Enligt rapporten
2023 Intelligent Automation Spend & Trends Report
planerar 54 % av företagen att investera i
RPA
detta år. Med 42 % av de svarande som anger att de redan har investerat i RPA är det rimligt att säga att företag världen över håller på att få upp ögonen för de betydande fördelarna med automatisering. Denna utbredda användning är mycket logisk – vilken organisation skulle inte vilja minska kostnaderna, öka produktiviteten och få nöjdare medarbetare?
Men även om fördelarna med RPA är glasklara är vägen till automatisering ofta mindre känd. RPA-livscykeln har många fallgropar, men du kan enkelt undvika dem genom att tillämpa en försiktig strategi. Framgångsrik
Implementering av RPA
börjar med noggrann utvärdering och planering innan man går vidare till ett rigoröst program för testning, driftsättning och underhåll.
Följ dessa tio steg för robotiserad processautomation för att se till att implementeringen går så smidigt som möjligt. Den här guiden tar dig hela vägen från idé till att släppa loss din första RPA-process.
Vad är RPA:s livscykel?
Livscykeln för robotiserad processautomation beskriver de olika steg som krävs för att utforma, bygga och utföra en RPA-process. Det finns gott om livliga och hälsosamma debatter om vilka RPA-livscykelfaser du behöver för en framgångsrik implementering. Det bästa tänkandet i frågan har dock några steg gemensamt, såsom utvärdering, testning, mätning och underhåll. Därför bygger RPA-livscykeln på många av de bästa metoderna som används inom allmän mjukvaruutveckling.
Här presenterar vi tio kritiska RPA-steg som ger ditt projekt de bästa förutsättningarna att lyckas.
#1. Fastställ dina mål
En bra RPA-livscykel börjar med att man fastställer tydliga mål. Per Standish-koncernen, mindre än 30 % av IT-projekten blir framgångsrika. Det finns många anledningar till dessa dystra siffror, bland annat dålig schemaläggning, ändrade krav och bristande samordning mellan teammedlemmarna. Bristen på konkreta mål är dock en av de allvarligaste orsakerna till att IT-projekt misslyckas.
Alla affärsprojekt eller kampanjer behöver tydliga mål. De hjälper dig att hålla fokus och gör det möjligt för dig att sätta upp väldefinierade och mätbara mål att arbeta mot. Så innan du överväger vilka specifika RPA-processer du vill automatisera måste du beskriva varför du väljer den här vägen.
Definiera vad ni vill uppnå med processen. Typiska RPA-mål inkluderar, men är inte begränsade till, några av följande:
- Driva ned kostnaderna
- Ökad produktivitet
- Öka medarbetarnas tillfredsställelse och lojalitet
- Att bli mer konkurrenskraftig
- Att uppnå digital omvandling
Oavsett vad din motivation är, se till att du tydligt definierar dina mål innan du går vidare till stegen för robotiserad processautomation nedan.
Om du behöver hjälp med att formulera dina mål kan du använda akronymen SMART. Alla mål bör vara det:
- SSärskild
- Mlätt mätbar
- Amöjlig
- Relevant
- Time-bunden
Låt oss utforska hur du kan tillämpa SMART-ramverket på ett RPA-projekt.
Exempel på projekt
En e-handelswebbplats vill bygga ett verktyg för att jämföra konkurrenternas priser så att de alltid kan erbjuda de lägsta priserna.
Specifik:
En RPA-bot skrapar data från specifika webbplatser med 1 timmes intervall, strukturerar informationen i en databas och justerar priserna på företagets webbplats för att säkerställa att de är lika konkurrenskraftiga som sina rivaler. Denna automatisering kommer att ersätta en befintlig affärsprocess som använder fyra mänskliga arbetare för att göra jobbet.
Mätbar:
Projektet anses vara framgångsrikt när de fyra mänskliga medarbetarna inte längre manuellt kontrollerar och justerar priserna på webbplatserna.
Uppnåeliga:
Automatiseringen kan uppnås genom att implementera en RPA-lösning som kan inspektera sidor, extrahera prisuppgifter och exportera dem till en tabell. RPA-lösningarna måste också integreras i Content Management System och ha behörighet att uppdatera och publicera de nya uppgifterna.
Relevant:
Övergången från manuella till automatiserade arbetsflöden sparar arbetstid för fyra medarbetare och bidrar därmed till organisationens mål att minska personalomkostnaderna.
Tidsbestämd:
Detta projekt bör uppnås inom de närmaste tre månaderna. Implementeringshastigheten är viktig, vilket är ytterligare en faktor som talar för att RPA är den bästa kandidaten för jobbet.
#2. Identifiera kandidater för RPA-processen
Därefter går vi vidare till ett av de viktigaste RPA-stegen: att identifiera de processer som du vill automatisera. I det föregående steget i RPA-livscykeln beskrev du dina mål. Dessa mål bör ligga till grund för vilka uppgifter du identifierar som kandidater för RPA.
Låt oss säga att ditt mål är att spara tid på lönehanteringen. Under detta steg i RPA-utvecklingslivscykeln bryter du ner alla processer som är involverade i att hantera din lön. Därefter bestämmer du vilka steg som fortfarande kräver manuell hantering och vilka som är lämpliga för en RPA-process.
Om ditt mål är nöjda medarbetare måste du granska dina befintliga arbetsflöden och identifiera repetitiva och vardagliga uppgifter som upptar medarbetarnas tid.
När du genomför denna undersökning får du en uppfattning om hur många arbetstimmar eller andra resurser du kan spara genom att implementera RPA. Kom ihåg att för att RPA ska vara meningsfullt måste de uppgifter och processer som du automatiserar ha en tillräckligt hög volym.
Exempel på process
Ett rederi drabbas hårt av personalomsättning. Problemet påverkar produktiviteten och servicenivån för kunderna negativt. En intern undersökning visar att medarbetarnas tillfredsställelse är låg på grund av stora mängder repetitivt arbete, som att hantera och uppdatera leveransförfrågningar.
I ett försök att öka medarbetarnas tillfredsställelse identifierar rederiet behovet av ett automatiserat system som ersätter manuella sökningar efter uppdateringar av fraktbolag. De RPA-processer som ingår är bl.a:
- En bot söker på fraktleverantörers webbplatser och tillhandahåller leveransuppdateringar till sina interna affärssystem
- En bot skickar e-post eller sms till kunderna i realtid, vilket minskar antalet ärenden, samtal och förfrågningar till kundtjänsten.
#3. Genomföra genomförbarhetstester
RPA-genomförbarhetstest innebär att man dyker djupt ner i varje RPA-process som man har identifierat i de tidigare faserna av RPA-projektets livscykel och verkligen förstår dess genomförbarhet. Du kan dela upp din RPA-bedömning i tre olika faser.
Fas 1: Processbedömning
Din RPA-processbedömning bör vara så detaljerad som möjligt. Medan verktyg som ZAPTEST använder Computer Vision Technology (CVT) för att fånga och efterlikna de interaktioner mellan människa och dator som ingår i en uppgift, bör du ändå dokumentera varje steg ner till tangenttryckningen. Nu är det dags att ta reda på om de uppgifter du vill automatisera verkligen är regelbaserade, stegdrivna processer.
Fas 2: Teknisk bedömning:
Därefter måste du ta hänsyn till mer tekniska frågor. Om du till exempel vill uppnå ROI behöver du höga transaktionsvolymer. På samma sätt måste du ta hänsyn till saker som projektets skalbarhet, stabiliteten i de program som dina RPA-verktyg kommer att interagera med och hur mottaglig din organisation är för nya arbetsflöden och RPA-implementering.
Fundera på vilken typ av indata och utdata som krävs för uppgiften. Om ingångarna använder strukturerade data är det bra. Om de är ostrukturerade kan du behöva ytterligare applikationer eller mallar för att lösa problemet.
Därefter bör du fundera över din programvarustack. Hur kan du integrera din RPA-programvara i din nuvarande tekniska miljö?
Fas 3: Bedömning av avkastning på investeringar:
Ditt projekt har sannolikt en budget. Och du har förmodligen frågat runt för att få en allmän uppfattning om hur mycket implementeringen av RPA-arbetsflödet kan kosta. Nu måste du räkna på siffrorna och se om det inte bara är kostnadseffektivt att implementera RPA-verktyg, utan att det också kommer att ge ditt företag intäkter. McKinsey Digital föreslår att RPA-projekt kan ge en ROI på mellan 30% och 200 inom det första året. Det är ett ganska brett intervall, så försök med ett snävare intervall.
Exempel på process
En medelstor bank har expanderat till en ny region. Som en del av sin strategi erbjuder företaget lån till nya konsumenter. Handläggningen av dessa lån sker dock manuellt, vilket innebär stora påfrestningar för nuvarande anställda.
Företagsledningen utför ett genomförbarhetstest för att bekräfta följande:
- Process: Lånetillstånd baseras på strikta kriterier; mänsklig inblandning krävs inte för beslutsfattande eftersom det är regelbaserat
- Teknisk: Ansökningsformulär innehåller strukturerade data, som RPA-boten kan bearbeta och returnera ett godkännande eller avslag
- ROI: Att hantera låneansökningar manuellt kräver att fem nya medarbetare anställs, så att implementera ett RPA-system kommer att vara mycket mer kostnadseffektivt. Avkastningen är säkerställd.
#4. Välj rätt RPA-lösning
När du har lagt ner mycket arbete på att förstå dina mål, beskrivit de processer du vill automatisera och bedömt projektets genomförbarhet är det dags att gå vidare till valet av leverantör. Det är viktigt att göra en grundlig undersökning av en leverantör och deras lösning, men det finns inga fasta regler här. Mycket beror på projektets storlek och omfattning, vilka medarbetare som ska använda RPA, din budget och en mängd andra faktorer.
Här är några av de viktigaste sakerna att tänka på.
Projektets krav:
Utforska leverantörer med tidigare erfarenhet inom ditt område. RPA-verktyg är flexibla, men att hitta leverantörer med erfarenhet från din bransch kan göra att din RPA-utvecklingslivscykel går snabbare. Men kanske ännu viktigare är att du tar hänsyn till projektets storlek och omfattning och letar efter leverantörer utifrån dessa parametrar.
Det här är till exempel ett bra tillfälle att fundera över hur brett RPA-projekten kommer att användas i verksamheten. Om det är ett stort projekt som kräver många platser är licenskostnaderna en viktig faktor. På samma sätt, om ditt företag strävar efter aggressiv tillväxt eller om fördelarna med en framgångsrik RPA-utrullning gör det möjligt för dig att skala upp, då är en lösning som erbjuder obegränsade licenser till ett abonnemangspris vettig.
Teknik:
Tänk igenom ditt projekt och vilka specifika verktyg du behöver för att uppnå dina mål. Några saker att tänka på här är antalet licenser som behövs, tillgången till datorseende-teknik, återanvändbar kod, plattformsskript, API-integrationer och mycket mer. Försök att anpassa leverantörens USP till era krav.
Återigen kommer många av dina beslut att påverkas av projektets specifika omfattning. Till exempel är många företag och myndigheter runt om i världen fortfarande beroende av äldre system. Det finns många anledningar till att organisationer inte migrerar från dessa föråldrade applikationer, t.ex. kostnader, onödigt krångel och även insikten att även om systemen är gamla så gör de fortfarande jobbet på en acceptabel nivå.
RPA-verktyg är ett utmärkt sätt att modernisera dessa verktyg. API:er, integrationsplattformar och manuell personal är alla metoder som kan läsa och skriva data från dessa system, men RPA-verktyg är en mycket mer kostnadseffektiv metod. Dessutom innebär den modulära karaktären hos dessa RPA-program att du kan utöka äldre system till lösningar som ger mer robusta arbetsflöden.
Andra tekniker som kan ge din RPA-arbetsflödesprocess ett försprång är verktyg för flera applikationer och plattformar. Om du har affärsprocesser som involverar integration mellan olika enheter och applikationer eller samarbete mellan fjärrteam kan RPA erbjuda den mångsidighet du vill ha.
Enkel att använda:
RPA-lösningar är byggda för att ge icke-tekniska team möjlighet att få ut mesta möjliga av automatiseringen. Verktyg utan kod eller skript med intuitiva gränssnitt är det bästa alternativet här. Kodning tar mycket tid och kräver tillgång till skickliga utvecklare. Kodfria verktyg, å andra sidan, begränsas bara av medarbetarnas kreativitet och problemlösningsförmåga.
Användarvänlighet handlar naturligtvis inte bara om att ha ett intuitivt användargränssnitt (UI). Konceptet omfattar även effektiv onboarding som säkerställer att teamet vet hur man får ut mesta möjliga av sin automationsinvestering. Vi rekommenderar att du noga överväger skillnaderna mellan en licensmodell för Software + Services och en licensmodell för enbart Software.
Stöd:
Kundsupport är avgörande, särskilt för team som inleder RPA-projekt för första gången. Dessutom är responsiv support ett måste när du automatiserar affärskritiska arbetsflöden.
Vissa verktyg, som ZAPTEST, erbjuder tillgång till en dedikerad expert som hjälper till att implementera och underhålla din lösning under hela RPA-livscykeln. Certifierade ZAP-experter är utbildade inom ett antal discipliner som rör automatisering, inklusive bästa praxis för implementering av RPA. Våra experter kan hjälpa dig att planera och utveckla arbetsflödesprocesser. Tack vare sin erfarenhet av automatisering av programvarutestning kan de dessutom hjälpa till med funktions- och prestandatestning, vilket vi kommer att utforska i steg 7 i den här guiden.
Förutom dedikerad support ska du hålla utkik efter RPA-lösningar med en livlig användargrupp; forum är en utmärkt källa till information.
Pris:
Priset är alltid en faktor att ta hänsyn till. Ingen arbetar med en obegränsad budget. Tänk på att det dyraste verktyget inte alltid är det bästa. Se därför till att få valuta för pengarna när du väljer leverantör.
De flesta RPA-lösningar använder månads- eller årslicenser. Vad du får för din prenumeration varierar dock stort mellan olika leverantörer. Leta efter skillnader mellan leverantörerna, särskilt när det gäller obegränsade licenser. När du utökar dina RPA-funktioner eller skalar upp din verksamhet säkerställer obegränsade licenser att dina kostnader är fasta och förutsägbara.
Leta dessutom efter leverantörer som inkluderar förstklassig support i paketet. I vårt Enterprise-paket ingår till exempel en ZAP-expert som arbetar tillsammans med ditt team för att leverera en implementering som ger resultat. Kostnaderna för ett abonnemang kan kvittas mot lönen för en teknisk medarbetare, vilket innebär ett seriöst värde.
Rykte:
En säljares rykte är en viktig indikator på tillförlitlighet och kvalitet. Nuförtiden kan vi alla ta reda på det genom att läsa recensioner online. Var inte heller rädd för att be leverantören om relevanta fallstudier eller omdömen.
Om du vill samarbeta med en RPA-lösning eller erbjuda white label-tjänster ska du prata med din leverantör och söka råd från befintliga konsulter och partners. Dessa lösningar fungerar också bra för byråer och leverantörer av företagstjänster.
#5. Utformning
Design är ett viktigt steg i RPA:s livscykelhantering. Det är nu all din planering och research tar form. Här kan du dra nytta av den information som tagits fram under genomförbarhetstestfasen och skapa kartor för din RPA-process.
I det här skedet kan du börja bygga upp ett processdesigndokument (PDD). Tack vare tillgången till kommunikationsverktyg och molnhosting kan dessa dokument vara mycket samarbetsvänliga. Uppmuntra intressenter att samarbeta där det är lämpligt för att säkerställa att du har ett djup av åsikter.
När du har en modell av processen kan du sedan kartlägga beroenden. Det kan vara allt från specifika applikationer, databaser och kalkylblad som fungerar som trigger, input eller output för din process.
Om process A inte kan slutföras utan process B har du ett beroende. Det är naturligtvis det enklaste fallet. Större projekt med flera processer som är beroende av varandra kan snabbt bli en enda röra av beroenden, så det är en bra idé att skapa en processkarta.
#6. Utveckla
Utveckling är en av de mest spännande delarna av din RPA-implementering. Det är här all din forskning omvandlas till något konkret. Beroende på vilken RPA-leverantör du har valt kan detta steg vara mycket komplext och kräva vissa tekniska färdigheter eller mycket användarvänligt och intuitivt.
ZAPTEST erbjuder två olika sätt att utveckla RPA-processer. För det första kan du använda en skärminspelare för att observera en mänsklig arbetare när de utför den uppgift som du vill omvandla till ett RPA-arbetsflöde. Vår teknik registrerar uppgiften och delar upp den i redigerbara steg. Alternativt kan du använda programvara för kartläggning av arbetsflöden med dra-och-släpp-funktioner för att programmera de steg som krävs.
#7. Test
Nästa steg i livscykeln för robotiserad processautomation är avgörande. Även om processautomatiseringen är klar måste ni testa den innan ni går live. Vissa RPA-processer är mycket enkla, medan andra är mer komplexa på grund av beroenden, transaktionsvolymer eller andra faktorer.
Nu kan du testa din process i en staging-miljö för att säkerställa att den körs som du förväntar dig. Verktyg för automatisering av programvarutestning kan hjälpa dig att täcka in alla aspekter genom att skapa en rad olika scenarier som din RPA kan ställas inför. Du bör bygga detaljerade testskript som mäter utdata mot förväntade resultat tillsammans med körda scenarier.
Prestanda- och belastningstester är också viktiga för att säkerställa att dina RPA-processer är tillräckligt hållbara för att klara påfrestningarna vid daglig användning. Även om testteamet är bäst lämpat att verifiera om RPA-implementeringen fungerar som den ska bör du också överväga att fråga användare och andra intressenter om deras synpunkter.
För noggranna journaler och notera alla avvikelser som måste åtgärdas.
#8. Mått
Det finns ett stort antal mått som du kan använda för att mäta framgången och resultatet av dina automatiseringsförsök. Många av dessa mätvärden kommer att vara direkt kopplade till de mål och invändningar som du har fastställt i steg 1. Andra kommer att vara relaterade till faktorer som snabb driftsättning, ROI och så vidare.
RPA är en ständig process. Även om tanken är att ställa in och låta det gå, bör du ständigt övervaka dina processer för att säkerställa att de ger önskad avkastning och optimal prestanda.
Här är en lista över några populära RPA-mått
- Hastighet: Den genomsnittliga tid det tar för processen att slutföras från början till slut
- Noggrannhet: Ett procentuellt mått på noggrannheten hos bearbetade data
- Förväntat affärsvärde: Ett mått på tid, pengar eller andra resurser som din RPA-process sparar för ditt företag
- Avbrottstid: Tid i timmar eller dagar då RPA-processen inte är tillgänglig
#9. Plan för säkerhetskopiering
Även om implementering av RPA-arbetsflöden handlar om att lämna det gamla bakom sig, bör du alltid ha en reservplan. Som alla IT-proffs och företagsledare vet kan saker och ting gå fel när som helst, och de gör det ofta vid den värsta tänkbara tidpunkten.
Om du använder RPA-processer för att hantera kritiska uppgifter behöver du en kontinuitetsplan för verksamheten om något skulle gå fel. Backup-planerna varierar beroende på implementeringen, men de kan inkludera manuell arbetskraft som kan utföra viktiga uppgifter under driftstopp.
#10. Driftsättning och underhåll
När du har checkat av dessa steg för RPA-implementering är det dags att släppa lös din RPA-lösning i en produktionsmiljö.
RPA-processer har många beroenden. Processen kan vara densamma, men integrerade applikationer, kalkylblad och databaser kan förändras. Eller, vilket är lika troligt, säkerhetsuppgifterna kan ändras. När detta händer kan det leda till att din RPA-process returnerar undantag. Schemalagd övervakning, testning och underhåll kan bidra till att säkerställa maximal drifttid.
Avslutande tankar
Implementeringen av RPA-processen bör vara resultatet av en genomtänkt och medveten planering. Genom att följa dessa tio steg ger du ditt projekt de bästa förutsättningarna att lyckas. IT-projekt har en oacceptabelt hög misslyckandefrekvens. Bli inte en del av statistiken. Följ dessa steg så kommer du att kunna luta dig tillbaka och njuta av fördelarna med ett RPA-projekt som levererar värde.
