Võib-olla on robotiseeritud protsesside automatiseerimise (R PA) üks kõige intrigeerivamaid aspekte selle tarkvara suur mitmekülgsus. Ettevõtted saavad kasutada seda tehnoloogiat enamikus valdkondades, kus inimesed suhtlevad arvutitega. Kuna tööstusharud astuvad samme tõhususe suunas, suureneb RPAkasutusviiside maht ja mitmekesisus.
Selles artiklis uuritakse erinevaid ülesandeid, mida RPA abil saab automatiseerida paljudes erinevates ettevõtetes. See kombinatsioon RPA rakendustest, kasutusjuhtumitest ja juhtumiuuringutest peaks inspireerima tulevikku suunatud ärijuhte, kes soovivad säästa raha ning suurendada tõhusust ja töötajate rahulolu.
Pangad ja finantsasutused
Rahandus oli üks parimaid tööstusharusid, kus uurida robotiseeritud protsesside automatiseerimise kasutusjuhtumeid. Sektoris kasutatakse palju suure mahuga ülesandeid, mis nõuavad kiirust ja täpsust. Veelgi enam, see on üle ujutatud vanade tarkvarade ja peab tegelema rangete regulatiivsete ülesannetega. RPA on kohandatud iga sellise stsenaariumi jaoks.
Pangad ja finantsasutused on võtnud kasutusele mitmesuguseid RPA rakendusi. Mõned neist kasutusviisidest on aidanud lahendada pikaajalisi probleeme, teised aga on käsitlenud uusi probleeme, eelkõige regulatiivseid ja nõuetele vastavust käsitlevaid eeskirju.
Siin on kaks parimat robotautomaatika näidet pangandusala nõuetest, et täita finantsjuhtimise standardeid ja lisada äritegevust kiirema laenutöötlusega.
#1. Regulatiivsete nõuete täitmine ja kliendi tundmise eeskirjad (KYC)
Pankadele avaldatakse suurt survet, et nad aitaksid rahapesuvastaste piirangute kaudu lahendada KYCi probleeme. Nende standardite täitmine on toonud kaasa vajaduse suurendada personali ja tehnoloogiat ning aruannete kohaselt ulatuvad RegTechi kulutused 2028. aastaks umbes 200 miljardi dollarini.
Dokumentide töötlemine on üks märkimisväärsemaid kitsaskohti, millega finantsettevõtted KYCi tõttu silmitsi seisavad. Suur probleem on see, et kulutused ei lisa tulusid, kuid nende täitmata jätmine toob kaasa suured trahvid. See dilemma rõhutab tungivat vajadust leida lahendusi KYC-töötlusele, mis ei riku panku.
RPA juhtumiuuring KYC jaoks
HDFC on India suurim erasektori pank. Nad seisid silmitsi uute klientide arvu suurenemisega, mis lisas neile märkimisväärset halduskoormust. KYC-eeskirjade täitmiseks vajalike dokumentide lugemine ja töötlemine nõuab palju aeganõudvaid käsitsi tehtavaid ülesandeid.
Nad kasutasid RPA lahendust, et tõmmata andmeid kontorirakendustest, sealhulgas skaneeritud dokumentidest. RPA tarkvara võimaldas neil hallata kogu KYC-tsüklit. Protsessi kiirendamisega vähendasid nad kulusid ja töötunde umbes 50%, suurendasid üldist tootlikkust 60% ja vähendasid inimlikke vigu.
#2. Laenu töötlemine
Laenude menetlemine on traditsiooniliselt olnud väga ebaefektiivne ja aeganõudev protsess. Sellega kaasneb märkimisväärne hulk andmete kontrollimist ja palju paberimajandust. Finantssektor on ülerahvastatud ja konkurentsi tekitavad häirivad uuspangad. Tarbijate ootused on viimastel aastatel märkimisväärselt kasvanud, kusjuures pankade vaheliseks konkurentsipunktiks on sageli kiire laenuotsuse tegemine.
RPA juhtumiuuring laenude töötlemiseks
UBS on Šveitsi pank, millel on tohutu ülemaailmne esindatus. COVID-19 ajal kiitis Šveitsi föderaalnõukogu heaks nullprotsendilised laenud kriisiga võitlevatele ettevõtetele. UBSi jaoks oli probleemiks see, et tal puudus infrastruktuur, et hallata rakenduste tulvavat lainehulka.
Tagasi oli kogunenud 10 000 taotlust. Seega leidis UBS, et osana oma üldistest digitaalsetest muutustest võiks RPA-d kasutada nende laenude töötlemisel. Meeskond kasutas RPA-d, et rakendada automatiseerimisprotsess vaid kuue päevaga. Tehnoloogia muutis iga laenu töötlemise aja umbes 40 minutilt vaid viiele minutile, säästes aega ja inimtööjõudu.
Tervishoid
Kaasaegsed tervishoiuorganisatsioonid seisavad silmitsi arvukate probleemidega. Patsientide arvu suurenemine, nõuetele vastavuse nõuded ja tegevuskulud ning sageli teenitud maine tarbetu bürokraatia tõttu teevad sellest tööstusharust suurepärase kandidaadi automatiseerimiseks. Kiirem ja kulutasuvam ravi on oluline selleks, et üldsus usaldaks neid teenuseid.
#3. Juurdepääs patsiendi andmetele
Juurdepääs patsiendi andmetele on optimaalse ravi osutamiseks hädavajalik. Sageli on see teave siiski paigutatud arstide, haiglate ja muude tervishoiuandmete hoidlate omavahel mitteseotud andmebaasidesse. Selline olukord toob kaasa ebaefektiivsed andmepäringud ja palju käsitsi töötlemist.
RPA-d, nagu ka testide automatiseerimist, saab kasutada paljude selliste protsesside automatiseerimiseks, mis tähendab, et arstidel on juurdepääs andmetele, mida nad vajavad teadlikumate ja teadlikumate otsuste tegemiseks.
RPA juhtumiuuring patsientide andmetele juurdepääsuks
Ühendkuningriigi riiklik tervishoiusüsteem (National Health Service, NHS) on midagi imelist. See pakub riigi 67 miljonile kodanikule tasuta tervishoiuteenuseid. Kuid kuna see koosneb usaldusfondide, juhatuste ja organite ühendamisest, on see omandanud ebatõhususe, paisumise ja üleliigsete protsesside maine.
NHS Dorset pidi leidma viisi, kuidas perearstid saaksid juurdepääsu Dorseti ravidokumentidele (DCR), mis on patsientide tervisekaartide kogumik. Loomulikult on turvalisus suur probleem, sest need andmed sisaldavad tundlikku tervise- ja sotsiaalteavet.
Nende RPA-lahendus hõlmas kontode loomist igale 1500 Dorseti piirkonna perearstile, et tagada turvaline ja tõhus patsientide otsing. See protsess säästab perearstidele palju aega ja annab neile ühe nupuvajutusega juurdepääsu täpsele patsiendi anamneesile, ületades suure probleemi, millega ülekoormatud organisatsioonid silmitsi seisavad.
Inimressursid
Personalitalitused (HR-osakonnad) katavad väga erinevaid ülesandeid. Ometi hõlmab töötajate haldamine palju vorme ning igapäevast ja korduvat tööd, et vastata nõuetele vastavuse standarditele. Mõned neist ülesannetest hõlmavad töötajate andmete käsitlemist, õppimise ja arengu registreerimist, puhkuste ja puudumiste registreerimist ning töötajate töölevõtmist.
#4. Töötajate töölevõtmine
Töötajate värbamine on viimastel aastatel muutunud aktuaalseks teemaks. Paljudel ettevõtetel on raske leida tipptegijaid ja isegi kui nad seda teevad, on neil raske hoida oma uusi töötajaid.
Töötajate töölevõtmine sisaldab mitmeid väiksemaid ülesandeid. Nende hulka kuuluvad taustakontroll, pakkumiskirjade saatmine, töötajate kontode aktiveerimine sisetarkvara jaoks ning asjakohaste dokumentide ja käsiraamatute levitamine.
Suuremate organisatsioonide puhul tähendab see palju raisatud aega, mida võiks selle asemel kulutada personalitöö inimsõbralikumatele elementidele, näiteks tagades, et töötajad kohanevad korralikult ja tunnevad end toetatuna. Hübriid- ja kaugtöö ajastul on need tegurid harva tundunud olulisemad.
RPA juhtumiuuring töötajate töölevõtmisel
Juhtiv terasetootmisettevõte USAs oli pidevas kasvuperioodis. See olukord tähendas, et nad pidid tegema hulga uusi töötajaid. Üks suur probleem, millega nad silmitsi seisid, oli see, et nende tegevused toimusid üle kogu USA, mis muutis töölevõtmise töömahukaks väljakutseks.
Selle tegevuse koordineerimine eri kohtades tõi kaasa mitmeid probleeme. Samuti nõudis see osakondadevahelist koostööd. Näiteks pidid IT- ja personaliosakond tegema koostööd süsteemide ja sülearvutite sisselogimise võimaldamiseks. Tulemuseks oli segane ja organiseerimata töö, mis põhjustas viivitusi, kahjustas tootlikkust ja tõi kaasa isegi uute töötajate voolavuse.
Ettevõte tunnistas vajadust tõhusama süsteemi järele. Nad valisid lahenduse, et automatiseerida töölevõtmise protsess. See tarkvara kasutas RPA-d, et lugeda ja mõista töötajate dokumente ning ajakohastada teavet ettevõtte andmebaasides. See hõlmas ka tehnoloogia kasutamist pakkumiskirjade koostamiseks ja lõpuks ka uute töötajate dokumenteerimiseks. Lõpuks kasutati RPA-d ka selleks, et eraldada erinevatele töötajatele tarkvaralogisid ja juurdepääsu vastavalt nende rollile organisatsioonis.
Kokkuvõttes säästis RPA-protsesside kasutuselevõtt aega ja raha, suurendas töötajate rahulolu ning hõlbustas hästi kulgevat ja vigadeta sisseelamisprotsessi.
Raamatupidamine
Suurettevõtete raamatupidamisosakonnad töötlevad uskumatult palju igakuiseid tehinguid. Traditsiooniliselt on see töömahukas protsess, mis hõlmab dokumentide skaneerimist, andmete hankimist erinevatest süsteemidest ja märkimisväärset andmesisestust. On arusaadav, et need protsessid on altid inimlikele vigadele.
Tarkvara automatiseerimist ja RPA-d saab kasutada nõuete, võlgnevuste, palgaarvestuse, maksude tasumise, aruandluse, prognoosimise ja muu automatiseerimiseks.
#5. Auditeerimine
Auditid on vaid üks raamatupidamise valdkond, mida RPA saab parandada. Iga audit koosneb mitmest suure mahuga käsitsi tehtavast, korduvast ülesandest. Need ülesanded kulutavad inimkapitali, mis suunavad inimtöötajad väärtuspõhistelt töödelt eemale.
RPA auditite jaoks suurendab täpsust, läbilaskevõimet ja pettuste tuvastamist. Tehnoloogia rakendamine suurendab klientide ja töötajate rahulolu ning vähendab kulusid.
RPA juhtumiuuring auditeerimiseks
Uuringus pealkirjaga ” Robootiliste protsesside automatiseerimine (RPA) rakendamise juhtumiuuringud raamatupidamises: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022) esitavad autorid erinevaid RPA kasutusjuhtumeid. Uurimus käsitleb USAs asuvat ettevõtet, mis tegeleb suurel määral kinnisvarasektori eraettevõtete auditeerimisega.
Enne RPA rakendamist koosnes kliendi äritegevuse töökorraldus järgmistest etappidest:
- a) Dokumentide üleslaadimine maksutarkvarasse
- b) Mitme arvutuse teostamine
- c) Nende arvutuste põhjal andmete allalaadimine
- d) faili ümberformaatimine aruandluse jaoks
Teadlased teatavad, et ettevõtete audiitorid osutavad märkimisväärset vastupanu automatiseerimisele. Kuid kui juhtkond oli näidanud, millist kasu see toob, oli ostmine kiire. Lisaks ei toonud rakendamine kaasa koondamisi, mis aitas selgelt kaasa vastuvõtmisele.
Üheks huvitavaks asjaoluks oli see, et raamatupidamisfirma ei andnud oma protsessides volitusi RPA kasutamiseks. RPAd kasutusele võtnud meeskonnad suutsid siiski vähendada aruannete koostamisele kuluvat aega.
Teine mahlakas aspekt uuringus käsitleb kitsaskohti, mis aeglustasid rakendamist. Nagu dokumendis üksikasjalikult kirjeldatud, “ei suutnud audiitorid esialgu näidata botide arendajatele kõiki automatiseeritava protsessi variante”. RPA-d rakendavate meeskondade jaoks on oluline õppetund: RPA mis tahes rakendamisest saadava kasu äritegevuse korralik uurimine on hädavajalik.
Tootmine
Ülemaailmsed tarneahelad on uudistetsükli pidev osa. COVID-19, ohjeldamatu inflatsioon ja sissetung Ukrainasse on rõhutanud meie sõltuvust kiirest ja täpsest teabevahetusest kogu tarneahelas. Selle protsessi oluline aspekt on põhiandmete haldamine (MDM).
#6. Põhiandmete haldamine
MDM on hästitoimivate tootmisorganisatsioonide keskmes. See distsipliin nõuab IT- ja äritegevuse vahelist suhtlemist, et tagada andmete ajakohasus, ühtsus ja täpsus. Teave sisaldab andmeid tarnijate, klientide, kontode ja erinevate tootmiskohtade kohta.
Mõned lahendused, mida RPA saab lahendada MDMi valdkonnas, hõlmavad kiiremat töötlemisaega, väiksemaid inimlikke vigu, paremat vastavust, täpsemaid andmeid ja väiksemaid tegevuskulusid.
RPA juhtumiuuring põhiandmete haldamiseks
Artiklis Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) toovad autorid välja näiteid RPA kasutamisest erinevates tööstusharudes.
Esimene näide käsitleb Vietnami tootmisettevõtet ABC Electronics. ABC tegeleb telefonide remondiga. Kuid ettevõte ei suutnud tavaliste ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) süsteemide abil koostada telefoni remondiks vajalike materjalide arvet.
Praeguse seisuga sisestati eranditaotlused ülemaailmsesse tarneahela haldamise süsteemi (GCSM). Seejärel pidid töötajad need andmed alla laadima ja Exceli tabelitesse analüüsima. Lisaks pidid ostumeeskonnad kasutama sisesüsteeme ja kontrollima tootmise planeerijate aruandeid, et teha kindlaks, milliseid materjale on vaja osta.
Kokkuvõttes oli see ebaefektiivne süsteem, mis hõlmas tarbetult palju inimsekkumist. Veelgi murettekitavam on aga see, et see protsess põhjustas märkimisväärseid viivitusi teeninduses, sest remondiks vajalikud osad ja materjalid puudusid.
ABC jagab eespool kirjeldatud asjaomased osakonnad rühmadesse. Mõned rakendasid RPA-d, teised aga jäid traditsioonilise lähenemisviisi juurde. Tulemused olid hämmastavad.
RPA rühm:
- Vähendas taotlustele kuluvat aega 80% võrra
- Suurenenud tootlikkus ja tööga rahulolu
- Vähendatud inimlikud vead
- Suurem vastavus nõuetele
- Parem andmete täpsus
- Vähendatud kulud, mis tulenevad kehvast tootmisest, käsitsi tehtud tööst ja klientide rahulolematusest tulenevast maine kaotusest.
Klienditeenindus
Kommunikatsioonivahendite levik on suurendanud erinevaid suhtluskanaleid, mida kliendid kasutavad ettevõtetega suhtlemiseks. See on toonud kaasa ka klientide ootuste järsu suurenemise.
Kaasaegne tarbija soovib, et ettevõtteid oleks võimalik kasutada ööpäevaringselt ning et tal oleks mitmeid võimalusi, sealhulgas iseteenindus. Kui need teenused ei vasta ootustele, loobuvad kliendid taotlustest. Mõned tagajärjed on näiteks üleminek konkureerivatele teenustele või ettevõtte halvakspanemine sotsiaalmeedias.
Klienditeenindus hõlmab palju manuaalseid protsesse. Ettevõtted peavad pidevat võitlust, et saada oma teenindajate ajast võimalikult palju kasu. Mõne sellise ülesande automatiseerimine on ilmselgelt atraktiivne.
#7. Klienditeenindajate täiendamine
Klienditeenindajad on ettevõtete jaoks märkimisväärne kulu. Paljudes tööstusharudes on need töötajad kliendiga seotud osakondade oluline osa. Nende töötajate maksimaalne kasutamine on ettevõtte jaoks hädavajalik.
RPA aitab mitmel erineval viisil. Esiteks, kliendid soovivad järjepidevust kõigis kanalites. Kui nad on ettevõttega teavet jaganud, tahavad nad, et see oleks olemas kõigis suhtlustes. Samuti ootavad nad, et töötajad oleksid teadlikud kõigist lubadustest või varasematest probleemidest.
Mõningaid probleeme saab lahendada hea kliendihaldustarkvara (CRM) abil. Need lahendused elavad ja surevad aga andmete kvaliteedi kaudu. Andmete käsitsi ajakohastamine on kulukas, inimlikele vigadele vastuvõtlik ja võtab väärtuslikku aega.
RPA juhtumiuuring klienditeenindajate täiendamiseks
RPA ümberkujundavaid omadusi saab näha juhtumiuuringus, mis hõlmab Cobmaxi, ülemaailmset müügikeskust. Kuna äri kasvas, sattusid müügiesindajad suure surve alla. Kui juhtkond võitis ühe Brasiilia juhtiva telekommunikatsiooniettevõtte lepingu, osutus nende manuaalne haldussüsteem aegunuks.
Cobmax rakendas RPA-lahenduse, mis tuvastas kõrge veamääraga käsitsi tehtavad ülesanded.
Üks neist protsessidest hõlmas andmete kopeerimist ja kleepimist ühest CRM-süsteemist teise. Vead tähendasid, et aruanded võtsid nende ebatäpsuste tõttu kaua aega.
Kasutades RPA-d nende ülesannete allhankimiseks, vähendas Cobmax back-office-toiminguid poole võrra ja vähendas aruannete koostamise aega kuni 66%.
Jaemüük
RPA on muutnud jaemüügitööstust mitmel viisil. Mõned kõige silmatorkavamad robotiseeritud protsesside automatiseerimise kasutusjuhtumid hõlmavad arvete automatiseerimist, tagastuste töötlemist ja isegi selliseid asju nagu varude haldamine.
Ka jaekaubandusettevõtted tuginevad suurel määral CRM- ja ERP-tarkvarale. Kuigi need süsteemid on uskumatud tsentraliseeritud andmehoidlad, tähendab klientide andmete käsitsi lisamine märkimisväärset tööaega, eriti kiirematele jaemüüjatele.
#8. Arvete automatiseerimine
Arvete töötlemine on probleemiks enamikus ettevõtetes, mitte ainult jaemüüjates. Iga ettevõte, kellel on suur hulk tasumisele kuuluvaid arveid, mõistab, kui aeganõudev on käsitsi tehtud töö, millega tagatakse, et müüja arveid makstakse õigeaegselt ja täies mahus.
Levvel Researchi aruandes tuuakse välja mõned suured probleemid, millega raamatupidamisarvestuse (AP) osakonnad silmitsi seisavad. Mõned neist hõlmavad käsitsi sisestatud andmeid, kadunud või dubleeritud arveid, ebatäpselt kooskõlastatud andmeid ja AP andmete mittevastavust kogu ettevõttes.
RPA-d saab kasutada nende protsesside automatiseerimiseks, mis viib kiiremate maksete tegemiseni, mis parandab suhteid tarnijatega, suurendab täpsust ning lihtsustab auditeid ja aruandeid.
RPA juhtumiuuring arvete automatiseerimiseks
Ühel suurel Põhja-Ameerika jaemüüjal, mis on ainult liikmetele mõeldud, oli probleem. Nad said iga päev tohutul hulgal arveid. Kiiretel perioodidel oli see arv kuni 700 päevas.
Nende arvete töötlemine hõlmas e-kirjade avamist, andmete väljavõtmist ja seejärel nende sisestamist tsentraliseeritud andmesüsteemidesse, sealhulgas sisemisse raamatupidamissüsteemi, et tagada kliendile maksete laekumine. Iga arve täitmiseks kulus kuni viis minutit, mille käigus esitati olulisi küsimusi protsessi jätkusuutlikkuse ja ettevõtte mastaapsuse kohta.
Nad lahendasid selle protsessi, rakendades optilist tähemärgituvastust, mis aitab lugeda ja eraldada teavet e-kirjadest. Sealt edasi suutsid nende robotid töödelda teavet ja edastada seda asjaomastele süsteemidele, tagades täpsed andmed ja kiire makse müüjatele.
Pärast uue RPA-süsteemi kasutuselevõttu töödeldi üle 93% arvetest ilma manuaalse sekkumiseta, täpsus tõusis 95%-ni ja umbes 20% AP-personalist sai vabaks, et tegeleda väärtuslikumate ülesannetega. Loe selle juhtumiuuringu kohta lähemalt siit.
IT
IT-osakonnad olid üks kiiremaid RPA kasutuselevõtjaid. Suures osas on see tingitud sellest, et juhtkond ja töötajad on uue tehnoloogia suhtes vastuvõtlikud ja märkavad kiiresti automatiseerimise võimalikku kasu.
Peaaegu kõigis tippudes on IT-osakonnad. Veelgi enam, kõik need sektorid kasutavad infotehnoloogiat väga erineval viisil, alates nii lihtsatest rakendustest nagu veebisaidi haldamine ja haldamine kuni täieliku küberturvalisuse operatsioonini, mis suudab juhtida rasket üleminekut pilvepõhisele tööle.
Konkreetsed RPA näited IT valdkonnas on järgmised:
- Kasutajate haldamine: Kontode, profiilide ja e-posti aadresside loomine erinevates süsteemides.
- Salasõna lähtestamine: Forrester Researchi hinnangul maksab iga parooli lähtestamine umbes 70 dollarit. RPA automatiseerib selle probleemi, säästes IT-budjetist lugematuid summasid.
- Andmete varundamine: Andmete käsitsi varundamine on aeganõudev. Samuti on see ajakava õudusunenägu. RPA võimaldab ettevõtetel automatiseerida andmete sünkroonimist ja luua aruandeid, et tagada kogu organisatsiooni põhiteabe ajakohasus.
- Abipiletite vastused: IT-personal on kallis. Siiski raiskavad liiga paljud ettevõtted raha, suunates oma spetsialiste reageerima väiksematele vahejuhtumitele, mis tõmbab nad ära muudest elutähtsatest töödest. Meeskonnad saavad koolitada RPA-roboteid lihtsate diagnostiliste kontrollide ja muude prognoositavate samm-sammuliste ülesannete täitmiseks.
Kuigi need on kõik suurepärased näited, on need vaid jäämäe tipp. RPA on puudutanud peaaegu kõiki IT-valdkondi, mis on jumalateenistus ajastul, mil tehnoloogia areneb nii kiiresti, et isegi värsketel koolilõpetajatel on raske tagada oma oskuste asjakohasust.
#10. Kasutajate haldamine
Elektrooniline õppimine ja arendamine on oluline osa töötajate tootlikkuse ja rahulolu tagamisel. Suurte ettevõtete jaoks on aga keeruline hallata kasutajaid ja tagada, et neil on vajalikud volitused, et pääseda ligi pakutavatele kursustele ja programmidele.
Selle eest vastutavad sageli ülekoormatud IT-osakonnad, kes tegelevad tugipiletite, küberturvalisuse hoiatuste ja mitmesuguste muude ülesannetega.
RPA juhtumiuuring kasutajate haldamiseks
Mid Yorkshire’i haigla NHS Trust on pühendunud tugevalt töötajate elukestvusele ja arengule. See vastutus laieneb nii uutele kui ka olemasolevatele töötajatele. Selleks, et tagada, et iga töötaja oleks võimeline pakkuma head hooldust, on neil digitaalne õppimismeeskond, mida toetab nende IT-osakond.
Kasutajate haldamine on aga nende osakondade jaoks koormav. Registreerimine toimus käsitsi. Nende juhtumiuuringu kohaselt kulus igale rakendusele umbes viis minutit, mis tähendab, et kolmeliikmelisel meeskonnal kulus 200 kasutaja haldamiseks poolteist päeva. Trustis töötab üle 9000 inimese, mis annab ülesandele teatava mõõtme.
Selle manuaalse protsessi ühtlustamine säästaks aega ja vigu ning vabastaks nende meeskonna monotoonsetest ja korduvatest ülesannetest.
IT-osakond kasutas RPA-lahendust, et viia registreerimised andmebaasi ja luua kontod igale uuele kasutajale. Sealt edasi registreerisid robotid kasutajaid kursustele ja saatsid asjakohaseid e-kirju. Kõik vead või topeltregistreerimised edastati meeskonnale käsitsi kontrollimiseks.
Tulemused on õpikunäide sellest, kuidas RPA võib muuta äritegevust. Nende hulka kuuluvad järgmised:
- Töötlemisaja vähenemine üle 70%
- 24/7 võimekus
- Vigade vähendamine
- Töötajad on vabastatud lisatööst, mis võimaldab neil keskenduda rohkem personaalsetele ülesannetele.
Kinnisvarahaldus ja kinnisvara
RPAd saab kasutada mitmete erinevate ülesannete automatiseerimiseks kinnisvarahalduse valdkonnas. Osaliselt on see tingitud sellest, et selles sektoris on palju tagasisuunalisi äriprotsesse, mis on iga ettevõtte standardne tunnusjoon. Siiski on ka teisi kinnisvarahaldusega seotud robootiliste protsesside automatiseerimise näiteid, mida saab kasutada.
Mõned kasutusjuhtumid on asjad, mida me oleme varemgi käsitlenud. Näiteks KYC- ja AML-kontrollide ning üldise sisseelamisprotsessi kiirendamine. Kuid RPAd saab kasutada ka maksekohustuste, residentide teabevahetuse ja kontode kooskõlastamise abistamiseks.
#11. Laenuandjate avalduste automatiseerimine
Kinnisvara arendamine ja haldamine hõlmab mitmeid käsitsi tehtavaid ülesandeid. Paljud neist sisaldavad kontrolle, et tagada raha laekumise ajakohasus. Laenu põhitoimikuid tuleb kontrollida pankadest, tagades, et üürnike või omanike kontod on korras.
Nende kontrollide teostamine hõlmab etteaimatavaid samme. Selle teabe väljaselgitamine on aga aeganõudev ja nõuab suurt täpsust. Seega on see särav näide RPA rakendustest, mis võivad parandada paljusid ettevõtteid.
RPA juhtumiuuring laenuandja avalduste automatiseerimiseks
A Chicago, IL. kinnisvara haldamise ja arendamise ettevõte võitlesid igakuiste laenuandjate väljavõtete ja laenude ajaloo aruannete kättesaamisega. Suur osa kohustustest langes üheainsa töötaja õlgadele.
Ülesanne oli juba väga korduv. Siiski tekitas täiendavaid komplikatsioone see, et laenuandja avaldused võisid ilmuda igal ajal umbes iga kuu viimasel nädalal. Selline olukord tähendas, et töötaja pidi kontrollima iga panga iga laenuandja väljavõtet, kuni need kõik olid allkirjastatud.
Kinnisvarafirma võttis kasutusele RPA-lahenduse, mis jagas ülesanded osadeks. Need sammud hõlmasid:
- Bott loeb laenude põhifaili ja kirjutab selle kuu kohta koopia.
- Ta määrab kindlaks, milliste pankade või laenuandjatega ta peab ühendust võtma.
- Seejärel kontrollib bot, kas laenuandja avaldus on kättesaadav.
- Kui avaldus on olemas, laeb ta selle alla ja ajakohastab vastavalt laenude põhifaili.
See protsess säästis direktori jaoks 10 tundi tööaega kuus.
Telekommunikatsioon
Telekommunikatsioonitööstus on RPAst oluliselt kasu saanud. Suures osas on see tingitud sellest, et paljud selle valdkonna käsitsi tehtavad protsessid on kõrgsageduslikud, korduvad ja reeglipõhised. Või teisisõnu, just selliseid ülesandeid, mida RPA lahendab.
Mõned ülesanded, mille puhul RPA võib aidata, hõlmavad selliseid asju nagu:
- Aruannete koostamine ja levitamine
- Müügitellimuste töötlemine
- Andmete varundamine
- Klienditeenindusega seotud probleemide lahendamine
- Turunduse automatiseerimine
Kuna telekommunikatsiooni valdkonnas on RPA rakendusi nii palju, võivad kasutusjuhtumid laieneda kogu organisatsioonile ning aidata parandada ja tõhustada hulgaliselt toiminguid.
#12. Tegevuse ratsionaliseerimine
Paljud RPA kõige tõhusamad kasutusviisid seisnevad prognoositavate ülesannete allhankes, mida tavaliselt täidavad inimtöötajad. Kui ettevõtted laienevad ja kasvavad, otsib juhtkond loomulikult võimalusi protsesside ühtlustamiseks, et parandada tegevuse tõhusust.
Tegevuste ühtlustamine võib toimuda telekommunikatsioonivaldkonnas mitmel erineval viisil. See võib hõlmata töötajate arvu vähendamist, tellimuste kättetoimetamise maksimeerimist ja mitmete back-office-ülesannete automatiseerimist.
Uurime juhtumiuuringut, kus RPA aitas suurel telekommunikatsiooniettevõttel säästa peaaegu 5 miljonit dollarit kulusid.
RPA juhtumiuuring tegevuse ratsionaliseerimiseks
Üks Austraalia tuntud telekommunikatsiooniettevõte seisab silmitsi kiirenenud nõudlusega internetiühenduse järele. Protsess hõlmas oma võrguinfrastruktuuri ajakohastamist ja valitsuse kohustuse täitmist riikliku lairibavõrgu (NBN), programmi, mis tagaks miljonite austraallaste juurdepääsu lairibaühendusele.
Selline laiaulatuslik riiklik operatsioon tekitas ettevõttele mitmeid probleeme. Ta pidi leidma viisi, kuidas juurdepääsu kiiresti kasutusele võtta, pidades samal ajal silmas nõutavat kõrgetasemelist teenust. Sellele tasemele suurendamine on just selline ülesanne, milleks RPAd saab kasutada.
Operatsioonil oli neli sammast. Need olid:
- Teenuse tsükli kestuse suurendamine
- Suurepärase kliendikogemuse tagamine
- Teenindus- ja tegevuskulude vähendamine
- Tööjõu toodangu ja tootlikkuse optimeerimine
Ettevõte kasutas 50 robotit, et suurendada tõhusust kahes peamises protsessis. Need olid:
- Kvaliteedi tagamine (QA)
- Tellimuse koostamise protsess
Mõned RPA kohaldamise eelised hõlmavad üle 2 tunni kokkuhoidu iga tellimuse puhul. Lisaks sellele suutis ettevõte tööjõukulusid märkimisväärselt vähendada, säästes ligikaudu 5 miljonit dollarit tarne tegevuskulusid.
Logistika
Logistika on veel üks valdkond, mis võttis RPA kasutusele enne teisi sektoreid. Lao- ja jaotuskeskused on toetunud automatiseerimisele, et vähendada kulusid ja vigu ning täita klientide nõudlikke 24/7 nõudeid.
Tarneahelad sisaldavad palju liikuvaid osi. Andmed on sujuvate toimingute ja õigeaegsuse lahutamatu osa, kusjuures jaotuskeskused tuginevad peensusteni laohaldussüsteemide (WMS) ning CRM- ja ERP-tarkvara vahelisele delikaatsele koostoimele.
ERP-tarkvara, näiteks NetSuite’i puhul on need süsteemid tsentraliseeritud. Rakendamine on aga väga tehniline, aeganõudev ja kulukas, rääkimata igakuistest litsentsidest, mis võivad kergesti ulatuda tuhandetesse dollaritesse.
#13. Saadetiste jälgimine ja tellimuste kontrollimine
Logistikaettevõtted elavad ja surevad oma tegevuse tulemuslikkusest. Kuna just-in-time tootmine ja varude haldamine on muutunud üha populaarsemaks, võivad viivitustel olla tõsised tagajärjed.
Kolmanda osapoolega seotud ettevõtete teenindamisel on omad keerukused. Jällegi on klientide ootused aastate jooksul märkimisväärselt kasvanud. Tarbijad soovivad pidevaid ja korrapäraseid uuendusi, kui tarned liiguvad läbi võrkude. Ebaselgeid prognoose enam ei sallita.
Logistikaettevõtted vahendavad tarbijate ja müüjate vahel. Jälgimine on pikka aega olnud käsitööliste pärusmaa. Tulemuseks on palju taotlusi erinevatel kommunikatsiooniplatvormidel. See on aeganõudev töö, mille puhul võib esineda vigu ja eksimusi.
RPA juhtumiuuring saadetiste jälgimiseks ja tellimuste auditeerimiseks
LTX Solutions on Atlantas asuv tarneahela juhtimise ettevõte. Nende eriala on veoautodest väiksema mahuga saadetised (LTL). 2019. aastal omandas nad Redwood Logistics, pikaajaline logistikaplatvormi kui teenuse (LPaaS) tarkvara pakkuja.
LTX vajas RPA-d ärimahu suurenemise haldamiseks. Enne Redwoodi omandamist tegid nad 12 töötajaga umbes 3000 tarnet kuus.
Kuid kui äritegevus kasvas, mõistis ettevõte peagi, et tema käsitsi jälgimis- ja auditeerimisprotsess ei suutnud koos nendega laieneda. Esiteks, nad hindasid, et päringute mahu käsitlemine nõuaks 12 uue töötaja töölevõtmist. Tööjõukulude suurendamine 40% võrra oleks väljakutse tööstusharus, mille marginaalid on teadaolevalt väikesed.
LTX võttis nende probleemide lahendamiseks kasutusele RPA-protsessid. Nende esimeseks eesmärgiks oli automatiseerida jälgimisprotsess. Andrew Gleeson, nende äriprotsesside asepresident, rakendas selle lahenduse umbes ühe päevaga, mis on tunnistus sellest, et RPA võib anda ettevõttele välkkiiresti muutva mõju. Tüüpilised tarkvara juurutamised võivad võtta nädalaid või kuid, nõudes väga tehnilisi meeskondi ja silmi pilgutavaid eelarveid.
Sealt edasi kasutas LTX RPA-d, et vähendada kontoritööajaid. Tehnoloogia aitas ettevõttel revolutsiooniliselt muuta oma tarneauditi protsessi. Veelgi enam, meeskond peab seda tulevikku suunatud lähenemist oluliseks teguriks, mis aitas kaasa nende omandamisele Redwood Logistics’i poolt.
Farmaatsiatooted
RPA kasutusjuhtumid farmaatsiatööstuses hõlmavad haldust, personaliarvestust, müügiprognoosimist ja isegi tarneahela ja varude haldamist. Siiski on range arvestuse pidamine ja andmehaldus üks kõige pakilisemaid bioteaduste valdkonna back-office-kulusid.
RPA on suurepärane lahendus paljudele neist halduskoormustest. Farmaatsiaettevõtted saavad kasutada tehnoloogiat dokumentide kontrollitud levitamise automatiseerimiseks ja oluliste andmete turvalise ja kättesaadava hoidla tagamiseks. Lisaks sellele võib RPA aidata kõrvaldada inimlikud vead dokumendihalduses ning kõrvaldada ebaefektiivsed ja ebatõhusad äriprotsesside juhtimise (BPM) põhimõtted.
Oleme artiklis juba paljusid neist teemadest käsitlenud, nii et selle asemel uurime, kuidas bioteaduste ettevõtted saavad RPA-d kasutusele võtta, et vähendada teadus- ja arendustegevuse kulusid, pöörates erilist tähelepanu dokumentide haldamisele kliiniliste uuringute ajal.
#14. Uurimis- ja arendustegevuse kulude vähendamine
Farmaatsia- ja bioteaduste ettevõtted seisavad silmitsi mitmesuguse survega. Vananev elanikkond kogu läänemaailmas tähendab, et nõudmised uute ravimeetodite järele kasvavad pidevalt. Samas on ka teadus- ja arendustegevuse kulud.
Teine oluline tegur, mida tuleb arvesse võtta, on ranged regulatiivsed tingimused ravimite väljatöötamiseks. Enne kui toode jõuab turule, vajab see ulatuslikku uurimistööd, dokumenteerimist ja kliinilist
katsed. Need vajalikud protsessid tähendavad, et farmaatsiaettevõtted peavad hoolikalt haldama dokumente ja andmeid, et olla reguleerijate suhtes õigel poolel.
RPA juhtumiuuring teadus- ja arendustegevuse kulude vähendamiseks
Dokumendis pealkirjaga ” Robotic Process Automation in Pharma: three case studies ” (Anagnoste, 2018) kirjeldab autor liiga levinud stsenaariumi, millega ravimitööstuse ettevõtted silmitsi seisavad, nimelt leida viis, kuidas tarnida ravimeid mõistlike kuludega, minnes samal ajal üle patsiendikesksemale ärimudelile.
Lisaks rõhutatakse dokumendis nõuetele vastavusega seotud koormust, mis vaevab bioteaduste valdkonnas tegutsevaid ettevõtteid. Nad toovad esile, kuidas kaks juhtivat farmaatsiaettevõtet olid seadnud oma teenuse parandamise eesmärgid, sealhulgas:
- Kiirem töötlemise aeg
- Investeeringute paremad tulemused
- Madalamad tootmiskulud.
Nende farmaatsiatoodete juhtumiuuringute keskmes oli kliiniliste uuringute dokumenteerimine. Kliinilised uuringud on rangelt reguleeritud. Ettevõtted peavad pidama täiuslikku arvestust ja dokumentatsiooni, mida tuntakse kui Trial Master’i faili.
Turvalisus, muudatuste kontroll, auditid ja arhiveerimine on selle lähenemisviisi neli alustala. Veelgi enam, enne kliiniliste testide käivitamist on olemas kontrollisüsteem, mis hõlmab erinevate sidusrühmade allkirju ja allkirju. Neid dokumente nimetatakse rohelise tule vormideks (Green Light Forms, GLF).
Traditsioonilistes seadeldistes hallati ja jaotati GLFide ülesandeid käsitsi. Kuna tegemist on mitmete standardiseeritud etappidega, on need protsessid hea kandidaat automatiseerimiseks.
Juhtumiuuringute kohaselt kasutasid kaks globaalset bioteaduste ettevõtet RPA-d oma dokumentatsiooni haldamiseks ja üldise vastavuse parandamiseks.
Esimene ettevõte vähendas kulusid ja sai selliseid eeliseid nagu:
- Suurem vastavus nõuetele
- Vähenenud vajadus dokumendihalduse toetuse järele
- Uus, ühtlustatud protsess
- Suurepärased mõõdikud uuringute ja dokumentide jälgimiseks
Teise katse käigus keskenduti nõuetele vastavuse ja dokumenditaotluste esitamise protsessi parandamisele. Jällegi aitas RPA ettevõtet järgmistel viisidel:
- Luua kohandatav ja paindlik lähenemisviis, mis suudaks kohaneda uute nõuete ja regulatsioonide täitmisega.
- Koguda usaldusväärset diagnostilist teavet, mida ettevõte saaks kasutada protsesside parandamiseks.
- Nõutavate dokumentide ühtsete eskaleerimismenetluste rakendamine
Neid äriprotsesse lihtsustades suutsid mõlemad ettevõtted säästa kulusid, järgides samal ajal üha keerulisemaks muutuvas keskkonnas nõuetele vastavuse standardeid.
Õigustööstus
Õigussektor on automatiseerimisest tohutult kasu saanud. Varem olid ettevõtetel suured dokumentide trükkimise, töötlemise ja ladustamise rajatised. Paberkandjal töötamine oli seotud pikkade tööaegade, inimlike vigade ohu, julgeolekuprobleemide ja muuga. RPA on aidanud vähendada suurt osa selles valdkonnas levinud käsitsi tehtavatest rasketest tööülesannetest.
See on muidugi vaid üks viis, kuidas tehnoloogia saab aidata. Muud RPA kasutusjuhud hõlmavad juhtumidokumentide loomist, andmebaasiotsinguid, juhtumite andmete läbivaatamist ja aruannete täitmist.
#15. Andmete migratsioon
Andmemigratsioon on standardne protsess, mida vajavad ettevõtted paljudes sektorites, mitte ainult õigusvaldkonnas. Kuid õiguspraktika nõuab mitte ainult võrratut andmete säilitamist, vaid ka võimet andmeid jagada ja tagasi kutsuda lühikese etteteatamisega.
Kuna digitaalne ümberkujundamine muutus kogu õigusmaailmas standardiks, vajasid paljud firmad lahendusi oma olemasolevate andmebaaside ülevõtmiseks ja nende majutamiseks pilves. Selline lähenemisviis võimaldaks neil töötada eemalt ja pääseda dokumentidele ligi ka liikvel olles. Siiski ei ole kõik andmemigratsiooniprojektid lihtsad.
RPA juhtumiuuring andmete rände kohta
Migreerimine uutele andmebaasistruktuuridele on piisavalt keeruline. Õigusbürood vajavad aga sageli individuaalseid lahendusi. Üks juhtumiuuring, mis hõlmas kinnisvara võõrandamisele spetsialiseerunud õigusbüroo , toob esile, kuidas RPAd saab kasutada nii ühekordsete probleemide kui ka pikaajaliste äriprotsesside lahendamiseks.
Kõnealusel ettevõttel oli vaja viia sadu kinnistupartiide andmeid Microsoft Accessi andmebaasist pilvepõhisele platvormile. Kuid uues tarkvaras puudus kohandamisvõime, et laadida ja valideerida advokaadiandmeid.
RPA-protsessi abil õnnestus meeskonnal migreerida andmed 100% täpsusega. Protsess võttis aega pool päeva ja säästis ettevõttele umbes 350 töötundi. See juhtumiuuring illustreerib taas kord RPA-rakenduste võimalusi tööprotsesside abistamiseks ja töötajate vabastamiseks, et nad saaksid täita rohkem kliendile ja väärtusele suunatud ülesandeid.
