Eden od najbolj zanimivih vidikov robotske avtomatizacije procesov (RPA ) je morda visoka stopnja vsestranskosti te programske opreme. Podjetja lahko to tehnologijo uporabljajo na večini področij, na katerih ljudje sodelujejo z računalniki. Ker industrije napredujejo v smeri učinkovitosti, se obseg in raznolikost primerovuporabe RPA povečujeta.
V tem članku bomo raziskali različne naloge, ki jih je mogoče z RPA avtomatizirati v različnih podjetjih. Ta mešanica aplikacij RPA, primerov uporabe in študij primerov bi morala navdihniti v prihodnost usmerjene poslovne vodje, ki želijo prihraniti denar ter povečati učinkovitost in zadovoljstvo zaposlenih.
Banke in finančne institucije
Finance so bile ena najboljših panog za raziskovanje primerov uporabe robotske avtomatizacije procesov. V tem sektorju se uporablja veliko nalog z velikim obsegom, ki zahtevajo hitrost in natančnost. Poleg tega je prepreden z zastarelo programsko opremo in se mora spopadati s strogim regulativnim nadzorom. RPA je prilagojena za vsakega od teh scenarijev.
Banke in finančne institucije so sprejele različne aplikacije RPA. Nekateri od teh primerov uporabe so pomagali rešiti dolgotrajne težave, drugi pa so obravnavali nova vprašanja, zlasti regulativne predpise in predpise o skladnosti.
Tukaj sta dva najboljša primera robotske avtomatizacije iz bančnega prostora, ki izpolnjuje zahteve po izpolnjevanju standardov finančnega upravljanja in dodaja posel s hitrejšo obdelavo posojil.
#1. Skladnost z zakonodajo in predpisi o poznavanju strank (KYC)
Banke so pod velikim pritiskom, da pomagajo reševati problem KYC z omejitvami na področju preprečevanja pranja denarja (AML). Zaradi izpolnjevanja teh standardov je treba povečati število zaposlenih in tehnologije, poročila pa kažejo, da bo poraba za RegTech do leta 2028 dosegla približno 200 milijard dolarjev.
Obdelava dokumentov je eno od največjih ozkih grl, s katerimi se soočajo finančna podjetja zaradi KYC. Velika težava je, da poraba ne prinaša dodatnih prihodkov, vendar pa je neupoštevanje predpisov povezano z visokimi kaznimi. Ta dilema kaže na nujno potrebo po rešitvah za obdelavo podatkov KYC, ki ne bodo povzročile izgube.
Študija primera RPA za KYC
HDFC je največja banka zasebnega sektorja v Indiji. Soočili so se z velikim številom novih strank, kar je pomenilo veliko upravno breme. Branje in obdelava dokumentov, ki so potrebni za izpolnjevanje predpisov KYC, vključujeta veliko zamudnih ročnih opravil.
Uporabili so rešitev RPA za pridobivanje podatkov iz aplikacij za račune, vključno s skeniranimi dokumenti. Programska oprema RPA jim je omogočila upravljanje celotnega cikla KYC. S pospešitvijo postopka so zmanjšali stroške in delovni čas za približno 50 %, povečali splošno produktivnost za 60 % in zmanjšali število človeških napak.
#2. Obdelava posojil
Obdelava posojil je tradicionalno zelo neučinkovit in dolgotrajen proces. Vključuje precejšnje število preverjanj podatkov in veliko dokumentacije. Finančna panoga je prenatrpana, konkurenca v njej pa so tudi moteče nebančne družbe. Pričakovanja potrošnikov so se v zadnjih letih močno povečala, hitre odločitve o posojilu pa so pogosto razlog za konkurenco med bankami.
Študija primera RPA za obdelavo posojil
UBS je švicarska banka, ki je močno prisotna po vsem svetu. Med COVID-19 je švicarski zvezni svet odobril posojila z ničelnim odstotkom za podjetja, ki se spopadajo s krizo. Izziv za banko UBS je bil, da ni imela infrastrukture za upravljanje vala aplikacij.
Nastalo je 10.000 zaostankov. Zato je UBS v okviru svojih splošnih prizadevanj za digitalno preobrazbo ugotovila, da bi lahko RPA uporabila za pomoč pri obdelavi teh posojil. Ekipa je s pomočjo RPA v samo šestih dneh izvedla proces avtomatizacije. Tehnologija je skrajšala čas obdelave vsakega posojila s približno 40 minut na samo pet minut, s čimer je prihranila čas in človeški vložek.
Zdravstveno varstvo
Sodobne zdravstvene organizacije se soočajo s številnimi težavami. Zaradi vse večjega števila bolnikov, zahtev po skladnosti in stroškov poslovanja ter pogosto zasluženega slovesa nepotrebne birokracije je ta panoga odličen kandidat za avtomatizacijo. Hitrejša in stroškovno učinkovitejša oskrba je ključnega pomena za zaupanje javnosti v te storitve.
#3. Dostop do podatkov o bolnikih
Dostop do podatkov o bolnikih je bistvenega pomena za zagotavljanje optimalne oskrbe. Vendar so te informacije pogosto ločene v nepovezanih podatkovnih zbirkah v zdravniških ordinacijah, bolnišnicah in drugih zbirkah zdravstvenih podatkov. To povzroča neučinkovite zahteve za podatke in veliko ročne obdelave.
Z RPA, tako kot z avtomatizacijo testiranja, je mogoče avtomatizirati številne od teh procesov, kar pomeni, da imajo zdravniki dostop do podatkov, ki jih potrebujejo za sprejemanje bolj izobraženih in informiranih odločitev.
Študija primera RPA za dostop do kartoteke bolnikov
Nacionalna zdravstvena služba (NHS), javni zdravstveni sistem Združenega kraljestva, je pravi čudež. 67 milijonom državljanov države zagotavlja brezplačno zdravstveno varstvo. Ker pa je sestavljen iz združenja skladov zaupanja, odborov in organov, si je pridobil sloves neučinkovitega, preobsežnega in odvečnega organa.
NHS Dorset je moral najti način, kako bi zdravniki splošne prakse (GP) lahko dostopali do Dorset Care Record (DCR), zbirke zdravstvenih kartotek bolnikov. Ker ti zapisi vsebujejo občutljive zdravstvene in socialne podatke, je varnost seveda zelo pomembna.
Njihova rešitev RPA je vključevala ustvarjanje računov za vsakega od 1 500 splošnih zdravnikov na območju Dorseta, da bi zagotovili varno in učinkovito iskanje bolnikov. Ta postopek družinskim zdravnikom prihrani veliko časa in jim s pritiskom na gumb omogoči dostop do natančne zgodovine bolnikov, s čimer se rešuje velik problem preobremenjene organizacije.
Človeški viri
Kadrovski oddelki pokrivajo širok spekter odgovornosti. Upravljanje zaposlenih vključuje veliko obrazcev ter vsakdanjega in ponavljajočega se dela za izpolnjevanje standardov skladnosti. Nekatere od teh nalog vključujejo obdelavo podatkov o zaposlenih, beleženje učenja in razvoja, evidenco dopustov in odsotnosti ter uvajanje zaposlenih.
#4. Uvajanje zaposlenih v delo
Zaposlovanje je v zadnjih letih postalo aktualno vprašanje. Mnoga podjetja težko najdejo vrhunske talente, in tudi če jih najdejo, imajo težave z ohranjanjem novih zaposlenih.
Uvajanje zaposlenih vsebuje več manjših nalog. To vključuje preverjanje preteklosti, pošiljanje ponudb, aktiviranje računov zaposlenih za notranjo programsko opremo ter razširjanje ustreznih dokumentov in priročnikov.
V večjih organizacijah ti postopki pomenijo veliko izgubljenega časa, ki bi ga lahko namesto tega porabili za bolj človeške elemente človeških virov, kot je zagotavljanje, da se zaposleni ustrezno uvajajo in da se počutijo podprte. V dobi hibridnega dela in dela na daljavo so ti dejavniki le redko tako pomembni.
Študija primera RPA za uvajanje zaposlenih
Vodilno podjetje za proizvodnjo jekla v ZDA je doživljalo obdobje trajne rasti. To je pomenilo, da so morali zaposliti veliko novih delavcev. Velik problem, s katerim so se soočali, je bil, da so njihove dejavnosti potekale po vsej ZDA, zaradi česar je bilo vključevanje v sistem zahtevno z vidika delovne sile.
Usklajevanje teh prizadevanj na različnih lokacijah je bilo povezano z več izzivi. Potrebno je bilo tudi sodelovanje med oddelki. Na primer, oddelek za IT in kadrovski oddelek sta morala sodelovati pri zagotavljanju prijav za sisteme in prenosne računalnike. Rezultat je bilo neurejeno in neorganizirano delo, ki je povzročilo zamude, zmanjšalo produktivnost in celo povzročilo fluktuacijo novih zaposlenih.
Podjetje je prepoznalo potrebo po učinkovitejšem sistemu. Odločili so se za rešitev za avtomatizacijo postopka vkrcavanja. Ta programska oprema je uporabljala RPA za branje in razumevanje dokumentov zaposlenih ter posodabljanje informacij v podatkovnih zbirkah podjetja. Tehnologija je bila uporabljena tudi za sprožitev pisnih ponudb in sčasoma tudi dokumentacije za nove zaposlene. Nazadnje je bila RPA uporabljena tudi za dodeljevanje prijav v programsko opremo in dostopa do nje različnim zaposlenim glede na njihove vloge v organizaciji.
Na splošno je uvedba postopkov RPA prihranila čas in denar, povečala zadovoljstvo zaposlenih ter omogočila dobro izveden postopek vkrcavanja brez napak.
Računovodstvo
Računovodski oddelki v velikih podjetjih obdelujejo neverjetno veliko mesečnih transakcij. Tradicionalno gre za delovno intenziven postopek, ki vključuje skeniranje dokumentov, pridobivanje podatkov iz različnih sistemov in precejšnje število vnosov podatkov. Razumljivo je, da so ti postopki nagnjeni k človeškim napakam.
Avtomatizacija programske opreme in RPA se lahko uporabljata za avtomatizacijo terjatev, obveznosti, plač, davčne skladnosti, poročanja, napovedovanja in še več.
#5. Revizija
Revizije so le eno od področij računovodstva, ki ga lahko izboljša RPA. Vsaka revizija je sestavljena iz vrste obsežnih, ročnih in ponavljajočih se opravil. Ta opravila izčrpavajo človeški kapital in preusmerjajo delavce z delovnih mest, ki temeljijo na vrednosti.
RPA za revizije povečuje natančnost, prepustnost in odkrivanje goljufij. Izvajanje tehnike poveča zadovoljstvo strank in zaposlenih ter zmanjša stroške.
Študija primera RPA za revizijo
V raziskovalni nalogi z naslovom Robotska avtomatizacija procesov (RPA) – študije primerov implementacije v računovodstvu: (Zhang, 2022) avtorji predstavljajo različne primere uporabe RPA. Raziskava obravnava podjetje s sedežem v ZDA, ki se intenzivno ukvarja z revidiranjem zasebnih podjetij v nepremičninskem sektorju.
Pred uvedbo RPA je bil poslovni potek dela stranke sestavljen iz naslednjih korakov:
- a) Nalaganje dokumentov v davčno programsko opremo
- b) Izvajanje več izračunov
- c) Prenos podatkov na podlagi teh izračunov
- d) preoblikovanje datoteke za namene poročanja
Raziskovalci poročajo o precejšnjem odporu revizorjev podjetij proti avtomatizaciji. Ko je vodstvo predstavilo prednosti, pa je bila vključitev hitra. Poleg tega izvajanje ni povzročilo odpuščanj, kar je nedvomno pripomoglo k sprejetju.
Zanimivost implementacije je bila, da računovodsko podjetje ni zahtevalo uporabe RPA v svojih procesih. Ekipe, ki so uvedle RPA, pa so lahko skrajšale čas, porabljen za izdelavo poročil.
Drugi zanimiv vidik raziskave se nanaša na ozka grla, ki so upočasnila izvajanje. Kot je podrobno opisano v dokumentu, “revizorji sprva razvijalcem bota niso pokazali vseh različic procesa, ki ga je bilo treba avtomatizirati.” Ekipe, ki uvajajo RPA, se morajo naučiti velikega nauka: za izkoriščanje prednosti vsake uporabe RPA je potrebna ustrezna raziskava poslovnih procesov.
Proizvodnja
Globalne dobavne verige so stalnica v novicah. COVID-19, divja inflacija in invazija v Ukrajino so poudarili našo odvisnost od hitrega in natančnega pretoka informacij v dobavni verigi. Pomemben vidik tega procesa je upravljanje matičnih podatkov (MDM).
#6. Upravljanje matičnih podatkov
MDM je v središču dobro delujočih proizvodnih organizacij. Ta disciplina zahteva interakcijo med IT in podjetjem, da se zagotovi ažurnost, enotnost in točnost podatkov. Informacije vključujejo podatke o dobaviteljih, strankah, računih in različnih proizvodnih lokacijah.
Nekatere rešitve, ki jih lahko RPA reši na področju MDM, vključujejo hitrejše čase obdelave, manj človeških napak, boljšo skladnost, natančnejše podatke in nižje stroške poslovanja.
Študija primera RPA za upravljanje matičnih podatkov
V članku Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) avtorji izpostavljajo primere RPA v različnih panogah.
Prvi primer se nanaša na vietnamsko proizvodno podjetje ABC Electronics. Družba ABC se ukvarja s popravili telefonov. Vendar podjetje ni moglo pripraviti računa materiala za popravilo telefona z uporabo običajnih sistemov za načrtovanje virov podjetja (ERP).
V obstoječem stanju so se zahtevki za izjeme vnašali v globalni sistem za upravljanje dobavne verige (GCSM). Nato so morali delavci prenesti te podatke in jih razčleniti v preglednice Excel. Poleg tega so morale nabavne ekipe dostopati do notranjih sistemov in preverjati poročila načrtovalcev proizvodnje, da bi ugotovile, katere materiale morajo kupiti.
Na splošno je bil to neučinkovit sistem, ki je vključeval nepotrebno količino človeških posegov. Še bolj zaskrbljujoče pa je, da je postopek povzročal velike zamude pri storitvah zaradi pomanjkanja delov in materialov za popravilo.
Družba ABC je zgoraj opisane ustrezne oddelke razdelila v skupine. Nekateri so uvedli RPA, drugi pa so ostali pri tradicionalnem pristopu. Rezultati so bili presenetljivi.
Skupina RPA:
- Skrajšanje časa, potrebnega za zahtevke, za 80 %.
- večja produktivnost in zadovoljstvo pri delu
- Manjše število človeških napak
- Večja skladnost
- Izboljšana natančnost podatkov
- Zmanjšanje stroškov zaradi slabe proizvodnje, ročnega dela in izgube ugleda zaradi nezadovoljstva strank
Skrb za stranke
Z razvojem komunikacijskih orodij se je povečala raznolikost komunikacijskih kanalov, ki jih stranke uporabljajo za interakcijo s podjetji. Prav tako so se močno povečala pričakovanja strank.
Sodobni potrošnik želi imeti 24-urni dostop do podjetij in različne možnosti, vključno s samopostrežnim delom. Če te storitve ne izpolnijo pričakovanj, stranke opustijo zahteve. Nekatere posledice vključujejo prehod h konkurenčnim storitvam ali slabo mnenje o podjetju v družabnih medijih.
Skrb za stranke vključuje veliko ročnih postopkov. Podjetja se nenehno borijo, da bi čim bolj izkoristila čas svojih predstavnikov za storitve. Avtomatizacija nekaterih od teh opravil je očitno privlačna.
#7. Povečanje števila predstavnikov za storitve za stranke
Predstavniki za storitve za stranke so za podjetja velik strošek. V številnih panogah so ti delavci pomemben del oddelkov, ki se ukvarjajo s strankami. Izkoristiti kar največ od teh delavcev je poslovni imperativ.
RPA pomaga na več različnih načinov. Prvič, stranke želijo doslednost med kanali. Če so s podjetjem delili informacije, želijo, da so te prisotne v vseh interakcijah. Prav tako pričakujejo, da se bodo operaterji zavedali morebitnih obljub ali preteklih težav.
Nekatere težave je mogoče rešiti z dobro programsko opremo za upravljanje odnosov s strankami (CRM). Vendar te rešitve živijo in umirajo zaradi kakovosti podatkov. Ročno posodabljanje informacij je drago, izpostavljeno človeškim napakam in jemlje dragoceni čas.
Študija primera RPA za okrepitev predstavnikov za storitve za stranke
Transformacijske lastnosti RPA so razvidne iz študije primera, ki vključuje Cobmax, globalni prodajni center. Z rastjo podjetja so bili prodajni predstavniki pod velikim pritiskom. Ko je vodstvo pridobilo naročilo za vodilno brazilsko telekomunikacijsko podjetje, se je izkazalo, da je njihov ročni administrativni sistem zastarel.
Družba Cobmax je uvedla rešitev RPA, ki je identificirala ročna opravila z visoko stopnjo napak.
Eden od teh postopkov je vključeval kopiranje in lepljenje podatkov iz enega sistema CRM v drugega. Zaradi napak so poročila zaradi teh netočnosti trajala dolgo.
Z uporabo RPA za zunanje izvajanje teh nalog je Cobmax prepolovil zaledne pisarniške dejavnosti in skrajšal čas izdelave poročil za do 66 %.
Trgovina na drobno
RPA je maloprodajno industrijo spremenila na različne načine. Med najbolj privlačnimi primeri uporabe robotske avtomatizacije procesov so avtomatizacija računov, obdelava vračil in celo upravljanje zalog.
Maloprodajne dejavnosti se v veliki meri zanašajo tudi na programsko opremo CRM in ERP. Čeprav so ti sistemi neverjetna zbirka centraliziranih podatkov, ročno dodajanje podatkov o strankah pomeni veliko delovnih ur, zlasti za bolj zaposlene trgovce na drobno.
#8. Avtomatizacija izdajanja računov
Obdelava računov je težava v večini podjetij, ne le v maloprodaji. Vsako podjetje z velikim številom zahtevkov za plačilo se zaveda zamudnega ročnega dela, ki je povezano z zagotavljanjem pravočasnega in popolnega plačila zahtevkov za račune prodajalcev.
Poročilo družbe Levvel Research izpostavlja nekatere velike težave, s katerimi se soočajo oddelki za obveznosti do računov (AP). Med njimi so ročni vnos podatkov, izgubljeni ali podvojeni računi, netočno usklajeni podatki in neusklajenost podatkov AP v celotnem podjetju.
Z RPA lahko te procese avtomatizirate, kar omogoča hitrejša plačila, ki izboljšujejo odnose s prodajalci, večjo natančnost ter lažje revizije in poročila.
Študija primera RPA za avtomatizacijo izdajanja računov
Velik severnoameriški trgovec na drobno, namenjen samo članom, je imel težavo. Dnevno so prejeli ogromno število računov. V obdobjih, ko je bilo veliko prometa, je bilo število potnikov tudi do 700 na dan.
Obdelava teh računov je vključevala odpiranje e-poštnih sporočil, izločanje podatkov in njihovo vnašanje v centralizirane podatkovne sisteme, vključno z notranjim računovodskim sistemom, da bi zagotovili, da stranka prejme plačila. Izpolnjevanje vsakega računa je trajalo do pet minut, pri čemer so se zastavljala pomembna vprašanja o trajnosti postopka in sposobnosti podjetja za širjenje.
Ta postopek so rešili z uporabo optičnega prepoznavanja znakov, ki pomaga pri branju in pridobivanju informacij iz e-poštnih sporočil. Od tam so njihovi roboti lahko obdelali informacije in jih posredovali v ustrezne sisteme, s čimer so zagotovili točne podatke in hitra plačila za prodajalce.
Po vzpostavitvi novega sistema RPA je bilo več kot 93 % računov obdelanih brez ročnega posredovanja, natančnost se je povečala na 95 %, približno 20 % zaposlenih v oddelku AP pa se je sprostilo za opravljanje bolj koristnih nalog. Več o tej študiji primera preberite tukaj.
IT
IT-oddelki so bili med najhitrejšimi, ki so sprejeli RPA. V veliki meri zato, ker so vodstvo in zaposleni naklonjeni novi tehnologiji in hitro opazijo morebitne prednosti avtomatizacije.
Skoraj vsi vrhovi imajo oddelke IT. Poleg tega vsak od teh sektorjev uporablja IT na različne načine, od tako preprostih aplikacij, kot je upravljanje in vzdrževanje spletne strani, do celovitih operacij kibernetske varnosti, ki so sposobne upravljati zahteven prehod na delo v oblaku.
Posebni primeri RPA v IT vključujejo:
- Upravljanje uporabnikov: Ustvarjanje računov, profilov in e-poštnih naslovov v različnih sistemih
- Ponastavitev gesla: Forrester Research ocenjuje, da vsaka ponastavitev gesla stane približno 70 dolarjev. RPA avtomatizira to težavo in s tem prihrani nepopisne zneske iz proračunov za IT.
- Varnostno kopiranje podatkov: Ročno varnostno kopiranje podatkov je časovno potratno. To je tudi nočna mora za načrtovanje. Z RPA lahko podjetja avtomatizirajo sinhronizacijo podatkov in ustvarjajo poročila, s čimer zagotovijo, da so ključne informacije v organizaciji ažurne.
- Odzivi na vozovnice za pomoč: Osebje IT je drago. Vendar pa preveč podjetij zapravlja denar, ko svoje strokovnjake usmerja v odzivanje na manjše incidente, kar jih odvrača od drugega pomembnega dela. Ekipe lahko usposobijo robote RPA za izvajanje preprostih diagnostičnih pregledov in drugih predvidljivih nalog po korakih.
Čeprav so to odlični primeri, so le vrh ledene gore. RPA se je dotaknila skoraj vseh področij IT, kar je v času, ko se tehnologija tako hitro razvija, da imajo celo sveži diplomanti težave z zagotavljanjem ustreznosti svojih znanj in spretnosti, pravi blagoslov.
#10. Upravljanje uporabnikov
Elektronsko učenje in razvoj (L&D) je ključni del zagotavljanja produktivnosti in zadovoljstva zaposlenih. Vendar je za velika podjetja izziv upravljati uporabnike in zagotoviti, da imajo pooblastila za dostop do različnih tečajev in programov, ki so na voljo.
Za to so odgovorni pogosto preobremenjeni oddelki IT, ki se ukvarjajo s prijavami za podporo, opozorili o kibernetski varnosti in različnimi drugimi nalogami.
Študija primera RPA za upravljanje uporabnikov
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust se močno zavzema za izobraževanje, izpopolnjevanje in usposabljanje zaposlenih. Ta odgovornost velja tako za nove zaposlene kot za obstoječe osebje. Da bi zagotovili, da je vsak zaposleni sposoben nuditi dobro raven oskrbe, imajo ekipo za digitalno učenje, ki jo podpira njihov oddelek za IT.
Vendar je upravljanje uporabnikov za te oddelke zelo zahtevno. Registracija je bila opravljena ročno. V njihovi študiji primera je vsaka aplikacija trajala približno pet minut, kar pomeni, da je tričlanska ekipa za upravljanje 200 uporabnikov potrebovala dan in pol. Sklad zaposluje več kot 9.000 ljudi, kar nekoliko poveča pomen te naloge.
Z racionalizacijo tega ročnega postopka bi prihranili čas in napake ter razbremenili svojo ekipo monotonih in ponavljajočih se nalog.
Oddelek IT je uporabil rešitev RPA za prenos registracij v zbirko podatkov in ustvarjanje računov za vsakega novega uporabnika. Nato so roboti uporabnike vpisali v tečaje in jim pošiljali ustrezna e-poštna sporočila. Vse napake ali podvojene registracije so bile posredovane ekipi za ročni nadzor.
Rezultati so šolski primer, kako lahko RPA preoblikuje poslovne dejavnosti. Med njimi so naslednje:
- več kot 70 % krajši čas obdelave
- Zmogljivosti 24 ur na dan, 7 dni v tednu
- Zmanjšanje števila napak
- Zaposleni v oddelku za raziskave in razvoj so razbremenjeni dodatnega dela, tako da se lahko osredotočijo na bolj neposredne naloge.
Upravljanje nepremičnin in nepremičnin
RPA se lahko uporablja za avtomatizacijo več različnih nalog v niši upravljanja nepremičnin. Deloma zato, ker je v tem sektorju veliko zalednih poslovnih procesov, ki so standardna značilnost vsakega podjetja. Vendar pa obstajajo tudi drugi primeri avtomatizacije robotskih procesov, ki so značilni za upravljanje nepremičnin.
Nekatere primere uporabe smo že obravnavali. Na primer pospešitev preverjanja KYC in AML ter splošnega postopka vključitve v sistem. Vendar se lahko RPA uporablja tudi za pomoč pri plačilih, komunikaciji s prebivalci in usklajevanju računov.
#11. Avtomatizacija izpiskov posojilodajalca
Razvoj in upravljanje nepremičnin vključujeta več ročnih opravil. Številni med njimi vključujejo preglede, ki zagotavljajo ažurnost denarnih prilivov. Osnovno dokumentacijo o posojilu je treba preveriti v bankah in zagotoviti, da so računi najemnikov ali lastnikov v dobrem stanju.
Izvajanje teh preverjanj vključuje predvidljive korake. Vendar je iskanje teh informacij dolgotrajno in zahteva visoko stopnjo natančnosti. Zato je to odličen primer uporabe RPA, ki lahko izboljša številna podjetja.
Študija primera RPA za avtomatizacijo izpiskov posojilodajalca
A Chicago, IL. družba za upravljanje in razvoj nepremičnin s težavo pridobiti mesečne izpiske posojilodajalca in poročila o zgodovini posojil. Večino nalog je opravljal en sam delavec.
Naloga se je že močno ponavljala. Vendar so se pojavili dodatni zapleti, saj so se lahko izpiski posojilodajalca pojavili kadar koli v približno zadnjem tednu vsakega meseca. To je pomenilo, da je moral operativec preveriti vsako banko za vsak izpisek posojilodajalca, dokler niso bili vsi podpisani.
Nepremičninsko podjetje je implementiralo rešitev RPA, ki je naloge razdelila na sestavne dele. Ti koraki so vključevali:
- Bot prebere glavno datoteko o posojilih in zapiše kopijo za ta mesec.
- določi, s katerimi bankami ali posojilodajalci mora stopiti v stik.
- Nato bot preveri razpoložljivost izjave posojilodajalca
- Če je izpisek na voljo, ga prenese in ustrezno posodobi glavno datoteko posojila.
S tem postopkom je direktor prihranil 10 ur delovnega časa na mesec.
Telekomunikacije
Telekomunikacijska industrija je bila pomembna koristnica RPA. To je v veliki meri posledica tega, da je veliko ročnih postopkov na tem področju zelo pogostih, ponavljajočih se in temeljijo na pravilih. Ali drugače povedano, to so natanko tiste naloge, ki jih rešuje RPA.
Nekatera opravila, pri katerih lahko pomaga RPA, vključujejo:
- priprava in distribucija poročil
- Obdelava prodajnih naročil
- Varnostne kopije podatkov
- Reševanje težav s storitvami za stranke
- Avtomatizacija trženja
Ker se v telekomunikacijah RPA uporablja v tako širokem obsegu, se lahko primeri uporabe razširijo na celotno organizacijo ter pomagajo izboljšati in racionalizirati številne dejavnosti.
#12. Racionalizacija poslovanja
Številni najzmogljivejši primeri uporabe RPA se nanašajo na zunanje izvajanje predvidljivih nalog, ki jih običajno opravljajo ljudje. Ko se podjetja širijo in rastejo, vodstvo seveda išče načine za racionalizacijo procesov, da bi izboljšalo operativno učinkovitost.
Na področju telekomunikacij lahko racionalizacijo poslovanja izvajate na različne načine. To lahko vključuje zmanjšanje števila zaposlenih, čim boljšo dostavo naročil in avtomatizacijo več zalednih pisarniških opravil.
Oglejmo si študijo primera, v kateri je RPA velikemu telekomunikacijskemu podjetju pomagala prihraniti skoraj 5 milijonov dolarjev stroškov.
Študija primera RPA za racionalizacijo poslovanja
Znano avstralsko telekomunikacijsko podjetje se je soočilo s povečanim povpraševanjem po dostopu do interneta. Proces je vključeval nadgradnjo omrežne infrastrukture in izpolnitev vladne zaveze o nacionalnem širokopasovnem omrežju (NBN), programu, ki bi milijonom Avstralcev zagotovil širokopasovni dostop.
Tako obsežna nacionalna operacija je za podjetje predstavljala več težav. Poiskati je bilo treba način za hitro uvedbo dostopa, pri čemer je bilo treba upoštevati zahtevano visoko raven storitev. Povečanje na takšno raven je natanko tisto opravilo, za katerega se lahko uporablja RPA.
Operacija je imela štiri stebre. To so bili:
- Izboljšanje časa cikla storitev
- Zagotavljanje odličnih izkušenj za stranke
- Zmanjšanje stroškov storitev in obratovalnih stroškov
- Optimizacija rezultatov in produktivnosti delovne sile
Podjetje je zaposlilo 50 robotov za povečanje učinkovitosti v dveh glavnih procesih. To so bili:
- Zagotavljanje kakovosti (QA)
- Postopek izdelave naročila
Nekatere prednosti te uporabe RPA vključujejo prihranek več kot 2 uri pri vsakem naročilu. Poleg tega je podjetju uspelo znatno zmanjšati stroške dela in tako prihraniti približno 5 milijonov dolarjev pri stroških poslovanja dostave.
Logistika
Logistika je še eno področje, ki je RPA sprejelo pred drugimi sektorji. Skladišča in distribucijska središča se zanašajo na avtomatizacijo, da bi zmanjšali stroške in napake ter izpolnili zahtevne zahteve strank 24 ur na dan, 7 dni v tednu.
Oskrbovalne verige vsebujejo veliko gibljivih delov. Podatki so sestavni del nemotenega delovanja in pravočasnosti, saj se distribucijski centri zanašajo na občutljivo prepletanje sistemov za upravljanje skladišč (WMS) ter programske opreme CRM in ERP.
V primeru programske opreme ERP, kot je NetSuite, so ti sistemi centralizirani. Vendar pa je implementacija zelo tehnična, dolgotrajna in draga, pri čemer ne omenjamo mesečnih licenc, ki lahko zlahka dosežejo več tisoč dolarjev.
#13. sledenje pošiljkam in revizija naročil.
Logistična podjetja živijo in umirajo od svoje operativne uspešnosti. Ker sta proizvodnja in upravljanje zalog pravočasno vse bolj priljubljena, imajo lahko zamude hude posledice.
Storitve za podjetja, ki so tretja stranka, so zapletene. Pričakovanja strank so se z leti močno povečala. Potrošniki želijo stalne in redne posodobitve, ko se pošiljke premikajo po omrežjih. Nejasne napovedi niso več dopustne.
Logistična podjetja posredujejo med potrošniki in prodajalci. Sledenje je bilo dolgo domena ročnih delavcev. Posledica tega je veliko zahtevkov na različnih komunikacijskih platformah. To je zamudno delo, pri katerem prihaja do napak in nesporazumov.
Študija primera RPA za sledenje pošiljk in revizijo naročil
LTX Solutions je podjetje za upravljanje dobavne verige iz Atlante. Njihova posebnost so pošiljke, manjše od tovornjakov (LTL). Leta 2019 jih je prevzela družba Redwood Logistics, dolgoletni ponudnik programske opreme za logistično platformo kot storitev (LPaaS).
Družba LTX je potrebovala RPA za obvladovanje povečanega obsega poslovanja. Preden jih je prevzela družba Redwood, so z 12 zaposlenimi opravili približno 3000 dostav na mesec.
Vendar je podjetje kmalu ugotovilo, da se zaradi povečanega obsega poslovanja njegov postopek ročnega sledenja in revizije ne more razširiti. Za začetek so ocenili, da bi bilo treba za obravnavo takšnega števila poizvedb zaposliti 12 novih uslužbencev. V panogi, ki je znana po majhnih maržah, bi bil 40-odstotni dodatek k stroškom dela velik izziv.
Družba LTX je za rešitev teh težav uvedla postopke RPA. Najprej so se odločili za avtomatizacijo postopka sledenja. Andrew Gleeson, podpredsednik oddelka za poslovne procese, je to rešitev uvedel v enem dnevu, kar dokazuje, da lahko RPA v podjetje prinese bliskovit učinek preobrazbe. Običajne implementacije programske opreme lahko trajajo tedne ali mesece, zahtevajo pa visoko usposobljene tehnične ekipe in visoke proračune.
Družba LTX je nato s pomočjo RPA zmanjšala število delovnih ur v zalednih pisarnah. Tehnologija je podjetju pomagala revolucionirati postopek revizije dostave. Ekipa je prav zaradi tega naprednega pristopa ključno prispevala k temu, da jih je prevzela družba Redwood Logistics.
Farmacevtski
Primeri uporabe RPA v farmacevtski industriji vključujejo administracijo, kadre, napovedovanje prodaje ter celo upravljanje dobavne verige in zalog. Vendar sta strogo vodenje evidenc in upravljanje podatkov med najnujnejšimi zalednimi stroški, povezanimi z znanostmi o življenju.
RPA je odlična rešitev za mnoga od teh upravnih bremen. Farmacevtska podjetja lahko s to tehnologijo avtomatizirajo nadzorovano distribucijo dokumentov ter zagotovijo varno in dostopno shrambo ključnih podatkov. Poleg tega lahko RPA pomaga odpraviti človeške napake pri upravljanju dokumentov ter odpraviti neučinkovite in neučinkovite politike upravljanja poslovnih procesov (BPM).
Veliko teh tem smo že obravnavali v članku, zato bomo raje preučili, kako lahko podjetja s področja znanosti o življenju uporabijo RPA za zmanjšanje stroškov raziskav in razvoja, s posebnim poudarkom na upravljanju dokumentov med kliničnimi preskušanji.
#14. Zmanjšanje stroškov raziskav in razvoja
Farmacevtska podjetja in podjetja s področja znanosti o življenju se soočajo z različnimi pritiski. Zaradi staranja prebivalstva v zahodnem svetu so potrebe po novih načinih zdravljenja vedno večje. Vendar pa so tudi stroški raziskav in razvoja (R&R) višji.
Drug pomemben dejavnik, ki ga je treba upoštevati, so strogi regulativni pogoji za razvoj zdravil. Preden izdelek pride na trg, je treba opraviti obsežne raziskave, dokumentacijo in klinične
poskusi. Ti nujni postopki pomenijo, da morajo farmacevtska podjetja skrbno upravljati dokumente in podatke, da bi ostala na pravi strani regulatorjev.
Študija primera RPA za zmanjšanje stroškov raziskav in razvoja
V članku z naslovom Robotska avtomatizacija procesov v farmaciji: tri študije primerov (Anagnoste, 2018) avtor opisuje zelo pogost scenarij, s katerim se soočajo podjetja v farmacevtski industriji, in sicer iskanje načina za zagotavljanje zdravil po razumnih stroških ob prehodu na poslovni model, ki je bolj osredotočen na pacienta.
Poleg tega so v dokumentu poudarjene obremenitve, povezane s skladnostjo, ki pestijo podjetja, ki delujejo na področju bioloških znanosti. Poudarjata, kako sta dve vodilni farmacevtski podjetji opredelili cilje za izboljšanje svojih storitev, med drugim:
- Hitrejši čas obdelave
- Boljši rezultati naložb
- Nižji proizvodni stroški.
Velik poudarek teh farmacevtskih študij primerov je bil na dokumentaciji kliničnih preskušanj. Klinična preskušanja so strogo regulirana. Podjetja morajo voditi popolno evidenco in dokumentacijo v tako imenovani glavni datoteki.
Varnost, nadzor sprememb, revizije in arhiviranje so štirje stebri tega pristopa. Še več, preden se klinični testi začnejo izvajati v živo, obstaja sistem preverjanja in uravnoteženja, ki vključuje potrditve in podpise različnih zainteresiranih strani. Ti dokumenti se imenujejo obrazci za zeleno luč (GLF).
V tradicionalnih nastavitvah so se naloge GLF upravljale in razdeljevale ročno. Ti postopki so zaradi več standardiziranih korakov zelo primerni za avtomatizacijo.
V študijah primerov sta dve svetovni podjetji s področja bioloških znanosti uporabili RPA za upravljanje svoje dokumentacije in izboljšanje splošne skladnosti.
Prvo podjetje je zmanjšalo stroške in imelo koristi, kot so:
- Večja skladnost
- Manjša potreba po podpori pri upravljanju dokumentov
- Nov, poenostavljen postopek
- Vrhunske metrike za sledenje poskusom in dokumentom
V drugem poskusu se je podjetje osredotočilo na izboljšanje skladnosti in postopka zahtevkov za dokumente. Tudi v tem primeru je RPA podjetju pomagala na naslednje načine:
- Izgradnja prilagodljivega in agilnega pristopa, ki se lahko prilagodi novim zahtevam glede skladnosti in predpisov.
- zbiranje zanesljivih diagnostičnih informacij, ki jih lahko podjetje uporabi za izboljšanje procesov.
- Izvajanje doslednih postopkov eskalacije za zahtevane dokumente
S poenostavitvijo teh poslovnih procesov sta obe podjetji prihranili stroške in hkrati izpolnili standarde skladnosti v vedno bolj zapletenem okolju.
Pravna industrija
Pravna industrija je bila v veliki meri deležna avtomatizacije. V preteklosti so imela podjetja velike zmogljivosti za tiskanje, obdelavo in shranjevanje dokumentov. Delo na papirju je bilo povezano z dolgimi delovnimi urami, tveganjem človeških napak, varnostnimi pomisleki in še čem. RPA je pripomogla k zmanjšanju velikega dela ročnega dela, ki je značilno za ta poklic.
Seveda je to le eden od načinov, kako lahko tehnologija pomaga. Drugi primeri uporabe RPA vključujejo ustvarjanje dokumentov o zadevah, iskanje po zbirkah podatkov, pregledovanje informacij o zadevah in izpolnjevanje poročil.
#15. Migracija podatkov
Selitev podatkov je standardni postopek, ki ga potrebujejo podjetja v številnih sektorjih, ne le v pravni industriji. Vendar pa pravne prakse ne zahtevajo le brezhibnega vodenja evidenc, temveč tudi zmožnost deljenja in priklica podatkov v kratkem času.
Ko je digitalna preobrazba postala standard v pravnem svetu, so številna podjetja potrebovala rešitve za prevzem obstoječih podatkovnih zbirk in njihovo gostovanje v oblaku. Ta pristop bi jim omogočil delo na daljavo in dostop do dokumentov na poti. Vendar pa vsi projekti migracije podatkov niso preprosti.
Študija primera RPA za migracijo podatkov
Prehod na nove strukture podatkovnih zbirk je dovolj zapleten. Vendar pravna podjetja pogosto potrebujejo rešitve po meri. Študija primera, ki vključuje pravno prakso, specializirano za prenos premoženja , poudarja, kako se lahko RPA uporablja za reševanje enkratnih težav in dolgoročnih poslovnih procesov.
Zadevno podjetje je moralo prenesti na stotine zapisov o nepremičninskih parcelah iz zbirke podatkov Microsoft Access v platformo v oblaku. Vendar nova programska oprema ni bila prilagojena za nalaganje in potrjevanje evidenc odvetnikov.
Z vzpostavitvijo postopka RPA je ekipi uspelo preseliti podatke s 100-odstotno stopnjo natančnosti. Postopek je trajal pol dneva in podjetju prihranil približno 350 delovnih ur. Ta študija primera ponovno ponazarja možnosti aplikacij RPA za pomoč pri delovnih postopkih in sprostitev osebja za opravljanje nalog, ki so bolj osredotočene na stranke in vrednost.
