En av de kanske mest fascinerande aspekterna av Robotic Process Automation (RPA ) är programvarans höga grad av mångsidighet. Företag kan använda tekniken inom de flesta områden där människor interagerar med datorer. I takt med att branscherna blir allt mer effektiva ökar antalet och mångfalden avRPA-användningsfall.
I den här artikeln kommer vi att utforska de olika uppgifter som RPA kan användas för att automatisera i en mängd olika företag. Denna blandning av RPA-tillämpningar, användningsfall och fallstudier bör inspirera framåtblickande företagsledare som vill spara pengar och öka effektiviteten och medarbetarnas tillfredsställelse.
Banker och finansinstitut
Finansbranschen var en av de bästa branscherna att utforska användningsområden för robotiserad processautomation. Inom sektorn utförs många uppgifter med hög volym som kräver snabbhet och noggrannhet. Dessutom är man överhopad med äldre programvara och måste hantera strikta regelverk. RPA är skräddarsytt för vart och ett av dessa scenarier.
Banker och finansinstitut har anammat en mängd olika tillämpningar av RPA. Vissa av dessa användningsområden har bidragit till att lösa långvariga problem, medan andra har tagit itu med nya frågor, särskilt reglering och efterlevnad.
Här är två av de bästa exemplen på robotautomatisering från banksektorns krav på att uppfylla standarder för finansiell styrning och även öka affärsnyttan med snabbare lånebehandling.
#1. Regelefterlevnad och KYC-regler (känn din kund)
Bankerna är under stor press att hjälpa till att hantera kundkännedom genom att bekämpa penningtvätt (AML). Att uppfylla dessa standarder har lett till ett behov av mer personal och teknik, med rapporter som tyder på att RegTech-utgifterna kommer att uppgå till cirka 200 miljarder dollar fram till 2028.
Dokumenthantering är en av de mest betydande flaskhalsarna som finansiella företag möter på grund av KYC. Det stora problemet här är att utgifter inte ökar intäkterna, men att underlåtenhet att följa reglerna medför höga böter. Detta dilemma understryker det akuta behovet av lösningar för KYC-processer som inte kostar skjortan.
Fallstudie av RPA för KYC
HDFC är den största privata banken i Indien. De stod inför en kraftig ökning av nya kunder, vilket medförde en betydande administrativ börda. Att läsa och bearbeta de dokument som behövs för att klara KYC-reglerna innebär en hel del tidskrävande manuella uppgifter.
De använde en RPA-lösning för att hämta data från kontoapplikationer, inklusive skannade dokument. RPA-programvaran gjorde det möjligt för dem att hantera hela KYC-cykeln. Genom att påskynda processen minskade de kostnaderna och arbetstiden med cirka 50%, ökade den totala produktiviteten med 60% och minskade antalet mänskliga fel.
#2. Hantering av lån
Lånehantering har traditionellt varit en mycket ineffektiv och tidskrävande process. Det innebär en avsevärd mängd datakontroller och en hel del pappersarbete. Finansbranschen är överbefolkad, och konkurrensen från disruptiva nybanker. Konsumenternas förväntningar har ökat avsevärt under de senaste åren, och snabba lånebeslut är ofta en konkurrensfaktor mellan bankerna.
RPA-fallstudie för hantering av lån
UBS är en schweizisk bank med en enorm global närvaro. Under covid-19-epidemin godkände Schweiz federala råd nollprocentiga lån för företag som kämpar med krisen. Utmaningen för UBS var att man inte hade den infrastruktur som krävdes för att hantera flodvågen av applikationer.
En eftersläpning på 10 000 ansökningar hade byggts upp. Som en del av sitt övergripande arbete med digital transformation resonerade UBS att RPA skulle kunna användas för att hantera dessa lån. Teamet använde RPA för att implementera en automatiseringsprocess på bara sex dagar. Tekniken minskade handläggningstiden för varje lån från cirka 40 minuter till bara fem minuter, vilket sparade tid och personalresurser.
Hälso- och sjukvård
Moderna sjukvårdsorganisationer står inför många problem. Ökande patientvolymer, efterlevnadskrav och driftskostnader, tillsammans med ett ofta välförtjänt rykte om onödig byråkrati, gör branschen till en utmärkt kandidat för automatisering. Snabbare och mer kostnadseffektiv vård är avgörande för allmänhetens förtroende för dessa tjänster.
#3. Åtkomst till patientuppgifter
Att ha tillgång till patientdata är avgörande för att kunna ge optimal vård. Ofta finns dock denna information i databaser som inte är sammankopplade på läkarmottagningar, sjukhus och andra hälsodatalager. Denna situation leder till ineffektiva förfrågningar om data och en hel del manuell bearbetning.
RPA, precis som testautomatisering, kan användas för att automatisera många av dessa processer, vilket innebär att läkare har tillgång till de data de behöver för att fatta mer välgrundade och välinformerade beslut.
RPA-fallstudie för åtkomst till patientjournaler
National Health Service (NHS), Storbritanniens offentliga hälso- och sjukvårdssystem, är något av ett mirakel. Den tillhandahåller kostnadsfri sjukvård för landets 67 miljoner invånare. Men eftersom den består av en blandning av förtroenden, styrelser och organ har den fått ett rykte om sig att vara ineffektiv, svällande och ha överflödiga processer.
NHS Dorset behövde hitta ett sätt för allmänläkare att få tillgång till Dorset Care Record (DCR), en samling patientjournaler. Eftersom dessa register innehåller känslig hälso- och socialinformation är säkerheten naturligtvis ett stort problem.
Deras RPA-lösning innebar att man skapade konton för var och en av de 1 500 allmänläkarna i Dorset-området för att tillhandahålla säker och effektiv patientuppslagning. Processen sparar mycket tid för allmänläkarna och ger dem tillgång till korrekt patienthistorik med en knapptryckning, vilket löser ett stort problem för en överbelastad organisation.
Personalresurser
Personalavdelningar (HR) har ett brett spektrum av ansvarsområden. Men att hantera anställda innebär en hel del formulär och vardagligt och repetitivt arbete för att uppfylla efterlevnadsstandarder. Några av dessa uppgifter är hantering av anställningsuppgifter, registrering av utbildning och utveckling, registrering av ledigheter och frånvaro samt introduktion av anställda.
#4. Introduktion av anställda
Rekrytering av medarbetare har blivit en het fråga under de senaste åren. Många företag har svårt att hitta de bästa talangerna, och även när de lyckas har de svårt att behålla sina nyanställda.
Onboarding av medarbetare innehåller flera mindre uppgifter. Dessa inkluderar bakgrundskontroller, utskick av erbjudandebrev, aktivering av medarbetarkonton för intern programvara och spridning av relevanta dokument och handböcker.
För större organisationer innebär dessa processer att mycket tid går till spillo som istället skulle kunna läggas på de mer människonära delarna av HR, som att se till att personalen kommer in ordentligt och känner att de får stöd. I en tid av hybrid- och distansarbete har dessa faktorer sällan känts viktigare.
RPA-fallstudie för onboarding av anställda
Ett ledande ståltillverkningsföretag i USA upplevde en period av ihållande tillväxt. Denna situation innebar att de var tvungna att göra en rad nyanställningar. Ett stort problem var att deras verksamhet fanns över hela USA, vilket gjorde onboarding till en arbetsintensiv utmaning.
Att samordna detta arbete på olika platser resulterade i flera utmaningar. Det krävde också samarbete mellan olika avdelningar. Till exempel behövde IT- och HR-avdelningarna samarbeta för att tillhandahålla inloggningar för system och bärbara datorer. Resultatet blev ett rörigt och oorganiserat arbete som orsakade förseningar, försämrade produktiviteten och till och med ledde till personalomsättning.
Verksamheten såg ett behov av ett mer effektivt system. De valde en lösning för att automatisera onboarding-processen. Programvaran använde RPA för att läsa och förstå medarbetarnas dokument och uppdatera informationen i företagets databaser. Det handlade också om att använda tekniken för att skapa offertbrev och, så småningom, dokumentation för nyanställda. Slutligen användes RPA också för att tilldela inloggningar och åtkomst till programvara för olika anställda baserat på deras roller inom organisationen.
Sammantaget sparade införandet av RPA-processer tid och pengar, ökade medarbetarnöjdheten och underlättade en väl genomförd och felfri onboardingprocess.
Redovisning
Stora företags ekonomiavdelningar hanterar en otrolig mängd månatliga transaktioner. Traditionellt är detta en arbetsintensiv process som omfattar skanning av dokument, extrahering av data från olika system och en betydande mängd datainmatning. Det är förståeligt att dessa processer är utsatta för mänskliga fel.
Software Automation och RPA kan användas för att automatisera kund- och leverantörsreskontra, löneutbetalningar, efterlevnad av skatteregler, rapportering, prognoser med mera.
#5. Revision
Revisioner är bara ett område inom redovisning som RPA kan förbättra. Varje revision består av en rad manuella, repetitiva arbetsuppgifter med hög volym. Dessa uppgifter är en dränering av humankapitalet som leder bort arbetskraft från värdedrivna jobb.
RPA för revisioner ökar noggrannheten, genomströmningen och upptäckten av bedrägerier. Genom att implementera tekniken ökar kund- och medarbetarnöjdheten, samtidigt som kostnaderna minskar.
RPA-fallstudie för revision
I forskningsrapporten med titeln Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022) presenterar författarna en mängd olika RPA-användningsfall. Undersökningen handlar om ett USA-baserat företag som är starkt involverat i revision av privata företag inom fastighetsbranschen.
Innan RPA implementerades bestod kundens arbetsflöde av följande steg:
- a) Uppladdning av dokument till skatteprogram
- b) Utförande av flera beräkningar
- c) Nedladdning av data som baseras på dessa beräkningar
- d) Omformatering av filen för rapporteringsändamål
Forskarna rapporterar om ett betydande motstånd mot automatisering från företagens revisorer. Men när ledningen väl hade visat på fördelarna gick det snabbt att få med sig alla. Dessutom ledde genomförandet inte till uppsägningar, vilket helt klart hjälpte till med införandet.
En intressant aspekt av implementeringen var att revisionsbyrån inte krävde att RPA skulle användas i deras processer. De team som använde RPA kunde dock minska den tid som gick åt till att generera rapporterna.
En annan saftig aspekt av forskningen handlar om flaskhalsar som bromsade genomförandet. Som beskrivs i artikeln misslyckades “revisorerna inledningsvis med att visa botutvecklarna alla varianter av den process som skulle automatiseras”. Det finns en stor läxa att lära för team som implementerar RPA: ordentlig undersökning av affärsprocesser krävs för att låsa upp fördelarna med varje tillämpning av RPA.
Tillverkning
Globala leveranskedjor är ett ständigt inslag i nyhetsflödet. Covid-19, skenande inflation och invasionen av Ukraina har visat att vi är beroende av ett snabbt och korrekt informationsflöde i hela leveranskedjan. En viktig aspekt av denna process är hantering av masterdata (MDM).
#6. Hantering av masterdata
MDM är kärnan i välfungerande tillverkningsorganisationer. Disciplinen kräver samverkan mellan IT och verksamheten för att säkerställa att data är uppdaterade, enhetliga och korrekta. Informationen omfattar uppgifter om leverantörer, kunder, konton och olika tillverkningsanläggningar.
Några av de lösningar som RPA kan bidra med inom MDM-området är snabbare handläggningstider, färre mänskliga fel, bättre efterlevnad, mer korrekta data och minskade driftskostnader.
RPA-fallstudie för hantering av masterdata
I artikeln Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) lyfter författarna fram exempel på RPA i olika branscher.
Det första exemplet handlar om ett vietnamesiskt tillverkningsföretag som heter ABC Electronics. ABC hanterar reparationer av telefoner. Företaget kunde dock inte generera en materialspecifikation för telefonreparationen med hjälp av vanliga ERP-system (Enterprise Resource Planning).
Som det var nu matades begäran om undantag in i ett globalt system för hantering av försörjningskedjan (GCSM). Operatörerna behövde sedan ladda ner dessa data och analysera dem i Excel-kalkylblad. Dessutom var inköpsteamen tvungna att få tillgång till interna system och kontrollera produktionsplanerarnas rapporter för att avgöra vilka material de behövde köpa.
Sammantaget var det ett ineffektivt system som krävde onödigt mycket mänsklig inblandning. Men vad som är mer oroande är att processen orsakade betydande serviceförseningar på grund av brist på delar och material för reparation.
ABC delade upp de relevanta avdelningarna som beskrivs ovan i grupper. Vissa införde RPA, medan andra höll fast vid den traditionella metoden. Resultaten var häpnadsväckande.
RPA-gruppen:
- Minskade tiden för förfrågningar med 80%
- Ökad produktivitet och arbetstillfredsställelse
- Minskade mänskliga fel
- Ökad efterlevnad
- Förbättrad noggrannhet i data
- Minskade kostnader till följd av dålig produktion, manuellt arbete och förlorat anseende på grund av missnöjda kunder
Kundvård
Utvecklingen av kommunikationsverktyg har ökat antalet olika kommunikationskanaler som kunderna använder för att interagera med företagen. Det har också lett till en kraftig ökning av kundernas förväntningar.
Den moderna konsumenten vill ha tillgång till företag dygnet runt och en mängd olika alternativ, inklusive självbetjäning. Om dessa tjänster inte uppfyller förväntningarna överger kunderna sina förfrågningar. Några av konsekvenserna är att man går över till konkurrerande tjänster eller talar illa om företaget på sociala medier.
Kundvård innebär många manuella processer. Företag befinner sig i en ständig kamp för att få ut så mycket som möjligt av den tid som deras servicemedarbetare lägger ner. Att automatisera vissa av dessa uppgifter har en uppenbar lockelse.
#7. Förstärkning av kundtjänstmedarbetare
Kundtjänstmedarbetare innebär en betydande kostnad för företagen. I många branscher är dessa medarbetare en viktig del av de kundorienterade avdelningarna. Att få ut mesta möjliga av dessa medarbetare är en nödvändighet för företagen.
RPA hjälper till på flera olika sätt. För det första vill kunderna ha enhetlighet i alla kanaler. Om de har delat information med ett företag vill de att den ska finnas med i alla interaktioner. På samma sätt förväntar de sig att operatörerna är medvetna om eventuella löften eller tidigare problem.
Vissa av problemen kan lösas med bra programvara för hantering av kundrelationer (CRM). Men dessa lösningar lever och dör med datakvalitet. Att se till att informationen uppdateras manuellt är kostsamt, kan leda till mänskliga fel och tar upp värdefull tid.
RPA-fallstudie för förstärkning av kundtjänstmedarbetare
De transformativa egenskaperna hos RPA kan ses i en fallstudie som involverar Cobmax, ett globalt försäljningscenter. I takt med att verksamheten växte utsattes säljarna för stor press. När ledningen vann ett kontrakt för ett ledande brasilianskt telekomföretag visade det sig att deras manuella administrativa system var föråldrat.
Cobmax implementerade en RPA-lösning som identifierade manuella uppgifter med hög felfrekvens.
En av dessa processer innebar att data kopierades och klistrades in från ett CRM-system till ett annat. Felaktigheterna innebar att rapporterna tog lång tid på grund av dessa felaktigheter.
Genom att använda RPA för att lägga ut dessa uppgifter halverade Cobmax backoffice-verksamheten och minskade tiden för att ta fram rapporter med upp till 66%.
Detaljhandel
RPA har förändrat detaljhandeln på en mängd olika sätt. Några av de mest iögonfallande användningsområdena för robotprocessautomatisering är fakturering, returhantering och till och med saker som lagerhantering.
Detaljhandeln är också starkt beroende av CRM- och ERP-programvara. Även om dessa system är otroliga samlingsplatser för centraliserad data, innebär manuellt tillägg av kunddata en betydande arbetstid, särskilt för mer hektiska detaljhandlare.
#8. Automatisering av fakturering
Fakturahantering är ett problem för de flesta företag och inte bara för detaljhandeln. Alla företag som har en stor mängd leverantörsreskontraärenden vet vilket tidskrävande manuellt arbete som krävs för att säkerställa att leverantörsfakturorna betalas i tid och i sin helhet.
En rapport från Levvel Research belyser några av de stora problem som avdelningar för leverantörsreskontra (AP) står inför. Några av dessa är manuell datainmatning, förlorade eller dubbla fakturor, felaktigt avstämda data och en felaktig matchning av AP-data i hela företaget.
RPA kan användas för att automatisera dessa processer, vilket leder till snabbare betalningar som förbättrar leverantörsrelationerna, mer noggrannhet och enklare revisioner och rapporter.
RPA-fallstudie för automatisering av fakturering
En stor nordamerikansk återförsäljare med endast medlemmar hade ett problem. De tog emot en enorm mängd fakturor varje dag. Under hektiska perioder var antalet upp till 700 per dag.
Hanteringen av dessa fakturor innebar att e-postmeddelanden öppnades, data extraherades och sedan fördes in i centraliserade datasystem, inklusive det interna redovisningssystemet, för att säkerställa att kunden fick betalt. Varje faktura tog upp till fem minuter att fylla i och ställde viktiga frågor om processens hållbarhet och företagets förmåga att skala upp verksamheten.
De löste denna process genom att implementera optisk teckenigenkänning för att läsa och extrahera informationen från e-postmeddelandena. Därefter kunde deras robotar bearbeta informationen och skicka den till de relevanta systemen, vilket säkerställde korrekta uppgifter och snabb betalning för leverantörerna.
När de hade infört det nya RPA-systemet behandlades över 93 % av fakturorna utan manuell inblandning, noggrannheten ökade till 95 % och cirka 20 % av AP-personalen frigjordes för att ägna sig åt mer värdedrivna uppgifter. Läs mer om denna fallstudie här.
IT
IT-avdelningarna var bland de som snabbast började använda RPA. Till stor del beror detta på att ledningen och de anställda är mottagliga för ny teknik och snabbt ser de potentiella fördelarna med automatisering.
Nästan alla vertikaler har IT-avdelningar. Dessutom använder alla dessa sektorer IT på en mängd olika sätt, från så enkla applikationer som att driva och underhålla en webbplats till fullskaliga cybersäkerhetsverksamheter som kan hantera den svåra övergången till molnbaserat arbete.
Specifika RPA-exempel inom IT inkluderar:
- Användarhantering: Skapa konton, profiler och e-postadresser i olika system
- Återställning av lösenord: Forrester Research uppskattar att varje återställning av lösenord kostar cirka 70 USD. RPA automatiserar problemet och minskar IT-budgetarna med oräkneliga belopp.
- Säkerhetskopiering av data: Manuell databackup är en tidsödande process. Det är också en mardröm när det gäller schemaläggning. Med RPA kan företag automatisera datasynkronisering och generera rapporter för att säkerställa att viktig information är uppdaterad i hela organisationen.
- Svar på hjälpfrågor: IT-personal är dyrt. Men alltför många företag slösar pengar på att låta sina specialister hantera mindre incidenter, vilket leder till att de inte kan ägna sig åt annat viktigt arbete. Teamen kan träna RPA-robotar att utföra enkla diagnostiska kontroller och andra förutsägbara steg-för-steg-uppgifter.
Även om alla dessa exempel är bra, är de bara toppen av isberget. RPA har påverkat nästan alla IT-områden, vilket är en fördel i en tid då tekniken utvecklas så snabbt att även nyutexaminerade kämpar för att se till att deras kunskaper är relevanta.
#10. Användarhantering
Elektronisk utbildning och utveckling (L&D) är en viktig del av att säkerställa att medarbetarna är både produktiva och nöjda. För stora företag är det dock en utmaning att hantera användare och se till att de har rätt inloggningsuppgifter för att få tillgång till de många olika kurser och program som erbjuds.
Ansvaret för detta faller på ofta överarbetade IT-avdelningar som hanterar supportärenden, cybersäkerhetsvarningar och diverse andra uppgifter.
RPA-fallstudie för användarhantering
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust har ett starkt engagemang för medarbetarnas kompetensutveckling. Detta ansvar omfattar både nyanställda och befintlig personal. För att säkerställa att varje anställd kan erbjuda en god vårdnivå har de ett team för digitalt lärande som stöds av deras IT-avdelning.
Användarhanteringen är dock en tung uppgift för dessa avdelningar. Registreringen utfördes manuellt. Enligt deras fallstudie tog varje applikation cirka fem minuter, vilket innebär att ett team på tre personer tog en och en halv dag på sig att hantera 200 användare. Trust sysselsätter över 9 000 personer, vilket ger uppgiften en viss dignitet.
Att effektivisera denna manuella process skulle spara tid och fel och frigöra deras team från monotona och repetitiva uppgifter.
IT-avdelningen använde en RPA-lösning för att flytta registreringar till en databas och skapa konton för varje ny användare. Därefter registrerade robotar användarna i kurser och skickade ut relevanta e-postmeddelanden. Eventuella fel eller dubbla registreringar vidarebefordrades till teamet för manuell kontroll.
Resultaten är ett skolexempel på hur RPA kan förändra affärsverksamheten. De omfattar följande:
- En minskning av bearbetningstiden med över 70%.
- 24/7 kapacitet
- Minskning av fel
- L&D-personalen slipper extraarbete och kan fokusera på mer personliga uppgifter.
Fastighetsförvaltning och fastigheter
RPA kan användas för att automatisera flera olika uppgifter inom fastighetsförvaltning. Delvis beror detta på att sektorn innehåller många back-end affärsprocesser som är en standardfunktion i alla företag. Det finns dock andra exempel på robotiserad processautomation som är specifika för fastighetsförvaltning.
Några av användningsområdena är sådant som vi har berört tidigare. Till exempel genom att påskynda KYC- och AML-kontroller och den allmänna onboarding-processen. Men RPA kan också användas för att hjälpa till med leverantörsreskontra, kommunikation med boende och kontoavstämning.
#11. Automatisera utdrag från långivare
Fastighetsutveckling och fastighetsförvaltning innebär flera manuella uppgifter. Många av dessa inkluderar kontroller för att säkerställa att kassainflöden är aktuella. Master loan-filerna måste kontrolleras mot bankerna för att säkerställa att hyresgästernas eller ägarnas konton är i gott skick.
Att utföra dessa kontroller innebär förutsägbara steg. Att hämta denna information är dock tidskrävande och kräver en hög grad av noggrannhet. Därför är det ett lysande exempel på de tillämpningar av RPA som kan förbättra många företag.
RPA-fallstudie för automatisering av kreditgivarutlåtanden
A Chicago, IL. baserat företag inom fastighetsförvaltning och fastighetsutveckling Hade svårt att ta fram månatliga kontoutdrag från långivare och rapporter om lånehistorik. En stor del av arbetsuppgifterna föll på en enda operatör.
Uppgiften var redan mycket repetitiv. Det uppstod dock ytterligare komplikationer eftersom kontoutdragen från långivarna kunde dyka upp när som helst under den sista veckan i varje månad. Denna situation innebar att operatören skulle behöva kontrollera varje bank för varje långivarutlåtande tills alla hade signerats.
Fastighetsbolaget implementerade en RPA-lösning som delade upp uppgifterna i sina beståndsdelar. Stegen omfattade:
- En bot läser masterlånefilen och skriver en kopia för den aktuella månaden
- Den fastställer vilka banker eller långivare den behöver kontakta
- Sedan kontrollerar bot om det finns ett uttalande från långivaren
- Om utdraget är tillgängligt laddar den ner det och uppdaterar huvudlånefilen i enlighet med detta.
Processen sparade 10 timmars arbetstid per månad för direktören.
Telekommunikation
Telekommunikationsindustrin har varit en viktig mottagare av RPA. Till stor del beror detta på att många av de manuella processerna inom området är högfrekventa, repetitiva och regelbaserade. Eller, för att uttrycka det på ett annat sätt, just den typ av uppgifter som RPA löser.
Några av de uppgifter som RPA kan hjälpa till med är t.ex:
- Utarbetande och distribution av rapporter
- Behandling av försäljningsorder
- Säkerhetskopiering av data
- Lösa problem med kundservice
- Automatisering av marknadsföring
Eftersom telekom har så många olika tillämpningar av RPA kan användningsområdena sträcka sig över hela organisationen och bidra till att förbättra och effektivisera en mängd olika verksamheter.
#12. Effektivisering av verksamheten
Många av de mest kraftfulla användningsområdena för RPA ligger i outsourcing av förutsägbara uppgifter som vanligtvis utförs av mänskliga operatörer. När företag expanderar och växer letar ledningen naturligtvis efter sätt att strömlinjeforma processer för att förbättra den operativa effektiviteten.
Effektivisering av verksamheten kan ske på en mängd olika sätt inom telekomsektorn. Det kan handla om att minska personalstyrkan, maximera orderleveranserna och automatisera flera backoffice-uppgifter.
Låt oss titta närmare på en fallstudie där RPA hjälpte ett stort telekomföretag att spara nästan 5 miljoner dollar i kostnader.
RPA-fallstudie för effektivisering av verksamheten
Ett framstående australiensiskt telekomföretag mötte en ökad efterfrågan på internetaccess. Processen omfattade uppgradering av nätverksinfrastrukturen och uppfyllande av regeringens åtagande om ett nationellt bredbandsnätverk (NBN), ett program som skulle säkerställa bredbandstillgång för miljontals australiensare.
En sådan storskalig nationell verksamhet medförde flera problem för företaget. Man behövde hitta ett sätt att snabbt lansera åtkomsten och samtidigt hålla de höga servicenivåerna i åtanke. Att skala upp till denna nivå är precis den typ av uppgift som RPA kan användas för.
Operationen hade fyra pelare. Det var de:
- Förbättra cykeltiderna för service
- Att skapa fantastiska kundupplevelser
- Minskade service- och driftskostnader
- Optimera arbetsstyrkans produktion och produktivitet
Företaget använde 50 robotar för att öka effektiviteten i två huvudprocesser. Dessa var:
- Kvalitetssäkring (QA)
- Process för orderuppbyggnad
Några av fördelarna med denna tillämpning av RPA är att man sparar över 2 timmar på varje order. Dessutom kunde företaget sänka arbetskraftskostnaderna avsevärt och spara cirka 5 miljoner USD i driftskostnader för leveranser.
Logistik
Logistik är ett annat område som anammade RPA före andra sektorer. Lager- och distributionshubbar har förlitat sig på automatisering för att minska kostnader och fel och uppfylla krävande kundkrav dygnet runt.
Leverantörskedjor innehåller många rörliga delar. Data är avgörande för att verksamheten ska fungera smidigt och i rätt tid, och distributionscentraler förlitar sig på ett känsligt samspel mellan lagerhanteringssystem (WMS) och CRM- och ERP-programvara.
När det gäller ERP-programvara, som NetSuite, är dessa system centraliserade. Implementeringen är dock mycket teknisk, tidskrävande och kostsam, för att inte tala om månadslicenserna som lätt kan uppgå till tusentals dollar.
#13. Spåra leveranser och granska order
Logistikföretag lever och dör med sina operativa resultat. Eftersom just-in-time-produktion och lagerhantering har blivit allt populärare kan förseningar få allvarliga konsekvenser.
Att betjäna tredjepartsföretag har sina egna komplikationer. Återigen har kundernas förväntningar ökat avsevärt under årens lopp. Konsumenterna vill ha ständiga och regelbundna uppdateringar när leveranserna rör sig genom nätverken. Vaga prognoser tolereras inte längre.
Logistikföretag förmedlar kontakter mellan konsumenter och säljare. Spårning har länge varit en domän för kroppsarbetare. Resultatet är en mängd förfrågningar över olika kommunikationsplattformar. Det är ett tidskrävande arbete som kan leda till fel och missförstånd.
RPA-fallstudie för spårning av försändelser och granskning av order
LTX Solutions är ett Atlanta-baserat företag inom supply chain management. Deras specialitet är LTL-transporter (less than truckload). Under 2019 förvärvades de av Redwood Logistics, en långvarig leverantör av LPaaS-programvara (Logistics Platform as a Service).
LTX behövde RPA för att hantera en ökad affärsvolym. Innan de förvärvades av Redwood hanterade de cirka 3000 leveranser per månad med en personalstyrka på 12 personer.
Men när verksamheten ökade insåg företaget snart att dess manuella spårnings- och granskningsprocess inte kunde växa med dem. Till att börja med uppskattade de att det skulle krävas 12 nya medarbetare för att hantera mängden förfrågningar. Att lägga till 40% till arbetskraftskostnaderna skulle vara en utmaning i en bransch med notoriskt små marginaler.
LTX införde RPA-processer för att lösa dessa problem. Deras första åtgärd var att automatisera sin spårningsprocess. Enligt Andrew Gleeson, VP för affärsprocesser, implementerade de denna lösning på ungefär en dag, vilket är ett bevis på den blixtsnabba omvandlingseffekt som RPA kan medföra för ett företag. Implementering av programvara kan ta veckor eller månader och kräver mycket tekniska team och enorma budgetar.
Därefter använde LTX RPA för att minska arbetstiden för backoffice. Tekniken hjälpte företaget att revolutionera sin process för leveransrevision. Dessutom anser teamet att denna framåtblickande strategi var en viktig bidragande orsak till att Redwood Logistics förvärvade dem.
Läkemedel
RPA-användningsområden inom läkemedelsindustrin omfattar administration, HR, försäljningsprognoser och till och med leveranskedja och lagerhantering. Men strikt registerhållning och datahantering hör till de mest pressande backoffice-kostnaderna inom Life Sciences.
RPA är en utmärkt lösning för många av dessa administrativa bördor. Läkemedelsföretag kan använda tekniken för att automatisera den kontrollerade distributionen av dokument och säkerställa en säker och tillgänglig lagringsplats för viktiga data. Utöver detta kan RPA bidra till att eliminera mänskliga fel inom dokumenthantering och till att förbättra ineffektiva policyer för hantering av affärsprocesser (BPM).
Vi har redan berört många av dessa ämnen i artikeln, så istället kommer vi att undersöka hur Life Sciences-företag kan använda RPA för att minska FoU-kostnaderna, med en särskild inriktning på hantering av dokument under kliniska prövningar.
#14. Minskade kostnader för FoU
Läkemedels- och biovetenskapliga företag utsätts för en mängd olika påfrestningar. Den åldrande befolkningen i västvärlden innebär att behoven av nya behandlingar hela tiden ökar. Men det gäller även kostnaderna för forskning och utveckling (FoU).
En annan viktig faktor att ta hänsyn till är de stränga regulatoriska villkoren för läkemedelsutveckling. Innan en produkt kan komma ut på marknaden krävs omfattande forskning, dokumentation och klinisk
försök. Dessa nödvändiga processer innebär att läkemedelsföretag måste hantera dokument och data noggrant för att hålla sig på rätt sida av tillsynsmyndigheterna.
RPA-fallstudie för att minska FoU-kostnader
I artikeln Robotic Process Automation in Pharma: three case studies (Anagnoste, 2018) beskriver författaren ett alltför vanligt scenario som företag inom läkemedelsindustrin står inför, nämligen att hitta ett sätt att leverera läkemedel till rimliga kostnader och samtidigt övergå till en mer patientcentrerad affärsmodell.
Dessutom belyser dokumentet de bördor i samband med efterlevnad som drabbar företag som är verksamma inom Life Science-området. De lyfter fram hur två ledande läkemedelsföretag hade definierat mål för att förbättra sina tjänster, bland annat
- Snabbare handläggningstider
- Bättre resultat från investeringar
- Lägre produktionskostnader.
Ett stort fokus i dessa fallstudier inom läkemedelsbranschen låg på dokumentation av kliniska prövningar. Kliniska prövningar är starkt reglerade. Företag måste hålla perfekt register och dokumentation inom vad som kallas Trial Master-filen.
Säkerhet, ändringskontroll, revisioner och arkivering är de fyra grundpelarna i detta tillvägagångssätt. Innan de kliniska testerna tas i drift finns det dessutom ett system med kontroller och avvägningar som omfattar godkännanden och underskrifter från olika intressenter. Dokumenten kallas formulär för grönt ljus (GLF).
I traditionella upplägg hanterades och fördelades GLF:s uppgifter manuellt. Med flera standardiserade steg är dessa processer en stark kandidat för automatisering.
Enligt fallstudierna använde två globala life science-företag RPA för att hantera sin dokumentation och förbättra den övergripande efterlevnaden.
Det första företaget minskade kostnaderna och fick fördelar som t.ex:
- Ökad efterlevnad
- Minskat behov av stöd för dokumenthantering
- En ny, strömlinjeformad process
- Överlägsna mätmetoder för spårning av rättegångar och dokument
I den andra rättegången fokuserade verksamheten på att förbättra efterlevnaden och processen för begäran om dokument. Återigen hjälpte RPA företaget på följande sätt:
- Skapa en anpassningsbar och flexibel metod som kan anpassas till nya krav på efterlevnad och reglering
- Samla in robust diagnostikinformation som verksamheten kan använda för att förbättra processerna
- Implementera konsekventa eskaleringsförfaranden för nödvändiga dokument
Genom att förenkla dessa affärsprocesser kunde de båda företagen spara kostnader och samtidigt uppfylla kraven i en alltmer komplex miljö.
Juridisk industri
Rättsväsendet har gynnats enormt av automatiseringen. Förr i tiden hade företagen stora anläggningar för utskrift, bearbetning och lagring av dokument. Att arbeta med papper innebar långa arbetstider, risk för mänskliga fel, säkerhetsproblem och mycket mer. RPA har bidragit till att minska många av de manuella tunga lyft som är endemiska inom yrket.
Det är naturligtvis bara ett sätt som tekniken kan hjälpa till på. Andra användningsområden för RPA är att skapa falldokument, utföra databassökningar, granska fallinformation och fylla i rapporter.
#15. Migrering av data
Datamigrering är en standardprocess som krävs av företag i många branscher, inte bara den juridiska. Juridisk praxis kräver dock inte bara oöverträffad registerhållning utan även möjligheten att dela och återkalla data med kort varsel.
I takt med att digital transformation blev standard inom den juridiska världen behövde många företag lösningar för att ta sina befintliga databaser och hosta dem i molnet. På så sätt skulle de kunna arbeta på distans och få tillgång till dokument när de är på resande fot. Alla datamigreringsprojekt är dock inte enkla.
RPA-fallstudie för datamigrering
Att migrera till nya databasstrukturer är komplicerat nog. Men advokatbyråer behöver ofta skräddarsydda lösningar. En fallstudie med en advokatbyrå som specialiserat sig på överlåtelser visar hur RPA kan användas för att lösa såväl engångsproblem som långsiktiga affärsprocesser.
Företaget i fråga var tvunget att flytta hundratals fastighetsregister från en Microsoft Access-databas till en molnbaserad plattform. Den nya programvaran saknade dock anpassningsförmåga för att läsa in och validera solicitor records.
Genom att bygga en RPA-process lyckades teamet migrera data med en noggrannhet på 100 %. Processen tog en halv dag och sparade företaget cirka 350 arbetstimmar. Denna fallstudie illustrerar återigen möjligheterna med RPA-applikationer för att hjälpa till i arbetsflöden och frigöra personal för att leverera mer kund- och värdefokuserade uppgifter.
