Ciclul de viață și procesul RPA – 10 pași pentru implementarea automatizării proceselor robotice

Conform
Raportul 2023 privind cheltuielile și tendințele în materie de automatizare inteligentă
, 54% dintre întreprinderi intenționează să investească în
RPA
în acest an. Având în vedere că 42% dintre respondenți au sugerat că au investit deja în RPA, este corect să spunem că societățile din întreaga lume se trezesc la beneficiile semnificative ale automatizării. Această adoptare pe scară largă are mult sens; ce organizație nu ar dori să reducă costurile, să crească productivitatea și să aibă angajați mai fericiți?

Cu toate acestea, în timp ce beneficiile RPA pot fi foarte clare, calea spre automatizare este adesea mai puțin înțeleasă. Ciclul de viață al RPA are multe capcane, dar le puteți evita cu ușurință prin aplicarea unei strategii prudente. Succes
Implementarea RPA
începe cu o evaluare și o planificare atentă înainte de a trece la un program riguros de testare, implementare și întreținere.

Urmați acești zece pași de automatizare a proceselor robotice pentru a vă asigura că implementarea dvs. decurge cât mai bine posibil. Acest ghid vă va însoți de la ideație până la declanșarea primului proces RPA.

 

Ce este ciclul de viață RPA?

 

Ciclul de viață al automatizării proceselor robotice descrie diferitele etape necesare pentru a proiecta, construi și executa un proces RPA. Există o mulțime de dezbateri vii și sănătoase cu privire la fazele ciclului de viață RPA de care aveți nevoie pentru o implementare de succes. Cu toate acestea, cele mai bune idei în această privință au în comun câteva etape, cum ar fi evaluarea, testarea, măsurarea și întreținerea. Ca atare, ciclul de viață al RPA se bazează pe multe dintre cele mai bune practici utilizate în dezvoltarea generală de software.

 

Vă prezentăm aici zece etape critice ale RPA care vor oferi proiectului dumneavoastră cele mai mari șanse de succes.

 

#1. Stabiliți-vă obiectivele

 

Orice ciclu de viață RPA bun începe cu stabilirea unor obiective clare. Din partea Grupului Standish, mai puțin de 30% din proiectele IT sunt finalizate cu succes. Există multe motive pentru aceste cifre sumbre, inclusiv o programare deficitară, schimbarea cerințelor și lipsa de aliniere între membrii echipei. Cu toate acestea, lipsa unor obiective concrete este una dintre cele mai pernicioase cauze ale eșecului proiectelor IT.

Toate proiectele sau campaniile de afaceri au nevoie de obiective explicite. Acestea vă ajută să vă concentrați și vă permit să stabiliți obiective bine definite și măsurabile pentru care să lucrați. Așadar, înainte de a lua în considerare procesele RPA specifice pe care doriți să le automatizați, trebuie să descrieți de ce vă îndreptați pe această cale.

Definiți ce doriți să obțineți în urma procesului. Obiectivele tipice ale RPA includ, fără a se limita la acestea, unele dintre următoarele:

• Reducerea costurilor
• Stimularea productivității
• Creșterea satisfacției și a retenției angajaților
• Devenirea mai competitivă
• Realizarea transformării digitale

Oricare ar fi motivația dvs., asigurați-vă că vă definiți clar obiectivele înainte de a trece la etapele de automatizare robotică a proceselor de mai jos.

 

Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a vă redacta obiectivele, utilizați acronimul SMART. Toate obiectivele ar trebui să fie:

• Sți specifice
• Measurabilă
• Achievabile
• Relevant
• Time-bound

 

Să explorăm modul în care puteți aplica cadrul SMART la un proiect RPA.

 

Exemplu de proiect

Un site de comerț electronic dorește să creeze un instrument de comparare a prețurilor cu cele ale concurenților, astfel încât să ofere întotdeauna cele mai mici prețuri.

 

Specific:

Un robot RPA va extrage date de pe anumite site-uri web la intervale de o oră, va structura informațiile într-o bază de date și va ajusta prețurile de pe site-ul web al companiei pentru a se asigura că aceasta este la fel de competitivă ca și rivalii săi. Această automatizare va înlocui un proces de afaceri existent care utilizează patru lucrători umani pentru a face treaba.

 

Măsurabil:

Proiectul va fi considerat un succes atunci când cei patru lucrători umani nu vor mai verifica manual și nu vor mai ajusta prețurile de pe site-urile web.

 

Realizabil:

Automatizarea poate fi realizată prin implementarea unei soluții RPA care poate inspecta paginile, poate extrage datele privind prețurile și le poate exporta într-un tabel. De asemenea, soluțiile RPA trebuie să se integreze în sistemul de gestionare a conținutului și să aibă permisiunea de a actualiza și publica noile date.

 

Relevant:

Trecerea de la fluxuri de lucru manuale la fluxuri de lucru automatizate va economisi orele a patru angajați, sprijinind astfel obiectivele organizației de a reduce cheltuielile generale de personal.

 

Termen limită:

Acest proiect ar trebui să fie realizat în următoarele trei luni. Viteza de implementare este importantă, ceea ce reprezintă un alt factor care explică de ce RPA este cel mai bun candidat pentru acest post.

 

#2. Identificarea candidaților pentru procesul RPA

 

În continuare, trecem la una dintre cele mai importante etape RPA: identificarea proceselor pe care doriți să le automatizați. În etapa anterioară a ciclului de viață RPA, v-ați prezentat obiectivele. Aceste obiective ar trebui să vă informeze cu privire la sarcinile pe care le identificați ca fiind candidate pentru RPA.

Să spunem că obiectivul dumneavoastră este de a economisi timp pentru procesarea salariilor. În timpul acestei etape a ciclului de viață al dezvoltării RPA, veți descompune toate procesele implicate în derularea procesului de salarizare. Apoi, decideți ce etape mai necesită o intervenție manuală și care sunt potrivite pentru un proces RPA.

În mod similar, dacă obiectivul dvs. este satisfacția angajaților, trebuie să vă auditați fluxurile de lucru existente și să identificați sarcinile repetitive și banale care ocupă timpul angajaților dvs.

Pe măsură ce efectuați această cercetare, vă veți face o idee despre câte ore de lucru sau alte resurse puteți economisi prin implementarea RPA. Nu uitați că, pentru ca RPA să fie utilă, sarcinile și procesele pe care le automatizați trebuie să fie de un volum suficient de mare.

 

Exemplu de proces

O companie de transport maritim este grav afectată de fluctuația de personal. Problema afectează productivitatea și nivelul serviciilor oferite clienților. Un sondaj intern arată că gradul de satisfacție al angajaților este scăzut din cauza volumului mare de muncă repetitivă, cum ar fi urmărirea și actualizarea cererilor de expediție.

În încercarea de a crește satisfacția angajaților, compania de transport maritim identifică necesitatea unui sistem automatizat care să înlocuiască căutările manuale pentru actualizări ale transportatorilor de transport maritim. Procesele RPA implicate includ:

 

• Un robot caută pe site-urile web ale furnizorilor de transport și furnizează actualizări de livrare către sistemele sale interne de afaceri

 

• Un robot trimite e-mailuri sau mesaje text clienților în timp real, reducând numărul de bilete de asistență pentru clienți, apeluri și întrebări.

 

#3. Efectuarea de teste de fezabilitate

 

Testarea fezabilității RPA implică o aprofundare a fiecărui proces RPA pe care l-ați identificat în etapele anterioare ale ciclului de viață al proiectului RPA și înțelegerea cu adevărat a viabilității acestuia. Puteți împărți evaluarea fezabilității RPA în trei faze distincte.

 

Faza 1: Evaluarea procesului

 

Evaluarea procesului RPA trebuie să fie cât mai detaliată posibil. În timp ce instrumente precum ZAPTEST utilizați tehnologia de viziune computerizată (CVT) pentru a capta și imita interacțiunile om-calculator care cuprind o sarcină, trebuie să documentați fiecare pas până la apăsarea tastelor. Acum este momentul să aflați dacă sarcinile pe care doriți să le automatizați sunt cu adevărat procese bazate pe reguli, bazate pe etape.

 

Faza 2: Evaluarea tehnică:

 

În continuare, trebuie să luați în considerare aspecte mai tehnice. De exemplu, dacă doriți să obțineți un randament al investiției, aveți nevoie de volume mari de tranzacții. În mod similar, trebuie să luați în considerare aspecte precum scalabilitatea proiectului dvs., stabilitatea programelor cu care vor interacționa instrumentele RPA și cât de receptivă este organizația dvs. la noi fluxuri de lucru și la implementarea RPA.

Gândiți-vă la tipul de intrări și ieșiri de date necesare pentru această sarcină. Dacă intrările utilizează date structurate, este bine. Dacă acestea sunt nestructurate, este posibil să aveți nevoie de aplicații sau șabloane suplimentare pentru a rezolva problema.

După aceea, ar trebui să vă gândiți la stiva de software. Cum puteți să vă integrați software-ul RPA în mediul tehnologic actual?

 

Faza 3: evaluarea ROI:

 

Proiectul dumneavoastră are probabil un buget. Și probabil că ați făcut cercetări pentru a vă face o idee generală despre cât ar putea costa implementarea fluxului de lucru RPA. Acum, trebuie să calculați cifrele și să vedeți dacă implementarea instrumentelor RPA nu este doar rentabilă, ci și dacă vă va aduce bani pentru afacerea dumneavoastră. McKinsey Digital sugerează că proiectele de RPA pot aduce un ROI cuprins între 30% și 200%. în primul an. Este un interval destul de larg, așa că încercați să obțineți un interval mai restrâns.

 

Exemplu de proces

O bancă de dimensiuni medii s-a extins într-o nouă regiune. Ca parte a strategiei sale, oferă împrumuturi noilor consumatori. Cu toate acestea, procesarea acestor împrumuturi se realizează manual, ceea ce reprezintă o presiune considerabilă asupra angajaților actuali.

Conducerea efectuează un test de fezabilitate pentru a confirma următoarele:

• Proces: Aprobarea împrumuturilor se bazează pe criterii stricte; nu este necesară intervenția umană pentru luarea deciziilor, deoarece se bazează pe reguli.
• Tehnic: Formularele de cerere includ date structurate, pe care robotul RPA le poate procesa și transmite o aprobare sau o respingere.
• ROI: Tratarea manuală a cererilor de împrumut va necesita angajarea a cinci noi membri ai echipei, astfel încât implementarea unui sistem RPA va fi mult mai eficientă din punct de vedere al costurilor. ROI este asigurat.

 

#4. Alegeți soluția RPA potrivită

 

După ce ați depus eforturi pentru a vă înțelege obiectivele, ați descris procesele pe care doriți să le automatizați și ați evaluat fezabilitatea proiectului, este timpul să treceți la selectarea furnizorului. Este esențial să vă documentați în mod corespunzător cu privire la un furnizor și la soluția acestuia, dar nu există reguli stricte și rapide în acest sens. Multe lucruri depind de mărimea și domeniul de aplicare al proiectului dumneavoastră, de angajații care vor utiliza RPA, de bugetul dumneavoastră și de o mulțime de alți factori.

 

Iată câteva dintre principalele lucruri de care trebuie să țineți cont.

 

Cerințele proiectului:

 

Explorați furnizorii cu experiență în domeniul în care lucrați. În timp ce instrumentele RPA sunt flexibile, găsirea unor furnizori cu experiență în industria dvs. poate ajuta ciclul de viață al dezvoltării RPA să avanseze mai rapid. Cu toate acestea, poate cel mai important, ar trebui să luați în considerare dimensiunea și domeniul de aplicare al proiectului dumneavoastră și să căutați furnizori în funcție de acești parametri.

De exemplu, acesta este un moment bun pentru a vă gândi la cât de mult vor fi utilizate proiectele RPA în cadrul afacerii dumneavoastră. Dacă este vorba de un proiect de mari dimensiuni care necesită multe locuri, costurile de licențiere reprezintă un aspect esențial. În mod similar, dacă afacerea dvs. urmărește o creștere agresivă sau dacă avantajele unei implementări reușite a RPA vă vor permite să vă extindeți, atunci o soluție care oferă licențe nelimitate la un singur preț de abonament va avea sens.

 

Tehnologie:

 

Gândiți-vă la proiectul dvs. și la instrumentele specifice de care aveți nevoie pentru a vă realiza obiectivele. Unele lucruri care trebuie luate în considerare aici sunt numărul de licențe necesare, disponibilitatea tehnologiei de viziune computerizată, codul reutilizabil, scriptingul cross-platform, integrările API și multe altele. Încercați să aliniați USP al furnizorului cu cerințele dumneavoastră.

Din nou, multe dintre deciziile dumneavoastră vor fi influențate de domeniul de aplicare specific al proiectului dumneavoastră. De exemplu, multe întreprinderi și guverne din întreaga lume se bazează încă pe sisteme tradiționale. Există o mulțime de motive pentru care organizațiile nu migrează de la aceste aplicații învechite, printre care se numără costurile, complicațiile excesive și chiar recunoașterea faptului că, deși aceste sisteme sunt vechi, ele își fac totuși treaba la un nivel acceptabil.

Instrumentele RPA reprezintă o modalitate excelentă de a aduce aceste instrumente în modernitate. În timp ce API-urile, platformele de integrare și lucrătorii manuali sunt toate metode care pot citi și scrie date din aceste sisteme, instrumentele RPA sunt o metodă mult mai rentabilă. În plus, natura modulară a acestor software RPA înseamnă că puteți extinde sistemele existente în soluții care oferă fluxuri de lucru mai robuste.

Alte tehnologii care pot oferi un avantaj procesului de flux de lucru RPA includ instrumente pentru mai multe aplicații și platforme. Dacă aveți procese de afaceri care implică integrări între diferite dispozitive și aplicații sau colaborare între echipe la distanță, RPA vă poate oferi versatilitatea pe care o doriți.

 

Ușor de utilizat:

 

Soluțiile RPA sunt construite pentru a permite echipelor non-tehnice să obțină maximum de la automatizare. Instrumentele fără cod sau fără scripturi, cu interfețe intuitive, reprezintă cea mai bună opțiune în acest caz. Codificarea necesită mult timp și acces la dezvoltatori calificați. Pe de altă parte, instrumentele No-code sunt limitate doar de creativitatea și de abilitățile de rezolvare a problemelor ale angajaților dumneavoastră.

Desigur, ușurința de utilizare merge dincolo de o interfață intuitivă. Conceptul se extinde, de asemenea, la o integrare eficientă, care să asigure că echipa dvs. știe cum să profite la maximum de investiția în automatizare. Vă recomandăm să vă gândiți cu atenție la diferențele dintre un model de licențiere Software + Servicii și un model de licențiere exclusiv Software.

 

Sprijin:

 

Asistența clienților este crucială, în special pentru echipele care se lansează pentru prima dată în proiecte RPA. În plus, asistența receptivă este o necesitate atunci când automatizați fluxuri de lucru esențiale pentru afaceri.

Unele instrumente, cum ar fi ZAPTEST, oferă acces la un expert dedicat pentru a vă ajuta să implementați și să mențineți soluția pe parcursul întregului ciclu de viață RPA. Experții certificați ZAP sunt instruiți într-o serie de discipline legate de automatizare, inclusiv cele mai bune practici de implementare RPA. Experții noștri vă pot ajuta să planificați și să dezvoltați procese de flux de lucru. În plus, datorită experienței lor în domeniul automatizării testelor software, pot ajuta la testarea funcțională și de performanță, pe care o vom explora în etapa 7 a acestui ghid.

În afară de suportul dedicat, căutați soluții RPA cu o comunitate de utilizatori dinamică; forumurile sunt un depozit excelent de informații.

 

Preț:

 

Prețul este întotdeauna un factor care trebuie luat în considerare. Nimeni nu operează cu un buget nelimitat. Rețineți că nu întotdeauna cel mai scump instrument este cel mai bun. Așadar, căutați valoarea atunci când selectați un furnizor.

Majoritatea soluțiilor RPA utilizează licențe lunare sau anuale. Cu toate acestea, ceea ce primiți în schimbul abonamentului variază foarte mult de la un furnizor la altul. Căutați punctele de diferență între furnizori, în special aspecte precum licențele nelimitate. Pe măsură ce vă extindeți capacitățile RPA sau vă extindeți afacerea, licențele nelimitate vă asigură costuri fixe și previzibile.

În plus, căutați vânzători care includ în pachetul dvs. asistență de primă clasă. De exemplu, pachetul nostru Enterprise oferă un expert ZAP care să lucreze alături de echipa dumneavoastră pentru a realiza o implementare care să obțină rezultate. Costurile unui abonament pot fi compensate cu salariul unui membru al personalului tehnic, ceea ce se traduce printr-o valoare serioasă.

 

Reputație:

 

Reputația unui furnizor este un indicator esențial al fiabilității și calității. În zilele noastre, cu toții putem accesa recenzii online pentru a afla. De asemenea, nu vă fie teamă să cereți furnizorilor studii de caz sau mărturii relevante.

Dacă doriți să vă asociați cu o soluție RPA sau să oferiți servicii de marcă albă, discutați cu furnizorul dumneavoastră și cereți sfatul consultanților și partenerilor existenți. Aceste soluții funcționează bine și pentru agențiile și furnizorii de servicii de afaceri.

 

#5. Design

 

Proiectarea este o etapă esențială a gestionării ciclului de viață al RPA. Este momentul în care toate planificările și cercetările tale prind contur. În acest caz, vă puteți baza pe informațiile obținute în timpul etapei de testare a fezabilității și puteți construi hărți pentru procesul RPA.

În acest moment, puteți începe să elaborați un document de proiectare a procesului (DDP). Datorită disponibilității instrumentelor de comunicare și a găzduirii în cloud, aceste documente pot fi foarte colaborative. Încurajați cooperarea părților interesate, dacă este cazul, pentru a vă asigura că aveți o opinie profundă.

Odată ce aveți un model al procesului, puteți apoi să trasați dependențele. Acestea pot fi orice, de la aplicații specifice, baze de date și foi de calcul care servesc drept declanșator, intrare sau ieșire pentru procesul dumneavoastră.

Dacă procesul A nu poate fi finalizat fără procesul B, există o dependență. Desigur, acesta este cel mai simplu caz. Proiectele mai mari, cu mai multe procese interdependente, pot deveni rapid o harababură de dependențe, așa că este o idee bună să construiți o hartă a proceselor.

 

#6. Dezvoltarea

 

Dezvoltarea este una dintre cele mai interesante părți ale implementării RPA. Acesta este momentul în care toate cercetările dumneavoastră se transformă în ceva tangibil. În funcție de furnizorul RPA pe care l-ați ales, această etapă poate fi foarte complexă și poate necesita anumite abilități tehnice sau foarte ușor de utilizat și intuitivă.

ZAPTEST oferă două moduri diferite de a dezvolta procese RPA. În primul rând, puteți utiliza un înregistrator pe ecran pentru a observa un lucrător uman în timp ce îndeplinește sarcina pe care doriți să o transformați într-un flux de lucru RPA. Tehnologia noastră înregistrează sarcina și o împarte în etape editabile. Alternativ, puteți utiliza un software de cartografiere a fluxului de lucru cu capacități de glisare și fixare pentru a programa etapele necesare.

 

#7. Test

 

Următoarea etapă a ciclului de viață al automatizării proceselor robotice este esențială. Deși automatizarea proceselor poate fi completă, trebuie să le supuneți la teste înainte de a intra în funcțiune. Unele procese RPA sunt foarte simple, în timp ce altele sunt mai complexe din cauza dependențelor, a volumului de tranzacții sau a altor factori.

În acest moment, puteți testa procesul într-un mediu de pregătire pentru a vă asigura că funcționează așa cum vă așteptați. Instrumente de automatizare a testelor software vă poate ajuta să vă asigurați că sunteți acoperit din toate unghiurile prin crearea unei serii de scenarii cu care RPA-ul dumneavoastră s-ar putea confrunta. Ar trebui să construiți scripturi de testare detaliate care să măsoare rezultatele în raport cu rezultatele așteptate, alături de scenarii de execuție.

Testele de performanță și de încărcare sunt, de asemenea, vitale pentru a vă asigura că procesele RPA sunt suficient de durabile pentru a rezista la tensiunile utilizării zilnice. În plus, în timp ce echipa de testare este cea mai în măsură să verifice dacă implementarea RPA funcționează corect, luați în considerare și posibilitatea de a cere părerea utilizatorilor și a altor părți interesate.

Țineți o evidență meticuloasă și înregistrați orice anomalie care trebuie rezolvată.

 

#8. Măsură

 

Există un număr mare de parametri pe care îi puteți utiliza pentru a măsura succesul și performanța încercărilor de automatizare. Mulți dintre acești indicatori vor fi direct legați de obiectivele și obiecțiile pe care le-ați stabilit în Pasul 1. Cu toate acestea, altele vor fi legate de considerente precum viteza de implementare, randamentul investiției și așa mai departe.

RPA este un proces constant. Deși ideea este de a seta și de a lăsa să funcționeze, ar trebui să vă monitorizați în mod constant procesele pentru a vă asigura că acestea oferă randamentul dorit și o performanță optimă.

Iată o listă a câtorva măsurători populare RPA

• Viteza: Timpul mediu necesar pentru ca procesul să se încheie de la un capăt la altul.
• Precizie: O măsură procentuală a acurateței datelor prelucrate
• Valoarea comercială preconizată: O măsură a timpului, banilor sau a altor resurse pe care procesul RPA le economisește pentru afacerea dvs.
• Timp de nefuncționare: Timpul în ore sau zile în care procesul RPA este indisponibil

 

#9. Plan de rezervă

 

În timp ce implementarea fluxului de lucru RPA presupune renunțarea la vechile metode, trebuie să aveți întotdeauna un plan de rezervă. După cum știe orice profesionist IT sau lider de afaceri, lucrurile pot merge prost în orice moment și, adesea, în cel mai prost moment posibil.

Dacă utilizați procese RPA pentru a gestiona sarcini critice, aveți nevoie de un plan de continuitate a activității în cazul în care ceva nu merge bine. Planurile de rezervă vor varia în funcție de implementare, dar ar putea include mobilizarea lucrătorilor manuali pentru a îndeplini sarcini vitale în timpul perioadelor de indisponibilitate.

 

#10. Implementarea și întreținerea

 

După ce ați bifat acești pași de implementare RPA, este timpul să dați drumul la soluția RPA într-un mediu de producție.

Procesele RPA au o mulțime de dependențe. În timp ce procesul dvs. poate rămâne același, aplicațiile integrate, foile de calcul și bazele de date se pot schimba. Sau, la fel de probabil, acreditările de securitate se pot schimba. Atunci când se întâmplă acest lucru, procesul RPA poate genera excepții. Monitorizarea, testarea și întreținerea programate pot contribui la asigurarea unui timp de funcționare maxim.

 

Gânduri finale

 

Implementarea procesului RPA ar trebui să fie rezultatul unei planificări bine gândite și deliberate. Urmând acești zece pași, veți oferi proiectului dumneavoastră cele mai mari șanse de succes. Proiectele IT au o rată de eșec inacceptabil de mare. Nu deveniți o statistică. Urmați acești pași și veți putea să vă bucurați de beneficiile unui proiect RPA care aduce valoare.

Download post as PDF