Kannski er einn forvitnilegasti þátturinn í sjálfvirkni vélfæraferla (RPA) mikil fjölhæfni hugbúnaðarins. Fyrirtæki geta notað tæknina á flestum sviðum þar sem menn hafa samskipti við tölvur. Eftir því sem atvinnugreinar taka skref í átt að skilvirkni eykst notkun RPAtilvika að magni og fjölbreytni.
Þessi grein mun kanna mismunandi verkefni sem hægt er að nota RPA til að gera sjálfvirkan í fjölmörgum fyrirtækjum. Þessi blanda af RPA forritum, notkunartilvikum og dæmisögum ætti að hvetja framsýna leiðtoga fyrirtækja sem vilja spara peninga og auka skilvirkni og ánægju starfsmanna.
Bankar og fjármálastofnanir
Fjármál voru ein besta atvinnugreinin til að kanna tilvik um sjálfvirkni vélfæraferla. Geirinn notar fullt af háum verkefnum sem krefjast hraða og nákvæmni. Það sem meira er, það er fullt af eldri hugbúnaði og þarf að takast á við strangt eftirlit með reglum. RPA er sérsniðið fyrir allar þessar aðstæður.
Bankar og fjármálastofnanir hafa tekið upp margvíslega notkun RPA. Sum þessara notkunartilvika hafa hjálpað til við að leysa langvarandi vandamál en önnur hafa tekið á nýjum málum, einkum reglugerðum og reglum.
Hér eru tvö bestu dæmin um sjálfvirkni vélfærafræði frá kröfum bankarýmisins til að uppfylla staðla um fjármálastjórnun og bæta einnig við viðskiptum með hraðari lánavinnslu.
#1. Reglugerðarsamræmi og þekkja reglur viðskiptavina þinna (KYC)
Bankar eru undir miklum þrýstingi til að hjálpa til við að takast á við KYC með þvingun gegn peningaþvætti (AML). Að uppfylla þessa staðla hefur leitt til þess að bæta þarf við fleira starfsfólki og tækni, en skýrslur benda til þess að útgjöld RegTech muni ná um 200 milljörðum dala árið 2028.
Skjalavinnsla er einn af umtalsverðustu flöskuhálsum sem fjármálafyrirtæki standa frammi fyrir vegna KYC. Stóra vandamálið hér er að útgjöld bæta ekki við tekjum, en ef ekki er farið eftir því ber þungar sektir. Þetta vandamál undirstrikar brýna þörf fyrir lausnir á KYC vinnslu sem brjóta ekki bankann.
RPA tilviksrannsókn fyrir KYC
HDFC er stærsti einkageirinn á Indlandi. Þeir stóðu frammi fyrir aukningu í nýjum viðskiptavinum, sem bætti við verulegri stjórnsýslubyrði. Lestur og vinnsla skjala sem þarf til að standast KYC reglugerðir felur í sér mikið af tímafrekt handvirkum verkefnum.
Þeir notuðu RPA lausn til að draga gögn úr reikningsforritum, þar á meðal skönnuðum skjölum. RPA hugbúnaður gerði þeim kleift að stjórna allri KYC hringrásinni. Með því að flýta ferlinu minnkuðu þeir kostnað og vinnutíma um 50%, juku heildarframleiðni um 60% og drógu úr mannlegum mistökum.
#2. Afgreiðsla lána
Afgreiðsla lána hefur jafnan verið mjög óhagkvæmt og tímafrekt ferli. Það felur í sér töluvert magn gagnaathugana og mikla pappírsvinnu. Fjármálaiðnaðurinn er yfirfullur og samkeppni frá truflandi nýbönkum. Væntingar neytenda hafa aukist umtalsvert á undanförnum árum og hafa skjótar lánaákvarðanir oft reynst samkeppnisstaða milli banka.
RPA tilviksrannsókn fyrir lánavinnslu
UBS er svissneskur banki með mikla alþjóðlega viðveru. Meðan á COVID-19 stóð samþykkti svissneska alríkisráðið núll prósent lán til fyrirtækja sem glíma við kreppuna. Áskorunin fyrir UBS var að hafa ekki innviði til að stjórna flóðbylgju forrita.
Bakslag 10.000 umsókna hafði safnast upp. Svo, sem hluti af heildarviðleitni þeirra til stafrænnar umbreytingar, rökstuddi UBS að RPA gæti verið notað til að hjálpa til við að vinna úr þessum lánum. Teymið notaði RPA til að innleiða sjálfvirkniferli á aðeins sex dögum. Tæknin umbreytti vinnslutíma hvers láns úr um það bil 40 mínútum í aðeins fimm, sparar tíma og mannlegt inntak.
Heilsugæslu
Nútíma heilbrigðisstofnanir standa frammi fyrir fjölmörgum vandamálum. Aukið magn sjúklinga, kröfur um samræmi og rekstrarkostnaður, ásamt oft verðskulduðu orðspori fyrir óþarfa skrifræði, markar iðnaðinn sem frábæran frambjóðanda fyrir sjálfvirkni. Hraðari og hagkvæmari umönnun skiptir sköpum fyrir tiltrú almennings á þessari þjónustu.
#3. Aðgangur að upplýsingum um sjúklinga
Aðgangur að gögnum sjúklinga er nauðsynlegur til að veita bestu umönnun. Hins vegar, nokkuð oft, eru þessar upplýsingar þaggaðar niður í ótengdum gagnagrunnum á læknastofum, sjúkrahúsum og öðrum heilsufarsgagnasöfnum. Þetta ástand leiðir til óhagkvæmra beiðna um gögn og mikillar handvirkrar vinnslu.
RPA, rétt eins og sjálfvirkni prófa, er hægt að nota til að gera sjálfvirkan marga af þessum ferlum sem þýðir að læknar hafa aðgang að þeim gögnum sem þeir þurfa til að taka upplýstari ákvarðanir.
RPA tilviksrannsókn til að fá aðgang að sjúkraskrám
The National Health Service (NHS), opinbera heilbrigðiskerfið í Bretlandi, er eitthvað kraftaverk. Það veitir ókeypis heilsugæslu fyrir 67 milljónir íbúa landsins. Hins vegar, vegna þess að það samanstendur af sameiningu trausts, stjórna og stofnana, hefur það öðlast orðspor fyrir óhagkvæmni, uppblásinn og óþarfa ferla.
NHS Dorset þurfti að finna leið fyrir heimilislækna (GP) til að fá aðgang að Dorset Care Record (DCR), safni sjúkraskrár sjúklinga. Auðvitað, vegna þess að þessar skrár innihalda viðkvæmar heilsufars- og félagslegar upplýsingar, er öryggi mikið áhyggjuefni.
RPA lausn þeirra fólst í því að búa til reikninga fyrir hvern af 1,500 heimilislæknum á Dorset svæðinu til að veita örugga og skilvirka leit sjúklinga. Ferlið sparar heimilislæknum mikinn tíma og veitir þeim aðgang að nákvæmum sjúklingasögu með því að ýta á hnappinn og sigrast á stóru máli sem stendur frammi fyrir ofhlaðinni stofnun.
Mannauður
Mannauðsdeildir sinna margvíslegum ábyrgðarsviðum. Samt felur stjórnun starfsmanna í sér mikið af eyðublöðum og hversdagslegri og endurtekinni vinnu til að uppfylla samræmisstaðla. Sum þessara verkefna fela í sér meðhöndlun starfsmannagagna, skráningu náms og þroska, orlofs- og fjarvistaskrár og inngöngu starfsmanna.
#4. Starfsmaður um borð
Ráðningar starfsmanna hafa orðið hitamál undanfarin ár. Mörg fyrirtæki eiga í erfiðleikum með að finna hæfileika og jafnvel þegar þau gera það eiga þau í erfiðleikum með að halda nýjum ráðningum sínum.
Inngönguleið starfsmanna inniheldur nokkur smærri verkefni. Þetta felur í sér bakgrunnsathuganir, sendingu tilboðsbréfa, virkjun starfsmannareikninga fyrir innri hugbúnað og miðlun viðeigandi skjala og handbóka.
Fyrir stærri stofnanir þýða þessir ferlar mikla sóun á tíma sem í staðinn væri hægt að eyða í mannlega þætti mannauðsmála, svo sem að tryggja að starfsfólk rúmist rétt og finni fyrir stuðningi. Á tímum blendinga og fjarvinnu hafa þessir þættir sjaldan fundist mikilvægari.
RPA tilviksrannsókn fyrir inngöngu starfsmanna
Leiðandi stálframleiðslufyrirtæki í Bandaríkjunum var að upplifa tímabil viðvarandi vaxtar. Þetta ástand þýddi að þeir þurftu að gera fjölda nýrra ráðninga. Eitt stórt mál sem þeir stóðu frammi fyrir var að starfsemi þeirra var til víðsvegar um Bandaríkin og gerði það að verkum að um borð var vinnuaflsfrek áskorun.
Að samræma þetta átak á mismunandi stöðum leiddi af sér nokkrar áskoranir. Það krafðist einnig samstarfs milli deilda. Til dæmis þurfti upplýsingatækni- og mannauðsdeildin að vinna saman að því að útvega innskráningar fyrir kerfi og fartölvur. Niðurstaðan var sóðalegt og óskipulagt átak sem olli töfum, skaðaði framleiðni og leiddi jafnvel til nýrrar starfsmannaveltu.
Fyrirtækið viðurkenndi þörf fyrir skilvirkara kerfi. Þeir komust að lausn til að gera sjálfvirkan inngönguferlið. Þessi hugbúnaður notaði RPA til að lesa og skilja starfsmannaskjöl og uppfæra upplýsingarnar í gagnagrunnum fyrirtækja. Það fólst einnig í því að nota tæknina til að kveikja á tilboðsbréfum og að lokum skjölum fyrir nýráðningar. Að lokum var RPA einnig notað til að úthluta hugbúnaðarinnskráningum og aðgangi fyrir ýmsa starfsmenn út frá hlutverkum þeirra innan stofnunarinnar.
Á heildina litið sparaði innleiðing RPA ferla tíma og peninga, jók ánægju starfsmanna og auðveldaði vel rekið og villulaust ferli um borð.
Reikningshald
Bókhaldsdeildir fyrir stór fyrirtæki vinna ótrúlegt magn af mánaðarlegum viðskiptum. Hefð er fyrir því að þetta er vinnuaflsfrekt ferli sem felur í sér að skanna skjöl, vinna úr gögnum úr ýmsum kerfum og töluvert magn gagnafærslu. Skiljanlega eru þessi ferli viðkvæm fyrir mannlegum mistökum.
Hægt er að nota sjálfvirkni hugbúnaðar og RPA til að gera sjálfvirkan viðskiptakröfur, viðskiptaskuldir, launaskrá, skattfylgni, skýrslugerð, spár og fleira.
#5. Endurskoðun
Endurskoðun er aðeins eitt bókhaldssvið sem RPA getur bætt. Hver úttekt samanstendur af röð af miklu magni, handvirkum, endurteknum verkefnum. Þessi verkefni eru holræsi á mannauði sem beinir mannauði frá gildisdrifnum störfum.
RPA fyrir úttektir eykur nákvæmni, afköst og uppgötvun svika. Innleiðing tækninnar eykur ánægju viðskiptavina og starfsmanna, auk þess að draga úr kostnaði.
RPA tilviksrannsókn fyrir endurskoðun
Í rannsóknarritgerðinni sem heitir Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022) kynna höfundarnir margvísleg RPA notkunartilvik. Rannsóknin fjallar um bandarískt fyrirtæki sem tekur mikinn þátt í endurskoðun einkafyrirtækja í fasteignaiðnaði.
Áður en RPA var innleitt samanstóð viðskiptaverkflæði viðskiptavinarins af eftirfarandi skrefum:
- a) Hlaða upp skjölum í skattahugbúnað
- b) Framkvæmd nokkurra útreikninga
- c) Niðurhal gagna byggt á þessum útreikningum
- d) Reformatting the skrá fyrir skýrslugerð tilgangi
Rannsakendur greina frá töluverðri andstöðu við sjálfvirkni af endurskoðendum fyrirtækjanna. Hins vegar, þegar stjórnendur sýndu fram á ávinninginn, voru innkaup fljót. Þar að auki leiddi framkvæmdin ekki til uppsagna, sem greinilega hjálpaði til við ættleiðingu.
Ein áhugaverð hrukka við innleiðinguna var að endurskoðunarfyrirtækið gerði ekki kröfu um að nota RPA í ferlum sínum. Hins vegar gátu teymin sem tóku upp RPA dregið úr þeim tíma sem fór í að búa til skýrslurnar.
Annar safaríkur þáttur rannsóknarinnar fjallar um flöskuhálsa sem hægðu á framkvæmd. Eins og lýst er í blaðinu tókst “endurskoðendum upphaflega ekki að sýna láni verktaki öll afbrigði af ferlinu til að gera sjálfvirkan.” Það er stór lexía að læra fyrir teymi sem innleiða RPA: réttar rannsóknir á viðskiptaferlum eru nauðsynlegar til að opna ávinninginn af hvers kyns notkun RPA.
Framleiðslu
Alheims aðfangakeðjur eru fastur liður í fréttahringnum. COVID-19, hömlulaus verðbólga og innrásin í Úkraínu hafa undirstrikað traust okkar á skjótu og nákvæmu upplýsingaflæði um aðfangakeðjuna. Mikilvægur þáttur í þessu ferli felur í sér aðalgagnastjórnun (MDM).
#6. Aðalgagnastjórnun
MDM situr í hjarta vel starfandi framleiðslustofnana. Aginn krefst samskipta milli upplýsingatækni og fyrirtækisins til að tryggja að gögn séu uppfærð, samræmd og nákvæm. Upplýsingarnar innihalda gögn um birgja, viðskiptavini, reikninga og ýmsar framleiðslusíður.
Sumar af þeim lausnum sem RPA getur leyst á MDM léninu fela í sér hraðari vinnslutíma, minni mannleg mistök, betri fylgni, nákvæmari gögn og minni rekstrarkostnað.
RPA tilviksrannsókn fyrir aðalgagnastjórnun
Í greininni Using robotic process automation (RPA) til að efla viðhaldsferli aðalgagna ( Radke, 2020) benda höfundar á dæmi um RPA í ýmsum atvinnugreinum.
Fyrsta dæmið fjallar um víetnamskt framleiðslufyrirtæki sem heitir ABC Electronics. ABC sér um símaviðgerðir. Hins vegar gat fyrirtækið ekki búið til uppskrift fyrir símaviðgerðir með því að nota dæmigerð bókhalds- og bókhaldskerfi (ERP).
Eins og staðan var voru undanþágubeiðnir bornar inn í alþjóðlegt stjórnunarkerfi aðfangakeðju (GCSM). Starfsmenn þurftu síðan að hlaða niður þessum gögnum og flokka þau í Excel töflureikni. Þar að auki þurftu innkaupateymi að fá aðgang að innri kerfum og athuga skýrslur framleiðslustjóra til að ákvarða hvaða efni þeir þyrftu að kaupa.
Allt í allt var þetta óhagkvæmt kerfi sem fól í sér óþarfa mannlega íhlutun. En það sem er meira áhyggjuefni er að ferlið olli verulegum töfum á þjónustu vegna skorts á hlutum og efni til viðgerðar.
ABC skipti viðkomandi deildum sem lýst er hér að ofan í hópa. Sumir innleiddu RPA en aðrir héldu sig við hefðbundna nálgun. Niðurstöðurnar voru undraverðar.
RPA hópurinn:
- Stytti þann tíma sem beiðnir taka um 80%
- Aukin framleiðni og starfsánægja
- Minni mannleg mistök
- Aukin reglufylgni
- Bætt nákvæmni gagna
- Minni kostnaður sem stafar af lélegri framleiðslu, handavinnu og mannorðsmissi vegna óánægju viðskiptavina
Þjónustuver
Uppgangur samskiptatækja hefur aukið fjölbreytni samskiptaleiða sem viðskiptavinir nota til að eiga samskipti við fyrirtæki. Það hefur einnig leitt til mikillar aukningar á væntingum viðskiptavina.
Nútíma neytandi vill 24-7 aðgang að fyrirtækjum og fjölbreytta möguleika, þar á meðal sjálfsafgreiðslu. Ef þessi þjónusta stenst ekki væntingar hætta viðskiptavinir við beiðnir. Sumar afleiðingarnar fela í sér að flytja til keppinautaþjónustu eða tala illa um fyrirtækið á samfélagsmiðlum.
Umönnun viðskiptavina felur í sér mikið af handvirkum ferlum. Fyrirtæki eru í stöðugri baráttu um að fá sem mest verðmæti úr tíma þjónustufulltrúa sinna. Sjálfvirk sum þessara verkefna hefur augljósa skírskotun.
#7. Auka þjónustufulltrúa viðskiptavina
Þjónustufulltrúar eru verulegur kostnaður fyrir fyrirtæki. Í mörgum atvinnugreinum eru þessir starfsmenn ómissandi þáttur í deildum sem snúa að viðskiptavinum. Að fá sem mest út úr þessum starfsmönnum er viðskiptalegt.
RPA hjálpar á nokkra mismunandi vegu. Í fyrsta lagi vilja viðskiptavinir samræmi milli rása. Ef þeir hafa deilt upplýsingum með fyrirtæki vilja þeir að þær séu til staðar í öllum samskiptum. Að sama skapi ætlast þeir til þess að starfsmenn séu meðvitaðir um öll loforð eða fortíðarvandamál.
Sum vandamálin er hægt að leysa með góðum hugbúnaði fyrir stjórnun viðskiptatengsla (CRM). Hins vegar lifa þessar lausnir og deyja af gagnagæðum. Að tryggja að upplýsingar séu uppfærðar handvirkt er kostnaðarsamt, er viðkvæmt fyrir mannlegum mistökum og tekur dýrmætan tíma.
RPA dæmisaga til að auka þjónustufulltrúa
Umbreytingareiginleika RPA má sjá í dæmisögu þar sem Cobmax, alþjóðleg sölumiðstöð kemur við sögu. Eftir því sem fyrirtækið stækkaði voru sölufulltrúar undir miklum þrýstingi. Þegar stjórnendur unnu samning fyrir leiðandi brasilískt fjarskiptafyrirtæki var handvirkt stjórnunarkerfi þeirra afhjúpað sem gamaldags.
Cobmax innleiddi RPA lausn sem greindi handvirk verkefni með háa villutíðni.
Eitt af þessum ferlum fólst í því að afrita og líma gögn úr einu CRM kerfi í annað. Villur þýddu að skýrslur tóku langan tíma vegna þessarar ónákvæmni.
Með því að nota RPA til að útvista þessum verkefnum minnkaði Cobmax bakvinnslustarfsemi um helming og minnkaði tímann til að framleiða skýrslur um allt að 66%.
Smásala
RPA hefur umbreytt smásöluiðnaðinum á margvíslegan hátt. Sum af mest áberandi tilvikum um sjálfvirkni vélfærafræði ferla eru sjálfvirkni reikninga, skilavinnsla og jafnvel hlutir eins og birgðastjórnun.
Smásölurekstur treystir einnig mikið á CRM og ERP hugbúnað. Þó að þessi kerfi séu ótrúlegar geymslur miðlægra gagna, bætir handvirkt við gögnum viðskiptavina umtalsverðan vinnutíma, sérstaklega fyrir annasamari smásala.
#8. Sjálfvirkur reikningur
Vinnsla reikninga er vandamál í flestum fyrirtækjum og ekki bara smásöluaðilum. Öll fyrirtæki með mikið magn af viðskiptaskuldabeiðnum skilja tímafreka handvirka vinnu sem fer í að tryggja að reikningsbeiðnir lánardrottins séu greiddar á réttum tíma og að fullu.
Skýrsla frá Levvel Research varpar ljósi á nokkur af stóru vandamálunum sem viðskiptaskuldir (AP) deildir standa frammi fyrir. Sumt af þessu felur í sér handvirkan innslátt gagna, glataða eða tvítekna reikninga, ónákvæm afstemmd gögn og misræmi AP-gagna um allt fyrirtækið.
RPA er hægt að nota til að gera þessi ferli sjálfvirk, sem leiðir til hraðari greiðslna sem bæta tengsl lánardrottna, nákvæmari og auðveldari endurskoðun og skýrslur.
RPA tilviksrannsókn fyrir sjálfvirkan reikning
Stór smásali í Norður-Ameríku átti í vandræðum. Þeir fengu mikið magn af reikningum daglega. Á annasömum tímabilum var fjöldinn allt að 700 á dag.
Vinnsla þessara reikninga fólst í því að opna tölvupóst, draga út gögn og færa þau síðan inn í miðlæg gagnakerfi, þar á meðal innra bókhaldskerfið, til að tryggja að viðskiptavinurinn fengi greiðslur. Hver reikningur tók allt að fimm mínútur að klára, sem spurði verulegra spurninga um sjálfbærni ferlisins og getu fyrirtækisins til að stækka.
Þeir leystu þetta ferli með því að innleiða sjónstafagreiningu til að hjálpa til við að lesa og vinna úr upplýsingunum úr tölvupóstinum. Þaðan gátu vélmenni þeirra unnið úr upplýsingunum og fóðrað þær í viðkomandi kerfi, tryggt nákvæm gögn og skjótan greiðslu fyrir söluaðila.
Þegar þeir komu á fót nýja RPA kerfinu voru yfir 93% reikninga afgreiddir án handvirkrar íhlutunar, nákvæmni fór upp í 95% og um 20% starfsmanna AP var frelsað til að taka þátt í verðmætadrifnari verkefnum. Lestu meira um þessa dæmisögu hér.
ÞAÐ
Upplýsingatæknideildir voru meðal fljótustu notenda RPA. Að miklu leyti er þetta vegna þess að stjórnendur og starfsmenn eru móttækilegir fyrir nýrri tækni og eru fljótir að koma auga á mögulegan ávinning af sjálfvirkni.
Næstum allir hnútar eru með upplýsingatæknideildir. Það sem meira er, hver þessara geira notar upplýsingatækni á margvíslegan hátt, allt frá forritum eins einföldum og að keyra og viðhalda vefsíðu til fullra netöryggisaðgerða sem geta stjórnað erfiðum umskiptum yfir í skýjabundna vinnu.
Sérstök RPA dæmi í upplýsingatækni eru:
- Notendastjórnun: Búa til reikninga, prófíla og netföng á mismunandi kerfum
- Endurstilling aðgangsorðs: Forrester Research áætlar að hver endurstilling lykilorðs kosti um $ 70. RPA gerir vandamálið sjálfvirkt og rakar ómældar upphæðir af upplýsingatæknifjárveitingum.
- Öryggisafritun gagna: Handbók databack er a tími vaskur. Þetta er líka tímasetningarmartröð. RPA gerir fyrirtækjum kleift að gera sjálfvirka samstillingu gagna og búa til skýrslur til að tryggja að lykilupplýsingar séu uppfærðar í stofnuninni.
- Svör við hjálparmiða: Starfsfólk upplýsingatækni er dýrt. Hins vegar eyða of mörg fyrirtæki peningum í að beina sérfræðingum sínum til að bregðast við minniháttar atvikum og draga þá frá annarri mikilvægri vinnu. Lið geta þjálfað RPA vélmenni til að framkvæma einfaldar greiningarathuganir og önnur fyrirsjáanleg skref-fyrir-skref verkefni.
Þó að þetta séu allt frábær dæmi, þá eru þau aðeins toppurinn á ísjakanum. RPA hefur snert næstum öll svið upplýsingatækni, sem er himnasending á tímum þar sem tæknin þróast svo hratt að jafnvel nýútskrifaðir nemendur eiga í erfiðleikum með að tryggja að færni þeirra sé viðeigandi.
#10. Notendastjórnun
Rafrænt nám og þróun (L&D) er mikilvægur þáttur í því að tryggja að starfsmenn séu bæði afkastamiklir og ánægðir. Hins vegar, fyrir stór fyrirtæki, er áskorun að stjórna notendum og tryggja að þeir hafi skilríki til að fá aðgang að margvíslegum námskeiðum og forritum sem í boði eru.
Ábyrgðin á þessu fellur á oft yfirunnar upplýsingatæknideildir sem fást við stuðningseðla, netöryggisviðvaranir og ýmis önnur verkefni.
RPA tilviksrannsókn fyrir notendastjórnun
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust hefur mikla skuldbindingu við starfsmann L&D. Þessi ábyrgð nær bæði til nýráðinna starfsmanna og núverandi starfsfólks. Til að tryggja að hver starfsmaður sé fær um að bjóða upp á gott umönnunarstig hafa þeir stafrænt námsteymi sem er stutt af upplýsingatæknideild sinni.
Hins vegar er notendastjórnun húsverk fyrir þessar deildir. Skráning var gerð handvirkt. Samkvæmt dæmisögu þeirra tók hvert forrit um fimm mínútur, sem þýðir að þriggja manna teymi tók einn og hálfan dag að stjórna 200 notendum. Hjá sjóðnum starfa yfir 9.000 manns, sem gefur tilfinningu fyrir verkefninu nokkurn mælikvarða.
Hagræðing þessa handvirka ferlis myndi spara tíma og villur og losa teymið sitt frá einhæfum og endurteknum verkefnum.
Tæknideildin notaði RPA lausn til að færa skráningar í gagnagrunn og búa til reikninga fyrir hvern nýjan notanda. Þaðan skráðu vélmenni notendur á námskeið og sendu út viðeigandi tölvupóst. Allar villur eða tvíteknar skráningar voru sendar til teymisins til handvirks eftirlits.
Niðurstöðurnar eru kennslubókardæmi um hvernig RPA getur umbreytt rekstri fyrirtækja. Þau fela í sér eftirfarandi:
- Yfir 70% stytting á vinnslutíma
- 24/7 getu
- Fækkun villna
- L&D starfsfólki er létt af aukavinnu, sem gerir þeim kleift að einbeita sér að fleiri augliti til auglitis.
Eignaumsjón og fasteignir
RPA er hægt að nota til að gera sjálfvirkan nokkur mismunandi verkefni í fasteignastjórnunarsessinum. Að hluta til er þetta vegna þess að atvinnugreinin er með mikið af bakvinnsluferlum sem eru staðlaður eiginleiki hvers fyrirtækis. Hins vegar, það eru önnur dæmi um sjálfvirkni vélfærafræði ferlis sem hægt er að draga af.
Sum notkunartilvikin eru hlutir sem við höfum snert áður. Til dæmis að flýta fyrir KYC og AML eftirliti og almennu inngönguferlinu. Hins vegar er einnig hægt að nota RPA til að aðstoða viðskiptaskuldir, samskipti íbúa og afstemmingu reikninga.
#11. Sjálfvirkar yfirlýsingar lánveitenda
Þróun og stjórnun fasteigna felur í sér nokkur handvirk verkefni. Margt af þessu felur í sér ávísanir til að tryggja að innstreymi handbærs fjár sé uppfært. Aðallánaskrár þarf að bera saman við banka og tryggja að reikningar leigjenda eða eigenda séu í góðu standi.
Framkvæmd þessara athugana felur í sér fyrirsjáanleg skref. Hins vegar er tímafrekt að sækja þessar upplýsingar og krefst mikillar nákvæmni. Þess vegna er það skínandi dæmi um notkun RPA sem getur bætt mörg fyrirtæki.
RPA dæmisaga um sjálfvirkan yfirlýsingar lánveitenda
Frá Chicago, IL. byggt fasteignastjórnun og þróunarfélag átti í erfiðleikum með að sækja mánaðarlegar yfirlýsingar lánveitenda og lánasöguskýrslur. Mikið af skyldum féll á dyr eins útgerðarmanns.
Verkefnið var mjög endurtekningarsamt þegar. Hins vegar komu upp frekari fylgikvillar vegna þess að yfirlýsingar lánveitenda gætu birst hvenær sem er í u.þ.b. síðustu viku hvers mánaðar. Þetta ástand þýddi að rekstraraðilinn þyrfti að athuga hvern banka fyrir hverja yfirlýsingu lánveitenda þar til þeir hefðu allir verið undirritaðir.
Fasteignafélagið innleiddi RPA lausn sem skipti verkefnunum niður í sína hluta. Skrefin innifalin:
- Láni les aðallánaskrána og skrifar afrit fyrir þann mánuð
- Það ákvarðar hvaða banka eða lánveitendur það þarf að hafa samband við
- Þá athugar láni hvort yfirlýsing lánveitanda sé tiltæk
- Ef yfirlitið er tiltækt hleður það því niður og uppfærir aðallánaskrána í samræmi við það.
Ferlið sparaði 10 klukkustundir af vinnutíma á mánuði fyrir forstöðumanninn.
Fjarskipti
Fjarskiptaiðnaðurinn hefur notið verulegs ávinnings af RPA. Að miklu leyti er þetta vegna þess að margir handvirkir ferlar innan rýmisins eru hátíðni, endurteknir og byggðir á reglum. Eða, til að orða það á annan hátt, einmitt hvers konar verkefni RPA leysir.
Sum þeirra verkefna sem RPA getur aðstoðað við eru hluti eins og:
- Undirbúningur og dreifing skýrslna
- Vinnsla sölupantana
- Öryggisafrit af gögnum
- Leyst úr þjónustumálum
- Sjálfvirkni í markaðssetningu
Vegna þess að fjarskipti hafa svo margs konar notkun RPA geta notkunartilvik náð yfir stofnun og hjálpað til við að bæta og hagræða ofgnótt af rekstri.
#12. Hagræðing í rekstri
Mörg öflugustu notkunartilvikin fyrir RPA liggja í útvistun fyrirsjáanlegra verkefna sem venjulega eru unnin af mannlegum rekstraraðilum. Eftir því sem fyrirtæki stækka og vaxa leita stjórnendur náttúrulega leiða til að hagræða ferlum til að bæta skilvirkni í rekstri.
Hagræðing í rekstri getur átt sér stað á margvíslegan hátt í fjarskiptarýminu. Það getur falið í sér að draga úr starfsmannafjölda, hámarka afhendingu pantana og gera nokkur bakvinnsluverkefni sjálfvirk.
Við skulum kanna dæmisögu þar sem RPA hjálpaði stóru fjarskiptafyrirtæki að spara næstum 5 milljónir dala í kostnaði.
RPA tilviksrannsókn til hagræðingar í rekstri
Áberandi ástralskt fjarskiptafyrirtæki stóð frammi fyrir hraðari eftirspurn eftir internetaðgangi. Ferlið fólst í því að uppfæra netinnviði sína og uppfylla skuldbindingu stjórnvalda um National Broadband Network (NBN), forrit sem myndi tryggja breiðbandsaðgang fyrir milljónir Ástralíu.
Svo umfangsmikil innlend aðgerð skapaði fyrirtækinu ýmis vandamál. Það þurfti að finna leið til að koma aðgangi fljótt út en hafa í huga nauðsynlegt hátt þjónustustig. Að skala upp á þetta stig er einmitt þess konar verkefni sem hægt er að nota RPA fyrir.
Aðgerðin hafði fjórar stoðir. Þeir voru:
- Að bæta þjónustutíma
- Akstur frábærrar upplifunar viðskiptavina
- Lækkun þjónustu- og rekstrarkostnaðar
- Hámarka framleiðslu og framleiðni vinnuafls
Fyrirtækið starfaði 50 vélmenni til að auka skilvirkni í tveimur meginferlum. Þetta voru:
- Gæðatrygging (QA)
- Ferli pöntunargerðar
Sumir af kostunum við þessa notkun RPA fela í sér að spara yfir 2 klst. í hverri pöntun. Þar að auki tókst fyrirtækinu að lækka launakostnað verulega og spara um 5 milljónir dala í rekstrarkostnaði við afhendingu.
Vörustjórnun
Flutningar eru annað svið sem tók RPA á undan öðrum geirum. Vörugeymsla og dreifingarmiðstöðvar hafa reitt sig á sjálfvirkni til að draga úr kostnaði og villum og mæta krefjandi 24/7 kröfum viðskiptavina.
Aðfangakeðjur innihalda mikið af hreyfanlegum hlutum. Gögn eru ómissandi fyrir hnökralausan rekstur og tímanleika, þar sem dreifingarmiðstöðvar treysta á viðkvæmt samspil vöruhúsastjórnunarkerfa (WMS) samhliða CRM og ERP hugbúnaði.
Þegar um er að ræða ASF-hugbúnað, eins og NetSuite, eru þessi kerfi miðstýrð. Hins vegar er framkvæmdin mjög tæknileg, tímafrek og kostnaðarsöm, án þess að minnast á mánaðarleg leyfi, sem geta auðveldlega hlaupið á þúsundum dollara.
#13. Rekja sendingar og endurskoðun pantana
Flutningafyrirtæki lifa og deyja með rekstrarárangri sínum. Þar sem réttlát framleiðslu- og birgðastjórnun hefur vaxið í vinsældum geta tafir haft alvarlegar afleiðingar.
Að þjóna fyrirtækjum þriðja aðila hefur sína eigin margbreytileika. Aftur hafa væntingar viðskiptavina vaxið töluvert í gegnum árin. Neytendur vilja stöðugar og reglulegar uppfærslur þar sem afhendingar fara í gegnum net. Óljósar spár eru ekki lengur liðnar.
Flutningafyrirtæki miðla málum milli neytenda og söluaðila. Mælingar hafa lengi verið lén verkafólks. Niðurstaðan er mikið af beiðnum á ýmsum samskiptapöllum. Það er tímafrek vinna sem er háð villum og misskilningi.
RPA tilviksrannsókn til að rekja sendingar og endurskoðunarpantanir
LTX Solutions er Atlanta-undirstaða framboð keðja stjórnun fyrirtæki. Sérgrein þeirra er minna en vörubílafarmur (LTL) sendingar. Árið 2019 voru þau keypt af Redwood Logistics, langvarandi veitanda Logistics Platform as a Service (LPaaS) hugbúnaðar.
LTX þurfti RPA til að stjórna aukningu viðskiptamagns. Áður en þeir voru keyptir af Redwood sáu þeir um 3000 sendingar á mánuði með 12 starfsmönnum.
Hins vegar, þegar viðskipti jukust, áttaði fyrirtækið sig fljótlega á því að handvirkt mælingar- og endurskoðunarferli þess gæti ekki stækkað með þeim. Til að byrja með áætluðu þeir að meðhöndlun fyrirspurna þyrfti að bæta við 12 nýjum starfsmönnum. Að bæta 40% við launakostnað væri áskorun í atvinnugrein með alræmda fína framlegð.
LTX kynnti RPA ferla til að leysa þessi mál. Fyrsti viðkomustaður þeirra var að gera sjálfvirkan mælingarferli þeirra. Samkvæmt framkvæmdastjóra viðskiptaferla, Andrew Gleeson, innleiddu þeir þessa lausn á um það bil einum degi, sem er vitnisburður um eldingarhröð umbreytingaráhrif sem RPA getur haft fyrir fyrirtæki. Dæmigert gerð hugbúnaðar getur tekið vikur eða mánuði, sem krefst mjög tæknilegra teyma og auga-vökva fjárhagsáætlun.
Þaðan notaði LTX RPA til að stytta vinnutíma í bakvinnslu. Tæknin hjálpaði fyrirtækinu að gjörbylta afhendingarendurskoðunarferli sínu. Það sem meira er, liðið metur þessa framsýnu nálgun sem lykilframlag til kaupa þeirra af Redwood Logistics.
Lyf
RPA notkunartilvik í lyfjaiðnaðinum fela í sér stjórnun, starfsmannahald, söluspá, og jafnvel aðfangakeðju- og birgðastjórnun. Hins vegar er strangt skráning og gagnastjórnun meðal brýnustu bakvinnslukostnaðar sem tengist lífvísindum.
RPA er frábær lausn fyrir margar af þessum stjórnsýslubyrðum. Lyfjafyrirtæki geta notað tæknina til að gera sjálfvirkan stýrða dreifingu skjala og tryggja örugga og aðgengilega geymslu mikilvægra gagna. Ennfremur þetta, RPA getur hjálpað til við að útrýma mannlegum mistökum innan skjalastjórnunar og strauja út árangurslausa og óskilvirka stjórnun viðskiptaferla (BPM).
Við höfum snert mörg af þessum efnum í greininni nú þegar, svo í staðinn munum við skoða hvernig lífvísindafyrirtæki geta tekið upp RPA til að draga úr rannsóknar- og þróunarkostnaði, með sérstökum halla á stjórnun skjala meðan á klínískum rannsóknum stendur.
#14. Að draga úr rannsóknar- og þróunarkostnaði
Lyfja- og lífvísindafyrirtæki standa frammi fyrir margvíslegu álagi. Öldrun íbúa í hinum vestræna heimi þýðir að kröfur um nýjar meðferðir eru sífellt að aukast. Hins vegar er það líka rannsóknar- og þróunarkostnaður.
Annar mikilvægur þáttur sem þarf að hafa í huga eru ströng skilyrði fyrir lyfjaþróun. Áður en vara getur komið á markaðinn þarf hún víðtækar rannsóknir, skjöl og klínískar
Rannsóknum. Þessir nauðsynlegu ferlar þýða að lyfjafyrirtæki verða að stjórna skjölum og gögnum vandlega til að vera réttu megin við eftirlitsaðila.
RPA dæmisaga til að draga úr rannsóknar- og þróunarkostnaði
Í greininni sem heitir, Robotic Process Automation in Pharma: three case studies (Anagnoste, 2018), lýsir höfundur allt of algengri atburðarás sem fyrirtæki í lyfjaiðnaðinum standa frammi fyrir, nefnilega að finna leið til að afhenda lyf á sanngjörnum kostnaði en skipta yfir í sjúklingamiðaðra viðskiptamódel.
Að auki undirstrikar greinin byrðarnar sem fylgja reglufylgni sem hrjá fyrirtæki sem starfa í lífvísindarýminu. Þeir varpa ljósi á hvernig tvö leiðandi lyfjafyrirtæki höfðu skilgreind markmið um að bæta þjónustu sína, þar á meðal:
- Hraðari vinnslutími
- Betri árangur af fjárfestingum
- Lægri framleiðslukostnaður.
Stór áhersla þessara lyfjafræðilegra dæmisagna miðaðist við gögn um klínískar rannsóknir. Klínískar rannsóknir eru mjög stjórnaðar. Fyrirtæki verða að halda fullkomnar skrár og skjöl innan þess sem er þekkt sem Trial Master skrá.
Öryggi, breytingaeftirlit, úttektir og skjalavarsla eru fjórar stoðir þessarar nálgunar. Það sem meira er, áður en klínísk próf fara í loftið er til kerfi eftirlits og jafnvægis sem felur í sér undirskriftir og undirskriftir frá ýmsum hagsmunaaðilum. Skjölin eru kölluð Green Lights Forms (GLFs).
Í hefðbundnum skipulag, GLFs verkefni voru stjórnað og dreift handvirkt. Með nokkrum stöðluðum skrefum sem taka þátt eru þessi ferli sterkur kandídat fyrir sjálfvirkni.
Samkvæmt tilviksrannsóknunum notuðu tvö alþjóðleg lífvísindafyrirtæki RPA til að stjórna skjölum sínum og bæta heildarfylgni.
Fyrsta fyrirtækið dró úr kostnaði og uppskar ávinning eins og:
- Aukin reglufylgni
- Minni þörf fyrir stuðning við skjalastjórnun
- Nýtt og straumlínulagað ferli
- Yfirburða mælikvarðar til að rekja rannsóknir og skjöl
Í annarri rannsókninni einbeitti fyrirtækið sér að því að bæta samræmi og skjalabeiðniferlið. Aftur hjálpaði RPA fyrirtækinu á eftirfarandi hátt:
- Búðu til aðlögunarhæfa og lipra nálgun sem gæti lagað sig að nýjum kröfum um samræmi og reglugerðir
- Safnaðu traustum greiningarupplýsingum sem fyrirtækið gæti nýtt sér til að bæta ferla
- Innleiða samræmdar stigmögnunaraðferðir fyrir nauðsynleg skjöl
Með því að einfalda þessa viðskiptaferla gátu bæði fyrirtækin sparað kostnað á sama tíma og þau uppfylltu samræmisstaðla í sífellt flóknara umhverfi.
Lögfræðiiðnaður
Lögfræðiiðnaðurinn hefur notið gríðarlegs ávinnings af sjálfvirkni. Í fortíðinni höfðu fyrirtæki mikla skjalaprentun, vinnslu og geymsluaðstöðu. Að vinna eftir pappír fól í sér langan vinnutíma, hættuna á mannlegum mistökum, öryggisáhyggjur og fleira. RPA hefur hjálpað til við að draga úr miklu af handvirkum þunglyftingum sem eru landlægar í faginu.
Auðvitað er það bara ein leið sem tæknin getur hjálpað. Önnur RPA notkunartilvik fela í sér að búa til málsskjöl, framkvæma gagnagrunnsleit, fara yfir málsupplýsingar og fylla út skýrslur.
#15. Gagnaflutningur
Gagnaflutningur er staðlað ferli sem krafist er af fyrirtækjum í mörgum geirum, ekki bara lögfræðigeiranum. Hins vegar krefjast lögfræðilegar venjur ekki bara óviðjafnanlegrar skrásetningar heldur getu til að deila og muna gögn með litlum fyrirvara.
Þegar stafræn umbreyting varð staðalbúnaður í lagaheiminum kröfðust mörg fyrirtæki lausna til að taka núverandi gagnagrunna sína og hýsa þá í skýinu. Þessi aðferð myndi gera þeim kleift að vinna lítillega og fá aðgang að skjölum á ferðinni. Hins vegar eru ekki öll gagnaflutningsverkefni einföld.
RPA tilviksrannsókn fyrir gagnaflutning
Flutningur í nýja gagnagrunnsskipan er nógu flókinn. Hins vegar þurfa lögfræðistofur oft sérsniðnar lausnir. Ein tilviksrannsókn sem felur í sér lögfræðistofu sem sérhæfir sig í miðlun varpar ljósi á hvernig hægt er að nota RPA til að leysa einstök mál sem og langtíma viðskiptaferla.
Fyrirtækið sem um ræðir þurfti að flytja hundruð eignalotuskráa úr Microsoft Access gagnagrunni yfir á skýjabundinn vettvang. Hins vegar skorti nýja hugbúnaðinn aðlögunarhæfni til að hlaða og sannreyna lögmannsskrár.
Með því að byggja upp RPA ferli tókst teyminu að flytja gögnin með 100% nákvæmni. Ferlið tók hálfan dag og sparaði fyrirtækinu um 350 vinnustundir. Enn og aftur sýnir þessi tilviksrannsókn möguleika RPA forrita til að aðstoða við verkflæði og losa starfsfólk til að skila fleiri viðskiptavinum og gildismiðuðum verkefnum.
