A
a Research Nester nemrégiben készült jelentése
szerint 2024-re a vezetői feladatok kétharmadát automatizálják majd. A robotizált folyamatautomatizálás (RPA) egy rendkívül sokoldalú szoftveres megoldás, amely fontos szerepet játszik az üzleti világ átalakulásában.
Az RPA-t mindenféle cég használhatja a folyamatok, alkalmazások és műveletek változatos kombinációjának automatizálására, aminek kézzelfogható előnyei közé tartozik az idő- és pénzmegtakarítás, valamint a termelékenység és a dolgozói elégedettség növelése.
Ez a cikk néhányat emel ki a legjobb módszerek közül, amelyekkel a csapatok felhasználhatják a
RPA
a hatékonyság növelésére, a költségek csökkentésére és a termelékenység új szintjeinek felszabadítására.
10 manuális üzleti folyamatok, alkalmazások,
és az RPA által lehetővé tett műveletek
A robotizált folyamatautomatizálási piac hihetetlen ütemben bővül. Attól függően, hogy melyik forrásnak hiszünk, az iparág összetett éves növekedési rátája (CAGR) a következő hét évre az előrejelzések szerint a következő hét év között lesz.
20%
a címre.
40%
.
Egyértelmű, hogy az üzleti vezetők az RPA-beruházást digitális átalakítási stratégiájuk kulcsfontosságú részének tekintik. Ahogy az előremutató cégek felkarolják
hiperautomatizálás
, az RPA közel általános elfogadottságot fog elérni.
Azok a csapatok, amelyek bevezetik ezt a szoftvert, előnyre tesznek szert a versenytársakkal szemben, mivel az RPA képes lesz kezelni az olyan műveleteket, mint az adatbevitel, a számla- és fizetési feldolgozás, az ügyfélszolgálati feladatok, az alkalmazottak felvétele és még sok más.
Íme, néhány olyan feladat, amelyet ez a technológia automatizálhat, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy bölcsebben használják fel erőforrásaikat.
#1. Adatbevitel
Az adatbevitel létfontosságú üzleti funkció a digitális korban. Ugyanakkor ez az egyik legismétlődőbb és legunalmasabb manuális folyamat is. Emellett magas az emberi hibák aránya. Az automatizálás bevezetésének sok értelme van a sok adatot kezelő vállalatok számára.
Az RPA képes lesz olyan műveleteket kezelni, mint például:
- Adatok kinyerése különböző forrásokból, beleértve a harmadik féltől származó szoftvereket is.
- Az emberi hibák minimalizálása, valamint az adatok minőségének és integritásának biztosítása.
- Az adatbeviteli folyamatok felgyorsítása
- Az adatok kinyerése és tisztítása a központosított adatbázisok számára történő megfelelő strukturálás biztosítása érdekében.
Az utolsó
digital.gov 2022-es éves jelentésében
a szervezet azt javasolta, hogy az RPA használatával mintegy 1,5 millió munkaórát sikerült csökkentenie a szövetségi kormányzatnak.
A jelentésben kiemelt egyik esettanulmány azt mutatja be, hogy a Haditengerészeti Ellátórendszer Parancsnokság (NAVSUP) hogyan használta az RPA-t a tengeri műveletekből eredő szennyezés és veszélyes anyagok csökkentésére irányuló küldetése értékének és hatékonyságának növelésére.
Az RPA különösen lehetővé tette a szervezet számára, hogy csökkentse az adatok manuális bevitelét a haditengerészet vállalati erőforrás-tervezési (ERP) eszközébe. Az automatizált folyamatok közé tartozik az adatok beolvasása és rögzítése egy webalapú alkalmazásból, majd elküldése az ERP rendszerükbe. A NAVSUP technikai vezetője szerint az RPA bevezetése napokról vagy hetekről percekre csökkentette a képzés időtartamát. Összességében a folyamat évente több mint 6000 órányi kézi munkát takarított meg.
A projektről bővebben itt olvashat.
#2. Visszatérés feldolgozása
Mindenki tudja, aki e-kereskedelmi vállalkozást vezet, hogy a visszaküldések feldolgozása időigényes feladat.
Az e-kereskedelmi platformok átlagos visszaküldési aránya 18,1%.
, más becslések szerint ez a szám közelebb van a megdöbbentő 30%-hoz. A visszáru feldolgozása egyike azoknak a feladatoknak, amelyek nem adnak hozzáadott értéket a rendelésállományhoz. Ha azonban ezt nem sikerül hatékonyan elvégezni, az károsíthatja a vállalkozás hírnevét, és az ügyfelek elvesztéséhez vezethet.
A bevallás feldolgozása több manuális lépést tartalmaz. Az RPA képes lesz olyan műveleteket kezelni, mint például:
- Az ügyfél kommunikációjából származó információk beolvasása és kinyerése, majd hozzáadása a visszaküldési megbízási rendszerhez.
- Visszaküldések kezelése az ügyfeleknek való válaszadással, szállítási címkék kiküldésével és a visszaküldés nyomon követésével.
- Visszaküldések vagy cserék koordinálása a tranzakciók engedélyezésével és a számlák frissítésével.
- Kommunikáció az ügyféllel az út minden egyes lépésén keresztül, nyomon követési frissítések és határidők biztosítása.
A megbízható visszatérítési politika számít. A Shippo, egy amerikai szállítási szoftverintegrációs platform, megosztotta egy
friss felmérés
amely szerint tízből több mint nyolc vásárló elolvassa egy vállalat visszavételi szabályzatát, mielőtt árut vásárolna, és majdnem a fele alternatív eladót választ, ha a szabályzat nem tetszik neki.
A visszatérítési politika automatizálása átalakító hatással van az elfoglalt e-kereskedelmi műveletekre, mivel felszabadítja a személyzetet, hogy a bevételt és a vásárlói hűséget generáló feladatokra összpontosíthassanak.
#3. Beépítés
Az elmúlt években nagyon is nyilvánvalóvá vált, hogy milyen értéket képviselnek a megbízható beilleszkedési tapasztalatok. A felhasználók beilleszkedése kapja a legtöbb figyelmet, mivel az a végeredményre is hatással van. Az alkalmazottak és a harmadik féltől származó szállítók beillesztése azonban olyan kritikus folyamatok, amelyek szintén figyelmet érdemelnek. A cégeknek egyetlen esélyük van az első benyomás kialakítására, és ha ez jól sikerül, akkor ez jelentős előrejelzője az erős és tartós kapcsolatoknak.
A beszállás azonban sok mozgó részből áll. A manuális folyamatok közé tartozik:
- Nyomtatványok kitöltése
- Adatgyűjtés és -feldolgozás
- Dokumentumok és szerződések olvasása és előkészítése
- Háttérellenőrzések
- Előre-hátra kommunikáció
Az így létrejövő feladathalmaz olyan adminisztratív terhet jelent, amely lelassíthatja a működést. A beszállás automatizálása számos előnnyel jár, többek között:
- Nagyobb átláthatóság az analitika révén
- Jobb tárcaközi koordináció
- Alacsonyabb költségek
- A kockázatok és késedelmek mérséklése
- Fokozott megfelelés
Bár vannak olyan elemei a beilleszkedésnek, amelyek személyes érintkezést igényelnek, sok lépés automatizálható.
Néhány esettanulmány
azt mutatják, hogy a HR-osztályok évente 2000 munkaórát takarítottak meg, és több mint 80%-kal csökkentették a beillesztési időt.
#4. Jelentés generálása
A jelentéskészítés a legtöbb cég számára létfontosságú. Segít a vezetőségnek, hogy a vállalaton belüli tendenciáknak a csúcsán maradjon, és adatvezérelt döntéseket hozhasson. Az összes adat egy helyen történő összegyűjtése azonban nagyon időigényes lehet.
A jelentéstétel egyik nagy kihívása a gyakoriság. A szervezettől vagy céltól függően a jelentésekre naponta, hetente vagy havonta lehet szükség. Sok esetben igény szerint van rájuk szükség. A különböző forrásokból származó összes adat összegyűjtése jelentős koordinációt igényelhet, gyakran különböző és strukturálatlan adatforrásokból származó információk felhasználásával.
Az RPA lehetővé teszi az üzleti szakemberek számára a HR, a pénzügy, a marketing vagy számos más osztályon, hogy gyorsan összegyűjtsék az információkat a legkülönbözőbb forrásokból. A robotok betaníthatók arra, hogy adatokat gyűjtsenek e-mailekből, táblázatokból, adatbázisokból és számos alkalmazásból. Ha ezeket a feladatokat meghatározott időközökre állítja be, akkor a jelentési folyamatból sok munkát ki lehet venni.
A tudósítás sokkal többről szól, mint a tények és számok felsorolásáról. Bár az érintett statisztikák nyilvánvalóan alapvető fontosságúak, valódi értékük abban rejlik, hogy értékes meglátásokhoz vezetnek. Ez sok szempontból klasszikus RPA-felhasználási esetté teszi őket, mivel a technológia kiegészíti a dolgozókat, és segít nekik jobb munkát végezni.
Az RPA lehetővé teszi a hatékony munkamegosztást, amely maximalizálja az erőforrásokat. A robotok gyorsan össze tudják állítani az adatokat a legkülönbözőbb forrásokból, míg az emberi dolgozók képesek kontextusba helyezni és megérteni az adatokat. A vállalatok hetente vagy havonta órákat takaríthatnak meg, ami gyorsan felhalmozódik. Ez a robotok hatékonyságának és az emberi kreativitásnak tökéletes házassága.
#5. KYC és AML megfelelés
Az ügyfélismereti (KYC) kötelezettségek számos különböző vállalatot érintenek. A bankok és pénzintézetek, hitelezők, FinTechs, fogadóirodák, brókerek és mások kötelesek összegyűjteni és kezelni az ügyfelek adatait és dokumentumait, hogy segítsék a pénzmosás elleni (AML) szabályozások betartását.
Ismétlem, ezek a kötelezettségek nem növelik a bevételt a rendelésállományban. A megfelelés elmulasztása azonban bírságok és hírnévkárosodás formájában árt a vállalkozásoknak. Egyszerűen fogalmazva, ezek a feladatok ideálisak az automatizálásra.
Az RPA képes lesz olyan műveleteket kezelni, mint például:
- Ügyféladatok és dokumentumok olvasása és elemzése
- Ügyféladatok hitelesítése
- Ügyféladatok összeállítása és szűrése
- Kockázatértékelések lefuttatása
- Ügyfél-kommunikáció
City Union Bank (CUB),
Dél-India egyik vezető bankja automatizálást vezetett be a KYC és a számlanyitás kezelésére.
.
RPA engedélyezve:
- A munkaerő 66%-os csökkenése
- A számlanyitás 7-szeres gyorsulása
- Jelentősen csökkentett hibaarány
Összességében ezek kiváló eredmények, amelyek rávilágítanak arra, hogy az RPA hogyan segíti a vállalkozások boldogulását.
#6. Bérszámfejtés automatizálása
A bérszámfejtés minden méretű vállalkozás számára időigényes. A nagyvállalatoknak jelentős számú alkalmazottat kell fizetniük, míg a kisebb cégeknek nem mindig van költségvetésük külön bérszámfejtő személyzetre.
Számos oka van annak, hogy a bérszámfejtés miért kiváló jelölt az RPA számára. Először is, nagy volumenű, szabályalapú feladatokról van szó. Valójában a munka nagy része az adatfeldolgozás kategóriájába tartozik. A kézi bérszámfejtés adatgyűjtést, költségjelentést, adószámításokat, juttatásokat és egyéb összetett feladatokat foglal magában.
Az RPA előnyei a bérszámfejtés automatizálásában a nagyobb sebesség, pontosság, költségmegtakarítás és a megfelelőség szigorúbb betartása. A
esettanulmány egy nagy vendéglátóipari csoporttól
mutatja az RPA-ban rejlő lehetőségeket a bérszámfejtésben: a bérszámfejtési költségeiket mintegy 90%-kal csökkentették, és ezzel évi 200 ezer dollárt takarítottak meg.
#7. Marketing
A közelmúlt nehéz gazdasági körülményei arra kényszerítették a vállalatvezetőket, hogy költségvetési megszorításokat vizsgáljanak. Mint mindig, most is a marketingosztályok az elsők között érzik a gazdasági lassulás hidegét. A bevételtermelő csapatoknak azt mondják, hogy “kevesebbel többet kell tenniük”, ami a jelenlegi környezetben kihívást jelentő feladat.
Az ügyfélszerzési költségek (CAC) az elmúlt években elszabadultak az ellenőrzés alól. Egyes cégek számára az új üzletek felkutatása olyannyira versenyképessé vált, hogy az már az általános jövedelmezőséget is hátráltatja. Az RPA segíthet a marketingcsapatoknak azáltal, hogy automatizálja a bevételek növelésével kapcsolatos számos ismétlődő és időigényes feladatot.
Marketing kontextusban az RPA képes lesz olyan feladatokat kezelni, mint például:
- SMS, e-mail és közösségi média kampányok automatizálása
- PPC hirdetési licitálás a Google és a Facebook hirdetéseken
- A/B tesztelés a hirdetésekhez a hirdetések maximális hatékonyságának biztosítása érdekében
- SEO jelentések futtatása a kulcsszavak és a kampányok hatékonyságáról
- Pontozás és minősítés
Valójában az automatizálás annyira hatékony a marketingben, hogy az elmúlt években számos dedikált szoftver jelent meg a feladat elvégzésére. Az egyik hátránya, hogy ezen eszközök némelyike drága, vagy a hirdetési költségvetés egy részét igényli, de az eredményekre vonatkozó öntöttvas garancia nélkül. Az RPA-eszközök lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy saját, a saját céljaiknak és szoftvercsomagjaiknak megfelelő verziókat készítsenek ezekből a gépekből.
#8. Hitelellenőrzés
A hitelellenőrzés az átvilágítás lényeges része. Bár a vállalkozás védelmének elsődleges prioritásnak kellene lennie, sok csapat elhanyagolja a munkát. Ennek eredményeképpen a későbbiekben fizetnek érte.
Számos olyan forgatókönyv van, amikor a vállalkozásoknak hitelellenőrzést kell végezniük. Például új ügyfelek, beszállítók vagy alkalmazottak felvételekor. Ráadásul a hitelképesség-ellenőrzés is része az általános megfelelésnek, amikor új beszállítókat vesz fel.
Az automatizált hitelellenőrzés több szempontból is előnyös a vállalkozások számára. Először is, gyorsak, ami jelentősen javítja az üzleti döntéshozatali időt. De az előnyök nem állnak meg itt. Az embereknek az egyenletből való kivonása más előnyökkel is jár, mint például a bérlőkkel szembeni esetleges előítéletek csökkentése és a kapcsolódó munkaerőköltségek csökkentése.
Az RPA lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy bejelentkezzenek a munkarendszerekbe, adatokat gyűjtsenek, lefuttassák azokat a hitelinformációs irodákhoz, kivonják a vonatkozó információkat, és percek alatt jelentést készítsenek. A csapatok akár a munkafolyamatokba is beépíthetik, így a folyamat emberi beavatkozás nélkül is elindul.
#9. Árfigyelés és összehasonlítás
A vállalkozások több fronton is versenyezhetnek egymással. Kitűnhetnek a versenytársakkal szemben az áruk vagy szolgáltatások minősége alapján, vagy azzal, hogy új szintű támogatást vagy kényelmet kínálnak. De nem lehet eltekinteni attól a ténytől, hogy az ár hatalmas tényező a fogyasztók számára.
A zsúfolt piacokon az árképzés versenyelőnyt jelent. A dinamikus árképzés különösen a gyorsan változó és nagy volumenű piacokon fontos eszköz. A versenytársak figyelése, hogy lássuk, hogyan igazítják ki ajánlataikat, azonban sok kézi munkát igényel. Ráadásul ez egy olyan feladat, amely jelentős figyelmet igényel.
Az RPA használata lehetővé teszi a csapatok számára, hogy átfésüljék a versenytársak weboldalait és megjegyezzék a változó árakat. Ha az üzleti cél az, hogy a versenytársak ajánlatai alatt vagy egy bizonyos tartományban maradjanak, a csapatok automatizálhatják áraikat, hogy azok a versenytársakkal együtt emelkedjenek és süllyedjenek. Nem is kell, hogy a valós idejű változásokról szóljon, hanem arról is, hogy a CRM-rendszerek folyamatosan naprakészek legyenek, hogy az értékesítési csapatok mindig a legjobb információkkal rendelkezzenek, amelyek segítik őket az üzletkötésben.
A vevők az RPA-t a nyersanyagok árának nyomon követésére is használhatják. Bizonyos paraméterek beállításával kedvező árfolyamokon biztosíthatják az árukat, és ezzel mérhetetlen összegeket takaríthatnak meg.
#10. Szállítás ütemezése és nyomon követése
Bár a szállítmányozás és a logisztika a digitalizáció általános tendenciájának fő alkalmazói közé tartozik, még mindig meglepően sok a kézi munka e vállalkozások ütemezési és nyomonkövetési elemeiben. A sok különböző beszállítóval, amelyek mindegyike saját portállal rendelkezik, a szállítás koordinálása és az áruk beérkezésének nyomon követése sok időt vehet igénybe.
Az RPA olyan műveleteket tud kezelni, mint:
- A leggyorsabb vagy legköltséghatékonyabb szállítási útvonalak megtalálása
- Megrendelések és kifizetések feldolgozása
- Kommunikáció a raktár- vagy készletgazdálkodási szoftverrel
- A szállítások nyomon követése és teljes körű auditálás
- Frissítések közlése kommunikációs platformokon keresztül
- Számlák kiállítása
Az automatizálás, legyen szó akár szoftvertesztelésről, RPA-ról vagy másról, segíthet a kiskereskedőknek, e-kereskedelmi áruházaknak vagy harmadik félként működő kézbesítő cégeknek a logisztika ügyfélközpontúbb megközelítésének megvalósításában. A szállítási megkeresésekre fordított kézi munkaórák csökkentése jelentősen csökkentheti a működési költségeket, miközben biztosíthatja, hogy az ügyfelek megkapják az általuk igényelt szolgáltatási szintet.
