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Según el
Informe de tendencias y gasto en automatización inteligente 2023
el 54 % de las empresas tiene previsto invertir en
RPA
este año. Con un 42% de los encuestados que afirman haber invertido ya en RPA, es justo decir que las empresas de todo el mundo se están dando cuenta de las importantes ventajas de la automatización. Esta adopción generalizada tiene mucho sentido: ¿qué organización no querría reducir costes, aumentar la productividad y tener empleados más felices?

Sin embargo, mientras que los beneficios de la RPA pueden estar muy claros, el camino hacia la automatización es a menudo menos conocido. El ciclo de vida de la RPA tiene muchos escollos, pero puede evitarlos fácilmente aplicando una estrategia prudente. Éxito
La implantación de RPA
comienza con una cuidadosa evaluación y planificación antes de pasar a un riguroso programa de pruebas, implantación y mantenimiento.

Siga estos diez pasos de automatización de procesos robóticos para asegurarse de que su implantación se desarrolla de la forma más fluida posible. Esta guía le llevará desde la ideación hasta la puesta en marcha de su primer proceso de RPA.

 

¿Qué es el ciclo de vida de RPA?

 

El ciclo de vida de la automatización robótica de procesos describe los distintos pasos necesarios para diseñar, construir y ejecutar un proceso RPA. Existe un animado y sano debate sobre qué fases del ciclo de vida de RPA se necesitan para una implantación satisfactoria. Sin embargo, las mejores ideas al respecto tienen algunas etapas en común, como la evaluación, las pruebas, la medición y el mantenimiento. Como tal, el ciclo de vida de RPA se basa en muchas de las mejores prácticas empleadas en el desarrollo general de software.

 

A continuación, presentamos diez etapas críticas de RPA que darán a su proyecto las máximas posibilidades de éxito.

 

#1. Establezca sus objetivos

 

Todo buen ciclo de vida de un RPA comienza con el establecimiento de unos objetivos claros. Por el Grupo Standish, menos del 30% de los proyectos de TI se realizan con éxito. Hay muchas razones que explican estas pésimas cifras, como la mala programación, los requisitos cambiantes y la falta de alineación entre los miembros del equipo. Sin embargo, la falta de objetivos concretos es una de las causas más perniciosas del fracaso de los proyectos informáticos.

Todos los proyectos o campañas empresariales necesitan objetivos explícitos. Le ayudarán a mantener la concentración y le permitirán fijar objetivos bien definidos y cuantificables. Por lo tanto, antes de considerar los procesos específicos de RPA que desea automatizar, debe esbozar por qué está siguiendo este camino.

Defina lo que quiere conseguir del proceso. Los objetivos típicos de RPA incluyen, entre otros, algunos de los siguientes:

  • Reducción de costes
  • Aumentar la productividad
  • Aumentar la satisfacción y la retención de los empleados
  • Ser más competitivos
  • Lograr la transformación digital

Sea cual sea su motivación, asegúrese de definir claramente sus objetivos antes de pasar a los siguientes pasos de la automatización robótica de procesos.

 

Si necesitas ayuda para redactar tus objetivos, utiliza el acrónimo SMART. Todos los objetivos deberían serlo:

  • Specificar
  • Measurable
  • Achievable
  • Relevante
  • Timado

 

Exploremos cómo aplicar el marco SMART a un proyecto RPA.

 

Ejemplo de proyecto

Un sitio web de comercio electrónico quiere crear una herramienta de comparación de precios de la competencia para ofrecer siempre los precios más bajos.

 

Específicos:

Un bot de RPA extraerá datos de determinados sitios web en intervalos de una hora, estructurará la información en una base de datos y ajustará los precios en el sitio web de la empresa para asegurarse de que son tan competitivos como sus rivales. Esta automatización sustituirá a un proceso empresarial existente que utiliza cuatro trabajadores humanos para realizar el trabajo.

 

Mensurable:

El proyecto se considerará un éxito cuando los cuatro trabajadores humanos dejen de comprobar y ajustar manualmente los precios en los sitios web.

 

Alcanzable:

La automatización puede lograrse implementando una solución RPA que pueda inspeccionar páginas, extraer datos de precios y exportarlos a una tabla. Las soluciones de RPA también deben integrarse en el sistema de gestión de contenidos y tener permiso para actualizar y publicar los nuevos datos.

 

Relevante:

El paso de los flujos de trabajo manuales a los automatizados ahorrará horas a cuatro empleados, lo que contribuirá a los objetivos de la organización de reducir los gastos generales de personal.

 

Con límite de tiempo:

Este proyecto debería realizarse en los próximos tres meses. La velocidad de implementación es importante, lo cual es otro factor por el que RPA es el mejor candidato para el trabajo.

 

#2. Identificar los candidatos al proceso RPA

 

A continuación, pasamos a una de las etapas más importantes de la RPA: identificar los procesos que desea automatizar. En la etapa anterior del ciclo de vida de RPA, esbozó sus objetivos. Estos objetivos deberían informar sobre qué tareas identifica como candidatas para RPA.

Digamos que su objetivo es ahorrar tiempo en el procesamiento de nóminas. Durante esta fase del ciclo de vida de desarrollo de RPA, se desglosan todos los procesos implicados en la gestión de la nómina. A continuación, se decide qué etapas siguen requiriendo intervención manual y cuáles son adecuadas para un proceso RPA.

Del mismo modo, si su objetivo es la satisfacción de los empleados, debe auditar los flujos de trabajo existentes e identificar las tareas repetitivas y mundanas que ocupan el tiempo de sus trabajadores.

A medida que realice esta investigación, obtendrá una idea de cuántas horas de trabajo u otros recursos puede ahorrar mediante la implantación de RPA. Recuerde que, para que la RPA merezca la pena, las tareas y procesos que automatice deben tener un volumen suficientemente alto.

 

Ejemplo de proceso

Una empresa naviera se ve muy afectada por la rotación de personal. El problema está afectando a la productividad y a los niveles de servicio al cliente. Una encuesta interna revela que la satisfacción de los empleados es baja debido al elevado volumen de trabajo repetitivo, como perseguir y actualizar las consultas sobre envíos.

En un intento por aumentar la satisfacción de los empleados, la empresa de transporte identifica la necesidad de un sistema automatizado que sustituya las búsquedas manuales de actualizaciones de transportistas. Los procesos RPA implicados incluyen:

 

  • Un bot busca en los sitios web de los proveedores de transporte y proporciona actualizaciones de las entregas a sus sistemas empresariales internos.

 

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  • Un bot envía correos electrónicos o mensajes de texto a los clientes en tiempo real, lo que reduce las consultas, llamadas y tickets de atención al cliente.

 

#3. Realizar pruebas de viabilidad

 

Las pruebas de viabilidad de RPA implican profundizar en cada proceso de RPA que haya identificado en las etapas anteriores del ciclo de vida del proyecto de RPA y comprender realmente su viabilidad. Puede dividir su evaluación de viabilidad de RPA en tres fases distintas.

 

Fase 1: Evaluación del proceso

 

Su evaluación de procesos RPA debe ser lo más detallada posible. Mientras que herramientas como ZAPTEST utilizar la tecnología de visión por ordenador (CVT) para capturar e imitar las interacciones persona-ordenador que engloba una tarea, debe documentar cada paso hasta la pulsación de una tecla. Ahora es el momento de averiguar si las tareas que desea automatizar son realmente procesos basados en reglas y en pasos.

 

Fase 2: Evaluación técnica:

 

A continuación, hay que considerar cuestiones más técnicas. Por ejemplo, si quiere obtener un retorno de la inversión, necesita un gran volumen de transacciones. Del mismo modo, debe tener en cuenta aspectos como la escalabilidad de su proyecto, la estabilidad de los programas con los que interactuarán sus herramientas de RPA y el grado de disposición de su organización a los nuevos flujos de trabajo y a la implementación de RPA.

Piensa en el tipo de entradas y salidas de datos que requiere la tarea. Si las entradas utilizan datos estructurados, está bien. Si no están estructurados, es posible que necesite aplicaciones o plantillas adicionales para resolver el problema.

Después, debe pensar en su pila de software. ¿Cómo puede integrar su software RPA en su entorno tecnológico actual?

 

Fase 3: Evaluación del ROI:

 

Es probable que su proyecto tenga un presupuesto. Y probablemente haya sondeado a su alrededor para hacerse una idea general de cuánto podría costar la implantación de flujos de trabajo RPA. Ahora tiene que hacer números y comprobar si la implantación de herramientas de RPA no sólo es rentable, sino que hará ganar dinero a su empresa. McKinsey Digital sugiere que los proyectos de RPA pueden aportar un ROI de entre 30% y 200 durante el primer año. Es un rango bastante amplio, así que intenta ajustarlo más.

 

Ejemplo de proceso

Un banco de tamaño medio se ha expandido a una nueva región. Como parte de su estrategia, ofrece préstamos a nuevos consumidores. Sin embargo, la tramitación de estos préstamos se realiza manualmente, lo que supone una carga considerable para los empleados actuales.

La dirección realiza una prueba de viabilidad para confirmar lo siguiente:

  • Proceso: La aprobación del préstamo se basa en criterios estrictos; no es necesaria la intervención humana para la toma de decisiones porque se basa en reglas
  • Técnica: Los formularios de solicitud incluyen datos estructurados, que el bot RPA puede procesar y devolver una aprobación o denegación.
  • RETORNO DE LA INVERSIÓN: Tramitar las solicitudes de préstamo manualmente requerirá la contratación de cinco nuevos miembros del equipo, por lo que implantar un sistema RPA será mucho más rentable. El retorno de la inversión está asegurado.

 

#4. Elegir la solución RPA adecuada

 

Una vez que se ha esforzado por comprender sus objetivos, ha esbozado los procesos que desea automatizar y ha evaluado la viabilidad de su proyecto, es hora de pasar a la selección de proveedores. Es esencial hacer la diligencia debida sobre un proveedor y su solución, pero no hay reglas rígidas y rápidas aquí. Depende mucho del tamaño y el alcance de su proyecto, de qué empleados utilizarán RPA, de su presupuesto y de muchos otros factores.

 

He aquí algunos de los principales aspectos que hay que tener en cuenta.

 

Requisitos del proyecto:

 

Busque proveedores con experiencia en su sector. Aunque las herramientas de RPA son flexibles, encontrar proveedores con experiencia en su sector puede ayudar a que su ciclo de vida de desarrollo de RPA avance más rápidamente. Pero lo más importante es que tenga en cuenta el tamaño y el alcance de su proyecto y busque proveedores en función de estos parámetros.

Por ejemplo, es un buen momento para considerar la amplitud con la que se utilizarán sus proyectos de RPA en su empresa. Si se trata de un gran proyecto que requiere muchos puestos, los costes de las licencias son una consideración esencial. Del mismo modo, si su empresa persigue un crecimiento agresivo o las ventajas de un despliegue exitoso de RPA le permitirán escalar, entonces tendrá sentido una solución que ofrezca licencias ilimitadas bajo un precio de suscripción.

 

Tecnología:

 

Piense en su proyecto y en las herramientas concretas que necesita para alcanzar sus objetivos. Algunos aspectos que hay que tener en cuenta son el número de licencias necesarias, la disponibilidad de tecnología de visión por ordenador, el código reutilizable, los scripts multiplataforma, las integraciones de API y mucho más. Intente alinear la USP del proveedor con sus requisitos.

Una vez más, muchas de sus decisiones dependerán del alcance específico de su proyecto. Por ejemplo, muchas empresas y gobiernos de todo el mundo siguen dependiendo de sistemas heredados. Hay muchas razones por las que las organizaciones no migran de estas aplicaciones obsoletas, como el coste, la excesiva complicación e incluso el reconocimiento de que, aunque estos sistemas son antiguos, siguen haciendo más o menos el trabajo a un nivel aceptable.

Las herramientas de RPA son una forma excelente de acercar estas herramientas a la modernidad. Aunque las API, las plataformas de integración y los trabajadores manuales son métodos que pueden leer y escribir datos de estos sistemas, las herramientas de RPA son un método mucho más rentable. Además, la naturaleza modular de estos programas de RPA permite ampliar los sistemas heredados y convertirlos en soluciones que ofrecen flujos de trabajo más sólidos.

Otras tecnologías que pueden dar ventaja a su proceso de flujo de trabajo RPA son las herramientas multiaplicación y multiplataforma. Si tiene procesos empresariales que implican integraciones entre distintos dispositivos y aplicaciones o la colaboración entre equipos remotos, RPA puede ofrecerle la versatilidad que desea.

 

Facilidad de uso:

 

Las soluciones RPA están diseñadas para que los equipos no técnicos puedan sacar el máximo partido de la automatización. Las herramientas sin código o sin secuencias de comandos con interfaces intuitivas son la mejor opción en este caso. La codificación lleva mucho tiempo y requiere acceso a desarrolladores cualificados. En cambio, las herramientas sin código sólo están limitadas por la creatividad y la capacidad de resolución de problemas de los trabajadores.

Por supuesto, la facilidad de uso va más allá de tener una interfaz de usuario intuitiva. El concepto también se extiende a una incorporación eficaz que garantice que su equipo sabe cómo sacar el máximo partido a su inversión en automatización. Le recomendamos que piense detenidamente en las diferencias entre un modelo de licencias de Software + Servicios y un modelo de licencias de sólo Software.

 

Apoyo:

 

La asistencia al cliente es crucial, especialmente para los equipos que se embarcan en proyectos de RPA por primera vez. Y lo que es más, una asistencia con capacidad de respuesta es imprescindible cuando se automatizan flujos de trabajo críticos para la empresa.

Algunas herramientas, como ZAPTEST, ofrecen acceso a un experto especializado que le ayudará a implantar y mantener su solución durante todo el ciclo de vida de RPA. Los expertos certificados de ZAP están formados en una serie de disciplinas relacionadas con la automatización, incluidas las mejores prácticas de implementación de RPA. Nuestros expertos pueden ayudarle a planificar y desarrollar procesos de flujo de trabajo. Además, gracias a su experiencia con la automatización de pruebas de software, pueden ayudar con las pruebas funcionales y de rendimiento, que exploraremos en el paso 7 de esta guía.

Además de un soporte dedicado, busque soluciones de RPA con una comunidad de usuarios dinámica; los foros son un excelente repositorio de información.

 

Precio:

 

El precio siempre es un factor a tener en cuenta. Nadie dispone de un presupuesto ilimitado. Ten en cuenta que la herramienta más cara no siempre es la mejor. Por tanto, busque el valor a la hora de seleccionar un proveedor.

La mayoría de las soluciones de RPA utilizan licencias mensuales o anuales. Sin embargo, lo que se obtiene por la suscripción varía mucho de un proveedor a otro. Busque puntos de diferencia entre los proveedores, especialmente aspectos como las licencias ilimitadas. A medida que amplía sus capacidades de RPA o escala su negocio, las licencias ilimitadas garantizan que sus costes sean fijos y predecibles.

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Además, busque proveedores que incluyan asistencia de primera clase en su paquete. Por ejemplo, nuestro paquete Enterprise proporciona un experto en ZAP que trabajará junto a su equipo para ofrecer una implantación que obtenga resultados. Los costes de una suscripción pueden compensarse con el salario de un miembro del personal técnico, lo que se traduce en un valor serio.

 

Reputación:

 

La reputación de un proveedor es un indicador esencial de fiabilidad y calidad. Hoy en día, todos podemos acceder a reseñas en línea para averiguarlo. Además, no tenga miedo de pedir a los proveedores estudios de casos o testimonios relevantes.

Si desea asociarse con una solución RPA u ofrecer servicios de marca blanca, hable con su proveedor y pida consejo a los consultores y socios existentes. Estas soluciones también funcionan bien para agencias y proveedores de servicios empresariales.

 

#5. Diseño

 

El diseño es una etapa esencial de la gestión del ciclo de vida de los RPA. Es el momento en que toda su planificación e investigación toman forma. Aquí, puede aprovechar la información producida durante la fase de pruebas de viabilidad y construir mapas para su proceso de RPA.

En este punto, puede empezar a elaborar un Documento de Diseño de Procesos (DDP). Gracias a la disponibilidad de herramientas de comunicación y alojamiento en la nube, estos documentos pueden ser muy colaborativos. Fomente la cooperación de las partes interesadas cuando proceda para asegurarse de que cuenta con un amplio abanico de opiniones.

Una vez que tenga un modelo del proceso, podrá trazar las dependencias. Puede tratarse de aplicaciones específicas, bases de datos y hojas de cálculo que sirvan de desencadenante, entrada o salida para su proceso.

Si el proceso A no puede completarse sin el proceso B, existe una dependencia. Por supuesto, es el caso más sencillo. Los proyectos más grandes con múltiples procesos interdependientes pueden convertirse rápidamente en un lío de dependencias, por lo que es buena idea elaborar un mapa de procesos.

 

#6. Desarrollar

 

El desarrollo es una de las partes más emocionantes de la implementación de su RPA. Aquí es donde toda tu investigación se convierte en algo tangible. Dependiendo del proveedor de RPA que haya elegido, esta etapa puede ser muy compleja y requerir algunos conocimientos técnicos o muy fácil de usar e intuitiva.

ZAPTEST ofrece dos formas diferentes de desarrollar procesos RPA. En primer lugar, puede utilizar una grabadora en pantalla para observar a un trabajador humano mientras realiza la tarea que desea transformar en un flujo de trabajo RPA. Nuestra tecnología registra la tarea y la descompone en pasos editables. Como alternativa, puede utilizar un software de asignación de flujos de trabajo con funciones de arrastrar y soltar para programar los pasos necesarios.

 

#7. Prueba

 

La siguiente fase del ciclo de vida de la automatización robótica de procesos es fundamental. Aunque su automatización de procesos esté completa, debe ponerla a prueba antes de ponerla en marcha. Algunos procesos RPA son muy sencillos, mientras que otros son más complejos debido a dependencias, volúmenes de transacciones u otros factores.

En este punto, puede probar su proceso en un entorno de ensayo para asegurarse de que funciona como espera. Herramientas de automatización de pruebas de software puede ayudarle a asegurarse de que está cubierto desde todos los ángulos creando una serie de escenarios a los que podría enfrentarse su RPA. Debe crear guiones de prueba detallados que comparen los resultados esperados con los resultados obtenidos al ejecutar los escenarios.

Las pruebas de rendimiento y carga también son vitales para garantizar que sus procesos RPA son lo suficientemente duraderos como para soportar las tensiones del uso diario. Además, aunque su equipo de pruebas es el más indicado para verificar si su implementación de RPA funciona correctamente, considere también la posibilidad de preguntar a los usuarios y a otras partes interesadas.

Lleve un registro meticuloso y anote cualquier anomalía que deba tratarse.

 

#8. Medida

 

Hay un gran número de métricas que puede utilizar para medir el éxito y el rendimiento de sus intentos de automatización. Muchas de estas métricas estarán directamente relacionadas con las metas y objetivos que ha establecido en el Paso 1. Sin embargo, otros estarán relacionados con consideraciones como la velocidad de implantación, el retorno de la inversión, etc.

La RPA es un proceso constante. Aunque la idea es establecerlo y dejarlo funcionar, debe supervisar constantemente sus procesos para asegurarse de que ofrecen los rendimientos deseados y un rendimiento óptimo.

He aquí una lista de algunas métricas RPA populares

  • Velocidad: El tiempo medio que tarda el proceso en completarse de extremo a extremo.
  • Precisión: Medida porcentual de la precisión de los datos procesados.
  • Valor de negocio esperado: Una medida de tiempo, dinero u otros recursos que su proceso RPA ahorra a su empresa.
  • Tiempo de inactividad: Tiempo en horas o días en el que el proceso RPA no está disponible.

 

#9. Plan de seguridad

 

Aunque el despliegue de flujos de trabajo RPA consiste en dejar atrás las viejas costumbres, siempre debe tener un plan de respaldo. Como sabe cualquier profesional de TI o líder empresarial, las cosas pueden ir mal en cualquier momento, y a menudo lo hacen en el peor momento posible.

Si utiliza procesos RPA para gestionar tareas críticas, necesita un plan de continuidad del negocio por si algo sale mal. Los planes de respaldo variarán en función de la implantación, pero podrían incluir el desplazamiento de trabajadores manuales para realizar tareas vitales durante los periodos de inactividad.

 

#10. Despliegue y mantenimiento

 

Una vez que haya comprobado estos pasos de implementación de RPA, es hora de dar rienda suelta a su solución RPA en un entorno de producción.

Los procesos de RPA tienen muchas dependencias. Aunque su proceso puede seguir siendo el mismo, las aplicaciones integradas, las hojas de cálculo y las bases de datos pueden cambiar. O, lo que es igual de probable, las credenciales de seguridad pueden cambiar. Cuando esto ocurre, puede provocar que su proceso RPA devuelva excepciones. La supervisión programada, las pruebas y los programas de mantenimiento pueden ayudar a garantizar el máximo tiempo de actividad.

 

Reflexiones finales

 

La implantación de procesos RPA debe ser el resultado de una planificación meditada y deliberada. Siguiendo estos diez pasos, dará a su proyecto las máximas posibilidades de éxito. Los proyectos informáticos tienen una tasa de fracaso inaceptablemente alta. No te conviertas en una estadística. Siga estos pasos y podrá sentarse y disfrutar de las ventajas de un proyecto de RPA que aporte valor.

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Alex Zap Chernyak

Alex Zap Chernyak

Founder and CEO of ZAPTEST, with 20 years of experience in Software Automation for Testing + RPA processes, and application development. Read Alex Zap Chernyak's full executive profile on Forbes.

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