Σύμφωνα με το
2023 Intelligent Automation Spend & Trends Report
, το 54% των επιχειρήσεων σχεδιάζει να επενδύσει σε
RPA
φέτος. Με το 42% των ερωτηθέντων να δηλώνει ότι έχει ήδη επενδύσει σε RPA, μπορούμε να πούμε ότι οι εταιρείες παγκοσμίως έχουν αρχίσει να συνειδητοποιούν τα σημαντικά οφέλη της αυτοματοποίησης. Αυτή η ευρεία υιοθέτηση είναι πολύ λογική- ποιος οργανισμός δεν θα ήθελε να μειώσει το κόστος, να αυξήσει την παραγωγικότητα και να έχει πιο ευτυχισμένους υπαλλήλους;
Ωστόσο, ενώ τα οφέλη της RPA μπορεί να είναι ξεκάθαρα, η πορεία προς την αυτοματοποίηση είναι συχνά λιγότερο κατανοητή. Ο κύκλος ζωής της RPA έχει πολλές παγίδες, αλλά μπορείτε εύκολα να τις αποφύγετε εφαρμόζοντας μια συνετή στρατηγική. Επιτυχής
Εφαρμογή RPA
ξεκινά με προσεκτική αξιολόγηση και σχεδιασμό πριν προχωρήσει σε ένα αυστηρό πρόγραμμα δοκιμών, ανάπτυξης και συντήρησης.
Ακολουθήστε αυτά τα δέκα βήματα αυτοματοποίησης ρομποτικών διαδικασιών για να διασφαλίσετε ότι η υλοποίησή σας θα κυλήσει όσο το δυνατόν πιο ομαλά. Αυτός ο οδηγός θα σας οδηγήσει σε όλη τη διαδρομή από την ιδεοληψία μέχρι την απελευθέρωση της πρώτης σας διαδικασίας RPA.
Ποιος είναι ο κύκλος ζωής της RPA;
Ο κύκλος ζωής της ρομποτικής αυτοματοποίησης διαδικασιών περιγράφει τα διάφορα βήματα που απαιτούνται για το σχεδιασμό, την κατασκευή και την εκτέλεση μιας διαδικασίας RPA. Υπάρχει πολλή ζωηρή και υγιής συζήτηση σχετικά με το ποιες φάσεις του κύκλου ζωής της RPA χρειάζεστε για μια επιτυχημένη εφαρμογή. Ωστόσο, οι καλύτερες σκέψεις επί του θέματος έχουν μερικά κοινά στάδια, όπως η αξιολόγηση, η δοκιμή, η μέτρηση και η συντήρηση. Ως εκ τούτου, ο κύκλος ζωής της RPA βασίζεται σε πολλές από τις βέλτιστες πρακτικές που χρησιμοποιούνται στη γενική ανάπτυξη λογισμικού.
Εδώ, παρουσιάζουμε δέκα κρίσιμα στάδια RPA που θα δώσουν στο έργο σας τις καλύτερες πιθανότητες επιτυχίας.
#1. Καθορίστε τους στόχους σας
Κάθε καλός κύκλος ζωής RPA ξεκινά με τον καθορισμό σαφών στόχων. Σύμφωνα με τον όμιλο Standish, λιγότερο από το 30% των έργων ΤΠ υλοποιούνται με επιτυχία. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για αυτά τα θλιβερά στοιχεία, όπως ο κακός προγραμματισμός, οι μεταβαλλόμενες απαιτήσεις και η έλλειψη ευθυγράμμισης μεταξύ των μελών της ομάδας. Ωστόσο, η έλλειψη συγκεκριμένων στόχων είναι μία από τις πιο ολέθριες αιτίες αποτυχίας των έργων ΤΠ.
Όλα τα επιχειρηματικά σχέδια ή εκστρατείες χρειάζονται σαφείς στόχους. Σας βοηθούν να παραμείνετε συγκεντρωμένοι και σας επιτρέπουν να θέσετε σαφώς καθορισμένους και μετρήσιμους στόχους για να εργαστείτε προς την κατεύθυνση αυτή. Έτσι, πριν εξετάσετε τις συγκεκριμένες διαδικασίες RPA που θέλετε να αυτοματοποιήσετε, πρέπει να περιγράψετε τους λόγους για τους οποίους ακολουθείτε αυτό το μονοπάτι.
Καθορίστε τι θέλετε να επιτύχετε από τη διαδικασία. Οι τυπικοί στόχοι RPA περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, ορισμένα από τα ακόλουθα:
- Μείωση του κόστους
- Ενίσχυση της παραγωγικότητας
- Αύξηση της ικανοποίησης και της διατήρησης των εργαζομένων
- Γινόμαστε πιο ανταγωνιστικοί
- Επίτευξη ψηφιακού μετασχηματισμού
Όποιο κι αν είναι το κίνητρό σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε καθορίσει με σαφήνεια τους στόχους σας πριν προχωρήσετε στα παρακάτω βήματα αυτοματοποίησης ρομποτικών διαδικασιών.
Αν χρειάζεστε βοήθεια για τη σύνταξη των στόχων σας, χρησιμοποιήστε το ακρωνύμιο SMART. Όλοι οι στόχοι πρέπει να είναι:
- Specific
- Measurable
- Aτιστοποιήσιμο
- Relevant
- Time-bound
Ας εξερευνήσουμε πώς μπορείτε να εφαρμόσετε το πλαίσιο SMART σε ένα έργο RPA.
Παράδειγμα έργου
Ένας ιστότοπος ηλεκτρονικού εμπορίου θέλει να δημιουργήσει ένα εργαλείο σύγκρισης τιμών ανταγωνιστών, ώστε να προσφέρει πάντα τις χαμηλότερες τιμές.
Συγκεκριμένα:
Ένα ρομπότ RPA θα συλλέγει δεδομένα από συγκεκριμένους ιστότοπους ανά διαστήματα 1 ώρας, θα δομεί τις πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων και θα προσαρμόζει τις τιμές στον ιστότοπο της εταιρείας ώστε να διασφαλίζει ότι είναι το ίδιο ανταγωνιστικές με τους ανταγωνιστές τους. Αυτή η αυτοματοποίηση θα αντικαταστήσει μια υφιστάμενη επιχειρησιακή διαδικασία που χρησιμοποιεί τέσσερις ανθρώπινους εργαζόμενους για να κάνουν τη δουλειά.
Μετρήσιμο:
Το έργο θα θεωρηθεί επιτυχημένο όταν οι τέσσερις ανθρώπινοι εργαζόμενοι δεν θα ελέγχουν και δεν θα προσαρμόζουν πλέον τις τιμές στους ιστότοπους με το χέρι.
Εφικτό:
Η αυτοματοποίηση μπορεί να επιτευχθεί με την εφαρμογή μιας λύσης RPA που μπορεί να επιθεωρεί σελίδες, να εξάγει δεδομένα τιμολόγησης και να τα εξάγει σε έναν πίνακα. Οι λύσεις RPA πρέπει επίσης να ενσωματώνονται στο Σύστημα Διαχείρισης Περιεχομένου και να έχουν την άδεια να ενημερώνουν και να δημοσιεύουν τα νέα δεδομένα.
Σχετικό:
Η μετάβαση από χειροκίνητες σε αυτοματοποιημένες ροές εργασίας θα εξοικονομήσει τις ώρες τεσσάρων μελών του προσωπικού, υποστηρίζοντας έτσι τους στόχους του οργανισμού για μείωση των γενικών εξόδων προσωπικού.
Δεσμευμένη χρονικά:
Το έργο αυτό θα πρέπει να υλοποιηθεί εντός των επόμενων τριών μηνών. Η ταχύτητα υλοποίησης είναι σημαντική, γεγονός που αποτελεί άλλον έναν παράγοντα για τον οποίο η RPA είναι ο καλύτερος υποψήφιος για τη δουλειά.
#2. Προσδιορισμός των υποψηφίων για τη διαδικασία RPA
Στη συνέχεια, περνάμε σε ένα από τα πιο σημαντικά στάδια του RPA: τον προσδιορισμό των διαδικασιών που θέλετε να αυτοματοποιήσετε. Στο προηγούμενο στάδιο του κύκλου ζωής της RPA, περιγράψατε τους στόχους σας. Αυτοί οι στόχοι θα πρέπει να σας ενημερώσουν για τις εργασίες που προσδιορίζετε ως υποψήφιες για RPA.
Ας πούμε ότι ο στόχος σας είναι να εξοικονομήσετε χρόνο στην επεξεργασία της μισθοδοσίας. Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου του κύκλου ζωής της ανάπτυξης RPA, αναλύετε όλες τις διαδικασίες που εμπλέκονται στην εκτέλεση της μισθοδοσίας σας. Στη συνέχεια, αποφασίζετε ποια στάδια εξακολουθούν να απαιτούν χειροκίνητη παρέμβαση και ποια είναι κατάλληλα για μια διαδικασία RPA.
Αντίστοιχα, αν ο στόχος σας είναι η ικανοποίηση των εργαζομένων, πρέπει να ελέγξετε τις υπάρχουσες ροές εργασίας σας και να εντοπίσετε τις επαναλαμβανόμενες και τετριμμένες εργασίες που απασχολούν τον χρόνο των εργαζομένων σας.
Καθώς πραγματοποιείτε αυτή την έρευνα, θα πάρετε μια ιδέα για το πόσες ώρες εργασίας ή άλλους πόρους μπορείτε να εξοικονομήσετε μέσω της εφαρμογής RPA. Θυμηθείτε, για να αξίζει τον κόπο η RPA, οι εργασίες και οι διαδικασίες που αυτοματοποιείτε πρέπει να έχουν αρκετά μεγάλο όγκο.
Παράδειγμα διαδικασίας
Μια ναυτιλιακή εταιρεία πλήττεται σκληρά από την εναλλαγή των εργαζομένων. Το πρόβλημα πλήττει την παραγωγικότητα και τα επίπεδα εξυπηρέτησης των πελατών. Μια εσωτερική έρευνα αποκαλύπτει ότι η ικανοποίηση των εργαζομένων είναι χαμηλή λόγω του μεγάλου όγκου επαναλαμβανόμενων εργασιών, όπως η καταδίωξη και η ενημέρωση ερωτημάτων αποστολής.
Σε μια προσπάθεια να αυξήσει την ικανοποίηση των εργαζομένων, η ναυτιλιακή εταιρεία εντοπίζει την ανάγκη για ένα αυτοματοποιημένο σύστημα που θα αντικαθιστά τις χειροκίνητες αναζητήσεις για ενημερώσεις μεταφορέων. Οι σχετικές διαδικασίες RPA περιλαμβάνουν:
- Ένα ρομπότ αναζητά τους ιστότοπους των παρόχων ναυτιλιακών υπηρεσιών και παρέχει ενημερώσεις για την παράδοση στα εσωτερικά επιχειρηματικά του συστήματα.
- Ένα bot στέλνει email ή μηνύματα στους πελάτες σε πραγματικό χρόνο, μειώνοντας τα εισιτήρια, τις κλήσεις και τα ερωτήματα υποστήριξης πελατών.
#3. Εκτέλεση δοκιμών σκοπιμότητας
Ο έλεγχος σκοπιμότητας RPA περιλαμβάνει τη βαθιά εμβάθυνση σε κάθε διαδικασία RPA που έχετε εντοπίσει στα προηγούμενα στάδια του κύκλου ζωής του έργου RPA και την πραγματική κατανόηση της βιωσιμότητάς της. Μπορείτε να χωρίσετε την αξιολόγηση σκοπιμότητας RPA σε τρεις διακριτές φάσεις.
Φάση 1: Αξιολόγηση της διαδικασίας
Η αξιολόγηση της διαδικασίας RPA θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο λεπτομερής. Ενώ εργαλεία όπως ZAPTEST χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία Computer Vision Technology (CVT) για να καταγράψετε και να μιμηθείτε τις αλληλεπιδράσεις ανθρώπου-υπολογιστή που περιλαμβάνουν μια εργασία, θα πρέπει να τεκμηριώνετε κάθε βήμα μέχρι και το πάτημα του πλήκτρου. Τώρα ήρθε η ώρα να διαπιστώσετε αν οι εργασίες που θέλετε να αυτοματοποιήσετε είναι πραγματικά διαδικασίες που βασίζονται σε κανόνες και καθοδηγούνται από βήματα.
Φάση 2: Τεχνική αξιολόγηση:
Στη συνέχεια, πρέπει να εξετάσετε πιο τεχνικά ζητήματα. Για παράδειγμα, αν θέλετε να επιτύχετε απόδοση της επένδυσης, χρειάζεστε υψηλό όγκο συναλλαγών. Ομοίως, πρέπει να εξετάσετε πράγματα όπως η επεκτασιμότητα του έργου σας, η σταθερότητα των προγραμμάτων με τα οποία θα αλληλεπιδρούν τα εργαλεία RPA και το πόσο δεκτικός είναι ο οργανισμός σας σε νέες ροές εργασίας και εφαρμογή RPA.
Σκεφτείτε το είδος των εισόδων και εξόδων δεδομένων που απαιτούνται για την εργασία. Εάν οι είσοδοι χρησιμοποιούν δομημένα δεδομένα, αυτό είναι καλό. Αν είναι αδόμητες, μπορεί να χρειαστείτε πρόσθετες εφαρμογές ή πρότυπα για να επιλύσετε το πρόβλημα.
Μετά από αυτό, θα πρέπει να σκεφτείτε τη στοίβα λογισμικού σας. Πώς μπορείτε να ενσωματώσετε το λογισμικό RPA στο τρέχον τεχνολογικό σας περιβάλλον;
Φάση 3: Αξιολόγηση ROI:
Το έργο σας έχει πιθανότατα προϋπολογισμό. Και πιθανότατα έχετε ψάξει για να πάρετε μια γενική ιδέα για το πόσο μπορεί να κοστίσει η υλοποίηση της ροής εργασιών RPA. Τώρα, πρέπει να υπολογίσετε τους αριθμούς και να δείτε αν η εφαρμογή των εργαλείων RPA δεν είναι απλώς οικονομικά αποδοτική, αλλά αν θα αποφέρει χρήματα στην επιχείρησή σας. Η McKinsey Digital υποστηρίζει ότι τα έργα RPA μπορούν να αποφέρουν απόδοση επένδυσης μεταξύ 30% και 200% εντός του πρώτου έτους. Αυτό είναι ένα αρκετά μεγάλο εύρος, γι’ αυτό προσπαθήστε να βρείτε ένα πιο σφιχτό εύρος.
Παράδειγμα διαδικασίας
Μια μεσαίου μεγέθους τράπεζα έχει επεκταθεί σε μια νέα περιοχή. Στο πλαίσιο της στρατηγικής της, προσφέρει δάνεια σε νέους καταναλωτές. Ωστόσο, η επεξεργασία αυτών των δανείων γίνεται χειροκίνητα, επιβαρύνοντας σημαντικά τους σημερινούς υπαλλήλους.
Η διοίκηση διενεργεί έλεγχο σκοπιμότητας για να επιβεβαιώσει τα εξής:
- Διαδικασία: Δεν απαιτείται ανθρώπινη παρέμβαση για τη λήψη αποφάσεων, επειδή βασίζεται σε κανόνες.
- Τεχνικά: Τα έντυπα των αιτήσεων περιλαμβάνουν δομημένα δεδομένα, τα οποία το RPA bot μπορεί να επεξεργαστεί και να επιστρέψει μια έγκριση ή άρνηση.
- ROI: Η χειροκίνητη διεκπεραίωση των αιτήσεων δανείων θα απαιτήσει την πρόσληψη πέντε νέων μελών της ομάδας, οπότε η εφαρμογή ενός συστήματος RPA θα είναι πολύ πιο αποδοτική. Η απόδοση της επένδυσης είναι εξασφαλισμένη.
#4. Επιλέξτε τη σωστή λύση RPA
Αφού έχετε κάνει τον κόπο να κατανοήσετε τους στόχους σας, να περιγράψετε τις διαδικασίες που θέλετε να αυτοματοποιήσετε και να αξιολογήσετε τη σκοπιμότητα του έργου σας, ήρθε η ώρα να προχωρήσετε στην επιλογή του προμηθευτή. Είναι σημαντικό να κάνετε τη δέουσα επιμέλεια σχετικά με έναν προμηθευτή και τη λύση του, αλλά δεν υπάρχουν σκληροί και γρήγοροι κανόνες εδώ. Πολλά εξαρτώνται από το μέγεθος και το πεδίο εφαρμογής του έργου σας, από το ποιοι υπάλληλοι θα χρησιμοποιήσουν το RPA, από τον προϋπολογισμό σας και από ένα πλήθος άλλων παραγόντων.
Ακολουθούν ορισμένα από τα κύρια πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη.
Απαιτήσεις έργου:
Εξερευνήστε προμηθευτές με ιστορικό στον χώρο σας. Ενώ τα εργαλεία RPA είναι ευέλικτα, η εύρεση προμηθευτών με εμπειρία στον κλάδο σας μπορεί να βοηθήσει τον κύκλο ζωής της ανάπτυξης RPA να κινηθεί πιο γρήγορα. Ωστόσο, ίσως πιο σημαντικό, θα πρέπει να εξετάσετε το μέγεθος και το πεδίο εφαρμογής του έργου σας και να αναζητήσετε προμηθευτές με βάση αυτές τις παραμέτρους.
Για παράδειγμα, αυτή είναι μια καλή στιγμή για να εξετάσετε πόσο ευρέως τα έργα RPA θα χρησιμοποιηθούν σε ολόκληρη την επιχείρησή σας. Εάν πρόκειται για ένα μεγάλο έργο που απαιτεί πολλές θέσεις, το κόστος αδειοδότησης αποτελεί βασικό στοιχείο. Ομοίως, εάν η επιχείρησή σας επιδιώκει επιθετική ανάπτυξη ή εάν τα πλεονεκτήματα μιας επιτυχημένης επέκτασης της RPA θα σας επιτρέψουν να επεκταθείτε, τότε μια λύση που προσφέρει απεριόριστες άδειες χρήσης σε μία τιμή συνδρομής θα έχει νόημα.
Τεχνολογία:
Σκεφτείτε το έργο σας και τα συγκεκριμένα εργαλεία που χρειάζεστε για την υλοποίηση των στόχων σας. Μερικά πράγματα που πρέπει να εξετάσετε εδώ είναι ο αριθμός των απαιτούμενων αδειών χρήσης, η διαθεσιμότητα της τεχνολογίας υπολογιστικής όρασης, ο επαναχρησιμοποιήσιμος κώδικας, η δημιουργία σεναρίων σε πολλαπλές πλατφόρμες, οι ενσωματώσεις API και πολλά άλλα. Προσπαθήστε να ευθυγραμμίσετε το πλεονέκτημα του προμηθευτή με τις απαιτήσεις σας.
Και πάλι, πολλές από τις αποφάσεις σας θα επηρεαστούν από το συγκεκριμένο αντικείμενο του έργου σας. Για παράδειγμα, πολλές επιχειρήσεις και κυβερνήσεις σε όλο τον κόσμο εξακολουθούν να βασίζονται σε παλαιά συστήματα. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους οι οργανισμοί δεν μεταναστεύουν από αυτές τις ξεπερασμένες εφαρμογές, συμπεριλαμβανομένου του κόστους, της υπερβολικής περιπλοκότητας, ακόμη και της αναγνώρισης ότι, ενώ τα συστήματα αυτά είναι παλιά, εξακολουθούν να κάνουν τη δουλειά τους σε αποδεκτό επίπεδο.
Τα εργαλεία RPA είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να προσελκύσουν αυτά τα εργαλεία στον εκσυγχρονισμό. Ενώ τα API, οι πλατφόρμες ολοκλήρωσης και οι χειρωνακτικοί εργαζόμενοι είναι όλες μέθοδοι που μπορούν να διαβάζουν και να γράφουν δεδομένα από αυτά τα συστήματα, τα εργαλεία RPA είναι μια πολύ πιο αποδοτική μέθοδος. Επιπλέον, ο αρθρωτός χαρακτήρας αυτών των λογισμικών RPA σημαίνει ότι μπορείτε να επεκτείνετε τα παλαιά συστήματα σε λύσεις που παρέχουν πιο ισχυρές ροές εργασίας.
Άλλες τεχνολογίες που μπορούν να δώσουν στη διαδικασία ροής εργασιών RPA ένα πλεονέκτημα περιλαμβάνουν εργαλεία πολλαπλών εφαρμογών και πλατφορμών. Εάν έχετε επιχειρηματικές διαδικασίες που περιλαμβάνουν ενσωματώσεις μεταξύ διαφορετικών συσκευών και εφαρμογών ή συνεργασία μεταξύ απομακρυσμένων ομάδων, η RPA μπορεί να σας προσφέρει την ευελιξία που θέλετε.
Ευκολία στη χρήση:
Οι λύσεις RPA έχουν κατασκευαστεί για να επιτρέπουν στις μη τεχνικές ομάδες να αξιοποιούν στο έπακρο την αυτοματοποίηση. Τα εργαλεία χωρίς κώδικα ή χωρίς σενάρια με διαισθητικές διεπαφές είναι η καλύτερη επιλογή εδώ. Η κωδικοποίηση απαιτεί πολύ χρόνο και πρόσβαση σε εξειδικευμένους προγραμματιστές. Από την άλλη πλευρά, τα εργαλεία χωρίς κώδικα περιορίζονται μόνο από τη δημιουργικότητα και τις ικανότητες επίλυσης προβλημάτων των εργαζομένων σας.
Φυσικά, η ευκολία χρήσης δεν περιορίζεται μόνο στη διαισθητική διεπαφή χρήστη (UI). Η έννοια επεκτείνεται επίσης στην αποτελεσματική εισαγωγή που διασφαλίζει ότι η ομάδα σας γνωρίζει πώς να αξιοποιήσει στο έπακρο την επένδυση στην αυτοματοποίηση. Θα σας συνιστούσαμε να σκεφτείτε προσεκτικά τις διαφορές μεταξύ ενός μοντέλου αδειοδότησης Λογισμικό + Υπηρεσίες και ενός μοντέλου αδειοδότησης μόνο για Λογισμικό.
Υποστήριξη:
Η υποστήριξη πελατών είναι ζωτικής σημασίας, ιδίως για τις ομάδες που ξεκινούν για πρώτη φορά έργα RPA. Επιπλέον, η υποστήριξη με ανταπόκριση είναι απαραίτητη όταν αυτοματοποιείτε κρίσιμες για την επιχείρηση ροές εργασιών.
Ορισμένα εργαλεία, όπως το ZAPTEST, προσφέρουν πρόσβαση σε έναν εξειδικευμένο εμπειρογνώμονα που θα σας βοηθήσει στην υλοποίηση και τη συντήρηση της λύσης σας καθ’ όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του RPA. Οι πιστοποιημένοι εμπειρογνώμονες ZAP έχουν εκπαιδευτεί σε διάφορους τομείς που σχετίζονται με την αυτοματοποίηση, συμπεριλαμβανομένων των βέλτιστων πρακτικών υλοποίησης RPA. Οι ειδικοί μας μπορούν να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε και να αναπτύξετε διαδικασίες ροής εργασιών. Επιπλέον, χάρη στην εμπειρία τους με την αυτοματοποίηση των δοκιμών λογισμικού, μπορούν να βοηθήσουν στις δοκιμές λειτουργικότητας και απόδοσης, τις οποίες θα εξετάσουμε στο βήμα 7 αυτού του οδηγού.
Εκτός από την εξειδικευμένη υποστήριξη, αναζητήστε λύσεις RPA με ζωντανή κοινότητα χρηστών- τα φόρουμ αποτελούν εξαιρετικό αποθετήριο πληροφοριών.
Τιμή:
Η τιμή είναι πάντα ένας παράγοντας που πρέπει να λαμβάνεται υπόψη. Κανείς δεν λειτουργεί με απεριόριστο προϋπολογισμό. Λάβετε υπόψη ότι το πιο ακριβό εργαλείο δεν είναι πάντα το καλύτερο. Επομένως, αναζητήστε την αξία όταν επιλέγετε έναν προμηθευτή.
Οι περισσότερες λύσεις RPA χρησιμοποιούν μηνιαίες ή ετήσιες άδειες χρήσης. Ωστόσο, αυτό που παίρνετε για τη συνδρομή σας ποικίλλει σημαντικά με κάθε προμηθευτή. Αναζητήστε τα σημεία διαφοράς μεταξύ των παρόχων, ιδίως σε θέματα όπως οι απεριόριστες άδειες χρήσης. Καθώς επεκτείνετε τις δυνατότητες RPA ή κλιμακώνετε την επιχείρησή σας, οι απεριόριστες άδειες εξασφαλίζουν ότι το κόστος σας είναι σταθερό και προβλέψιμο.
Επιπλέον, αναζητήστε προμηθευτές που περιλαμβάνουν υποστήριξη πρώτης κατηγορίας στο πακέτο σας. Για παράδειγμα, το πακέτο Enterprise παρέχει έναν εμπειρογνώμονα ZAP που θα συνεργαστεί με την ομάδα σας για να υλοποιήσει μια εφαρμογή που θα φέρει αποτελέσματα. Το κόστος της συνδρομής μπορεί να αντισταθμιστεί με το μισθό ενός μέλους του τεχνικού προσωπικού, γεγονός που μεταφράζεται σε σοβαρή αξία.
Φήμη:
Η φήμη ενός προμηθευτή αποτελεί βασικό δείκτη αξιοπιστίας και ποιότητας. Αυτές τις μέρες, όλοι μπορούμε να έχουμε πρόσβαση σε διαδικτυακές κριτικές για να το μάθουμε. Επίσης, μη φοβηθείτε να ζητήσετε από τους προμηθευτές σχετικές μελέτες περιπτώσεων ή μαρτυρίες.
Αν θέλετε να συνεργαστείτε με μια λύση RPA ή να προσφέρετε υπηρεσίες λευκής ετικέτας, μιλήστε με τον προμηθευτή σας και ζητήστε συμβουλές από υφιστάμενους συμβούλους και συνεργάτες. Αυτές οι λύσεις λειτουργούν επίσης καλά για οργανισμούς και παρόχους επιχειρηματικών υπηρεσιών.
#5. Σχεδιασμός
Ο σχεδιασμός αποτελεί βασικό στάδιο της διαχείρισης του κύκλου ζωής της RPA. Είναι το σημείο όπου όλος ο σχεδιασμός και η έρευνά σας παίρνει σάρκα και οστά. Εδώ, μπορείτε να αξιοποιήσετε τις πληροφορίες που παράγονται κατά το στάδιο της δοκιμής σκοπιμότητας και να δημιουργήσετε χάρτες για τη διαδικασία RPA.
Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να αρχίσετε να δημιουργείτε ένα Έγγραφο Σχεδιασμού Διαδικασίας (PDD). Χάρη στη διαθεσιμότητα των εργαλείων επικοινωνίας και της φιλοξενίας στο νέφος, τα έγγραφα αυτά μπορούν να είναι πολύ συνεργατικά. Ενθαρρύνετε τη συνεργασία των ενδιαφερομένων μερών, όπου χρειάζεται, ώστε να διασφαλίσετε ότι έχετε ένα βάθος απόψεων.
Μόλις έχετε ένα μοντέλο της διαδικασίας, μπορείτε στη συνέχεια να χαρτογραφήσετε τις εξαρτήσεις. Αυτά μπορεί να είναι οτιδήποτε, από συγκεκριμένες εφαρμογές, βάσεις δεδομένων και υπολογιστικά φύλλα που χρησιμεύουν ως έναυσμα, είσοδος ή έξοδος για τη διαδικασία σας.
Εάν η διαδικασία Α δεν μπορεί να ολοκληρωθεί χωρίς τη διαδικασία Β, τότε υπάρχει εξάρτηση. Φυσικά, αυτή είναι η απλούστερη περίπτωση. Μεγαλύτερα έργα με πολλαπλές αλληλοεξαρτώμενες διαδικασίες μπορούν γρήγορα να γίνουν ένα χάος εξαρτήσεων, οπότε είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε έναν χάρτη διαδικασιών.
#6. Ανάπτυξη
Η ανάπτυξη είναι ένα από τα πιο συναρπαστικά μέρη της υλοποίησης της RPA. Εδώ είναι που όλη η έρευνά σας μετατρέπεται σε κάτι απτό. Ανάλογα με τον προμηθευτή RPA που έχετε επιλέξει, το στάδιο αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα πολύπλοκο και να απαιτεί κάποιες τεχνικές δεξιότητες ή πολύ φιλικό προς το χρήστη και διαισθητικό.
Το ZAPTEST προσφέρει δύο διαφορετικούς τρόπους ανάπτυξης διαδικασιών RPA. Πρώτον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια συσκευή εγγραφής στην οθόνη για να παρατηρήσετε έναν ανθρώπινο εργαζόμενο καθώς εκτελεί την εργασία που θέλετε να μετατρέψετε σε ροή εργασίας RPA. Η τεχνολογία μας καταγράφει την εργασία και την αναλύει σε επεξεργάσιμα βήματα. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό χαρτογράφησης ροής εργασιών με δυνατότητες drag-and-drop για τον προγραμματισμό των απαιτούμενων βημάτων.
#7. Δοκιμή
Αυτό το επόμενο στάδιο του κύκλου ζωής της ρομποτικής αυτοματοποίησης διαδικασιών είναι κρίσιμο. Παρόλο που η αυτοματοποίηση των διαδικασιών σας μπορεί να είναι πλήρης, πρέπει να την δοκιμάσετε προτού τεθεί σε λειτουργία. Ορισμένες διαδικασίες RPA είναι πολύ απλές, ενώ άλλες είναι πιο σύνθετες λόγω εξαρτήσεων, όγκου συναλλαγών ή άλλων παραγόντων.
Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να δοκιμάσετε τη διαδικασία σας σε ένα περιβάλλον σταδιοποίησης για να βεβαιωθείτε ότι εκτελείται όπως περιμένετε. Εργαλεία αυτοματοποίησης δοκιμών λογισμικού μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι είστε καλυμμένοι από όλες τις πλευρές, δημιουργώντας μια σειρά από σενάρια που θα μπορούσε να αντιμετωπίσει η RPA σας. Θα πρέπει να δημιουργήσετε λεπτομερή σενάρια δοκιμών που μετρούν τις εξόδους σε σχέση με τα αναμενόμενα αποτελέσματα παράλληλα με την εκτέλεση σεναρίων.
Οι δοκιμές επιδόσεων και φορτίου είναι επίσης ζωτικής σημασίας για να διασφαλιστεί ότι οι διαδικασίες RPA σας είναι αρκετά ανθεκτικές ώστε να αντέχουν στις καταπονήσεις της καθημερινής χρήσης. Επιπλέον, ενώ η ομάδα δοκιμών σας είναι η πλέον κατάλληλη για να ελέγξει αν η εφαρμογή RPA λειτουργεί σωστά, σκεφτείτε να ζητήσετε τις σκέψεις των χρηστών και άλλων ενδιαφερομένων μερών.
Κρατήστε σχολαστικά αρχεία και καταγράψτε τυχόν ανωμαλίες που πρέπει να αντιμετωπιστούν.
#8. Μέτρο
Υπάρχει μεγάλος αριθμός μετρήσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετρήσετε την επιτυχία και την απόδοση των προσπαθειών αυτοματοποίησης. Πολλές από αυτές τις μετρήσεις θα είναι άμεσα συνδεδεμένες με τους στόχους και τις αντιρρήσεις που καθορίσατε στο Βήμα 1. Ωστόσο, άλλες θα σχετίζονται με εκτιμήσεις όπως η ταχύτητα ανάπτυξης, η απόδοση της επένδυσης και ούτω καθεξής.
Η RPA είναι μια συνεχής διαδικασία. Ενώ η ιδέα είναι να το ρυθμίσετε και να το αφήσετε να τρέξει, θα πρέπει να παρακολουθείτε συνεχώς τις διαδικασίες σας για να διασφαλίσετε ότι αποδίδουν τις επιθυμητές αποδόσεις και τη βέλτιστη απόδοση.
Ακολουθεί ένας κατάλογος ορισμένων δημοφιλών μετρήσεων RPA
- Ταχύτητα: Ο μέσος χρόνος που χρειάζεται η διαδικασία για να ολοκληρωθεί από άκρη σε άκρη.
- Ακρίβεια: Ποσοστό μέτρησης της ακρίβειας των επεξεργασμένων δεδομένων
- Αναμενόμενη επιχειρηματική αξία: RPA: Ένα μέτρο του χρόνου, των χρημάτων ή άλλων πόρων που η διαδικασία RPA εξοικονομεί στην επιχείρησή σας.
- Χρόνος διακοπής λειτουργίας: Χρόνος σε ώρες ή ημέρες κατά τον οποίο η διαδικασία RPA δεν είναι διαθέσιμη
#9. Εφεδρικό σχέδιο
Ενώ η ανάπτυξη ροής εργασιών RPA σημαίνει να αφήσετε πίσω σας τους παλιούς τρόπους, θα πρέπει πάντα να έχετε ένα σχέδιο ασφαλείας. Όπως γνωρίζει κάθε επαγγελματίας πληροφορικής ή ηγέτης επιχείρησης, τα πράγματα μπορούν να πάνε στραβά ανά πάσα στιγμή, και συχνά πάνε τη χειρότερη δυνατή στιγμή.
Εάν χρησιμοποιείτε διαδικασίες RPA για τη διεκπεραίωση κρίσιμων εργασιών, χρειάζεστε ένα σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά. Τα εφεδρικά σχέδια θα ποικίλλουν ανάλογα με την εφαρμογή, αλλά θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν τη μετακίνηση χειρωνακτικών εργαζομένων για την ολοκλήρωση ζωτικών εργασιών κατά τη διάρκεια της διακοπής λειτουργίας.
#10. Ανάπτυξη και συντήρηση
Αφού ελέγξετε αυτά τα βήματα υλοποίησης της RPA, ήρθε η ώρα να απελευθερώσετε τη λύση RPA σε ένα περιβάλλον παραγωγής.
Οι διαδικασίες RPA έχουν πολλές εξαρτήσεις. Ενώ η διαδικασία σας μπορεί να παραμείνει η ίδια, οι ολοκληρωμένες εφαρμογές, τα λογιστικά φύλλα και οι βάσεις δεδομένων μπορούν να αλλάξουν. Ή, εξίσου πιθανό, τα διαπιστευτήρια ασφαλείας μπορούν να αλλάξουν. Όταν συμβαίνει αυτό, μπορεί να προκαλέσει την επιστροφή εξαιρέσεων από τη διαδικασία RPA. Προγραμματισμένα προγράμματα παρακολούθησης, δοκιμών και συντήρησης μπορούν να βοηθήσουν στη διασφάλιση του μέγιστου δυνατού χρόνου λειτουργίας.
Τελικές σκέψεις
Η εφαρμογή της διαδικασίας RPA θα πρέπει να είναι αποτέλεσμα μελετημένου και σκόπιμου σχεδιασμού. Ακολουθώντας αυτά τα δέκα βήματα, δίνετε στο έργο σας τις καλύτερες πιθανότητες επιτυχίας. Τα έργα πληροφορικής έχουν απαράδεκτα υψηλό ποσοστό αποτυχίας. Μην γίνετε στατιστικά στοιχεία. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα και θα μπορέσετε να καθίσετε αναπαυτικά και να απολαύσετε τα οφέλη ενός έργου RPA που προσφέρει αξία.
