O ciclo de vida e o processo da RPA – 10 passos para implementar a automatização robótica de processos

De acordo com o
Relatório de Tendências e Gastos com Automação Inteligente 2023
54% das empresas planeiam investir em
RPA
este ano. Com 42% dos inquiridos a sugerir que já investiram em RPA, é justo dizer que as empresas de todo o mundo estão a despertar para os benefícios significativos da automatização. Esta adoção generalizada faz todo o sentido; que organização não gostaria de reduzir custos, aumentar a produtividade e ter empregados mais felizes?

No entanto, embora os benefícios da RPA possam ser muito claros, o caminho para a automatização é muitas vezes menos bem compreendido. O ciclo de vida da RPA tem muitas armadilhas, mas pode evitá-las facilmente aplicando uma estratégia prudente. Bem-sucedido
A implementação da RPA
começa com uma avaliação e um planeamento cuidadosos antes de avançar para um programa rigoroso de testes, implementação e manutenção.

Siga estes dez passos da automatização de processos robóticos para garantir que a sua implementação decorre da melhor forma possível. Este guia irá guiá-lo desde a conceção até ao lançamento do seu primeiro processo RPA.

 

O que é o ciclo de vida da RPA?

 

O ciclo de vida da automatização de processos robóticos descreve os vários passos necessários para conceber, construir e executar um processo RPA. Existe um debate animado e saudável sobre quais as fases do ciclo de vida da RPA necessárias para uma implementação bem sucedida. No entanto, o melhor pensamento sobre o assunto tem algumas fases em comum, como a avaliação, o teste, a medição e a manutenção. Como tal, o ciclo de vida da RPA baseia-se em muitas das melhores práticas utilizadas no desenvolvimento geral de software.

 

Aqui, apresentamos dez fases críticas da RPA que darão ao seu projeto a melhor hipótese de sucesso.

 

#1. Estabelecer os seus objectivos

 

Qualquer bom ciclo de vida da RPA começa com a definição de objectivos claros. Segundo o Grupo Standish, menos de 30% dos projectos de TI são realizados com êxito. Há muitas razões para estes números desanimadores, incluindo a má programação, a alteração dos requisitos e a falta de alinhamento entre os membros da equipa. No entanto, a falta de objectivos concretos é uma das causas mais perniciosas de fracasso dos projectos de TI.

Todos os projectos ou campanhas empresariais necessitam de objectivos explícitos. Ajudam-no a manter-se concentrado e permitem-lhe estabelecer objectivos bem definidos e mensuráveis para os quais trabalhar. Por isso, antes de considerar os processos específicos de RPA que pretende automatizar, tem de definir a razão pela qual está a seguir este caminho.

Definir o que se pretende alcançar com o processo. Os objectivos típicos da RPA incluem, mas não se limitam a, alguns dos seguintes:

• Reduzir os custos
• Aumentar a produtividade
• Aumentar a satisfação e a retenção dos empregados
• Tornar-se mais competitivo
• Alcançar a transformação digital

Qualquer que seja a sua motivação, certifique-se de que define claramente os seus objectivos antes de avançar para os passos seguintes da automatização de processos robóticos.

 

Se precisar de ajuda para escrever os seus objectivos, utilize o acrónimo SMART. Todos os objectivos devem ser:

• Sespecífico
• Mfácil de medir
• Apossível
• Rrelevante
• Time-bound

 

Vamos explorar a forma como pode aplicar a estrutura SMART a um projeto RPA.

 

Projeto de exemplo

Um sítio Web de comércio eletrónico pretende criar uma ferramenta de comparação de preços da concorrência para oferecer sempre os preços mais baixos.

 

Específico:

Um bot de RPA vai recolher dados de determinados sítios Web em intervalos de uma hora, estruturar a informação numa base de dados e ajustar os preços no sítio Web da empresa para garantir que são tão competitivos como os seus rivais. Esta automatização irá substituir um processo comercial existente que utiliza quatro trabalhadores humanos para efetuar o trabalho.

 

Mensurável:

O projeto será considerado bem sucedido quando os quatro trabalhadores humanos já não estiverem a verificar e a ajustar manualmente os preços nos sítios Web.

 

Realizável:

A automatização pode ser conseguida através da implementação de uma solução RPA que pode inspecionar páginas, extrair dados de preços e exportá-los para uma tabela. As soluções RPA devem também integrar-se no sistema de gestão de conteúdos e ter permissão para atualizar e publicar os novos dados.

 

Relevante:

A passagem de fluxos de trabalho manuais para fluxos de trabalho automatizados poupará as horas de quatro funcionários, apoiando assim os objectivos da organização de reduzir as despesas gerais com o pessoal.

 

Com prazo determinado:

Este projeto deverá estar concluído nos próximos três meses. A velocidade de implementação é importante, o que é outro fator que faz com que a RPA seja a melhor candidata para o trabalho.

 

#2. Identificar os candidatos ao processo RPA

 

Em seguida, passamos a uma das fases mais importantes da RPA: identificar os processos que pretende automatizar. Na fase anterior do ciclo de vida da RPA, definiu os seus objectivos. Estes objectivos devem informar quais as tarefas que identifica como candidatas à RPA.

Digamos que o seu objetivo é poupar tempo no processamento dos salários. Durante esta fase do ciclo de vida de desenvolvimento da RPA, é necessário decompor todos os processos envolvidos na gestão da folha de pagamentos. Em seguida, decide quais as fases que ainda requerem intervenção manual e quais as que são adequadas para um processo RPA.

Do mesmo modo, se o seu objetivo é a satisfação dos trabalhadores, é necessário auditar os fluxos de trabalho existentes e identificar as tarefas repetitivas e mundanas que ocupam o tempo dos trabalhadores.

Ao efetuar esta pesquisa, terá uma ideia de quantas horas de trabalho ou outros recursos pode poupar com a implementação da RPA. Lembre-se de que, para que a RPA valha a pena, as tarefas e os processos que automatiza têm de ter um volume suficientemente elevado.

 

Exemplo de processo

Uma empresa de transportes marítimos é duramente afetada pela rotação de trabalhadores. O problema está a prejudicar a produtividade e os níveis de serviço ao cliente. Um inquérito interno revela que a satisfação dos empregados é baixa devido ao elevado volume de trabalho repetitivo, como a procura e atualização de pedidos de expedição.

Numa tentativa de aumentar a satisfação dos funcionários, a empresa de transportes identifica a necessidade de um sistema automatizado que substitua as pesquisas manuais de actualizações das transportadoras. Os processos RPA envolvidos incluem:

 

• Um bot pesquisa nos sítios Web dos fornecedores de serviços de transporte e fornece actualizações de entrega aos seus sistemas empresariais internos

 

• Um bot envia e-mails ou mensagens de texto aos clientes em tempo real, reduzindo os pedidos de apoio ao cliente, as chamadas e as consultas.

 

#3. Realizar testes de viabilidade

 

Os testes de viabilidade da RPA envolvem uma análise aprofundada de cada processo de RPA que identificou nas fases anteriores do ciclo de vida do projeto de RPA e uma verdadeira compreensão da sua viabilidade. A avaliação da viabilidade da RPA pode ser dividida em três fases distintas.

 

Fase 1: Avaliação do processo

 

A avaliação do processo de RPA deve ser tão pormenorizada quanto possível. Enquanto ferramentas como ZAPTEST utilizar a Tecnologia de Visão por Computador (CVT) para capturar e imitar as interacções homem-computador que englobam uma tarefa, deve ainda assim documentar cada passo até à tecla digitada. Chegou o momento de descobrir se as tarefas que pretende automatizar são processos verdadeiramente baseados em regras e orientados por etapas.

 

Fase 2: Avaliação técnica:

 

Em seguida, é necessário considerar questões mais técnicas. Por exemplo, para obter um ROI, é necessário um elevado volume de transacções. Da mesma forma, é necessário ter em conta aspectos como a escalabilidade do seu projeto, a estabilidade dos programas com os quais as ferramentas RPA irão interagir e a recetividade da sua organização a novos fluxos de trabalho e à implementação de RPA.

Pense no tipo de dados de entrada e de saída necessários para a tarefa. Se as entradas utilizarem dados estruturados, isso é bom. Se não estiverem estruturados, poderá necessitar de aplicações ou modelos adicionais para resolver o problema.

Depois disso, deve pensar na sua pilha de software. Como pode integrar o seu software RPA no seu ambiente tecnológico atual?

 

Fase 3: Avaliação do ROI:

 

É provável que o seu projeto tenha um orçamento. E, provavelmente, já andou a pesquisar para ter uma ideia geral de quanto poderá custar a implementação do fluxo de trabalho RPA. Agora, é necessário analisar os números e verificar se a implementação de ferramentas de RPA não só é rentável, como também rentabiliza a sua empresa. A McKinsey Digital sugere que os projectos de RPA podem gerar um ROI entre 30% e 200% no primeiro ano. É um intervalo muito grande, por isso tente um intervalo mais apertado.

 

Exemplo de processo

Um banco de média dimensão expandiu-se para uma nova região. No âmbito da sua estratégia, oferece empréstimos a novos consumidores. No entanto, o processamento destes empréstimos é efectuado manualmente, o que sobrecarrega consideravelmente os actuais funcionários.

A administração efectua um teste de viabilidade para confirmar o seguinte:

• Processo: A aprovação do empréstimo baseia-se em critérios rigorosos; a intervenção humana não é necessária para a tomada de decisões, uma vez que se baseia em regras
• Técnica: Os formulários de candidatura incluem dados estruturados, que o bot RPA pode processar e devolver uma aprovação ou recusa
• ROI: O tratamento manual dos pedidos de empréstimo exigirá a contratação de cinco novos membros da equipa, pelo que a implementação de um sistema RPA será muito mais rentável. O ROI é garantido.

 

#4. Escolher a solução RPA correcta

 

Depois de se esforçar para compreender os seus objectivos, delinear os processos que pretende automatizar e avaliar a viabilidade do seu projeto, é altura de passar à seleção do fornecedor. É essencial fazer a devida diligência num fornecedor e na sua solução, mas não existem regras rígidas e rápidas nesta matéria. Muito depende da dimensão e do âmbito do seu projeto, dos funcionários que irão utilizar a RPA, do seu orçamento e de uma série de outros factores.

 

Eis alguns dos principais aspectos a ter em conta.

 

Requisitos do projeto:

 

Explore fornecedores com um historial no seu espaço. Embora as ferramentas RPA sejam flexíveis, encontrar fornecedores com experiência no seu sector pode ajudar a acelerar o ciclo de vida do desenvolvimento da RPA. No entanto, e talvez mais importante, deve considerar a dimensão e o âmbito do seu projeto e procurar fornecedores com base nestes parâmetros.

Por exemplo, esta é uma boa altura para considerar em que medida os seus projectos de RPA serão utilizados na sua empresa. Se se tratar de um grande projeto que requer muitos postos de trabalho, os custos de licenciamento são uma consideração essencial. Da mesma forma, se a sua empresa estiver a procurar um crescimento agressivo ou se as vantagens de uma implementação bem sucedida da RPA lhe permitirem aumentar a escala, então uma solução que ofereça licenças ilimitadas sob um preço de subscrição fará sentido.

 

Tecnologia:

 

Pense no seu projeto e nas ferramentas específicas de que necessita para atingir os seus objectivos. Alguns aspectos a considerar são o número de licenças necessárias, a disponibilidade de tecnologia de visão por computador, código reutilizável, scripting multiplataforma, integrações de API e muito mais. Tente alinhar o USP do fornecedor com as suas necessidades.

Mais uma vez, muitas das suas decisões serão influenciadas pelo âmbito específico do seu projeto. Por exemplo, muitas empresas e governos em todo o mundo ainda dependem de sistemas antigos. Há muitas razões para as organizações não migrarem destas aplicações desactualizadas, incluindo o custo, a complicação excessiva e até o reconhecimento de que, embora estes sistemas sejam antigos, ainda fazem mais ou menos o trabalho a um nível aceitável.

As ferramentas RPA são uma excelente forma de as trazer para a modernidade. Embora as API, as plataformas de integração e os trabalhadores manuais sejam todos métodos que podem ler e escrever dados destes sistemas, as ferramentas RPA são um método muito mais económico. Além disso, a natureza modular deste software RPA significa que pode alargar os sistemas antigos a soluções que proporcionam fluxos de trabalho mais robustos.

Outras tecnologias que podem dar uma vantagem ao seu processo de fluxo de trabalho RPA incluem ferramentas entre aplicações e entre plataformas. Se tem processos empresariais que envolvem integrações entre diferentes dispositivos e aplicações ou colaboração entre equipas remotas, a RPA pode oferecer a versatilidade que pretende.

 

Facilidade de utilização:

 

As soluções RPA são concebidas para permitir que as equipas não técnicas tirem o máximo partido da automatização. As ferramentas sem código ou sem script com interfaces intuitivas são a melhor opção neste caso. A codificação leva muito tempo e requer acesso a programadores qualificados. As ferramentas sem código, por outro lado, são apenas limitadas pela criatividade e capacidade de resolução de problemas do seu trabalhador.

Naturalmente, a facilidade de utilização não se limita a uma interface de utilizador intuitiva. O conceito também se estende a uma integração eficaz que garanta que a sua equipa sabe como tirar o máximo partido do seu investimento na automatização. Recomendamos que reflicta cuidadosamente sobre as diferenças entre um modelo de licenciamento de Software + Serviços e um modelo de licenciamento apenas de Software.

 

Apoio:

 

O apoio ao cliente é crucial, especialmente para as equipas que embarcam em projectos de RPA pela primeira vez. Além disso, o suporte reativo é essencial quando se automatizam fluxos de trabalho críticos para a empresa.

Algumas ferramentas, como o ZAPTEST, oferecem acesso a um especialista dedicado para ajudar a implementar e manter a sua solução durante todo o ciclo de vida da RPA. Os especialistas certificados da ZAP têm formação numa série de disciplinas relacionadas com a automatização, incluindo as melhores práticas de implementação de RPA. Os nossos especialistas podem ajudá-lo a planear e desenvolver processos de fluxo de trabalho. Além disso, graças à sua experiência com a automatização dos testes de software, podem ajudar nos testes funcionais e de desempenho, que iremos explorar na etapa 7 deste guia.

Para além do apoio dedicado, procure soluções de RPA com uma comunidade de utilizadores dinâmica; os fóruns são um excelente repositório de informações.

 

Preço:

 

O preço é sempre um fator a considerar. Ninguém está a trabalhar com um orçamento ilimitado. Tenha em conta que a ferramenta mais cara nem sempre é a melhor. Por isso, procure valor ao selecionar um fornecedor.

A maioria das soluções RPA utiliza licenças mensais ou anuais. No entanto, o que recebe pela sua subscrição varia muito consoante o fornecedor. Procure pontos de diferença entre os fornecedores, especialmente no que diz respeito a licenças ilimitadas. À medida que expande as suas capacidades de RPA ou dimensiona o seu negócio, as licenças ilimitadas garantem que os seus custos são fixos e previsíveis.

Para além disso, procure fornecedores que incluam apoio de primeira classe no seu pacote. Por exemplo, o nosso pacote Enterprise fornece um Perito ZAP para trabalhar em conjunto com a sua equipa para realizar uma implementação que obtenha resultados. Os custos de uma assinatura podem ser compensados com o salário de um técnico, o que se traduz num valor sério.

 

Reputação:

 

A reputação de um fornecedor é um indicador essencial de fiabilidade e qualidade. Hoje em dia, todos nós podemos aceder a avaliações online para o saber. Além disso, não tenha receio de pedir aos fornecedores estudos de caso ou testemunhos relevantes.

Se pretender estabelecer uma parceria com uma solução de RPA ou oferecer serviços de marca branca, fale com o seu fornecedor e procure aconselhamento junto de consultores e parceiros existentes. Estas soluções também funcionam bem para agências e fornecedores de serviços empresariais.

 

#5. Conceção

 

A conceção é uma fase essencial da gestão do ciclo de vida da RPA. É o momento em que todo o seu planeamento e pesquisa ganham forma. Aqui, pode basear-se na informação produzida durante a fase de teste de viabilidade e construir mapas para o seu processo de RPA.

Neste momento, pode começar a elaborar um Documento de Conceção do Processo (PDD). Graças à disponibilidade de ferramentas de comunicação e ao alojamento em nuvem, estes documentos podem ser muito colaborativos. Incentivar a cooperação das partes interessadas, sempre que necessário, para garantir a profundidade das opiniões.

Quando se tem um modelo do processo, é possível mapear as dependências. Estas podem ser aplicações específicas, bases de dados e folhas de cálculo que servem de acionador, entrada ou saída para o seu processo.

Se o processo A não puder ser concluído sem o processo B, existe uma dependência. É claro que este é o caso mais simples. Os projectos de maior dimensão com vários processos interdependentes podem rapidamente tornar-se uma confusão de dependências, pelo que é uma boa ideia criar um mapa de processos.

 

#6. Desenvolver

 

O desenvolvimento é uma das partes mais interessantes da implementação da RPA. É aqui que toda a sua pesquisa se transforma em algo tangível. Dependendo do fornecedor de RPA escolhido, esta fase pode ser muito complexa e exigir algumas competências técnicas ou muito fácil de utilizar e intuitiva.

A ZAPTEST oferece duas formas diferentes de desenvolver processos RPA. Em primeiro lugar, pode utilizar um gravador no ecrã para observar um trabalhador humano enquanto este executa a tarefa que pretende transformar num fluxo de trabalho RPA. A nossa tecnologia regista a tarefa e divide-a em passos editáveis. Em alternativa, pode utilizar um software de mapeamento do fluxo de trabalho com capacidades de arrastar e largar para programar os passos necessários.

 

#7. Teste

 

Esta próxima fase do ciclo de vida da automatização de processos robóticos é crítica. Embora a automatização dos seus processos possa estar concluída, é necessário testá-la antes de a pôr em funcionamento. Alguns processos RPA são muito simples, enquanto outros são mais complexos devido a dependências, volumes de transacções ou outros factores.

Nesta altura, pode testar o seu processo num ambiente de preparação para garantir que está a funcionar como esperado. Ferramentas de automatização de testes de software pode ajudar a garantir que está coberto de todos os ângulos, criando uma série de cenários que a sua RPA pode enfrentar. Deve criar guiões de teste detalhados que avaliem os resultados em relação aos resultados esperados, juntamente com cenários de execução.

Os testes de desempenho e de carga também são vitais para garantir que os seus processos de RPA são suficientemente resistentes para suportar as tensões da utilização quotidiana. Além disso, embora a sua equipa de testes esteja em melhor posição para verificar se a implementação da RPA está a funcionar corretamente, considere a possibilidade de perguntar aos utilizadores e a outras partes interessadas o que pensam.

Manter registos meticulosos e anotar quaisquer anomalias que devam ser tratadas.

 

#8. Medida

 

Há um grande número de métricas que pode utilizar para medir o sucesso e o desempenho das suas tentativas de automatização. Muitas destas métricas estarão diretamente relacionadas com os objectivos e as objecções que estabeleceu no Passo 1. No entanto, outras estarão relacionadas com considerações como a velocidade de implementação, o ROI, etc.

A RPA é um processo constante. Embora a ideia seja definir e deixar funcionar, deve monitorizar constantemente os seus processos para garantir que produzem os resultados desejados e um desempenho ótimo.

Eis uma lista de algumas métricas populares de RPA

• Velocidade: O tempo médio que o processo leva para ser concluído de ponta a ponta
• Exatidão: Uma medida percentual da exatidão dos dados processados
• Valor comercial esperado: Uma medida de tempo, dinheiro ou outros recursos que o seu processo RPA poupa à sua empresa
• Tempo de inatividade: Tempo em horas ou dias em que o processo RPA não está disponível

 

#9. Plano de salvaguarda

 

Embora a implementação do fluxo de trabalho RPA signifique deixar para trás os métodos antigos, deve ter sempre um plano de reserva. Como qualquer profissional de TI ou líder empresarial sabe, as coisas podem correr mal em qualquer altura, e muitas vezes correm na pior altura possível.

Se utiliza processos RPA para realizar tarefas críticas, necessita de um plano de continuidade da atividade para o caso de algo correr mal. Os planos de backup variam consoante a implementação, mas podem incluir a rotação de trabalhadores manuais para completar tarefas vitais durante o tempo de inatividade.

 

#10. Implementar e manter

 

Depois de verificar estes passos de implementação da RPA, está na altura de lançar a sua solução de RPA num ambiente de produção.

Os processos de RPA têm muitas dependências. Embora o seu processo possa permanecer o mesmo, as aplicações integradas, as folhas de cálculo e as bases de dados podem mudar. Ou, o que é igualmente provável, as credenciais de segurança podem mudar. Quando isto acontece, pode fazer com que o seu processo RPA devolva excepções. A monitorização programada, os testes e os planos de manutenção podem ajudar a garantir o máximo tempo de atividade.

 

Considerações finais

 

A implementação do processo de RPA deve ser o resultado de um planeamento ponderado e deliberado. Ao seguir estes dez passos, estará a dar ao seu projeto a melhor hipótese de sucesso. Os projectos de TI têm uma taxa de insucesso inaceitavelmente elevada. Não se torne uma estatística. Siga estes passos e poderá sentar-se e desfrutar dos benefícios de um projeto de RPA que proporciona valor.

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