A
2023 Intelligens automatizálási kiadások és trendek jelentés
a vállalkozások 54%-a tervezi, hogy befektet
RPA
idén. A válaszadók 42%-a jelezte, hogy már befektetett az RPA-ba, így elmondható, hogy a vállalatok világszerte ráébredtek az automatizálás jelentős előnyeire. Ennek a széles körű elfogadásnak sok értelme van; melyik szervezet ne szeretné csökkenteni a költségeket, növelni a termelékenységet és boldogabb munkatársakat?
Míg azonban az RPA előnyei kristálytisztán látszanak, az automatizáláshoz vezető út gyakran kevésbé ismert. Az RPA életciklusa számos buktatót rejt magában, de egy körültekintő stratégia alkalmazásával könnyen elkerülheti őket. Sikeres
RPA bevezetése
gondos felméréssel és tervezéssel kezdődik, mielőtt a tesztelés, a telepítés és a karbantartás szigorú programjára térne át.
Kövesse ezt a tíz robotizált folyamatautomatizálási lépést, hogy a bevezetés a lehető legsimábban menjen. Ez az útmutató végigvezeti Önt az ötleteléstől az első RPA-folyamat elindításáig.
Mi az RPA életciklusa?
A robotizált folyamatautomatizálás életciklusa az RPA-folyamat tervezéséhez, felépítéséhez és végrehajtásához szükséges különböző lépéseket írja le. Rengeteg élénk és egészséges vita folyik arról, hogy az RPA életciklus mely fázisaira van szükség a sikeres megvalósításhoz. A legjobb gondolkodásmódnak azonban van néhány közös szakasza, mint például az értékelés, a tesztelés, a mérés és a karbantartás. Így az RPA életciklusa számos, az általános szoftverfejlesztésben alkalmazott legjobb gyakorlatra támaszkodik.
Az alábbiakban bemutatunk tíz kritikus RPA-fázist, amelyek a projekt sikerének legnagyobb esélyét biztosítják.
#1. Határozza meg célkitűzéseit
Minden jó RPA-életciklus az egyértelmű célkitűzések meghatározásával kezdődik. A Standish Csoport szerint, az informatikai projektek kevesebb mint 30%-át sikeresen megvalósítják. Ezeknek a lehangoló adatoknak számos oka van, többek között a rossz ütemezés, a változó követelmények és a csapattagok közötti összhang hiánya. A konkrét célok hiánya azonban az informatikai projektek kudarcának egyik legsúlyosabb oka.
Minden üzleti projektnek vagy kampánynak egyértelmű célokra van szüksége. Segítenek összpontosítani, és lehetővé teszik, hogy jól meghatározott és mérhető célokat tűzzön ki, amelyek elérése érdekében dolgozhat. Mielőtt tehát megfontolná, hogy milyen konkrét RPA-folyamatokat szeretne automatizálni, fel kell vázolnia, hogy miért választja ezt az utat.
Határozza meg, hogy mit szeretne elérni a folyamattal. Az RPA tipikus célkitűzései többek között a következőkre terjednek ki:
- A költségek csökkentése
- A termelékenység növelése
- A munkavállalók elégedettségének és megtartásának növelése
- Versenyképesebbé válás
- A digitális átalakulás elérése
Bármi legyen is a motivációja, győződjön meg róla, hogy világosan meghatározta a céljait, mielőtt továbblépne az alábbi robotizált folyamatautomatizálási lépésekre.
Ha segítségre van szüksége a célok megfogalmazásához, használja a SMART rövidítést. Minden célnak annak kell lennie:
- Specific
- Measurable
- Ahihető
- Relevant
- Time-kötött
Vizsgáljuk meg, hogyan alkalmazhatja a SMART keretrendszert egy RPA-projektre.
Példa projekt
Egy e-kereskedelmi weboldal egy versenytársak árait összehasonlító eszközt szeretne létrehozni, hogy mindig a legalacsonyabb árakat kínálja.
Speciális:
Egy RPA robot 1 órás időközönként adatokat kapar le bizonyos weboldalakról, strukturálja az információkat egy adatbázisban, és úgy módosítja az árakat a vállalat weboldalán, hogy azok ugyanolyan versenyképesek legyenek, mint a riválisoké. Ez az automatizálás egy meglévő üzleti folyamatot vált fel, amely négy emberi dolgozót alkalmaz a munka elvégzésére.
Mérhető:
A projekt akkor tekinthető sikeresnek, ha a négy emberi alkalmazott már nem ellenőrzi és módosítja manuálisan az árakat a weboldalakon.
Elérhető:
Az automatizálás olyan RPA-megoldás bevezetésével érhető el, amely képes az oldalakat megvizsgálni, az árképzési adatokat kivonni és táblázatba exportálni. Az RPA-megoldásoknak integrálódniuk kell a tartalomkezelő rendszerbe, és rendelkezniük kell az új adatok frissítésének és közzétételének engedélyével.
Lényeges:
A manuális munkafolyamatokról az automatizált munkafolyamatokra való áttérés négy alkalmazott munkaidejét fogja megtakarítani, támogatva ezzel a szervezetnek a személyzeti rezsiköltségek csökkentésére irányuló céljait.
Időhöz kötött:
Ezt a projektet a következő három hónapban kell megvalósítani. Fontos a megvalósítás gyorsasága, ami egy másik tényező, amiért az RPA a legjobb jelölt a feladatra.
#2. Az RPA folyamat jelöltjeinek azonosítása
Ezután következik az RPA egyik legfontosabb szakasza: az automatizálni kívánt folyamatok azonosítása. Az RPA életciklusának előző szakaszában felvázolta a célkitűzéseit. Ezeknek a céloknak kell tájékoztatniuk arról, hogy mely feladatokat azonosítja az RPA-jelöltek között.
Tegyük fel, hogy az Ön célja az, hogy időt takarítson meg a bérszámfejtés során. Az RPA-fejlesztési életciklus ezen szakaszában a bérszámfejtés lebontja a bérszámfejtés összes folyamatát. Ezután eldönti, hogy mely szakaszok igényelnek még kézi beavatkozást, és melyek alkalmasak egy RPA-folyamatra.
Hasonlóképpen, ha az alkalmazottak elégedettsége a cél, akkor auditálnia kell a meglévő munkafolyamatokat, és azonosítania kell az ismétlődő és hétköznapi feladatokat, amelyek lefoglalják a dolgozók idejét.
Ahogy ezt a kutatást elvégzi, képet kap arról, hogy hány munkaórát vagy egyéb erőforrást takaríthat meg az RPA bevezetésével. Ne feledje, hogy az RPA csak akkor érheti meg, ha az automatizált feladatoknak és folyamatoknak elég nagy volumenűeknek kell lenniük.
Példa folyamat
Egy hajózási vállalatot keményen sújt az alkalmazottak fluktuációja. A probléma a termelékenységet és az ügyfélkiszolgálás szintjét rontja. Egy belső felmérésből kiderül, hogy a dolgozók elégedettsége alacsony a nagy mennyiségű ismétlődő munka miatt, mint például a szállítási kérdések üldözése és frissítése.
Az alkalmazottak elégedettségének növelése érdekében a szállítmányozási vállalat felismeri, hogy szükség van egy olyan automatizált rendszerre, amely felváltja a kézi keresést a szállítmányozói frissítésekre vonatkozóan. Az érintett RPA-folyamatok a következők:
- Egy bot keres a szállítási szolgáltatók weboldalain, és szállítási frissítéseket biztosít a belső üzleti rendszerei számára.
- A bot valós időben küld e-mailt vagy sms-t az ügyfeleknek, csökkentve az ügyfélszolgálati jegyek, hívások és kérdések számát.
#3. Megvalósíthatósági tesztek futtatása
Az RPA megvalósíthatósági tesztelése magában foglalja az RPA-projekt életciklusának korábbi szakaszaiban azonosított minden egyes RPA-folyamat mélyreható vizsgálatát és életképességének valódi megértését. Az RPA megvalósíthatósági értékelését három különböző fázisra bonthatja.
1. szakasz: Folyamatértékelés
Az RPA-folyamatok értékelésének a lehető legrészletesebbnek kell lennie. Míg az olyan eszközök, mint a ZAPTEST a számítógépes látás technológiát (CVT) használja a feladatot magában foglaló ember-számítógép interakciók rögzítésére és utánzására, akkor is dokumentálnia kell minden egyes lépést, egészen a billentyűleütésig. Itt az ideje kideríteni, hogy az automatizálni kívánt feladatok valóban szabályalapú, lépésvezérelt folyamatok-e.
2. szakasz: Műszaki értékelés:
Ezután több technikai kérdést kell figyelembe vennie. Ha például ROI-t szeretne elérni, akkor nagy tranzakciós volumenre van szüksége. Hasonlóképpen, figyelembe kell vennie olyan dolgokat, mint a projekt skálázhatósága, az RPA-eszközökkel együttműködő programok stabilitása, valamint az, hogy a szervezet mennyire fogékony az új munkafolyamatokra és az RPA bevezetésére.
Gondolja át, hogy milyen típusú adatokra van szükség a feladathoz. Ha a bemenetek strukturált adatokat használnak, az jó. Ha nem strukturáltak, akkor további alkalmazásokra vagy sablonokra lehet szükség a probléma megoldásához.
Ezután gondoljon a szoftvercsomagjára. Hogyan tudja integrálni az RPA-szoftverét a jelenlegi technológiai környezetébe?
3. szakasz: ROI-értékelés:
A projektjének valószínűleg van költségvetése. Valószínűleg már körülnézett, hogy általános képet kapjon arról, mennyibe kerülhet az RPA-munkafolyamatok bevezetése. Most össze kell számolnia a számokat, és meg kell néznie, hogy az RPA-eszközök bevezetése nem csak költséghatékony-e, hanem pénzt is hoz-e a vállalkozásának. A McKinsey Digital szerint az RPA-projektek megtérülése a következő értékek között lehet 30% és 200% az első évben. Ez egy elég széles tartomány, ezért próbáljon meg egy szűkebb tartományban mozogni.
Példa folyamat
Egy közepes méretű bank új régióba terjeszkedett. Stratégiájának részeként új fogyasztóknak kínál hiteleket. E hitelek feldolgozása azonban manuálisan történik, ami jelentős terhet ró a jelenlegi alkalmazottakra.
A vezetőség megvalósíthatósági vizsgálatot végez a következők megerősítésére:
- Folyamat: Az emberi beavatkozásra nincs szükség a döntéshozatalhoz, mivel az szabályalapú.
- Műszaki: A jelentkezési lapok strukturált adatokat tartalmaznak, amelyeket az RPA bot feldolgozhat, és jóváhagyást vagy elutasítást küldhet vissza.
- ROI: A hitelkérelmek manuális kezelése öt új csapattag alkalmazását igényli, így az RPA-rendszer bevezetése sokkal költséghatékonyabb. A megtérülés biztosított.
#4. Válassza ki a megfelelő RPA-megoldást
Ha már megtette a kemény munkát, hogy megértse a célkitűzéseit, felvázolta az automatizálni kívánt folyamatokat, és felmérte a projekt megvalósíthatóságát, ideje áttérni a szállító kiválasztására. Alapvető fontosságú, hogy alaposan megvizsgálja a szállítót és a megoldását, de itt nincsenek szigorú és gyors szabályok. Sok múlik a projekt méretén és terjedelmén, azon, hogy mely alkalmazottak fogják használni az RPA-t, a költségvetésen és számos más tényezőn.
Íme néhány fontosabb megfontolandó dolog.
A projekt követelményei:
Vizsgálja meg az Ön által választott területen már bizonyított szállítók lehetőségeit. Bár az RPA-eszközök rugalmasak, az Ön iparágában tapasztalattal rendelkező szállítók megtalálása segíthet abban, hogy az RPA-fejlesztési életciklus gyorsabban haladjon. De talán még ennél is fontosabb, hogy figyelembe kell vennie a projekt méretét és terjedelmét, és e paraméterek alapján kell keresnie a beszállítókat.
Ez például jó alkalom arra, hogy átgondolja, milyen széles körben fogják használni az RPA-projekteket az egész vállalaton belül. Ha nagy projektről van szó, amely sok helyet igényel, a licencköltségek lényeges szempontot jelentenek. Hasonlóképpen, ha vállalkozása agresszív növekedésre törekszik, vagy a sikeres RPA bevezetés előnyei lehetővé teszik a skálázást, akkor egy olyan megoldásnak van értelme, amely korlátlan számú licencet kínál egy előfizetési ár alatt.
Technológia:
Gondoljon a projektjére és a céljai megvalósításához szükséges konkrét eszközökre. Néhány dolog, amit itt figyelembe kell venni, a szükséges licencek száma, a számítógépes látás technológiájának elérhetősége, az újrafelhasználható kód, a platformok közötti szkriptelés, az API integrációk és még sok más. Próbálja meg összehangolni az eladó USP-jét az Ön igényeivel.
Ismétlem, sok döntést befolyásolni fog a projekt konkrét terjedelme. Például világszerte sok vállalkozás és kormányzat még mindig a régi rendszerekre támaszkodik. Számos oka van annak, hogy a szervezetek miért nem térnek át ezekről az elavult alkalmazásokról, beleértve a költségeket, a túlzott bonyolultságot, vagy akár azt a felismerést, hogy bár ezek a rendszerek elavultak, még mindig többé-kevésbé elfogadható szinten végzik a munkájukat.
Az RPA-eszközök kiválóan alkalmasak arra, hogy ezeket az eszközöket a modernitásba vonják. Bár az API-k, az integrációs platformok és a kézi munkaerő mind olyan módszerek, amelyekkel adatokat lehet olvasni és írni ezekből a rendszerekből, az RPA-eszközök sokkal költséghatékonyabb módszert jelentenek. Ráadásul ezen RPA-szoftverek moduláris jellege azt jelenti, hogy a meglévő rendszereket olyan megoldásokká bővítheti, amelyek robusztusabb munkafolyamatokat biztosítanak.
Az RPA-munkafolyamatok folyamatát előnyhöz juttató egyéb technológiák közé tartoznak az alkalmazás- és platformközi eszközök. Ha olyan üzleti folyamatai vannak, amelyek különböző eszközök és alkalmazások közötti integrációt vagy távoli csapatok közötti együttműködést igényelnek, az RPA sokoldalúságot biztosíthat.
Könnyű használat:
Az RPA-megoldások úgy vannak kialakítva, hogy a nem műszaki csapatok is a legtöbbet hozhassák ki az automatizálásból. A kód nélküli vagy szkript nélküli, intuitív kezelőfelülettel rendelkező eszközök a legjobb választás. A kódolás sok időt vesz igénybe, és képzett fejlesztőkhöz való hozzáférést igényel. A kód nélküli eszközöknek viszont csak a dolgozó kreativitása és problémamegoldó képessége szab határt.
Természetesen a könnyű használat túlmutat az intuitív felhasználói felületen (UI). A koncepció kiterjed a hatékony bevezetésre is, amely biztosítja, hogy csapata tudja, hogyan hozhatja ki a legtöbbet az automatizálási beruházásból. Javasoljuk, hogy alaposan gondolja át a Szoftver + szolgáltatások licencelési modell és a csak szoftver licencelési modell közötti különbségeket.
Támogatás:
Az ügyféltámogatás kulcsfontosságú, különösen az RPA-projektekbe először belevágó csapatok számára. Ráadásul az üzleti szempontból kritikus munkafolyamatok automatizálásakor elengedhetetlen a gyors reagálású támogatás.
Egyes eszközök, mint például a ZAPTEST, hozzáférést biztosítanak egy dedikált szakértőhöz, aki segít a megoldás megvalósításában és karbantartásában az RPA teljes életciklusa alatt. A tanúsított ZAP-szakértők az automatizálással kapcsolatos számos szakterületen képzettek, beleértve az RPA megvalósításának legjobb gyakorlatait is. Szakértőink segítenek Önnek a munkafolyamatok megtervezésében és kialakításában. A szoftvertesztelés automatizálásában szerzett tapasztalataiknak köszönhetően a funkcionális és teljesítménytesztelésben is tudnak segíteni, amit az útmutató 7. lépése során fogunk megvizsgálni.
A dedikált támogatás mellett keressen olyan RPA-megoldásokat, amelyeknek élénk felhasználói közössége van; a fórumok kiváló információtárat jelentenek.
Ár:
Az ár mindig figyelembe veendő tényező. Senki sem rendelkezik korlátlan költségvetéssel. Ne feledje, hogy nem mindig a legdrágább eszköz a legjobb. Ezért a szállító kiválasztásakor az értéket kell szem előtt tartania.
A legtöbb RPA-megoldás havi vagy éves licenceket használ. Azonban az egyes szolgáltatóknál nagyban változik, hogy mit kap az előfizetéséért. Keresse meg a szolgáltatók közötti különbségeket, különösen az olyan dolgokat, mint a korlátlan licencek. Az RPA-képességek bővítése vagy a vállalkozás méretének növelése során a korlátlan licencek biztosítják, hogy a költségek fixek és kiszámíthatóak legyenek.
Ezen túlmenően keresse azokat a szolgáltatókat, amelyek első osztályú támogatást is tartalmaznak a csomagban. Enterprise csomagunk például egy ZAP-szakértőt biztosít, aki az Ön csapata mellett dolgozik az eredményes megvalósítás érdekében. Az előfizetés költségei beszámíthatók egy technikai munkatárs bérébe, ami komoly értéket jelent.
Hírnév:
A szállító hírneve a megbízhatóság és a minőség lényeges mutatója. Manapság mindannyian hozzáférhetünk az online véleményekhez, hogy megtudjuk. Ne féljen attól sem, hogy az eladóktól releváns esettanulmányokat vagy ajánlásokat kérjen.
Ha RPA-megoldással szeretne partneri kapcsolatot létesíteni vagy fehércímkés szolgáltatásokat kínálni, beszéljen a szállítóval, és kérjen tanácsot a meglévő tanácsadóktól és partnerektől. Ezek a megoldások ügynökségek és üzleti szolgáltatók számára is jól működnek.
#5. Tervezés
A tervezés az RPA életciklus-menedzsmentjének lényeges szakasza. Ez az a pont, amikor az összes terved és kutatásod formát ölt. Itt a megvalósíthatósági tesztelési szakasz során nyert információkból meríthet, és térképeket készíthet az RPA-folyamathoz.
Ezen a ponton elkezdheti a folyamattervezési dokumentum (PDD) összeállítását. A kommunikációs eszközöknek és a felhőalapú tárhelynek köszönhetően ezek a dokumentumok nagyon együttműködőek lehetnek. Szorgalmazza adott esetben az érdekelt felek együttműködését, hogy biztosítsa a vélemény mélységét.
Ha megvan a folyamat modellje, akkor feltérképezheti a függőségeket. Ezek lehetnek konkrét alkalmazások, adatbázisok és táblázatok, amelyek az Ön folyamatának kiváltására, bemenetére vagy kimenetére szolgálnak.
Ha az A folyamat nem fejezhető be a B folyamat nélkül, akkor függőség áll fenn. Természetesen ez a legegyszerűbb eset. A nagyobb projektek, amelyekben több egymástól függő folyamat van, gyorsan a függőségek zűrzavarává válhatnak, ezért jó ötlet egy folyamattérképet készíteni.
#6. A weboldal fejlesztése
A fejlesztés az RPA bevezetésének egyik legizgalmasabb része. Ez az a pont, ahol az összes kutatásod kézzelfoghatóvá válik. Attól függően, hogy melyik RPA-szállítót választotta, ez a szakasz lehet nagyon összetett és igényelhet némi technikai tudást, de lehet nagyon felhasználóbarát és intuitív is.
A ZAPTEST két különböző módot kínál az RPA-folyamatok fejlesztésére. Először is, egy képernyőfelvevő segítségével megfigyelheti az emberi dolgozót, amint elvégzi azt a feladatot, amelyet át szeretne alakítani RPA-munkafolyamatokká. Technológiánk rögzíti a feladatot, és szerkeszthető lépésekre bontja azt. Alternatív megoldásként használhatja a szükséges lépések programozásához a munkafolyamatok feltérképezésére szolgáló, drag-and-drop funkcióval rendelkező szoftvert.
#7. Teszt
Ez a következő robotizált folyamatautomatizálási életciklus-szakasz kritikus jelentőségű. Lehet, hogy a folyamatautomatizálás már készen van, de az éles üzembe helyezés előtt még próbára kell tennie. Egyes RPA-folyamatok nagyon egyszerűek, míg mások a függőségek, a tranzakcióvolumen vagy más tényezők miatt összetettebbek.
Ezen a ponton tesztelheti a folyamatot egy előkészítő környezetben, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a folyamat a várakozásoknak megfelelően fut. Szoftvertesztelési automatizálási eszközök segíthet biztosítani, hogy minden szempontból fedezve legyen, azáltal, hogy számos olyan forgatókönyvet készít, amellyel az RPA szembesülhet. Részletes tesztelési forgatókönyveket kell készítenie, amelyek a futó forgatókönyvek mellett a kimeneteket is mérik a várt eredményekhez képest.
A teljesítmény- és terhelési tesztelés szintén létfontosságú annak biztosításához, hogy az RPA-folyamatok elég tartósak legyenek ahhoz, hogy a mindennapi használat során elviseljék a terhelést. Továbbá, bár a tesztelő csapat a legalkalmasabb arra, hogy ellenőrizze, megfelelően működik-e az RPA bevezetése, fontolja meg a felhasználók és más érdekelt felek véleményének kikérését is.
Tartson aprólékos nyilvántartást, és rögzítsen minden olyan rendellenességet, amellyel foglalkozni kell.
#8. Mérés
Számos olyan mérőszám létezik, amellyel mérheti automatizálási kísérletei sikerét és teljesítményét. E mérőszámok közül sok közvetlenül kapcsolódik az 1. lépésben meghatározott célokhoz és ellenérvekhez. Mások azonban olyan megfontolásokhoz kapcsolódnak, mint a telepítés gyorsasága, a megtérülés és így tovább.
Az RPA egy folyamatos folyamat. Bár az ötlet az, hogy állítsa be és hagyja futni, folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a folyamatokat, hogy biztosítsa a kívánt hozamot és az optimális teljesítményt.
Az alábbiakban néhány népszerű RPA-mérőszámot mutatunk be
- Sebesség: A folyamat végétől a végéig tartó átlagos idő.
- Pontosság: A feldolgozott adatok pontosságának százalékos mértéke
- Várható üzleti érték: Az RPA-folyamat által megtakarított idő, pénz vagy más erőforrás mértéke.
- Leállási idő: Az az idő órákban vagy napokban kifejezve, amikor az RPA-folyamat nem áll rendelkezésre.
#9. Biztonsági terv
Bár az RPA-munkafolyamatok bevezetése a régi módszerek hátrahagyásáról szól, mindig kell lennie egy tartaléktervnek. Mint azt minden informatikai szakember vagy üzleti vezető tudja, a dolgok bármikor elromolhatnak, és gyakran a lehető legrosszabbkor.
Ha RPA-folyamatokat használ kritikus feladatok elvégzésére, akkor üzletmenet-folytonossági tervre van szüksége arra az esetre, ha valami rosszul sülne el. A biztonsági tervek a megvalósítástól függően változnak, de tartalmazhatnak kézi munkások bevetését a létfontosságú feladatok elvégzésére a leállások ideje alatt.
#10. Telepítés és karbantartás
Miután kipipálta ezeket az RPA bevezetési lépéseket, itt az ideje, hogy az RPA-megoldást a termelési környezetbe engedje.
Az RPA-folyamatok számos függőséggel rendelkeznek. Míg a folyamatok ugyanazok maradhatnak, az integrált alkalmazások, táblázatok és adatbázisok változhatnak. Vagy, ami ugyanilyen valószínű, a biztonsági hitelesítő adatok is változhatnak. Ha ez megtörténik, az RPA-folyamat kivételeket küldhet vissza. Az ütemezett felügyelet, tesztelés és karbantartási ütemterv segíthet a maximális üzemidő biztosításában.
Végső gondolatok
Az RPA-folyamatok megvalósításának átgondolt és megfontolt tervezés eredményének kell lennie. Ha ezt a tíz lépést követi, akkor projektje a legnagyobb esélyt kapja a sikerre. Az informatikai projektek elfogadhatatlanul magas kudarcarányt mutatnak. Ne váljon statisztikává. Kövesse ezeket a lépéseket, és máris hátradőlhet, és élvezheti az értékteremtő RPA-projekt előnyeit.
