אוטומציה של תהליכים רובוטיים בחשבונאות פיתחה בשנים האחרונות צמיחה חזקה ועקבית. RPA עבור תוכנת הנהלת חשבונות מאפשרת לצוותים להפוך תשלומים לאוטומטיים כדי לפטור את הצוות מעבודה ידנית, חוזרת ונוטה לשגיאות ולהבטיח שספקים מקבלים תשלום בזמן. עם זאת, ישנם מספר יתרונות גדולים אחרים גם לעסקים, כולל ציות לרגולציה, מדרגיות ותובנות רבות עוצמה לגבי תהליך החשבונאות.
מאמר זה יסתכל על אוטומציה של AP ויחקור אלמנטים חשובים כמו גודל שוק, פוטנציאל צמיחה, יתרונות, אתגרים, מגמות, מקרי שימוש ומקרי מקרה.
אוטומציה לתשלום חשבונות
גודל השוק
ה-RPA לגודל השוק החשבונאי ב-2023 עומד על כ -3 מיליארד דולר . כמה אנליסטים עסקיים צופים שלענף קצב צמיחה שנתי מורכב של קצת מתחת ל-40%, מה שמרמז שגודל השוק ב-2032 יעמוד על 66 מיליארד דולר מדהים.
עם זאת, אנליסטים אחרים מציעים CAGR הרבה יותר שמרני של 10% וגודל שוק עתידי של כ-6.7 מיליארד דולר עד 2032. ניתן להבין את הפער הזה כהבדל בין מכירת תוכנה לשירותי אוטומציה כלליים של AP.
האיחוד האירופי וצפון אמריקה הם המאמצים הגדולים ביותר של כלי אוטומציה לתשלום חשבונות, עם אסיה פסיפיק (APAC) לא הרחק מאחור במקום השלישי. ואכן, לשוק APAC יש CAGR נוכחי של כ-26% , מה שהופך אותו לאזור האוטומציה של תהליכי חשבונאות הצומח ביותר.
גורמים המשפיעים על RPA עבור
צמיחה חשבונאית
תוכנת חשבונאות RPA נמצאת בעלייה. ישנם גורמים סיבתיים רבים שמשחקים כאן, כולל צורך כללי בדיגיטציה בכל מגזר החשבונאות. בואו נסתכל על כמה מהמניעים הללו לאוטומציה של תהליכי חשבונאות.
#1. התחכום ההולך וגדל של תוכנת RPA
אחת הסיבות הגדולות ביותר לכך שחברות מבצעות אוטומציה של תשלומים היא משום שהטכנולוגיה הגיעה לרמה גבוהה הן של תחכום וידידותיות למשתמש. בוטים אוטומטיים קיימים כבר הרבה מאוד זמן. עם זאת, השימוש בהם עבור אוטומציה של חשבוניות לתשלום ולמטרות דומות נהגו לדרוש מומחיות קידוד וכמות ניכרת של תחזוקה.
כלי RPA, כמו ZAPTEST , ממזגים טכנולוגיות שונות יחד, כגון ממשקי גרירה ושחרור וכלי זיהוי תווים אופטי (OCR). תכונות אלו אומרות שצוותי הנהלת חשבונות יכולים להתגבר על מגבלות RPA מסורתיות, כגון קבלת החלטות וחוסר יכולת להשתמש בנתונים לא מובנים.
בקיצור, אחת הסיבות שאנו רואים יותר אוטומציה של תהליכים לתשלום בימינו היא שהצעת הערך של RPA חזקה מאוד.
#2. אינטגרציה מבוססת ענן
שרתי ענן היו עוד שינוי טכנולוגי גדול בעשור האחרון. ההגירה משרתים מקומיים לענן פירושה שהתוכנה הייתה זמינה ממקומות מרוחקים. השינויים הללו ייצגו תור זהב בתוכנת אוטומציה של חשבונות לתשלום, עם מספר כלים חשבונאיים של SaaS שעוזרים לעסקים לחבר מקורות נתונים, ניידים ואפילו כלי ERP כדי לקבל תצוגה מעודכנת בזמן אמת של העסק.
כאשר צוותים אימצו תוכנה שיכולה להפוך הרבה מהמשימות השגרתיות לאוטומטיות, כגון אוטומציה של חשבוניות AP, הם פיתחו צימאון להשתחרר מעבודות שחוזרות על עצמן. הגמישות, קלות השימוש, המדרגיות והפתיחות לאינטגרציה של הכלים הללו הקדמו את הטעינה כלפי RPA.
#3. עליית הבינה המלאכותית
העלייה ביכולת ובזמינות של כלי בינה מלאכותית היא חדשות טובות עבור חברות שרוצות לבצע אוטומציה של חובות ופעילויות חשבונאיות אחרות. RPA מאפשרת אוטומציה יעילה ומדויקת של תהליכים כבר, אך כאשר היא מתוגברת עם כלי AI קוגניטיבי, כגון Intelligent Document Processing או Generative AI, היקף הטכנולוגיה גדל במהירות.
העידן הקודם של כלי RPA אפשר לצוותים לבצע אוטומציה של תהליכים ידניים בנפח גבוה, שחוזרים על עצמם. עידן נוכחי זה יאפשר קבלת החלטות מונחית ML, טיפול מתוחכם בנתונים, ניתוב חשבוניות חכם וזרימות עבודה משולבות עמוקות והקצאת משימות.
#4. ניהול שרשרת אספקה
מ-COVID-19 ועד לאינפלציה משתוללת ועד למשברי תעלת סואץ ומשברי האנרגיה, שרשראות האספקה כמעט ולא יצאו מהחדשות בשנים האחרונות. ניהול שרשראות אספקה וטיפוח קשרי ספקים חזקים הוא נושא הולך וגובר.
אוטומציה של תשלומים פירושה שעסקים יכולים להרכיב ספקים, לעבד חשבוניות ולשלוח תשלומים במהירות ובדייקנות. הנחות בתשלום מוקדם ויצירת קשרים הדוקים יותר פירושם ש-RPA יכול לשלם עבור עצמו ביעילות.
היתרונות של אוטומציה של AP
חשבונאות RPA פותחת עסקים ומחלקות כספים למגוון עצום של יתרונות. להלן כמה מהסיבות המשכנעות ביותר מדוע RPA הוא עמוד התווך בעולם החשבונאות.
#1. דיוק
אוטומציה של חשבוניות AP ידועה ברמות הדיוק הגבוהות שלה. כאשר הם מבוצעים באופן ידני, תשלומי חשבוניות יכולים להיות משוכפלים, בתשלום יתר או בתשלום נמוך, ואפילו נשכח או נשלח לחשבון הלא נכון. למרות שמצבים אלה אינם בהכרח נפוצים מאוד, כאשר הם מתרחשים, הם מובילים לבעיות שעלולות לפגוע ביחסי ספקים.
#2. יְעִילוּת
אוטומציה של עיבוד חשבוניות עוסקת בפרודוקטיביות ויעילות. תשלומים ידניים גוזלים זמן ודורשים הרבה הזנת נתונים, אימות מידע ואישורים. כלי RPA חשבונאיים מאפשרים לצוותים לבצע מיקור חוץ של משימות חוזרות אלו לכוח עבודה דיגיטלי ולפנות שעות עבודה. התוצאה נטו היא שעובדים אנושיים יכולים לעבוד על אסטרטגיות ולבנות קשרי לקוחות או להתפנות למשימות חשובות אחרות.
#3. מְהִירוּת
זמן עיבוד חשבוניות ממוצע הוא מדד חיוני לכל מחלקת חשבונות. לפי דוח Ardent Partners State of ePayables לשנת 2022 , זמן עיבוד החשבוניות הממוצע בארה”ב היה כמעט 11 ימים. ההשלכות של זמן עיבוד ארוך יכולות להיות בעיות תזרים מזומנים לספקים ואף שחיקה באמון.
הנהלת חשבונות רובוטית מאפשרת לצוותים ללכוד חשבוניות, לחלץ נתונים ולהפוך תהליכי עבודה לאוטומטיים של אישור. קשרי ספקים חזקים הם חיוניים, ותשלומי חשבוניות מהירים הם משהו שכל עסק מעריך.
#4. עלויות נמוכות יותר
קנסות איחור בתשלום מוסיפים עלויות מיותרות לתקציב שלך שיכולות לפגוע ברווחיות שלך. יתרה מכך, עיבוד ידני של AP פירושו עלויות עבודה. כאשר אתה עושה אוטומציה של תהליכי תשלום, אתה יכול להבטיח שאתה משלם במלואו ובזמן תוך חיסכון בכסף על הצוות. אם אתה צריך לקצץ בעלויות, זה מקום טוב להתחיל בו.
#5. תאימות לתקנות
שמירה על תאימות החשבונות שלך היא עבודה גדולה. תשלומי ספקים כפופים לתקנות ולדרישות דיווח הקשורות למיסים ועסקאות. שמירה על תיעוד של תהליכים אלה חיונית לביקורות, דוחות וסקירה כללית של העסק שלך. כלי RPA מבטיחים ניהול חלק של הכספים שלך, והדבר הטוב ביותר הוא שתמיד יש לך תיעוד של כל עסקה.
#6. תובנות מונעות נתונים
תהליך ה-RPA מייצר נתונים שאתה יכול להזין לתוך המודיעין העסקי או כלי הניתוח שלך. מחיקת מידע זה יכולה ליצור נראות לתוך פעולות ה-AP שלך ולהדגיש דפוסי הוצאות, נתוני ספקים וכל חוסר יעילות. הבנת הנתונים הללו עוזרת לצוותים להתאים אסטרטגיות, לקבל תחזיות ולקבל החלטות מונחות נתונים. ככל שכלי ML הפכו לדמוקרטים בשנים האחרונות, אפילו לחברות קטנות ובינוניות יש גישה לתובנות חזקות שיכולות לייעל את הפעילות שלהם.
#7. מדרגיות
חברות עונתיות הן לא המיזמים היחידים שחווים את העליות והמורדות של העסק. הזדמנויות חדשות, תנאים מאקרו כלכליים ושינויים בביקוש הצרכני עלולים לגרום לעלייה או ירידה בקנייה. אם עומסי העבודה עולים, יש להשקיע יותר שעות עבודה בתהליך ה-AP; אם הם יורדים, אתה משלם עבור צוות AP שיושב בטל. RPA מביא מדרגיות לתהליך ה-AP שגדל או מתכווץ איתך ומבטיח שאתה מגיב לצרכים העסקיים בכל עת.
#8. צמצם הונאה
מחקר ההונאה העולמי 2022 של איגוד בוחני הונאה מוסמכים (ACFE) מצביע על כך שהעסק הממוצע מפסיד יותר מ-$150,000 לשנה עקב הונאה של חשבונות. אכן, זה בדיוק מאחורי ניצול פסולה של נכסים במונחים של פשע AP. אוטומציה של RPA יכולה לצמצם את ההוצאות הללו על ידי הטמעת בקרות והרחקת בני אדם מהמשוואה.
#9. להגביר את שביעות הרצון בעבודה
על פי סקר משנת 2022 של המכון לפיננסים וניהול (IOFM) , רק 1 מכל 3 אנשי מקצוע חייבי חשבון מרוצים מאוד מתפקידם. יתרה מכך, לפי מחקר זה, הנוכחות של RPA חשבונאית היא מנבא עיקרי לשביעות רצון בעבודה בקרב אנשי מקצוע בראיית חשבון. צמצום משימות ידניות מאפשר לצוות שלך לקחת על עצמו משימות שמתחברות בצורה משמעותית ליעדי החברה ועוזרות לשפר את שביעות הרצון מהעבודה.
#10. יחסי ספק טובים יותר
במאמר המחקר, ההשפעה של ניהול מערכות יחסים על חוסן היצרן במצבי חירום (Yang, 2022), המחברים מציינים כי במהלך COVID-19, קשרים חזקים בין קונים וספקים הביאו לשרשרת אספקה עמידות יותר. ככזה, היתרונות של קשרי ספקים חזקים חורגים מספקים מאושרים יותר ויכולים להשפיע על חוזק הפעילות העסקית שלך.
השתמש במקרים של תהליך רובוטי
אוטומציה בהנהלת חשבונות
לתוכנת RPA יש מספר מקרי שימוש רבי עוצמה בתחום החשבונות. להלן כמה מהמשימות שתוכל לבצע אוטומציה כדי להפחית עלויות תוך שיפור הפרודוקטיביות.
עיבוד חשבוניות
אוטומציה של חשבוניות היא אחד ממקרי השימוש האטרקטיביים ביותר של RPA במחלקת AP. צוותים יכולים ליישם אוטומציה לאורך כל מחזור החיים של עיבוד החשבוניות על ידי חילוץ נתונים מחשבוניות (הן מנייר והן דיגיטליות), התאמתן להזמנות רכש, בקשת אישור ואישור תשלומים.
הזנת נתונים
מערכות AP דורשות כמות ניכרת של הזנת נתונים. תהליך ידני הוא מייגע ונוטה לטעויות אנוש. RPA עושה אוטומציה של הזנת נתונים למערכות אלו, ובזכות Intelligent Document Processing (IDP), טכנולוגיית אוטומציה זו יכולה לקרוא חשבוניות לא מובנות, קבלות ועוד מגוון מסמכים.
ניהול ספקים
ניהול טוב של ספקים תורם לתפקוד טוב של שרשראות אספקה ולמוצרים טובים יותר. עם זאת, נדרשת עבודה ידנית רבה כדי שהדברים יפעלו בצורה חלקה. RPA יכול לעזור עם אוטומציה של כניסה, תקשורת, תחזוקה ותשלומים.
ניכויי ספקים
ניכויי ספקים הם חלק בלתי נפרד משרשרת האספקה. איחור באספקה, שגיאות חשבוניות, הפרות חוזיות, בעיות באיכות המוצר וכשלים ב-SLA הם רק חלק מהמצבים שעלולים להוביל לניכוי תשלום. כלי RPA יכולים להפוך את התקשורת של בעיות אלו ועיבוד הניכויים לאוטומטיים, ולוודא שההפסד העסקי ממוזער ונראה לעין.
ניהול הוצאות
דוחות הוצאות עובדים עוזרים לעקוב אחר הוצאות נסיעות, אוכל והוצאות אחרות הקשורות לעבודה. כלי RPA יכולים לקרוא ולנתח קבלות, להעלות אותן למערכות החברה, ואפילו לאמת ולאשר הוצאות מול מדיניות החברה. יתרה מכך, אתה יכול גם להשתמש ב-RPA כדי להחזיר לאנשי הצוות על ידי אוטומציה של עסקאות.
הפקת דוחות
כלי RPA מיומנים ביצירת דוחות על ביצועי AP. עם תוספת של כלי בינה עסקית או ML, צוותים יכולים לבצע ניתוח מתוחכם ביותר ב-AP ולשפר ולייעל את התהליכים שלהם.
הענות
RPA מסייעת בבקרה פנימית ועמידה ברגולציה על ידי ניהול יישומי ספקים ורישוי ומעקב אחר אישורי חשבוניות ותשלומים. נתונים אלו חיוניים לדיווח כספי כללי או במקרה של ביקורת.
זיהוי הונאות
RPA יכול לנטר ולנתח נתוני AP ולזהות חוסר עקביות וחריגות המצביעות על הונאה. בשילוב עם ML, צוותים יכולים לקבל תובנות מעמיקות לגבי ספקים ולהבטיח שהכל יהיה מעל הלוח. בנוסף, כלי RPA יכולים לשלוח זיהוי התראות בזמן אמת כדי להבטיח חקירות והחלטות מהירות.
בדיקת מחירים
בעוד RPA יכול להפוך חשבוניות לתשלום לאוטומטיות, צוותים יכולים להשתמש בטכנולוגיה גם כדי לבדוק מחירים מול ספקים אחרים כדי להבטיח שהם מקבלים ערך. טכניקת גירוד מסך יכולה לנטר אתרים במרווחי זמן מוגדרים ולספק נתונים חיוניים שיכולים לחסוך בהוצאות.
קליטת עובדים
כפי שהזכרנו לעיל, RPA מסייע בהכנסת ספקים. עם זאת, זה יכול גם לתמוך בשילוב עובדים בתוך מחלקת ה-AP. תהליך זה כולל שליחת תיעוד וחומרי הדרכה, קישורים לתוכן של פלטפורמת אימוץ דיגיטלי (DAP), או קישורים לתהליכי החברה.
RPA למחקרי מקרה חשבונאיים
RPA מספקת מקרי שימוש רבים, כולל גם חשבונות חייבים וגם תשלומים אוטומטיים. עם זאת, כדי לקבל הערכה אמיתית לאופן שבו אוטומציה לתשלום משפיעה על עסק, עלינו לחקור כמה מקרי מקרים. הנה שלושה מהטובים ביותר.
מקרה שימוש מס’ 1 באוטומציה של AP
לחברת FTSE 50 BPO ושירותים מקצועיים שבסיסה בבריטניה, עם הכנסות שנתיות של יותר מ-2.5 מיליארד דולר, היה תהליך רכישה לתשלום לא יעיל ביותר. הזנת הנתונים בוצעה באופן ידני על ידי כ-40 אנשי צוות ברחבי הארץ. שגיאות היו תכופות, והתהליך היה איטי מאוד, והוביל למחזורי אישורים מורחבים ולשאילתות תכופות מספקים.
העלות לחשבונית מעובדת הייתה בסביבות 8 פאונד, ובזכות הסתמכות על חשבוניות נייר, העסק זכה למוניטין לא רצוי בגין איחור בתשלומים. החברה הטמיעה פתרון Enterprise Resource Planning (ERP) וביקשה להפוך את תהליך התשלום שלה לאוטומטי.
העסק ריכז את נתוני עיבוד התשלומים שלו והטמיע פתרון זיהוי תווים אופטי (OCR) לקריאת חשבוניות נייר והמרת המידע לנתונים. משם, כלי RPA יכולים למיין, לסווג ולנתב חשבוניות לאישור.
ההשפעה הייתה משמעותית. עיבוד החשבוניות קוצץ ב-75%, עד ל-2 ליש”ט לחשבונית. צוות המשרד האחורי צומצם בחצי והועבר מחוץ לאתר, חסכון של מיליון ליש”ט בכל שנה תוך שהוא מאפשר לעסק לעבד למעלה מ-400,000 חשבוניות בכל שנה.
מקרה שימוש מס’ 2 של אוטומציה של AP
חברת מוצרי צריכה ידועה קיבלה כ-10,000 חשבוניות מ-400 לקוחות גלובליים מדי שנה. כל לקוח השתמש בפורמט חשבונית משלו, מה שאומר שהעיבוד של כל חיוב היה זמן רב ונתון לטעויות אנוש. העסק רצה לייעל את התהליך הזה כדי לחסוך זמן וכסף ולשפר את יחסי הספקים.
הם בחרו בחברת אוטומציה של AP שמספקת שילוב של טכנולוגיות BPM, RPA ו-AI כדי לעזור במשימה. התוכנית הייתה תהליך AP מקצה לקצה שיכול היה לקחת את החשבוניות המגוונות הללו ולתקן את הנתונים, ולאפשר תשלומים מהירים, אישורים ופיקוח על ספקים.
OCR יושם לקריאת החשבוניות, כאשר RPA משמש לבדיקת הנתונים מול הכללים העסקיים ולדחוף אותם למערכת ה-ERP לצורך אימות. יתרה מכך, בוטים של RPA שימשו לבניית לוחות מחוונים עשירים בנתונים כדי לזהות חריגים בהזמנה ובחשבוניות ולספק התראות בזמן אמת.
התוצאות היו מרהיבות, כולל הפחתה של 90% במאמץ ובזמן אספקת תהליכים, בתוספת חיסכון בעלויות של 50%.
מקרה שימוש מס’ 3 באוטומציה של AP
יצרן רב לאומי בולט עיבד למעלה מ-80,000 חשבוניות ספקים מדי שנה. עם מספר מסכים ומערכות, הזנת נתונים ידנית הייתה גוזלת זמן, מורכבת ונוטה לשגיאות.
העסק חיפש חברת אוטומציה לתשלום חשבונות עם תכונות RPA שיכולות להפוך את התהליך לאוטומטי. עם זאת, היו כמה מורכבויות שצריך להתגבר עליהן. בתור התחלה, כל החשבוניות היו צריכות להיבדק מול פתרון ה-ERP של העסקים. אימות חשבוניות היה צריך להיעשות מול שלוש מערכות שונות, כאשר עובדי כפיים מחלצים את המידע.
הארגון בנה פתרון RPA לאימות חשבוניות מול מזהים ייחודיים. שניהם הורידו חשבוניות, אימתו פרטים ועדכנו אותם מול יישום אינטרנט מבוסס ענן. זמן עיבוד החשבוניות קוצץ ב-50% בעוד שדיוק העסקאות עלה ל-100%.
אתגרים של חשבונות אשראי
יישום אוטומציה
בעוד שהיתרונות של אוטומציה של AP אמורים להיות ברורים כעת, ישנם גם כמה אתגרים שצוותים צריכים להתמודד איתם כדי לפתוח את הכוח של RPA בתוך חשבונות לתשלום. הנה כמה תחומים שכדאי לפקוח עליהם עין.
#1. עלויות
יישום פתרון RPA עבור חשבונות זכאים כרוך בעלויות מסוימות. בעוד עסקים ברחבי העולם מחפשים להפחית את עלויות התפעול כדי להישאר תחרותיים בסביבה פיננסית קשה, התקציבים נמצאים בלחץ.
החזר על ההשקעה (ROI) הוא חלק מכריע בשכנוע ה-C-Suite להשקיע בפתרונות RPA לתשלום. עם זאת, כפי שניתן לראות ממקרי המקרה שלנו במאמר זה, הטמעת פתרון עם אוטומציה של חובות או חובות יכולה להחזיר את עצמה במהירות.
לעסקים חסרי המומחיות הפנימית להטמעת תוכנת RPA ומודאגים מעלויות ההדרכה, ZAPTEST Enterprise מגיע עם מומחה ZAP ייעודי שיכול לסייע בתכנון והטמעה של אוטומציה של AP שלך ולעזור לצוות הנהלת החשבונות להתקדם.
#2. שילוב נתונים
מחלקות הנהלת חשבונות משתמשות בתמהיל רחב של תוכנות. לחלקם יש כלי ERP עדכניים, בעוד שאחרים מתפוגגים עם תוכנות מדור קודם. מערכות יכולות להיות מאוד לא תואמות בגלל תקני נתונים, פורמטים ומבנים שונים. הבטחת הכלים הללו יכולים לתקשר יחד יכולה להיות מורכבת ודורשת רמה גבוהה של התאמה אישית.
למרבה המזל, כלי RPA יותר מעמידים במשימה בגלל IDP, OCR, גירוד מסך וטכנולוגיה אחרת.
#3. אבטחת מידע
אבטחה היא שיקול חשוב נוסף מכיוון שעיבוד AP עוסק במידע פיננסי. הונאה, הפרות מידע וגישה בלתי מורשית הם חשיבות עליונה, וכל מערכת חייבת להיות מתוכננת עם אמצעי הגנה. בנוסף, GDPR ואפילו תקנות KYC ו-AML אומרות שהחזקת נתוני לקוחות והבטחת הספקים לגיטימיים הם דברים אחרים שיש לזכור.
#4. שינוי הנהלה
מעבר מעיבוד AP ידני למערכות אוטומטיות מצריך מהפך וחשיבה מחודשת של תהליכי עבודה. יתרה מכך, זה יכול להיות כרוך גם בתפקידים ספציפיים או שאנשים הופכים למיותרים בעסק.
ניהול שינויים מוצלח כרוך בשקיפות ובתקשורת ברורה של לא רק איך הטכנולוגיה החדשה תעבוד אלא מה היתרונות שהיא תביא. בנוסף, הסבה מחדש או שיפור מיומנויות של עובדים יכולים לעשות דרך ארוכה לקראת התגברות על המתח לגבי התוכנה.
#5. התנגדות הספק
לא רק העובדים שלך יכולים להיתקע בדרכם. הטמעת מערכת AP אוטומטית עלולה גם לגרום לאי נוחות לספקים אשר מהססים לשנות את תהליך הגשת החשבוניות שלהם. הדבר הטוב ביותר לעשות כאן הוא להסביר כיצד עיבוד חשבוניות מהיר יותר יועיל לספק ישירות ואף להציע תמיכה או הדרכה לצוות שלהם כדי שיוכלו להצטרף. עם כלי RPA מבוססי ענן שכיחים כיום, יצירת פורטל שספקים יכולים לגשת אליו מעולם לא הייתה קלה יותר.
מגמות ב-RPA לחשבונאות
כלי ה-RPA הן לחשבונות חייבים והן לתשלומים אוטומטיים משתפרים בתגובה לדרישות משתנות ולחידושים טכנולוגיים. בואו נחקור כמה מהמגמות הגדולות ביותר עבור אוטומציה של AP משנת 2024.
1. יותר AI
AI ו-ML היו הסיפור הגדול של 2023. כלים אלה, כאשר משתמשים בהם להגדלת מערכות RPA, יכולים לסייע בעיבוד חשבוניות, זיהוי הונאה, ואפילו טיפול בחריגים. אולי החלק המעניין ביותר הוא השימוש בכלי AI קוגניטיבי שיכולים ללמוד מנתונים ואף לקבל החלטות אופטימליות על סמך נתונים היסטוריים.
ההתקדמות בטיפול בחריגים ב-AP מרשימה במיוחד. בעוד שבוטים של RPA יכולים להתמודד עם רוב המשימות כאשר הם מתוגברים עם AI, תהליכים אלה יכולים להתאים ולהתאים לחשבוניות עם נתונים חסרים או חלקיים, להתמודד עם חשבוניות שנויות במחלוקת, או לסמן תשלומים הדורשים התערבות ידנית.
2. העלאת ספק
הצבת ספקים הפכה מורכבת יותר בשנים האחרונות. בחלקו, זה קשור להפחתת הסיכון, אבל גורמים אחרים כוללים שימוש מוגבר במערכות ERP ומגמה רחבה יותר של דיגיטציה. כלי RPA מסייעים בהטמעה על ידי אוטומציה של התהליך, מה שהופך אותו למהיר וקל יותר עבור כל הצדדים. מגמה גדולה בשנת 2023 הייתה הסרת צווארי בקבוק בשרשרת האספקה, ושילוב פשוט יותר הוא חלק גדול מזה.
3. אימוץ תוכניות תשלום מוקדם
כולם מנסים לקצץ בעלויות עכשיו. בעוד שכלי RPA עוזרים לתהליך זה בכמה דרכים שונות, חלק מהחיסכון הטוב ביותר באוטומציה של AP נובע מניצול מלא של תוכניות תשלום מוקדם. RPA מאפשרת לצוותי AP להאיץ את האימות, האישור והנפקת החשבוניות, לשפר את תזרים המזומנים של הספקים תוך ירידה של כמה אחוזים מההוצאות שלהם. עבור עסקים עם הרבה ספקים, החיסכון יכול להיות משמעותי.
4. אבטחת מידע
אבטחת מידע כמעט ואינה נמצאת בחדשות, ושנת 2023 לא הייתה שונה. אחסון והעברת נתונים פיננסיים רגישים הם דאגה שכל עסק צריך לקחת ברצינות. כל דליפה עלולה להיות קטסטרופלית למוניטין ולהוביל לקנסות גדולים. לכלי RPA יש יתרונות רבים של אבטחת סייבר, כולל אספקת בקרות גישה לנתוני AP ואבטחה באמצעות הצפנה או ממשקי API.
5. RPA מנוהל
שירותי RPA מנוהלים המיועדים לאוטומציה לתשלומים ולחובות צצים במהירות. ישנם מספר גורמים שמשחקים כאן, כולל גישה מוגבלת פנימית למיומנויות RPA בתוספת היתרונות של תוכנת RPAaaS שהופכים את התכנון, הטמעה והתחזוקה של תוכנת AP RPA למהירים וחסכוניים יותר.
יתרה מכך, שירותי RPA מנוהלים לתשלומים מספקים תשלום חודשי או שנתי צפוי, שמתאים להרבה צוותים.
העתיד של אוטומציה של AP
הודות ל-RPA עם יכולות AI, אוטומציה של AP כבר נראית די עתידנית. עם זאת, הטכנולוגיה לא תעצור שם. הנה כמה תובנות לגבי אוטומציה של AP ככל שהעשור מתקדם.
1. היפראוטומציה
תוכנת אוטומציה בכל תעשייה מובילה לעבר היפר-אוטומציה . עם כלי RPA ו-AI באיכות מספקת, צוותי הנהלת חשבונות שלמים יכולים להיות אוטומטיים, מה שיוביל לתשלומים מהירים הנתמכים על ידי ניתוח חזוי.
2. תוכנת הנהלת חשבונות מותאמת אישית
בינה מלאכותית גנרטיבית, כלים ללא קוד וטייסי קידוד מייצגים כולם את העתיד של אוטומציה של תוכנת AP. למרות שעדיין יהיה מקום לתוכנות מדף, צוותי הנהלת חשבונות יוכלו לבנות כלים מותאמים אישית שיעזרו להפוך את המשימות היומיומיות שלהם לאוטומטיות.
יישומים יהיו מסוגלים לעמוד אפילו במקרים שוליים ביותר של שימוש, זרימות עבודה ותרבויות עסקיות, מה שיוביל לכלים מותאמים אישית המסוגלים לפרודוקטיביות מרשימה. כלי RPA כמו ZAPTEST משלבים אוטומציה עם תוכנת אוטומציה של בדיקות , המאפשרים לצוותים לבנות כלים מותאמים אישית איכותיים, חזקים ומאובטחים.
3. תשלומים משובצים
תוכנת AP עם תשלומים משובצים תהיה אחד מפיתוחי התוכנה המעניינים ביותר של העתיד. במקום לשלוח עסקאות למעבדי תשלומים, צוותי הנהלת חשבונות (או בוטים) יפעילו תשלום אלקטרוני מיידי מתוך האפליקציה, מעבר לגבולות ואזורים פיננסיים.
4. ניתוח ברמה הבאה
ככל שהדיגיטציה של תהליך האוטומציה של AP ממשיכה לייצר נתונים, כלי ניתוח ימצאו דפוסים בסיסיים במידע זה ויפיקו תובנות עמוקות לגבי תזרים מזומנים, דפוסי הוצאות וספקים. התקדמות אלו יחוללו מהפכה ב-AP ויובילו לפחות סיכונים ויותר אופטימיזציה.
מחשבות אחרונות
RPA לחשבונאות הופך להיות חיוני עבור צוותים שרוצים ליהנות מיחסי ספקים מעולים ושרשרת אספקה חלקה. עם כל כך הרבה תהליכים ידניים וחוזרים על מיכון, RPA בסיוע בינה מלאכותית יכול לעזור ליצור פתרונות מדרגיים, גמישים ויעילים עבור מחלקות הנהלת חשבונות מכל סוג.
אוטומציה של חשבונות זכאים היא פתרון אלגנטי לצוותים שרוצים להפוך תשלומים לאוטומטיים, לחסוך כסף, להתייעל ולקבל תובנות נהדרות לגבי הביצועים הפיננסיים שלהם. הוסיפו זיהוי הונאה וסיוע בעמידה ברגולציה, וקל להבין מדוע RPA משתלטת על תחום החשבונאות.
