A
nedavno poročilo Research Nester
kaže, da bosta do leta 2024 dve tretjini upravljavskih nalog avtomatizirani. Robotska avtomatizacija procesov (RPA) je zelo vsestranska programska rešitev, ki bo ključnega pomena pri preoblikovanju poslovnega sveta.
Podjetja vseh vrst lahko z RPA avtomatizirajo različne procese, aplikacije in operacije, kar prinaša oprijemljive koristi, kot so prihranek časa in denarja ter povečanje produktivnosti in zadovoljstva zaposlenih.
V tem članku bomo izpostavili nekaj najboljših načinov, kako lahko ekipe uporabljajo
RPA
za povečanje učinkovitosti, zmanjšanje stroškov in sprostitev novih ravni produktivnosti.
10 ročnih poslovnih procesov in aplikacij,
in operacije, ki jih omogoča RPA
Trg robotske avtomatizacije procesov se razvija z neverjetno hitrostjo. Odvisno od tega, kateremu viru verjamete, se za naslednjih sedem let napoveduje, da bo sestavljena letna stopnja rasti (CAGR) v tej panogi znašala med
20%
na .
40%
.
Jasno je, da vodje podjetij vidijo naložbe v RPA kot ključni del svojih strategij digitalne preobrazbe. Ker podjetja, ki razmišljajo o prihodnosti, sprejemajo
hiperavtomatizacija
, bo RPA dosegla skoraj vsesplošno sprejetje.
Ekipe, ki bodo sprejele to programsko opremo, bodo pridobile prednost pred konkurenti, saj bo RPA lahko opravljala dejavnosti, kot so vnos podatkov, obdelava računov in plačil, naloge storitev za stranke, uvajanje zaposlenih in drugo.
V nadaljevanju si oglejte nekaj nalog, ki jih lahko ta tehnologija avtomatizira, kar podjetjem omogoča pametnejšo uporabo virov.
#1. Vnos podatkov
Vnos podatkov je v digitalni dobi ključna poslovna funkcija. Vendar je to tudi eden najbolj ponavljajočih se in napornih ročnih postopkov. Prav tako je v njem veliko človeških napak. Izvajanje avtomatizacije je smiselno za podjetja, ki upravljajo veliko podatkov.
RPA bo lahko opravljala naslednje operacije:
- pridobivanje podatkov iz različnih virov, vključno s programsko opremo tretjih oseb.
- zmanjšanje človeških napak ter zagotavljanje ustrezne kakovosti in celovitosti podatkov.
- Pospeševanje postopkov vnosa podatkov
- pridobivanje in čiščenje podatkov, da se zagotovi njihova pravilna struktura za centralizirane podatkovne zbirke.
V zadnjem
letnem poročilu digital.gov iz leta 2022
je organizacija navedla, da je zvezni vladi z uporabo RPA pomagala skrajšati približno 1,5 milijona delovnih ur.
Študija primera, ki je poudarjena v poročilu, prikazuje, kako je poveljstvo mornariškega oskrbovalnega sistema (NAVSUP) uporabilo RPA za povečanje vrednosti in učinkovitosti svojega poslanstva za zmanjšanje onesnaževanja in nevarnih snovi, ki so posledica njegovih pomorskih operacij.
Zlasti je RPA organizaciji omogočila zmanjšanje ročnega vnosa podatkov v orodje za načrtovanje virov podjetja (ERP) mornarice. Avtomatizirani postopki vključujejo branje in zajemanje podatkov iz spletne aplikacije ter njihovo pošiljanje v sistem ERP. Tehnični vodja NAVSUP meni, da je sprejetje RPA skrajšalo usposabljanje z dni ali tednov na le nekaj minut. Na splošno je postopek prihranil več kot 6000 ur ročnega dela na leto.
Več o projektu si lahko preberete tukaj.
#2. Obdelava vračil
Vsak, ki vodi podjetje za e-trgovino, ve, da je obdelava vračil dolgotrajno opravilo.
Povprečne stopnje vračanja za platforme za e-trgovino znašajo 18,1 %.
, po drugih ocenah pa naj bi bila ta številka bližje osupljivim 30 %. Obdelava vračil je eno od tistih opravil, ki ne dodajajo vrednosti knjigi naročil. Če tega ne storite učinkovito, lahko to škodi ugledu podjetja in povzroči izgubo strank.
Obdelava vračila vsebuje več ročnih korakov. RPA bo lahko opravljala naslednje operacije:
- Branje in pridobivanje informacij iz sporočila stranke ter njihovo dodajanje v sistem za vračanje naročil.
- urejanje vračil z odgovarjanjem strankam, pošiljanjem nalepk za pošiljanje in sledenjem vračilu
- usklajevanje vračil ali zamenjav z odobritvijo transakcij in posodabljanjem računov.
- komuniciranje s stranko na vsakem koraku poti, zagotavljanje posodobitev spremljanja in časovnih okvirov.
Pomemben je trden pravilnik o vračilih. Shippo, ameriška platforma za integracijo programske opreme za odpremo, je objavila rezultate raziskave
nedavna raziskava
ki kažejo, da več kot osem od desetih kupcev pred nakupom blaga prebere pravilnik o vračilu blaga, skoraj polovica pa jih izbere drugega prodajalca, če jim pravilnik ne ustreza.
Avtomatizacija politike vračil je za natrpane dejavnosti e-trgovine preobrazba, saj sprosti osebje, ki se lahko osredotoči na naloge, ki ustvarjajo prihodke in zvestobo strank.
#3. Uvajanje v sistem
V zadnjih letih se je zelo jasno pokazala vrednost dobrih izkušenj pri uvajanju v delo. Pri uvajanju uporabnikov se največ pozornosti namenja njegovemu vplivu na končni rezultat. Vendar pa sta uvajanje zaposlenih in tretjih ponudnikov ključna procesa, ki si prav tako zaslužita pozornost. Podjetja imajo le eno priložnost, da naredijo prvi vtis, in če ga naredijo pravilno, je to pomemben dejavnik, ki napoveduje močne in trajne odnose.
Vendar je pri uvajanju v delo veliko gibljivih delov. Nekateri ročni postopki vključujejo:
- Izpolnjevanje obrazcev
- Zbiranje in obdelava podatkov
- Branje in priprava dokumentov in pogodb
- Preverjanje preteklosti
- Povratna komunikacija
Nastala gneča opravil predstavlja upravno breme, ki lahko upočasni delovanje. Avtomatizacija vkrcavanja ima več prednosti, med drugim:
- Večja preglednost z analitiko
- Izboljšano usklajevanje med oddelki
- Nižji stroški
- Zmanjšanje tveganja in zamud
- Večja skladnost
Čeprav nekateri elementi uvajanja v delo zahtevajo bolj osebno obravnavo, je veliko korakov mogoče avtomatizirati.
Nekaj študij primerov
kažejo, kako so kadrovski oddelki prihranili 2000 delovnih ur na leto in skrajšali čas uvajanja za več kot 80 %.
#4. Ustvarjanje poročil
Ustvarjanje poročil je za večino podjetij ključnega pomena. Vodstvu pomaga pri spremljanju trendov v podjetju in sprejemanju odločitev, ki temeljijo na podatkih. Vendar je zbiranje vseh teh podatkov na enem mestu lahko zelo zamudno.
Eden od velikih izzivov pri poročanju je pogostost. Odvisno od organizacije ali namena so poročila lahko dnevna, tedenska ali mesečna. V številnih scenarijih so potrebni na zahtevo. Zbiranje vseh podatkov iz različnih virov lahko zahteva precejšnjo mero usklajevanja, pri čemer se informacije pogosto črpajo iz različnih in nestrukturiranih virov podatkov.
RPA poslovnim strokovnjakom v kadrovskih, finančnih, trženjskih in drugih oddelkih omogoča hitro zbiranje informacij iz različnih virov. Bote je mogoče usposobiti za zbiranje podatkov iz e-pošte, preglednic, podatkovnih zbirk in različnih aplikacij. Z določitvijo teh nalog za določene časovne intervale lahko postopek poročanja skrajšate za veliko dela.
Poročanje je veliko več kot le navajanje dejstev in številk. Čeprav so statistični podatki nedvomno bistveni, je njihova prava vrednost v ustvarjanju dragocenih vpogledov. V mnogih pogledih je to klasičen primer uporabe RPA, saj tehnologija dopolnjuje delavce in jim pomaga opraviti boljše delo.
RPA omogoča učinkovito delitev dela, ki maksimalno izkorišča vire. Boti lahko hitro zberejo podatke iz različnih virov, medtem ko jih lahko človeški delavci kontekstualizirajo in razumejo. Podjetja lahko vsak teden ali mesec prihranijo nekaj ur, kar se hitro nabere. To je popolna kombinacija učinkovitosti robotov in človeške ustvarjalnosti.
#5. Skladnost s pravili KYC in AML
Obveznosti poznavanja strank (KYC) zadevajo veliko različnih podjetij. Banke in finančne institucije, posojilodajalci, FinTech, stavnice, posredniki in drugi morajo zbirati in upravljati podatke in dokumente o strankah, da bi lažje izpolnjevali predpise o preprečevanju pranja denarja (AML).
Tudi te obveznosti ne povečujejo prihodkov v knjigi naročil. Neupoštevanje predpisov pa podjetjem škoduje v obliki glob in izgube ugleda. Preprosto povedano, ta opravila so idealni kandidati za avtomatizacijo.
RPA bo lahko opravljala naslednje operacije:
- Branje in analiziranje podatkov in dokumentov o strankah
- Potrjevanje podatkov o strankah
- Zbiranje in pregledovanje podatkov o strankah
- Izvajanje ocen tveganja
- Komunikacija s strankami
City Union Bank (CUB),
vodilna južnoindijska banka, ki je uvedla avtomatizacijo za obdelavo KYC in odpiranje računov.
.
Omogočena je RPA:
- 66-odstotno zmanjšanje stroškov dela
- 7-kratno pospeševanje odpiranja računov
- Zelo zmanjšana stopnja napak
Na splošno so to odlični rezultati, ki poudarjajo, kako RPA pomaga podjetjem pri uspehu.
#6. Avtomatizacija obračuna plač
Obračun plač je za podjetja vseh velikosti zamuden. Velika podjetja imajo veliko število zaposlenih, ki jih je treba plačati, medtem ko manjša podjetja nimajo vedno na voljo sredstev za osebje, ki se ukvarja s plačami.
Obstaja več razlogov, zakaj je obdelava plač odlična izbira za RPA. Za začetek gre za obsežna opravila, ki temeljijo na pravilih. Pravzaprav se večina dela uvršča v kategorijo obdelave podatkov. Ročna obdelava plač vključuje zbiranje podatkov, poročanje o stroških, davčne izračune, ugodnosti in druge zaplete.
Prednosti RPA za avtomatizacijo plač so večja hitrost, natančnost, prihranek stroškov in strožje upoštevanje skladnosti. A
študija primera iz velike gostinske skupine
prikazuje potencial RPA za obračun plač: stroške obdelave plač so zmanjšali za približno 90 % in tako prihranili 200 tisoč dolarjev na leto.
#7. Trženje
Nedavne težke gospodarske razmere so voditelje podjetij prisilile, da preučijo možnost zmanjšanja proračunskih sredstev. Kot vedno so oddelki za trženje med prvimi, ki občutijo posledice upočasnitve gospodarske rasti. Ekipe za ustvarjanje prihodkov morajo “narediti več z manj”, kar je v sedanjem okolju zahtevna naloga.
Stroški pridobivanja strank (CAC) so v zadnjih letih ušli izpod nadzora. Iskanje novih poslov je za nekatera podjetja postalo tako konkurenčno, da ovira splošno dobičkonosnost. RPA lahko pomaga marketinškim ekipam z avtomatizacijo številnih ponavljajočih se in dolgotrajnih opravil, povezanih z ustvarjanjem prihodkov.
V marketinškem kontekstu bo RPA lahko opravljala naloge, kot so:
- Avtomatiziranje kampanj obveščanja prek sporočil SMS, e-pošte in družabnih medijev.
- Ponujanje oglasov PPC v Googlovih in Facebookovih oglasih
- A/B testiranje oglasov za zagotavljanje največje učinkovitosti oglasov
- Izvajanje poročil SEO za ključne besede in učinkovitost kampanj
- Ocenjevanje in kvalifikacija potencialnih strank
Avtomatizacija je pri trženju tako učinkovita, da se je v zadnjih letih pojavilo veliko namenske programske opreme, ki opravlja to delo. Pomanjkljivost je, da so nekatera od teh orodij draga ali zahtevajo del oglaševalskega proračuna, vendar brez železnega jamstva za rezultate. Orodja RPA podjetjem omogočajo, da izdelajo lastne različice teh strojev, ki ustrezajo njihovim ciljem in programski opremi.
#8. Kreditni pregledi
Kreditni pregledi so bistveni del skrbnega pregleda. Čeprav bi morala biti zaščita podjetja prva prednostna naloga, se mnoge ekipe zanemarijo pri tem. Posledica tega je, da jo plačajo pozneje.
Obstaja več scenarijev, v katerih morajo podjetja opraviti preverjanje kreditne sposobnosti. Na primer pri sprejemanju novih strank, dobaviteljev ali zaposlenih. Poleg tega so kreditni pregledi tudi del splošne skladnosti pri sprejemanju novih prodajalcev.
Avtomatizirano preverjanje kreditne sposobnosti podjetjem koristi na več načinov. Za začetek so hitri, kar močno izboljša čas sprejemanja poslovnih odločitev. Vendar se prednosti ne končajo le pri tem. Odstranitev ljudi iz enačbe ima še druge prednosti, na primer zmanjšanje morebitne pristranskosti do podnajemnikov in s tem povezanih stroškov dela.
RPA podjetjem omogoča, da se prijavijo v delovne sisteme, zberejo podatke, jih preverijo pri uradih za kreditno poročanje, izločijo ustrezne informacije in v nekaj minutah pripravijo poročilo. Ekipe ga lahko celo vgradijo v svoje delovne tokove, tako da se postopek sproži brez človeškega posredovanja.
#9. Spremljanje in primerjava cen
Podjetja lahko med seboj tekmujejo na več področjih. V primerjavi s tekmeci lahko izstopajo s kakovostjo svojega blaga ali storitev ali s ponudbo podpore ali udobja na višji ravni. Vendar ne morete mimo dejstva, da je cena za potrošnike pomemben dejavnik.
Na prenatrpanih trgih so cene konkurenčna prednost. Dinamično oblikovanje cen je pomembno orodje zlasti na hitro spreminjajočih se trgih z velikim obsegom prodaje. Spremljanje konkurentov in ugotavljanje, kako prilagajajo svoje ponudbe, pa zahteva veliko ročnega dela. Poleg tega je to naloga, ki zahteva veliko pozornosti.
Z uporabo RPA lahko ekipe prebirajo spletna mesta konkurentov in beležijo spreminjajoče se cene. Če je poslovni cilj ostati pod ponudbo tekmecev ali v določenem razponu, lahko ekipe avtomatizirajo svoje cene tako, da se zvišujejo in znižujejo skupaj s tekmeci. Ni nujno, da gre za spremembe v realnem času; lahko gre tudi za zagotavljanje stalnega posodabljanja sistemov CRM, tako da imajo prodajne ekipe vedno najboljše informacije, ki jim pomagajo pri sklepanju poslov.
Kupci lahko RPA uporabljajo tudi za spremljanje cen surovin. Z določitvijo določenih parametrov lahko prestavijo in zagotovijo blago po ugodnih cenah ter tako prihranijo nepopisne zneske.
#10. Načrtovanje in sledenje pošiljk
Medtem ko sta ladijski promet in logistika glavna nosilca splošnega trenda digitalizacije, je v teh dejavnostih še vedno presenetljivo veliko ročnega dela pri načrtovanju in sledenju. S številnimi različnimi dobavitelji, od katerih ima vsak svoj portal, lahko usklajevanje pošiljanja in spremljanje prejema blaga vzameta veliko časa.
RPA lahko opravi operacije, kot so:
- Iskanje najhitrejših ali stroškovno najučinkovitejših prevoznih poti
- Obdelava naročil in plačil
- Komunikacija s programsko opremo za upravljanje skladišča ali zalog
- sledenje dobavam in zagotavljanje popolne revizije
- sporočanje posodobitev prek komunikacijskih platform
- izdaja računov
Avtomatizacija, bodisi testiranje programske opreme, RPA ali druga, lahko pomaga trgovcem na drobno, e-trgovinam ali zunanjim dostavnim podjetjem pri izvajanju pristopa k logistiki, ki je bolj osredotočen na stranke. Z zmanjšanjem števila ur ročnega dela, porabljenih za poizvedbe o odpremi, lahko znatno zmanjšate stroške poslovanja, hkrati pa strankam zagotovite raven storitev, ki jo zahtevajo.
