A
hiljutine aruanne Research Nester
näitab, et 2024. aastaks automatiseeritakse kaks kolmandikku juhtimisülesannetest. Robootiliste protsesside automatiseerimine (RPA) on väga mitmekülgne tarkvaralahendus, mis aitab kaasa ärimaailma muutmisele.
Igasugused ettevõtted saavad kasutada RPA-d mitmesuguste protsesside, rakenduste ja toimingute automatiseerimiseks, mis annab käegakatsutavat kasu, sealhulgas aja ja raha kokkuhoiu ning tootlikkuse ja töötajate rahulolu suurendamise.
Selles artiklis tuuakse välja mõned parimad viisid, kuidas meeskonnad saavad kasutada
RPA
tõhususe suurendamiseks, kulude vähendamiseks ja tootlikkuse uue taseme saavutamiseks.
10 manuaalsed äriprotsessid, rakendused,
ja operatsioonid, mida võimaldab RPA
Robootiliste protsesside automatiseerimise turg laieneb uskumatu kiirusega. Sõltuvalt sellest, millist allikat te usute, on tööstuse aastane kasvutempo (CAGR) järgmise seitsme aasta jooksul prognoositud vahemikus vahemikus
20%
aadressile
40%
.
On selge, et ettevõtete juhid näevad RPA-investeeringuid oma digitaalse ümberkujundamise strateegiate võtmeelemendina. Kuna tulevikku mõtlevad ettevõtted võtavad
hüperautomaatika
, saavutab RPA peaaegu üldise kasutuselevõtu.
Meeskonnad, kes võtavad selle tarkvara kasutusele, saavad konkurentide ees eelise, sest RPA suudab tegeleda selliste toimingutega nagu andmete sisestamine, arvete ja maksete töötlemine, klienditeeninduse ülesanded, töötajate töölevõtmine ja palju muud.
Siin on mõned ülesanded, mida see tehnoloogia võib automatiseerida, võimaldades ettevõtetel oma ressursse targemalt kasutada.
#1. Andmete sisestamine
Andmete sisestamine on digitaalajastul oluline äritegevus. Samas on see ka üks kõige korduvamaid ja tüütumaid manuaalseid protsesse. Samuti kannatab see suure inimlike vigade määra all. Automatiseerimise rakendamine on väga mõistlik ettevõtete jaoks, kes haldavad palju andmeid.
RPA saab hakkama selliste toimingutega nagu:
- Andmete hankimine erinevatest allikatest, sealhulgas kolmanda osapoole tarkvarast.
- Inimlike vigade minimeerimine ning andmete kvaliteedi ja terviklikkuse tagamine.
- Andmete sisestamise protsesside kiirendamine
- Andmete väljavõtmine ja puhastamine, et tagada nende nõuetekohane struktureerimine tsentraliseeritud andmebaaside jaoks.
Viimases
digital.gov aastaaruanne aastast 2022
pakkus organisatsioon välja, et ta on aidanud föderaalvalitsusel RPA abil vähendada umbes 1,5 miljonit töötundi.
Üks aruandes esile toodud juhtumiuuring näitab, kuidas mereväe varustussüsteemi juhtkond (NAVSUP) kasutas RPA-d, et suurendada oma missiooni väärtust ja tõhusust, et vähendada merendusoperatsioonidest tulenevat reostust ja ohtlikke materjale.
Eelkõige võimaldas RPA organisatsioonil vähendada andmete käsitsi sisestamist mereväe ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) vahendisse. Automatiseeritud protsessid hõlmavad andmete lugemist ja salvestamist veebipõhisest rakendusest ning nende saatmist nende ERP-süsteemi. NAVSUPi tehniline juht soovitab, et RPA kasutuselevõtt on vähendanud koolituse kestust päevade või nädalate asemel vaid minutite võrra. Üldiselt on see protsess säästnud aastas üle 6000 tunni manuaalset tööd.
Lisateavet projekti kohta saate lugeda siit.
#2. Tagasitöötlemine
Nagu igaüks, kes peab e-kaubanduse ettevõtet, teab, et tagastuste töötlemine on aeganõudev ülesanne.
E-kaubanduse platvormide keskmine tagasisaatmismäär on 18,1%.
, kuid teiste hinnangute kohaselt on see näitaja pigem 30%. Tagastuste töötlemine on üks neist ülesannetest, mis ei anna tellimusraamatule lisaväärtust. Kui seda aga ei tehta tõhusalt, võib see kahjustada ettevõtte mainet ja tuua kaasa klientide kaotuse.
Tagastuse töötlemine sisaldab mitmeid käsitsi tehtavaid toiminguid. RPA saab hakkama selliste toimingutega nagu:
- Kliendi teatest teabe lugemine ja väljavõtmine ning selle lisamine tagastustellimuse süsteemi.
- Tagastuste kureerimine, vastates klientidele, saates välja saatelipikud ja jälgides tagastamist.
- Tagastuste või vahetuste koordineerimine tehingute autoriseerimise ja kontode ajakohastamise teel.
- suhtlemine kliendiga igal etapil, jälgimise ajakohastamine ja ajakava.
Kindel tagastamispoliitika on oluline. Shippo, Ameerika laevandustarkvara integratsiooniplatvorm, jagas tulemusi ühest
hiljutine uuring
mis näitab, et enam kui kaheksa klienti kümnest loeb enne kauba ostmist ettevõtte tagastuspoliitikat ja peaaegu pooled valivad alternatiivse müüja, kui poliitika ei ole neile meelepärane.
Tagastamispoliitika automatiseerimine on hõivatud e-kaubandusettevõtete jaoks uuenduslik, sest see vabastab personali, et keskenduda ülesannetele, mis loovad tulu ja kliendilojaalsust.
#3. Töölevõtmine
Viimastel aastatel on saanud väga selgeks, kui oluline on usaldusväärne sisseelamise kogemus. Kasutajate sisseelamine võtab kõige rohkem tähelepanu, sest see mõjutab lõpptulemust. Töötajate ja kolmandate osapoolte tarnijate töölevõtmine on siiski kriitilised protsessid, mis samuti tähelepanu väärivad. Ettevõtted saavad ühe võimaluse jätta esmamulje ja kui see õnnestub, on see tugevate ja püsivate suhete oluline ennustaja.
Töölevõtmine hõlmab siiski palju liikuvaid osi. Mõned manuaalsed protsessid on järgmised:
- Vormide täitmine
- Andmete kogumine ja töötlemine
- Dokumentide ja lepingute lugemine ja ettevalmistamine
- Taustakontroll
- Edasi-tagasi suhtlemine
Sellest tulenev ülesannete segadus on halduskoormus, mis võib tegevust aeglustada. Töölevõtu automatiseerimisel on mitmeid eeliseid, sealhulgas:
- Suurem läbipaistvus analüütika kaudu
- Parem osakondadevaheline koordineerimine
- Madalamad kulud
- Riskide ja viivituste leevendamine
- Suurem vastavus nõuetele
Ehkki on elemente, mis nõuavad personaalset lähenemist, saab paljusid samme automatiseerida.
Mõned juhtumiuuringud
näitavad, kuidas personaliosakonnad on säästnud 2000 töötundi aastas ja vähendanud sisseelamisaega üle 80%.
#4. Aruande koostamine
Aruannete koostamine on enamiku ettevõtete jaoks ülioluline. See aitab juhtkonnal olla kursis äritegevuse suundumustega ja teha andmepõhiseid otsuseid. Kuid kõigi nende andmete kogumine ühte kohta võib olla väga aeganõudev.
Üks suur väljakutse aruandluse puhul on sagedus. Sõltuvalt organisatsioonist või eesmärgist võib aruandeid vaja olla iga päev, kord nädalas või kord kuus. Paljudes stsenaariumides on need nõutavad nõudmisel. Kõikide andmete kogumine erinevatest allikatest võib nõuda märkimisväärset koordineerimist, kusjuures sageli tuleb teavet koguda erinevatest ja struktureerimata andmeallikatest.
RPA võimaldab personalitöötajatel, finants- ja turundusosakondadel või mitmetel muudel osakondadel kiiresti koguda teavet erinevatest allikatest. Robotid saab koolitada andmete kogumiseks e-kirjadest, tabelitest, andmebaasidest ja mitmesugustest rakendustest. Nende ülesannete määramine konkreetseteks ajavahemikeks aitab vähendada aruandlusprotsessi palju jalutuskäiku.
Aruandlus on palju enamat kui faktide ja arvude loetlemine. Kuigi asjaomane statistika on selgelt oluline, seisneb selle tegelik väärtus väärtusliku ülevaate saamises. See teeb neist mitmel moel klassikalise RPA kasutusjuhtumi, sest tehnoloogia täiendab töötajaid ja aitab neil teha paremat tööd.
RPA võimaldab tõhusat tööjaotust, mis maksimeerib ressursse. Robotid suudavad kiiresti koguda andmeid paljudest allikatest, samal ajal kui inimtöötajad suudavad andmeid kontekstualiseerida ja mõista. Ettevõtted võivad igal nädalal või kuul säästa tunde, mis kiiresti kogunevad. See on robotite tõhususe ja inimeste loovuse täiuslik ühendus.
#5. KYC ja AML vastavus
Klientide tundmise kohustused puudutavad paljusid erinevaid ettevõtteid. Pangad ja finantsasutused, laenuandjad, FinTechs, kihlveofirmad, maaklerid ja paljud teised on kohustatud koguma ja haldama kliendiandmeid ja dokumente, et aidata rahapesuvastaseid (AML) eeskirju täita.
Jällegi, need kohustused ei lisa tulu tellimuste raamatusse. Ometi kahjustab nõuete täitmata jätmine ettevõtteid trahvide ja mainekahju näol. Lihtsamalt öeldes on need ülesanded ideaalsed kandidaadid automatiseerimiseks.
RPA saab hakkama selliste toimingutega nagu:
- Kliendiandmete ja dokumentide lugemine ja analüüsimine
- Klientide andmete valideerimine
- Kliendiandmete koostamine ja sõelumine
- Riskianalüüside läbiviimine
- Klientidega suhtlemine
City Union Bank (CUB),
juhtiv Lõuna-India pank, rakendas automatiseerimist KYC ja konto avamise käsitlemiseks.
.
RPA on lubatud:
- 66%-line tööjõu vähenemine
- Konto avamise 7-kordne kiirendamine
- Oluliselt vähenenud veamäärad
Üldiselt on need suurepärased tulemused, mis näitavad, kuidas RPA aitab ettevõtetel areneda.
#6. Palgaarvestuse automatiseerimine
Palgaarvestus on igas suuruses ettevõtete jaoks aeganõudev. Suurtel ettevõtetel on märkimisväärne hulk töötajaid, kellele maksta palka, samas kui väiksematel ettevõtetel ei ole alati eelarvet spetsiaalsete palgaarvestajate jaoks.
On mitmeid põhjusi, miks palgaarvestus on suurepärane kandidaat RPA jaoks. Esiteks hõlmab see suure mahuga, reeglipõhiseid ülesandeid. Tegelikult kuulub suur osa sellest tööst andmetöötluse kategooriasse. Manuaalne palgaarvestus hõlmab andmete kogumist, kuluaruandlust, maksude arvutamist, hüvitisi ja muid keerulisi küsimusi.
RPA eelised palgaarvestuse automatiseerimisel hõlmavad suuremat kiirust, täpsust, kulude kokkuhoidu ja rangemat vastavust nõuetele. A
juhtumiuuring suurest Hospitality Groupist
näitab RPA potentsiaali palgaarvestuses: nad vähendasid oma palgaarvestuse töötlemiskulusid umbes 90%, säästes 200 000 dollarit aastas.
#7. Turundus
Hiljutised rasked majandustingimused on sundinud ettevõtete juhte uurima eelarvekärpeid. Nagu alati, on turundusosakonnad üks esimesi osakondi, mis tunneb majanduslanguse külma. Tulu teenivate meeskondade ülesandeks on “teha vähemaga rohkem”, mis on praeguses keskkonnas keeruline ülesanne.
Klientide soetamise kulud (CAC) on viimastel aastatel kontrolli alt väljunud. Uute ettevõtete leidmine on muutunud mõnede ettevõtete jaoks nii konkurentsivõimeliseks, et see takistab üldist kasumlikkust. RPA võib aidata turundusmeeskondi, automatiseerides palju korduvaid ja aeganõudvaid ülesandeid, mis on seotud tulude suurendamisega.
Turunduskontekstis suudab RPA tegeleda selliste ülesannetega nagu:
- SMS-i, e-posti ja sotsiaalmeedia kaudu toimuvate teavituskampaaniate automatiseerimine
- PPC reklaamipakkumiste tegemine Google’i ja Facebooki reklaami vahendusel
- Reklaamide A/B testimine reklaami maksimaalse tõhususe tagamiseks
- SEO aruannete koostamine märksõnade ja kampaaniate tõhususe kohta
- Juhtide hindamine ja kvalifitseerimine
Tegelikult on automatiseerimine turunduses nii tõhus, et viimastel aastatel on tekkinud palju spetsiaalset tarkvara, mis selle tööga tegeleb. Üks puudus on see, et mõned neist vahenditest on kallid või nõuavad osa reklaami eelarvest, kuid ei anna kindlat garantiid tulemustele. RPA-vahendid võimaldavad ettevõtetel luua nende masinate oma versiooni, mis sobib nende eesmärkidele ja tarkvarapakettidele.
#8. Krediidikontroll
Krediidikontroll on hoolsuskontrolli oluline osa. Kuigi teie ettevõtte kaitsmine peaks olema esmatähtis, jätavad paljud meeskonnad selle töö tegemata. Selle tulemusena maksavad nad selle eest hiljem.
On mitmeid stsenaariume, kus ettevõtted peavad tegema krediidikontrolli. Näiteks uute klientide, tarnijate või töötajate vastuvõtmisel. Veelgi enam, krediidikontroll on ka osa üldisest vastavusest uute müüjate töölevõtmisel.
Automaatne krediidikontroll toob ettevõtjatele mitmel viisil kasu. Esiteks on nad kiired, mis parandab oluliselt otsuste tegemise aega. Kuid kasu ei piirdu sellega. Inimeste eemaldamisel võrrandist on ka muid eeliseid, näiteks vähenevad võimalikud eelarvamused võõraste suhtes ja sellega seotud tööjõukulud.
RPA võimaldab ettevõtetel siseneda töösüsteemidesse, koguda andmeid, võrrelda neid krediidiinfo büroode andmetega, eraldada asjakohast teavet ja esitada aruanne mõne minutiga. Meeskonnad saavad seda isegi oma töövoogudesse sisse ehitada, nii et protsess käivitub ilma inimese sekkumiseta.
#9. Hinnaseire ja võrdlus
Ettevõtted võivad omavahel konkureerida mitmel rindel. Nad võivad konkurentidest eristuda oma kaupade või teenuste kvaliteedi või järgmise taseme toetuse või mugavuse pakkumise kaudu. Kuid te ei saa eirata asjaolu, et hind on tarbijate jaoks suur tegur.
Rahvarohkel turul on hinnakujundus konkurentsieelis. Eelkõige on dünaamiline hinnakujundus oluline vahend kiiresti muutuvatel ja suure mahuga turgudel. Konkurentide jälgimine, et näha, kuidas nad oma pakkumisi kohandavad, nõuab aga palju käsitsi tehtavat tööd. Veelgi enam, see on ülesanne, mis nõuab suurt tähelepanu.
RPA kasutamine võimaldab meeskondadel uurida konkurentide veebisaite ja märgata muutuvaid hindu. Kui ettevõtte eesmärk on jääda konkurentide pakkumistest allapoole või teatud vahemikku, võivad meeskonnad automatiseerida oma hindade tõusu ja langust koos konkurentidega. See ei pea olema isegi mitte seotud reaalajas toimuvate muudatustega; see võib olla ka selle tagamine, et CRM-süsteemid on pidevalt ajakohased, et müügimeeskondadel oleks alati parim teave, mis aitab neil tehinguid sõlmida.
Ostjad saavad RPA-d kasutada ka tooraine hinna jälgimiseks. Määrates konkreetsed parameetrid, saavad nad liikuda, et kindlustada kaupu soodsate hindadega, säästes seeläbi mõõtmatuid summasid.
#10. Saadetiste planeerimine ja jälgimine
Kuigi laevandus ja logistika on olnud üldise digitaliseerimise suundumuse peamised kasutuselevõtjad, on nende ettevõtete planeerimis- ja jälgimiselemendid ikka veel üllatavalt palju käsitsi tehtud tööd. Nii paljude erinevate tarnijate puhul, kellel kõigil on oma portaalid, võib saatmise koordineerimine ja kaupade kättesaamise jälgimine võtta palju aega.
RPA saab hakkama selliste toimingutega nagu:
- Kiireimate või kõige kuluefektiivsemate laevateede leidmine
- Tellimuste ja maksete töötlemine
- Suhtlemine lao- või varude haldamise tarkvaraga
- tarnete jälgimine ja täieliku auditi teostamine
- Uuenduste edastamine kommunikatsiooniplatvormide kaudu
- Arvete koostamine
Automatiseerimine, olgu see siis tarkvara testimine, RPA või muu, võib aidata jaemüüjatel, e-kaubanduse kauplustel või kolmandatest isikutest tarneettevõtetel rakendada kliendikesksemat lähenemist logistikale. Saatmispäringutele kuluva käsitsi töötunni vähendamine võib märkimisväärselt vähendada tegevuskulusid, tagades samal ajal, et kliendid saavad nõutavat teenindustaset.
