Misschien wel een van de meest intrigerende aspecten van Robotic Process Automation (RPA) is de grote veelzijdigheid van de software. Bedrijven kunnen de technologie gebruiken op de meeste gebieden waar mensen met computers communiceren. Naarmate industrieën stappen zetten in de richting van efficiëntie, groeit het aantal en de diversiteit vanRPA-toepassingen.
Dit artikel gaat in op de verschillende taken die met RPA geautomatiseerd kunnen worden binnen een grote verscheidenheid aan ondernemingen. Deze mix van RPA-toepassingen, use cases en casestudy’s zou een inspiratiebron moeten zijn voor vooruitstrevende bedrijfsleiders die geld willen besparen en efficiëntie en medewerkerstevredenheid willen stimuleren.
Banken en financiële instellingen
De financiële sector was een van de beste sectoren om de gebruiksmogelijkheden van automatisering van robotische processen te verkennen. In de sector worden veel taken met hoge volumes uitgevoerd die snelheid en nauwkeurigheid vereisen. Bovendien wordt het overspoeld met legacy software en heeft het te maken met strikte regelgeving. RPA is op maat gemaakt voor elk van deze scenario’s.
Banken en financiële instellingen hebben verschillende toepassingen van RPA omarmd. Sommige van deze use cases hebben geholpen om al lang bestaande problemen op te lossen, terwijl andere zich richten op nieuwe problemen, met name regelgeving en compliance.
Hier zijn twee van de beste voorbeelden van robotautomatisering in de banksector om te voldoen aan de normen voor financieel bestuur en om meer business te genereren door leningen sneller te verwerken.
#1. Naleving van regelgeving en KYC-voorschriften (know your customer)
Banken staan onder grote druk om KYC aan te pakken via antiwitwasverplichtingen (AML). Het voldoen aan deze standaarden heeft geleid tot een behoefte aan meer personeel en technologie, waarbij rapporten suggereren dat de uitgaven voor RegTech tegen 2028 ongeveer $ 200 miljard zullen bedragen.
Het verwerken van documenten is een van de grootste knelpunten voor financiële ondernemingen als gevolg van KYC. Het grote probleem hier is dat uitgaven geen inkomsten opleveren, maar dat er wel hoge boetes staan op niet-naleving. Dit dilemma onderstreept de dringende behoefte aan oplossingen voor KYC-verwerking die de bank niet failliet laten gaan.
Casestudie RPA voor KYC
HDFC is de grootste particuliere bank in India. Ze kregen te maken met een piek in nieuwe klanten, wat een aanzienlijke administratieve last met zich meebracht. Het lezen en verwerken van de documenten die nodig zijn om te voldoen aan de KYC-regelgeving brengt veel tijdrovende handmatige taken met zich mee.
Ze gebruikten een RPA-oplossing om gegevens uit rekeningaanvragen te halen, inclusief gescande documenten. Met RPA-software konden ze de hele KYC-cyclus beheren. Door het proces te versnellen, hebben ze de kosten en werkuren met ongeveer 50% teruggebracht, de algehele productiviteit met 60% verhoogd en het aantal menselijke fouten verminderd.
#2. Verwerking van leningen
Het verwerken van leningen is van oudsher een zeer inefficiënt en tijdrovend proces. Het gaat om een aanzienlijke hoeveelheid gegevenscontroles en veel papierwerk. De financiële sector is overvol en er is concurrentie van disruptieve neo-banken. De verwachtingen van consumenten zijn de afgelopen jaren aanzienlijk gestegen, waarbij snelle beslissingen over leningen vaak een punt van concurrentie tussen banken zijn.
RPA-casestudie voor het verwerken van leningen
UBS is een Zwitserse bank met een enorme wereldwijde aanwezigheid. Tijdens COVID-19 keurde de Zwitserse Federale Raad leningen tegen nul procent goed voor bedrijven die worstelen met de crisis. De uitdaging voor UBS was dat het niet beschikte over de infrastructuur om de vloedgolf aan applicaties te beheren.
Er was een achterstand van 10.000 aanvragen ontstaan. Dus, als onderdeel van hun algehele digitale transformatie-inspanningen, redeneerde UBS dat RPA zou kunnen worden gebruikt om deze leningen te helpen verwerken. Het team gebruikte RPA om in slechts zes dagen een automatiseringsproces te implementeren. De technologie transformeerde de verwerkingstijd van elke lening van ongeveer 40 minuten naar slechts vijf, waardoor tijd en menselijke input werden bespaard.
Gezondheidszorg
Moderne organisaties in de gezondheidszorg worden geconfronteerd met tal van problemen. Toenemende patiëntvolumes, nalevingsvereisten en bedrijfskosten, naast een vaak verdiende reputatie van nodeloze bureaucratie, markeren de sector als een uitstekende kandidaat voor automatisering. Snellere en meer kosteneffectieve zorg is cruciaal voor het vertrouwen van het publiek in deze diensten.
#3. Toegang tot patiëntgegevens
Toegang tot patiëntgegevens is essentieel voor het leveren van optimale zorg. Deze informatie bevindt zich echter vaak in losse databases in dokterspraktijken, ziekenhuizen en andere opslagplaatsen voor gezondheidsgegevens. Deze situatie leidt tot inefficiënte verzoeken om gegevens en veel handmatige verwerking.
Net als testautomatisering kan RPA worden gebruikt om veel van deze processen te automatiseren, zodat artsen toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben om beter geïnformeerde beslissingen te nemen.
RPA-casestudie voor toegang tot patiëntendossiers
De National Health Service (NHS), de openbare gezondheidszorg in het Verenigd Koninkrijk, is een soort wonder. Het biedt gratis gezondheidszorg voor de 67 miljoen inwoners van het land. Maar omdat het bestaat uit een samenvoeging van trusts, raden en organen, heeft het een reputatie gekregen van inefficiëntie, opgeblazenheid en overbodige processen.
NHS Dorset moest een manier vinden voor huisartsen om toegang te krijgen tot het Dorset Care Record (DCR), een verzameling gezondheidsdossiers van patiënten. Omdat deze dossiers gevoelige gezondheids- en sociale informatie bevatten, is beveiliging natuurlijk een grote zorg.
Hun RPA-oplossing bestond uit het aanmaken van accounts voor elk van de 1.500 huisartsen in de regio Dorset voor het veilig en efficiënt opzoeken van patiënten. Het proces bespaart huisartsen veel tijd en geeft ze met één druk op de knop toegang tot accurate patiëntendossiers, waarmee een groot probleem van een overbelaste organisatie wordt opgelost.
Personeelszaken
Personeelsafdelingen (HR) hebben een breed scala aan verantwoordelijkheden. Toch brengt het managen van werknemers veel formulieren en alledaags en repetitief werk met zich mee om aan de compliancenormen te voldoen. Enkele van deze taken zijn het verwerken van werknemersgegevens, het registreren van opleiding en ontwikkeling, verlof- en afwezigheidsregistratie en het inwerken van werknemers.
#4. Inwerken van werknemers
Personeelswerving is de afgelopen jaren een veelbesproken onderwerp geworden. Veel bedrijven hebben moeite om toptalent te vinden en zelfs als dat lukt, hebben ze moeite om hun nieuwe medewerkers te behouden.
Het inwerken van werknemers bestaat uit verschillende kleinere taken. Hieronder vallen achtergrondcontroles, het versturen van aanbiedingsbrieven, het activeren van werknemersaccounts voor interne software en het verspreiden van relevante documenten en handboeken.
Voor grotere organisaties leiden deze processen tot veel tijdverspilling die in plaats daarvan kan worden besteed aan de meer op de mens gerichte elementen van HR, zoals ervoor zorgen dat medewerkers zich goed kunnen inwerken en zich gesteund voelen. In een tijdperk van hybride en extern werk zijn deze factoren zelden belangrijker geweest.
RPA-casestudie voor onboarding van werknemers
Een toonaangevend staalproductiebedrijf in de VS maakte een periode van aanhoudende groei door. Deze situatie betekende dat ze een heleboel nieuwe mensen moesten aannemen. Een groot probleem was dat hun activiteiten verspreid waren over de hele VS, waardoor onboarding een arbeidsintensieve uitdaging was.
Het coördineren van deze inspanning op verschillende locaties leverde een aantal uitdagingen op. Het vereiste ook samenwerking tussen afdelingen. De IT- en HR-afdeling moesten bijvoorbeeld samenwerken om inloggegevens voor systemen en laptops te verstrekken. Het resultaat was een rommelig en ongeorganiseerd geheel dat vertragingen veroorzaakte, de productiviteit schaadde en zelfs leidde tot verloop.
Het bedrijf zag in dat er behoefte was aan een efficiënter systeem. Ze kozen voor een oplossing om het inwerkproces te automatiseren. Deze software gebruikte RPA om de documenten van werknemers te lezen en te begrijpen en de informatie in de databases van het bedrijf bij te werken. Het ging ook om het gebruik van de technologie om aanbiedingsbrieven te genereren en, uiteindelijk, documentatie voor nieuwe werknemers. Tot slot werd RPA ook gebruikt om softwarelogins en toegang toe te wijzen aan verschillende medewerkers op basis van hun rol binnen de organisatie.
Over het geheel genomen bespaarde het invoeren van RPA-processen tijd en geld, verhoogde het de tevredenheid van werknemers en vergemakkelijkte het een goed uitgevoerd en foutloos onboardingproces.
Boekhouding
Boekhoudafdelingen van grote bedrijven verwerken ongelooflijk veel maandelijkse transacties. Traditioneel is dit een arbeidsintensief proces waarbij documenten moeten worden gescand, gegevens uit verschillende systemen moeten worden gehaald en veel gegevens moeten worden ingevoerd. Het is begrijpelijk dat deze processen gevoelig zijn voor menselijke fouten.
Softwareautomatisering en RPA kunnen worden gebruikt om debiteuren, crediteuren, salarisadministratie, naleving van belastingwetgeving, rapportage, prognoses en nog veel meer te automatiseren.
#5. Auditing
Audits zijn slechts één aspect van de boekhouding dat RPA kan verbeteren. Elke audit bestaat uit een reeks hoogvolume, handmatige, repetitieve taken. Deze taken zijn een aanslag op het menselijk kapitaal en leiden menselijke werknemers af van banen die waarde creëren.
RPA voor audits verhoogt de nauwkeurigheid, verwerkingscapaciteit en fraudedetectie. Het implementeren van de technologie verhoogt de tevredenheid van klanten en medewerkers en verlaagt de kosten.
RPA-casestudie voor auditing
In het onderzoeksartikel met de titel Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022) presenteren de auteurs een verscheidenheid aan RPA-gebruikscases. Het onderzoek gaat over een in de VS gevestigd bedrijf dat zich bezighoudt met het controleren van particuliere bedrijven in de vastgoedsector.
Vóór de implementatie van RPA bestond de bedrijfsworkflow van de klant uit de volgende stappen:
- a) Documenten uploaden naar belastingsoftware
- b) Verschillende berekeningen uitvoeren
- c) Gegevens downloaden op basis van deze berekeningen
- d) Het bestand opnieuw opmaken voor rapportagedoeleinden
De onderzoekers melden aanzienlijke weerstand tegen automatisering bij de accountants van de bedrijven. Maar zodra het management de voordelen liet zien, was de buy-in snel gedaan. Bovendien leidde de implementatie niet tot ontslagen, wat duidelijk hielp bij de goedkeuring.
Een interessant aspect van de implementatie was dat het accountantskantoor het gebruik van RPA in zijn processen niet verplicht stelde. De teams die RPA gebruikten, waren echter in staat om de tijd die werd besteed aan het genereren van de rapporten te verminderen.
Een ander sappig aspect van het onderzoek gaat over knelpunten die de implementatie vertraagden. Zoals in het artikel wordt beschreven, “lieten de controleurs de botontwikkelaars aanvankelijk niet alle varianten van het te automatiseren proces zien”. Er is een grote les te leren voor teams die RPA implementeren: goed onderzoek naar bedrijfsprocessen is nodig om de voordelen van elke toepassing van RPA te ontsluiten.
Productie
Wereldwijde toeleveringsketens zijn een vast onderdeel van de nieuwscyclus. COVID-19, de welig tierende inflatie en de invasie van Oekraïne hebben onze afhankelijkheid van een snelle en nauwkeurige informatiestroom door de hele toeleveringsketen duidelijk gemaakt. Een belangrijk aspect van dit proces is het beheer van masterdata (MDM).
#6. Beheer van stamgegevens
MDM vormt het hart van goed functionerende productieorganisaties. Deze discipline vereist interactie tussen IT en de business om ervoor te zorgen dat gegevens up-to-date, uniform en accuraat zijn. De informatie omvat gegevens over leveranciers, klanten, accounts en verschillende productielocaties.
Enkele oplossingen die RPA kan oplossen in het MDM-domein zijn snellere verwerkingstijden, minder menselijke fouten, betere compliance, nauwkeurigere gegevens en lagere bedrijfskosten.
RPA-casestudie voor beheer van masterdata
In het artikel Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) belichten de auteurs voorbeelden van RPA in verschillende sectoren.
Het eerste voorbeeld gaat over een Vietnamees productiebedrijf genaamd ABC Electronics. ABC houdt zich bezig met telefoonreparaties. Het bedrijf kon echter geen stuklijst voor telefoonreparaties genereren met typische ERP-systemen (Enterprise Resource Planning).
In de huidige situatie werden uitzonderingsverzoeken ingevoerd in een GCSM-systeem (Global Supply Chain Management System). De medewerkers moesten deze gegevens vervolgens downloaden en in Excel-spreadsheets verwerken. Bovendien moesten de inkoopteams interne systemen raadplegen en de rapporten van de productieplanners controleren om te bepalen welke materialen ze moesten kopen.
Alles bij elkaar was het een inefficiënt systeem met onnodig veel menselijke tussenkomst. Maar wat nog verontrustender is, is dat het proces aanzienlijke vertragingen veroorzaakte door een gebrek aan onderdelen en materialen voor reparatie.
ABC heeft de hierboven beschreven relevante afdelingen in groepen verdeeld. Sommigen implementeerden RPA, terwijl anderen vasthielden aan de traditionele aanpak. De resultaten waren verbluffend.
De RPA-groep:
- De tijd die nodig is voor aanvragen met 80% verkort
- Verhoogde productiviteit en werktevredenheid
- Minder menselijke fouten
- Verhoogde naleving
- Verbeterde nauwkeurigheid van gegevens
- Lagere kosten door slechte productie, handmatig werk en reputatieverlies door ontevreden klanten
Klantenservice
De opkomst van communicatietools heeft de verscheidenheid aan communicatiekanalen die klanten gebruiken voor interactie met bedrijven vergroot. Het heeft ook geleid tot een sterke toename van de verwachtingen van klanten.
De moderne consument wil 24 uur per dag, 7 dagen per week toegang tot bedrijven en een verscheidenheid aan opties, waaronder zelfbediening. Als deze diensten niet aan de verwachtingen voldoen, haken klanten af. Enkele van de gevolgen zijn overstappen naar concurrerende services of het bedrijf zwart maken op sociale media.
Klantenservice omvat veel handmatige processen. Bedrijven voeren een constante strijd om de tijd van hun servicemedewerkers optimaal te benutten. Het automatiseren van sommige van deze taken heeft een duidelijke aantrekkingskracht.
#7. Vertegenwoordigers van de klantenservice versterken
Klantenservicemedewerkers betekenen een aanzienlijke uitgave voor bedrijven. In veel bedrijfstakken zijn deze werknemers een essentieel onderdeel van de klantgerichte afdelingen. Het maximale uit deze werknemers halen is een zakelijke noodzaak.
RPA helpt op verschillende manieren. Ten eerste willen klanten consistentie tussen verschillende kanalen. Als ze informatie hebben gedeeld met een bedrijf, willen ze dat dit bij alle interacties het geval is. Ook verwachten ze dat medewerkers op de hoogte zijn van beloften of problemen uit het verleden.
Sommige problemen kunnen worden opgelost met goede software voor klantrelatiebeheer (CRM). Deze oplossingen staan of vallen echter met de kwaliteit van de gegevens. Ervoor zorgen dat informatie handmatig wordt bijgewerkt is duur, vatbaar voor menselijke fouten en kost kostbare tijd.
RPA-casestudie voor uitbreiding van klantenservicevertegenwoordigers
De transformerende kwaliteiten van RPA kunnen worden gezien in een casestudy over Cobmax, een wereldwijd verkoopcentrum. Naarmate het bedrijf groeide, kwamen de vertegenwoordigers onder grote druk te staan. Toen het management een contract binnenhaalde voor een toonaangevend Braziliaans telecombedrijf, bleek dat hun handmatige administratieve systeem verouderd was.
Een van deze processen bestond uit het kopiëren en plakken van gegevens van het ene CRM-systeem naar het andere. Fouten zorgden ervoor dat rapporten door deze onnauwkeurigheden veel tijd in beslag namen.
Door RPA te gebruiken om deze taken uit te besteden, halveerde Cobmax de back-office activiteiten en verminderde de tijd om rapporten te produceren met 66%.
Detailhandel
RPA heeft de detailhandel op verschillende manieren veranderd. Enkele van de meest in het oog springende gebruikssituaties voor automatisering van robotica zijn factuurautomatisering, retourverwerking en zelfs zaken als voorraadbeheer.
De detailhandel vertrouwt ook sterk op CRM- en ERP-software. Hoewel deze systemen ongelooflijke opslagplaatsen van gecentraliseerde gegevens zijn, kan het handmatig toevoegen van klantgegevens tot aanzienlijke werkuren leiden, vooral voor drukkere retailers.
#8. Factuurautomatisering
Factuurverwerking is een probleem bij de meeste bedrijven en niet alleen bij retailers. Elk bedrijf met een groot aantal crediteurenverzoeken begrijpt hoeveel tijdrovend handmatig werk het kost om ervoor te zorgen dat factuurverzoeken van leveranciers op tijd en volledig worden betaald.
Een rapport van Levvel Research belicht enkele van de grote problemen waar crediteurenafdelingen mee te maken hebben. Voorbeelden hiervan zijn handmatige gegevensinvoer, zoekgeraakte of dubbele facturen, onnauwkeurig gereconcilieerde gegevens en een mismatch van AP-gegevens in het hele bedrijf.
RPA kan worden gebruikt om deze processen te automatiseren, wat leidt tot snellere betalingen die de relaties met leveranciers verbeteren, meer nauwkeurigheid en eenvoudigere audits en rapporten.
RPA-casestudie voor factuurautomatisering
Een grote Noord-Amerikaanse retailer met alleen leden had een probleem. Ze ontvingen dagelijks een enorme hoeveelheid facturen. Tijdens drukke periodes liep dit aantal op tot 700 per dag.
Voor het verwerken van deze facturen moesten e-mails worden geopend, gegevens worden geëxtraheerd en vervolgens ingevoerd in gecentraliseerde gegevenssystemen, waaronder het interne boekhoudsysteem, om ervoor te zorgen dat de klant de betalingen ontving. Het invullen van elke factuur nam tot vijf minuten in beslag, waarbij belangrijke vragen werden gesteld over de duurzaamheid van het proces en het vermogen van het bedrijf om op te schalen.
Ze losten dit proces op door optische tekenherkenning te implementeren om te helpen bij het lezen en extraheren van de informatie uit de e-mails. Van daaruit konden hun bots de informatie verwerken en doorsturen naar de relevante systemen, zodat de gegevens nauwkeurig waren en de leveranciers snel konden betalen.
Nadat ze het nieuwe RPA-systeem hadden geïnstalleerd, werd meer dan 93% van de facturen verwerkt zonder handmatige tussenkomst, steeg de nauwkeurigheid tot 95% en werd ongeveer 20% van de AP-medewerkers vrijgemaakt voor meer waardegedreven taken. Lees hier meer over deze casestudy.
IT
IT-afdelingen behoorden tot de snelste adopters van RPA. Dit komt voor een groot deel doordat management en werknemers ontvankelijk zijn voor nieuwe technologie en snel de potentiële voordelen van automatisering zien.
Bijna alle hoekpunten hebben IT-afdelingen. Bovendien maakt elk van deze sectoren op verschillende manieren gebruik van IT, van eenvoudige toepassingen als het beheren en onderhouden van een website tot volledige cyberbeveiligingsoperaties die de lastige overgang naar cloudgebaseerd werk aankunnen.
Specifieke RPA-voorbeelden in de IT zijn onder andere:
- Gebruikersbeheer: Accounts, profielen en e-mailadressen aanmaken op verschillende systemen
- Wachtwoord opnieuw instellen: Forrester Research schat dat het opnieuw instellen van een wachtwoord ongeveer 70 dollar kost. RPA automatiseert het probleem en bespaart onnoemelijk veel op IT-budgetten.
- Back-up van gegevens: Handmatige gegevensback-up kost veel tijd. Het is ook een nachtmerrie qua planning. Met RPA kunnen bedrijven gegevenssynchronisatie automatiseren en rapporten genereren om ervoor te zorgen dat belangrijke informatie in de hele organisatie up-to-date is.
- Antwoorden op hulptickets: IT-personeel is duur. Te veel bedrijven verspillen echter geld door hun specialisten te laten reageren op kleine incidenten, waardoor ze worden weggetrokken van ander belangrijk werk. Teams kunnen RPA bots trainen om eenvoudige diagnostische controles en andere voorspelbare stapsgewijze taken uit te voeren.
Hoewel dit allemaal geweldige voorbeelden zijn, vormen ze slechts het topje van de ijsberg. RPA heeft bijna elk gebied van IT geraakt, wat een uitkomst is in een tijdperk waarin technologie zo snel gaat dat zelfs pas afgestudeerden moeite hebben om ervoor te zorgen dat hun vaardigheden relevant zijn.
#10. Gebruikersbeheer
Elektronisch leren en ontwikkelen (L&D) is een cruciaal onderdeel om ervoor te zorgen dat werknemers zowel productief als tevreden zijn. Voor grote bedrijven is het echter een uitdaging om gebruikers te beheren en ervoor te zorgen dat ze over de juiste referenties beschikken om toegang te krijgen tot de verschillende cursussen en programma’s die worden aangeboden.
De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de vaak overwerkte IT-afdelingen die zich bezighouden met ondersteuningstickets, cyberbeveiligingswaarschuwingen en diverse andere taken.
RPA-casestudie voor gebruikersbeheer
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust zet zich sterk in voor L&D van medewerkers. Deze verantwoordelijkheid geldt zowel voor nieuw als voor bestaand personeel. Om ervoor te zorgen dat elke medewerker een goed niveau van zorg kan bieden, hebben ze een Digital Learning Team dat wordt ondersteund door hun IT-afdeling.
Gebruikersbeheer is echter een hele klus voor deze afdelingen. De registratie werd handmatig uitgevoerd. Volgens hun casestudy duurde elke toepassing ongeveer vijf minuten, wat betekent dat een team van drie personen anderhalve dag nodig had om 200 gebruikers te beheren. De Trust heeft meer dan 9.000 mensen in dienst, wat de omvang van de taak enigszins weergeeft.
Het stroomlijnen van dit handmatige proces zou tijd en fouten besparen en hun team bevrijden van monotone en repetitieve taken.
De IT-afdeling gebruikte een RPA-oplossing om registraties naar een database te verplaatsen en accounts aan te maken voor elke nieuwe gebruiker. Van daaruit schreven bots gebruikers in voor cursussen en verstuurden ze relevante e-mails. Eventuele fouten of dubbele registraties werden doorgestuurd naar het team voor handmatig toezicht.
De resultaten zijn een schoolvoorbeeld van hoe RPA bedrijfsactiviteiten kan transformeren. Ze omvatten het volgende:
- Meer dan 70% minder verwerkingstijd
- 24/7 mogelijkheden
- Vermindering van fouten
- L&D-medewerkers worden verlost van extra werk, waardoor ze zich kunnen richten op meer face-to-face taken.
Vastgoedbeheer en onroerend goed
RPA kan worden gebruikt om verschillende taken in de vastgoedsector te automatiseren. Gedeeltelijk komt dit doordat de sector veel back-end bedrijfsprocessen heeft die standaard zijn in elk bedrijf. Er zijn echter nog andere voorbeelden van automatisering van robotische processen die specifiek zijn voor vastgoedbeheer.
Sommige use cases hebben we al eerder besproken. Bijvoorbeeld het versnellen van KYC- en AML-controles en het algemene onboardingproces. RPA kan echter ook worden gebruikt ter ondersteuning van de crediteurenadministratie, communicatie met bewoners en afstemming van rekeningen.
#11. Afschriften van kredietverstrekkers automatiseren
Vastgoedontwikkeling en -beheer omvatten verschillende handmatige taken. Veel hiervan omvatten controles om ervoor te zorgen dat de instroom van contanten up-to-date is. De dossiers van de hoofdleningen moeten worden gecontroleerd bij de banken om er zeker van te zijn dat de rekeningen van de huurders of eigenaren in orde zijn.
Het uitvoeren van deze controles bestaat uit voorspelbare stappen. Het ophalen van deze informatie is echter tijdrovend en vereist een hoge mate van nauwkeurigheid. Daarom is het een lichtend voorbeeld van de toepassingen van RPA die veel bedrijven kunnen verbeteren.
RPA-casestudie voor het automatiseren van afschriften van kredietverstrekkers
Een Chicago, IL. gevestigd vastgoedbeheer- en ontwikkelingsbedrijf Moeite met het ophalen van maandelijkse afschriften van kredietverstrekkers en rapporten over de leengeschiedenis. Een groot deel van de taken viel onder de verantwoordelijkheid van één enkele medewerker.
De taak was al zeer repetitief. Er ontstonden echter nog meer complicaties omdat de afschriften van de geldschieters op elk moment konden verschijnen, ongeveer in de laatste week van elke maand. Deze situatie betekende dat de medewerker elke bank voor elke crediteurenverklaring moest controleren totdat ze allemaal waren afgetekend.
Het vastgoedbedrijf implementeerde een RPA-oplossing die de taken opsplitste in onderdelen. De stappen omvatten:
- Een bot leest het hoofdleningenbestand en schrijft een kopie voor die maand
- Het bepaalt met welke banken of kredietverstrekkers het contact moet opnemen
- Dan controleert de bot of de verklaring van de geldschieter beschikbaar is.
- Als de verklaring beschikbaar is, wordt deze gedownload en wordt het hoofdleningbestand dienovereenkomstig bijgewerkt.
Het proces bespaarde de directeur 10 uur werktijd per maand.
Telecommunicatie
De telecommunicatie-industrie heeft veel baat gehad bij RPA. Dit komt voor een groot deel doordat veel van de handmatige processen binnen de ruimte zeer frequent, repetitief en op regels gebaseerd zijn. Of, om het anders te zeggen, precies het soort taken dat RPA oplost.
Enkele taken waar RPA bij kan helpen zijn onder andere:
- Rapporten voorbereiden en verspreiden
- Verkooporders verwerken
- Back-ups van gegevens
- Problemen met de klantenservice oplossen
- Marketingautomatisering
Omdat er in de telecom zo veel verschillende toepassingen van RPA zijn, kunnen use cases zich uitstrekken over de hele organisatie en helpen bij het verbeteren en stroomlijnen van een groot aantal activiteiten.
#12. Activiteiten stroomlijnen
Veel van de krachtigste gebruikssituaties voor RPA liggen in het uitbesteden van voorspelbare taken die normaal gesproken door menselijke operators worden uitgevoerd. Als bedrijven uitbreiden en groeien, zoekt het management natuurlijk naar manieren om processen te stroomlijnen om de operationele efficiëntie te verbeteren.
Het stroomlijnen van activiteiten kan op verschillende manieren gebeuren in de telecomsector. Het kan gaan om het inkrimpen van het personeelsbestand, het maximaliseren van de levering van bestellingen en het automatiseren van verschillende backofficetaken.
Laten we eens een casestudy bekijken waarbij RPA een groot telecombedrijf hielp om bijna $5 miljoen aan kosten te besparen.
RPA-casestudie voor het stroomlijnen van werkzaamheden
Een vooraanstaand Australisch telecombedrijf kreeg te maken met een versnelde vraag naar internettoegang. Het proces omvatte het upgraden van de netwerkinfrastructuur en het voldoen aan de toezegging van de regering voor een National Broadband Network (NBN), een programma dat toegang tot breedband zou garanderen voor miljoenen Australiërs.
Zo’n grootschalige nationale operatie stelde het bedrijf voor verschillende problemen. Er moest een manier worden gevonden om de toegang snel uit te rollen zonder het vereiste hoge serviceniveau uit het oog te verliezen. Opschalen naar dit niveau is precies het soort taak waarvoor RPA kan worden gebruikt.
De operatie had vier pijlers. Dat waren ze:
- Servicecyclustijden verbeteren
- Geweldige klantervaringen stimuleren
- Service- en operationele kosten verlagen
- De output en productiviteit van het personeel optimaliseren
Het bedrijf heeft 50 bots ingezet om de efficiëntie in twee belangrijke processen te verbeteren. Dit waren:
- Kwaliteitsborging (QA)
- Orderopbouwproces
Enkele van de voordelen van deze toepassing van RPA zijn een besparing van meer dan 2 uur op elke bestelling. Bovendien was het bedrijf in staat om de arbeidskosten aanzienlijk te verlagen, waardoor ongeveer 5 miljoen dollar aan operationele leveringskosten werd bespaard.
Logistiek
Logistiek is een ander gebied dat RPA eerder heeft omarmd dan andere sectoren. Magazijnen en distributiecentra vertrouwen op automatisering om kosten en fouten te verminderen en te voldoen aan veeleisende 24/7 klanteneisen.
Toeleveringsketens bevatten veel bewegende delen. Gegevens zijn een integraal onderdeel van soepele operaties en tijdigheid, waarbij distributiecentra vertrouwen op een delicaat samenspel tussen magazijnbeheersystemen (WMS) en CRM- en ERP-software.
In het geval van ERP-software, zoals NetSuite, zijn deze systemen gecentraliseerd. De implementatie is echter zeer technisch, tijdrovend en duur, en dan hebben we het nog niet eens over de maandelijkse licenties, die gemakkelijk in de duizenden euro’s kunnen lopen.
#13. Zendingen volgen en orders controleren
Logistieke bedrijven leven en sterven door hun operationele prestaties. Nu just-in-time productie en voorraadbeheer steeds populairder worden, kunnen vertragingen ernstige gevolgen hebben.
Het bedienen van bedrijven van derden heeft zijn eigen complexiteit. Ook hier zijn de verwachtingen van de klant in de loop der jaren aanzienlijk gegroeid. Consumenten willen constante en regelmatige updates terwijl leveringen door netwerken bewegen. Vage voorspellingen worden niet langer getolereerd.
Logistieke bedrijven bemiddelen tussen consumenten en verkopers. Volgen is lang het domein geweest van handarbeiders. Het resultaat is een heleboel aanvragen op verschillende communicatieplatforms. Het is tijdrovend werk dat onderhevig is aan fouten en miscommunicatie.
RPA-casestudy voor het volgen van zendingen en het controleren van orders
LTX Solutions is een toeleveringsbedrijf uit Atlanta. Hun specialiteit zijn LTL-zendingen (less than truckload). In 2019 werden ze overgenomen door Redwood Logistics, een lang gevestigde leverancier van Logistics Platform as a Service (LPaaS) software.
LTX had RPA nodig om een toename in het bedrijfsvolume te beheren. Voordat ze werden overgenomen door Redwood, behandelden ze ongeveer 3000 leveringen per maand met 12 medewerkers.
Naarmate de activiteiten echter toenamen, realiseerde het bedrijf zich al snel dat het handmatige tracking- en auditproces niet met hen mee kon schalen. Om te beginnen schatten ze dat er 12 nieuwe medewerkers nodig zouden zijn om de hoeveelheid vragen te verwerken. Het toevoegen van 40% aan de arbeidskosten zou een uitdaging zijn in een sector met notoir kleine marges.
LTX introduceerde RPA-processen om deze problemen op te lossen. Hun eerste stap was het automatiseren van hun trackingproces. Volgens hun VP van bedrijfsprocessen, Andrew Gleeson, hebben ze deze oplossing in ongeveer een dag geïmplementeerd, wat getuigt van het bliksemsnelle transformerende effect dat RPA op een bedrijf kan hebben. Typische software-implementaties kunnen weken of maanden duren en vereisen zeer technische teams en torenhoge budgetten.
Van daaruit gebruikte LTX RPA om het aantal back-office werkuren te verminderen. De technologie hielp het bedrijf een revolutie teweeg te brengen in het auditproces voor leveringen. Bovendien noemt het team deze vooruitstrevende aanpak een belangrijke bijdrage aan hun overname door Redwood Logistics.
Farmaceutisch
RPA use cases in de farmaceutische industrie omvatten administratie, HR, verkoopvoorspellingen en zelfs supply chain en voorraadbeheer. Strikte administratie en gegevensbeheer behoren echter tot de meest dringende back-officekosten in de Life Sciences.
RPA is een geweldige oplossing voor veel van deze administratieve lasten. Farmaceutische bedrijven kunnen de technologie gebruiken om de gecontroleerde distributie van documenten te automatiseren en te zorgen voor een veilige en toegankelijke opslag van cruciale gegevens. Daarnaast kan RPA helpen menselijke fouten binnen documentbeheer te elimineren en ineffectief en inefficiënt beleid voor business process management (BPM) glad te strijken.
Veel van deze onderwerpen hebben we al aangestipt in het artikel, dus in plaats daarvan zullen we onderzoeken hoe Life Sciences bedrijven RPA kunnen gebruiken om de R&D-kosten te verlagen, met een speciale focus op het beheer van documenten tijdens klinische proeven.
#14. Kosten voor onderzoek en ontwikkeling verlagen
Farmaceutische en Life Sciences bedrijven staan onder verschillende druk. De vergrijzing van de bevolking in de Westerse wereld betekent dat de behoefte aan nieuwe behandelingen steeds toeneemt. Maar dat geldt ook voor de kosten voor onderzoek en ontwikkeling (R&D).
Een andere belangrijke factor om rekening mee te houden zijn de strenge wettelijke voorwaarden voor de ontwikkeling van medicijnen. Voordat een product op de markt kan komen, moet het uitgebreid worden onderzocht, gedocumenteerd en klinisch getest.
proeven. Deze noodzakelijke processen betekenen dat farmaceutische bedrijven documenten en gegevens zorgvuldig moeten beheren om aan de juiste kant van de regelgevers te blijven.
RPA-casestudie voor het verlagen van R&D-kosten
In het artikel Robotic Process Automation in Pharma: three case studies (Anagnoste, 2018) schetst de auteur een al te vaak voorkomend scenario voor bedrijven in de farmaceutische industrie, namelijk het vinden van een manier om geneesmiddelen tegen redelijke kosten te leveren en tegelijkertijd over te schakelen op een meer patiëntgericht bedrijfsmodel.
Daarnaast belicht het artikel de lasten die bedrijven in de Life Science-sector ondervinden als ze zich aan de regels moeten houden. Ze belichten hoe twee toonaangevende farmaceutische bedrijven doelen hadden gedefinieerd om hun service te verbeteren, waaronder:
- Snellere verwerkingstijden
- Betere resultaten uit investeringen
- Lagere productiekosten.
Een belangrijk aandachtspunt van deze farmaceutische casestudies was documentatie van klinische tests. Klinische onderzoeken zijn streng gereguleerd. Bedrijven moeten een perfecte administratie en documentatie bijhouden in wat bekend staat als het Trial Master-bestand.
Beveiliging, wijzigingsbeheer, audits en archivering zijn de vier pijlers van deze aanpak. Voordat klinische tests live gaan, is er bovendien een systeem van checks and balances waarbij verschillende belanghebbenden hun handtekening moeten zetten. De documenten worden Green Light Forms (GLF’s) genoemd.
In traditionele opstellingen werden GLF-taken handmatig beheerd en verdeeld. Omdat er verschillende gestandaardiseerde stappen bij komen kijken, zijn deze processen een sterke kandidaat voor automatisering.
In de casestudies hebben twee internationale life sciences bedrijven RPA ingezet om hun documentatie te beheren en de algehele compliance te verbeteren.
Het eerste bedrijf verlaagde de kosten en profiteerde van voordelen zoals:
- Verhoogde naleving
- Minder behoefte aan ondersteuning voor documentbeheer
- Een nieuw, gestroomlijnd proces
- Superieure statistieken voor het bijhouden van proeven en documenten
In de tweede proef richtte het bedrijf zich op het verbeteren van de naleving en het proces voor het opvragen van documenten. Opnieuw hielp RPA het bedrijf op de volgende manieren:
- Een flexibele aanpak ontwikkelen die zich kan aanpassen aan nieuwe eisen op het gebied van naleving en regelgeving
- Robuuste diagnostische informatie verzamelen die het bedrijf kan gebruiken om processen te verbeteren
- Consistente escalatieprocedures implementeren voor vereiste documenten
Door deze bedrijfsprocessen te vereenvoudigen, konden beide bedrijven kosten besparen en tegelijkertijd voldoen aan de compliancenormen in een steeds complexere omgeving.
Juridische industrie
De juridische sector heeft enorm geprofiteerd van automatisering. Vroeger hadden bedrijven enorme faciliteiten om documenten af te drukken, te verwerken en op te slaan. Werken op papier betekende lange werkdagen, het risico op menselijke fouten, veiligheidsproblemen en nog veel meer. RPA heeft geholpen om veel van het handmatige zware werk dat inherent is aan het beroep te verminderen.
Natuurlijk is dat maar één manier waarop de technologie kan helpen. Andere RPA-gebruiksgevallen zijn het creëren van casusdocumenten, het uitvoeren van zoekopdrachten in databases, het beoordelen van casusinformatie en het invullen van rapporten.
#15. Migratie van gegevens
Gegevensmigratie is een standaardproces dat vereist is door bedrijven in vele sectoren, niet alleen in de juridische sector. Juridische praktijken vereisen echter niet alleen een weergaloze administratie, maar ook de mogelijkheid om gegevens snel te delen en op te roepen.
Toen digitale transformatie de norm werd in de juridische wereld, hadden veel bedrijven oplossingen nodig om hun bestaande databases over te nemen en ze in de cloud te hosten. Met deze aanpak kunnen ze op afstand werken en onderweg toegang krijgen tot documenten. Niet alle datamigratieprojecten zijn echter eenvoudig.
RPA-casestudie voor gegevensmigratie
Migreren naar nieuwe databasestructuren is al complex genoeg. Advocatenkantoren hebben echter vaak oplossingen op maat nodig. Een casestudy van een juridische praktijk gespecialiseerd in eigendomsoverdracht laat zien hoe RPA kan worden gebruikt om zowel eenmalige problemen als langlopende bedrijfsprocessen op te lossen.
Het bedrijf in kwestie moest honderden perceelrecords verplaatsen van een Microsoft Access-database naar een cloud-gebaseerd platform. De nieuwe software was echter niet geschikt voor het laden en valideren van notities van advocaten.
Door een RPA-proces te bouwen, slaagde het team erin om de gegevens met 100% nauwkeurigheid te migreren. Het proces duurde een halve dag en bespaarde het bedrijf ongeveer 350 werkuren. Eens te meer illustreert deze casestudy de mogelijkheden van RPA-toepassingen om te helpen bij workflows en personeel vrij te maken voor meer klant- en waardegerichte taken.
