Forse uno degli aspetti più interessanti della Robotic Process Automation (RPA) è l’alto livello di versatilità del software. Le aziende possono impiegare questa tecnologia nella maggior parte delle aree in cui gli esseri umani interagiscono con i computer. Man mano che le industrie fanno passi avanti verso l’efficienza, i casidi utilizzo della RPA crescono in volume e diversità.
Questo articolo esplorerà le diverse attività che la RPA può essere utilizzata per automatizzare in un’ampia gamma di aziende. Questo mix di applicazioni RPA, casi d’uso e casi di studio dovrebbe ispirare i leader aziendali lungimiranti che vogliono risparmiare denaro e aumentare l’efficienza e la soddisfazione dei dipendenti.
Banche e istituzioni finanziarie
Il settore finanziario è stato uno dei migliori per esplorare i casi d’uso dell’automazione dei processi robotici. Il settore utilizza molti compiti ad alto volume che richiedono velocità e precisione. Inoltre, è piena di software legacy e deve fare i conti con una rigida regolamentazione. La RPA è fatta su misura per ognuno di questi scenari.
Le banche e le istituzioni finanziarie hanno abbracciato una varietà di applicazioni della RPA. Alcuni di questi casi d’uso hanno contribuito a risolvere problemi di vecchia data, mentre altri hanno affrontato questioni emergenti, in particolare le normative e la conformità.
Ecco due dei migliori esempi di automazione robotizzata, che si basano sulle esigenze del settore bancario di soddisfare gli standard di governance finanziaria e di incrementare l’attività con un’elaborazione più rapida dei prestiti.
#1. Conformità alle normative e alle norme KYC (Know Your Customer)
Le banche sono sottoposte a una forte pressione per contribuire ad affrontare il KYC attraverso i vincoli dell’antiriciclaggio (AML). Il rispetto di questi standard ha comportato la necessità di aumentare il personale e la tecnologia, e i rapporti suggeriscono che la spesa RegTech raggiungerà circa 200 miliardi di dollari entro il 2028.
L’elaborazione dei documenti è uno dei principali colli di bottiglia che le società finanziarie devono affrontare a causa del KYC. Il problema principale è che la spesa non aggiunge entrate, ma la mancata osservanza comporta multe salate. Questo dilemma mette in evidenza l’urgente necessità di soluzioni per l’elaborazione del KYC che non siano dispendiose.
Caso di studio RPA per KYC
HDFC è la più grande banca privata dell’India. L’azienda ha dovuto affrontare un’impennata di nuovi clienti, che ha comportato un notevole onere amministrativo. La lettura e l’elaborazione dei documenti necessari per il superamento delle normative KYC comportano molte attività manuali che richiedono molto tempo.
Hanno utilizzato una soluzione RPA per estrarre i dati dalle richieste di conto, compresi i documenti scansionati. Il software RPA ha permesso di gestire l’intero ciclo KYC. Velocizzando il processo, hanno ridotto i costi e le ore di lavoro di circa il 50%, hanno aumentato la produttività complessiva del 60% e hanno ridotto gli errori umani.
#2. Elaborazione dei prestiti
L’elaborazione dei prestiti è tradizionalmente un processo molto inefficiente e dispendioso in termini di tempo. Comporta una notevole quantità di controlli dei dati e di documenti. Il settore finanziario è sovraffollato e la concorrenza di neo-banche dirompenti. Le aspettative dei consumatori sono aumentate notevolmente negli ultimi anni e la rapidità delle decisioni di prestito è spesso un punto di competizione tra le banche.
Caso di studio RPA per l’elaborazione dei prestiti
UBS è una banca svizzera con una presenza massiccia a livello mondiale. Durante la COVID-19, il Consiglio federale svizzero ha approvato prestiti a tasso zero per le aziende che stanno lottando contro la crisi. La sfida per UBS è stata quella di non avere l’infrastruttura necessaria per gestire la marea di applicazioni.
Si era accumulato un arretrato di 10.000 domande. Quindi, nell’ambito degli sforzi di trasformazione digitale, UBS ha pensato di utilizzare la RPA per elaborare questi prestiti. Il team ha utilizzato la RPA per implementare un processo di automazione in soli sei giorni. La tecnologia ha trasformato il tempo di elaborazione di ogni prestito da circa 40 minuti a soli cinque, con un risparmio di tempo e di risorse umane.
Assistenza sanitaria
Le moderne organizzazioni sanitarie devono affrontare numerosi problemi. L’aumento dei volumi di pazienti, dei requisiti di conformità e dei costi operativi, insieme a una reputazione spesso meritata di inutile burocrazia, rendono il settore un ottimo candidato per l’automazione. Un’assistenza più rapida ed efficace dal punto di vista dei costi è fondamentale per la fiducia del pubblico in questi servizi.
#3. Accesso ai dati del paziente
Avere accesso ai dati dei pazienti è essenziale per fornire un’assistenza ottimale. Tuttavia, molto spesso, queste informazioni sono isolate in database non collegati tra loro negli studi medici, negli ospedali e in altri archivi di dati sanitari. Questa situazione porta a richieste di dati inefficienti e a un’elaborazione molto manuale.
L’RPA, proprio come l’automazione dei test, può essere utilizzata per automatizzare molti di questi processi, consentendo ai medici di accedere ai dati necessari per prendere decisioni più istruite e informate.
Caso di studio RPA per l’accesso alle cartelle cliniche dei pazienti
Il National Health Service (NHS), il sistema sanitario pubblico del Regno Unito, è una specie di miracolo. Fornisce assistenza sanitaria gratuita ai 67 milioni di cittadini del Paese. Tuttavia, essendo costituito da un’amalgama di trust, consigli e organismi, si è guadagnato la reputazione di inefficienza, gonfiezza e processi ridondanti.
L’NHS Dorset aveva bisogno di trovare un modo per consentire ai medici di medicina generale (GP) di accedere al Dorset Care Record (DCR), una raccolta di cartelle cliniche dei pazienti. Naturalmente, poiché questi documenti contengono informazioni sanitarie e sociali sensibili, la sicurezza è una grande preoccupazione.
La soluzione RPA prevedeva la creazione di account per ciascuno dei 1.500 medici di base dell’area del Dorset, per fornire una ricerca sicura ed efficiente dei pazienti. Il processo consente ai medici di base di risparmiare molto tempo e di accedere a una storia accurata dei pazienti con la semplice pressione di un tasto, superando un problema importante per un’organizzazione sovraccarica.
Risorse umane
I dipartimenti delle risorse umane (HR) coprono un’ampia gamma di responsabilità. Tuttavia, la gestione dei dipendenti comporta un sacco di moduli e un lavoro banale e ripetitivo per soddisfare gli standard di conformità. Alcuni di questi compiti includono la gestione dei dati dei dipendenti, la registrazione dell’apprendimento e dello sviluppo, i registri dei congedi e delle assenze e l’onboarding dei dipendenti.
#4. Inserimento dei dipendenti
Negli ultimi anni il reclutamento dei dipendenti è diventato un tema scottante. Molte aziende faticano a trovare i migliori talenti e, anche quando ci riescono, faticano a trattenere i nuovi assunti.
L’onboarding dei dipendenti comprende diverse attività minori. Tra questi, il controllo dei precedenti, l’invio di lettere di offerta, l’attivazione degli account dei dipendenti per i software interni e la diffusione di documenti e manuali pertinenti.
Per le organizzazioni più grandi, questi processi si traducono in una grande perdita di tempo che potrebbe invece essere dedicata agli elementi più umani delle risorse umane, come garantire che il personale si inserisca correttamente e si senta supportato. In un’epoca di lavoro ibrido e a distanza, questi fattori non sono mai stati così importanti.
Caso di studio RPA per l’onboarding dei dipendenti
Un’azienda leader nella produzione di acciaio negli Stati Uniti stava vivendo un periodo di crescita sostenuta. Questa situazione ha comportato la necessità di effettuare una serie di nuove assunzioni. Un grosso problema che hanno dovuto affrontare è che le loro attività erano dislocate in tutti gli Stati Uniti, rendendo l’onboarding una sfida ad alta intensità di lavoro.
Il coordinamento di questo sforzo tra le diverse sedi ha comportato diverse sfide. Inoltre, ha richiesto una collaborazione interdipartimentale. Ad esempio, il reparto IT e il reparto HR dovevano collaborare per fornire i login per i sistemi e i laptop. Il risultato è stato un lavoro disordinato e disorganizzato, che ha causato ritardi, ha danneggiato la produttività e ha persino provocato il turnover dei nuovi assunti.
L’azienda ha riconosciuto la necessità di un sistema più efficiente. Hanno scelto una soluzione per automatizzare il processo di onboarding. Questo software utilizzava l’RPA per leggere e comprendere i documenti dei dipendenti e aggiornare le informazioni nei database aziendali. Il progetto prevedeva anche l’utilizzo della tecnologia per l’invio di lettere di offerta e, eventualmente, di documentazione per i nuovi assunti. Infine, la RPA è stata utilizzata anche per assegnare i login e gli accessi al software ai vari dipendenti in base al loro ruolo all’interno dell’organizzazione.
Nel complesso, l’adozione dei processi RPA ha consentito di risparmiare tempo e denaro, di aumentare la soddisfazione dei dipendenti e di facilitare un processo di onboarding ben gestito e privo di errori.
Contabilità
I reparti di contabilità delle grandi aziende elaborano un’incredibile quantità di transazioni mensili. Tradizionalmente, si tratta di un processo ad alta intensità di lavoro che comporta la scansione di documenti, l’estrazione di dati da vari sistemi e una notevole quantità di immissione di dati. È comprensibile che questi processi siano soggetti a errori umani.
L’automazione del software e la RPA possono essere utilizzate per automatizzare i crediti, i debiti, le buste paga, gli adempimenti fiscali, la reportistica, le previsioni e altro ancora.
#5. Audit
Le revisioni contabili sono solo una delle aree della contabilità che la RPA può migliorare. Ogni audit consiste in una serie di attività manuali e ripetitive ad alto volume. Queste mansioni sono un salasso per il capitale umano e distolgono i lavoratori dalle mansioni a valore aggiunto.
L’RPA per gli audit aumenta l’accuratezza, la produttività e l’individuazione delle frodi. L’implementazione della tecnologia aumenta la soddisfazione dei clienti e dei dipendenti, oltre a ridurre i costi.
Caso di studio RPA per l’auditing
Nel documento di ricerca intitolato Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022), gli autori presentano una serie di casi di utilizzo della RPA. La ricerca riguarda una società con sede negli Stati Uniti che si occupa di revisione contabile di aziende private del settore immobiliare.
Prima dell’implementazione della RPA, il flusso di lavoro aziendale del cliente consisteva nelle seguenti fasi:
- a) Caricamento dei documenti nel software fiscale
- b) Esecuzione di più calcoli
- c) scaricare i dati basati su questi calcoli
- d) Riformattazione del file ai fini della rendicontazione
I ricercatori riferiscono di una notevole resistenza all’automazione da parte dei revisori delle imprese. Tuttavia, una volta che il management ha dimostrato i vantaggi, l’adesione è stata rapida. Inoltre, l’implementazione non ha comportato licenziamenti, il che ha chiaramente favorito l’adozione.
Un aspetto interessante dell’implementazione è che la società di revisione contabile non ha imposto l’utilizzo della RPA nei suoi processi. Tuttavia, i team che hanno adottato l’RPA sono riusciti a ridurre il tempo impiegato per la generazione dei report.
Un altro aspetto succoso della ricerca riguarda i colli di bottiglia che hanno rallentato l’implementazione. Come si legge nel documento, “inizialmente i revisori non hanno mostrato agli sviluppatori del bot tutte le varianti del processo da automatizzare”. C’è una grande lezione da imparare per i team che implementano la RPA: è necessaria una ricerca adeguata sui processi aziendali per sbloccare i vantaggi di qualsiasi applicazione della RPA.
Produzione
Le catene di approvvigionamento globali sono una costante del ciclo delle notizie. COVID-19, l’inflazione dilagante e l’invasione dell’Ucraina hanno evidenziato la nostra dipendenza da un flusso di informazioni rapido e accurato lungo la catena di approvvigionamento. Un aspetto significativo di questo processo è la gestione dei dati master (MDM).
#6. Gestione dei dati master
L’MDM è al centro di organizzazioni produttive ben funzionanti. Questa disciplina richiede l’interazione tra l’IT e l’azienda per garantire che i dati siano aggiornati, uniformi e precisi. Le informazioni includono dati su fornitori, clienti, conti e vari siti produttivi.
Alcune delle soluzioni che la RPA può risolvere nel settore MDM includono tempi di elaborazione più rapidi, riduzione degli errori umani, migliore conformità, dati più accurati e riduzione dei costi operativi.
Caso di studio RPA per la gestione dei dati master
Nell’articolo Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020), gli autori evidenziano esempi di RPA in vari settori.
Il primo esempio riguarda un’azienda manifatturiera vietnamita chiamata ABC Electronics. ABC si occupa di riparazioni telefoniche. Tuttavia, l’azienda non era in grado di generare una distinta dei materiali per la riparazione dei telefoni utilizzando i tipici sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP).
Allo stato attuale, le richieste di eccezione venivano inserite in un sistema di gestione della catena di fornitura globale (GCSM). Gli operatori dovevano quindi scaricare questi dati e analizzarli in fogli di calcolo Excel. Inoltre, i team di acquisto dovevano accedere ai sistemi interni e controllare i rapporti dei pianificatori di produzione per determinare i materiali da acquistare.
Nel complesso, si trattava di un sistema inefficiente che comportava una quantità inutile di interventi umani. Ma ciò che è più preoccupante è che il processo stava causando notevoli ritardi nel servizio a causa della mancanza di parti e materiali per la riparazione.
ABC ha suddiviso in gruppi i dipartimenti pertinenti descritti in precedenza. Alcuni hanno implementato la RPA, mentre altri sono rimasti fedeli all’approccio tradizionale. I risultati sono stati sorprendenti.
Il gruppo RPA:
- Riduzione dell’80% dei tempi per le richieste
- Aumento della produttività e della soddisfazione lavorativa
- Riduzione degli errori umani
- Maggiore conformità
- Miglioramento dell’accuratezza dei dati
- Riduzione dei costi derivanti da una produzione scadente, dal lavoro manuale e dalla perdita di reputazione dovuta all’insoddisfazione dei clienti.
Assistenza clienti
La diffusione degli strumenti di comunicazione ha aumentato la varietà dei canali di comunicazione che i clienti utilizzano per interagire con le aziende. Inoltre, ha portato a un forte aumento delle aspettative dei clienti.
Il consumatore moderno vuole avere accesso alle aziende 24 ore su 24 e 7 giorni su 7 e una varietà di opzioni, compreso il self-service. Se questi servizi non soddisfano le aspettative, i clienti abbandonano le richieste. Alcune delle conseguenze sono il passaggio a servizi concorrenti o la cattiva pubblicità dell’azienda sui social media.
L’assistenza clienti comporta molti processi manuali. Le aziende sono in costante lotta per ottenere il massimo valore dal tempo dei loro addetti all’assistenza. L’automazione di alcune di queste attività ha un fascino evidente.
#7. Aumentare i rappresentanti del servizio clienti
Gli addetti al servizio clienti rappresentano una spesa significativa per le aziende. In molti settori, questi lavoratori sono un aspetto essenziale dei reparti rivolti ai clienti. Ottenere il massimo da questi lavoratori è un imperativo aziendale.
La RPA aiuta in diversi modi. In primo luogo, i clienti vogliono coerenza tra i canali. Se hanno condiviso informazioni con un’azienda, vogliono che siano presenti in tutte le interazioni. Allo stesso modo, si aspettano che gli operatori siano a conoscenza di eventuali promesse o problemi passati.
Alcuni di questi problemi possono essere risolti con un buon software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Tuttavia, queste soluzioni vivono e muoiono grazie alla qualità dei dati. Assicurarsi che le informazioni vengano aggiornate manualmente è costoso, è vulnerabile all’errore umano e richiede tempo prezioso.
Caso di studio RPA per il potenziamento dei rappresentanti del servizio clienti
Le qualità di trasformazione della RPA possono essere viste in un caso di studio che coinvolge Cobmax, un centro vendite globale. Con la crescita dell’attività, gli addetti alle vendite sono stati sottoposti a una forte pressione. Quando il management ha vinto un contratto per un’azienda brasiliana leader nel settore delle telecomunicazioni, il suo sistema amministrativo manuale si è rivelato obsoleto.
Uno di questi processi prevedeva il copia e incolla dei dati da un sistema CRM all’altro. A causa di queste imprecisioni, i rapporti richiedevano molto tempo.
Utilizzando l’RPA per esternalizzare queste attività, Cobmax ha dimezzato le operazioni di back-office e ridotto i tempi di produzione dei report fino al 66%.
Vendita al dettaglio
La RPA ha trasformato il settore della vendita al dettaglio in vari modi. Alcuni dei casi d’uso più interessanti dell’automazione robotica dei processi includono l’automazione delle fatture, l’elaborazione dei resi e persino la gestione dell’inventario.
Anche le attività di vendita al dettaglio si basano molto sui software CRM ed ERP. Sebbene questi sistemi siano incredibili depositi di dati centralizzati, l’aggiunta manuale dei dati dei clienti comporta un notevole dispendio di ore di lavoro, soprattutto per i rivenditori più impegnati.
#8. Automazione delle fatture
L’elaborazione delle fatture è un problema che riguarda la maggior parte delle aziende e non solo i rivenditori. Chiunque abbia un volume elevato di richieste di pagamento sa bene quanto sia lungo il lavoro manuale necessario per garantire che le fatture dei fornitori vengano pagate puntualmente e integralmente.
Un rapporto di Levvel Research evidenzia alcuni dei principali problemi che i reparti di contabilità fornitori (AP) devono affrontare. Alcuni di questi includono l’inserimento manuale dei dati, fatture perse o duplicate, dati riconciliati in modo impreciso e una mancata corrispondenza dei dati AP in tutta l’azienda.
L’RPA può essere utilizzata per automatizzare questi processi, consentendo pagamenti più rapidi che migliorano le relazioni con i fornitori, maggiore accuratezza e audit e report più semplici.
Caso di studio RPA per l’automazione delle fatture
Un grande rivenditore nordamericano di soli membri aveva un problema. Ricevevano quotidianamente un’enorme quantità di fatture. Nei periodi di maggiore affluenza, il numero arrivava a 700 al giorno.
L’elaborazione di queste fatture comportava l’apertura delle e-mail, l’estrazione dei dati e il loro inserimento in sistemi di dati centralizzati, compreso il sistema contabile interno, per garantire che il cliente ricevesse i pagamenti. Ogni fattura richiedeva fino a cinque minuti per essere completata e poneva domande significative sulla sostenibilità del processo e sulla capacità dell’azienda di scalare.
Hanno risolto questo processo implementando il riconoscimento ottico dei caratteri per aiutare a leggere ed estrarre le informazioni dalle e-mail. Da lì, i loro bot sono stati in grado di elaborare le informazioni e di trasmetterle ai sistemi pertinenti, garantendo dati accurati e pagamenti rapidi per i fornitori.
Una volta introdotto il nuovo sistema RPA, oltre il 93% delle fatture è stato elaborato senza interventi manuali, l’accuratezza è salita al 95% e circa il 20% del personale AP è stato liberato per dedicarsi a mansioni di maggior valore. Per saperne di più su questo caso di studio, leggete qui.
IT
I reparti IT sono stati tra i più rapidi nell’adozione della RPA. In larga misura, ciò è dovuto al fatto che il management e i dipendenti sono disponibili alle nuove tecnologie e sono rapidi nell’individuare i potenziali vantaggi dell’automazione.
Quasi tutti i vertici hanno un dipartimento IT. Inoltre, ognuno di questi settori utilizza l’IT in modi diversi, da applicazioni semplici come la gestione e la manutenzione di un sito web a operazioni di cybersecurity complete in grado di gestire l’ardua transizione verso un lavoro basato sul cloud.
Esempi specifici di RPA nel settore IT sono
- Gestione degli utenti: Creazione di account, profili e indirizzi e-mail in diversi sistemi.
- Reimpostazione della password: Forrester Research stima che ogni reset della password costi circa 70 dollari. La RPA automatizza il problema, risparmiando cifre incalcolabili dai budget IT.
- Backup dei dati: Il backup manuale dei dati richiede molto tempo. È anche un incubo per la programmazione. La RPA consente alle aziende di automatizzare la sincronizzazione dei dati e di generare report per garantire che le informazioni chiave siano aggiornate in tutta l’organizzazione.
- Risposte ai ticket di aiuto: Il personale IT è costoso. Tuttavia, troppe aziende sprecano denaro indirizzando i loro specialisti a rispondere a incidenti minori, sottraendoli ad altre attività vitali. I team possono addestrare i bot RPA a eseguire semplici controlli diagnostici e altre attività prevedibili passo dopo passo.
Sebbene questi siano tutti ottimi esempi, sono solo la punta dell’iceberg. La RPA ha toccato quasi tutti i settori dell’IT, il che è una manna dal cielo in un’epoca in cui la tecnologia si muove così velocemente che anche i neolaureati faticano a garantire che le loro competenze siano rilevanti.
#10. Gestione degli utenti
L’apprendimento e lo sviluppo elettronici (L&D) sono una parte fondamentale per garantire che i dipendenti siano produttivi e soddisfatti. Tuttavia, per le grandi aziende è una sfida gestire gli utenti e assicurarsi che abbiano le credenziali per accedere alla varietà di corsi e programmi offerti.
La responsabilità di tutto ciò ricade sui reparti IT, spesso oberati di lavoro, che si occupano di ticket di assistenza, avvisi di cybersecurity e altre attività.
Caso di studio RPA per la gestione degli utenti
Il Mid Yorkshire Hospital NHS Trust ha un forte impegno nella formazione dei dipendenti. Questa responsabilità si estende sia ai nuovi assunti che al personale esistente. Per garantire che ogni dipendente sia in grado di offrire un buon livello di assistenza, l’azienda dispone di un team di apprendimento digitale supportato dal reparto informatico.
Tuttavia, la gestione degli utenti è un compito gravoso per questi reparti. La registrazione è stata eseguita manualmente. Secondo il loro caso di studio, ogni applicazione richiedeva circa cinque minuti, il che significa che un team di tre persone impiegava un giorno e mezzo per gestire 200 utenti. Il Trust impiega oltre 9.000 persone, il che dà una certa dimensione al senso del compito.
La semplificazione di questo processo manuale consentirebbe di risparmiare tempo ed errori e di liberare il team da compiti monotoni e ripetitivi.
Il reparto IT ha utilizzato una soluzione RPA per spostare le registrazioni in un database e creare account per ogni nuovo utente. Da lì, i bot iscrivono gli utenti ai corsi e inviano e-mail pertinenti. Eventuali errori o duplicazioni di registrazioni sono stati inoltrati al team per una supervisione manuale.
I risultati sono un esempio da manuale di come la RPA possa trasformare le operazioni aziendali. Essi comprendono i seguenti elementi:
- Una riduzione di oltre il 70% dei tempi di elaborazione
- Funzionalità 24/7
- Riduzione degli errori
- Il personale L&D viene alleggerito dal lavoro extra, consentendogli di concentrarsi su attività più dirette.
Gestione di proprietà e immobili
La RPA può essere utilizzata per automatizzare diverse attività nella nicchia della gestione immobiliare. In parte, questo è dovuto al fatto che il settore è caratterizzato da molti processi aziendali back-end che sono una caratteristica standard di qualsiasi azienda. Tuttavia, esistono altri esempi di automazione dei processi robotizzati specifici per la gestione immobiliare da cui attingere.
Alcuni casi d’uso sono già stati toccati in precedenza. Ad esempio, accelerando i controlli KYC e AML e il processo generale di onboarding. Tuttavia, la RPA può essere utilizzata anche per assistere i debiti contabili, le comunicazioni con i residenti e la riconciliazione dei conti.
#11. Automatizzazione degli estratti conto del prestatore
Lo sviluppo e la gestione immobiliare comportano diverse attività manuali. Molti di questi includono controlli per assicurare che i flussi di cassa in entrata siano aggiornati. I file del prestito master devono essere controllati con le banche, per verificare che i conti degli inquilini o dei proprietari siano in regola.
L’esecuzione di questi controlli comporta fasi prevedibili. Tuttavia, il recupero di queste informazioni richiede tempo e un elevato livello di precisione. È quindi un esempio lampante delle applicazioni della RPA che possono migliorare molte aziende.
Caso di studio RPA per l’automazione degli estratti conto dei finanziatori
A Chicago, IL. società di gestione e sviluppo immobiliare faticato a recuperare gli estratti conto mensili del prestatore e i rapporti sulla storia del prestito. Gran parte dei compiti ricadevano su un unico operatore.
Il compito era già molto ripetitivo. Tuttavia, sono sorte ulteriori complicazioni perché gli estratti conto del prestatore potevano comparire in qualsiasi momento all’incirca nell’ultima settimana di ogni mese. In questo modo, l’operatore doveva controllare ogni banca per ogni dichiarazione del prestatore fino a quando non fossero state tutte firmate.
La società immobiliare ha implementato una soluzione RPA che ha suddiviso le attività in parti costitutive. Le fasi comprendono:
- Un bot legge il file master dei prestiti e scrive una copia per quel mese.
- Determina quali banche o istituti di credito deve contattare.
- Poi il bot verifica la disponibilità dell’estratto conto del prestatore
- Se la dichiarazione è disponibile, la scarica e aggiorna di conseguenza il file master del prestito.
Il processo ha permesso di risparmiare 10 ore di lavoro al mese per il direttore.
Telecomunicazioni
Il settore delle telecomunicazioni ha beneficiato in modo significativo della RPA. In larga misura, ciò è dovuto al fatto che molti dei processi manuali all’interno dello spazio sono ad alta frequenza, ripetitivi e basati su regole. O, per dirla in altro modo, proprio il tipo di compiti che l’RPA risolve.
Alcune delle attività che l’RPA può aiutare a svolgere sono
- Preparazione e distribuzione di rapporti
- Elaborazione degli ordini di vendita
- Backup dei dati
- Risolvere i problemi del servizio clienti
- Automazione del marketing
Poiché le telecomunicazioni hanno una tale gamma di applicazioni della RPA, i casi d’uso possono estendersi a tutta l’organizzazione e contribuire a migliorare e semplificare una pletora di operazioni.
#12. Razionalizzazione delle operazioni
Molti dei casi d’uso più potenti per la RPA riguardano l’esternalizzazione di compiti prevedibili tipicamente svolti da operatori umani. Quando le aziende si espandono e crescono, il management cerca naturalmente modi per snellire i processi e migliorare l’efficienza operativa.
La razionalizzazione delle operazioni può avvenire in molti modi diversi nel settore delle telecomunicazioni. Può comportare la riduzione dell’organico, la massimizzazione della consegna degli ordini e l’automazione di diverse attività di back-office.
Analizziamo un caso di studio in cui la RPA ha aiutato una grande azienda di telecomunicazioni a risparmiare quasi 5 milioni di dollari di costi.
Caso di studio RPA per la semplificazione delle operazioni
Un’importante società di telecomunicazioni australiana si è trovata di fronte a un’accelerazione della domanda di accesso a Internet. Il processo prevedeva l’aggiornamento dell’infrastruttura di rete e il rispetto dell’impegno del governo per la creazione di una rete nazionale a banda larga (NBN), un programma che avrebbe garantito l’accesso alla banda larga a milioni di australiani.
Un’operazione nazionale su così vasta scala ha posto diversi problemi all’azienda. L’azienda doveva trovare un modo per implementare rapidamente l’accesso, tenendo conto degli elevati livelli di servizio richiesti. La scalabilità a questo livello è proprio il tipo di attività per cui la RPA può essere utilizzata.
L’operazione aveva quattro pilastri. Erano:
- Miglioramento dei tempi di ciclo del servizio
- Guida alle esperienze dei clienti di alto livello
- Riduzione dei costi di servizio e operativi
- Ottimizzazione del rendimento e della produttività della forza lavoro
L’azienda ha impiegato 50 bot per aumentare l’efficienza in due processi principali. Questi erano:
- Garanzia di qualità (AQ)
- Processo di creazione dell’ordine
Alcuni dei vantaggi di questa applicazione della RPA sono il risparmio di oltre 2 ore per ogni ordine. Inoltre, l’azienda è riuscita a ridurre in modo significativo i costi di manodopera, risparmiando circa 5 milioni di dollari in costi operativi di consegna.
Logistica
La logistica è un’altra area che ha abbracciato la RPA prima di altri settori. I centri di stoccaggio e di distribuzione si sono affidati all’automazione per ridurre i costi e gli errori e per soddisfare le esigenze dei clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Le catene di approvvigionamento contengono molte parti in movimento. I dati sono parte integrante di operazioni fluide e tempestive, con i centri di distribuzione che si affidano a una delicata interazione tra i sistemi di gestione del magazzino (WMS) e i software CRM ed ERP.
Nel caso di un software ERP, come NetSuite, questi sistemi sono centralizzati. Tuttavia, l’implementazione è altamente tecnica, lunga e costosa, senza contare le licenze mensili, che possono facilmente raggiungere le migliaia di dollari.
#13. Tracciamento delle spedizioni e verifica degli ordini
Le imprese di logistica vivono e muoiono in base alle loro prestazioni operative. Con la crescente popolarità della produzione just-in-time e della gestione delle scorte, i ritardi possono avere gravi conseguenze.
Servire aziende terze ha le sue complessità. Anche in questo caso, le aspettative dei clienti sono cresciute notevolmente nel corso degli anni. I consumatori vogliono aggiornamenti costanti e regolari mentre le consegne si spostano attraverso le reti. Le previsioni vaghe non sono più tollerate.
Le imprese di logistica fanno da tramite tra i consumatori e i venditori. La tracciatura è stata per lungo tempo appannaggio dei lavoratori manuali. Il risultato è un gran numero di richieste su varie piattaforme di comunicazione. Si tratta di un lavoro che richiede molto tempo e che è soggetto a errori e comunicazioni errate.
Caso di studio RPA per il monitoraggio delle spedizioni e la verifica degli ordini
LTX Solutions è un’azienda di gestione della catena di fornitura con sede ad Atlanta. La loro specialità sono le spedizioni a carico inferiore al camion (LTL). Nel 2019 è stata acquisita da Redwood Logistics, fornitore di lunga data di software Logistics Platform as a Service (LPaaS).
LTX aveva bisogno di RPA per gestire un aumento del volume di affari. Prima di essere acquisita da Redwood, gestiva circa 3000 consegne al mese con un personale di 12 persone.
Tuttavia, con l’aumento dell’attività, l’azienda si è presto resa conto che il processo manuale di tracciamento e audit non poteva essere scalato con loro. Per cominciare, hanno stimato che la gestione del volume di richieste avrebbe richiesto l’assunzione di 12 nuovi membri del personale. Aggiungere il 40% al costo del lavoro rappresenterebbe una sfida in un settore con margini notoriamente sottili.
LTX ha introdotto i processi RPA per risolvere questi problemi. Il primo passo è stato quello di automatizzare il processo di tracciamento. Secondo il loro vicepresidente dei processi aziendali, Andrew Gleeson, hanno implementato questa soluzione in circa un giorno, a testimonianza dell’effetto di trasformazione fulmineo che l’RPA può apportare a un’azienda. Le tipiche implementazioni di software possono durare settimane o mesi, richiedendo team altamente tecnici e budget da capogiro.
Da lì, LTX ha utilizzato l’RPA per ridurre le ore di lavoro del back-office. La tecnologia ha aiutato l’azienda a rivoluzionare il processo di revisione delle consegne. Inoltre, il team attribuisce a questo approccio lungimirante un ruolo chiave nell’acquisizione da parte di Redwood Logistics.
Farmaceutico
I casi di utilizzo della RPA nell’industria farmaceutica riguardano l’amministrazione, le risorse umane, le previsioni di vendita e persino la gestione della supply chain e dell’inventario. Tuttavia, la rigorosa tenuta dei registri e la gestione dei dati sono tra i costi di back-office più pressanti nel settore delle scienze della vita.
La RPA è un’ottima soluzione per molti di questi oneri amministrativi. Le aziende farmaceutiche possono utilizzare questa tecnologia per automatizzare la distribuzione controllata dei documenti e garantire un archivio sicuro e accessibile di dati cruciali. Inoltre, la RPA può aiutare a eliminare gli errori umani nella gestione dei documenti e a correggere le politiche di gestione dei processi aziendali (BPM) inefficaci e inefficienti.
Abbiamo già toccato molti di questi argomenti all’interno dell’articolo, quindi esamineremo come le aziende del settore Life Sciences possono adottare la RPA per ridurre i costi di R&S, con un’attenzione particolare alla gestione dei documenti durante gli studi clinici.
#14. Riduzione dei costi di R&S
Le aziende del settore farmaceutico e delle scienze della vita devono affrontare una serie di pressioni. L’invecchiamento della popolazione in tutto il mondo occidentale significa che la richiesta di nuovi trattamenti è in continuo aumento. Tuttavia, anche i costi di ricerca e sviluppo (R&S) lo sono.
Un altro fattore importante da considerare sono le rigide condizioni normative per lo sviluppo dei farmaci. Prima di arrivare sul mercato, un prodotto ha bisogno di ricerche approfondite, di documentazione e di analisi cliniche.
prove. Questi processi necessari significano che le aziende farmaceutiche devono gestire con attenzione i documenti e i dati per rimanere dalla parte giusta delle autorità di regolamentazione.
Caso di studio RPA per la riduzione dei costi di R&S
Nel documento intitolato Robotic Process Automation in Pharma: three case studies (Anagnoste, 2018), l’autore delinea uno scenario fin troppo comune per le aziende dell’industria farmaceutica, ovvero la ricerca di un modo per fornire farmaci a costi ragionevoli, passando al contempo a un modello di business più incentrato sul paziente.
Inoltre, il documento evidenzia gli oneri associati alla conformità che affliggono le aziende che operano nel settore delle scienze della vita. I ricercatori evidenziano come due aziende leader del settore farmaceutico abbiano definito degli obiettivi per migliorare il loro servizio, tra cui:
- Tempi di elaborazione più rapidi
- Migliori risultati dagli investimenti
- Riduzione dei costi di produzione.
Uno dei punti salienti di questi studi di casi farmaceutici era la documentazione degli studi clinici. Gli studi clinici sono altamente regolamentati. Le aziende devono tenere una documentazione perfetta all’interno di quello che è noto come Trial Master file.
Sicurezza, controllo delle modifiche, audit e archiviazione sono i quattro pilastri di questo approccio. Inoltre, prima che i test clinici entrino in funzione, esiste un sistema di controlli e contrappesi che prevede firme e sottoscrizioni da parte di vari soggetti interessati. I documenti sono chiamati Green Light Forms (GLF).
Nelle configurazioni tradizionali, i compiti dei GLF venivano gestiti e distribuiti manualmente. Con diverse fasi standardizzate, questi processi sono fortemente candidati all’automazione.
Secondo i casi di studio, due aziende globali del settore life sciences hanno impiegato la RPA per gestire la loro documentazione e migliorare la conformità generale.
La prima azienda ha ridotto i costi e ha ottenuto vantaggi quali:
- Maggiore conformità
- Riduzione della necessità di supporto per la gestione dei documenti
- Un processo nuovo e semplificato
- Metriche superiori per il monitoraggio di prove e documenti
Nel secondo processo, l’azienda si è concentrata sul miglioramento della conformità e del processo di richiesta dei documenti. Anche in questo caso, la RPA ha aiutato l’azienda nei seguenti modi:
- Costruire un approccio agile e adattabile, in grado di adeguarsi ai nuovi requisiti di conformità e regolamentazione.
- Raccogliere informazioni diagnostiche solide che l’azienda può sfruttare per migliorare i processi.
- Implementare procedure di escalation coerenti per i documenti richiesti
Semplificando questi processi aziendali, entrambe le aziende sono riuscite a risparmiare sui costi e a rispettare gli standard di conformità in un ambiente sempre più complesso.
Industria legale
Il settore legale ha beneficiato enormemente dell’automazione. In passato, le aziende disponevano di enormi strutture per la stampa, l’elaborazione e l’archiviazione dei documenti. Lavorare su carta comportava lunghi orari di lavoro, il rischio di errori umani, problemi di sicurezza e altro ancora. La RPA ha contribuito a ridurre gran parte del lavoro manuale pesante endemico della professione.
Naturalmente, questo è solo uno dei modi in cui la tecnologia può aiutare. Altri casi d’uso della RPA riguardano la creazione di documenti per i casi, l’esecuzione di ricerche nei database, la revisione delle informazioni sui casi e la compilazione di rapporti.
#15. Migrazione dei dati
La migrazione dei dati è un processo standard richiesto dalle aziende di molti settori, non solo quello legale. Tuttavia, le pratiche legali richiedono non solo un’archiviazione impeccabile, ma anche la capacità di condividere e richiamare i dati con poco preavviso.
Con l’affermarsi della trasformazione digitale in tutto il mondo legale, molti studi hanno richiesto soluzioni che consentissero loro di utilizzare i database esistenti e di ospitarli nel cloud. Questo approccio consentirebbe loro di lavorare in remoto e di accedere ai documenti in mobilità. Tuttavia, non tutti i progetti di migrazione dei dati sono semplici.
Caso di studio RPA per la migrazione dei dati
La migrazione a nuove strutture di database è già abbastanza complessa. Tuttavia, gli studi legali spesso richiedono soluzioni su misura. Un caso di studio che coinvolge uno studio legale specializzato in trasferimenti di proprietà evidenzia come la RPA possa essere utilizzata per risolvere problemi una tantum e processi aziendali a lungo termine.
L’azienda in questione doveva spostare centinaia di record di lotti di proprietà da un database Microsoft Access a una piattaforma basata su cloud. Tuttavia, il nuovo software non era in grado di caricare e convalidare i registri degli avvocati.
Costruendo un processo RPA, il team è riuscito a migrare i dati con un tasso di precisione del 100%. Il processo è durato mezza giornata e ha fatto risparmiare all’azienda circa 350 ore di lavoro. Ancora una volta, questo caso di studio illustra le possibilità delle applicazioni RPA di assistere i flussi di lavoro e di liberare il personale per svolgere attività più incentrate sul cliente e sul valore.
