Yksi ehkä kiehtovimmista robottiprosessien automatisoinnin (R PA) näkökohdista on ohjelmiston monipuolisuus. Yritykset voivat käyttää teknologiaa useimmilla aloilla, joilla ihmiset ovat vuorovaikutuksessa tietokoneiden kanssa. RPA:nkäyttötapaukset lisääntyvät ja monipuolistuvat sitä mukaa, kun toimialat pyrkivät tehostamaan toimintaansa.
Tässä artikkelissa tarkastellaan erilaisia tehtäviä, joita RPA:n avulla voidaan automatisoida monissa eri yrityksissä. Tämän RPA-sovellusten, käyttötapausten ja tapausesimerkkien yhdistelmän pitäisi inspiroida tulevaisuuteen suuntautuneita yritysjohtajia, jotka haluavat säästää rahaa ja lisätä tehokkuutta ja työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Pankit ja rahoituslaitokset
Rahoitusala oli yksi parhaista toimialoista tutkia robottiprosessien automatisoinnin käyttötapauksia. Alalla käytetään paljon suuria määriä tehtäviä, jotka edellyttävät nopeutta ja tarkkuutta. Lisäksi se on täynnä vanhoja ohjelmistoja, ja sen on noudatettava tiukkaa sääntelyä. RPA on räätälöity jokaiseen näistä skenaarioista.
Pankit ja rahoituslaitokset ovat ottaneet käyttöön erilaisia RPA-sovelluksia. Osa näistä käyttötapauksista on auttanut ratkaisemaan pitkäaikaisia ongelmia, kun taas osa on kohdistunut uusiin ongelmiin, erityisesti sääntelyyn ja vaatimustenmukaisuuteen.
Seuraavassa on kaksi parasta robottiautomaatioesimerkkiä pankkialan vaatimuksista, joilla pyritään täyttämään taloushallinnon standardit ja lisäämään liiketoimintaa nopeammalla lainojen käsittelyllä.
#1. Lainsäädännön noudattaminen ja asiakkaan tuntemusta koskevat määräykset (KYC)
Pankkeihin kohdistuu suuria paineita auttaa KYC:n torjunnassa rahanpesun (AML) rajoitusten avulla. Näiden standardien täyttäminen on johtanut tarpeeseen lisätä henkilöstöä ja teknologiaa, ja raporttien mukaan RegTech-menot nousevat noin 200 miljardiin dollariin vuoteen 2028 mennessä.
Asiakirjojen käsittely on yksi merkittävimmistä pullonkauloista, joita rahoitusyritykset kohtaavat KYC:n vuoksi. Suuri ongelma on se, että menot eivät lisää tuloja, mutta niiden noudattamatta jättäminen johtaa mojoviin sakkoihin. Tämä pulma korostaa, että KYC-käsittelyyn tarvitaan kiireellisesti ratkaisuja, jotka eivät riko pankkia.
RPA-tapaustutkimus KYC:tä varten
HDFC on Intian suurin yksityisen sektorin pankki. Uusien asiakkaiden määrä kasvoi nopeasti, mikä lisäsi hallinnollista taakkaa merkittävästi. KYC-säännösten läpäisemiseen tarvittavien asiakirjojen lukemiseen ja käsittelyyn liittyy paljon aikaa vieviä manuaalisia tehtäviä.
He käyttivät RPA-ratkaisua tietojen hakemiseen tilisovelluksista, mukaan lukien skannatut asiakirjat. RPA-ohjelmiston avulla he pystyivät hallinnoimaan koko KYC-sykliä. Prosessia nopeuttamalla kustannukset ja työtunnit vähenivät noin 50 prosenttia, kokonaistuottavuus kasvoi 60 prosenttia ja inhimilliset virheet vähenivät.
#2. Lainojen käsittely
Lainojen käsittely on perinteisesti ollut hyvin tehoton ja aikaa vievä prosessi. Siihen liittyy huomattava määrä tietojen tarkistuksia ja paljon paperityötä. Rahoitusala on ylikuormitettu, ja häiritsevien uuspankkien aiheuttama kilpailu. Kuluttajien odotukset ovat kasvaneet huomattavasti viime vuosina, ja nopeat lainapäätökset ovat usein pankkien välinen kilpailutekijä.
RPA-tapaustutkimus lainojen käsittelyä varten
UBS on sveitsiläinen pankki, jolla on valtava maailmanlaajuinen läsnäolo. Sveitsin liittoneuvosto hyväksyi COVID-19:n aikana nollaprosenttiset lainat kriisin kanssa kamppaileville yrityksille. UBS:n haasteena oli se, ettei sillä ollut infrastruktuuria sovellusten vyöryn hallintaan.
Hakemuksia oli kertynyt 10 000 kappaletta. Osana yleistä digitaalista muutosta UBS päätteli, että RPA:ta voitaisiin käyttää apuna näiden lainojen käsittelyssä. RPA:n avulla tiimi toteutti automaatioprosessin vain kuudessa päivässä. Tekniikka muutti kunkin lainan käsittelyajan noin 40 minuutista vain viiteen minuuttiin, mikä säästää aikaa ja ihmisten työpanosta.
Terveydenhuolto
Nykyaikaiset terveydenhuollon organisaatiot kohtaavat lukuisia ongelmia. Kasvavat potilasmäärät, vaatimustenmukaisuusvaatimukset ja toimintakustannukset sekä usein ansaittu maine turhasta byrokratiasta tekevät alasta erinomaisen ehdokkaan automatisoinnille. Nopeampi ja kustannustehokkaampi hoito on ratkaisevan tärkeää yleisön luottamuksen kannalta näihin palveluihin.
#3. Pääsy potilastietoihin
Potilastietojen saatavuus on olennaisen tärkeää optimaalisen hoidon tarjoamiseksi. Usein nämä tiedot ovat kuitenkin siiloutuneet toisiinsa liittymättömiin tietokantoihin lääkärin vastaanotoilla, sairaaloissa ja muissa terveystietokeskuksissa. Tämä tilanne johtaa tehottomiin tietopyyntöihin ja suureen määrään manuaalista käsittelyä.
RPA:n, aivan kuten testiautomaationkin, avulla voidaan automatisoida monia näistä prosesseista, mikä tarkoittaa, että lääkärit saavat käyttöönsä tiedot, joita he tarvitsevat tehdäkseen valistuneempia ja tietoon perustuvia päätöksiä.
RPA-tapaustutkimus potilastietoihin pääsyä varten
Yhdistyneen kuningaskunnan julkinen terveydenhuoltojärjestelmä NHS (National Health Service) on eräänlainen ihme. Se tarjoaa ilmaisen terveydenhuollon maan 67 miljoonalle kansalaiselle. Koska se koostuu kuitenkin luottamuslaitosten, lautakuntien ja elinten yhdistelmästä, se on saanut maineen tehottomuudesta, paisumisesta ja turhista prosesseista.
NHS Dorsetin oli löydettävä tapa, jolla yleislääkärit pääsevät käsiksi Dorset Care Recordiin (DCR), joka on kokoelma potilaiden terveystietoja. Koska nämä tietueet sisältävät arkaluonteisia terveys- ja sosiaalitietoja, tietoturva on tietysti suuri huolenaihe.
Heidän RPA-ratkaisunsa sisälsi tilien luomisen jokaiselle Dorsetin alueen 1 500 yleislääkärille, jotta potilaiden haku olisi turvallista ja tehokasta. Prosessi säästää yleislääkäreiltä paljon aikaa ja antaa heille pääsyn tarkkoihin potilaskertomuksiin yhdellä napin painalluksella, mikä ratkaisee ylikuormitetun organisaation suuren ongelman.
Henkilöstöhallinto
Henkilöstöosastoilla on monenlaisia vastuualueita. Työntekijöiden johtamiseen liittyy kuitenkin paljon lomakkeita sekä arkipäiväistä ja toistuvaa työtä vaatimustenmukaisuuden noudattamiseksi. Näihin tehtäviin kuuluvat muun muassa työntekijätietojen käsittely, oppimisen ja kehittymisen kirjaaminen, loma- ja poissaolotiedot sekä työntekijöiden perehdyttäminen.
#4. Työntekijöiden perehdyttäminen
Työntekijöiden rekrytoinnista on tullut viime vuosina kuuma aihe. Monilla yrityksillä on vaikeuksia löytää huippulahjakkuuksia, ja silloinkin, kun ne löytävät, niillä on vaikeuksia pitää uudet työntekijänsä.
Työntekijöiden perehdyttäminen sisältää useita pienempiä tehtäviä. Näihin kuuluvat taustatarkastukset, tarjouskirjeiden lähettäminen, työntekijöiden tilien aktivointi sisäisiä ohjelmistoja varten sekä asiaankuuluvien asiakirjojen ja käsikirjojen jakaminen.
Suuremmissa organisaatioissa nämä prosessit aiheuttavat paljon hukkaan heitettyä aikaa, joka voitaisiin sen sijaan käyttää henkilöstöhallinnon ihmisläheisempiin osa-alueisiin, kuten sen varmistamiseen, että henkilöstö sopeutuu asianmukaisesti ja tuntee saavansa tukea. Hybridityön ja etätyön aikakaudella nämä tekijät ovat harvoin tuntuneet tärkeämmiltä.
RPA-tapaustutkimus työntekijöiden perehdyttämisessä
Johtava teräksentuotantoyritys Yhdysvalloissa oli jatkuvassa kasvussa. Tilanne tarkoitti sitä, että heidän oli palkattava useita uusia työntekijöitä. Yksi suuri ongelma oli se, että heidän toimintansa sijaitsi eri puolilla Yhdysvaltoja, mikä teki palvelukseen ottamisesta työvoimavaltaisen haasteen.
Toiminnan koordinointi eri paikkakunnilla aiheutti useita haasteita. Se edellytti myös osastojen välistä yhteistyötä. Tietotekniikka- ja henkilöstöosaston oli esimerkiksi tehtävä yhteistyötä järjestelmien ja kannettavien tietokoneiden kirjautumistunnusten määrittämiseksi. Tuloksena oli sotkuinen ja epäorganisoitu työ, joka aiheutti viivästyksiä, haittasi tuottavuutta ja johti jopa uusien työntekijöiden vaihtuvuuteen.
Yritys tunnisti tarpeen tehokkaammalle järjestelmälle. He päätyivät ratkaisuun, joka automatisoi sisäänottoprosessin. Tämä ohjelmisto käytti RPA:ta lukemaan ja ymmärtämään työntekijän asiakirjoja ja päivittämään tietoja yrityksen tietokantoihin. Teknologiaa käytettiin myös tarjouskirjeiden laatimiseen ja lopulta uusien työntekijöiden dokumentointiin. Lopuksi RPA:ta käytettiin myös jakamaan eri työntekijöille ohjelmistotunnukset ja käyttöoikeudet heidän roolinsa perusteella organisaatiossa.
Kaiken kaikkiaan RPA-prosessien käyttöönotto säästi aikaa ja rahaa, lisäsi työntekijöiden tyytyväisyyttä ja mahdollisti hyvin sujuneen ja virheettömän sisäänottoprosessin.
Kirjanpito
Suurten yritysten kirjanpito-osastot käsittelevät uskomattoman määrän kuukausittaisia tapahtumia. Perinteisesti tämä on työvoimavaltainen prosessi, johon kuuluu asiakirjojen skannaaminen, tietojen poimiminen eri järjestelmistä ja huomattava määrä tietojen syöttämistä. Nämä prosessit ovat ymmärrettävästi alttiita inhimillisille virheille.
Ohjelmistoautomaation ja RPA:n avulla voidaan automatisoida muun muassa myyntisaamiset, ostovelat, palkanlaskenta, verosäännösten noudattaminen, raportointi ja ennustaminen.
#5. Tilintarkastus
Tilintarkastukset ovat vain yksi kirjanpidon osa-alue, jota RPA voi parantaa. Jokainen tarkastus koostuu useista suurista, manuaalisista ja toistuvista tehtävistä. Nämä tehtävät kuluttavat inhimillistä pääomaa ja vievät työntekijöitä pois arvoa tuottavista työtehtävistä.
RPA-tekniikka tarkastuksissa lisää tarkkuutta, läpimenoa ja petosten havaitsemista. Tekniikan käyttöönotto lisää asiakkaiden ja työntekijöiden tyytyväisyyttä sekä vähentää kustannuksia.
RPA-tapaustutkimus tilintarkastusta varten
Tutkimusasiakirjassa Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022), kirjoittajat esittelevät erilaisia RPA:n käyttötapauksia. Tutkimus koskee yhdysvaltalaista yritystä, joka harjoittaa kiinteistöalan yksityisten yritysten tilintarkastusta.
Ennen RPA:n käyttöönottoa asiakkaan liiketoiminnan työnkulku koostui seuraavista vaiheista:
- a) Asiakirjojen lataaminen vero-ohjelmistoon
- b) Useiden laskutoimitusten suorittaminen
- c) näihin laskelmiin perustuvien tietojen lataaminen
- d) Tiedoston uudelleenmuotoilu raportointitarkoituksiin
Tutkijat raportoivat, että yritysten tilintarkastajat vastustavat huomattavasti automatisointia. Kun johto kuitenkin osoitti edut, sitoutuminen oli nopeaa. Lisäksi täytäntöönpano ei johtanut irtisanomisiin, mikä selvästi auttoi käyttöönottoa.
Yksi mielenkiintoinen seikka toteutuksessa oli se, että tilitoimisto ei määrännyt RPA:n käyttöä prosesseissaan. RPA:n käyttöön ottaneet tiimit pystyivät kuitenkin lyhentämään raporttien tuottamiseen kuluvaa aikaa.
Toinen mehukas osa tutkimusta koskee täytäntöönpanoa hidastaneita pullonkauloja. Kuten asiakirjassa todetaan, “tarkastajat eivät aluksi pystyneet näyttämään botin kehittäjille kaikkia automatisoitavan prosessin vaihtoehtoja”. RPA:ta toteuttavilla tiimeillä on tärkeä oppi: liiketoimintaprosessien asianmukainen tutkiminen on välttämätöntä, jotta RPA:n soveltamisesta saatavat hyödyt voidaan hyödyntää.
Valmistus
Maailmanlaajuiset toimitusketjut ovat jatkuvasti esillä uutisissa. COVID-19, hillitön inflaatio ja hyökkäys Ukrainaan ovat korostaneet riippuvuuttamme nopeasta ja tarkasta tiedonkulusta koko toimitusketjussa. Merkittävä osa tätä prosessia on master data management (MDM).
#6. Päätietojen hallinta
MDM on hyvin toimivien tuotanto-organisaatioiden ydin. Tietotekniikka edellyttää vuorovaikutusta IT:n ja liiketoiminnan välillä, jotta voidaan varmistaa, että tiedot ovat ajantasaisia, yhdenmukaisia ja tarkkoja. Tiedot sisältävät tietoja toimittajista, asiakkaista, tileistä ja eri tuotantolaitoksista.
Joitakin ratkaisuja, joita RPA voi ratkaista MDM-alalla, ovat nopeammat käsittelyajat, inhimillisten virheiden väheneminen, parempi vaatimustenmukaisuus, tarkemmat tiedot ja pienemmät käyttökustannukset.
RPA-tapaustutkimus master datan hallintaan
Artikkelissa Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) kirjoittajat tuovat esiin esimerkkejä RPA:sta eri toimialoilla.
Ensimmäinen esimerkki koskee vietnamilaista tuotantoyritystä nimeltä ABC Electronics. ABC käsittelee puhelinten korjauksia. Yritys ei kuitenkaan pystynyt laatimaan puhelimen korjausta koskevaa materiaalilaskelmaa tavanomaisilla toiminnanohjausjärjestelmillä.
Nykyisellään poikkeuspyynnöt syötettiin maailmanlaajuiseen toimitusketjun hallintajärjestelmään (GCSM). Tämän jälkeen työntekijöiden oli ladattava nämä tiedot ja analysoitava ne Excel-taulukoihin. Lisäksi ostoryhmien oli käytettävä sisäisiä järjestelmiä ja tarkistettava tuotantosuunnittelijoiden raportit selvittääkseen, mitä materiaaleja niiden oli ostettava.
Kaiken kaikkiaan järjestelmä oli tehoton ja sisälsi tarpeettoman paljon ihmisen toimia. Vielä huolestuttavampaa on kuitenkin se, että prosessi aiheutti huomattavia viivästyksiä huoltopalveluissa, koska korjaukseen tarvittavia osia ja materiaaleja ei ollut saatavilla.
ABC jakoi edellä kuvatut asianomaiset osastot ryhmiin. Jotkut ottivat käyttöön RPA:n, kun taas toiset pysyivät perinteisessä lähestymistavassa. Tulokset olivat hämmästyttäviä.
RPA-ryhmä:
- Pyyntöihin kuluvaa aikaa on lyhennetty 80 prosenttia.
- Lisääntynyt tuottavuus ja työtyytyväisyys
- Inhimillisten virheiden väheneminen
- Lisääntynyt vaatimustenmukaisuus
- Parempi tietojen tarkkuus
- Vähennetään kustannuksia, jotka johtuvat huonosta tuotannosta, käsityöstä ja asiakkaiden tyytymättömyydestä johtuvasta maineen menetyksestä.
Asiakaspalvelu
Viestintävälineiden yleistyminen on lisännyt niiden viestintäkanavien määrää, joita asiakkaat käyttävät vuorovaikutuksessa yritysten kanssa. Se on myös johtanut asiakkaiden odotusten voimakkaaseen kasvuun.
Nykyaikainen kuluttaja haluaa ympärivuorokautisen pääsyn yrityksiin ja erilaisia vaihtoehtoja, myös itsepalvelua. Jos nämä palvelut eivät täytä odotuksia, asiakkaat hylkäävät pyynnöt. Seurauksia ovat esimerkiksi siirtyminen kilpaileviin palveluihin tai yrityksen haukkuminen sosiaalisessa mediassa.
Asiakaspalveluun liittyy paljon manuaalisia prosesseja. Yritykset kamppailevat jatkuvasti saadakseen mahdollisimman suuren hyödyn huoltoedustajiensa ajasta. Joidenkin näiden tehtävien automatisointi on ilmeisen houkuttelevaa.
#7. Asiakaspalvelun edustajien täydentäminen
Asiakaspalvelijat ovat yrityksille merkittävä kustannuserä. Monilla toimialoilla nämä työntekijät ovat olennainen osa asiakaskohtaamisosastoja. Näiden työntekijöiden hyödyntäminen parhaalla mahdollisella tavalla on liiketoiminnan kannalta välttämätöntä.
RPA auttaa monin eri tavoin. Ensinnäkin asiakkaat haluavat johdonmukaisuutta eri kanavissa. Jos he ovat jakaneet tietoja yrityksen kanssa, he haluavat, että ne ovat läsnä kaikissa vuorovaikutustilanteissa. Samoin he odottavat, että työntekijät ovat tietoisia kaikista lupauksista tai aiemmista ongelmista.
Osa ongelmista voidaan ratkaista hyvällä asiakassuhteiden hallintaohjelmistolla (CRM). Nämä ratkaisut elävät ja kuolevat kuitenkin tietojen laadun varassa. Tietojen päivittäminen manuaalisesti on kallista, altista inhimillisille virheille ja vie arvokasta aikaa.
RPA-tapaustutkimus asiakaspalvelijoiden täydentämiseksi
RPA:n muutosominaisuudet voidaan nähdä tapaustutkimuksessa, jossa on mukana Cobmax, maailmanlaajuinen myyntikeskus. Liiketoiminnan kasvaessa myyntiedustajiin kohdistui suuria paineita. Kun johto voitti sopimuksen johtavan brasilialaisen teleyrityksen kanssa, sen manuaalinen hallintojärjestelmä osoittautui vanhentuneeksi.
Yksi näistä prosesseista sisälsi tietojen kopiointia ja liittämistä yhdestä CRM-järjestelmästä toiseen. Virheiden vuoksi raportit kestivät kauan.
Käyttämällä RPA:ta näiden tehtävien ulkoistamiseen Cobmax puolitti back-office-toiminnot ja lyhensi raporttien tuottamiseen kuluvaa aikaa jopa 66 prosenttia.
Vähittäiskauppa
RPA on muuttanut vähittäiskauppaa monin tavoin. Joitakin silmiinpistävimpiä robottiprosessien automatisoinnin käyttötapauksia ovat esimerkiksi laskujen automatisointi, palautusten käsittely ja jopa varastonhallinta.
Myös vähittäiskauppa on vahvasti riippuvainen CRM- ja ERP-ohjelmistoista. Vaikka nämä järjestelmät ovatkin uskomattomia keskitettyjen tietojen säilytyspaikkoja, asiakastietojen manuaalinen lisääminen lisää huomattavasti työtunteja etenkin kiireisemmille vähittäiskauppiaille.
#8. Laskujen automatisointi
Laskujen käsittely on ongelma useimmissa yrityksissä eikä vain vähittäiskauppiaissa. Kaikki yritykset, joilla on paljon maksupyyntöjä, ymmärtävät, kuinka aikaa vievää manuaalista työtä on varmistaa, että myyjien laskupyynnöt maksetaan ajoissa ja täysimääräisesti.
Levvel Researchin raportissa tuodaan esiin eräitä suuria ongelmia, joita maksuliikeosastot kohtaavat. Tällaisia ovat esimerkiksi manuaalinen tietojen syöttö, kadonneet tai päällekkäiset laskut, epätarkasti täsmäytetyt tiedot ja AP-tietojen epäsuhta koko yrityksessä.
RPA:n avulla näitä prosesseja voidaan automatisoida, mikä nopeuttaa maksuja, parantaa toimittajasuhteita, lisää tarkkuutta sekä helpottaa tarkastuksia ja raportointia.
RPA-tapaustutkimus laskujen automatisoinnista
Suurella pohjoisamerikkalaisella vain jäsenille tarkoitetulla vähittäismyyjällä oli ongelma. He saivat päivittäin valtavan määrän laskuja. Ruuhka-aikoina määrä oli jopa 700 päivässä.
Laskujen käsittelyyn kuului sähköpostien avaaminen, tietojen poimiminen ja syöttäminen keskitettyihin tietojärjestelmiin, myös sisäiseen kirjanpitojärjestelmään, jotta asiakas sai maksut. Jokaisen laskun täyttämiseen kului jopa viisi minuuttia, ja siinä esitettiin merkittäviä kysymyksiä prosessin kestävyydestä ja yrityksen kyvystä skaalautua.
He ratkaisivat tämän prosessin ottamalla käyttöön optisen hahmontunnistuksen, joka auttaa lukemaan ja poimimaan tiedot sähköposteista. Sieltä käsin robotit pystyivät käsittelemään tiedot ja syöttämään ne asiaankuuluviin järjestelmiin, mikä varmisti tarkat tiedot ja nopeat maksut myyjille.
Kun uusi RPA-järjestelmä otettiin käyttöön, yli 93 prosenttia laskuista käsiteltiin ilman manuaalisia toimenpiteitä, tarkkuus nousi 95 prosenttiin ja noin 20 prosenttia ostoreskontranhoitohenkilökunnasta vapautui arvokkaampiin tehtäviin. Lue lisää tästä tapaustutkimuksesta täältä.
IT
IT-osastot olivat nopeimpia RPA:n omaksujia. Tämä johtuu suurelta osin siitä, että johto ja työntekijät suhtautuvat myönteisesti uuteen teknologiaan ja huomaavat nopeasti automaation mahdolliset hyödyt.
Lähes kaikissa pisteissä on tietotekniikkaosastoja. Lisäksi kukin näistä aloista käyttää tietotekniikkaa monin eri tavoin, niinkin yksinkertaisista sovelluksista kuin verkkosivuston ylläpito ja ylläpito, aina täysimittaisiin kyberturvallisuusoperaatioihin, jotka pystyvät hallitsemaan vaivalloista siirtymistä pilvipohjaiseen työhön.
Konkreettisia RPA-esimerkkejä IT-alalla ovat muun muassa:
- Käyttäjien hallinta: Tilien, profiilien ja sähköpostiosoitteiden luominen eri järjestelmiin.
- Salasanan palautus: Forrester Research arvioi, että jokainen salasanan palautus maksaa noin 70 dollaria. RPA automatisoi ongelman ja säästää IT-budjeteista lukemattomia summia.
- Tietojen varmuuskopiointi: Manuaalinen varmuuskopiointi vie aikaa. Se on myös painajainen aikataulujen suhteen. RPA:n avulla yritykset voivat automatisoida tietojen synkronoinnin ja luoda raportteja, joilla varmistetaan, että keskeiset tiedot ovat ajan tasalla koko organisaatiossa.
- Ohjetikettien vastaukset: IT-henkilöstö on kallista. Liian monet yritykset kuitenkin tuhlaavat rahaa ohjaamalla asiantuntijoita vastaamaan pieniin vaaratilanteisiin, mikä vie heidät pois muusta elintärkeästä työstä. Tiimit voivat kouluttaa RPA-robotteja suorittamaan yksinkertaisia diagnostiikkatarkastuksia ja muita ennakoitavissa olevia vaiheittaisia tehtäviä.
Vaikka nämä ovat kaikki hienoja esimerkkejä, ne ovat vain jäävuoren huippu. RPA on koskettanut lähes jokaista tietotekniikan alaa, mikä on taivaan lahja aikana, jolloin teknologia kehittyy niin nopeasti, että jopa vastavalmistuneilla on vaikeuksia varmistaa, että heidän taitonsa ovat relevantteja.
#10. Käyttäjien hallinta
Sähköinen oppiminen ja kehittäminen (L&D) on kriittinen osa sen varmistamista, että työntekijät ovat sekä tuottavia että tyytyväisiä. Suurissa yrityksissä on kuitenkin haasteellista hallita käyttäjiä ja varmistaa, että heillä on valtuudet käyttää erilaisia kursseja ja ohjelmia.
Vastuu tästä lankeaa usein ylikuormitetuille IT-osastoille, jotka käsittelevät tukipyyntöjä, kyberturvallisuushälytyksiä ja erilaisia muita tehtäviä.
RPA-tapaustutkimus käyttäjähallinnasta
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust on sitoutunut vahvasti työntekijöiden L&D-toimintaan. Tämä vastuu koskee sekä uusia työntekijöitä että nykyistä henkilöstöä. Varmistaakseen, että jokainen työntekijä pystyy tarjoamaan hyvää hoitotasoa, heillä on digitaalisen oppimisen tiimi, jota heidän IT-osastonsa tukee.
Käyttäjien hallinta on kuitenkin näille osastoille työlästä. Rekisteröinti suoritettiin manuaalisesti. Heidän tapaustutkimuksensa mukaan kukin sovellus kesti noin viisi minuuttia, joten kolmen hengen tiimillä meni puolitoista päivää 200 käyttäjän hallintaan. Trustin palveluksessa on yli 9 000 työntekijää, mikä antaa jonkinlaisen mittakaavan tehtävän merkitykselle.
Tämän manuaalisen prosessin virtaviivaistaminen säästäisi aikaa ja virheitä ja vapauttaisi heidän tiiminsä yksitoikkoisista ja toistuvista tehtävistä.
IT-osasto käytti RPA-ratkaisua rekisteröintien siirtämiseen tietokantaan ja tilien luomiseen jokaiselle uudelle käyttäjälle. Tämän jälkeen botit kirjasivat käyttäjät kursseille ja lähettivät asianmukaisia sähköpostiviestejä. Kaikki virheet tai päällekkäiset rekisteröinnit toimitettiin ryhmälle manuaalista valvontaa varten.
Tulokset ovat malliesimerkki siitä, miten RPA voi muuttaa liiketoimintaa. Niihin kuuluvat seuraavat:
- Yli 70 %:n lasku käsittelyajassa
- 24/7-valmiudet
- Virheiden vähentäminen
- L&D-henkilöstö vapautuu ylimääräisestä työstä, jolloin he voivat keskittyä enemmän henkilökohtaisiin tehtäviin.
Kiinteistöhallinto ja kiinteistöt
RPA:ta voidaan käyttää useiden eri tehtävien automatisointiin kiinteistöhallinnossa. Osittain tämä johtuu siitä, että alalla on paljon back-end-liiketoimintaprosesseja, jotka ovat kaikkien yritysten vakio-ominaisuus. On kuitenkin muitakin kiinteistöhallintoon liittyviä esimerkkejä robottiprosessien automatisoinnista.
Osa käyttötapauksista on sellaisia, joita olemme käsitelleet aiemmin. Esimerkiksi KYC- ja AML-tarkastusten ja yleisen sisäänottoprosessin nopeuttaminen. RPA:ta voidaan kuitenkin käyttää myös kirjanpidon, asukasviestinnän ja tilien täsmäytyksen apuna.
#11. Luotonantajan lausuntojen automatisointi
Kiinteistöjen kehittämiseen ja hallinnointiin liittyy useita manuaalisia tehtäviä. Moniin näistä sisältyy tarkastuksia, joilla varmistetaan, että kassatulot ovat ajan tasalla. Päälainatiedostot on tarkistettava pankeista ja varmistettava, että vuokralaisten tai omistajien tilit ovat kunnossa.
Näiden tarkastusten suorittamiseen kuuluu ennakoitavissa olevia vaiheita. Näiden tietojen hakeminen on kuitenkin aikaa vievää ja vaatii suurta tarkkuutta. Siksi se on loistava esimerkki RPA:n sovelluksista, jotka voivat parantaa monia yrityksiä.
RPA-tapaustutkimus lainanantajan lausuntojen automatisoinnista
A Chicago, IL. kiinteistöjen hallinnointi- ja kehitysyhtiö kamppaili kuukausittaisten lainanantajan tiliotteiden ja lainahistoriaraporttien hakemisen kanssa. Suuri osa tehtävistä kuului yhdelle työntekijälle.
Tehtävä oli jo nyt hyvin toistuva. Lisäkomplikaatioita aiheutti kuitenkin se, että lainanantajan tiliotteet saattoivat ilmestyä milloin tahansa suunnilleen kunkin kuukauden viimeisellä viikolla. Tämä tarkoitti sitä, että työntekijän oli tarkistettava jokainen pankki jokaisen lainanantajan tiliotteen osalta, kunnes ne oli kaikki allekirjoitettu.
Kiinteistöyhtiö otti käyttöön RPA-ratkaisun, joka pilkkoi tehtävät osiin. Vaiheet sisälsivät:
- Botti lukee päälainatiedoston ja kirjoittaa siitä kopion kyseiselle kuukaudelle.
- Se määrittää, mihin pankkeihin tai lainanantajiin sen on otettava yhteyttä.
- Tämän jälkeen botti tarkistaa, onko lainanantajan lausunto saatavilla.
- Jos lausunto on saatavilla, se lataa sen ja päivittää päälainatiedoston sen mukaisesti.
Prosessi säästi johtajan työaikaa 10 tuntia kuukaudessa.
Televiestintä
Televiestintäala on ollut merkittävä RPA:n edunsaaja. Tämä johtuu suurelta osin siitä, että monet alan manuaalisista prosesseista ovat usein toistuvia ja sääntöihin perustuvia. Tai toisin sanoen juuri sellaisia tehtäviä, jotka RPA ratkaisee.
RPA voi auttaa muun muassa seuraavissa tehtävissä:
- Raporttien laatiminen ja jakelu
- Myyntitilausten käsittely
- Tietojen varmuuskopiointi
- Asiakaspalvelukysymysten ratkaiseminen
- Markkinoinnin automaatio
Koska televiestintäalalla on niin paljon erilaisia RPA-sovelluksia, käyttötapaukset voivat ulottua koko organisaatioon ja auttaa parantamaan ja virtaviivaistamaan lukuisia toimintoja.
#12. Toiminnan virtaviivaistaminen
Monet RPA:n tehokkaimmista käyttötapauksista liittyvät ennakoitavien tehtävien ulkoistamiseen, jotka tyypillisesti suorittaa ihminen. Yritysten laajentuessa ja kasvaessa johto etsii luonnollisesti tapoja virtaviivaistaa prosesseja toiminnan tehokkuuden parantamiseksi.
Toimintojen virtaviivaistaminen voi tapahtua monin eri tavoin televiestintäalalla. Se voi tarkoittaa henkilöstömäärän vähentämistä, tilausten toimitusten maksimointia ja useiden back-office-tehtävien automatisointia.
Tutustutaanpa tapaustutkimukseen, jossa RPA auttoi suurta teleyritystä säästämään lähes 5 miljoonan dollarin kustannukset.
RPA-tapaustutkimus toimintojen virtaviivaistamiseksi
Tunnettu australialainen teleyritys kohtasi internet-yhteyksien kysynnän kiihtymisen. Prosessiin kuului verkkoinfrastruktuurin päivittäminen ja hallituksen sitoutuminen kansalliseen laajakaistaverkkoon (NBN), joka takaisi laajakaistayhteyden miljoonille australialaisille.
Näin laajamittainen valtakunnallinen operaatio aiheutti yritykselle useita ongelmia. Sen oli löydettävä keino ottaa yhteys käyttöön nopeasti ja samalla pidettävä mielessä vaadittu korkea palvelutaso. Tämän tason skaalautuminen on juuri sellainen tehtävä, johon RPA:ta voidaan käyttää.
Operaatiolla oli neljä pilaria. Ne olivat:
- Palvelun läpimenoaikojen parantaminen
- Hyvät asiakaskokemukset
- Palvelu- ja toimintakustannusten vähentäminen
- Työvoiman tuotoksen ja tuottavuuden optimointi
Yritys käytti 50 bottia tehostamaan kahta pääprosessia. Nämä olivat:
- Laadunvarmistus (QA)
- Tilauksen rakentamisprosessi
Tämän RPA-sovelluksen etuja ovat muun muassa yli 2 tunnin säästöt jokaisessa tilauksessa. Tämän lisäksi yritys pystyi vähentämään työvoimakustannuksia merkittävästi ja säästämään noin 5 miljoonaa dollaria toimituksen käyttökustannuksissa.
Logistiikka
Logistiikka on toinen ala, joka on ottanut RPA:n käyttöön ennen muita aloja. Varastointi- ja jakelukeskukset ovat luottaneet automaatioon vähentääkseen kustannuksia ja virheitä ja täyttääkseen vaativat 24/7-asiakasvaatimukset.
Toimitusketjuissa on paljon liikkuvia osia. Tieto on olennainen osa toiminnan sujuvuutta ja oikea-aikaisuutta, ja jakelukeskukset luottavat varastonhallintajärjestelmien (WMS) sekä CRM- ja ERP-ohjelmistojen väliseen herkkään vuorovaikutukseen.
ERP-ohjelmistojen, kuten NetSuiten, tapauksessa nämä järjestelmät ovat keskitettyjä. Käyttöönotto on kuitenkin erittäin teknistä, aikaa vievää ja kallista, puhumattakaan kuukausilisensseistä, jotka voivat helposti nousta tuhansiin dollareihin.
#13. Lähetysten seuranta ja tilausten tarkastaminen
Logistiikkayritykset elävät ja kuolevat operatiivisen suorituskykynsä ansiosta. Koska just-in-time-tuotanto ja varastonhallinta ovat kasvattaneet suosiotaan, viivästyksillä voi olla vakavia seurauksia.
Kolmannen osapuolen yritysten palvelemisessa on omat mutkikkuutensa. Asiakkaiden odotukset ovat jälleen kerran kasvaneet huomattavasti vuosien varrella. Kuluttajat haluavat jatkuvia ja säännöllisiä päivityksiä, kun toimitukset liikkuvat verkkojen kautta. Epämääräisiä ennusteita ei enää suvaita.
Logistiikkayritykset toimivat välittäjinä kuluttajien ja myyjien välillä. Seuranta on pitkään ollut käsityöläisten aluetta. Tuloksena on paljon pyyntöjä eri viestintäalustoilla. Se on aikaa vievää työtä, johon liittyy virheitä ja väärinkäsityksiä.
RPA-tapaustutkimus lähetysten seurantaan ja tilausten tarkastamiseen
LTX Solutions on Atlantassa toimiva toimitusketjun hallintaa harjoittava yritys. Heidän erikoisalaansa ovat LTL-lähetykset (less than truckload). Vuonna 2019 Redwood Logistics, pitkäaikainen logistiikka-alustapalveluohjelmistojen (LPaaS) toimittaja, osti ne.
LTX tarvitsi RPA:ta liiketoiminnan volyymin kasvun hallitsemiseksi. Ennen kuin Redwood osti yrityksen, se hoiti noin 3000 toimitusta kuukaudessa 12 hengen henkilöstöllä.
Liiketoiminnan lisääntyessä yritys kuitenkin huomasi pian, että sen manuaalinen seuranta- ja auditointiprosessi ei pystynyt skaalautumaan yrityksen mukana. Aluksi he arvioivat, että kyselyjen määrän käsitteleminen edellyttäisi 12 uuden työntekijän palkkaamista. Työvoimakustannusten lisääminen 40 prosentilla olisi haaste alalla, jonka katteet ovat tunnetusti pienet.
LTX otti käyttöön RPA-prosessit näiden ongelmien ratkaisemiseksi. Heidän ensimmäisenä askeleenaan oli automatisoida seurantaprosessi. Liiketoimintaprosesseista vastaavan varatoimitusjohtajan Andrew Gleesonin mukaan ratkaisu otettiin käyttöön noin päivässä, mikä on osoitus RPA:n salamannopeasta muutoksesta, jonka se voi tuoda liiketoimintaan. Tyypilliset ohjelmistototeutukset voivat kestää viikkoja tai kuukausia, ja ne vaativat erittäin teknisiä tiimejä ja huikeita budjetteja.
Tämän jälkeen LTX käytti RPA:ta vähentääkseen back-office-työtunteja. Teknologia auttoi yritystä mullistamaan toimitusten tarkastusprosessin. Lisäksi tiimi katsoo, että tämä tulevaisuuteen suuntautunut lähestymistapa on vaikuttanut ratkaisevasti siihen, että Redwood Logistics osti heidät.
Farmaseuttinen
RPA:n käyttötapaukset lääketeollisuudessa liittyvät hallintoon, henkilöstöhallintoon, myynnin ennustamiseen ja jopa toimitusketjuun ja varastonhallintaan. Tiukka kirjanpito ja tiedonhallinta kuuluvat kuitenkin biotieteiden suurimpiin back-office-kustannuksiin.
RPA on erinomainen ratkaisu moniin näistä hallinnollisista rasitteista. Lääkeyritykset voivat käyttää tekniikkaa automatisoidakseen asiakirjojen valvotun jakelun ja varmistaakseen tärkeiden tietojen turvallisen ja helposti saatavilla olevan arkiston. Lisäksi RPA voi auttaa poistamaan inhimilliset virheet asiakirjojen hallinnassa ja korjaamaan tehottomia ja tehottomia liiketoimintaprosessien hallinnan (BPM) käytäntöjä.
Olemme jo käsitelleet monia näistä aiheista tässä artikkelissa, joten sen sijaan tarkastelemme, miten biotieteiden alan yritykset voivat ottaa RPA:n käyttöön alentaakseen tutkimus- ja kehityskustannuksia, erityisesti kliinisten lääketutkimusten asiakirjojen hallinnan osalta.
#14. T&K-kustannusten vähentäminen
Lääke- ja biotieteiden alan yrityksiin kohdistuu monenlaisia paineita. Väestön ikääntyminen koko länsimaissa tarkoittaa, että uusien hoitojen tarve kasvaa koko ajan. Samoin ovat kuitenkin myös tutkimus- ja kehityskustannukset.
Toinen tärkeä huomioon otettava tekijä on lääkekehityksen tiukat sääntelyehdot. Ennen kuin tuote pääsee markkinoille, se tarvitsee laajaa tutkimusta, dokumentointia ja kliinistä tutkimusta.
kokeet. Nämä välttämättömät prosessit tarkoittavat, että lääkeyritysten on hallinnoitava asiakirjoja ja tietoja huolellisesti, jotta ne pysyvät oikealla puolella sääntelyviranomaisia.
RPA-tapaustutkimus T&K-kustannusten vähentämiseksi
Artikkelissa Robotic Process Automation in Pharma: three case studies (Anagnoste, 2018) kirjoittaja hahmottelee liian yleistä skenaariota, jossa lääketeollisuuden yritykset joutuvat kohtaamaan, nimittäin keinon löytämistä toimittaa lääkkeitä kohtuullisin kustannuksin ja samalla siirtyä potilaskeskeisempään liiketoimintamalliin.
Lisäksi asiakirjassa tuodaan esiin vaatimusten noudattamiseen liittyvät rasitteet, jotka koettelevat Life Science -alalla toimivia yrityksiä. He korostavat, miten kahdella johtavalla lääkeyrityksellä oli määritellyt tavoitteet palvelunsa parantamiseksi, mukaan lukien:
- Nopeammat käsittelyajat
- Paremmat tulokset investoinneista
- Alhaisemmat tuotantokustannukset.
Näissä lääkealan tapaustutkimuksissa keskityttiin erityisesti kliinisten tutkimusten dokumentointiin. Kliinisiä tutkimuksia säännellään tiukasti. Yritysten on säilytettävä täydelliset tiedot ja asiakirjat niin sanotussa Trial Master -tiedostossa.
Tietoturva, muutosten hallinta, tarkastukset ja arkistointi ovat tämän lähestymistavan neljä pilaria. Lisäksi ennen kuin kliiniset testit otetaan käyttöön, on olemassa tarkastus- ja valvontajärjestelmä, johon kuuluu eri sidosryhmien allekirjoituksia ja allekirjoituksia. Asiakirjoja kutsutaan Green Light Forms (GLF) -lomakkeiksi.
Perinteisissä järjestelmissä GLF:n tehtäviä hallinnoitiin ja jaettiin manuaalisesti. Koska näihin prosesseihin liittyy useita standardoituja vaiheita, ne ovat vahvasti ehdolla automatisoitaviksi.
Tapaustutkimusten mukaan kaksi globaalia biotieteiden alan yritystä käytti RPA:ta dokumentaationsa hallintaan ja yleisen vaatimustenmukaisuuden parantamiseen.
Ensimmäinen yritys vähensi kustannuksia ja sai muun muassa seuraavia etuja:
- Lisääntynyt vaatimustenmukaisuus
- Asiakirjahallinnon tuen tarve vähenee
- Uusi, virtaviivaistettu prosessi
- Ylivoimaiset mittarit kokeiden ja asiakirjojen seurantaa varten
Toisessa kokeilussa yritys keskittyi vaatimustenmukaisuuden ja asiakirjapyyntöprosessin parantamiseen. RPA auttoi yritystä seuraavilla tavoilla:
- Rakennetaan mukautuva ja ketterä lähestymistapa, jolla voidaan mukautua uusiin vaatimustenmukaisuuden ja sääntelyn vaatimuksiin.
- Kerää vankkaa diagnostiikkatietoa, jota liiketoiminta voi hyödyntää prosessien parantamisessa.
- Toteutetaan johdonmukaiset eskalaatiomenettelyt vaadittujen asiakirjojen osalta
Yksinkertaistamalla näitä liiketoimintaprosesseja molemmat yritykset pystyivät säästämään kustannuksia ja täyttämään vaatimustenmukaisuusvaatimukset yhä monimutkaisemmassa ympäristössä.
Lakiasiainala
Lakialalla on ollut valtava hyöty automatisoinnista. Aiemmin yrityksillä oli valtavat asiakirjojen tulostus-, käsittely- ja varastointitilat. Paperityöskentelyyn liittyi pitkiä työaikoja, inhimillisten virheiden riski, turvallisuusongelmia ja paljon muuta. RPA on auttanut vähentämään suurta osaa ammattikunnan manuaalisesta raskaasta työnteosta.
Tämä on tietenkin vain yksi tapa, jolla tekniikka voi auttaa. Muita RPA:n käyttötapauksia ovat tapausasiakirjojen luominen, tietokantahakujen tekeminen, tapaustietojen tarkistaminen ja raporttien täyttäminen.
#15. Tiedonsiirto
Tiedonsiirto on vakioprosessi, jota yritykset tarvitsevat monilla aloilla, ei vain oikeusalalla. Oikeudelliset käytännöt edellyttävät kuitenkin paitsi vertaansa vailla olevaa kirjanpitoa myös kykyä jakaa ja palauttaa tietoja lyhyellä varoitusajalla.
Digitaalisen muutoksen tullessa tavanomaiseksi koko oikeusmaailmassa monet yritykset tarvitsivat ratkaisuja, joilla ne voivat ottaa olemassa olevat tietokantansa käyttöön ja siirtää ne pilvipalveluun. Tämä lähestymistapa antaisi heille mahdollisuuden työskennellä etänä ja käyttää asiakirjoja liikkeellä ollessaan. Kaikki tiedonsiirtoprojektit eivät kuitenkaan ole yksinkertaisia.
RPA-tapaustutkimus tiedonsiirtoa varten
Siirtyminen uusiin tietokantarakenteisiin on tarpeeksi monimutkaista. Lakiasiaintoimistot tarvitsevat kuitenkin usein räätälöityjä ratkaisuja. Eräässä tapaustutkimuksessa, jossa oli mukana kiinteistönvälitykseen erikoistunut lakiasiaintoimisto , korostetaan, miten RPA:ta voidaan käyttää sekä kertaluonteisten ongelmien että pitkän aikavälin liiketoimintaprosessien ratkaisemiseen.
Kyseisen yrityksen oli siirrettävä satoja tonttirekistereitä Microsoft Access -tietokannasta pilvipohjaiselle alustalle. Uudesta ohjelmistosta puuttui kuitenkin kyky ladata ja validoida asianajajien tietoja.
Rakentamalla RPA-prosessin tiimi onnistui siirtämään tiedot 100 prosentin tarkkuudella. Prosessi kesti puoli päivää ja säästi yritykseltä noin 350 työtuntia. Tämä tapaustutkimus osoittaa jälleen kerran, miten RPA-sovellukset voivat auttaa työnkuluissa ja vapauttaa henkilöstöä suorittamaan enemmän asiakas- ja arvokeskeisiä tehtäviä.
