Robotyzacja procesów w księgowości odnotowała w ostatnich latach silny i stały wzrost. RPA dla oprogramowania księgowego pozwala zespołom zautomatyzować zobowiązania, aby odciążyć pracowników od ręcznej, powtarzalnej i podatnej na błędy pracy oraz zapewnić terminowe płatności dostawcom. Istnieje jednak kilka innych dużych korzyści dla firm, w tym zgodność z przepisami, skalowalność i potężny wgląd w proces księgowania.
W tym artykule przyjrzymy się automatyzacji AP i zbadamy ważne elementy, takie jak wielkość rynku, potencjał wzrostu, korzyści, wyzwania, trendy, przypadki użycia i studia przypadków.
Automatyzacja zobowiązań
Wielkość rynku
Wielkość rynku RPA dla księgowości w 2023 r. wyniesie około 3 mld USD. Niektórzy analitycy biznesowi przewidują, że złożona roczna stopa wzrostu branży wyniesie nieco poniżej 40%, co sugeruje, że wielkość rynku w 2032 roku wyniesie oszałamiające 66 miliardów dolarów.
Inni analitycy sugerują jednak znacznie bardziej konserwatywny CAGR na poziomie 10% i przyszłą wielkość rynku wynoszącą około 6,7 mld USD do 2032 roku. Ta rozbieżność może być rozumiana jako różnica między sprzedażą oprogramowania a ogólnymi usługami automatyzacji AP.
UE i Ameryka Północna są największymi użytkownikami narzędzi do automatyzacji zobowiązań, a region Azji i Pacyfiku (APAC) zajmuje trzecie miejsce. Rzeczywiście, rynek APAC ma obecnie CAGR na poziomie około 26%, co czyni go najszybciej rozwijającym się regionem automatyzacji procesów księgowych.
Czynniki wpływające na RPA dla
wzrost księgowości
Oprogramowanie RPA do księgowości zyskuje na popularności. W grę wchodzi tu wiele czynników przyczynowych, w tym ogólna potrzeba cyfryzacji w całym sektorze księgowości. Przyjrzyjmy się niektórym z tych czynników automatyzacji procesów księgowych.
#1. Rosnące zaawansowanie oprogramowania RPA
Jednym z największych powodów, dla których firmy automatyzują zobowiązania, jest to, że technologia osiągnęła wysoki poziom zarówno zaawansowania, jak i łatwości obsługi. Zautomatyzowane boty istnieją już od bardzo dawna. Jednak korzystanie z nich do automatyzacji faktur do zapłaty i podobnych celów wymagało specjalistycznej wiedzy w zakresie kodowania i znacznej ilości konserwacji.
Narzędzia RPA, takie jak ZAPTEST, łączą różne technologie, takie jak interfejsy typu “przeciągnij i upuść” oraz narzędzia do optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Funkcje te oznaczają, że zespoły księgowe mogą przezwyciężyć tradycyjne ograniczenia RPA, takie jak podejmowanie decyzji i niezdolność do korzystania z nieustrukturyzowanych danych.
Krótko mówiąc, jednym z powodów, dla których obserwujemy obecnie większą automatyzację procesów obsługi zobowiązań jest to, że propozycja wartości RPA jest bardzo silna.
#2. Integracja w chmurze
Serwery w chmurze były kolejną dużą zmianą technologiczną w ciągu ostatniej dekady. Migracja z serwerów lokalnych do chmury oznaczała, że oprogramowanie było dostępne ze zdalnych lokalizacji. Zmiany te stanowiły złotą erę w oprogramowaniu do automatyzacji zobowiązań, z kilkoma narzędziami księgowymi SaaS pomagającymi firmom łączyć źródła danych, telefony komórkowe, a nawet narzędzia ERP, aby uzyskać zawsze aktualny widok firmy w czasie rzeczywistym.
W miarę jak zespoły wdrażały oprogramowanie, które mogło zautomatyzować wiele przyziemnych zadań, takich jak automatyzacja faktur AP, rozwinęło się w nich pragnienie uwolnienia się od powtarzalnych zadań. Elastyczność, łatwość obsługi, skalowalność i otwartość na integrację tych narzędzi przyczyniły się do wzrostu popularności RPA.
#3. Rozwój sztucznej inteligencji
Wzrost możliwości i dostępności narzędzi AI to dobra wiadomość dla firm, które chcą zautomatyzować zobowiązania i inne działania księgowe. RPA już teraz ułatwia wydajną i dokładną automatyzację procesów, ale po rozszerzeniu o narzędzia kognitywnej sztucznej inteligencji, takie jak inteligentne przetwarzanie dokumentów lub generatywna sztuczna inteligencja, zakres tej technologii szybko rośnie.
Poprzednia era narzędzi RPA pozwalała zespołom na automatyzację powtarzalnych, ręcznych procesów o dużej objętości. Obecna era pozwoli na podejmowanie decyzji w oparciu o ML, zaawansowaną obsługę danych, inteligentny routing faktur oraz głęboko zintegrowane przepływy pracy i alokację zadań.
#4. Zarządzanie łańcuchem dostaw
Od COVID-19 po szalejącą inflację, Kanał Sueski i kryzysy energetyczne – w ostatnich latach łańcuchy dostaw rzadko schodziły z czołówek gazet. Zarządzanie łańcuchami dostaw i budowanie silnych relacji z dostawcami to coraz częściej poruszany temat.
Automatyzacja zobowiązań oznacza, że firmy mogą szybko i dokładnie wdrażać dostawców, przetwarzać faktury i wysyłać płatności. Rabaty za wcześniejsze płatności i nawiązywanie bliższych relacji oznaczają, że RPA może skutecznie się zwrócić.
Korzyści z automatyzacji AP
RPA w księgowości otwiera przed firmami i działami finansowymi ogromny zakres korzyści. Oto kilka najbardziej przekonujących powodów, dla których RPA jest podstawą w świecie księgowości.
#1. Dokładność
Automatyzacja faktur AP jest znana z wysokiego poziomu dokładności. W przypadku ręcznego wykonywania płatności za faktury mogą one zostać zduplikowane, nadpłacone lub niedopłacone, a nawet zapomniane lub wysłane na niewłaściwe konto. Choć sytuacje te nie są zbyt częste, to gdy już się zdarzą, prowadzą do problemów, które mogą zaszkodzić relacjom z dostawcami.
#2. Wydajność
Automatyzacja przetwarzania faktur to produktywność i wydajność. Ręczne płatności są czasochłonne i wymagają wprowadzania wielu danych, weryfikacji informacji i zatwierdzeń. Narzędzia RPA do księgowości pozwalają zespołom zlecać te powtarzalne zadania cyfrowym pracownikom i zwalniać godziny pracy. W rezultacie pracownicy mogą pracować nad strategiami i budować relacje z klientami lub zająć się innymi ważnymi zadaniami.
#3. Prędkość
Średni czas przetwarzania faktur jest istotnym wskaźnikiem dla każdego działu księgowości. Według raportu Ardent Partners State of ePayables z 2022 roku, średni czas przetwarzania faktur w USA wynosił prawie 11 dni. Konsekwencją długiego czasu przetwarzania mogą być problemy z przepływem gotówki dla dostawców, a nawet erozja zaufania.
Zrobotyzowana księgowość umożliwia zespołom przechwytywanie faktur, wyodrębnianie danych i automatyzację procesów zatwierdzania. Silne relacje z dostawcami są niezbędne, a szybkie płatności faktur są czymś, co docenia każda firma.
#4. Niższe koszty
Kary za opóźnienia w płatnościach dodają niepotrzebne koszty do budżetu, które mogą obniżyć rentowność. Co więcej, ręczne przetwarzanie AP oznacza koszty pracy. Automatyzacja procesów związanych z płatnościami pozwala zapewnić terminowe regulowanie płatności, a jednocześnie zaoszczędzić pieniądze na personelu. Jeśli musisz obniżyć koszty, to jest to dobre miejsce, aby zacząć.
#5. Zgodność z przepisami
Zapewnienie zgodności kont z przepisami to poważne zadanie. Płatności od dostawców podlegają przepisom i wymogom sprawozdawczym związanym z podatkami i transakcjami. Prowadzenie rejestru tych procesów jest niezbędne dla audytów, raportów i przeglądu działalności. Narzędzia RPA zapewniają płynne prowadzenie finansów, a najlepsze jest to, że zawsze masz zapis każdej transakcji.
#6. Spostrzeżenia oparte na danych
Proces RPA generuje dane, które można wprowadzić do narzędzi analityki biznesowej lub narzędzi analitycznych. Analiza tych informacji może zapewnić wgląd w operacje AP i uwidocznić wzorce wydatków, dane dostawców i wszelkie nieefektywności. Zrozumienie tych danych pomaga zespołom dostosowywać strategie, tworzyć prognozy i podejmować decyzje oparte na danych. Ponieważ narzędzia ML zostały zdemokratyzowane w ostatnich latach, nawet MŚP mają dostęp do potężnych informacji, które mogą zoptymalizować ich działalność.
#7. Skalowalność
Firmy sezonowe nie są jedynymi przedsięwzięciami, które doświadczają wzlotów i upadków biznesu. Nowe możliwości, warunki makroekonomiczne i zmiany w popycie konsumenckim mogą powodować wzrost lub spadek zakupów. Jeśli obciążenie pracą wzrasta, trzeba zainwestować więcej godzin pracy w proces AP; jeśli spada, płacisz za pracowników AP, którzy siedzą bezczynnie. RPA zapewnia skalowalność procesu AP, który rośnie lub kurczy się wraz z Tobą i zapewnia stałą reakcję na potrzeby biznesowe.
#8. Ograniczenie oszustw
Badanie Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) 2022 Global Fraud Study sugeruje, że przeciętna firma traci ponad 150 000 USD rocznie z powodu oszustw związanych z płatnościami. Pod względem przestępczości AP plasuje się tuż za sprzeniewierzeniem aktywów. Automatyzacja RPA może obniżyć te wydatki poprzez wdrożenie kontroli i usunięcie ludzi z równania.
#9. Większa satysfakcja z pracy
Według ankiety przeprowadzonej w 2022 r. przez Institute of Finance and Management (IOFM), tylko 1 na 3 specjalistów ds. zobowiązań jest bardzo zadowolony ze swojego stanowiska. Co więcej, zgodnie z tym badaniem, obecność RPA w księgowości jest głównym predyktorem satysfakcji z pracy wśród księgowych. Ograniczenie zadań wykonywanych ręcznie pozwala pracownikom podejmować się zadań, które w znaczący sposób łączą się z celami firmy i pomagają zwiększyć satysfakcję z pracy.
#10. Lepsze relacje z dostawcami
W artykule badawczym The impact of relationship management on manufacturer resilience in emergencies (Yang, 2022) autorzy zauważają, że podczas pandemii COVID-19 silne relacje między kupującymi a sprzedawcami zaowocowały bardziej odpornymi łańcuchami dostaw. W związku z tym korzyści płynące z silnych relacji z dostawcami wykraczają poza zadowolenie sprzedawców i mogą wpływać na siłę własnych operacji biznesowych.
Przypadki użycia procesów zrobotyzowanych
Automatyzacja w księgowości
Oprogramowanie RPA ma kilka potężnych zastosowań w obszarze zobowiązań. Oto niektóre z zadań, które można zautomatyzować w celu obniżenia kosztów przy jednoczesnym zwiększeniu produktywności.
Przetwarzanie faktur
Automatyzacja faktur jest jednym z najbardziej atrakcyjnych przypadków użycia RPA w dziale AP. Zespoły mogą wdrożyć automatyzację w całym cyklu przetwarzania faktur, wyodrębniając dane z faktur (zarówno papierowych, jak i cyfrowych), dopasowując je do zamówień zakupu, żądając zatwierdzenia i autoryzując płatności.
Wprowadzanie danych
Systemy AP wymagają znacznej ilości wprowadzanych danych. Proces ręczny jest pracochłonny i podatny na błędy ludzkie. RPA automatyzuje wprowadzanie danych do tych systemów, a dzięki inteligentnemu przetwarzaniu dokumentów (IDP) ta technologia automatyzacji może odczytywać nieustrukturyzowane faktury, paragony i wiele innych dokumentów.
Zarządzanie dostawcami
Dobre zarządzanie dostawcami przyczynia się do dobrze funkcjonujących łańcuchów dostaw i lepszych produktów. Jednakże, aby wszystko działało sprawnie, konieczne jest wykonanie wielu czynności manualnych. RPA może pomóc w automatyzacji wdrażania, komunikacji, konserwacji i płatności.
Odliczenia sprzedawcy
Potrącenia od dostawców są nieodłączną częścią łańcucha dostaw. Opóźnienia w dostawach, błędy na fakturach, naruszenia umów, problemy z jakością produktów i niedotrzymanie umów SLA to tylko niektóre z sytuacji, które mogą prowadzić do potrąceń płatności. Narzędzia RPA mogą zautomatyzować komunikację tych problemów i przetwarzanie odliczeń, zapewniając minimalizację i widoczność strat biznesowych.
Zarządzanie wydatkami
Raporty wydatków pracowników pomagają śledzić podróże, jedzenie i inne wydatki związane z pracą. Narzędzia RPA mogą odczytywać i analizować paragony, przesyłać je do systemów firmowych, a nawet weryfikować i zatwierdzać wydatki zgodnie z polityką firmy. Co więcej, RPA można również wykorzystać do zwrotu kosztów pracownikom poprzez automatyzację transakcji.
Generowanie raportów
Narzędzia RPA są biegłe w generowaniu raportów dotyczących wydajności AP. Dzięki dodaniu narzędzi Business Intelligence lub ML, zespoły mogą przeprowadzać wysoce zaawansowane analizy AP oraz ulepszać i optymalizować swoje procesy.
Zgodność
RPA pomaga w kontroli wewnętrznej i zgodności z przepisami poprzez zarządzanie aplikacjami dostawców i licencjami oraz śledzenie zatwierdzeń faktur i płatności. Dane te są niezbędne do ogólnej sprawozdawczości finansowej lub w przypadku audytu.
Wykrywanie oszustw
RPA może monitorować i analizować dane AP oraz identyfikować niespójności i anomalie sugerujące oszustwa. W połączeniu z uczeniem maszynowym zespoły mogą uzyskać dogłębny wgląd w dostawców i upewnić się, że wszystko jest w porządku. Dodatkowo, narzędzia RPA mogą wysyłać alerty wykrywające w czasie rzeczywistym, aby zapewnić szybkie dochodzenia i rozwiązania.
Sprawdzanie ceny
Chociaż RPA może zautomatyzować płatne faktury, zespoły mogą również wykorzystać tę technologię do sprawdzenia cen w porównaniu z innymi dostawcami, aby upewnić się, że otrzymują wartość. Technologia skrobania ekranu może monitorować strony internetowe w określonych odstępach czasu i dostarczać kluczowych danych, które mogą zaoszczędzić na wydatkach.
Onboarding
Jak wspomnieliśmy powyżej, RPA pomaga we wdrażaniu dostawców. Może jednak również wspierać wdrażanie pracowników w dziale AP. Proces ten obejmuje wysyłanie dokumentacji i materiałów szkoleniowych, linków do treści platformy adopcji cyfrowej (DAP) lub linków do procesów firmy.
RPA dla księgowości – studia przypadków
RPA zapewnia wiele przypadków użycia, w tym zarówno zautomatyzowane należności, jak i zobowiązania. Aby jednak w pełni zrozumieć, w jaki sposób automatyzacja zobowiązań wpływa na działalność firmy, musimy przeanalizować kilka studiów przypadku. Oto trzy najlepsze z nich.
Przypadek użycia automatyzacji AP #1
Brytyjska firma FTSE 50 z branży BPO i usług profesjonalnych o rocznych przychodach przekraczających 2,5 miliarda dolarów miała wysoce nieefektywny proces od zakupu do płatności. Wprowadzanie danych było wykonywane ręcznie przez około 40 pracowników w całym kraju. Błędy zdarzały się często, a proces był żmudnie powolny, co prowadziło do wydłużonych cykli zatwierdzania i częstych zapytań ze strony dostawców.
Koszt jednej przetwarzanej faktury wynosił około 8 funtów, a dzięki poleganiu na fakturach papierowych firma zyskała niechcianą reputację za opóźnienia w płatnościach. Firma wdrożyła rozwiązanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i chciała zautomatyzować proces obsługi zobowiązań.
Firma scentralizowała swoje dane przetwarzania płatności i wdrożyła rozwiązanie optycznego rozpoznawania znaków (OCR) do odczytywania faktur papierowych i przekształcania informacji w dane. Stamtąd narzędzia RPA mogłyby sortować, klasyfikować i kierować faktury do zatwierdzenia.
Wpływ był znaczący. Przetwarzanie faktur zostało zmniejszone o 75%, do 2 GBP za fakturę. Liczba pracowników zaplecza została zmniejszona o połowę i przeniesiona poza siedzibę firmy, co pozwoliło zaoszczędzić 1 mln funtów rocznie, umożliwiając jednocześnie przetwarzanie ponad 400 000 faktur rocznie.
Przypadek użycia automatyzacji AP #2
Znana firma z branży dóbr konsumpcyjnych otrzymywała rocznie około 10 tysięcy faktur od 400 globalnych klientów. Każdy klient korzystał z własnego formatu faktury, co oznaczało, że przetwarzanie każdego rachunku było czasochłonne i narażone na błędy ludzkie. Firma chciała usprawnić ten proces, aby zaoszczędzić czas i pieniądze oraz poprawić relacje z dostawcami.
Wybrali firmę zajmującą się automatyzacją AP, która zapewnia połączenie technologii BPM, RPA i AI, aby pomóc w tym zadaniu. Plan obejmował kompleksowy proces AP, który mógłby przyjmować te różnorodne faktury i standaryzować dane, umożliwiając szybkie płatności, zatwierdzenia i nadzór nad dostawcami.
OCR został zaimplementowany do odczytu faktur, a RPA wykorzystano do sprawdzenia danych pod kątem reguł biznesowych i przesłania ich do systemu ERP w celu walidacji. Co więcej, boty RPA zostały wykorzystane do tworzenia bogatych w dane pulpitów nawigacyjnych w celu wykrywania wyjątków PO i faktur oraz dostarczania powiadomień w czasie rzeczywistym.
Rezultaty były spektakularne, w tym 90% redukcja nakładu pracy i czasu realizacji procesu, a także oszczędność kosztów na poziomie 50%.
Przypadek użycia automatyzacji AP #3
Znany międzynarodowy producent przetwarzał rocznie ponad 80 000 faktur od dostawców. Przy wielu ekranach i systemach ręczne wprowadzanie danych było czasochłonne, złożone i podatne na błędy.
Firma szukała firmy zajmującej się automatyzacją zobowiązań z funkcjami RPA, która mogłaby zautomatyzować ten proces. Nie obyło się jednak bez pewnych komplikacji. Po pierwsze, wszystkie faktury musiały być sprawdzane pod kątem rozwiązania ERP firmy. Weryfikacja faktur musiała być przeprowadzana w trzech różnych systemach, a pracownicy ręcznie wyodrębniali informacje.
Organizacja stworzyła rozwiązanie RPA do walidacji faktur w oparciu o unikalne identyfikatory. Oboje pobierali faktury, sprawdzali szczegóły i aktualizowali je w aplikacji internetowej opartej na chmurze. Czas przetwarzania faktur został skrócony o 50%, a dokładność transakcji wzrosła do 100%.
Wyzwania związane z zobowiązaniami
Wdrożenie automatyzacji
Chociaż korzyści płynące z automatyzacji AP powinny być teraz jasne, istnieją również pewne wyzwania, z którymi zespoły muszą się zmierzyć, aby odblokować moc RPA w zakresie zobowiązań. Oto kilka obszarów, na które warto zwrócić uwagę.
#1. Koszty
Wdrożenie rozwiązania RPA do obsługi zobowiązań wiąże się z pewnymi kosztami. Ponieważ firmy na całym świecie starają się obniżyć koszty operacyjne, aby pozostać konkurencyjnymi w trudnym środowisku finansowym, budżety są pod presją.
Zwrot z inwestycji (ROI) jest kluczowym elementem przekonywania kadry kierowniczej do inwestowania w rozwiązania RPA do obsługi zobowiązań. Jednak, jak widać z naszych studiów przypadku w tym artykule, wdrożenie rozwiązania z automatyzacją zobowiązań lub należności może szybko się zwrócić.
Dla firm, którym brakuje wewnętrznej wiedzy specjalistycznej do wdrożenia oprogramowania RPA i które obawiają się kosztów szkolenia, ZAPTEST Enterprise jest dostarczany z dedykowanym ekspertem ZAP, który może pomóc w zaprojektowaniu i wdrożeniu automatyzacji AP oraz pomóc pracownikom księgowości w przygotowaniu się do pracy.
#2. Integracja danych
Działy księgowości korzystają z szerokiej gamy oprogramowania. Niektóre z nich dysponują najnowocześniejszymi narzędziami ERP, podczas gdy inne marnieją ze starszym oprogramowaniem. Systemy mogą być wysoce niekompatybilne ze względu na różne standardy, formaty i struktury danych. Zapewnienie komunikacji między tymi narzędziami może być skomplikowane i wymagać wysokiego poziomu dostosowania.
Na szczęście narzędzia RPA są w stanie sprostać temu zadaniu dzięki IDP, OCR, screen scrapingowi i innym technologiom.
#3. Bezpieczeństwo danych
Bezpieczeństwo jest kolejnym ważnym aspektem, ponieważ przetwarzanie AP dotyczy informacji finansowych. Oszustwa, naruszenia danych i nieautoryzowany dostęp są najważniejsze, a każdy system musi być zaprojektowany z uwzględnieniem zabezpieczeń. Ponadto RODO, a nawet przepisy KYC i AML oznaczają, że przechowywanie danych klientów i zapewnienie legalności dostawców to kolejne rzeczy, o których należy pamiętać.
#4. Zarządzanie zmianą
Przejście od ręcznego przetwarzania AP do zautomatyzowanych systemów wymaga wstrząsów i znacznego przemyślenia przepływów pracy. Co więcej, może to również wiązać się ze zwolnieniem określonych ról lub osób w firmie.
Skuteczne zarządzanie zmianą obejmuje przejrzystość i jasną komunikację nie tylko tego, jak nowa technologia będzie działać, ale jakie korzyści przyniesie. Ponadto przekwalifikowanie lub podniesienie kwalifikacji pracowników może znacznie przyczynić się do przezwyciężenia napięcia związanego z oprogramowaniem.
#5. Opór dostawcy
Nie tylko pracownicy mogą utknąć w swoich schematach. Wdrożenie zautomatyzowanego systemu AP może być również niewygodne dla dostawców, którzy wahają się przed zmianą procesu przesyłania faktur. Najlepszą rzeczą do zrobienia w tym przypadku jest wyjaśnienie, w jaki sposób szybsze przetwarzanie faktur przyniesie bezpośrednie korzyści sprzedawcy, a nawet zaoferowanie wsparcia lub szkolenia jego pracownikom, aby mogli się wdrożyć. Ponieważ narzędzia RPA oparte na chmurze są obecnie powszechne, stworzenie portalu, do którego dostawcy mają dostęp, nigdy nie było łatwiejsze.
Trendy w RPA dla księgowości
Narzędzia RPA zarówno dla zautomatyzowanych należności, jak i zobowiązań są ulepszane w odpowiedzi na zmieniające się wymagania i innowacje technologiczne. Przyjrzyjmy się niektórym z największych trendów w automatyzacji AP od 2024 roku.
1. Więcej AI
Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe były główną historią 2023 roku. Narzędzia te, wykorzystywane do rozszerzenia systemów RPA, mogą pomóc w przetwarzaniu faktur, wykrywaniu oszustw, a nawet obsłudze wyjątków. Być może najbardziej interesującą częścią jest wykorzystanie narzędzi Cognitive AI, które mogą uczyć się na podstawie danych, a nawet podejmować optymalne decyzje w oparciu o dane historyczne.
Szczególnie imponujące są postępy w obsłudze wyjątków AP. Podczas gdy boty RPA mogą obsługiwać większość zadań po rozszerzeniu o sztuczną inteligencję, procesy te mogą dostosowywać się i dostosowywać do faktur z brakującymi lub niekompletnymi danymi, radzić sobie ze spornymi fakturami lub oznaczać płatności, które wymagają ręcznej interwencji.
2. Wdrażanie dostawców
Wdrażanie dostawców stało się w ostatnich latach bardziej złożone. Po części ma to związek z ograniczaniem ryzyka, ale inne czynniki obejmują zwiększone wykorzystanie systemów ERP i szerszy trend w kierunku cyfryzacji. Narzędzia RPA pomagają w onboardingu poprzez automatyzację procesu, czyniąc go szybszym i łatwiejszym dla wszystkich stron. Dużym trendem w 2023 r. było usuwanie wąskich gardeł w łańcuchu dostaw, a prostsze wdrażanie jest tego dużą częścią.
3. Przyjęcie programów wczesnych płatności
Wszyscy starają się teraz ciąć koszty. Podczas gdy narzędzia RPA pomagają w tym procesie na kilka różnych sposobów, niektóre z najlepszych oszczędności w zakresie automatyzacji AP wynikają z pełnego wykorzystania programów wczesnych płatności. RPA pozwala zespołom AP przyspieszyć walidację, zatwierdzanie i wystawianie faktur, poprawiając przepływy pieniężne dostawców, jednocześnie obniżając ich koszty o kilka procent. W przypadku firm z wieloma dostawcami oszczędności mogą być znaczne.
4. Bezpieczeństwo danych
Bezpieczeństwo danych rzadko pojawia się w wiadomościach, a rok 2023 nie był inny. Przechowywanie i przesyłanie poufnych danych finansowych to kwestia, którą każda firma musi traktować poważnie. Wszelkie wycieki mogą okazać się katastrofalne dla reputacji i prowadzić do wysokich kar. Narzędzia RPA mają wiele zalet w zakresie cyberbezpieczeństwa, w tym zapewniają kontrolę dostępu do danych AP i bezpieczeństwo poprzez szyfrowanie lub interfejsy API.
5. Zarządzana RPA
Szybko pojawiają się zarządzane usługi RPA przeznaczone do automatyzacji zobowiązań i należności. W grę wchodzi tu kilka czynników, w tym ograniczony wewnętrzny dostęp do umiejętności RPA oraz zalety oprogramowania RPAaaS, które sprawiają, że planowanie, wdrażanie i utrzymanie oprogramowania RPA AP jest szybsze i bardziej opłacalne.
Co więcej, zarządzane usługi RPA dla zobowiązań księgowych zapewniają przewidywalną miesięczną lub roczną opłatę, co odpowiada wielu zespołom.
Przyszłość automatyzacji AP
Dzięki RPA z możliwościami sztucznej inteligencji automatyzacja AP wydaje się już całkiem futurystyczna. Na tym jednak technologia się nie kończy. Oto kilka spostrzeżeń na temat automatyzacji AP w miarę upływu dekady.
1. Hiperautomatyzacja
Oprogramowanie do automatyzacji w każdej branży zmierza w kierunku hiperautomatyzacji. Dzięki narzędziom RPA i AI o odpowiedniej jakości, całe zespoły księgowe mogłyby zostać zautomatyzowane, co doprowadziłoby do błyskawicznych płatności wspieranych przez analitykę predykcyjną.
2. Niestandardowe oprogramowanie księgowe
Generatywna sztuczna inteligencja, narzędzia typu no-code i piloci kodujący to przyszłość automatyzacji oprogramowania AP. Chociaż nadal będzie miejsce na gotowe oprogramowanie, zespoły księgowe będą mogły tworzyć niestandardowe narzędzia, które pomogą zautomatyzować ich codzienne zadania.
Aplikacje będą w stanie sprostać nawet najbardziej marginalnym przypadkom użycia, przepływom pracy i kulturom biznesowym, prowadząc do spersonalizowanych narzędzi zdolnych do imponującej produktywności. Narzędzia RPA, takie jak ZAPTEST, łączą automatyzację z oprogramowaniem do automatyzacji testów, umożliwiając zespołom tworzenie wysokiej jakości, solidnych i bezpiecznych narzędzi niestandardowych.
3. Płatności wbudowane
Oprogramowanie AP z wbudowanymi płatnościami będzie jednym z najbardziej interesujących rozwiązań w przyszłości. Zamiast wysyłać transakcje do procesorów płatności, zespoły księgowe (lub boty) będą uruchamiać natychmiastowe płatności elektroniczne z poziomu aplikacji, ponad granicami i strefami finansowymi.
4. Analityka następnego poziomu
Ponieważ cyfryzacja procesu automatyzacji AP nadal generuje dane, narzędzia analityczne znajdą podstawowe wzorce w tych informacjach i zapewnią dogłębny wgląd w przepływy pieniężne, wzorce wydatków i dostawców. Postępy te zrewolucjonizują AP i doprowadzą do zmniejszenia ryzyka i większej optymalizacji.
Końcowe przemyślenia
RPA dla księgowości staje się niezbędne dla zespołów, które chcą czerpać korzyści z doskonałych relacji z dostawcami i płynnych łańcuchów dostaw. Przy tak wielu ręcznych i powtarzalnych procesach do zmechanizowania, RPA wspomagane przez sztuczną inteligencję może pomóc w tworzeniu skalowalnych, elastycznych i usprawnionych rozwiązań dla działów księgowości każdego rodzaju.
Automatyzacja zobowiązań to eleganckie rozwiązanie dla zespołów, które chcą zautomatyzować zobowiązania, zaoszczędzić pieniądze, zwiększyć wydajność i uzyskać doskonały wgląd w swoje wyniki finansowe. Dodając do tego wykrywanie oszustw i pomoc w zapewnieniu zgodności z przepisami, łatwo zrozumieć, dlaczego RPA przejmuje przestrzeń księgową.
