור צוותי משאבי אנוש להשיג חיסכון בעלויות, יעילות נוספת ורמת שירות גבוהה יותר עבור הלקוחות. המחברים מציעים שניתן להשיג “הנעת ערך באמצעות כישרון” באמצעות מגוון טכנולוגיות אוטומציה, כולל RPA, AI/ML, אוטומציה חכמה של תהליכים ועוד.
3. תוכנת משאבי אנוש מותאמת על ידי מפתחי אזרחים
טרנד אחד שממריא כעת אך יהפוך להרבה יותר נרחב בעתיד הוא השימוש בתוכנה מותאמת אישית שנבנית על ידי אנשי מקצוע בתחום משאבי אנוש. הודות לעלייה של כלי קוד נמוך וללא קוד, מפתחי אזרחים יכולים ליצור תוכנת משאבי אנוש העונה על הצרכים הייחודיים שלהם. במקום לקוות שתוכנת המדף תעמוד בדרישות שלהם, צוותי משאבי אנוש יכולים לבנות כלי RPA על סמך הדרישות, זרימות העבודה ותרבות החברה שלהם.
מכיוון שהיכולות של הכלים המותאמים אישית הללו מורחבות עם AI ו-ML, אוטומציה של בדיקות תוכנה תמלא תפקיד מפתח בהבטחת שכלי משאבי אנוש אלו יהיו אמינים ופונקציונליים.
מחשבות אחרונות
ישנם אינסוף יישומים של אוטומציה של תהליכים רובוטיים ב-HR. המקצוע גדוש במשימות שחוזרות על עצמן, מבוססות כללים, שהן מועמדות מצוינות לאוטומציה. עם תוספת של כלי אוטומציה חכמה, היקף ה-RPA ב-HR רק יגדל.
תוכנת RPA-משאבי אנוש תעצב את עתיד העסק על ידי סיוע לצוותים להפיק את המרב מהעובדים, לאמץ את כוח העבודה הדיגיטלי ולהפוך את ההון האנושי ליתרון אסטרטגי.
