V skladu z
2023 Intelligent Automation Spend & Trends Report
54 % podjetij namerava vlagati v
RPA
letos. 42 % anketirancev navaja, da so že investirali v RPA, zato lahko rečemo, da se podjetja po vsem svetu zavedajo pomembnih prednosti avtomatizacije. Ta široka uporaba je zelo smiselna; katera organizacija ne bi želela zmanjšati stroškov, povečati produktivnosti in imeti srečnejših zaposlenih?
Medtem ko so prednosti RPA morda povsem jasne, pa je pot do avtomatizacije pogosto slabše razumljiva. Življenjski cikel RPA ima veliko pasti, vendar se jim lahko z uporabo preudarne strategije zlahka izognete. Uspešno
Izvajanje RPA
se začne s skrbno oceno in načrtovanjem, nato pa se nadaljuje s strogim programom testiranja, uvajanja in vzdrževanja.
Če želite, da bo implementacija potekala čim bolj gladko, upoštevajte teh deset korakov avtomatizacije robotskih procesov. Ta vodnik vas bo popeljal od zamisli do sprožitve prvega procesa RPA.
Kaj je življenjski cikel RPA?
Življenjski cikel robotske avtomatizacije procesov opisuje različne korake, ki so potrebni za načrtovanje, izgradnjo in izvedbo procesa RPA. O tem, katere faze življenjskega cikla RPA potrebujete za uspešno izvajanje, poteka veliko živahnih in zdravih razprav. Vendar pa je najboljšim razmišljanjem na tem področju skupnih nekaj faz, kot so ocenjevanje, testiranje, merjenje in vzdrževanje. Zato življenjski cikel RPA temelji na številnih najboljših praksah, ki se uporabljajo pri splošnem razvoju programske opreme.
V nadaljevanju predstavljamo deset ključnih faz RPA, ki bodo vašemu projektu zagotovile najboljše možnosti za uspeh.
#1. Določite svoje cilje
Vsak dober življenjski cikel RPA se začne z določitvijo jasnih ciljev. Po podatkih skupine Standish Group, manj kot 30 % projektov IT je uspešno izvedenih. Razlogov za te porazne številke je več, med drugim slabo načrtovanje, spreminjajoče se zahteve in pomanjkanje usklajenosti med člani ekipe. Vendar je pomanjkanje konkretnih ciljev eden od najhujših vzrokov za neuspeh projektov IT.
Za vse poslovne projekte ali kampanje so potrebni jasni cilji. Pomagajo vam ostati osredotočeni in vam omogočajo, da si zastavite dobro opredeljene in merljive cilje, ki jih želite doseči. Preden torej preučite konkretne procese RPA, ki jih želite avtomatizirati, morate opredeliti, zakaj se odločate za to pot.
Opredelite, kaj želite doseči s postopkom. Tipični cilji RPA med drugim vključujejo naslednje:
- Znižanje stroškov
- Povečanje produktivnosti
- Povečanje zadovoljstva in zadržanja zaposlenih
- Povečanje konkurenčnosti
- Doseganje digitalne preobrazbe
Ne glede na motivacijo jasno opredelite svoje cilje, preden preidete k naslednjim korakom avtomatizacije robotskih procesov.
Če potrebujete pomoč pri oblikovanju ciljev, uporabite kratico SMART. Vsi cilji morajo biti:
- Spcifični
- Measurable
- Aoželjeno
- Relevantno
- Timejno vezano
Preučimo, kako lahko okvir SMART uporabite pri projektu RPA.
Primer projekta
Spletno mesto e-trgovine želi izdelati orodje za primerjavo cen s konkurenco, da bo vedno ponujalo najnižje cene.
Posebno:
Robot RPA bo v enournih intervalih iz določenih spletnih mest izbrskal podatke, jih strukturiral v zbirki podatkov in prilagodil cene na spletnem mestu podjetja, da bo zagotovil enako konkurenčnost kot pri tekmecih. Ta avtomatizacija bo nadomestila obstoječi poslovni proces, ki ga opravljajo štirje delavci.
Merljivo:
Projekt se bo štel za uspešnega, ko štirje delavci ne bodo več ročno preverjali in prilagajali cen na spletnih straneh.
Dosegljivo:
Avtomatizacijo je mogoče doseči z uvedbo rešitve RPA, ki lahko pregleda strani, izlušči podatke o cenah in jih izvozi v tabelo. Rešitve RPA se morajo vključiti tudi v sistem za upravljanje vsebin in imeti dovoljenje za posodabljanje in objavo novih podatkov.
Pomembno:
S prehodom z ročnih na avtomatizirane delovne tokove boste prihranili ure štirih zaposlenih in tako podprli cilje organizacije za zmanjšanje splošnih stroškov osebja.
Časovno omejeno:
Ta projekt naj bi bil izveden v naslednjih treh mesecih. Pomembna je tudi hitrost izvajanja, kar je še en dejavnik, zakaj je RPA najboljši kandidat za to delo.
#2. Identifikacija kandidatov za postopek RPA
Nato preidemo na eno najpomembnejših faz RPA: določitev procesov, ki jih želite avtomatizirati. V prejšnji fazi življenjskega cikla RPA ste opisali svoje cilje. Ti cilji morajo biti podlaga za izbiro nalog, ki so primerne za RPA.
Recimo, da je vaš cilj prihraniti čas pri obdelavi plač. V tej fazi življenjskega cikla razvoja RPA razčlenite vse procese, ki so povezani z vodenjem obračuna plač. Nato se odločite, katere faze še vedno zahtevajo ročno posredovanje in katere so primerne za postopek RPA.
Če je vaš cilj zadovoljstvo zaposlenih, morate pregledati obstoječe delovne postopke in ugotoviti, katera ponavljajoča se in vsakdanja opravila jemljejo čas vašim zaposlenim.
Ko boste opravili to raziskavo, boste ugotovili, koliko delovnih ur ali drugih virov lahko prihranite z uvedbo RPA. Ne pozabite, da so naloge in procesi, ki jih avtomatizirate, dovolj obsežni, da je RPA smiselna.
Primer postopka
Ladjarsko podjetje močno prizadene fluktuacija zaposlenih. Težava vpliva na produktivnost in raven storitev za stranke. Notranja raziskava je pokazala, da je zadovoljstvo zaposlenih nizko zaradi velikega obsega ponavljajočega se dela, kot je reševanje in posodabljanje poizvedb o odpremi.
V želji, da bi povečali zadovoljstvo zaposlenih, ladjarsko podjetje ugotovi potrebo po avtomatiziranem sistemu, ki bi nadomestil ročno iskanje posodobitev ladjarjev. Vključeni postopki RPA vključujejo:
- Bot išče spletna mesta ponudnikov prevozov in zagotavlja posodobitve o dostavi v njegove notranje poslovne sisteme.
- Bot strankam v realnem času pošilja e-pošto ali sporočila ter tako zmanjšuje število vozovnic, klicev in poizvedb za podporo strankam.
#3. Izvedba testov izvedljivosti
Testiranje izvedljivosti RPA vključuje poglobitev v vsak proces RPA, ki ste ga opredelili v prejšnjih fazah življenjskega cikla projekta RPA, in resnično razumevanje njegove izvedljivosti. Oceno izvedljivosti RPA lahko razdelite na tri različne faze.
Faza 1: Ocena procesa
Ocena procesa RPA mora biti čim bolj podrobna. Medtem ko orodja, kot so ZAPTEST za zajemanje in posnemanje interakcij med človekom in računalnikom, ki vključujejo nalogo, uporabite tehnologijo računalniškega vida (CVT), morate še vedno dokumentirati vsak korak do pritiska tipke. Zdaj je čas, da ugotovite, ali so opravila, ki jih želite avtomatizirati, resnično procesi, ki temeljijo na pravilih in korakih.
Faza 2: Tehnična ocena:
Nadalje je treba razmisliti o bolj tehničnih vprašanjih. Na primer, če želite doseči donosnost naložbe, potrebujete velik obseg transakcij. Prav tako morate upoštevati stvari, kot so skalabilnost projekta, stabilnost programov, s katerimi bodo sodelovala orodja RPA, in kako dovzetna je vaša organizacija za nove delovne postopke in izvajanje RPA.
Razmislite o vrsti vhodnih in izhodnih podatkov, ki so potrebni za nalogo. Če vhodi uporabljajo strukturirane podatke, je to dobro. Če so nestrukturirani, boste za rešitev težave morda potrebovali dodatne aplikacije ali predloge.
Nato morate razmisliti o svoji programski opremi. Kako lahko programsko opremo RPA vključite v svoje trenutno tehnološko okolje?
Faza 3: ocena donosnosti naložbe:
Vaš projekt ima verjetno določen proračun. Verjetno ste se že pozanimali, koliko bi lahko stala uvedba delovnega procesa RPA. Zdaj morate prešteti številke in preveriti, ali je uvedba orodij RPA ne le stroškovno učinkovita, temveč ali bo vašemu podjetju prinesla dobiček. McKinsey Digital meni, da lahko projekti RPA prinesejo donosnost naložbe med 30 % in 200 % v prvem letu. To je precej širok razpon, zato poskusite določiti ožje območje.
Primer postopka
Srednje velika banka se je razširila v novo regijo. V okviru svoje strategije ponuja posojila novim potrošnikom. Vendar se ta posojila obdelujejo ročno, kar močno obremenjuje sedanje zaposlene.
Poslovodstvo opravi preizkus izvedljivosti, da potrdi naslednje:
- Postopek: Odobritev posojila temelji na strogih merilih; pri odločanju ni potrebno človeško posredovanje, saj temelji na pravilih.
- Tehnični: Obrazec vloge vsebuje strukturirane podatke, ki jih lahko robot RPA obdela in vrne potrditev ali zavrnitev.
- DONOSNOST NALOŽB: Ročno obravnavanje vlog za posojila bo zahtevalo zaposlitev petih novih članov ekipe, zato bo uvedba sistema RPA veliko bolj stroškovno učinkovita. Donosnost naložbe je zagotovljena.
#4. Izberite pravo rešitev RPA
Ko ste se potrudili, da ste razumeli svoje cilje, opisali procese, ki jih želite avtomatizirati, in ocenili izvedljivost projekta, je čas, da se lotite izbire prodajalca. Pomembno je, da prodajalca in njegovo rešitev skrbno preverite, vendar pri tem ni trdnih in trdnih pravil. Veliko je odvisno od velikosti in obsega projekta, od tega, kateri zaposleni bodo uporabljali RPA, od vašega proračuna in številnih drugih dejavnikov.
Tukaj je nekaj glavnih stvari, ki jih je treba upoštevati.
Zahteve projekta:
Raziščite prodajalce, ki so se že izkazali na vašem področju. Čeprav so orodja RPA prilagodljiva, lahko iskanje prodajalcev z izkušnjami v vaši panogi pripomore k hitrejšemu poteku življenjskega cikla razvoja RPA. Še pomembneje pa je, da upoštevate velikost in obseg svojega projekta ter poiščete prodajalce na podlagi teh parametrov.
To je na primer primeren čas za razmislek o tem, kako široko se bodo projekti RPA uporabljali v vašem podjetju. Če gre za velik projekt, ki zahteva veliko sedežev, so stroški licenciranja pomemben dejavnik. Če vaše podjetje stremi k agresivni rasti ali če vam bodo prednosti uspešnega uvajanja RPA omogočile razširitev, je smiselna rešitev, ki ponuja neomejeno število licenc v okviru ene naročnine.
Tehnologija:
Razmislite o svojem projektu in posebnih orodjih, ki jih potrebujete za uresničitev svojih ciljev. Pri tem je treba upoštevati število potrebnih licenc, razpoložljivost tehnologije računalniškega vida, kodo, ki jo je mogoče ponovno uporabiti, skripte za različne platforme, integracije API in še veliko več. Poskusite uskladiti prodajalčeve prednosti z vašimi zahtevami.
Tudi v tem primeru bo na veliko odločitev vplival poseben obseg projekta. Veliko podjetij in vlad po vsem svetu je na primer še vedno odvisnih od starejših sistemov. Obstaja veliko razlogov, zakaj organizacije ne preidejo s teh zastarelih aplikacij, vključno s stroški, prevelikimi zapleti in celo spoznanjem, da so ti sistemi sicer stari, vendar še vedno opravljajo svoje delo na bolj ali manj sprejemljivi ravni.
Orodja RPA so odličen način, kako ta orodja vključiti v sodobnost. API, integracijske platforme in ročni delavci so metode, s katerimi je mogoče brati in pisati podatke iz teh sistemov, vendar so orodja RPA veliko bolj stroškovno učinkovita metoda. Poleg tega modularna narava te programske opreme RPA pomeni, da lahko starejše sisteme razširite v rešitve, ki zagotavljajo zanesljivejše delovne tokove.
Druge tehnologije, ki lahko vašemu procesu delovnega toka RPA zagotovijo prednost, vključujejo orodja za različne aplikacije in platforme. Če imate poslovne procese, ki vključujejo integracijo med različnimi napravami in aplikacijami ali sodelovanje med oddaljenimi ekipami, vam lahko RPA ponudi želeno vsestranskost.
Enostavna uporaba:
Rešitve RPA so narejene tako, da omogočajo netehničnim ekipam, da kar najbolje izkoristijo avtomatizacijo. Pri tem so najboljša možnost orodja brez kode ali brez skript z intuitivnimi vmesniki. Kodiranje zahteva veliko časa in dostop do usposobljenih razvijalcev. Po drugi strani pa so orodja brez kode omejena le z ustvarjalnostjo in sposobnostmi reševanja težav vašega delavca.
Enostavnost uporabe seveda ne pomeni le intuitivnega uporabniškega vmesnika (UI). Koncept zajema tudi učinkovito uvajanje, ki zagotavlja, da vaša ekipa ve, kako najbolje izkoristiti naložbo v avtomatizacijo. Priporočamo, da dobro premislite o razlikah med modelom licenciranja programske opreme in storitev ter modelom licenciranja samo programske opreme.
Podpora:
Podpora strank je ključnega pomena, zlasti za ekipe, ki se projektov RPA lotevajo prvič. Poleg tega je odzivna podpora nujna, če avtomatizirate poslovno pomembne delovne tokove.
Nekatera orodja, kot je ZAPTEST, ponujajo dostop do posebnega strokovnjaka, ki vam pomaga pri izvajanju in vzdrževanju rešitve v celotnem življenjskem ciklu RPA. Certificirani strokovnjaki ZAP so usposobljeni na številnih področjih, povezanih z avtomatizacijo, vključno z najboljšimi praksami izvajanja RPA. Naši strokovnjaki vam lahko pomagajo pri načrtovanju in razvoju delovnih procesov. Poleg tega lahko zaradi svojih izkušenj z avtomatizacijo testiranja programske opreme pomagajo pri funkcionalnem testiranju in testiranju zmogljivosti, kar bomo preučili v 7. koraku tega vodnika.
Poleg namenske podpore poiščite tudi rešitve RPA z živahno skupnostjo uporabnikov; forumi so odlična zbirka informacij.
Cena:
Cena je vedno dejavnik, ki ga je treba upoštevati. Nihče ne razpolaga z neomejenim proračunom. Ne pozabite, da najdražje orodje ni vedno najboljše. Zato pri izbiri prodajalca upoštevajte vrednost.
Večina rešitev RPA uporablja mesečne ali letne licence. Vendar pa se naročnina pri posameznih prodajalcih zelo razlikuje. Poiščite razlike med ponudniki, zlasti med njimi, kot so neomejene licence. Ko razširjate zmogljivosti RPA ali povečujete obseg poslovanja, vam neomejene licence zagotavljajo fiksne in predvidljive stroške.
Poleg tega poiščite prodajalce, ki v svoj paket vključujejo prvovrstno podporo. Naš paket Enterprise na primer zagotavlja strokovnjaka ZAP, ki skupaj z vašo ekipo poskrbi za izvajanje, ki prinaša rezultate. Stroški naročnine se lahko izravnajo s plačo tehničnega uslužbenca, kar pomeni resno vrednost.
Ugled:
Ugled prodajalca je pomemben pokazatelj zanesljivosti in kakovosti. Danes lahko vsi dostopamo do spletnih pregledov in se o tem prepričamo. Prav tako se ne bojte prositi prodajalcev za ustrezne študije primerov ali pričevanja.
Če želite sodelovati z rešitvijo RPA ali ponujati storitve pod belimi nalepkami, se posvetujte s prodajalcem in poiščite nasvete pri obstoječih svetovalcih in partnerjih. Te rešitve so primerne tudi za agencije in ponudnike poslovnih storitev.
#5. Oblikovanje
Oblikovanje je bistvena faza upravljanja življenjskega cikla RPA. To je trenutek, ko vse vaše načrtovanje in raziskovanje dobi obliko. Tu lahko uporabite informacije, pridobljene v fazi testiranja izvedljivosti, in sestavite zemljevide za svoj postopek RPA.
Na tem mestu lahko začnete pripravljati dokument o zasnovi procesa (PDD). Zaradi razpoložljivosti komunikacijskih orodij in gostovanja v oblaku lahko ti dokumenti zelo dobro sodelujejo. Po potrebi spodbujajte sodelovanje zainteresiranih strani, da zagotovite poglobljeno mnenje.
Ko imate model procesa, lahko začrtate odvisnosti. To so lahko vse od posebnih aplikacij, podatkovnih zbirk in preglednic, ki služijo kot sprožilec, vhod ali izhod za vaš postopek.
Če procesa A ni mogoče dokončati brez procesa B, gre za odvisnost. To je seveda najpreprostejši primer. Večji projekti z več medsebojno odvisnimi procesi lahko hitro postanejo zaplet odvisnosti, zato je dobro izdelati zemljevid procesov.
#6. Razvoj
Razvoj je eden najbolj vznemirljivih delov izvajanja RPA. Tu se vse vaše raziskave spremenijo v nekaj oprijemljivega. Odvisno od tega, katerega ponudnika RPA ste izbrali, je lahko ta faza zelo zapletena in zahteva nekaj tehničnega znanja ali pa je zelo prijazna do uporabnika in intuitivna.
ZAPTEST ponuja dva različna načina za razvoj procesov RPA. Najprej lahko s snemalnikom na zaslonu opazujete človeškega delavca pri opravljanju naloge, ki jo želite spremeniti v delovni postopek RPA. Naša tehnologija zabeleži nalogo in jo razdeli na korake, ki jih je mogoče urejati. Za programiranje potrebnih korakov lahko uporabite tudi programsko opremo za kartiranje poteka dela z možnostjo povleci in spusti.
#7. Test
Ta naslednja faza življenjskega cikla avtomatizacije robotskih procesov je ključna. Čeprav je avtomatizacija procesov morda že dokončana, jo morate pred zagonom preizkusiti v praksi. Nekateri procesi RPA so zelo preprosti, drugi pa so zaradi odvisnosti, obsega transakcij ali drugih dejavnikov bolj zapleteni.
Na tej točki lahko postopek preizkusite v pripravljalnem okolju in se prepričate, da deluje, kot ste pričakovali. Orodja za avtomatizacijo testiranja programske opreme lahko z oblikovanjem različnih scenarijev, s katerimi bi se lahko soočil vaš RPA, poskrbite, da boste pokriti z vseh vidikov. Obdelati morate podrobne testne skripte, ki poleg izvajanja scenarijev merijo izide glede na pričakovane rezultate.
Testiranje zmogljivosti in obremenitve sta prav tako bistvenega pomena za zagotovitev, da so vaši procesi RPA dovolj vzdržljivi, da prenesejo obremenitve vsakodnevne uporabe. Poleg tega, čeprav je vaša ekipa za testiranje najboljša za preverjanje, ali vaša implementacija RPA deluje pravilno, razmislite tudi o tem, da za mnenje povprašate uporabnike in druge zainteresirane strani.
Skrbno vodite evidenco in beležite vse nepravilnosti, ki jih je treba odpraviti.
#8. Ukrep
Za merjenje uspešnosti in učinkovitosti poskusov avtomatizacije lahko uporabite številne metrike. Številne od teh metrik bodo neposredno povezane s cilji in ugovori, ki ste jih določili v 1. koraku. Druge pa bodo povezane s premisleki, kot so hitrost uvajanja, donosnost naložbe in podobno.
RPA je stalen proces. Čeprav gre za to, da ga nastavite in pustite delovati, morate svoje postopke nenehno spremljati, da zagotovite želene donose in optimalno delovanje.
Tukaj je seznam nekaterih priljubljenih metrik RPA
- Hitrost: Povprečni čas, ki je potreben za dokončanje procesa od konca do konca.
- Natančnost: Odstotno merilo natančnosti obdelanih podatkov.
- Pričakovana poslovna vrednost: Vrednost: merilo časa, denarja ali drugih virov, ki jih vaš proces RPA prihrani vašemu podjetju.
- Čas zastoja: Čas v urah ali dneh, ko proces RPA ni na voljo
#9. Rezervni načrt
Čeprav gre pri uvajanju delovnih tokov RPA za opuščanje starih načinov, morate vedno imeti rezervni načrt. Vsak strokovnjak za IT ali vodja podjetja ve, da gredo lahko stvari kadar koli narobe, pogosto pa se to zgodi ob najslabšem možnem času.
Če uporabljate procese RPA za opravljanje kritičnih nalog, potrebujete načrt neprekinjenega poslovanja za primer, da gre kaj narobe. Rezervni načrti se razlikujejo glede na izvajanje, vendar lahko vključujejo preusmeritev ročnih delavcev, da opravijo ključne naloge med izpadom.
#10. Uvajanje in vzdrževanje
Ko ste preverili te korake za izvajanje RPA, je čas, da svojo rešitev RPA spustite v produkcijsko okolje.
Postopki RPA imajo veliko odvisnosti. Medtem ko lahko vaš postopek ostane enak, se lahko integrirane aplikacije, preglednice in zbirke podatkov spremenijo. Prav tako verjetno pa se lahko spremenijo varnostna pooblastila. Če se to zgodi, lahko postopek RPA vrne izjeme. Z načrtovanim spremljanjem, testiranjem in vzdrževanjem lahko zagotovite največjo možno razpoložljivost.
Zaključne misli
Izvajanje procesa RPA mora biti rezultat premišljenega in premišljenega načrtovanja. Z upoštevanjem teh desetih korakov boste projektu zagotovili najboljše možnosti za uspeh. Projekti IT imajo nesprejemljivo visoko stopnjo neuspešnosti. Ne postanite statistični podatek. Če boste sledili tem korakom, boste lahko uživali v prednostih projekta RPA, ki prinaša dodano vrednost.
