Być może jednym z najbardziej intrygujących aspektów Robotic Process Automation (RPA ) jest wysoki poziom wszechstronności tego oprogramowania. Firmy mogą wykorzystywać tę technologię w większości obszarów, w których ludzie wchodzą w interakcje z komputerami. W miarę jak branże robią postępy w kierunku wydajności, liczba i różnorodnośćzastosowań RPA rośnie.
W tym artykule zbadamy różne zadania, które RPA może wykorzystać do automatyzacji w wielu różnych przedsiębiorstwach. Ta mieszanka aplikacji RPA, przypadków użycia i studiów przypadku powinna zainspirować wybiegających w przyszłość liderów biznesowych, którzy chcą zaoszczędzić pieniądze i zwiększyć wydajność oraz zadowolenie pracowników.
Banki i instytucje finansowe
Finanse były jedną z najlepszych branż do zbadania przypadków użycia zrobotyzowanej automatyzacji procesów. Sektor ten wykorzystuje wiele zadań o dużej objętości, które wymagają szybkości i dokładności. Co więcej, jest zalany starszym oprogramowaniem i musi radzić sobie z surowymi nadzorami regulacyjnymi. RPA jest dostosowana do każdego z tych scenariuszy.
Banki i instytucje finansowe korzystają z różnych zastosowań RPA. Niektóre z tych przypadków użycia pomogły rozwiązać długotrwałe problemy, podczas gdy inne dotyczyły pojawiających się kwestii, w szczególności regulacji prawnych i zgodności z przepisami.
Oto dwa najlepsze przykłady zrobotyzowanej automatyzacji w obszarze bankowości, które spełniają standardy zarządzania finansowego, a także zwiększają skalę działalności dzięki szybszemu przetwarzaniu pożyczek.
#1. Zgodność z przepisami i przepisy dotyczące znajomości klienta (KYC)
Banki znajdują się pod dużą presją, aby pomagać w zwalczaniu KYC poprzez ograniczenia związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (AML). Spełnienie tych standardów spowodowało potrzebę zwiększenia liczby pracowników i technologii, a raporty sugerują, że wydatki na RegTech osiągną około 200 mld USD do 2028 roku.
Przetwarzanie dokumentów jest jednym z największych wąskich gardeł, z jakimi borykają się firmy finansowe w związku z KYC. Dużym problemem jest to, że wydatki nie zwiększają przychodów, a nieprzestrzeganie przepisów wiąże się z wysokimi karami. Ten dylemat podkreśla pilną potrzebę znalezienia rozwiązań w zakresie przetwarzania KYC, które nie rozbiją banku.
Studium przypadku RPA dla KYC
HDFC jest największym bankiem sektora prywatnego w Indiach. Firma stanęła w obliczu gwałtownego wzrostu liczby nowych klientów, co spowodowało znaczne obciążenie administracyjne. Odczytywanie i przetwarzanie dokumentów potrzebnych do spełnienia przepisów KYC wiąże się z wieloma czasochłonnymi zadaniami manualnymi.
Wykorzystali rozwiązanie RP A do pobierania danych z wniosków o konto, w tym zeskanowanych dokumentów. Oprogramowanie RPA pozwoliło im zarządzać całym cyklem KYC. Przyspieszenie tego procesu pozwoliło obniżyć koszty i skrócić czas pracy o około 50%, zwiększyć ogólną produktywność o 60% i ograniczyć liczbę błędów ludzkich.
#2. Przetwarzanie pożyczek
Przetwarzanie pożyczek było tradycyjnie bardzo nieefektywnym i czasochłonnym procesem. Wiąże się to ze znaczną ilością kontroli danych i dużą ilością papierkowej roboty. Branża finansowa jest przepełniona, a konkurencja ze strony rewolucyjnych neobanków. Oczekiwania konsumentów znacznie wzrosły w ostatnich latach, a szybkie decyzje kredytowe często okazują się punktem konkurencji między bankami.
Studium przypadku RPA dla przetwarzania pożyczek
UBS to szwajcarski bank o globalnym zasięgu. Podczas pandemii COVID-19 szwajcarska Rada Federalna zatwierdziła zeroprocentowe pożyczki dla firm zmagających się z kryzysem. Wyzwaniem dla UBS był brak infrastruktury do zarządzania falą aplikacji.
Zaległości sięgały 10 000 wniosków. Tak więc, w ramach ogólnych wysiłków na rzecz transformacji cyfrowej, UBS uznał, że RPA może zostać wykorzystana do pomocy w przetwarzaniu tych pożyczek. Zespół wykorzystał RPA do wdrożenia procesu automatyzacji w zaledwie sześć dni. Technologia ta skróciła czas przetwarzania każdej pożyczki z około 40 minut do zaledwie pięciu, oszczędzając czas i wkład ludzki.
Opieka zdrowotna
Współczesne organizacje opieki zdrowotnej borykają się z wieloma problemami. Rosnąca liczba pacjentów, wymogi zgodności i koszty operacyjne, wraz z często zasłużoną reputacją niepotrzebnej biurokracji, wyróżniają branżę jako doskonałego kandydata do automatyzacji. Szybsza i bardziej opłacalna opieka ma kluczowe znaczenie dla zaufania publicznego do tych usług.
#3. Dostęp do danych pacjentów
Dostęp do danych pacjentów jest niezbędny do zapewnienia optymalnej opieki. Jednak dość często informacje te są przechowywane w niepołączonych bazach danych w gabinetach lekarskich, szpitalach i innych repozytoriach danych zdrowotnych. Sytuacja ta prowadzi do nieefektywnych zapytań o dane i dużej ilości ręcznego przetwarzania.
RPA, podobnie jak automatyzacja testów, może być wykorzystywana do automatyzacji wielu z tych procesów, co oznacza, że lekarze mają dostęp do danych, których potrzebują do podejmowania bardziej świadomych i przemyślanych decyzji.
Studium przypadku RPA w zakresie dostępu do dokumentacji pacjentów
National Health Service (NHS), brytyjski publiczny system opieki zdrowotnej, jest czymś w rodzaju cudu. Zapewnia bezpłatną opiekę zdrowotną dla 67 milionów obywateli kraju. Jednak ze względu na to, że składa się z połączenia trustów, zarządów i organów, zyskał reputację nieefektywnego, rozdętego i zbędnego procesu.
NHS Dorset musiała znaleźć sposób, aby lekarze pierwszego kontaktu (GP) mogli uzyskać dostęp do Dorset Care Record (DCR), zbioru dokumentacji medycznej pacjentów. Oczywiście, ponieważ dane te zawierają poufne informacje zdrowotne i społeczne, bezpieczeństwo jest bardzo ważne.
Ich rozwiązanie RPA obejmowało utworzenie kont dla każdego z 1500 lekarzy pierwszego kontaktu w regionie Dorset, aby zapewnić bezpieczne i wydajne wyszukiwanie pacjentów. Proces ten pozwala lekarzom rodzinnym zaoszczędzić mnóstwo czasu i zapewnia im dostęp do dokładnych historii pacjentów za naciśnięciem jednego przycisku, rozwiązując poważny problem stojący przed przeciążoną organizacją.
Zasoby ludzkie
Działy zasobów ludzkich (HR) mają szeroki zakres obowiązków. Jednak zarządzanie pracownikami wymaga wielu formularzy oraz przyziemnej i powtarzalnej pracy w celu spełnienia standardów zgodności. Niektóre z tych zadań obejmują obsługę danych pracowników, rejestrowanie nauki i rozwoju, ewidencję urlopów i nieobecności oraz wdrażanie pracowników.
#4. Wdrażanie pracowników
Rekrutacja pracowników stała się w ostatnich latach gorącym tematem. Wiele firm ma trudności ze znalezieniem najlepszych talentów, a nawet jeśli im się to udaje, mają trudności z zatrzymaniem nowych pracowników.
Wdrożenie pracownika obejmuje kilka mniejszych zadań. Obejmują one sprawdzanie przeszłości, wysyłanie listów z ofertami, aktywowanie kont pracowników w oprogramowaniu wewnętrznym oraz rozpowszechnianie odpowiednich dokumentów i podręczników.
W przypadku większych organizacji procesy te przekładają się na wiele zmarnowanego czasu, który można by poświęcić na bardziej ludzkie elementy HR, takie jak zapewnienie pracownikom właściwego wdrożenia i poczucia wsparcia. W erze pracy hybrydowej i zdalnej czynniki te rzadko były ważniejsze.
Studium przypadku RPA dla wdrażania pracowników
Wiodąca firma produkująca stal w Stanach Zjednoczonych przeżywała okres trwałego wzrostu. Sytuacja ta oznaczała, że musieli zatrudnić wielu nowych pracowników. Jednym z poważnych problemów, z jakimi musieli się zmierzyć, było to, że ich operacje odbywały się w całych Stanach Zjednoczonych, co sprawiało, że wdrożenie było pracochłonnym wyzwaniem.
Koordynacja tych działań w różnych lokalizacjach wiązała się z kilkoma wyzwaniami. Wymagało to również współpracy międzywydziałowej. Na przykład dział IT i HR musiały współpracować w celu zapewnienia logowania do systemów i laptopów. Rezultatem był bałagan i dezorganizacja, które spowodowały opóźnienia, obniżyły produktywność, a nawet doprowadziły do rotacji nowych pracowników.
Firma dostrzegła potrzebę stworzenia bardziej wydajnego systemu. Firma zdecydowała się na rozwiązanie automatyzujące proces onboardingu. Oprogramowanie to wykorzystywało RPA do odczytywania i rozumienia dokumentów pracowników oraz aktualizowania informacji w firmowych bazach danych. Wiązało się to również z wykorzystaniem technologii do uruchamiania listów ofertowych i ostatecznie dokumentacji dla nowych pracowników. Wreszcie, RPA została również wykorzystana do przydzielania loginów i dostępu do oprogramowania dla różnych pracowników w oparciu o ich role w organizacji.
Ogólnie rzecz biorąc, wdrożenie procesów RPA pozwoliło zaoszczędzić czas i pieniądze, zwiększyć zadowolenie pracowników oraz ułatwiło dobrze przeprowadzony i wolny od błędów proces wdrażania.
Księgowość
Działy księgowości dużych firm przetwarzają niewiarygodną ilość miesięcznych transakcji. Tradycyjnie jest to pracochłonny proces, który obejmuje skanowanie dokumentów, wyodrębnianie danych z różnych systemów i znaczną ilość wprowadzania danych. Co zrozumiałe, procesy te są podatne na błędy ludzkie.
Automatyzacja oprogramowania i RPA mogą być wykorzystywane do automatyzacji należności, zobowiązań, listy płac, zgodności podatkowej, raportowania, prognozowania i nie tylko.
#5. Audyt
Audyty to tylko jeden z obszarów księgowości, który RPA może usprawnić. Każdy audyt składa się z serii ręcznych, powtarzalnych zadań o dużej objętości. Zadania te uszczuplają kapitał ludzki, odciągając pracowników od pracy opartej na wartościach.
RPA dla audytów zwiększa dokładność, przepustowość i wykrywanie oszustw. Wdrożenie tej technologii zwiększa zadowolenie klientów i pracowników, a także obniża koszty.
Studium przypadku RPA dla audytu
W artykule badawczym zatytułowanym Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022), autorzy przedstawiają różne przypadki użycia RPA. Badanie dotyczy firmy z siedzibą w USA, która jest mocno zaangażowana w audyt prywatnych firm z branży nieruchomości.
Przed wdrożeniem RPA przepływ pracy w firmie klienta składał się z następujących kroków:
- a) Przesyłanie dokumentów do oprogramowania podatkowego
- b) Wykonanie kilku obliczeń
- c) Pobieranie danych na podstawie tych obliczeń
- d) Przeformatowanie pliku do celów raportowania
Badacze donoszą o znacznym oporze przed automatyzacją ze strony audytorów firm. Jednak gdy kierownictwo zademonstrowało korzyści, akceptacja była szybka. Co więcej, wdrożenie nie spowodowało zwolnień, co wyraźnie pomogło w przyjęciu.
Jednym z interesujących aspektów wdrożenia było to, że firma księgowa nie nakazała stosowania RPA w swoich procesach. Jednak zespoły, które przyjęły RPA, były w stanie skrócić czas poświęcany na generowanie raportów.
Kolejny soczysty aspekt badań dotyczy wąskich gardeł, które spowalniały wdrażanie. Jak wyszczególniono w artykule, “audytorzy początkowo nie pokazali twórcom botów wszystkich wariantów procesu, który miał zostać zautomatyzowany”. Jest to ważna lekcja dla zespołów wdrażających RPA: odpowiednie badanie procesów biznesowych jest niezbędne do odblokowania korzyści płynących z każdego zastosowania RPA.
Produkcja
Globalne łańcuchy dostaw są stałym elementem cyklu informacyjnego. COVID-19, szalejąca inflacja i inwazja na Ukrainę uwypukliły naszą zależność od szybkiego i dokładnego przepływu informacji w całym łańcuchu dostaw. Istotnym aspektem tego procesu jest zarządzanie danymi podstawowymi (MDM).
#6. Zarządzanie danymi podstawowymi
MDM leży u podstaw dobrze funkcjonujących organizacji produkcyjnych. Dyscyplina ta wymaga interakcji między IT a biznesem, aby zapewnić aktualność, jednolitość i dokładność danych. Informacje te obejmują dane dotyczące dostawców, klientów, kont i różnych zakładów produkcyjnych.
Niektóre z rozwiązań, które RPA może rozwiązać w domenie MDM, obejmują krótsze czasy przetwarzania, ograniczenie błędów ludzkich, lepszą zgodność z przepisami, dokładniejsze dane i niższe koszty operacyjne.
Studium przypadku RPA dla zarządzania danymi podstawowymi
W artykule Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) autorzy zwracają uwagę na przykłady RPA w różnych branżach.
Pierwszy przykład dotyczy wietnamskiej firmy produkcyjnej o nazwie ABC Electronics. ABC zajmuje się naprawą telefonów. Firma nie mogła jednak wygenerować zestawienia materiałów do naprawy telefonu przy użyciu typowych systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP).
W obecnej sytuacji zgłoszenia wyjątków były wprowadzane do globalnego systemu zarządzania łańcuchem dostaw (GCSM). Następnie pracownicy musieli pobrać te dane i przeanalizować je w arkuszach kalkulacyjnych Excel. Dodatkowo, zespoły zakupowe musiały mieć dostęp do wewnętrznych systemów i sprawdzać raporty planistów produkcji, aby określić, które materiały muszą zakupić.
Podsumowując, był to nieefektywny system, który wymagał niepotrzebnej interwencji człowieka. Bardziej niepokojące jest jednak to, że proces ten powodował znaczne opóźnienia w świadczeniu usług z powodu braku części i materiałów do naprawy.
ABC podzieliła odpowiednie działy opisane powyżej na grupy. Niektórzy wdrożyli RPA, podczas gdy inni pozostali przy tradycyjnym podejściu. Wyniki były zdumiewające.
Grupa RPA:
- Skrócenie czasu obsługi zgłoszeń o 80%.
- Zwiększona produktywność i satysfakcja z pracy
- Mniej błędów ludzkich
- Zwiększona zgodność
- Zwiększona dokładność danych
- Redukcja kosztów wynikających z niskiej produkcji, pracy ręcznej i utraty reputacji spowodowanej niezadowoleniem klientów.
Obsługa klienta
Rozwój narzędzi komunikacyjnych zwiększył różnorodność kanałów komunikacji, których klienci używają do interakcji z firmami. Doprowadziło to również do gwałtownego wzrostu oczekiwań klientów.
Współczesny konsument chce mieć dostęp do firm przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu oraz korzystać z różnych opcji, w tym samoobsługi. Jeśli usługi te nie spełniają oczekiwań, klienci rezygnują z zamówień. Niektóre z konsekwencji obejmują przejście do konkurencyjnych usług lub niepochlebne opinie o firmie w mediach społecznościowych.
Obsługa klienta obejmuje wiele procesów manualnych. Firmy toczą nieustanną walkę o to, by uzyskać jak największą wartość z czasu pracy swoich przedstawicieli. Automatyzacja niektórych z tych zadań ma oczywisty urok.
#7. Wzmocnienie przedstawicieli obsługi klienta
Przedstawiciele ds. obsługi klienta stanowią znaczący wydatek dla firm. W wielu branżach pracownicy ci są istotnym aspektem działów obsługujących klientów. Maksymalne wykorzystanie tych pracowników jest koniecznością biznesową.
RPA pomaga na kilka różnych sposobów. Po pierwsze, klienci chcą spójności między kanałami. Jeśli udostępnili informacje firmie, chcą, aby były one obecne we wszystkich interakcjach. Oczekują również, że pracownicy będą świadomi wszelkich obietnic lub problemów z przeszłości.
Niektóre z tych problemów można rozwiązać za pomocą dobrego oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Jednak rozwiązania te żyją i umierają dzięki jakości danych. Zapewnienie ręcznej aktualizacji informacji jest kosztowne, podatne na błędy ludzkie i zajmuje cenny czas.
Studium przypadku RPA do wspomagania przedstawicieli obsługi klienta
Transformacyjne właściwości RPA można zobaczyć w studium przypadku Cobmax, globalnego centrum sprzedaży. Wraz z rozwojem firmy przedstawiciele handlowi znaleźli się pod dużą presją. Kiedy kierownictwo wygrało kontrakt dla wiodącej brazylijskiej firmy telekomunikacyjnej, ich ręczny system administracyjny okazał się przestarzały.
Cobmax wdrożył rozwiązanie RPA, które zidentyfikowało zadania manualne o wysokim wskaźniku błędów.
Jeden z tych procesów obejmował kopiowanie i wklejanie danych z jednego systemu CRM do drugiego. Błędy oznaczały, że raporty zajmowały dużo czasu z powodu tych nieścisłości.
Wykorzystując RPA do outsourcingu tych zadań, Cobmax zmniejszył o połowę liczbę operacji back-office i skrócił czas tworzenia raportów nawet o 66%.
Sprzedaż detaliczna
RPA zmieniło branżę detaliczną na wiele sposobów. Niektóre z najbardziej przyciągających wzrok przypadków użycia zrobotyzowanej automatyzacji procesów obejmują automatyzację faktur, przetwarzanie zwrotów, a nawet zarządzanie zapasami.
Operacje detaliczne również w dużym stopniu opierają się na oprogramowaniu CRM i ERP. Chociaż systemy te są niesamowitymi repozytoriami scentralizowanych danych, ręczne dodawanie danych klientów wydłuża czas pracy, szczególnie w przypadku bardziej zapracowanych sprzedawców detalicznych.
#8. Automatyzacja faktur
Przetwarzanie faktur jest problemem większości przedsiębiorstw, nie tylko sprzedawców detalicznych. Każda firma z dużą liczbą żądań zapłaty rachunków rozumie czasochłonną pracę ręczną, która wiąże się z zapewnieniem, że żądania faktur od dostawców są opłacane na czas i w całości.
Raport Levvel Research zwraca uwagę na niektóre z największych problemów, z jakimi borykają się działy zobowiązań (AP). Niektóre z nich obejmują ręczne wprowadzanie danych, zagubione lub zduplikowane faktury, niedokładnie uzgodnione dane i niedopasowanie danych AP w całej firmie.
RPA można wykorzystać do automatyzacji tych procesów, co prowadzi do szybszych płatności, które poprawiają relacje z dostawcami, większą dokładność oraz łatwiejsze audyty i raporty.
Studium przypadku RPA dla automatyzacji faktur
Duży północnoamerykański sprzedawca detaliczny zrzeszający wyłącznie członków miał problem. Codziennie otrzymywali ogromną ilość faktur. W okresach wzmożonego ruchu liczba ta dochodziła do 700 dziennie.
Przetwarzanie tych faktur wymagało otwierania wiadomości e-mail, wyodrębniania danych, a następnie wprowadzania ich do scentralizowanych systemów danych, w tym wewnętrznego systemu księgowego, aby zapewnić klientowi otrzymanie płatności. Wypełnienie każdej faktury zajmowało do pięciu minut, co wiązało się z istotnymi pytaniami dotyczącymi trwałości procesu i zdolności firmy do skalowania.
Rozwiązali ten proces, wdrażając optyczne rozpoznawanie znaków, aby pomóc w odczytywaniu i wyodrębnianiu informacji z wiadomości e-mail. Stamtąd ich boty były w stanie przetwarzać informacje i przekazywać je do odpowiednich systemów, zapewniając dokładne dane i szybkie płatności dla dostawców.
Po wprowadzeniu nowego systemu RPA ponad 93% faktur było przetwarzanych bez ręcznej interwencji, dokładność wzrosła do 95%, a około 20% pracowników AP zostało zwolnionych, aby zaangażować się w zadania o większej wartości. Więcej informacji na temat tego studium przypadku można znaleźć tutaj.
IT
Działy IT były jednymi z najszybciej wdrażających RPA. W dużej mierze dzieje się tak dlatego, że kierownictwo i pracownicy są otwarci na nowe technologie i szybko dostrzegają potencjalne korzyści płynące z automatyzacji.
Prawie wszystkie wierzchołki mają działy IT. Co więcej, każdy z tych sektorów wykorzystuje IT na różne sposoby, od aplikacji tak prostych, jak prowadzenie i utrzymywanie strony internetowej, po pełne operacje cyberbezpieczeństwa zdolne do zarządzania żmudnym przejściem na pracę w chmurze.
Konkretne przykłady RPA w IT obejmują:
- Zarządzanie użytkownikami: Tworzenie kont, profili i adresów e-mail w różnych systemach.
- Reset hasła: Forrester Research szacuje, że każdy reset hasła kosztuje około 70 USD. RPA automatyzuje ten problem, oszczędzając niewyobrażalne kwoty z budżetów IT.
- Kopia zapasowa danych: Ręczne tworzenie kopii zapasowych danych jest czasochłonne. To także koszmarny harmonogram. RPA pozwala firmom zautomatyzować synchronizację danych i generowanie raportów, aby zapewnić aktualność kluczowych informacji w całej organizacji.
- Odpowiedzi na zgłoszenia pomocy: Pracownicy IT są kosztowni. Jednak zbyt wiele firm marnuje pieniądze, kierując swoich specjalistów do reagowania na drobne incydenty, odciągając ich od innych ważnych zadań. Zespoły mogą szkolić boty RPA do wykonywania prostych kontroli diagnostycznych i innych przewidywalnych zadań krok po kroku.
Chociaż są to świetne przykłady, to tylko wierzchołek góry lodowej. RPA dotknęła niemal każdego obszaru IT, co jest darem niebios w erze, w której technologia rozwija się tak szybko, że nawet świeżo upieczeni absolwenci mają trudności z zapewnieniem, że ich umiejętności są odpowiednie.
#10. Zarządzanie użytkownikami
Elektroniczne uczenie się i rozwój (L&D) jest kluczowym elementem zapewnienia pracownikom zarówno produktywności, jak i satysfakcji. Jednak w przypadku dużych przedsiębiorstw wyzwaniem jest zarządzanie użytkownikami i zapewnienie im poświadczeń umożliwiających dostęp do różnorodnych kursów i programów.
Odpowiedzialność za to spada na często przepracowane działy IT zajmujące się zgłoszeniami do pomocy technicznej, alertami dotyczącymi cyberbezpieczeństwa i różnymi innymi zadaniami.
Studium przypadku RPA dla zarządzania użytkownikami
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust jest mocno zaangażowany w badania i rozwój pracowników. Odpowiedzialność ta dotyczy zarówno nowo zatrudnionych, jak i obecnych pracowników. Aby upewnić się, że każdy pracownik jest w stanie zapewnić odpowiedni poziom opieki, firma posiada zespół Digital Learning Team, który jest wspierany przez dział IT.
Zarządzanie użytkownikami jest jednak uciążliwe dla tych działów. Rejestracja została przeprowadzona ręcznie. Zgodnie z ich studium przypadku, każda aplikacja zajmowała około pięciu minut, co oznacza, że trzyosobowy zespół potrzebował półtora dnia na zarządzanie 200 użytkownikami. Trust zatrudnia ponad 9000 osób, co nadaje skali temu zadaniu.
Usprawnienie tego ręcznego procesu pozwoliłoby zaoszczędzić czas i błędy oraz uwolnić zespół od monotonnych i powtarzalnych zadań.
Dział IT korzystał z rozwiązania RPA do przenoszenia rejestracji do bazy danych i tworzenia kont dla każdego nowego użytkownika. Stamtąd boty zapisywały użytkowników na kursy i wysyłały odpowiednie wiadomości e-mail. Wszelkie błędy lub zduplikowane rejestracje były przekazywane do zespołu w celu ręcznego nadzoru.
Wyniki są podręcznikowym przykładem tego, jak RPA może przekształcić operacje biznesowe. Obejmują one następujące elementy:
- Skrócenie czasu przetwarzania o ponad 70%
- Możliwości 24/7
- Redukcja błędów
- Pracownicy Działu Badań i Rozwoju są zwolnieni z dodatkowej pracy, co pozwala im skupić się na bardziej bezpośrednich zadaniach.
Zarządzanie nieruchomościami i nieruchomości
RPA można wykorzystać do automatyzacji kilku różnych zadań w niszy zarządzania nieruchomościami. Po części wynika to z faktu, że sektor ten charakteryzuje się wieloma procesami biznesowymi, które są standardową cechą każdej firmy. Istnieją jednak inne przykłady zrobotyzowanej automatyzacji procesów związane z zarządzaniem nieruchomościami.
Niektóre z przypadków użycia to rzeczy, o których wspominaliśmy już wcześniej. Na przykład przyspieszenie kontroli KYC i AML oraz ogólnego procesu wdrażania. RPA może być jednak również wykorzystywana do obsługi zobowiązań, komunikacji z rezydentami i uzgadniania kont.
#11. Automatyzacja wyciągów z konta pożyczkodawcy
Rozwój i zarządzanie nieruchomościami obejmuje kilka zadań manualnych. Wiele z nich obejmuje kontrole w celu zapewnienia, że wpływy pieniężne są aktualne. Główne pliki kredytowe muszą być sprawdzone w bankach, aby upewnić się, że konta najemców lub właścicieli są w dobrej kondycji.
Przeprowadzenie tych kontroli obejmuje przewidywalne kroki. Jednak wyszukiwanie tych informacji jest czasochłonne i wymaga wysokiego poziomu dokładności. Dlatego jest to doskonały przykład zastosowań RPA, które mogą usprawnić wiele firm.
Studium przypadku RPA dla automatyzacji wyciągów z konta pożyczkodawcy
A Chicago, IL. firma zarządzająca nieruchomościami i deweloperska zmagał się z pobieraniem miesięcznych wyciągów z konta pożyczkodawcy i raportów historii pożyczek. Większość obowiązków spoczywała na jednym operatorze.
Zadanie było już bardzo powtarzalne. Pojawiły się jednak dalsze komplikacje, ponieważ wyciągi z konta pożyczkodawcy mogły pojawić się w dowolnym momencie w ciągu mniej więcej ostatniego tygodnia każdego miesiąca. Sytuacja ta oznaczała, że pracownik operacyjny musiał sprawdzać każdy bank dla każdego wyciągu z konta pożyczkodawcy, dopóki wszystkie nie zostały podpisane.
Firma z branży nieruchomości wdrożyła rozwiązanie RPA, które podzieliło zadania na części składowe. Kroki te obejmowały:
- Bot odczytuje główny plik pożyczki i zapisuje kopię dla danego miesiąca
- Określa, z którymi bankami lub pożyczkodawcami musi się skontaktować
- Następnie bot sprawdza dostępność wyciągu z konta pożyczkodawcy
- Jeśli wyciąg jest dostępny, pobiera go i odpowiednio aktualizuje główny plik pożyczki.
Proces ten pozwolił dyrektorowi zaoszczędzić 10 godzin czasu pracy miesięcznie.
Telekomunikacja
Branża telekomunikacyjna jest znaczącym beneficjentem RPA. W dużej mierze wynika to z faktu, że wiele ręcznych procesów w tej przestrzeni ma wysoką częstotliwość, jest powtarzalnych i opartych na regułach. Innymi słowy, właśnie tego rodzaju zadania rozwiązuje RPA.
Niektóre z zadań, w których RPA może pomóc, to m.in:
- Przygotowywanie i dystrybucja raportów
- Przetwarzanie zleceń sprzedaży
- Kopie zapasowe danych
- Rozwiązywanie problemów związanych z obsługą klienta
- Automatyzacja marketingu
Ponieważ branża telekomunikacyjna ma tak szeroki zakres zastosowań RPA, przypadki użycia mogą rozciągać się na całą organizację i pomagać w ulepszaniu i usprawnianiu wielu operacji.
#12. Usprawnianie operacji
Wiele z najpotężniejszych zastosowań RPA polega na outsourcingu przewidywalnych zadań zwykle wykonywanych przez ludzkich operatorów. Wraz z rozwojem firmy, kierownictwo naturalnie szuka sposobów na usprawnienie procesów w celu poprawy wydajności operacyjnej.
Usprawnianie operacji może odbywać się na wiele różnych sposobów w przestrzeni telekomunikacyjnej. Może to obejmować redukcję zatrudnienia, maksymalizację realizacji zamówień i automatyzację kilku zadań back-office.
Przyjrzyjmy się studium przypadku, w którym RPA pomogło dużej firmie telekomunikacyjnej zaoszczędzić prawie 5 milionów dolarów.
Studium przypadku RPA dla usprawnienia operacji
Znana australijska firma telekomunikacyjna stanęła w obliczu zwiększonego zapotrzebowania na dostęp do Internetu. Proces ten obejmował modernizację infrastruktury sieciowej i spełnienie rządowego zobowiązania do stworzenia Krajowej Sieci Szerokopasmowej (NBN), programu, który zapewniłby dostęp szerokopasmowy milionom Australijczyków.
Tak duża krajowa operacja wiązała się z kilkoma problemami dla firmy. Konieczne było znalezienie sposobu na szybkie wdrożenie dostępu, przy jednoczesnym zachowaniu wymaganego wysokiego poziomu usług. Skalowanie do tego poziomu jest dokładnie tym rodzajem zadania, do którego można wykorzystać RPA.
Operacja miała cztery filary. Były to:
- Wydłużenie czasu cyklu serwisowego
- Doskonałe doświadczenia klientów
- Zmniejszenie kosztów usług i kosztów operacyjnych
- Optymalizacja wydajności i produktywności pracowników
Firma zatrudniła 50 botów, aby zwiększyć wydajność w dwóch głównych procesach. Były to:
- Zapewnienie jakości (QA)
- Proces tworzenia zamówienia
Niektóre z korzyści płynących z tego zastosowania RPA obejmują oszczędność ponad 2 godzin na każdym zamówieniu. Co więcej, firma była w stanie znacznie obniżyć koszty pracy, oszczędzając około 5 mln USD na kosztach operacyjnych dostaw.
Logistyka
Logistyka to kolejny obszar, który przyjął RPA wcześniej niż inne sektory. Centra magazynowe i dystrybucyjne postawiły na automatyzację, aby zmniejszyć koszty i błędy oraz sprostać wymaganiom klientów 24/7.
Łańcuchy dostaw zawierają wiele ruchomych części. Dane są integralną częścią sprawnego działania i terminowości, a centra dystrybucyjne polegają na delikatnym współdziałaniu systemów zarządzania magazynem (WMS) z oprogramowaniem CRM i ERP.
W przypadku oprogramowania ERP, takiego jak NetSuite, systemy te są scentralizowane. Wdrożenie jest jednak wysoce techniczne, czasochłonne i kosztowne, nie wspominając o miesięcznych licencjach, które mogą łatwo sięgać tysięcy dolarów.
#13. Śledzenie przesyłek i kontrola zamówień
Firmy logistyczne żyją i umierają dzięki swojej wydajności operacyjnej. Wraz ze wzrostem popularności produkcji just-in-time i zarządzania zapasami, opóźnienia mogą mieć poważne konsekwencje.
Obsługa firm zewnętrznych ma swoją własną złożoność. Ponownie, oczekiwania klientów znacznie wzrosły na przestrzeni lat. Konsumenci oczekują stałych i regularnych aktualizacji, gdy dostawy przechodzą przez sieci. Niejasne prognozy nie są już tolerowane.
Firmy logistyczne pośredniczą między konsumentami a sprzedawcami. Śledzenie od dawna było domeną pracowników fizycznych. Rezultatem jest wiele zapytań na różnych platformach komunikacyjnych. Jest to czasochłonna praca, która jest narażona na błędy i nieporozumienia.
Studium przypadku RPA do śledzenia przesyłek i audytu zamówień
LTX Solutions to firma z Atlanty zajmująca się zarządzaniem łańcuchem dostaw. Ich specjalnością są przesyłki mniejsze niż ładunek ciężarówki (LTL). W 2019 r. została przejęta przez Redwood Logistics, wieloletniego dostawcę platformy logistycznej jako usługi (LPaaS).
Firma LTX potrzebowała RPA do zarządzania wzrostem wolumenu działalności. Przed przejęciem przez Redwood, firma obsługiwała około 3000 dostaw miesięcznie, zatrudniając 12 pracowników.
Jednak w miarę rozwoju działalności firma szybko zdała sobie sprawę, że jej ręczny proces śledzenia i audytu nie może się skalować. Na początek oszacowano, że obsługa dużej liczby zapytań wymagałaby dodania 12 nowych pracowników. Dodanie 40% do kosztów pracy stanowiłoby wyzwanie w branży o notorycznie niskich marżach.
LTX wprowadził procesy RPA, aby rozwiązać te problemy. Pierwszym krokiem było zautomatyzowanie procesu śledzenia. Według ich wiceprezesa ds. procesów biznesowych, Andrew Gleesona, wdrożyli to rozwiązanie w ciągu około jednego dnia, co jest świadectwem błyskawicznego efektu transformacji, jaki RPA może przynieść firmie. Typowe wdrożenia oprogramowania mogą trwać tygodnie lub miesiące, wymagając wysoce technicznych zespołów i oszałamiających budżetów.
Stamtąd LTX wykorzystał RPA do skrócenia czasu pracy zaplecza biurowego. Technologia ta pomogła firmie zrewolucjonizować proces audytu dostaw. Co więcej, zespół uznaje to przyszłościowe podejście za kluczowy czynnik przyczyniający się do ich przejęcia przez Redwood Logistics.
Farmaceutyczny
Przypadki użycia RPA w branży farmaceutycznej obejmują administrację, HR, prognozowanie sprzedaży, a nawet zarządzanie łańcuchem dostaw i zapasami. Jednak ścisłe prowadzenie dokumentacji i zarządzanie danymi to jedne z najpilniejszych kosztów administracyjnych związanych z naukami przyrodniczymi.
RPA to świetne rozwiązanie dla wielu z tych obciążeń administracyjnych. Firmy farmaceutyczne mogą wykorzystać tę technologię do zautomatyzowania kontrolowanej dystrybucji dokumentów i zapewnienia bezpiecznego i dostępnego repozytorium kluczowych danych. Co więcej, RPA może pomóc wyeliminować błędy ludzkie w zarządzaniu dokumentami i poprawić nieskuteczne i nieefektywne zasady zarządzania procesami biznesowymi (BPM).
Wiele z tych tematów poruszyliśmy już w tym artykule, więc zamiast tego zbadamy, w jaki sposób firmy z branży nauk przyrodniczych mogą zastosować RPA w celu obniżenia kosztów badań i rozwoju, ze szczególnym uwzględnieniem zarządzania dokumentami podczas badań klinicznych.
#14. Obniżenie kosztów badań i rozwoju
Firmy farmaceutyczne i zajmujące się naukami przyrodniczymi stoją w obliczu różnych presji. Starzejąca się populacja w świecie zachodnim oznacza, że zapotrzebowanie na nowe metody leczenia stale rośnie. Podobnie jak koszty badań i rozwoju (R&D).
Innym ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, są surowe warunki regulacyjne dotyczące opracowywania leków. Zanim produkt trafi na rynek, wymaga szeroko zakrojonych badań, dokumentacji i badań klinicznych.
próby. Te niezbędne procesy oznaczają, że firmy farmaceutyczne muszą starannie zarządzać dokumentami i danymi, aby pozostać po właściwej stronie organów regulacyjnych.
Studium przypadku RPA w celu zmniejszenia kosztów badań i rozwoju
W artykule zatytułowanym Robotic Process Automation in Pharma: three case studies (Anagnoste, 2018) autor nakreśla zbyt powszechny scenariusz, przed którym stoją firmy z branży farmaceutycznej, a mianowicie znalezienie sposobu na dostarczanie leków po rozsądnych kosztach przy jednoczesnym przejściu na model biznesowy bardziej skoncentrowany na pacjencie.
Ponadto w dokumencie podkreślono obciążenia związane z przestrzeganiem przepisów, które nękają firmy działające w obszarze Life Science. Podkreślają, w jaki sposób dwie wiodące firmy farmaceutyczne określiły cele w zakresie poprawy swoich usług, w tym:
- Szybszy czas przetwarzania
- Lepsze wyniki inwestycji
- Niższe koszty produkcji.
Studia przypadków z branży farmaceutycznej koncentrowały się głównie na dokumentacji badań klinicznych. Badania kliniczne podlegają ścisłym regulacjom. Firmy muszą prowadzić doskonałą ewidencję i dokumentację w ramach tzw. pliku Trial Master.
Bezpieczeństwo, kontrola zmian, audyty i archiwizacja to cztery filary tego podejścia. Co więcej, zanim testy kliniczne zostaną uruchomione, istnieje system kontroli i równowagi, który obejmuje podpisy i podpisy różnych interesariuszy. Dokumenty te nazywane są formularzami zielonego światła (GLF).
W tradycyjnych konfiguracjach zadania GLF były zarządzane i dystrybuowane ręcznie. Ze względu na kilka standardowych kroków, procesy te są silnym kandydatem do automatyzacji.
Zgodnie ze studiami przypadków, dwie globalne firmy z branży nauk przyrodniczych wykorzystały RPA do zarządzania swoją dokumentacją i poprawy ogólnej zgodności z przepisami.
Pierwsza firma obniżyła koszty i osiągnęła korzyści, takie jak
- Zwiększona zgodność
- Mniejsze zapotrzebowanie na wsparcie w zakresie zarządzania dokumentami
- Nowy, usprawniony proces
- Doskonałe wskaźniki do śledzenia testów i dokumentów
W drugim procesie firma skupiła się na poprawie zgodności i procesie żądania dokumentów. Również w tym przypadku RPA pomogło firmie w następujący sposób:
- Zbudowanie elastycznego i zwinnego podejścia, które mogłoby dostosować się do nowych wymogów w zakresie zgodności i regulacji.
- Zbieranie solidnych informacji diagnostycznych, które firma może wykorzystać do usprawnienia procesów.
- Wdrożenie spójnych procedur eskalacji dla wymaganych dokumentów
Upraszczając te procesy biznesowe, obie firmy były w stanie obniżyć koszty, jednocześnie spełniając standardy zgodności w coraz bardziej złożonym środowisku.
Branża prawnicza
Branża prawnicza jest ogromnym beneficjentem automatyzacji. W przeszłości firmy dysponowały ogromnymi urządzeniami do drukowania, przetwarzania i przechowywania dokumentów. Praca na papierze wiązała się z długimi godzinami pracy, ryzykiem błędu ludzkiego, obawami o bezpieczeństwo i nie tylko. RPA pomogło zredukować znaczną część ręcznego podnoszenia ciężkich przedmiotów, które jest endemiczne w tym zawodzie.
Oczywiście to tylko jeden ze sposobów, w jaki technologia może pomóc. Inne przypadki użycia RPA obejmują tworzenie dokumentów sprawy, przeszukiwanie baz danych, przeglądanie informacji o sprawie i wypełnianie raportów.
#15. Migracja danych
Migracja danych jest standardowym procesem wymaganym przez firmy z wielu sektorów, nie tylko branży prawniczej. Praktyki prawne wymagają jednak nie tylko niezrównanego prowadzenia dokumentacji, ale także możliwości udostępniania i przywoływania danych w krótkim czasie.
Ponieważ cyfrowa transformacja stała się standardem w całym świecie prawniczym, wiele firm potrzebowało rozwiązań do przenoszenia istniejących baz danych i hostowania ich w chmurze. Takie podejście pozwoliłoby im na pracę zdalną i dostęp do dokumentów w podróży. Jednak nie wszystkie projekty migracji danych są proste.
Studium przypadku RPA dla migracji danych
Migracja do nowych struktur baz danych jest wystarczająco złożona. Jednak firmy prawnicze często wymagają rozwiązań szytych na miarę. Jedno ze studiów przypadku obejmujące praktykę prawną specjalizującą się w transakcjach przeniesienia własności nieruchomości pokazuje, w jaki sposób RPA może być wykorzystywana do rozwiązywania jednorazowych problemów, a także długoterminowych procesów biznesowych.
Firma, o której mowa, musiała przenieść setki rekordów działek z bazy danych Microsoft Access na platformę opartą na chmurze. Nowe oprogramowanie nie było jednak w stanie załadować i zweryfikować rejestrów radców prawnych.
Tworząc proces RPA, zespół zdołał przeprowadzić migrację danych ze 100% dokładnością. Proces ten zajął pół dnia i pozwolił firmie zaoszczędzić około 350 godzin pracy. Po raz kolejny to studium przypadku ilustruje możliwości aplikacji RPA w zakresie wspomagania przepływu pracy i uwalniania pracowników do wykonywania zadań bardziej skoncentrowanych na kliencie i wartości.
