Ndoshta një nga aspektet më intriguese të Automatizimit të Proceseve Robotike (RPA) është niveli i lartë i versatilitetit të softuerit. Bizneset mund ta përdorin teknologjinë në shumicën e fushave ku njerëzit bashkëveprojnë me kompjuterët. Ndërsa industritë bëjnë hapa drejt efektshmërisë, rastete përdorimit të RPA rriten në volum dhe diversitet.
Ky artikull do të eksplorojë detyrat e ndryshme që RPA mund të përdoret për të automatizuar në një shumëllojshmëri të gjerë të ndërmarrjeve. Kjo përzierje e aplikacioneve RPA, rasteve të përdorimit dhe studimeve të rasteve duhet të frymëzojë udhëheqësit e biznesit që shohin përpara që kërkojnë të kursejnë para dhe të nxisin efektshmërinë dhe kënaqësinë e punonjësve.
Bankat dhe institucionet financiare
Financat ishin një nga industritë më të mira për të eksploruar rastet e përdorimit të automatizimit të proceseve robotike. Sektori përdor shumë detyra me volum të lartë që kërkojnë shpejtësi dhe saktësi. Për më tepër, është plot me softuerë të trashëguar dhe ka të bëjë me mbikëqyrje të rrepta rregullatore. RPA është bërë enkas për secilin prej këtyre skenarëve.
Bankat dhe institucionet financiare kanë përqafuar një shumëllojshmëri aplikimesh të RPA. Disa nga këto raste përdorimi kanë ndihmuar në zgjidhjen e problemeve për një kohë të gjatë, ndërsa të tjerë kanë trajtuar çështjet në zhvillim, veçanërisht rregullat rregullatore dhe të përputhjes.
Ja dy nga shembujt më të mirë të automatizimit robotik nga kërkesat e hapësirës bankare për të përmbushur standardet e qeverisjes financiare dhe gjithashtu për të shtuar biznesin me përpunimin më të shpejtë të kredisë.
#1. Përputhshmëria rregullatore dhe njihni rregulloren e klientit tuaj (KYC)
Bankat janë nën një presion të madh për të ndihmuar trajtimin e KYC nëpërmjet kufizimeve kundër pastrimit të parave (AML). Përmbushja e këtyre standardeve ka rezultuar në nevojën për të shtuar më shumë staf dhe teknologji, me raporte që sugjerojnë se shpenzimet e RegTech do të arrijnë në rreth 200 miliardë dollarë deri në vitin 2028.
Përpunimi i dokumenteve është një nga pengesat më të konsiderueshme me të cilat përballen firmat financiare për shkak të KYC. Problemi i madh këtu është se shpenzimet nuk shtojnë të ardhurat, megjithatë mosrespektimi mbart gjoba të majme. Kjo dilemë thekson nevojën urgjente për zgjidhje të përpunimit të KYC që nuk e thyejnë bankën.
Studimi i rasteve RPA për KYC
HDFC është banka më e madhe e sektorit privat në Indi. Ata u përballën me një rritje të klientëve të rinj, gjë që shtoi një barrë të rëndësishme administrative. Leximi dhe përpunimi i dokumenteve të nevojshme për të kaluar rregulloren e KYC përfshin shumë detyra manuale që kërkojnë kohë.
Ata përdorën një zgjidhje RPA për të tërhequr të dhënat nga aplikacionet e llogarisë, duke përfshirë dokumentet e skanuara. Softueri RPA u lejoi atyre të menaxhonin të gjithë ciklin KYC. Duke përshpejtuar procesin, ata ulën kostot dhe orët e punës me rreth 50%, rritën rendimentin e përgjithshëm me 60% dhe reduktuan gabimet njerëzore.
#2. Përpunimi i kredisë
Përpunimi i huave ka qenë tradicionalisht një proces shumë i paefektshëm dhe që kërkon kohë. Ajo përfshin një sasi të konsiderueshme të kontrolleve të të dhënave dhe shumë shkresa. Industria financiare është e mbipopulluar dhe konkurrenca nga neo-bankat përçarëse. Pritjet e konsumatorëve janë rritur në mënyrë të konsiderueshme gjatë viteve të fundit, me vendimet e huave të shpejta që shpesh provojnë një pikë konkurrence midis bankave.
Studimi i rasteve RPA për përpunimin e kredisë
UBS është një bankë zvicerane me një prani masive globale. Gjatë COVID-19, Këshilli Federal Zviceran miratoi kredi me zero për qind për kompanitë që luftojnë me krizën. Sfida për UBS nuk ishte të kishte infrastrukturën për të menaxhuar valën e baticës së aplikimeve.
Një arrirë prej 10,000 aplikimesh ishte ndërtuar. Pra, si pjesë e përpjekjeve të tyre të përgjithshme të transformimit dixhital, UBS arsyetoi se RPA mund të përdoret për të ndihmuar në përpunimin e këtyre kredive. Ekipi përdori RPA për të zbatuar një proces automatizimi në vetëm gjashtë ditë. Teknologjia e transformoi kohën e përpunimit të çdo kredie nga rreth 40 minuta në vetëm pesë, duke kursyer kohë dhe hyrje njerëzore.
Soins de santé
Organizatat moderne të kujdesit shëndetësor përballen me probleme të shumta. Rritja e volumeve të pacientëve, kërkesat për përputhje dhe kostot e operimit, krahas një reputacioni shpesh të merituar për burokracinë e panevojshme, shënojnë industrinë si një kandidat i shkëlqyer për automatizim. Kujdesi më i shpejtë dhe më me kosto më të efektshme është vendimtar për besimin e publikut në këto shërbime.
#3. Qasja në të dhënat e pacientëve
Të kesh qasje në të dhënat e pacientëve është thelbësore për të ofruar një kujdes optimal. Megjithatë, mjaft shpesh, ky informacion është siloed nëpër databaza të palidhura në zyrat e mjekëve, spitalet, dhe depo të tjera të të dhënave shëndetësore. Kjo situatë çon në kërkesa të paefektshme për të dhëna dhe shumë përpunim manual.
RPA, ashtu si automatizimi i testeve, mund të përdoret për të automatizuar shumë nga këto procese që do të thotë se mjekët kanë akses në të dhënat që u nevojiten për të marrë vendime më të arsimuara dhe më të informuara.
Studimi i rasteve RPA për qasjen në të dhënat e pacientëve
Shërbimi Kombëtar Shëndetësor (NHS), sistemi i kujdesit shëndetësor publik të Mbretërisë së Bashkuar, është diçka e një mrekullie. Ajo ofron kujdes shëndetësor falas për 67 milion shtetasit e vendit. Megjithatë, për shkak se është e përbërë nga një përzierje e besimit, bordeve, dhe trupave, ajo ka fituar një reputacion për joefikasitetin, bloat, dhe proceset e tepërta.
NHS Dorset duhej të gjente një mënyrë për mjekët e Praktikantit të Përgjithshëm (GP) për të hyrë në Dorset Care Record (DCR), një koleksion i të dhënave shëndetësore të pacientëve. Sigurisht, për shkak se këto të dhëna përmbajnë informacione të ndjeshme shëndetësore dhe sociale, siguria është një shqetësim i madh.
Zgjidhja e tyre RPA përfshinte krijimin e llogarive për secilin nga 1,500 GPs në zonën e Dorset për të siguruar një vështrim të sigurt dhe të efektshëm të pacientëve. Procesi i kursen GPs shumë kohë dhe u jep atyre akses në historitë e sakta të pacientëve në prekjen e një butoni, duke kapërcyer një çështje të madhe me të cilën përballet një organizatë e mbingarkuar.
Burimet njerëzore
Departamentet e Burimeve Njerëzore (HR) mbulojnë një gamë të gjerë përgjegjësish. Megjithatë, menaxhimi i punonjësve përfshin shumë forma dhe punë banale dhe përsëritëse për të përmbushur standardet e përputhjes. Disa nga këto detyra përfshijnë trajtimin e të dhënave të punonjësve, regjistrimin e mësimit dhe zhvillimit, regjistrimet e lejes dhe mungesës dhe hipjen e punonjësve në bord.
#4. Punonjësi në bord
Rekrutimi i punonjësve është bërë një çështje e nxehtë në vitet e fundit. Shumë firma luftojnë për të gjetur talente të larta dhe edhe kur e bëjnë këtë, ata luftojnë për të mbajtur hiret e tyre të reja.
Punonjësi në bord përmban disa detyra më të vogla. Këto përfshijnë kontrollet e sfondit, dërgimin e letrave të ofertës, aktivizimin e llogarive të punonjësve për softuerin e brendshëm dhe shpërndarjen e dokumenteve dhe doracakëve përkatës.
Për organizatat më të mëdha, këto procese përkthehen në shumë kohë të humbura që në vend të kësaj mund të shpenzohen për elementët më të drejtuar nga njeriu të HR- së, të tilla si sigurimi i shtratit të personelit në siç duhet dhe të ndjehen të mbështetur. Në një epokë të punës hibride dhe të largët, këta faktorë rrallë janë ndjerë më të rëndësishëm.
Studimi i rastit RPA për punonjësin në bord
Një kompani kryesore e prodhimit të çelikut në SHBA po përjetonte një periudhë rritjeje të qëndrueshme. Kjo situatë do të thoshte se ata duhej të bënin një raft me hire të reja. Një çështje e madhe me të cilën ata u përballën ishte se operacionet e tyre ekzistonin në të gjithë SHBA-në, duke e bërë hipjen në bord një sfidë intensive për punë.
Koordinimi i kësaj përpjekjeje në vende të ndryshme rezultoi në disa sfida. Ajo kërkonte gjithashtu bashkëpunim ndërministror. Për shembull, departamenti i IT-së dhe HR-së duhej të punonte së bashku për të siguruar hyrjet për sistemet dhe laptopët. Rezultati ishte një përpjekje e çrregullt dhe e paorganizuar që shkaktoi vonesa, dëmtoi produktivitetin dhe madje rezultoi në një xhiro të re të punësimeve.
Biznesi pranoi nevojën për një sistem më të efektshëm. Ata u vendosën në një zgjidhje për të automatizuar procesin e hipnotizimit. Ky softuer përdori RPA për të lexuar dhe kuptuar dokumentet e punonjësve dhe për të përditësuar informacionin në bazat e të dhënave të kompanisë. Ajo përfshinte gjithashtu përdorimin e teknologjisë për të shkaktuar letrat e ofertave dhe, përfundimisht, dokumentacionin për hiret e reja. Së fundi, RPA u përdor gjithashtu për të ndarë hyrjet e softuerit dhe qasjen për punonjës të ndryshëm bazuar në rolet e tyre brenda organizatës.
Në përgjithësi, miratimi i proceseve RPA kurseu kohë dhe para, rriti kënaqësinë e punonjësve dhe lehtësoi një proces të mirë-drejtuar dhe pa gabime në bord.
Kontabiliteti
Departamentet e kontabilitetit për bizneset e mëdha përpunojnë një sasi të pabesueshme transaksionesh mujore. Tradicionalisht, ky është një proces intensiv pune që përfshin skanimin e dokumenteve, nxjerrjen e të dhënave nga sisteme të ndryshme dhe një sasi të konsiderueshme të hyrjes së të dhënave. Kuptohet, këto procese janë të prirura për gabime njerëzore.
Software Automation dhe RPA mund të përdoren për të automatizuar créances comptes, payables, payroll, tax compliance, reporting, forecasting, and more.
#5. Auditim
Auditimet janë vetëm një fushë e kontabilitetit që RPA mund të përmirësojë. Çdo auditim përbëhet nga një seri detyrash me volum të lartë, manual, përsëritës. Këto detyra janë një rrjedhje në kapitalin njerëzor që largon punëtorët njerëzorë nga punët me vlerë.
RPA për auditimet rrit saktësinë, kalimin dhe zbulimin e mashtrimeve. Zbatimi i teknologjisë rrit kënaqësinë e klientit dhe të punonjësve, si dhe reduktimin e kostove.
Studimi i rasteve RPA për auditim
Në raportin kërkimor të titulluar Automatizimi i Proceseve Robotike (RPA) Studimet e rasteve të zbatimit në kontabilitet: Një fillim për t’i dhënë fund perspektivës (Zhang, 2022), autorët paraqesin një sërë rastesh të përdorimit të RPA. Studimi merret me një firmë me bazë në SHBA, e cila është shumë e përfshirë në auditimin e firmave private në industrinë e pasurive të patundshme.
Para se të zbatonte RPA, workflow-i i biznesit të klientit përbëhej nga hapat e mëposhtëm:
- a) Ngarkimi i dokumenteve në softuerin e taksave
- b) Ekzekutimi i disa llogaritjeve
- c) Shkarkimi i të dhënave bazuar në këto llogaritje
- d) Reformimin e dosjes për qëllime raportimi
Studiuesit raportojnë rezistencë të konsiderueshme ndaj automatizimit nga audituesit e bizneseve. Megjithatë, pasi menaxhmenti tregoi përfitimet, blerja ishte e shpejtë. Për më tepër, zbatimi nuk rezultoi në pushime nga puna, të cilat ndihmuan qartë me miratimin.
Një rrudhë interesante e zbatimit ishte se firma llogaritëse nuk mandatoi përdorimin e RPA në proceset e saj. Megjithatë, ekipet që miratuan RPA qenë në gjendje të reduktonin kohën e shpenzuar për gjenerimin e raporteve.
Një aspekt tjetër i lëngshëm i kërkimit ka të bëjë me bllokimet që ngadalësuan zbatimin. Siç tregohet në gazetë, “audituesit fillimisht nuk arritën t’u tregonin zhvilluesve bot të gjitha variantet e procesit për t’u automatizuar.” Ka një mësim të madh për të mësuar për ekipet që zbatojnë RPA: kërkimi i duhur në proceset e biznesit është i nevojshëm për të zhbllokuar përfitimet e çdo aplikimi të RPA.
Prodhimi
Zinxhirët globalë të furnizimit janë një element i vazhdueshëm i ciklit të lajmeve. COVID-19, inflacioni galopant, dhe pushtimi i Ukrainës kanë nxjerrë në pah mbështetjen tonë në rrjedhjen e shpejtë dhe të saktë të informacionit në të gjithë zinxhirin e furnizimit. Një aspekt domethënës i këtij procesi përfshin menaxhimin master të të dhënave (MDM).
#6. Menaxhimi i të dhënave Master
MDM është në qendër të organizatave prodhuese që funksionojnë mirë. Disiplina kërkon ndërveprim midis IT dhe biznesit për të siguruar që të dhënat të jenë të përditësuara, uniforme dhe të sakta. Informacioni përfshin të dhëna mbi furnizuesit, klientët, llogaritë dhe vende të ndryshme prodhuese.
Disa nga zgjidhjet që RPA mund të zgjidhë në domenin MDM përfshijnë kohë më të shpejta përpunimi, gabime njerëzore të reduktuara, përputhje më të mirë, të dhëna më të sakta dhe kosto operative të reduktuara.
Studimi i rasteve RPA për menaxhimin e të dhënave master
Në gazetën Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process ( Radke, 2020), autorët theksojnë shembuj të RPA në industri të ndryshme.
Shembulli i parë ka të bëjë me një kompani prodhuese vietnameze të quajtur ABC Electronics. ABC merret me riparimin e telefonave. Megjithatë, firma nuk mund të gjeneronte një faturë materialesh për riparimin e telefonit duke përdorur sistemet tipike të planifikimit të burimeve të ndërmarrjeve (ERP).
Ndërsa gjërat qëndronin, kërkesat e përjashtimit u ushqyen në një sistem global të menaxhimit të zinxhirit të furnizimit (GCSM). Operativët më pas duhej t’i shkarkonin këto të dhëna dhe t’i shfletonin ato në fletët e spreadsheets Excel. Përveç kësaj, ekipeve blerëse u kërkohej të hynin në sistemet e brendshme dhe të kontrollonin raportet e planifikuesve të prodhimit për të përcaktuar se cilat materiale duhej të blinin.
Në tërësi, ishte një sistem i paefektshëm që përfshinte një sasi të panevojshme ndërhyrjesh njerëzore. Por ajo që është më shqetësuese është se procesi po shkaktonte vonesa të rëndësishme shërbimi për shkak të mungesës së pjesëve dhe materialeve për riparim.
ABC ndau departamentet përkatëse të përshkruara më sipër në grupe. Disa zbatuan RPA, ndërsa të tjerë iu përmbajtën metodës tradicionale. Rezultatet ishin mahnitëse.
Grupi RPA:
- Reduktuar kohën e marrë për kërkesat me 80%
- Rritja e produktivitetit dhe kënaqësia në punë
- Gabime njerëzore të reduktuara
- Rritja e përputhshmërisë
- Përmirësimi i saktësisë së të dhënave
- Kostot e reduktuara që vijnë nga prodhimi i dobët, puna manuale dhe humbja e reputacionit nga pakënaqësia e klientëve
Kujdesi ndaj klientit
Rritja e mjeteve të komunikimit ka rritur shumëllojshmërinë e kanaleve të komunikimit që klientët përdorin për të bashkëvepruar me bizneset. Ajo ka çuar gjithashtu në një rritje të mprehtë të pritshmërive të klientëve.
Konsumatori modern dëshiron 24-7 qasje në biznese dhe një sërë opsionesh, duke përfshirë vetë-shërbimin. Nëse këto shërbime nuk përmbushin pritshmëritë, klientët braktisin kërkesat. Disa nga pasojat përfshijnë kalimin në shërbime rivale ose keq-gojë të kompanisë në mediat sociale.
Kujdesi ndaj klientit përfshin shumë procese manuale. Kompanitë janë në një betejë të vazhdueshme për të marrë më shumë vlerë nga koha e përfaqësuesve të tyre të shërbimit. Automatizimi i disa prej këtyre detyrave ka një tërheqje të dukshme.
#7. Rritja e përfaqësuesve të shërbimit ndaj klientit
Përfaqësuesit e shërbimit ndaj klientit përfaqësojnë një shpenzim të rëndësishëm për bizneset. Në shumë industri, këta punëtorë janë një aspekt thelbësor i departamenteve që përballen me klientët. Të marrësh maksimumin nga këta punëtorë është një domosdoshmëri biznesi.
RPA ndihmon në disa mënyra të ndryshme. Së pari, klientët duan qëndrueshmëri në të gjithë kanalet. Nëse ata kanë ndarë informacion me një kompani, ata duan që ajo të jetë e pranishme në të gjitha ndërveprimet. Po ashtu, ata presin që operativët të jenë të vetëdijshëm për çdo premtim apo problem të kaluar.
Disa nga çështjet mund të zgjidhen me një softuer të mirë të menaxhimit të marrëdhënieve me klientët (CRM). Megjithatë, këto zgjidhje jetojnë dhe vdesin nga cilësia e të dhënave. Sigurimi i informacionit është përditësuar manualisht është i kushtueshëm, është i prekshëm nga gabimet njerëzore dhe merr kohë të vlefshme.
Studimi i rastit RPA për rritjen e përfaqësuesve të shërbimit ndaj klientit
Cilësitë transformuese të RPA-së mund të shihen në një studim rasti që përfshin Cobmax, një qendër shitjesh globale. Me rritjen e biznesit, përfaqësuesit e shitjeve u vunë nën një presion të madh. Kur menaxhmenti fitoi një kontratë për një kompani kryesore braziliane të telekomit, sistemi i tyre administrativ manual u ekspozua si i vjetëruar.
Cobmax implementoi një zgjidhje RPA që identifikoi detyrat manuale me norma të larta gabimi.
Një nga këto procese përfshinte kopjimin dhe pasimin e të dhënave nga një sistem CRM në tjetrin. Gabimet nënkuptonin se raportet po merrnin një kohë të gjatë për shkak të këtyre pasaktësive.
Duke përdorur RPA për të externalizuar këto detyra, Cobmax përgjysmoi operacionet e back-office dhe reduktoi kohën për të prodhuar raporte deri në 66%.
Shitje me pakicë
RPA e ka transformuar industrinë e shitjes me pakicë në një sërë mënyrash. Disa nga rastet më tërheqëse të automatizimit të proceseve robotike përfshijnë automatizimin e faturave, përpunimin e kthimit, e madje edhe gjëra të tilla si menaxhimi i inventarit.
Operacionet e shitjes me pakicë mbështeten gjithashtu shumë në softuerin CRM dhe ERP. Ndërsa këto sisteme janë depo të pabesueshme të të dhënave të centralizuara, shtimi manual i të dhënave të klientëve shton deri në orë të rëndësishme pune, veçanërisht për shitësit më të ngarkuar.
#8. Automatizimi i faturave
Përpunimi i faturave është një problem në shumicën e ndërmarrjeve dhe jo vetëm në shitësit. Çdo biznes me një volum të lartë të kërkesave të pagueshme të llogarive e kupton punën manuale që kërkon kohë që shkon në sigurimin e kërkesave të faturave të shitësit paguhen në kohë dhe në tërësi.
Një raport nga Levvel Research nxjerr në pah disa nga problemet e mëdha me të cilat përballen departamentet e llogarive të pagueshme (AP). Disa prej tyre përfshijnë hyrjen manuale të të dhënave, faturat e humbura ose të dyfishta, të dhënat e pajtuara në mënyrë të pasaktë dhe një mospërputhje të të dhënave ap në të gjithë kompaninë.
RPA mund të përdoret për të automatizuar këto procese, duke çuar në pagesa më të shpejta që përmirësojnë marrëdhëniet e shitësit, më shumë saktësi dhe auditime dhe raporte më të lehta.
Studimi i rasteve RPA për automatizimin e faturave
Një shitës i madh vetëm anëtarësh në Amerikën e Veriut kishte një problem. Ata merrnin një sasi të madhe faturash çdo ditë. Gjatë periudhave të ngarkuara, numri ishte deri në 700 në ditë.
Përpunimi i këtyre faturave përfshinte hapjen e email-eve, nxjerrjen e të dhënave dhe më pas futjen e tyre në sisteme të centralizuara të të dhënave, përfshirë sistemin e brendshëm të kontabilitetit, për të siguruar që klienti të merrte pagesa. Çdo faturë mori deri në pesë minuta për t’u përfunduar, gjë që bëri pyetje të rëndësishme në lidhje me qëndrueshmërinë e procesit dhe aftësinë e biznesit për të shkallëzuar.
Ata e zgjidhën këtë proces duke zbatuar njohjen optike të karakterit për të ndihmuar në leximin dhe nxjerrjen e informacionit nga emailet. Prej andej, bots e tyre ishin në gjendje të përpunonin informacionin dhe ta ushqenin atë në sistemet përkatëse, duke siguruar të dhëna të sakta dhe pagesa të shpejta për shitësit.
Pasi krijuan sistemin e ri RPA, mbi 93% e faturave u përpunuan pa ndërhyrje manuale, saktësia shkoi deri në 95% dhe rreth 20% e stafit të AP u liruan për t’u angazhuar në detyra më të nxitura nga vlera. Lexo më shumë për këtë studim rasti këtu.
IT
Departamentet e IT-së ishin ndër adoptuesit më të shpejtë të RPA-së. Në një masë të madhe, kjo ndodh për shkak se menaxhmenti dhe punonjësit janë të përshtatshëm për teknologjinë e re dhe janë të shpejtë për të pikasur përfitimet e mundshme të automatizimit.
Pothuajse të gjitha marramendjet kanë departamente it. Për më tepër, secili prej këtyre sektorëve e përdor IT-në në një sërë mënyrash, që nga aplikacionet aq të thjeshta sa drejtimi dhe mirëmbajtja e një faqeje interneti deri te operacionet e plota të sigurisë kibernetike, të afta për të menaxhuar kalimin e vështirë në punën e bazuar në cloud.
Shembuj specifikë të RPA-së në IT përfshijnë:
- Menaxhimi i përdoruesit: Krijimi i llogarive, profileve dhe adresave të e-mailit nëpër sisteme të ndryshme
- Rivendosja e fjalëkalimit: Forrester Research vlerëson se çdo rivendosje fjalëkalimi kushton rreth 70 dollarë. RPA automatizon problemin, duke rruajtur shuma të pallogaritshme nga buxhetet e IT.
- Backup të dhënash: Databack manual është një lavaman kohe. Është gjithashtu një makth planifikimi. RPA u lejon firmave të automatizojnë sinkronizimin e të dhënave dhe të gjenerojnë raporte për të siguruar që informacioni kyç të jetë i përditësuar në të gjithë organizatën.
- Përgjigjet e biletave të ndihmës: Personeli i IT-së është i shtrenjtë. Megjithatë, shumë biznese harxhojnë para duke i drejtuar specialistët e tyre që t’u përgjigjen incidenteve të vogla, duke i larguar nga puna tjetër jetësore. Ekipet mund të trajnojnë bots RPA për të kryer kontrolle të thjeshta diagnostike dhe detyra të tjera të parashikueshme hap pas hapi.
Ndërsa këta janë të gjithë shembuj të mëdhenj, ata janë vetëm maja e ajsbergut. RPA ka prekur pothuajse çdo fushë të IT- së, e cila është një godsend në një epokë ku teknologjia po lëviz kaq shpejt, saqë edhe të diplomuarit e rinj luftojnë për të siguruar që aftësitë e tyre janë relevante.
#10. Menaxhimi i përdoruesit
Mësimi dhe zhvillimi elektronik (L&D) është një pjesë kritike për të siguruar që punonjësit të jenë produktivë dhe të kënaqur. Megjithatë, për sipërmarrjet e mëdha, është një sfidë të menaxhosh përdoruesit dhe të sigurohesh se ata kanë kredencialet për të hyrë në shumëllojshmërinë e kurseve dhe programeve në ofertë.
Përgjegjësia për këtë bie mbi departamentet e IT shpesh të mbingarkuara që merren me biletat e mbështetjes, alarmet e sigurisë kibernetike dhe detyra të ndryshme të tjera.
Studimi i rasteve RPA për menaxhimin e përdoruesve
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust ka një angazhim të fortë ndaj punonjësit L&D. Kjo përgjegjësi shtrihet si për hiret e reja ashtu edhe për stafin ekzistues. Për t’u siguruar që çdo punonjës është i aftë të ofrojë një nivel të mirë të kujdesit, ata kanë një Ekip të Mësimit Dixhital që mbështetet nga departamenti i tyre i IT.
Megjithatë, menaxhimi i përdoruesve është një kore për këto departamente. Regjistrimi u krye manualisht. Për studimin e tyre të rasteve, çdo aplikim mori rreth pesë minuta, që do të thotë se një ekipi prej tre vetash iu deshën një ditë e gjysmë për të menaxhuar 200 përdorues. Trusti punëson mbi 9,000 njerëz, gjë që i jep njëfarë shkalle ndjenjës së detyrës.
Modernizimi i këtij procesi manual do të kursente kohë dhe gabime dhe do të çlironte ekipin e tyre nga detyrat monotone dhe përsëritëse.
Departamenti i IT përdori një zgjidhje RPA për të lëvizur regjistrimet në një bazë të dhënash dhe për të krijuar llogari për çdo përdorues të ri. Prej andej, bots regjistroi përdoruesit në kurse dhe dërgoi emaile përkatëse. Çdo gabim apo regjistrim i dyfishtë iu dërgua ekipit për mbikëqyrje manuale.
Rezultatet janë një shembull i teksteve shkollore se si RPA mund të transformojë operacionet e biznesit. Ato përfshijnë:
- Një rënie mbi 70% në kohën e përpunimit
- Aftësitë 24/7
- Reduktimi i gabimeve
- Stafi i L&D lehtësohet nga puna shtesë, duke i lejuar ata të përqendrohen në më shumë detyra ballë për ballë.
Administrimi i pronës dhe i pasurive të paluajtshme
RPA mund të përdoret për të automatizuar disa detyra të ndryshme në niken e menaxhimit të pronës. Pjesërisht, kjo është për shkak se sektori ka shumë procese biznesi të prapambetura që janë një tipar standard i çdo biznesi. Megjithatë, ka shembuj të tjerë të automatizimit të proceseve robotike specifike për menaxhimin e pronës.
Disa nga rastet e përdorimit janë gjëra që i kemi prekur më parë. Për shembull, përshpejtimi i kontrolleve të KYC dhe AML dhe procesi i përgjithshëm i hipnotizimit. Megjithatë, RPA mund të përdoret gjithashtu për të ndihmuar llogaritë e pagueshme, komunikimet e banorëve dhe pajtimin e llogarive.
#11. Automatizimi i deklaratave të huadhënësit
Zhvillimi dhe menaxhimi i pasurive të paluajtshme përfshijnë disa detyra manuale. Shumë prej tyre përfshijnë kontrolle për të siguruar që hyrjet në para të jenë të përditësuara. Dosjet master të kredisë duhet të kontrollohen kundër bankave, duke siguruar që llogaritë e qiramarrësve apo pronarëve të jenë në gjendje të mirë.
Kryerja e këtyre kontrolleve përfshin hapa të parashikueshëm. Megjithatë, marrja e këtij informacioni kërkon shumë kohë dhe kërkon një nivel të lartë saktësie. Prandaj, është një shembull i shkëlqyer i aplikacioneve të RPA që mund të përmirësojnë shumë biznese.
Studimi i rasteve RPA për automatizimin e deklaratave të huadhënësit
Çikago, IL. Kompania e menaxhimit dhe zhvillimit të pasurive të paluajtshme me bazë luftoi për të marrë deklarimet mujore të huadhënësve dhe raportet e historisë së huave. Pjesa më e madhe e detyrave ra në derën e një operativi të vetëm.
Detyra ishte shumë e përsëritur tashmë. Megjithatë, ndërlikime të mëtejshme lindën për shkak se deklaratat e huadhënësit mund të shfaqen në çdo kohë brenda afërsisht javës së fundit të çdo muaji. Kjo situatë do të thoshte se operativit do t’i duhej të kontrollonte çdo bankë për çdo deklaratë huadhënëse derisa të ishin nënshkruar të gjitha.
Kompania e pronës së patundëshme zbatoi një zgjidhje RPA që i prishi detyrat në pjesët përbërëse të saj. Hapat përfshinin:
- Një bot lexon dosjen master të kredisë dhe shkruan një kopje për atë muaj
- Ai përcakton se cilat banka apo huadhënës duhet të kontaktojë
- Pastaj bot kontrollon për disponueshmërinë e deklaratës së huadhënësit
- Nëse deklarata është në dispozicion, ajo e shkarkon atë dhe përditëson dosjen e kredisë master në përputhje me këtë.
Procesi kursente 10 orë kohë pune në muaj për drejtorin.
Telekomunikacioni
Industria e telekomunikacioneve ka qenë një përfituese e rëndësishme e RPA. Në një masë të madhe, kjo ndodh për shkak se shumë nga proceset manuale brenda hapësirës janë me frekuencë të lartë, përsëritëse dhe të bazuara në rregulla. Ose, për ta thënë ndryshe, pikërisht llojin e detyrave që zgjidh RPA.
Disa nga detyrat me të cilat RPA mund të ndihmojë përfshijnë gjëra si:
- Përgatitja dhe shpërndarja e raporteve
- Përpunimi i porosive të shitjes
- Back ups të të dhënave
- Zgjidhja e çështjeve të shërbimit ndaj klientit
- Automatizimi i marketingut
Duke qenë se telekomet kanë një gamë të tillë aplikimesh të RPA, rastet e përdorimit mund të shtrihen në të gjithë një organizatë dhe të ndihmojnë në përmirësimin dhe modernizimin e një morie operacionesh.
#12. Rationalizimi i operacioneve
Shumë nga rastet më të fuqishme të përdorimit për RPA qëndrojnë në outsourcing detyrat e parashikueshme zakonisht të kryera nga operatorët njerëzorë. Ndërsa bizneset zgjerohen dhe rriten, menaxhimi natyrisht kërkon mënyra për të rregulluar proceset për të përmirësuar efektshmërinë operacionale.
Modernizimi i operacioneve mund të ndodhë në një sërë mënyrash të ndryshme në të gjithë hapësirën e telekomit. Ajo mund të përfshijë reduktimin e numrit të përgjithshëm, maksimizimin e dërgimit të porosive dhe automatizimin e disa detyrave të back-office.
Le të shqyrtojmë një studim rasti ku RPA ndihmoi një kompani të madhe telekomi të kursente pothuajse 5 milion dollarë kosto.
Studimi i rasteve RPA për modernizimin e operacioneve
Një kompani e shquar australiane telekomi u përball me një kërkesë të përshpejtuar për akses në internet. Procesi përfshinte përmirësimin e infrastrukturës së rrjetit të saj dhe përmbushjen e angazhimit të qeverisë ndaj një Rrjeti Kombëtar broadband (NBN), një program që do të siguronte akses broadband për miliona australianë.
Një operacion i tillë kombëtar në shkallë të gjerë përbënte disa çështje për kompaninë. Ajo kishte nevojë për të gjetur një mënyrë për të shpalosur qasjen shpejt, duke mbajtur në mendje nivelet e larta të kërkuara të shërbimit. Shtrirja deri në këtë nivel është pikërisht lloji i detyrës për të cilën RPA mund të përdoret.
Operacioni kishte katër shtylla. Ishin:
- Përmirësimi i kohës së ciklit të shërbimit
- Të ngasësh përvoja të mëdha të klientëve
- Reduktimi i kostove të shërbimit dhe operacional
- Optimizimi i prodhimit dhe produktivitetit të fuqisë punëtore
Firma punësoi 50 robotë për të nxitur efektshmërinë në dy procese kryesore. Këto ishin:
- Sigurimi i Cilësisë (QA)
- Procesi i ndërtimit të porosive
Disa nga përfitimet e këtij aplikimi të RPA përfshijnë kursimin e mbi 2hrs në çdo urdhër. Përveç kësaj, biznesi ishte në gjendje të shkurtonte ndjeshëm kostot e punës, duke kursyer rreth 5 milion $ në kostot e operimit të dorëzimit.
Logjistikë
Logjistika është një fushë tjetër që përqafoi RPA përpara sektorëve të tjerë. Shpërndarësit e magazinimit dhe shpërndarjes janë mbështetur në automatizimin për të reduktuar kostot dhe gabimet dhe për të përmbushur kërkesat e kërkuara 24/7 të klientëve.
Zinxhirët e furnizimit përmbajnë shumë pjesë lëvizëse. Të dhënat janë integrale në operacionet dhe afatet kohore të lëmuara, me qendrat e shpërndarjes që mbështeten në një ndërthurje delikate midis sistemeve të menaxhimit të magazinave (WMS) krahas softuerit CRM dhe ERP.
Në rastin e softuerit ERP, si NetSuite, këto sisteme janë të centralizuara. Megjithatë, zbatimi është shumë teknik, që kërkon kohë dhe kushton shumë, pa përmendur licencat mujore, të cilat mund të shkojnë lehtësisht në mijëra dollarë.
#13. Ndjekja e dërgesave dhe urdhrat e auditimit
Bizneset e logjistikës jetojnë dhe vdesin nga performanca e tyre operacionale. Ndërsa prodhimi i vetëm në kohë dhe menaxhimi i inventarit është rritur në popullaritet, vonesat mund të kenë pasoja të rënda.
Shërbimi ndaj kompanive të palëve të treta ka kompleksitetin e vet. Përsëri, pritjet e klientëve janë rritur në mënyrë të konsiderueshme me kalimin e viteve. Konsumatorët duan përditësime të vazhdueshme dhe të rregullta ndërsa dërgesat lëvizin nëpër rrjete. Parashikimet e paqarta nuk tolerohen më.
Bizneset logjistike ndërmjetësojnë midis konsumatorëve dhe shitësve. Gjurmimi ka qenë prej kohësh domeni i punëtorëve manualë. Rezultati është shumë kërkesa nëpër platforma të ndryshme komunikimi. Është një punë që kërkon kohë që i nënshtrohet gabimeve dhe keqkomunikimit.
Studimi i rasteve RPA për ndjekjen e dërgesave dhe porosive audituese
LTX Solutions është një firmë e menaxhimit të zinxhirit të furnizimit me bazë në Atlanta. Specialiteti i tyre është më pak se ngarkesat e kamionëve (LTL). Në vitin 2019, ata u blenë nga Redwood Logistics, një ofrues i gjatë i Platformës Logjistike si një softuer Shërbimi (LPaaS).
LTX kishte nevojë për RPA për të menaxhuar një rritje të volumit të biznesit. Para se të bliheshin nga Redwood, ata merreshin me rreth 3000 dërgesa në muaj me një staf prej 12 vetësh.
Megjithatë, ndërsa biznesi u rrit, kompania shpejt kuptoi se procesi i saj manual i ndjekjes dhe auditimit nuk mund të shkallëzohej me ta. Si fillim, ata vlerësuan se trajtimi i vëllimit të hetimeve do të kërkonte shtimin e 12 anëtarëve të rinj të stafit. Shtimi i 40% të kostove të punës do të përbënte një sfidë në një industri me marzhe famëkeqe të shkëlqyera.
LTX prezantoi proceset RPA për të zgjidhur këto çështje. Porti i tyre i parë i thirrjes ishte automatizimi i procesit të tyre të ndjekjes. Për VP-në e tyre të Proceseve të Biznesit, Andrew Gleeson, ata e zbatuan këtë zgjidhje në rreth një ditë, gjë që është një dëshmi e efektit transformues rrufe-shpejtë që RPA mund të sjellë në një biznes. Zbatimet tipike të softuerit mund të kërkojnë javë ose muaj, duke kërkuar ekipe shumë teknike dhe buxhete që të ujitin sytë.
Prej andej, LTX përdori RPA për të reduktuar orët e punës në back-office. Teknologjia e ndihmoi firmën të revolucionarizonte procesin e saj të kontrollit të dorëzimit. Për më tepër, ekipi e vlerëson këtë metodë paramenduese si një kontribues kyç në blerjen e tyre nga Redwood Logistics.
Farmaceutike
Rastet e përdorimit të RPA në industrinë farmaceutike përfshijnë administratën, HR, parashikimin e shitjeve, madje edhe menaxhimin e zinxhirit të furnizimit dhe inventarit. Megjithatë, mbajtja strikte e regjistrimeve dhe menaxhimi i të dhënave janë ndër kostot më të ngutshme të back-office të përfshira në Shkencat e Jetës.
RPA është një zgjidhje e madhe për shumë nga këto ngarkesa administrative. Kompanitë farmaceutike mund të përdorin teknologjinë për të automatizuar shpërndarjen e kontrolluar të dokumenteve dhe për të siguruar një depo të sigurt dhe të arritshme të të dhënave vendimtare. Për më tepër, RPA mund të ndihmojë në eliminimin e gabimeve njerëzore brenda menaxhimit të dokumenteve dhe sheshimin e politikave të menaxhimit të procesit të biznesit (BPM) joefektive dhe joefikase.
Ne kemi prekur shumë nga këto tema brenda artikullit tashmë, kështu që në vend të kësaj, ne do të shqyrtojmë se si kompanitë e Shkencave të Jetës mund të miratojnë RPA për të ulur kostot e R&D, me një prirje të veçantë në menaxhimin e dokumenteve gjatë provave klinike.
#14. Reduktimi i kostove të R&D
Firmat farmaceutike dhe të shkencave të jetës përballen me një sërë presionesh. Plakja e popullsisë në të gjithë botën perëndimore do të thotë se kërkesat për trajtime të reja po rriten gjatë gjithë kohës. Megjithatë, po ashtu edhe kostot e kërkimit dhe zhvillimit (R&D).
Një faktor tjetër i rëndësishëm për t’u shqyrtuar janë kushtet e rrepta rregullatore për zhvillimin e drogës. Përpara se një produkt të mund të dalë në treg, ai ka nevojë për kërkime të gjera, dokumentacion dhe klinik
Gjyqet. Këto procese të nevojshme nënkuptojnë se kompanitë farmaceutike duhet të menaxhojnë me kujdes dokumentet dhe të dhënat për të qëndruar në anën e djathtë të rregullatorëve.
Studimi i rasteve RPA për reduktimin e kostove të R&D
Në gazetën e titulluar, Automatizimi i Proceseve Robotike në Pharma: tre studime rasti (Anagnoste, 2018), autori përshkruan një skenar krejt tepër të zakonshëm me të cilin përballen firmat në industrinë farmaceutike, domethënë, gjetjen e një mënyre për të dorëzuar barna me kosto të arsyeshme, ndërsa zhvendoset në një model biznesi më të qendrës së pacientit.
Përveç kësaj, gazeta thekson barrët që lidhen me respektimin që mundojnë bizneset që operojnë në hapësirën e Shkencës së Jetës. Ata theksojnë se si dy kompani kryesore farmaceutike kishin përcaktuar qëllimet për përmirësimin e shërbimit të tyre, duke përfshirë:
- Kohë më të shpejta përpunimi
- Rezultate më të mira nga investimet
- Ulja e kostove të prodhimit.
Një fokus i madh i këtyre studimeve të rasteve farmaceutike të përqendruara rreth dokumentacionit të provave klinike. Provat klinike janë shumë të rregulluara. Bizneset duhet të mbajnë regjistrime dhe dokumentacione të përsosura brenda asaj që njihet si dosja Master i Provës.
Siguria, kontrolli i ndryshimit, auditimet dhe arkivimi janë katër shtyllat e kësaj qasjeje. Për më tepër, para se testet klinike të shkojnë live, ekziston një sistem kontrollesh dhe ekuilibrash që përfshijnë sign-offs dhe nënshkrime nga aktorë të ndryshëm. Dokumentet quhen Green Light Forms (GLFs).
Në kurdisjet tradicionale, detyrat e GLF-ve menaxhoheshin dhe shpërndaheshin manualisht. Me disa hapa të standardizuar të përfshirë, këto procese janë një kandidat i fortë për automatizim.
Sipas studimeve të rastit, dy kompani globale të shkencave të jetës punësuan RPA për të menaxhuar dokumentacionin e tyre dhe për të përmirësuar përputhjen e përgjithshme.
Kompania e parë reduktoi kostot dhe korri përfitime të tilla si:
- Rritja e përputhshmërisë
- Nevoja e reduktuar për mbështetjen e menaxhimit të dokumenteve
- Një proces i ri, i rregulluar
- Metrike superiore për ndjekjen e gjyqeve dhe dokumenteve
Në gjyqin e dytë, biznesi u përqëndrua në përmirësimin e përputhshmërisë dhe procesin e kërkesës së dokumenteve. Përsëri, RPA ndihmoi kompaninë në mënyrat e mëposhtme:
- Ndërtoni një metodë të adaptueshme dhe të zhdërvjellët që mund të përshtatet me kërkesat e reja të përputhjes dhe rregullimit
- Mblidhni informacion të fuqishëm diagnostikues që biznesi mund të përdorë për të përmirësuar proceset
- Zbatimi i procedurave të vazhdueshme të përshkallëzimit për dokumentet e kërkuara
Duke thjeshtuar këto procese biznesi, të dyja firmat ishin në gjendje të kursenin kostot ndërsa përmbushnin standardet e përputhshmërisë në një mjedis gjithnjë e më kompleks.
Industria ligjore
Industria ligjore ka qenë një përfituese e madhe e automatizimit. Në të kaluarën, firmat kishin struktura të mëdha të printimit, përpunimit dhe magazinimit të dokumenteve. Puna me letër përfshinte orë të gjata pune, rrezikun e gabimeve njerëzore, shqetësimet për sigurinë dhe më shumë. RPA ka ndihmuar në reduktimin e pjesës më të madhe të manualit të ngritjes së rëndë endemike në profesion.
Sigurisht, kjo është vetëm një mënyrë që teknologjia mund të ndihmojë. Raste të tjera të përdorimit të RPA-së përfshijnë krijimin e dokumenteve të rasteve, kryerjen e kontrolleve të bazave të të dhënave, shqyrtimin e informacionit të rasteve dhe plotësimin e raporteve.
#15. Migrimi i të dhënave
Migrimi i të dhënave është një proces standard i kërkuar nga kompanitë në shumë sektorë, jo vetëm nga industria ligjore. Megjithatë, praktikat ligjore kërkojnë jo vetëm mbajtjen e regjistrimeve të pakrahasueshme, por edhe aftësinë për të ndarë dhe kujtuar të dhënat me pak vëmendje.
Ndërsa transformimi dixhital u bë standard në të gjithë botën ligjore, shumë firma kërkuan zgjidhje për marrjen e bazave të tyre ekzistuese të të dhënave dhe strehimin e tyre në cloud. Kjo metodë do t’u lejonte atyre të punonin në distancë dhe të hynin në dokumente në lëvizje. Megjithatë, jo të gjitha projektet e migrimit të të dhënave janë të thjeshta.
Studimi i rasteve RPA për migrimin e të dhënave
Migrimi në strukturat e reja të bazës së të dhënave është mjaft kompleks. Megjithatë, firmat ligjore shpesh kërkojnë zgjidhje të përshtatshme. Një studim rasti që përfshin një praktikë ligjore të specializuar në përcjellësin thekson se si RPA mund të përdoret për të zgjidhur çështjet e njëhershme si dhe proceset afatgjata të biznesit.
Firmës në fjalë iu desh të zhvendoste qindra regjistrime të loteve të pronës nga një bazë të dhënash Microsoft Access në një platformë të bazuar në cloud. Megjithatë, softuerit të ri i mungonte përshtatshmëria për të ngarkuar dhe validuar të dhënat e avokatit.
Duke ndërtuar një proces RPA, ekipi arriti të migrojë të dhënat me një normë saktësie prej 100%. Procesi mori gjysmë dite dhe i shpëtoi firmës rreth 350 orë pune. Edhe një herë, ky studim rasti ilustron mundësitë e aplikacioneve RPA për të ndihmuar në workflows dhe për të liruar stafin për të ofruar më shumë detyra të klientëve dhe të fokusuara në vlerë.
