Kanskje en av de mest spennende aspektene ved Robotic Process Automation (RPA) er programvarens høye allsidighetsnivå. Bedrifter kan bruke teknologien på de fleste områder der mennesker samhandler med datamaskiner. Etter hvert som bransjer gjør fremskritt mot effektivitet, vokser RPA- brukssaker i volum og mangfold.
Denne artikkelen vil utforske de forskjellige oppgavene som RPA kan brukes til å automatisere på tvers av et bredt spekter av virksomheter. Denne blandingen av RPA-applikasjoner, brukssaker og casestudier bør inspirere fremtidsrettede bedriftsledere som ønsker å spare penger og drive effektivitet og medarbeidertilfredshet.
Banker og finansinstitusjoner
Finans var en av de beste bransjene for å utforske brukssaker for robotprosessautomatisering. Sektoren bruker mange høyvolumsoppgaver som krever hastighet og nøyaktighet. Dessuten er den full av eldre programvare og må håndtere strenge regulatoriske tilsyn. RPA er skreddersydd for hvert av disse scenariene.
Banker og finansinstitusjoner har tatt i bruk en rekke anvendelser av RPA. Noen av disse brukstilfellene har bidratt til å løse langvarige problemer, mens andre har adressert nye problemer, spesielt regulatoriske og samsvarsbestemmelser.
Her er to av de beste robotautomatiseringseksemplene fra bankområdets krav for å møte standarder for finansiell styring og også legge til virksomhet med raskere lånebehandling.
#1. Overholdelse av regelverk og kjenn kundenes (KYC)-forskrifter
Banker er under et stort press for å hjelpe til med å takle KYC gjennom anti-hvitvaskingsbegrensninger (AML). Å oppfylle disse standardene har resultert i et behov for å legge til flere ansatte og teknologi, med rapporter som tyder på at RegTech-utgifter vil nå rundt 200 milliarder dollar innen 2028.
Dokumentbehandling er en av de mest betydelige flaskehalsene som finansfirmaer står overfor på grunn av KYC. Det store problemet her er at utgifter ikke gir inntekter, men unnlatelse av å overholde medfører store bøter. Dette dilemmaet fremhever det presserende behovet for løsninger på KYC-behandling som ikke bryter banken.
RPA-casestudie for KYC
HDFC er den største private sektorbanken i India. De møtte en økning i nye kunder, noe som ga en betydelig administrativ byrde. Å lese og behandle dokumentene som trengs for å passere KYC-regelverket innebærer mange tidkrevende manuelle oppgaver.
De brukte en RPA-løsning for å hente data fra kontoapplikasjoner, inkludert skannede dokumenter. RPA-programvare tillot dem å administrere hele KYC-syklusen. Ved å fremskynde prosessen reduserte de kostnader og arbeidstimer med rundt 50 %, økte den totale produktiviteten med 60 % og reduserte menneskelige feil.
#2. Lånebehandling
Lånebehandling har tradisjonelt vært en svært ineffektiv og tidkrevende prosess. Det innebærer en betydelig mengde datasjekker og mye papirarbeid. Finansnæringen er overfylt, og konkurranse fra disruptive neo-banker. Forbrukernes forventninger har økt betraktelig de siste årene, og raske lånebeslutninger har ofte vist seg å være et konkurransepunkt mellom bankene.
RPA casestudie for lånebehandling
UBS er en sveitsisk bank med en massiv global tilstedeværelse. Under COVID-19 godkjente det sveitsiske forbundsrådet null prosent lån til selskaper som sliter med krisen. Utfordringen for UBS var å ikke ha infrastrukturen til å håndtere flodbølgen av applikasjoner.
Et etterslep på 10 000 søknader hadde bygget seg opp. Så, som en del av deres samlede digitale transformasjonsarbeid, begrunnet UBS at RPA kunne brukes til å hjelpe til med å behandle disse lånene . Teamet brukte RPA til å implementere en automatiseringsprosess på bare seks dager. Teknologien forvandlet behandlingstiden for hvert lån fra omtrent 40 minutter til bare fem, noe som sparte tid og menneskelig innsats.
Helsevesen
Moderne helseorganisasjoner står overfor mange problemer. Økende pasientvolumer, overholdelseskrav og driftskostnader, sammen med et ofte fortjent rykte for unødvendig byråkrati, markerer bransjen som en utmerket kandidat for automatisering. Raskere og mer kostnadseffektiv behandling er avgjørende for offentlig tillit til disse tjenestene.
#3. Tilgang til pasientdata
Å ha tilgang til pasientdata er avgjørende for å gi optimal behandling. Imidlertid er denne informasjonen ganske ofte kuttet over ikke-tilknyttede databaser på legekontorer, sykehus og andre helsedatalager. Denne situasjonen fører til ineffektive forespørsler om data og mye manuell behandling.
RPA, akkurat som testautomatisering , kan brukes til å automatisere mange av disse prosessene, noe som betyr at leger har tilgang til dataene de trenger for å ta mer velutdannede og informerte beslutninger.
RPA-kasusstudie for tilgang til pasientjournaler
National Health Service (NHS), Storbritannias offentlige helsevesen, er noe av et mirakel. Det gir gratis helsetjenester til landets 67 millioner innbyggere. Men fordi den består av en sammenslåing av tillit, styrer og organer, har den fått et rykte for ineffektivitet, oppblåsthet og overflødige prosesser.
NHS Dorset trengte å finne en måte for allmennleger (fastleger) å få tilgang til Dorset Care Record (DCR), en samling av pasientjournaler. Selvfølgelig, fordi disse postene inneholder sensitiv helse- og sosialinformasjon, er sikkerhet en stor bekymring.
RPA-løsningen deres innebar å opprette kontoer for hver av de 1500 fastlegene i Dorset-området for å gi sikker og effektiv pasientoppslag. Prosessen sparer fastleger for mye tid og gir dem tilgang til nøyaktig pasienthistorie ved å trykke på en knapp, og overvinner et stort problem som står overfor en overbelastet organisasjon.
Menneskelige ressurser
Human Resources (HR)-avdelinger dekker et bredt spekter av ansvarsområder. Likevel innebærer administrasjon av ansatte mange former og hverdagslig og repeterende arbeid for å møte etterlevelsesstandarder. Noen av disse oppgavene inkluderer håndtering av ansattes data, registrering av læring og utvikling, permisjons- og fraværsregistreringer og ombordstigning av ansatte.
#4. Onboarding av ansatte
Rekruttering av ansatte har blitt et hot-knapp tema de siste årene. Mange firmaer sliter med å finne topptalenter, og selv når de gjør det, sliter de med å beholde nye ansatte.
Employee onboarding inneholder flere mindre oppgaver. Disse inkluderer bakgrunnssjekker, sending av tilbudsbrev, aktivering av medarbeiderkontoer for intern programvare og formidling av relevante dokumenter og håndbøker.
For større organisasjoner oversetter disse prosessene seg til mye bortkastet tid som i stedet kan brukes på de mer menneskevendte elementene i HR, for eksempel å sørge for at personalet sover ordentlig og føler seg støttet. I en tid med hybrid- og fjernarbeid har disse faktorene sjelden følt seg viktigere.
RPA-casestudie for ombordstigning av ansatte
Et ledende stålproduksjonsselskap i USA opplevde en periode med vedvarende vekst. Denne situasjonen medførte at de måtte gjøre en rekke nyansatte. Et stort problem de sto overfor var at deres operasjoner eksisterte over hele USA, noe som gjorde ombordstigning til en arbeidskrevende utfordring.
Koordinering av denne innsatsen på tvers av ulike lokasjoner resulterte i flere utfordringer. Det krevde også samarbeid mellom avdelingene. For eksempel måtte IT- og HR-avdelingen jobbe sammen for å levere pålogginger for systemer og bærbare datamaskiner. Resultatet var en rotete og uorganisert innsats som forårsaket forsinkelser, skadet produktiviteten og til og med resulterte i omsetning av nye ansatte.
Virksomheten erkjente et behov for et mer effektivt system. De bestemte seg for en løsning for å automatisere onboarding-prosessen. Denne programvaren brukte RPA til å lese og forstå ansattes dokumenter og oppdatere informasjonen i bedriftens databaser. Det innebar også å bruke teknologien til å utløse tilbudsbrev og etter hvert dokumentasjon for nyansettelser. Til slutt ble RPA også brukt til å tildele programvarepålogginger og tilgang for ulike ansatte basert på deres roller i organisasjonen.
Totalt sett sparte bruk av RPA-prosesser tid og penger, økte medarbeidertilfredsheten og muliggjorde en veldrevet og feilfri introduksjonsprosess.
Regnskap
Regnskapsavdelinger for store bedrifter behandler en utrolig mengde månedlige transaksjoner. Tradisjonelt er dette en arbeidskrevende prosess som involverer skanning av dokumenter, uttrekking av data fra ulike systemer og en betydelig mengde datainntasting. Forståelig nok er disse prosessene utsatt for menneskelige feil.
Software Automation og RPA kan brukes til å automatisere kundefordringer, leverandørgjeld, lønn, skatteoverholdelse, rapportering, prognoser og mer.
#5. Revisjon
Revisjon er bare ett område av regnskap som RPA kan forbedre. Hver revisjon består av en serie med høyvolum, manuelle, repeterende oppgaver. Disse oppgavene er et savn på menneskelig kapital som leder menneskelige arbeidere bort fra verdidrevne jobber.
RPA for revisjoner øker nøyaktighet, gjennomstrømning og svindeldeteksjon. Implementering av teknologien øker kunde- og medarbeidertilfredsheten, i tillegg til å redusere kostnadene.
RPA casestudie for revisjon
I forskningsoppgaven med tittelen Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022) , presenterer forfatterne en rekke RPA-brukssaker. Forskningen omhandler et USA-basert firma som er sterkt involvert i revisjon av private firmaer i eiendomsbransjen.
Før implementering av RPA, besto klientens forretningsflyt av følgende trinn:
- a) Laste opp dokumenter til skatteprogramvare
- b) Utføre flere beregninger
- c) Nedlasting av data basert på disse beregningene
- d) Reformatering av filen for rapporteringsformål
Forskerne rapporterer om betydelig motstand mot automatisering hos virksomhetenes revisorer. Men når ledelsen viste fordelene, gikk innkjøpet raskt. Dessuten resulterte ikke implementeringen i permitteringer, noe som klart hjalp med adopsjon.
En interessant rynke ved implementeringen var at regnskapsbyrået ikke ga mandat til å bruke RPA i sine prosesser. Lagene som tok i bruk RPA var imidlertid i stand til å redusere tiden brukt på å generere rapportene.
Et annet saftig aspekt av forskningen omhandler flaskehalser som bremset implementeringen. Som beskrevet i artikkelen klarte ikke “revisorene i utgangspunktet å vise botutviklerne alle variantene av prosessen som skulle automatiseres.” Det er en stor leksjon å lære for team som implementerer RPA: riktig forskning på forretningsprosesser er nødvendig for å frigjøre fordelene med enhver anvendelse av RPA.
Produksjon
Globale forsyningskjeder er en konstant del av nyhetssyklusen. COVID-19, utbredt inflasjon og invasjonen av Ukraina har fremhevet vår avhengighet av rask og nøyaktig informasjonsflyt gjennom forsyningskjeden. Et vesentlig aspekt av denne prosessen involverer masterdata management (MDM).
#6. Masterdatahåndtering
MDM sitter i hjertet av velfungerende produksjonsorganisasjoner. Disiplinen krever interaksjon mellom IT og virksomheten for å sikre at data er oppdatert, enhetlig og nøyaktig. Informasjonen inkluderer data om leverandører, kunder, kontoer og ulike produksjonssteder.
Noen av løsningene som RPA kan løse i MDM-domenet inkluderer raskere behandlingstider, reduserte menneskelige feil, bedre samsvar, mer nøyaktige data og reduserte driftskostnader.
RPA casestudie for masterdatahåndtering
I artikkelen Using robotic process automation (RPA) for å forbedre vedlikeholdsprosessen for hoveddata for varer (Radke, 2020), fremhever forfatterne eksempler på RPA i ulike bransjer.
Det første eksemplet omhandler et vietnamesisk produksjonsselskap kalt ABC Electronics. ABC tar seg av telefonreparasjoner. Imidlertid kunne ikke firmaet generere en materialliste for telefonreparasjon ved å bruke typiske ERP-systemer (Enterprise Resource Planning).
Slik situasjonen var, ble unntaksforespørsler matet inn i et globalt forsyningskjedestyringssystem (GCSM). Operatører måtte da laste ned disse dataene og analysere dem til Excel-regneark. I tillegg ble innkjøpsteam pålagt å få tilgang til interne systemer og sjekke produksjonsplanleggernes rapporter for å finne ut hvilke materialer de trengte å kjøpe.
Alt i alt var det et ineffektivt system som innebar en unødvendig mengde menneskelig intervensjon. Men det som er mer urovekkende er at prosessen forårsaket betydelige serviceforsinkelser på grunn av mangel på deler og materialer for reparasjon.
ABC deler de relevante avdelingene beskrevet ovenfor i grupper. Noen implementerte RPA, mens andre holdt seg til den tradisjonelle tilnærmingen. Resultatene var forbløffende.
RPA-gruppen:
- Reduserte tiden det tok for forespørsler med 80 %
- Økt produktivitet og arbeidsglede
- Redusert menneskelige feil
- Økt etterlevelse
- Forbedret datanøyaktighet
- Reduserte kostnader som følge av dårlig produksjon, manuelt arbeid og tap av omdømme fra kundemisnøye
Kundeservice
Fremveksten av kommunikasjonsverktøy har økt mangfoldet av kommunikasjonskanaler som kunder bruker for å samhandle med bedrifter. Det har også ført til en kraftig økning i kundenes forventninger.
Den moderne forbrukeren ønsker 24-7 tilgang til bedrifter og en rekke alternativer, inkludert selvbetjening. Hvis disse tjenestene ikke oppfyller forventningene, forlater kundene forespørsler. Noen av konsekvensene inkluderer å flytte til konkurrerende tjenester eller å ha dårlig tale om selskapet på sosiale medier.
Kundebehandling innebærer mange manuelle prosesser. Bedrifter er i en konstant kamp for å få mest mulig ut av tjenesterepresentantenes tid. Automatisering av noen av disse oppgavene har en åpenbar appell.
#7. Utvidelse av kundeservicerepresentanter
Kundeservicerepresentanter representerer et betydelig utlegg for bedrifter. I mange bransjer er disse arbeiderne et vesentlig aspekt av de kundevendte avdelingene. Å få mest mulig ut av disse arbeiderne er en forretningsmessig nødvendighet.
RPA hjelper på flere forskjellige måter. For det første ønsker kundene konsistens på tvers av kanaler. Hvis de har delt informasjon med et selskap, vil de at den skal være til stede på tvers av alle interaksjoner. På samme måte forventer de at operatører er klar over eventuelle løfter eller tidligere problemer.
Noen av problemene kan løses med programvare for god kundehåndtering (CRM). Imidlertid lever og dør disse løsningene av datakvalitet. Å sørge for at informasjon oppdateres manuelt er kostbart, er sårbart for menneskelige feil og tar opp verdifull tid.
RPA casestudie for å utvide kundeservicerepresentanter
De transformerende egenskapene til RPA kan sees i en casestudie som involverer Cobmax, et globalt salgssenter. Etter hvert som virksomheten vokste, ble salgsrepresentantene satt under stort press. Da ledelsen vant en kontrakt for et ledende brasiliansk telekomselskap, ble deres manuelle administrative system avslørt som utdatert.
Cobmax implementerte en RPA-løsning som identifiserte manuelle oppgaver med høy feilprosent.
En av disse prosessene innebar kopiering og liming av data fra ett CRM-system til et annet. Feil gjorde at rapporter tok lang tid på grunn av disse unøyaktighetene.
Ved å bruke RPA til å outsource disse oppgavene, halverte Cobmax backoffice-driften og reduserte tiden for å produsere rapporter med opptil 66 %.
Detaljhandel
RPA har forvandlet detaljhandelen på en rekke måter. Noen av de mest iøynefallende brukstilfellene for robotprosessautomatisering inkluderer fakturaautomatisering, returbehandling og til og med ting som lagerstyring.
Detaljhandelen er også avhengig av CRM- og ERP-programvare. Selv om disse systemene er utrolige oppbevaringssteder for sentraliserte data, gir manuell tillegging av klientdata opp til betydelige arbeidstimer, spesielt for travlere forhandlere.
#8. Fakturaautomatisering
Fakturabehandling er et problem på tvers av de fleste bedrifter og ikke bare forhandlere. Enhver virksomhet med et stort antall forespørsler om leverandørgjeld forstår det tidkrevende manuelle arbeidet som går med å sikre at forespørsler om leverandørfaktura blir betalt i tide og i sin helhet.
En rapport fra Levvel Research fremhever noen av de store problemene som leverandørreskontroavdelinger (AP) står overfor. Noen av disse inkluderer manuell dataregistrering, tapte eller dupliserte fakturaer, unøyaktig avstemte data og uoverensstemmelse mellom AP-data i hele selskapet.
RPA kan brukes til å automatisere disse prosessene, noe som fører til raskere betalinger som forbedrer leverandørforhold, mer nøyaktighet og enklere revisjoner og rapporter.
RPA casestudie for fakturaautomatisering
En stor nordamerikansk forhandler som bare var medlem hadde et problem. De mottok en enorm mengde fakturaer på daglig basis. I travle perioder var antallet oppe i 700 per dag.
Behandling av disse fakturaene innebar å åpne e-poster, trekke ut data og deretter legge dem inn i sentraliserte datasystemer, inkludert det interne regnskapssystemet, for å sikre at kunden mottok betalinger. Hver faktura tok opptil fem minutter å fullføre, noe som stilte viktige spørsmål om prosessens bærekraft og virksomhetens evne til å skalere.
De løste denne prosessen ved å implementere optisk tegngjenkjenning for å hjelpe til med å lese og trekke ut informasjonen fra e-postene. Derfra kunne robotene deres behandle informasjonen og mate den til de relevante systemene, og sikre nøyaktige data og rask betaling for leverandører.
Når de etablerte det nye RPA-systemet, ble over 93 % av fakturaene behandlet uten manuell intervensjon, nøyaktigheten gikk opp til 95 %, og rundt 20 % av AP-ansatte ble frigjort til å engasjere seg i mer verdidrevne oppgaver. Les mer om denne casestudien her.
DEN
IT-avdelinger var blant de raskeste brukerne av RPA. I stor grad er dette fordi ledelse og ansatte er mottagelige for ny teknologi og er raske til å oppdage de potensielle fordelene med automatisering.
Nesten alle hjørner har IT-avdelinger. Dessuten bruker hver av disse sektorene IT på en rekke måter, fra applikasjoner så enkle som å kjøre og vedlikeholde et nettsted til full-on cybersikkerhetsoperasjoner som er i stand til å håndtere den vanskelige overgangen til skybasert arbeid.
Spesifikke RPA-eksempler innen IT inkluderer:
- Brukeradministrasjon: Opprette kontoer, profiler og e-postadresser på tvers av forskjellige systemer
- Tilbakestilling av passord: Forrester Research anslår at hver tilbakestilling av passord koster rundt $70. RPA automatiserer problemet, barberer uanmeldte beløp fra IT-budsjetter.
- Datasikkerhetskopiering: Manuell datatilbakeføring er en tidsluke. Det er også et planleggingsmareritt. RPA lar firmaer automatisere datasynkronisering og generere rapporter for å sikre at nøkkelinformasjon er oppdatert på tvers av organisasjonen.
- Hjelpebillettsvar: IT-personell er dyrt. Men for mange bedrifter kaster bort penger på å henvise spesialistene sine til å svare på mindre hendelser, og trekker dem bort fra annet viktig arbeid. Lag kan trene RPA-roboter til å utføre enkle diagnostiske kontroller og andre forutsigbare trinn-for-trinn-oppgaver.
Selv om disse alle er gode eksempler, er de bare toppen av isfjellet. RPA har berørt nesten alle områder innen IT, noe som er en gave i en tid der teknologien beveger seg så raskt at selv nyutdannede sliter med å sikre at ferdighetene deres er relevante.
#10. Brukeradministrasjon
Elektronisk læring og utvikling (L&D) er en kritisk del av å sikre at ansatte er både produktive og fornøyde. For store bedrifter er det imidlertid en utfordring å administrere brukere og sikre at de har legitimasjonen for å få tilgang til en rekke kurs og programmer som tilbys.
Ansvaret for dette faller på ofte overarbeidede IT-avdelinger som håndterer supportbilletter, cybersikkerhetsvarsler og diverse andre oppgaver.
RPA casestudie for brukeradministrasjon
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust har et sterkt engasjement for ansattes L&D. Dette ansvaret omfatter både nyansatte og eksisterende ansatte. For å sikre at hver ansatt er i stand til å tilby et godt omsorgsnivå, har de et digitalt læringsteam som støttes av deres IT-avdeling.
Brukeradministrasjon er imidlertid et ork for disse avdelingene. Registreringen ble utført manuelt. I henhold til casestudien deres tok hver applikasjon rundt fem minutter, noe som betyr at et team på tre brukte halvannen dag på å administrere 200 brukere. Trust sysselsetter over 9000 mennesker, noe som gir en viss skala til oppgavens mening.
Effektivisering av denne manuelle prosessen vil spare tid og feil og frigjøre teamet fra monotone og repeterende oppgaver.
IT-avdelingen brukte en RPA-løsning for å flytte registreringer inn i en database og opprette kontoer for hver ny bruker. Derfra meldte bots brukere på kurs og sendte ut relevante e-poster. Eventuelle feil eller duplikatregistreringer ble videresendt til teamet for manuell tilsyn.
Resultatene er et lærebokeksempel på hvordan RPA kan transformere forretningsdrift. De inkluderer følgende:
- En over 70 % reduksjon i behandlingstid
- 24/7 muligheter
- Reduksjon av feil
- L&D-ansatte slipper ekstra arbeid, slik at de kan fokusere på flere ansikt-til-ansikt-oppgaver.
Eiendomsforvaltning og eiendom
RPA kan brukes til å automatisere flere ulike oppgaver i eiendomsforvaltningsnisjen. Delvis er dette fordi sektoren har mange back-end forretningsprosesser som er en standard funksjon for enhver virksomhet. Imidlertid er det andre eiendomsadministrasjonsspesifikke robotprosessautomatiseringseksempler å trekke fra.
Noen av brukstilfellene er ting vi har vært inne på tidligere. For eksempel fremskynde KYC- og AML-sjekker og den generelle innføringsprosessen. Imidlertid kan RPA også brukes til å hjelpe leverandørgjeld, kommunikasjon fra innbyggere og kontoavstemming.
#11. Automatisering av utlånsuttalelser
Eiendomsutvikling og -forvaltning innebærer flere manuelle oppgaver. Mange av disse inkluderer sjekker for å sikre at kontantstrømmer er oppdatert. Masterlånsfiler må kontrolleres mot banker, for å sikre at leietakernes eller eiernes kontoer er i god stand.
Å utføre disse kontrollene innebærer forutsigbare trinn. Å hente denne informasjonen er imidlertid tidkrevende og krever et høyt nivå av nøyaktighet. Derfor er det et lysende eksempel på applikasjonene til RPA som kan forbedre mange bedrifter.
RPA-kasusstudie for automatisering av långiveruttalelser
A Chicago, IL. basert eiendomsforvaltning og utviklingsselskap slet med å hente ut månedlige långiveroppgaver og lånehistorikkrapporter. Mye av pliktene falt på døren til en enkelt operatør.
Oppgaven var allerede svært repeterende. Imidlertid oppsto ytterligere komplikasjoner fordi utlåneruttalelsene kunne vises når som helst innen omtrent den siste uken i hver måned. Denne situasjonen betydde at operatøren måtte sjekke hver bank for hver utlånerutskrift til de alle hadde blitt signert.
Eiendomsselskapet implementerte en RPA-løsning som delte oppgavene ned i sine bestanddeler. Trinnene inkluderte:
- En bot leser hovedlånfilen og skriver en kopi for den måneden
- Den avgjør hvilke banker eller långivere den må kontakte
- Deretter sjekker boten om utlånerutskriften er tilgjengelig
- Hvis erklæringen er tilgjengelig, laster den den ned og oppdaterer hovedlånfilen tilsvarende.
Prosessen sparte 10 timers arbeidstid per måned for direktøren.
Telekommunikasjon
Telekommunikasjonsindustrien har vært en betydelig mottaker av RPA. I stor grad skyldes dette at mange av de manuelle prosessene i rommet er høyfrekvente, repeterende og regelbaserte. Eller, for å si det på en annen måte, nettopp den type oppgaver som RPA løser.
Noen av oppgavene som RPA kan hjelpe med inkluderer ting som:
- Utarbeide og distribuere rapporter
- Behandle salgsordrer
- Sikkerhetskopier data
- Løse problemer med kundeservice
- Markedsføringsautomatisering
Fordi telekom har et slikt utvalg av applikasjoner av RPA, kan brukstilfeller strekke seg over en organisasjon og bidra til å forbedre og effektivisere en mengde operasjoner.
#12. Effektivisering av driften
Mange av de kraftigste brukssakene for RPA ligger i outsourcing av forutsigbare oppgaver som vanligvis utføres av menneskelige operatører. Etter hvert som virksomheter ekspanderer og vokser, ser ledelsen naturligvis etter måter å strømlinjeforme prosesser for å forbedre driftseffektiviteten.
Effektivisering av operasjoner kan skje på en rekke forskjellige måter på tvers av telekomområdet. Det kan innebære å redusere antall ansatte, maksimere ordrelevering og automatisere flere backoffice-oppgaver.
La oss utforske en casestudie der RPA hjalp et stort telekomselskap med å spare nesten $5 millioner i kostnader.
RPA casestudie for effektivisering av driften
Et fremtredende australsk telekomselskap møtte en akselerert etterspørsel etter internettilgang. Prosessen innebar å oppgradere nettverksinfrastrukturen og møte regjeringens forpliktelse til et nasjonalt bredbåndsnettverk (NBN), et program som ville sikre bredbåndstilgang for millioner av australiere.
En slik storstilt nasjonal operasjon stilte flere problemstillinger for selskapet. Den trengte å finne en måte å rulle ut tilgang raskt, samtidig som man husker de nødvendige høye servicenivåene. Oppskalering til dette nivået er nettopp den typen oppgave som RPA kan brukes til.
Operasjonen hadde fire pilarer. De var:
- Forbedrer servicesyklustider
- Driver gode kundeopplevelser
- Redusere service- og driftskostnader
- Optimalisering av produksjonen og produktiviteten til arbeidsstyrken
Firmaet sysselsatte 50 roboter for å drive effektivitet på tvers av to hovedprosesser. Disse var:
- Kvalitetssikring (QA)
- Bestillingsbyggingsprosess
Noen av fordelene med denne applikasjonen av RPA inkluderer å spare over 2 timer på hver bestilling. I tillegg var virksomheten i stand til å redusere lønnskostnadene betydelig, og sparte rundt 5 millioner dollar i driftskostnader for levering.
Logistikk
Logistikk er et annet område som omfavnet RPA før andre sektorer. Lager- og distribusjonsknutepunkter har vært avhengige av automatisering for å redusere kostnader og feil og møte krevende kundekrav 24/7.
Forsyningskjeder inneholder mange bevegelige deler. Data er integrert for jevn drift og aktualitet, med distribusjonssentre som er avhengige av et delikat samspill mellom lagerstyringssystemer (WMS) sammen med CRM- og ERP-programvare.
Når det gjelder ERP-programvare, som NetSuite, er disse systemene sentralisert. Implementeringen er imidlertid svært teknisk, tidkrevende og kostbar, uten å nevne månedlige lisenser, som lett kan løpe inn i tusenvis av dollar.
#13. Sporing av forsendelser og revisjon av bestillinger
Logistikkbedrifter lever og dør av sin operasjonelle ytelse. Ettersom just-in-time produksjon og lagerstyring har vokst i popularitet, kan forsinkelser få alvorlige konsekvenser.
Å betjene tredjepartsselskaper har sine egne kompleksiteter. Igjen har kundenes forventninger vokst betraktelig gjennom årene. Forbrukere ønsker konstante og regelmessige oppdateringer etter hvert som leveranser beveger seg gjennom nettverk. Vage prognoser tolereres ikke lenger.
Logistikkbedrifter formidler mellom forbrukere og leverandører. Sporing har lenge vært manuelle arbeideres domene. Resultatet er mange forespørsler på tvers av ulike kommunikasjonsplattformer. Det er tidkrevende arbeid som er gjenstand for feil og feilkommunikasjon.
RPA-casestudie for sporing av forsendelser og revisjon av bestillinger
LTX Solutions er et Atlanta-basert supply chain management firma. Spesialiteten deres er mindre enn truckload (LTL) forsendelser. I 2019 ble de kjøpt opp av Redwood Logistics, en mangeårig leverandør av programvare for Logistics Platform as a Service (LPaaS).
LTX trengte RPA for å håndtere en økning i forretningsvolum. Før de ble kjøpt opp av Redwood, håndterte de rundt 3000 leveranser per måned med en stab på 12.
Men etter hvert som virksomheten økte, innså selskapet snart at den manuelle sporings- og revisjonsprosessen ikke kunne skaleres med dem. For det første anslo de at håndtering av mengden av henvendelser ville kreve tilsetting av 12 nye ansatte. Å legge til 40 % til arbeidskostnadene vil representere en utfordring i en bransje med notorisk gode marginer.
LTX introduserte RPA-prosesser for å løse disse problemene . Deres første anløp var å automatisere sporingsprosessen deres. Ifølge deres VP of Business Processes, Andrew Gleeson, implementerte de denne løsningen på rundt en dag, noe som er et bevis på den lynraske transformative effekten som RPA kan gi en bedrift. Typiske programvareimplementeringer kan ta uker eller måneder, og krever svært tekniske team og iøynefallende budsjetter.
Derfra brukte LTX RPA for å redusere backoffice-arbeidstiden. Teknologien hjalp firmaet med å revolusjonere leveringsrevisjonsprosessen. Dessuten krediterer teamet denne fremtidsrettede tilnærmingen som en viktig bidragsyter til oppkjøpet av Redwood Logistics.
Farmasøytisk
RPA-brukstilfeller i den farmasøytiske industrien involverer administrasjon, HR, salgsprognoser og til og med forsyningskjede- og lagerstyring. Imidlertid er streng journalføring og databehandling blant de mest presserende backoffice-kostnadene involvert i biovitenskap.
RPA er en flott løsning for mange av disse administrative byrdene. Farmasøytiske selskaper kan bruke teknologien til å automatisere kontrollert distribusjon av dokumenter og sikre et sikkert og tilgjengelig lager av viktige data. I tillegg til dette kan RPA bidra til å eliminere menneskelige feil innen dokumentadministrasjon og stryke ut ineffektive og ineffektive retningslinjer for forretningsprosessstyring (BPM).
Vi har allerede berørt mange av disse emnene i artikkelen, så i stedet vil vi undersøke hvordan biovitenskapsselskaper kan ta i bruk RPA for å redusere FoU-kostnadene, med en spesiell innfallsvinkel på håndtering av dokumenter under kliniske studier.
#14. Redusere FoU-kostnader
Farmasøytiske og biovitenskapelige firmaer står overfor en rekke press. Den aldrende befolkningen over hele den vestlige verden betyr at kravene til nye behandlinger øker hele tiden. Det samme gjelder imidlertid kostnader for forskning og utvikling (FoU).
En annen viktig faktor å vurdere er strenge regulatoriske betingelser for utvikling av legemidler. Før et produkt kan komme på markedet, trenger det omfattende forskning, dokumentasjon og klinisk
prøvelser. Disse nødvendige prosessene betyr at farmasøytiske selskaper må håndtere dokumenter og data nøye for å holde seg på rett side av regulatorer.
RPA casestudie for å redusere FoU-kostnader
I artikkelen med tittelen Robotic Process Automation in Pharma: tre casestudier (Anagnoste, 2018), skisserer forfatteren et altfor vanlig scenario som bedrifter i farmasøytisk industri står overfor, nemlig å finne en måte å levere medisiner til rimelige kostnader mens de skifter til en mer pasientsentrert forretningsmodell.
I tillegg fremhever papiret byrdene forbundet med overholdelse som plager virksomheter som opererer i Life Science-området. De fremhever hvordan to ledende farmasøytiske selskaper hadde definert mål for å forbedre tjenesten deres, inkludert:
- Raskere behandlingstider
- Bedre resultater fra investeringer
- Lavere produksjonskostnader.
Et stort fokus i disse farmasøytiske casestudiene var sentrert rundt dokumentasjon av kliniske forsøk. Kliniske studier er sterkt regulert. Bedrifter må føre perfekte poster og dokumentasjon innenfor det som er kjent som Trial Master-filen.
Sikkerhet, endringskontroll, revisjoner og arkivering er de fire pilarene i denne tilnærmingen. Dessuten, før kliniske tester går live, er det et system med kontroller og balanser som involverer sign-offs og signaturer fra ulike interessenter. Dokumentene kalles Green Light Forms (GLFs).
I tradisjonelle oppsett ble GLFs oppgaver administrert og distribuert manuelt. Med flere standardiserte trinn involvert, er disse prosessene en sterk kandidat for automatisering.
I henhold til casestudiene brukte to globale biovitenskapsselskaper RPA for å administrere dokumentasjonen og forbedre den generelle etterlevelsen.
Det første selskapet reduserte kostnader og høstet fordeler som:
- Økt etterlevelse
- Redusert behov for dokumenthåndteringsstøtte
- En ny, strømlinjeformet prosess
- Overlegne beregninger for sporing av forsøk og dokumenter
I den andre utprøvingen fokuserte virksomheten på å forbedre samsvar og dokumentforespørselsprosessen. Igjen, RPA hjalp selskapet på følgende måter:
- Bygg en tilpasningsdyktig og smidig tilnærming som kan tilpasse seg nye overholdelses- og reguleringskrav
- Samle robust diagnostikkinformasjon som virksomheten kan utnytte for å forbedre prosesser
- Implementer konsistente eskaleringsprosedyrer for nødvendige dokumenter
Ved å forenkle disse forretningsprosessene var begge firmaene i stand til å spare kostnader samtidig som de møtte samsvarsstandarder i et stadig mer komplekst miljø.
Juridisk industri
Den juridiske industrien har vært en enorm fordel av automatisering. Tidligere hadde firmaer enorme dokumentutskrift, prosessering og lagringsfasiliteter. Arbeid med papir innebar lange arbeidstimer, risiko for menneskelige feil, sikkerhetsproblemer og mer. RPA har bidratt til å redusere mye av det endemiske manuelle tungløftet i yrket.
Selvfølgelig er det bare én måte teknologien kan hjelpe. Andre RPA-brukssaker innebærer å lage saksdokumenter, utføre databasesøk, gjennomgå saksinformasjon og fylle ut rapporter.
#15. Datamigrering
Datamigrering er en standardprosess som kreves av selskaper på tvers av mange sektorer, ikke bare den juridiske industrien. Imidlertid krever juridisk praksis ikke bare uovertruffen journalføring, men muligheten til å dele og tilbakekalle data med kort varsel.
Ettersom digital transformasjon ble standard over hele den juridiske verden, krevde mange firmaer løsninger for å ta sine eksisterende databaser og hoste dem på skyen. Denne tilnærmingen vil tillate dem å jobbe eksternt og få tilgang til dokumenter mens de er på farten. Imidlertid er ikke alle datamigrasjonsprosjekter enkle.
RPA-casestudie for datamigrering
Migrering til nye databasestrukturer er komplekst nok. Advokatfirmaer krever imidlertid ofte skreddersydde løsninger. En casestudie som involverer en advokatpraksis som spesialiserer seg på formidling fremhever hvordan RPA kan brukes til å løse engangsproblemer så vel som langsiktige forretningsprosesser.
Det aktuelle firmaet måtte flytte hundrevis av eiendomsposter fra en Microsoft Access-database til en skybasert plattform. Imidlertid manglet den nye programvaren tilpasningsevnen til å laste og validere advokatposter.
Ved å bygge en RPA-prosess klarte teamet å migrere dataene med 100 % nøyaktighet. Prosessen tok en halv dag og sparte firmaet for ca. 350 arbeidstimer. Nok en gang illustrerer denne casestudien mulighetene til RPA-applikasjoner for å bistå i arbeidsflyter og frigjøre ansatte til å levere flere kunde- og verdifokuserte oppgaver.
