Volgens het
2023 Intelligent Automation Spend & Trends Report
is 54% van de bedrijven van plan te investeren in
RPA
dit jaar. Met 42% van de respondenten die aangeven dat ze al hebben geïnvesteerd in RPA, kunnen we stellen dat bedrijven wereldwijd zich bewust worden van de aanzienlijke voordelen van automatisering. Deze wijdverspreide toepassing is heel logisch; welke organisatie wil de kosten niet verlagen, de productiviteit verhogen en gelukkiger werknemers hebben?
Maar terwijl de voordelen van RPA glashelder mogen zijn, is de weg naar automatisering vaak minder goed begrepen. De RPA-levenscyclus kent veel valkuilen, maar u kunt ze gemakkelijk vermijden door een voorzichtige strategie toe te passen. Succesvol
RPA-implementatie
begint met een zorgvuldige beoordeling en planning voordat wordt overgegaan op een rigoureus programma van testen, uitrollen en onderhoud.
Volg deze tien stappen voor automatisering van robotprocessen om de implementatie zo soepel mogelijk te laten verlopen. Deze gids neemt u mee vanaf het idee tot aan de start van uw eerste RPA-proces.
Wat is de RPA-levenscyclus?
De levenscyclus van automatisering van robotische processen beschrijft de verschillende stappen die nodig zijn om een RPA-proces te ontwerpen, te bouwen en uit te voeren. Er is veel levendige en gezonde discussie over welke RPA-levenscyclusfasen je nodig hebt voor een succesvolle implementatie. De beste denkwijzen op dit gebied hebben echter een paar fasen gemeen, zoals evaluatie, testen, meten en onderhoud. Als zodanig maakt de RPA-levenscyclus gebruik van veel van de best practices die worden gebruikt bij algemene softwareontwikkeling.
Hier presenteren we tien kritieke RPA-fasen die uw project de beste kans op succes geven.
#1. Stel uw doelstellingen vast
Elke goede RPA-levenscyclus begint met het vaststellen van duidelijke doelstellingen. Per de Standish Group, minder dan 30% van de IT-projecten succesvol wordt opgeleverd. Er zijn veel redenen voor deze sombere cijfers, waaronder slechte planning, veranderende eisen en een gebrek aan afstemming tussen teamleden. Een gebrek aan concrete doelstellingen is echter een van de meest nefaste oorzaken van het mislukken van IT-projecten.
Alle zakelijke projecten of campagnes hebben expliciete doelen nodig. Ze helpen je om gefocust te blijven en stellen je in staat om goed gedefinieerde en meetbare doelen te stellen om naartoe te werken. Dus voordat u overweegt welke specifieke RPA-processen u wilt automatiseren, moet u eerst aangeven waarom u deze weg inslaat.
Bepaal wat je met het proces wilt bereiken. Typische RPA-doelstellingen omvatten, maar zijn niet beperkt tot, enkele van de volgende:
- Kosten verlagen
- Productiviteit verhogen
- De tevredenheid en het behoud van werknemers verhogen
- Concurrerender worden
- Digitale transformatie bereiken
Wat je motivatie ook is, zorg ervoor dat je duidelijk je doelen definieert voordat je verder gaat met de onderstaande stappen voor automatisering van robotische processen.
Als je hulp nodig hebt bij het schrijven van je doelstellingen, gebruik dan het SMART acroniem. Alle doelen moeten zijn:
- Specific
- Measurable
- Achievable
- Relevant
- Time-gebonden
Laten we eens kijken hoe u het SMART-raamwerk kunt toepassen op een RPA-project.
Voorbeeldproject
Een e-commerce website wil een vergelijkingstool voor prijzen van concurrenten maken, zodat ze altijd de laagste prijzen bieden.
Specifiek:
Een RPA-bot schraapt gegevens van bepaalde websites met tussenpozen van 1 uur, structureert de informatie in een database en past de prijzen op de website van het bedrijf aan om ervoor te zorgen dat ze net zo concurrerend zijn als hun concurrenten. Deze automatisering vervangt een bestaand bedrijfsproces dat door vier mensen wordt uitgevoerd.
Meetbaar:
Het project wordt als succesvol beschouwd wanneer de vier menselijke werknemers niet langer handmatig de prijzen op de websites controleren en aanpassen.
Haalbaar:
Automatisering kan worden bereikt door een RPA-oplossing te implementeren die pagina’s kan inspecteren, prijsgegevens kan extraheren en deze kan exporteren naar een tabel. De RPA-oplossingen moeten ook integreren in het Content Management Systeem en toestemming hebben om de nieuwe gegevens bij te werken en te publiceren.
Relevant:
Door over te stappen van handmatige naar geautomatiseerde workflows besparen we de uren van vier medewerkers, wat de doelstellingen van de organisatie om de overheadkosten te verlagen ondersteunt.
Tijdgebonden:
Dit project moet in de komende drie maanden worden gerealiseerd. Snelheid van implementatie is belangrijk, wat nog een factor is waarom RPA de beste kandidaat is voor deze baan.
#2. Identificeer de kandidaten voor RPA-processen
Vervolgens gaan we naar een van de belangrijkste RPA-fasen: het identificeren van de processen die u wilt automatiseren. In de vorige fase van de RPA-levenscyclus hebt u uw doelstellingen geschetst. Deze doelen moeten bepalen welke taken in aanmerking komen voor RPA.
Laten we zeggen dat het je doel is om tijd te besparen op de salarisverwerking. In deze fase van de RPA-ontwikkelingscyclus worden alle processen voor de salarisadministratie uitgesplitst. Vervolgens bepaal je welke stappen nog handmatige interventie vereisen en welke geschikt zijn voor een RPA-proces.
Evenzo, als medewerkertevredenheid je doel is, moet je je bestaande workflows doorlichten en repetitieve en alledaagse taken identificeren die de tijd van je werknemers in beslag nemen.
Als u dit onderzoek uitvoert, krijgt u een idee van hoeveel werkuren of andere middelen u kunt besparen door RPA te implementeren. Onthoud dat RPA alleen de moeite waard is als het volume van de taken en processen die je automatiseert hoog genoeg is.
Voorbeeld proces
Een rederij wordt hard getroffen door personeelsverloop. Het probleem gaat ten koste van de productiviteit en het serviceniveau. Uit een intern onderzoek blijkt dat de tevredenheid van werknemers laag is door de grote hoeveelheden repetitief werk, zoals het opvolgen en bijwerken van verzendverzoeken.
In een poging om de werknemerstevredenheid te verhogen, stelt het verzendbedrijf vast dat er behoefte is aan een geautomatiseerd systeem dat het handmatig zoeken naar updates voor verzendvervoerders vervangt. De betrokken RPA-processen zijn onder andere:
- Een bot doorzoekt websites van verzendaanbieders en geeft updates over leveringen door aan de interne bedrijfssystemen
- Een bot mailt of sms’t klanten in realtime, waardoor het aantal tickets voor klantenondersteuning, telefoontjes en vragen afneemt.
#3. Haalbaarheidstests uitvoeren
RPA haalbaarheidstesten houden in dat u diep in elk RPA proces duikt dat u in de vorige RPA projectlevenscyclusfasen hebt geïdentificeerd en dat u echt inzicht krijgt in de levensvatbaarheid ervan. U kunt uw RPA haalbaarheidsonderzoek opdelen in drie verschillende fasen.
Fase 1: Procesbeoordeling
Uw RPA procesbeoordeling moet zo gedetailleerd mogelijk zijn. Terwijl tools zoals ZAPTEST Computer Vision Technology (CVT) gebruiken om de interacties tussen mens en computer die een taak omvat vast te leggen en na te bootsen, moet je nog steeds elke stap tot op de toetsaanslag documenteren. Nu is het tijd om uit te zoeken of de taken die je wilt automatiseren echt regelgebaseerde, stapsgewijze processen zijn.
Fase 2: Technische beoordeling:
Vervolgens moet je meer technische zaken overwegen. Als je bijvoorbeeld ROI wilt realiseren, heb je hoge transactievolumes nodig. Op dezelfde manier moet u rekening houden met zaken als de schaalbaarheid van uw project, de stabiliteit van de programma’s waarmee uw RPA-tools zullen samenwerken en hoe ontvankelijk uw organisatie is voor nieuwe workflows en RPA-implementatie.
Denk na over het type gegevensinvoer en -uitvoer dat nodig is voor de taak. Als de invoer gestructureerde gegevens gebruikt, is dat goed. Als ze ongestructureerd zijn, heb je mogelijk extra applicaties of sjablonen nodig om het probleem op te lossen.
Daarna moet je nadenken over je softwarestack. Hoe kunt u uw RPA-software integreren binnen uw huidige technologische omgeving?
Fase 3: ROI-beoordeling:
Je project heeft waarschijnlijk een budget. En u hebt waarschijnlijk rondgevraagd om een algemeen idee te krijgen van hoeveel een RPA workflowimplementatie zou kunnen kosten. Nu moet je de cijfers berekenen en zien of het implementeren van RPA tools niet alleen kosteneffectief is, maar dat het je bedrijf ook geld zal opleveren. McKinsey Digital suggereert dat RPA-projecten een ROI kunnen opleveren tussen 30% en 200% binnen het eerste jaar. Dat is een vrij groot bereik, dus probeer het wat dichter bij elkaar te houden.
Voorbeeld proces
Een middelgrote bank is uitgebreid naar een nieuwe regio. Als onderdeel van zijn strategie biedt het leningen aan nieuwe consumenten. De verwerking van deze leningen gebeurt echter handmatig, wat een aanzienlijke belasting vormt voor de huidige werknemers.
Het management voert een haalbaarheidstest uit om het volgende te bevestigen:
- Proces: Goedkeuring van een lening is gebaseerd op strikte criteria; menselijke tussenkomst is niet nodig voor de besluitvorming omdat het op regels is gebaseerd
- Technisch: Aanvraagformulieren bevatten gestructureerde gegevens, die de RPA bot kan verwerken en een goedkeuring of afwijzing terugsturen.
- ROI: Voor het handmatig verwerken van leningaanvragen zijn vijf nieuwe teamleden nodig, dus het implementeren van een RPA-systeem is veel kosteneffectiever. ROI is verzekerd.
#4. Kies de juiste RPA-oplossing
Als je je eenmaal hebt ingespannen om je doelstellingen te begrijpen, de processen hebt geschetst die je wilt automatiseren en de haalbaarheid van je project hebt beoordeeld, is het tijd om over te gaan tot leveranciersselectie. Het is essentieel om goed onderzoek te doen naar een leverancier en zijn oplossing, maar er zijn hier geen harde en snelle regels. Veel hangt af van de omvang en reikwijdte van je project, welke medewerkers RPA gaan gebruiken, je budget en een heleboel andere factoren.
Hier zijn enkele van de belangrijkste dingen om rekening mee te houden.
Projectvereisten:
Onderzoek leveranciers met een staat van dienst in uw sector. Hoewel RPA-tools flexibel zijn, kan het vinden van leveranciers met ervaring in uw branche de levenscyclus van uw RPA-ontwikkeling sneller laten verlopen. Maar, en dat is misschien nog wel belangrijker, je moet rekening houden met de omvang en reikwijdte van je project en op basis van deze parameters op zoek gaan naar leveranciers.
Dit is bijvoorbeeld een goed moment om na te denken over hoe breed uw RPA projecten in uw bedrijf gebruikt zullen worden. Als het een groot project is waarvoor veel seats nodig zijn, zijn licentiekosten een essentiële overweging. Ook als uw bedrijf een agressieve groei nastreeft of als de voordelen van een succesvolle RPA-implementatie u in staat stellen om te schalen, dan is een oplossing met onbeperkte licenties onder één abonnementsprijs zinvol.
Technologie:
Denk na over je project en de specifieke tools die je nodig hebt om je doelstellingen te realiseren. Een aantal dingen waar je rekening mee moet houden zijn het aantal benodigde licenties, de beschikbaarheid van computer vision technologie, herbruikbare code, cross-platform scripting, API integraties en nog veel meer. Probeer de USP van de verkoper af te stemmen op uw vereisten.
Nogmaals, veel van je beslissingen zullen worden beïnvloed door de specifieke reikwijdte van je project. Veel bedrijven en overheden over de hele wereld zijn bijvoorbeeld nog steeds afhankelijk van legacysystemen. Er zijn veel redenen waarom organisaties niet migreren van deze verouderde applicaties, waaronder kosten, overmatige complicatie en zelfs de erkenning dat hoewel deze systemen oud zijn, ze nog steeds min of meer het werk doen op een aanvaardbaar niveau.
RPA tools zijn een uitstekende manier om deze tools te moderniseren. Hoewel API’s, integratieplatforms en handmatige medewerkers allemaal methoden zijn om gegevens uit deze systemen te lezen en te schrijven, zijn RPA-tools een veel kosteneffectievere methode. Bovendien betekent de modulaire aard van deze RPA-software dat u oudere systemen kunt uitbreiden tot oplossingen die robuustere workflows leveren.
Andere technologieën die uw RPA workflowproces een voorsprong kunnen geven zijn onder andere cross-applicatie en cross-platform tools. Als je bedrijfsprocessen hebt waarbij sprake is van integraties tussen verschillende apparaten en applicaties of samenwerking tussen teams op afstand, dan kan RPA de veelzijdigheid bieden die je wenst.
Gebruiksgemak:
RPA-oplossingen zijn ontwikkeld om niet-technische teams in staat te stellen het maximale uit automatisering te halen. No-code of scriptloze tools met intuïtieve interfaces zijn hier de beste optie. Coderen kost veel tijd en vereist toegang tot bekwame ontwikkelaars. No-code tools daarentegen worden alleen beperkt door de creativiteit en het probleemoplossend vermogen van je werknemers.
Natuurlijk gaat gebruiksgemak verder dan een intuïtieve gebruikersinterface (UI). Het concept strekt zich ook uit tot een effectieve onboarding die ervoor zorgt dat je team weet hoe het het meeste uit je automatiseringsinvestering kan halen. We raden aan om goed na te denken over de verschillen tussen een Software + Services licentiemodel en een Software-only licentiemodel.
Ondersteuning:
Klantondersteuning is cruciaal, vooral voor teams die voor het eerst aan RPA-projecten beginnen. Bovendien is responsieve ondersteuning een must wanneer je bedrijfskritische workflows automatiseert.
Sommige tools, zoals ZAPTEST, bieden toegang tot een toegewijde expert om te helpen bij de implementatie en het onderhoud van uw oplossing gedurende de gehele RPA-levenscyclus. Gecertificeerde ZAP-experts zijn getraind in een aantal disciplines met betrekking tot automatisering, waaronder best practices voor de implementatie van RPA. Onze experts kunnen je helpen bij het plannen en ontwikkelen van workflowprocessen. Dankzij hun ervaring met softwaretestautomatisering kunnen ze bovendien helpen met functionele en prestatietests, die we in stap 7 van deze gids zullen bespreken.
Kijk naast toegewijde ondersteuning ook uit naar RPA-oplossingen met een levendige gebruikerscommunity; forums zijn een uitstekende opslagplaats van informatie.
Prijs:
De prijs is altijd een factor om rekening mee te houden. Niemand werkt met een onbeperkt budget. Bedenk dat het duurste gereedschap niet altijd het beste is. Let dus op waarde bij het kiezen van een leverancier.
De meeste RPA oplossingen gebruiken maandelijkse of jaarlijkse licenties. Wat je voor je abonnement krijgt, verschilt echter sterk per leverancier. Zoek naar verschillen tussen aanbieders, vooral zaken als onbeperkte licenties. Als u uw RPA-mogelijkheden uitbreidt of uw bedrijf uitbreidt, zorgen onbeperkte licenties ervoor dat uw kosten vast en voorspelbaar zijn.
Ga bovendien op zoek naar leveranciers die eersteklas ondersteuning in hun pakket hebben. Ons Enterprise-pakket biedt bijvoorbeeld een ZAP-expert die met je team samenwerkt om een implementatie te leveren die resultaat oplevert. De kosten van een abonnement kunnen worden gecompenseerd met het salaris van een technisch medewerker, wat zich vertaalt in een serieuze waarde.
Reputatie:
De reputatie van een leverancier is een essentiële indicator voor betrouwbaarheid en kwaliteit. Tegenwoordig kunnen we allemaal online reviews raadplegen om daar achter te komen. Wees ook niet bang om verkopers om relevante casestudy’s of getuigenissen te vragen.
Als u wilt samenwerken met een RPA-oplossing of white-label diensten wilt aanbieden, praat dan met uw leverancier en vraag advies aan bestaande consultants en partners. Deze oplossingen werken ook goed voor bureaus en zakelijke dienstverleners.
#5. Ontwerp
Ontwerpen is een essentiële fase in het beheer van de RPA-levenscyclus. Dit is het moment waarop al je planning en onderzoek vorm krijgt. Hier kunt u putten uit de informatie die is geproduceerd tijdens de haalbaarheidstestfase en kaarten maken voor uw RPA-proces.
Op dit punt kun je beginnen met het maken van een Proces Ontwerp Document (PDD). Dankzij de beschikbaarheid van communicatietools en cloudhosting kunnen deze documenten zeer collaboratief zijn. Moedig waar nodig de medewerking van belanghebbenden aan om ervoor te zorgen dat je een diepgaande mening hebt.
Als je eenmaal een model hebt van het proces, kun je de afhankelijkheden in kaart brengen. Dit kan van alles zijn, van specifieke applicaties, databases en spreadsheets die dienen als trigger, input of output voor je proces.
Als proces A niet kan worden voltooid zonder proces B, dan heb je een afhankelijkheid. Dat is natuurlijk het eenvoudigste geval. Grotere projecten met meerdere onderling afhankelijke processen kunnen snel een warboel van afhankelijkheden worden, dus het is een goed idee om een proceskaart te maken.
#6. Ontwikkel
Ontwikkeling is een van de spannendste onderdelen van uw RPA-implementatie. Hier wordt al je onderzoek omgezet in iets tastbaars. Afhankelijk van welke RPA-leverancier je hebt gekozen, kan deze fase zeer complex zijn en enige technische vaardigheden vereisen of zeer gebruiksvriendelijk en intuïtief.
ZAPTEST biedt twee verschillende manieren om RPA-processen te ontwikkelen. Ten eerste kun je een schermrecorder gebruiken om een menselijke werknemer te observeren terwijl hij de taak uitvoert die je wilt omzetten in een RPA-workflow. Onze technologie registreert de taak en splitst deze op in bewerkbare stappen. Je kunt ook software voor het in kaart brengen van de workflow gebruiken met sleepmogelijkheden om de vereiste stappen te programmeren.
#7. Test
Deze volgende fase in de levenscyclus van de automatisering van robotprocessen is cruciaal. Je procesautomatisering mag dan wel voltooid zijn, maar je moet het eerst testen voordat je het live kunt zetten. Sommige RPA-processen zijn heel eenvoudig, terwijl andere complexer zijn door afhankelijkheden, transactievolumes of andere factoren.
Op dit punt kun je je proces testen in een staging omgeving om er zeker van te zijn dat het draait zoals je verwacht. Automatiseringstools voor softwaretesten kan ervoor zorgen dat u vanuit alle hoeken gedekt bent door een reeks scenario’s te maken waarmee uw RPA te maken kan krijgen. Je moet gedetailleerde testscripts maken die de uitvoer meten ten opzichte van de verwachte resultaten naast het uitvoeren van scenario’s.
Prestatie- en belastingstests zijn ook van vitaal belang om ervoor te zorgen dat uw RPA-processen duurzaam genoeg zijn om de dagelijkse belasting te doorstaan. Hoewel uw testteam het beste in staat is om te controleren of uw RPA-implementatie goed functioneert, kunt u ook overwegen om gebruikers en andere belanghebbenden naar hun mening te vragen.
Houd nauwgezet gegevens bij en noteer alle afwijkingen die moeten worden aangepakt.
#8. Maatregel
Er zijn een groot aantal statistieken die je kunt gebruiken om het succes en de prestaties van je automatiseringspogingen te meten. Veel van deze statistieken zijn direct gekoppeld aan de doelen en bezwaren die je in stap 1 hebt vastgesteld. Andere zullen echter te maken hebben met overwegingen zoals snelheid van implementatie, ROI, enzovoort.
RPA is een constant proces. Hoewel het idee is om het in te stellen en te laten draaien, moet je je processen voortdurend controleren om ervoor te zorgen dat ze het gewenste rendement en optimale prestaties leveren.
Hier is een lijst met een aantal populaire RPA statistieken
- Snelheid: De gemiddelde tijd die het proces nodig heeft om van begin tot eind te voltooien.
- Nauwkeurigheid: Een procentuele meting van de nauwkeurigheid van verwerkte gegevens
- Verwachte bedrijfswaarde: Een maatstaf voor tijd, geld of andere middelen die uw RPA-proces uw bedrijf bespaart.
- Stilstandtijd: Tijd in uren of dagen waarin het RPA proces niet beschikbaar is.
#9. Back-up plan
Hoewel het inzetten van RPA workflows gaat over het achter je laten van de oude manieren, moet je altijd een back-up plan hebben. Zoals elke IT-professional of bedrijfsleider weet, kunnen er op elk moment dingen misgaan, en vaak gebeurt dat op het slechtst mogelijke moment.
Als je RPA-processen gebruikt om kritieke taken af te handelen, heb je een bedrijfscontinuïteitsplan nodig voor het geval er iets misgaat. Back-up plannen variëren afhankelijk van de implementatie, maar ze kunnen bestaan uit het inzetten van handarbeiders om vitale taken uit te voeren tijdens downtime.
#10. Implementeren en onderhouden
Zodra u deze RPA-implementatiestappen hebt afgevinkt, is het tijd om uw RPA-oplossing los te laten op een productieomgeving.
RPA processen hebben veel afhankelijkheden. Je proces kan hetzelfde blijven, maar geïntegreerde applicaties, spreadsheets en databases kunnen veranderen. Of, net zo waarschijnlijk, kunnen beveiligingsgegevens veranderen. Als dit gebeurt, kan dit ervoor zorgen dat je RPA proces uitzonderingen retourneert. Geplande bewaking, testen en onderhoudsschema’s kunnen helpen om maximale uptime te garanderen.
Laatste gedachten
De implementatie van RPA-processen moet het resultaat zijn van weloverwogen en weloverwogen planning. Door deze tien stappen te volgen, geef je je project de beste kans op succes. IT-projecten hebben een onaanvaardbaar hoog mislukkingspercentage. Word geen statistiek. Als u deze stappen volgt, kunt u achterover leunen en genieten van de voordelen van een RPA-project dat waarde oplevert.
