Pagal
2023 m. pažangiosios automatikos išlaidų ir tendencijų ataskaitą
, 54 % įmonių planuoja investuoti į
RPA
šiais metais. 42 % respondentų nurodė, kad jau investavo į RPA, todėl galima teigti, kad įmonės visame pasaulyje suvokia didelę automatizavimo naudą. Toks plataus masto diegimas yra labai prasmingas; kuri organizacija nenorėtų sumažinti išlaidų, padidinti produktyvumo ir turėti laimingesnių darbuotojų?
Tačiau, nors RPA nauda gali būti visiškai aiški, kelias į automatizavimą dažnai būna mažiau suprantamas. RPA gyvavimo ciklas turi daugybę spąstų, tačiau jų lengvai išvengsite taikydami apdairią strategiją. Sėkmingai
RPA įgyvendinimas
prasideda nuo kruopštaus įvertinimo ir planavimo, po to pereinama prie griežtos testavimo, diegimo ir priežiūros programos.
Laikykitės šių dešimties robotizuotų procesų automatizavimo žingsnių, kad diegimas vyktų kuo sklandžiau. Šis vadovas padės jums nueiti visą kelią nuo idėjos iki pirmojo RPA proceso paleidimo.
Koks yra RPA gyvavimo ciklas?
Robotizuotų procesų automatizavimo gyvavimo ciklas apibūdina įvairius veiksmus, reikalingus RPA procesui suprojektuoti, sukurti ir vykdyti. Vyksta daug gyvų ir sveikų diskusijų apie tai, kokių RPA gyvavimo ciklo etapų reikia sėkmingam įgyvendinimui. Vis dėlto geriausiai šiuo klausimu išvystyta keletas bendrų etapų, pavyzdžiui, vertinimas, testavimas, matavimas ir priežiūra. Todėl RPA gyvavimo ciklas remiasi daugeliu geriausios praktikos pavyzdžių, taikomų kuriant bendrąją programinę įrangą.
Pateikiame dešimt svarbiausių RPA etapų, kurie suteiks jūsų projektui geriausią sėkmės galimybę.
#1. Nustatykite savo tikslus
Geras RPA gyvavimo ciklas prasideda nuo aiškių tikslų nustatymo. “Standish Group” duomenimis, sėkmingai įgyvendinama mažiau nei 30 proc. IT projektų. Šiuos liūdnus skaičius lemia daugybė priežasčių, įskaitant prastą planavimą, besikeičiančius reikalavimus ir komandos narių nesuderinamumą. Tačiau konkrečių tikslų trūkumas yra viena iš žalingiausių IT projektų nesėkmės priežasčių.
Visiems verslo projektams ar kampanijoms reikia aiškių tikslų. Jie padeda jums išlikti susitelkusiems ir leidžia nustatyti aiškiai apibrėžtus ir išmatuojamus tikslus, kurių reikia siekti. Taigi, prieš pradėdami svarstyti konkrečius RPA procesus, kuriuos norite automatizuoti, turite apsibrėžti, kodėl einate šiuo keliu.
Apibrėžkite, ką norite pasiekti šiuo procesu. Įprasti RPA tikslai apima, be kita ko, kai kuriuos iš šių:
- Išlaidų mažinimas
- Našumo didinimas
- Didesnis darbuotojų pasitenkinimas ir jų išlaikymas
- Konkurencingumas didėja
- Skaitmeninės transformacijos įgyvendinimas
Kad ir kokia būtų jūsų motyvacija, prieš pereidami prie toliau pateiktų robotizuotų procesų automatizavimo žingsnių, įsitikinkite, kad aiškiai apibrėžėte savo tikslus.
Jei reikia pagalbos užrašant tikslus, naudokite SMART akronimą. Visi tikslai turėtų būti:
- Spcifinis
- Measurable
- Aegalima
- Relevant
- Time susietas
Panagrinėkime, kaip SMART sistemą galima pritaikyti RPA projektui.
Projekto pavyzdys
Elektroninės prekybos svetainė nori sukurti konkurentų kainų palyginimo įrankį, kad visada siūlytų mažiausias kainas.
Konkrečiai:
RPA robotas 1 valandos intervalais iš tam tikrų svetainių iškrapštys duomenis, susistemins informaciją duomenų bazėje ir pakoreguos kainas įmonės svetainėje, kad užtikrintų, jog jos būtų tokios pat konkurencingos kaip ir konkurentai. Šis automatizavimas pakeis esamą verslo procesą, kuriam atlikti reikia keturių žmonių.
Išmatuojama:
Projektas bus laikomas sėkmingu, kai keturi darbuotojai rankiniu būdu nebetikrins ir nekoreguos kainų interneto svetainėse.
Pasiekiama:
Automatizuoti galima įdiegus RPA sprendimą, kuris gali tikrinti puslapius, išskirti kainų duomenis ir eksportuoti juos į lentelę. RPA sprendimai taip pat turi būti integruoti į turinio valdymo sistemą ir turėti leidimą atnaujinti ir skelbti naujus duomenis.
Aktualu:
Pereinant nuo rankinių prie automatizuotų darbo srautų bus sutaupytos keturių darbuotojų valandos, taip prisidedant prie organizacijos tikslų mažinti bendrąsias personalo išlaidas.
Laiko apribojimai:
Šis projektas turėtų būti įgyvendintas per ateinančius tris mėnesius. Svarbu, kad įgyvendinimas būtų greitas, o tai yra dar vienas veiksnys, kodėl RPA yra geriausias kandidatas šiam darbui.
#2. RPA proceso kandidatų nustatymas
Toliau pereiname prie vieno iš svarbiausių RPA etapų: nustatome procesus, kuriuos norite automatizuoti. Ankstesniame RPA gyvavimo ciklo etape nurodėte savo tikslus. Šie tikslai turėtų padėti išsiaiškinti, kokias užduotis galite pasirinkti kaip tinkamas RPA.
Tarkime, jūsų tikslas – sutaupyti laiko darbo užmokesčiui apdoroti. Šiame RPA kūrimo gyvavimo ciklo etape suskirstote visus procesus, susijusius su darbo užmokesčio skaičiavimu. Tada nuspręskite, kuriuose etapuose vis dar reikia rankinio įsikišimo, o kurie tinkami RPA procesui.
Taip pat, jei jūsų tikslas – darbuotojų pasitenkinimas, turite patikrinti esamas darbo eigas ir nustatyti pasikartojančias ir kasdienes užduotis, kurios užima jūsų darbuotojų laiką.
Atlikę šį tyrimą, suprasite, kiek darbo valandų ar kitų išteklių galite sutaupyti įdiegę RPA. Atminkite, kad norint, jog RPA būtų naudinga, automatizuojamos užduotys ir procesai turi būti pakankamai didelės apimties.
Proceso pavyzdys
Laivybos bendrovę labai paveikė darbuotojų kaita. Ši problema kenkia produktyvumui ir klientų aptarnavimo lygiui. Atlikus vidinę apklausą paaiškėjo, kad darbuotojų pasitenkinimas yra žemas dėl didelio pasikartojančio darbo, pavyzdžiui, siuntimo užklausų nagrinėjimo ir atnaujinimo.
Siekdama padidinti darbuotojų pasitenkinimą, laivybos įmonė nustato, kad reikia automatizuotos sistemos, kuri pakeistų rankiniu būdu atliekamą laivybos vežėjų atnaujinimų paiešką. RPA procesai apima:
- Botas ieško siuntų pristatymo paslaugų teikėjų svetainių ir teikia pristatymo atnaujinimus savo vidaus verslo sistemoms.
- Botas realiuoju laiku siunčia el. laiškus arba tekstinius pranešimus klientams, todėl sumažėja klientų aptarnavimo bilietų, skambučių ir užklausų.
#3. Atlikite galimybių testus
RPA galimybių testavimas apima gilinimąsi į kiekvieną RPA procesą, kurį nustatėte ankstesniuose RPA projekto gyvavimo ciklo etapuose, ir tikrą jo gyvybingumo supratimą. RPA galimybių vertinimą galite suskirstyti į tris atskirus etapus.
1 etapas: proceso vertinimas
Jūsų RPA proceso vertinimas turėtų būti kuo išsamesnis. Nors įrankiai, pvz. ZAPTEST naudoti kompiuterinės regos technologiją (CVT), kad užfiksuotumėte ir imituotumėte žmogaus ir kompiuterio sąveikas, kurios apima užduotį, vis tiek turėtumėte dokumentuoti kiekvieną žingsnį iki klavišo paspaudimo. Dabar laikas išsiaiškinti, ar užduotys, kurias norite automatizuoti, iš tiesų yra taisyklėmis pagrįsti, žingsniais valdomi procesai.
2 etapas: techninis vertinimas:
Toliau reikia apsvarstyti daugiau techninių klausimų. Pavyzdžiui, jei norite pasiekti investicijų grąžą, reikia didelės sandorių apimties. Taip pat turite atsižvelgti į tokius dalykus, kaip projekto mastelio keitimas, programų, su kuriomis sąveikaus jūsų RPA įrankiai, stabilumas ir tai, kiek jūsų organizacija yra palanki naujoms darbo eigoms ir RPA diegimui.
Pagalvokite, kokių duomenų įvesties ir išvesties tipų reikia užduočiai atlikti. Jei įvestyse naudojami struktūrizuoti duomenys, tai gerai. Jei jie nestruktūruoti, gali prireikti papildomų programų arba šablonų, kad išspręstumėte problemą.
Po to turėtumėte pagalvoti apie savo programinės įrangos steką. Kaip galite integruoti RPA programinę įrangą į dabartinę technologinę aplinką?
3 etapas: investicijų grąžos įvertinimas:
Jūsų projektui tikriausiai yra numatytas biudžetas. Tikriausiai apklausėte aplinkinius, kad sužinotumėte, kiek gali kainuoti RPA darbo eigos diegimas. Dabar reikia suskaičiuoti, ar RPA įrankių diegimas yra ne tik ekonomiškai efektyvus, bet ir atneš jūsų įmonei pinigų. “McKinsey Digital” teigia, kad RPA projektai gali atnešti investicijų grąžą nuo 30 % ir 200 % per pirmuosius metus. Tai gana platus diapazonas, todėl pabandykite nustatyti mažesnį intervalą.
Proceso pavyzdys
Vidutinio dydžio bankas išsiplėtė į naują regioną. Įgyvendindama savo strategiją, ji siūlo paskolas naujiems vartotojams. Tačiau šios paskolos tvarkomos rankiniu būdu, o tai labai apkrauna esamus darbuotojus.
Vadovybė atlieka galimybių testą, kad patvirtintų šiuos dalykus:
- Procesas: Žmogaus įsikišimo priimant sprendimus nereikia, nes procesas pagrįstas taisyklėmis.
- Techninis: Paraiškų formose pateikiami struktūrizuoti duomenys, kuriuos RPA robotas gali apdoroti ir grąžinti patvirtinimą arba paneigimą.
- INVESTICIJŲ GRĄŽA: Norint paskolų paraiškas tvarkyti rankiniu būdu, reikės įdarbinti penkis naujus komandos narius, todėl įdiegti RPA sistemą bus daug ekonomiškiau. Užtikrinta investicijų grąža.
#4. Pasirinkite tinkamą RPA sprendimą
Atlikę daug darbo, kad suprastumėte savo tikslus, apibūdinę procesus, kuriuos norite automatizuoti, ir įvertinę projekto įgyvendinamumą, galite pereiti prie pardavėjo atrankos. Labai svarbu kruopščiai patikrinti pardavėją ir jo sprendimą, tačiau griežtų taisyklių nėra. Daug kas priklauso nuo projekto dydžio ir apimties, nuo to, kurie darbuotojai naudosis RPA, nuo jūsų biudžeto ir daugybės kitų veiksnių.
Štai keletas svarbiausių dalykų, į kuriuos reikia atsižvelgti.
Projekto reikalavimai:
Ieškokite pardavėjų, turinčių patirties jūsų srityje. Nors RPA įrankiai yra lankstūs, tačiau jei rasite pardavėjus, turinčius patirties jūsų pramonės šakoje, RPA kūrimo gyvavimo ciklas vyks greičiau. Tačiau, ko gero, dar svarbiau yra atsižvelgti į projekto dydį ir apimtį ir pagal šiuos parametrus ieškoti tiekėjų.
Pavyzdžiui, tai geras metas apsvarstyti, kaip plačiai jūsų RPA projektai bus naudojami visoje įmonėje. Jei tai didelis projektas, kuriam reikia daug vietų, labai svarbu atsižvelgti į licencijavimo išlaidas. Panašiai, jei jūsų verslas siekia agresyvaus augimo arba sėkmingo RPA diegimo privalumai leis jums plėstis, tuomet tikslinga rinktis sprendimą, kuris siūlo neribotą licencijų skaičių už vieną prenumeratos kainą.
Technologijos:
Pagalvokite apie savo projektą ir konkrečius įrankius, kurių reikia tikslams įgyvendinti. Šiuo atveju reikia atsižvelgti į kai kuriuos dalykus: reikalingų licencijų skaičių, kompiuterinės regos technologijos prieinamumą, daugkartinio naudojimo kodą, įvairių platformų scenarijus, API integraciją ir daug daugiau. Pabandykite suderinti pardavėjo privalumus su savo reikalavimais.
Vėlgi, daugelį sprendimų lems konkreti projekto apimtis. Pavyzdžiui, daugelis įmonių ir vyriausybių visame pasaulyje vis dar naudojasi senosiomis sistemomis. Yra daugybė priežasčių, kodėl organizacijos neperkelia šių pasenusių programų, įskaitant išlaidas, pernelyg didelį sudėtingumą ir net suvokimą, kad nors šios sistemos yra senos, jos vis dar atlieka savo darbą daugiau ar mažiau priimtinu lygiu.
RPA įrankiai yra puikus būdas įtraukti šias priemones į šiuolaikiškumą. Nors API, integravimo platformos ir rankiniai darbuotojai – tai metodai, kuriais galima nuskaityti ir įrašyti duomenis iš šių sistemų, RPA įrankiai yra daug ekonomiškesnis metodas. Be to, šių RPA programų modulinis pobūdis reiškia, kad galite išplėsti senąsias sistemas, kad sukurtumėte sprendimus, užtikrinančius patikimesnes darbo eigas.
Kitos technologijos, galinčios suteikti jūsų RPA darbo eigos procesui pranašumo, apima įvairias programas ir platformas apimančius įrankius. Jei jūsų verslo procesai susiję su įvairių įrenginių ir programų integracija arba nuotolinių komandų bendradarbiavimu, RPA gali suteikti jums reikiamą universalumą.
Lengva naudoti:
RPA sprendimai yra sukurti taip, kad ne techninio profilio komandos galėtų maksimaliai išnaudoti automatizavimo galimybes. Šiuo atveju geriausia rinktis įrankius be kodo arba be scenarijų, turinčius intuityvias sąsajas. Kodavimas užima daug laiko ir reikalauja kvalifikuotų programuotojų. Kita vertus, įrankius be kodo riboja tik jūsų darbuotojo kūrybiškumas ir problemų sprendimo įgūdžiai.
Žinoma, paprastas naudojimas yra ne tik intuityvi naudotojo sąsaja (UI). Ši koncepcija taip pat apima veiksmingą įvadinį mokymą, kuris užtikrina, kad jūsų komanda žinotų, kaip maksimaliai išnaudoti investicijas į automatizavimą. Rekomenduojame gerai apsvarstyti skirtumus tarp programinės įrangos ir paslaugų licencijavimo modelio ir tik programinės įrangos licencijavimo modelio.
Parama:
Klientų aptarnavimas yra labai svarbus, ypač komandoms, kurios pirmą kartą imasi RPA projektų. Be to, kai automatizuojate verslui svarbias darbo eigas, būtina užtikrinti operatyvų palaikymą.
Kai kurie įrankiai, pavyzdžiui, ZAPTEST, suteikia prieigą prie specialaus eksperto, kuris padės įgyvendinti ir prižiūrėti jūsų sprendimą per visą RPA gyvavimo ciklą. Sertifikuoti ZAP ekspertai yra apmokyti įvairių su automatizavimu susijusių sričių, įskaitant RPA diegimo geriausią praktiką. Mūsų ekspertai gali padėti planuoti ir kurti darbo eigos procesus. Be to, turėdami patirties programinės įrangos testavimo automatizavimo srityje, jie gali padėti atlikti funkcinį ir našumo testavimą, kurį išnagrinėsime 7 šio vadovo žingsnyje.
Be specializuotos pagalbos, ieškokite RPA sprendimų, turinčių aktyvią naudotojų bendruomenę; forumai yra puiki informacijos saugykla.
Kaina:
Visada reikia atsižvelgti į kainą. Niekas neturi neriboto biudžeto. Atminkite, kad brangiausias įrankis ne visada yra geriausias. Taigi rinkdamiesi pardavėją atkreipkite dėmesį į vertę.
Dauguma RPA sprendimų naudoja mėnesines arba metines licencijas. Tačiau kiekvieno pardavėjo prenumeratos kaina labai skiriasi. Ieškokite skirtumų tarp paslaugų teikėjų, ypač tokių kaip neribotos licencijos. Plečiant RPA pajėgumus arba plečiant verslą, neribotos licencijos užtikrina, kad jūsų išlaidos būtų fiksuotos ir nuspėjamos.
Be to, ieškokite pardavėjų, kurie į paketą įtraukia aukščiausios klasės palaikymą. Pavyzdžiui, mūsų “Enterprise” paketas suteikia ZAP ekspertą, kuris dirba kartu su jūsų komanda, kad įgyvendintumėte rezultatyvų diegimą. Prenumeratos išlaidas galima kompensuoti techninio darbuotojo atlyginimu, o tai reiškia didelę vertę.
Reputacija:
Pardavėjo reputacija yra esminis patikimumo ir kokybės rodiklis. Šiais laikais visi galime naudotis internetinėmis apžvalgomis ir tai sužinoti. Be to, nebijokite paprašyti pardavėjų pateikti atitinkamų atvejų tyrimų ar rekomendacijų.
Jei norite bendradarbiauti su RPA sprendimu arba siūlyti “baltosios etiketės” paslaugas, pasitarkite su pardavėju ir kreipkitės patarimo į esamus konsultantus ir partnerius. Šie sprendimai taip pat puikiai tinka agentūroms ir verslo paslaugų teikėjams.
#5. Dizainas
Projektavimas yra esminis RPA gyvavimo ciklo valdymo etapas. Tai momentas, kai prasideda visas jūsų planavimas ir tyrimai. Čia galite pasinaudoti informacija, gauta per galimybių testavimo etapą, ir sudaryti savo RPA proceso žemėlapius.
Šiuo metu galite pradėti kurti proceso projektavimo dokumentą (PDD). Dėl komunikacijos priemonių ir debesijos prieglobos prieinamumo šie dokumentai gali būti labai lengvai pritaikomi bendradarbiavimui. Jei reikia, skatinkite suinteresuotųjų šalių bendradarbiavimą, kad užtikrintumėte nuomonių išsamumą.
Kai turėsite proceso modelį, galėsite nustatyti priklausomybes. Tai gali būti bet kokios konkrečios programos, duomenų bazės ir skaičiuoklės, kurios yra proceso paleidimo, įvesties ar išvesties šaltinis.
Jei procesas A negali būti užbaigtas be proceso B, vadinasi, yra priklausomybė. Žinoma, tai paprasčiausias atvejis. Didesni projektai su keliais tarpusavyje susijusiais procesais gali greitai virsti priklausomybių painiava, todėl pravartu sudaryti procesų žemėlapį.
#6. Sukurti
Kūrimas yra viena įdomiausių jūsų RPA diegimo dalių. Čia visi jūsų tyrimai virsta apčiuopiamais dalykais. Priklausomai nuo pasirinkto RPA tiekėjo, šis etapas gali būti labai sudėtingas ir reikalaujantis tam tikrų techninių įgūdžių arba labai patogus ir intuityvus.
ZAPTEST siūlo du skirtingus RPA procesų kūrimo būdus. Pirma, galite naudoti ekrano diktofoną ir stebėti, kaip darbuotojas atlieka užduotį, kurią norite paversti RPA darbo eiga. Mūsų technologija įrašo užduotį ir suskirsto ją į redaguojamus etapus. Taip pat galite naudoti darbo eigos žemėlapių sudarymo programinę įrangą su vilkimo ir nuleidimo galimybėmis, kad suprogramuotumėte reikiamus veiksmus.
#7. Testas
Šis kitas robotų procesų automatizavimo gyvavimo ciklo etapas yra labai svarbus. Nors jūsų procesų automatizavimas gali būti baigtas, prieš pradėdami veikti, turite jį išbandyti. Kai kurie RPA procesai yra labai paprasti, o kiti – sudėtingesni dėl priklausomybių, sandorių apimties ar kitų veiksnių.
Šiuo metu galite išbandyti savo procesą bandomojoje aplinkoje ir įsitikinti, kad jis veikia taip, kaip tikitės. Programinės įrangos testavimo automatizavimo įrankiai gali padėti užtikrinti, kad būsite apsidraudę visais aspektais, sukurdami įvairius scenarijus, su kuriais gali susidurti jūsų RPA. Turėtumėte sukurti išsamius bandymų scenarijus, kuriuose kartu su vykdomais scenarijais būtų vertinami rezultatai ir laukiami rezultatai.
Našumo ir apkrovos testavimas taip pat labai svarbus siekiant užtikrinti, kad jūsų RPA procesai būtų pakankamai patvarūs, kad atlaikytų kasdienio naudojimo įtampą. Be to, nors jūsų testavimo komanda geriausiai gali patikrinti, ar RPA diegimas veikia tinkamai, apsvarstykite galimybę paklausti naudotojų ir kitų suinteresuotųjų šalių nuomonės.
Kruopščiai registruokite ir fiksuokite bet kokius nukrypimus, į kuriuos būtina atkreipti dėmesį.
#8. Priemonė
Yra daugybė rodiklių, kuriuos galite naudoti automatizacijos bandymų sėkmei ir našumui įvertinti. Daugelis šių rodiklių bus tiesiogiai susiję su 1 žingsnyje nustatytais tikslais ir prieštaravimais. Tačiau kiti bus susiję su tokiais aspektais kaip diegimo greitis, investicijų grąža ir pan.
RPA yra nuolatinis procesas. Nors idėja yra nustatyti ir leisti veikti, turėtumėte nuolat stebėti savo procesus, kad užtikrintumėte, jog jie duoda pageidaujamą grąžą ir užtikrina optimalų veikimą.
Pateikiame kai kurių populiarių RPA rodiklių sąrašą
- Greitis: Vidutinis laikas, per kurį procesas užbaigiamas nuo pradžios iki pabaigos.
- Tikslumas: Apdorotų duomenų tikslumo procentinė išraiška.
- Laukiama verslo vertė: laiko, pinigų ar kitų išteklių, kuriuos jūsų RPA procesas sutaupo jūsų verslui, matas.
- Prastovos: Laikas valandomis arba dienomis, kai RPA procesas yra nepasiekiamas
#9. Atsarginis planas
Nors RPA darbo eigos diegimas yra susijęs su senų metodų atsisakymu, visada turėtumėte turėti atsarginį planą. Kaip žino bet kuris IT specialistas ar verslo vadovas, bet kada gali nutikti nesklandumų, ir dažnai jie nutinka pačiu netinkamiausiu metu.
Jei svarbiausioms užduotims atlikti naudojate RPA procesus, jums reikia veiklos tęstinumo plano, jei kas nors nepavyktų. Atsarginės kopijos planai priklauso nuo įgyvendinimo, tačiau jie gali apimti rankinių darbuotojų pasukimą, kad jie atliktų gyvybiškai svarbias užduotis prastovos metu.
#10. Įdiegti ir prižiūrėti
Atlikus šiuos RPA diegimo etapus, metas paleisti RPA sprendimą į gamybinę aplinką.
RPA procesai turi daug priklausomybių. Nors jūsų procesas gali išlikti toks pat, integruotos programos, skaičiuoklės ir duomenų bazės gali keistis. Arba, taip pat tikėtina, kad gali pasikeisti saugumo įgaliojimai. Kai taip atsitinka, jūsų RPA procesas gali grąžinti išimtis. Suplanuota stebėsena, bandymai ir techninės priežiūros tvarkaraščiai gali padėti užtikrinti maksimalų veikimo laiką.
Galutinės mintys
RPA procesų įgyvendinimas turėtų būti apgalvoto ir tikslingo planavimo rezultatas. Laikydamiesi šių dešimties žingsnių suteiksite projektui geriausią sėkmės galimybę. IT projektų nesėkmių lygis yra nepriimtinai aukštas. Netapkite statistiniu asmeniu. Atlikite šiuos veiksmus, ir galėsite ramiai sėdėti ir mėgautis RPA projekto nauda, kuri užtikrina vertę.
