Vienas iš labiausiai intriguojančių robotų procesų automatizavimo (RPA) aspektų yra didelis programinės įrangos universalumas. Įmonės gali naudoti šią technologiją daugelyje sričių, kuriose žmonės sąveikauja su kompiuteriais. Pramonės šakoms siekiant efektyvumo, RPAnaudojimo atvejų daugėja ir jie tampa vis įvairesni.
Šiame straipsnyje bus nagrinėjamos įvairios užduotys, kurias RPA galima automatizuoti įvairiose įmonėse. Šis RPA taikomųjų programų, naudojimo atvejų ir atvejų analizės derinys turėtų įkvėpti į ateitį žvelgiančius įmonių vadovus, norinčius sutaupyti pinigų, padidinti efektyvumą ir darbuotojų pasitenkinimą.
Bankai ir finansų įstaigos
Finansai buvo viena iš geriausių pramonės šakų, kurioje buvo galima ištirti robotinio procesų automatizavimo naudojimo atvejus. Šiame sektoriuje atliekama daug didelės apimties užduočių, kurioms reikia greičio ir tikslumo. Be to, joje naudojama senoji programinė įranga, be to, tenka laikytis griežtos reguliavimo priežiūros. RPA yra pritaikyta kiekvienam iš šių scenarijų.
Bankai ir finansų įstaigos ėmėsi įvairių RPA taikymų. Kai kurie iš šių naudojimo atvejų padėjo išspręsti įsisenėjusias problemas, o kiti – spręsti naujus klausimus, ypač reguliavimo ir atitikties reglamentus.
Pateikiame du geriausius robotų automatizavimo pavyzdžius, susijusius su bankininkystės srities reikalavimais laikytis finansų valdymo standartų, taip pat papildyti verslą greitesniu paskolų apdorojimu.
#1. Atitiktis teisės aktų reikalavimams ir “pažink savo klientą” (KYC) nuostatoms
Bankai patiria didelį spaudimą, kad padėtų spręsti KYC problemą, taikydami kovos su pinigų plovimu (AML) apribojimus. Dėl šių standartų laikymosi atsirado poreikis didinti darbuotojų ir technologijų skaičių, o ataskaitose teigiama, kad iki 2028 m. “RegTech” išlaidos sieks apie 200 mlrd. dolerių.
Dokumentų tvarkymas yra viena iš didžiausių kliūčių, su kuriomis susiduria finansų įmonės dėl KYC. Didžiausia problema yra ta, kad išlaidos nedidina pajamų, tačiau už jų nesilaikymą skiriamos didelės baudos. Ši dilema rodo, kad reikia skubiai ieškoti tokių KYC tvarkymo sprendimų, kurie neapsunkintų banko.
RPA atvejo analizė KYC srityje
HDFC yra didžiausias privataus sektoriaus bankas Indijoje. Jie susidūrė su naujų klientų antplūdžiu, o tai sukėlė didelę administracinę naštą. Norint perskaityti ir apdoroti dokumentus, reikalingus KYC taisyklėms įvykdyti, reikia atlikti daug laiko reikalaujančių rankinių užduočių.
Jie naudojo RPA sprendimą duomenims iš sąskaitų programų, įskaitant nuskaitytus dokumentus, surinkti. RPA programinė įranga leido jiems valdyti visą KYC ciklą. Pagreitinę procesą, jie maždaug 50 % sumažino išlaidas ir darbo valandas, 60 % padidino bendrą našumą ir sumažino žmogiškųjų klaidų skaičių.
#2. Paskolų tvarkymas
Paskolų tvarkymas tradiciškai buvo labai neveiksmingas ir daug laiko reikalaujantis procesas. Reikia atlikti nemažai duomenų patikrinimų ir užpildyti daugybę dokumentų. Finansų sektorius yra perpildytas, su juo konkuruoja ardomąją veiklą vykdantys nebankiniai bankai. Vartotojų lūkesčiai pastaraisiais metais gerokai išaugo, o dėl greitų sprendimų dėl paskolų bankai dažnai konkuruoja tarpusavyje.
Paskolų tvarkymo RPA atvejo analizė
UBS yra Šveicarijos bankas, turintis didžiulę įtaką visame pasaulyje. COVID-19 metu Šveicarijos Federalinė taryba patvirtino nulinio procento paskolas įmonėms, kovojančioms su krize. UBS susidūrė su problema, kad neturėjo infrastruktūros, kuri leistų valdyti programų potvynio bangą.
Susidarė 10 000 neišnagrinėtų paraiškų. Taigi, vykdydama bendrą skaitmeninės transformacijos veiklą, UBS nusprendė, kad RPA galėtų padėti apdoroti šias paskolas. Komanda, naudodama RPA, automatizavimo procesą įdiegė vos per šešias dienas. Naudojant šią technologiją kiekvienos paskolos apdorojimo laikas sutrumpėjo nuo maždaug 40 iki penkių minučių, taip sutaupant laiko ir žmogiškųjų išteklių.
Sveikatos priežiūra
Šiuolaikinės sveikatos priežiūros organizacijos susiduria su daugybe problemų. Didėjantis pacientų skaičius, atitikties reikalavimai ir veiklos sąnaudos bei dažnai pelnyta nereikalingo biurokratizmo reputacija lemia, kad ši sritis yra puikus kandidatas automatizuoti. Greitesnė ir ekonomiškesnė priežiūra yra labai svarbi visuomenės pasitikėjimui šiomis paslaugomis.
#3. Prieiga prie paciento duomenų
Norint teikti optimalią priežiūrą, labai svarbu turėti prieigą prie pacientų duomenų. Tačiau gana dažnai ši informacija yra atskirta nuo tarpusavyje nesusijusių duomenų bazių gydytojų kabinetuose, ligoninėse ir kitose sveikatos duomenų saugyklose. Dėl tokios padėties duomenų užklausos yra neveiksmingos ir daug duomenų apdorojama rankiniu būdu.
RPA, kaip ir testavimo automatizavimas, gali būti naudojamas daugeliui šių procesų automatizuoti, kad gydytojai turėtų prieigą prie duomenų, reikalingų priimti labiau pagrįstus ir informuotus sprendimus.
RPA atvejo analizė dėl prieigos prie pacientų įrašų
Jungtinės Karalystės nacionalinė sveikatos tarnyba (NHS) – visuomenės sveikatos priežiūros sistema – yra tarsi stebuklas. Ji teikia nemokamas sveikatos priežiūros paslaugas 67 milijonams šalies piliečių. Tačiau dėl to, kad ją sudaro pasitikėjimo, valdybų ir įstaigų junginys, ji pagarsėjo neefektyvumu, išsipūtimu ir nereikalingais procesais.
NHS Dorsete reikėjo rasti būdą, kaip bendrosios praktikos (GP) gydytojams suteikti prieigą prie Dorseto priežiūros įrašų (DCR) – pacientų sveikatos įrašų rinkinio. Be abejo, kadangi šiuose įrašuose yra jautrios sveikatos ir socialinės informacijos, saugumas kelia didelį susirūpinimą.
Jų RPA sprendimas buvo susijęs su paskyrų sukūrimu kiekvienam iš 1 500 Dorseto regiono bendrosios praktikos gydytojų, kad būtų galima saugiai ir efektyviai atlikti pacientų paiešką. Šis procesas taupo šeimos gydytojų laiką ir suteikia jiems prieigą prie tikslių pacientų ligos istorijų vienu mygtuko paspaudimu, taip išsprendžiant didelę problemą, su kuria susiduria pernelyg apkrauta organizacija.
Žmogiškieji ištekliai
Žmogiškųjų išteklių (ŽI) skyriai turi daugybę pareigų. Vis dėlto darbuotojų valdymas susijęs su daugybe formų ir kasdienio bei pasikartojančio darbo, kad būtų laikomasi atitikties standartų. Kai kurios iš šių užduočių apima darbuotojų duomenų tvarkymą, mokymosi ir tobulėjimo, atostogų ir neatvykimo į darbą įrašų registravimą ir darbuotojų įdarbinimą.
#4. Darbuotojų įdarbinimas
Pastaraisiais metais darbuotojų įdarbinimas tapo aktualiu klausimu. Daugeliui įmonių sunku rasti talentingiausių darbuotojų, o net ir tada, kai pavyksta rasti, jos sunkiai išlaiko naujus darbuotojus.
Darbuotojų įdarbinimą sudaro kelios smulkesnės užduotys. Tai apima pirminius patikrinimus, laiškų su pasiūlymais siuntimą, darbuotojų paskyrų vidaus programinei įrangai aktyvinimą ir atitinkamų dokumentų bei vadovų platinimą.
Didesnėse organizacijose šie procesai reiškia daugybę laiko, kurį būtų galima skirti žmogiškesniems žmogiškųjų išteklių elementams, pavyzdžiui, užtikrinti, kad darbuotojai tinkamai įsitvirtintų ir jaustųsi palaikomi. Mišraus ir nuotolinio darbo laikais šie veiksniai retai kada buvo svarbesni.
RPA atvejo analizė apie darbuotojų įdarbinimą
Pirmaujanti JAV plieno gamybos įmonė išgyveno nuolatinio augimo laikotarpį. Tokia situacija reiškė, kad jie turėjo priimti daug naujų darbuotojų. Didelė problema, su kuria susidūrė įmonė, buvo ta, kad jos padaliniai veikė visoje JAV, todėl įdarbinimas buvo daug darbo jėgos reikalaujantis iššūkis.
Koordinuojant šias pastangas skirtingose vietovėse kilo keletas iššūkių. Taip pat reikėjo bendradarbiauti tarp departamentų. Pavyzdžiui, IT ir žmogiškųjų išteklių skyriai turėjo dirbti kartu, kad suteiktų prisijungimo prie sistemų ir nešiojamųjų kompiuterių vardus. Rezultatas – netvarkingos ir neorganizuotos pastangos, dėl kurių buvo vėluojama, nukentėjo produktyvumas ir net prasidėjo naujų darbuotojų kaita.
Įmonė pripažino, kad reikia veiksmingesnės sistemos. Jie pasirinko sprendimą, kaip automatizuoti įdarbinimo procesą. Ši programinė įranga naudojo RPA, kad perskaitytų ir suprastų darbuotojų dokumentus ir atnaujintų informaciją įmonės duomenų bazėse. Taip pat reikėjo naudoti technologiją, kad naujiems darbuotojams būtų siunčiami laiškai su pasiūlymais, o galiausiai – dokumentai. Galiausiai, RPA taip pat buvo naudojama siekiant paskirstyti programinės įrangos prisijungimus ir prieigą įvairiems darbuotojams pagal jų vaidmenis organizacijoje.
Apskritai, įdiegus RPA procesus buvo sutaupyta laiko ir pinigų, padidėjo darbuotojų pasitenkinimas ir palengvintas gerai ir be klaidų vykdomas įdarbinimo procesas.
Apskaita
Didelių įmonių apskaitos skyriai kas mėnesį apdoroja neįtikėtinai daug operacijų. Tradiciškai tai daug darbo reikalaujantis procesas, kurio metu reikia skenuoti dokumentus, iš įvairių sistemų išgauti duomenis ir įvesti nemažai duomenų. Suprantama, kad šiuose procesuose dažnai pasitaiko žmogiškųjų klaidų.
Automatizuota programinė įranga ir RPA gali būti naudojamos gautinoms ir mokėtinoms sumoms automatizuoti, darbo užmokesčiui mokėti, mokestinei atitikčiai užtikrinti, ataskaitoms teikti, prognozėms rengti ir kt.
#5. Auditas
Auditai – tik viena iš apskaitos sričių, kurias gali pagerinti RPA. Kiekvieną auditą sudaro daug rankiniu būdu atliekamų didelės apimties pasikartojančių užduočių. Šios užduotys atima žmogiškąjį kapitalą, nes nukreipia darbuotojus nuo darbo, kuriame kuriama vertė.
RPA, skirta auditui, padidina tikslumą, pralaidumą ir sukčiavimo aptikimą. Įdiegus šią technologiją padidėja klientų ir darbuotojų pasitenkinimas, taip pat sumažėja išlaidos.
RPA audito atvejo analizė
Moksliniame darbe ” Robotinio procesų automatizavimo (RPA) diegimo buhalterinėje apskaitoje atvejų analizė: (Zhang, 2022), autoriai pateikia įvairius RPA taikymo atvejus. Tyrimas susijęs su JAV įsikūrusia įmone, kuri daug dėmesio skiria privačių nekilnojamojo turto pramonės įmonių auditui.
Prieš įdiegiant RPA, kliento verslo darbo eigą sudarė šie veiksmai:
- a) Dokumentų įkėlimas į mokesčių programinę įrangą
- b) Kelių skaičiavimų vykdymas
- c) pagal šiuos skaičiavimus gautų duomenų atsisiuntimas
- d) rinkmenos performatavimas ataskaitų teikimo tikslais
Tyrėjai teigia, kad įmonių auditoriai labai priešinasi automatizavimui. Tačiau, kai vadovybė pademonstravo naudą, žmonės greitai įsitraukė. Be to, dėl įgyvendinimo nebuvo atleista darbuotojų, o tai neabejotinai prisidėjo prie diegimo.
Vienas įdomus įgyvendinimo aspektas buvo tas, kad apskaitos įmonė neįpareigojo savo procesuose naudoti RPA. Tačiau RPA pritaikiusioms komandoms pavyko sutrumpinti ataskaitų rengimo laiką.
Dar vienas įdomus tyrimo aspektas susijęs su kliūtimis, dėl kurių sulėtėjo įgyvendinimas. Kaip išsamiai aprašyta dokumente, “auditoriai iš pradžių neparodė boto kūrėjams visų automatizuojamo proceso variantų”. Komandos, diegiančios RPA, turi išmokti svarbią pamoką: norint atskleisti bet kokio RPA taikymo naudą, reikia tinkamai ištirti verslo procesus.
Gamyba
Pasaulinės tiekimo grandinės yra nuolatinis naujienų ciklo elementas. COVID-19, siautėjanti infliacija ir invazija į Ukrainą parodė, kad esame priklausomi nuo greito ir tikslaus informacijos srauto visoje tiekimo grandinėje. Svarbus šio proceso aspektas yra pagrindinių duomenų valdymas (MDM).
#6. Pagrindinių duomenų valdymas
MDM yra gerai veikiančių gamybos organizacijų pagrindas. Ši sritis reikalauja IT ir verslo sąveikos, kad duomenys būtų atnaujinami, vienodi ir tikslūs. Informaciją sudaro duomenys apie tiekėjus, klientus, sąskaitas ir įvairias gamybos vietas.
Kai kurie iš sprendimų, kuriuos RPA gali išspręsti MDM srityje, apima greitesnį apdorojimo laiką, mažesnį žmogiškųjų klaidų skaičių, geresnę atitiktį, tikslesnius duomenis ir mažesnes veiklos sąnaudas.
Pagrindinių duomenų valdymo RPA atvejo analizė
Straipsnyje ” Robotizuotų procesų automatizavimo (RPA) naudojimas siekiant pagerinti pagrindinių duomenų apie prekes priežiūros procesą ” (Radke, 2020) autoriai atkreipia dėmesį į RPA pavyzdžius įvairiose pramonės šakose.
Pirmasis pavyzdys susijęs su Vietnamo gamybos įmone “ABC Electronics”. “ABC” užsiima telefonų remontu. Tačiau įmonė negalėjo parengti telefono remonto medžiagų sąskaitos naudodama įprastas įmonės išteklių planavimo (ERP) sistemas.
Šiuo metu išimčių užklausos buvo siunčiamos į pasaulinę tiekimo grandinės valdymo sistemą (GCSM). Tuomet darbuotojams reikėjo atsisiųsti šiuos duomenis ir parsisiųsti juos į “Excel” skaičiuokles. Be to, pirkimų komandos turėjo prisijungti prie vidaus sistemų ir tikrinti gamybos planuotojų ataskaitas, kad nustatytų, kokias medžiagas reikia įsigyti.
Apskritai tai buvo neveiksminga sistema, į kurią be reikalo kišosi daug žmonių. Tačiau dar didesnį nerimą kelia tai, kad dėl šio proceso smarkiai vėlavo paslaugos, nes trūko remontui reikalingų dalių ir medžiagų.
“ABC” suskirstė pirmiau aprašytus atitinkamus skyrius į grupes. Vieni diegė RPA, kiti laikėsi tradicinio požiūrio. Rezultatai buvo stulbinantys.
RPA grupė:
- 80 % sutrumpino užklausų pateikimo laiką
- Didesnis našumas ir pasitenkinimas darbu
- Mažiau žmogiškųjų klaidų
- Didesnė atitiktis
- Didesnis duomenų tikslumas
- Sumažintos sąnaudos dėl prastos gamybos, rankų darbo ir reputacijos praradimo dėl klientų nepasitenkinimo.
Klientų aptarnavimas
Ryšio priemonių plėtra padidino ryšių kanalų, kuriais klientai bendrauja su įmonėmis, įvairovę. Dėl to labai išaugo klientų lūkesčiai.
Šiuolaikinis vartotojas pageidauja 24 valandas per parą veikiančių įmonių ir įvairių galimybių, įskaitant savitarną. Jei šios paslaugos nepateisina lūkesčių, klientai atsisako prašymų. Kai kurios iš pasekmių – perėjimas prie konkurentų paslaugų arba blogas atsiliepimas apie įmonę socialinėje žiniasklaidoje.
Klientų aptarnavimas apima daug rankinių procesų. Įmonės nuolat kovoja, kad jų aptarnaujančių atstovų laikas būtų kuo naudingesnis. Kai kurių šių užduočių automatizavimas yra akivaizdžiai patrauklus.
#7. Klientų aptarnavimo atstovų papildymas
Klientų aptarnavimo atstovams tenka nemažai išlaidų. Daugelyje pramonės šakų šie darbuotojai yra esminis su klientais dirbančių skyrių aspektas. Iš šių darbuotojų gauti maksimalią naudą yra verslo būtinybė.
RPA padeda keliais skirtingais būdais. Pirma, klientai nori nuoseklumo visuose kanaluose. Jei jie dalijasi informacija su įmone, nori, kad ji būtų pateikiama visose sąveikose. Jie taip pat tikisi, kad darbuotojai žinos apie visus pažadus ar ankstesnes problemas.
Kai kurias problemas galima išspręsti naudojant gerą ryšių su klientais valdymo (CRM) programinę įrangą. Tačiau šie sprendimai gyvuoja ir miršta dėl duomenų kokybės. Užtikrinti, kad informacija būtų atnaujinama rankiniu būdu, brangiai kainuoja, yra rizikinga dėl žmogiškųjų klaidų ir atima daug brangaus laiko.
Klientų aptarnavimo atstovų papildymo RPA atvejo analizė
RPA transformacines savybes galima matyti iš pasaulinio pardavimo centro “Cobmax” atvejo tyrimo. Augant verslui, pardavimo atstovams teko patirti didelį spaudimą. Kai vadovybė laimėjo sutartį su pirmaujančia Brazilijos telekomunikacijų bendrove, paaiškėjo, kad jų rankinė administravimo sistema yra pasenusi.
Vienas iš šių procesų buvo susijęs su duomenų kopijavimu ir įkėlimu iš vienos CRM sistemos į kitą. Dėl klaidų ataskaitos dėl šių netikslumų užtrukdavo ilgai.
Naudodama RPA šioms užduotims atlikti, “Cobmax” perpus sumažino atgalinio biuro operacijų skaičių ir iki 66 % sutrumpino ataskaitų rengimo laiką.
Mažmeninė prekyba
RPA įvairiais būdais pakeitė mažmeninės prekybos pramonę. Vieni iš labiausiai dėmesį atkreipiančių robotizuotų procesų automatizavimo naudojimo atvejų yra sąskaitų faktūrų automatizavimas, grąžinimo apdorojimas ir net tokie dalykai kaip atsargų valdymas.
Mažmeninės prekybos operacijos taip pat labai priklauso nuo CRM ir ERP programinės įrangos. Nors šios sistemos yra neįtikėtinos centralizuotų duomenų saugyklos, rankiniu būdu pridedant klientų duomenis sugaištama nemažai darbo valandų, ypač labiau užimtų mažmenininkų.
#8. Sąskaitų faktūrų automatizavimas
Sąskaitų faktūrų tvarkymas yra ne tik mažmenininkų, bet ir daugumos įmonių problema. Bet kuri įmonė, teikianti daug sąskaitų apmokėjimo užklausų, supranta, kiek laiko užima rankinis darbas, kai reikia užtikrinti, kad tiekėjų sąskaitų faktūrų užklausos būtų apmokėtos laiku ir visiškai.
Bendrovės “Levvel Research” ataskaitoje išryškinamos kai kurios didžiausios problemos, su kuriomis susiduria mokėtinų sumų skyriai. Kai kurie iš jų – rankinis duomenų įvedimas, prarastos arba pasikartojančios sąskaitos faktūros, netiksliai suderinti duomenys ir AP duomenų neatitikimas visoje įmonėje.
Šiems procesams automatizuoti galima naudoti RPA, todėl greičiau atliekami mokėjimai, kurie pagerina santykius su tiekėjais, užtikrinamas didesnis tikslumas ir paprastesnis auditas bei ataskaitų rengimas.
RPA sąskaitų faktūrų automatizavimo atvejo analizė
Didelė Šiaurės Amerikos mažmenininkė, kurioje prekiaujama tik su nariais, susidūrė su problema. Jie kasdien gaudavo daugybę sąskaitų faktūrų. Intensyviais laikotarpiais jų skaičius siekdavo iki 700 per dieną.
Apdorojant šias sąskaitas faktūras reikėjo atidaryti el. laiškus, išgauti duomenis ir įvesti juos į centralizuotas duomenų sistemas, įskaitant vidinę apskaitos sistemą, kad klientas gautų mokėjimus. Kiekvienai sąskaitai užpildyti reikėjo iki penkių minučių, todėl buvo užduodami svarbūs klausimai apie proceso tvarumą ir verslo gebėjimą plėstis.
Šį procesą jie išsprendė įdiegę optinį ženklų atpažinimą, kuris padeda perskaityti ir išgauti informaciją iš el. laiškų. Iš ten jų robotai galėjo apdoroti informaciją ir perduoti ją atitinkamoms sistemoms, užtikrindami tikslius duomenis ir greitą apmokėjimą pardavėjams.
Įdiegus naująją RPA sistemą, daugiau nei 93 % sąskaitų faktūrų buvo apdorojama be rankinio įsikišimo, tikslumas padidėjo iki 95 %, o apie 20 % AP darbuotojų galėjo atlikti daugiau vertingų užduočių. Daugiau apie šį atvejo tyrimą skaitykite čia.
IT
IT skyriai buvo vieni iš greičiausiai įsisavinusių RPA. Taip yra daugiausia todėl, kad vadovybė ir darbuotojai yra palankūs naujoms technologijoms ir greitai pastebi galimą automatizavimo naudą.
Beveik visose viršūnėse yra IT skyriai. Be to, kiekviename iš šių sektorių IT naudojamos įvairiais būdais – nuo tokių paprastų programų, kaip interneto svetainės paleidimas ir priežiūra, iki visapusiškų kibernetinio saugumo operacijų, galinčių valdyti sudėtingą perėjimą prie debesijos darbo.
Konkretūs RPA pavyzdžiai IT srityje:
- Naudotojo valdymas: paskyrų, profilių ir el. pašto adresų kūrimas įvairiose sistemose
- Slaptažodžio atkūrimas: “Forrester Research” apskaičiavo, kad kiekvienas slaptažodžio keitimas kainuoja apie 70 JAV dolerių. RPA automatizuoja šią problemą ir leidžia sutaupyti neišmatuojamas IT biudžeto lėšas.
- Duomenų atsarginės kopijos: Duomenų atsarginė kopijavimas rankiniu būdu atima daug laiko. Be to, tai košmaras planuojant. RPA leidžia įmonėms automatizuoti duomenų sinchronizavimą ir generuoti ataskaitas, kad būtų užtikrinta, jog pagrindinė informacija būtų atnaujinama visoje organizacijoje.
- Atsakymai į pagalbos bilietus: IT darbuotojai yra brangūs. Tačiau pernelyg daug įmonių švaistosi lėšomis, nukreipdamos savo specialistus reaguoti į nedidelius incidentus ir atitraukdamos juos nuo kitų svarbių darbų. Komandos gali apmokyti RPA robotus atlikti paprastas diagnostines patikras ir kitas nuspėjamas žingsnis po žingsnio užduotis.
Nors tai puikūs pavyzdžiai, jie tėra ledkalnio viršūnė. RPA palietė beveik kiekvieną IT sritį, o tai yra dovana iš dangaus šiais laikais, kai technologijos vystosi taip sparčiai, kad net ką tik baigusieji studijas stengiasi užtikrinti, kad jų įgūdžiai būtų aktualūs.
#10. Naudotojo valdymas
Elektroninis mokymasis ir tobulinimasis (angl. L&D) yra labai svarbi darbuotojų produktyvumo ir pasitenkinimo užtikrinimo dalis. Tačiau didelėms įmonėms sudėtinga valdyti naudotojus ir užtikrinti, kad jie turėtų įgaliojimus naudotis įvairiais siūlomais kursais ir programomis.
Už tai atsakingi dažnai pervargę IT skyriai, tvarkantys pagalbos bilietus, kibernetinio saugumo perspėjimus ir atliekantys įvairias kitas užduotis.
RPA naudotojų valdymo atvejo analizė
“Mid Yorkshire Hospital NHS Trust” yra tvirtai įsipareigojusi užtikrinti darbuotojų MTEP. Ši atsakomybė taikoma tiek naujai įdarbintiems, tiek esamiems darbuotojams. Siekiant užtikrinti, kad kiekvienas darbuotojas gebėtų teikti gero lygio paslaugas, jie turi skaitmeninio mokymosi komandą, kuriai padeda IT skyrius.
Tačiau naudotojų valdymas šiems skyriams yra sunkus darbas. Registracija buvo atliekama rankiniu būdu. Remiantis jų atvejo tyrimu, kiekviena paraiška užtrukdavo apie penkias minutes, todėl trijų asmenų komandai prireikė pusantros dienos 200 naudotojų tvarkyti. Trust’e dirba daugiau nei 9 000 žmonių, o tai leidžia suvokti užduoties mastą.
Supaprastinus šį rankinį procesą būtų sutaupyta laiko ir klaidų, o jų komanda būtų išlaisvinta nuo monotoniškų ir pasikartojančių užduočių.
IT skyrius naudojo RPA sprendimą, kad perkeltų registracijas į duomenų bazę ir sukurtų paskyras kiekvienam naujam naudotojui. Iš ten robotai registruodavo naudotojus į kursus ir siųsdavo atitinkamus el. laiškus. Visos klaidos ar pasikartojančios registracijos buvo perduotos komandai, kad ši jas prižiūrėtų rankiniu būdu.
Rezultatai yra vadovėlinis pavyzdys, kaip RPA gali pakeisti verslo operacijas. Jie apima šiuos dalykus:
- Daugiau nei 70 % trumpesnis apdorojimo laikas
- 24/7 galimybės
- Klaidų mažinimas
- L&D darbuotojams nereikia dirbti papildomo darbo, todėl jie gali daugiau dėmesio skirti tiesioginėms užduotims.
Nekilnojamojo turto valdymas ir nekilnojamasis turtas
RPA gali būti naudojama kelioms skirtingoms užduotims automatizuoti nekilnojamojo turto valdymo nišoje. Iš dalies taip yra dėl to, kad šiame sektoriuje yra daug galinių verslo procesų, kurie yra standartinė bet kurios įmonės funkcija. Tačiau yra ir kitų su nekilnojamojo turto valdymu susijusių robotizuotų procesų automatizavimo pavyzdžių.
Kai kuriuos naudojimo atvejus jau esame aptarę anksčiau. Pavyzdžiui, pagreitinti KYC ir AML patikrinimus bei bendrą įdarbinimo procesą. Tačiau RPA taip pat gali būti naudojama siekiant padėti tvarkyti mokėtinas sumas, palaikyti ryšius su gyventojais ir derinti sąskaitas.
#11. Kreditoriaus ataskaitų automatizavimas
Nekilnojamojo turto kūrimas ir valdymas apima keletą rankinių užduočių. Daugelis iš jų apima patikrinimus, kuriais siekiama užtikrinti, kad pinigų įplaukos būtų aktualios. Pagrindinės paskolų bylos turi būti patikrintos bankuose, siekiant užtikrinti, kad nuomininkų ar savininkų sąskaitos būtų tvarkingos.
Šių patikrinimų atlikimas apima nuspėjamus veiksmus. Tačiau šios informacijos paieška užima daug laiko ir reikalauja didelio tikslumo. Todėl tai puikus RPA taikymo pavyzdys, galintis pagerinti daugelio įmonių veiklą.
RPA paskolų davėjų ataskaitų automatizavimo atvejo analizė
A Čikaga, IL. nekilnojamojo turto valdymo ir plėtros bendrovė stengiasi gauti mėnesines skolintojo ataskaitas ir paskolų istorijos ataskaitas. Didžioji dalis pareigų teko vienam darbuotojui.
Užduotis jau labai kartojosi. Tačiau kilo papildomų sunkumų, nes kreditoriaus išrašai galėjo pasirodyti bet kuriuo metu maždaug paskutinę kiekvieno mėnesio savaitę. Tokia situacija reiškė, kad operatyvininkas turėjo patikrinti kiekvieno banko kiekvieno skolintojo išrašą, kol visi jie buvo pasirašyti.
Nekilnojamojo turto bendrovė įdiegė RPA sprendimą, kuris išskaidė užduotis į sudedamąsias dalis. Į šiuos veiksmus įeina:
- Botas nuskaito pagrindinę paskolų bylą ir įrašo to mėnesio kopiją.
- Ji nustato, su kuriais bankais ar skolintojais reikia susisiekti.
- Tada botas patikrina, ar yra skolintojo išrašas.
- Jei pažyma yra, ji ją atsisiunčia ir atitinkamai atnaujina pagrindinę paskolos bylą.
Šis procesas sutaupė 10 valandų direktoriaus darbo laiko per mėnesį.
Telekomunikacijos
Telekomunikacijų pramonė yra didelė RPA naudos gavėja. Taip yra daugiausia todėl, kad daugelis rankinių procesų šioje srityje yra dažni, pasikartojantys ir pagrįsti taisyklėmis. Arba, kitaip tariant, būtent tokias užduotis sprendžia RPA.
Kai kurios užduotys, kurias gali padėti atlikti RPA, yra šios:
- Ataskaitų rengimas ir platinimas
- Pardavimo užsakymų apdorojimas
- Duomenų atsarginės kopijos
- Klientų aptarnavimo problemų sprendimas
- Rinkodaros automatizavimas
Kadangi telekomunikacijų srityje RPA pritaikoma labai įvairiai, naudojimo atvejai gali apimti visą organizaciją ir padėti pagerinti bei supaprastinti daugybę operacijų.
#12. Operacijų racionalizavimas
Daugelis galingiausių RPA panaudojimo atvejų yra susiję su nuspėjamų užduočių, kurias paprastai atlieka žmonės, užsakymu. Įmonėms plečiantis ir augant, vadovybė natūraliai ieško būdų, kaip supaprastinti procesus, kad padidintų veiklos efektyvumą.
Veiklą telekomunikacijų srityje galima racionalizuoti įvairiais būdais. Tai gali apimti darbuotojų skaičiaus mažinimą, maksimalų užsakymų pristatymą ir keleto pagalbinių užduočių automatizavimą.
Panagrinėkime atvejo tyrimą, kai RPA padėjo didelei telekomunikacijų bendrovei sutaupyti beveik 5 mln. dolerių išlaidų.
RPA veiklos racionalizavimo atvejo analizė
Viena garsi Australijos telekomunikacijų bendrovė susidūrė su padidėjusia interneto prieigos paklausa. Šis procesas apėmė tinklo infrastruktūros atnaujinimą ir vyriausybės įsipareigojimo sukurti nacionalinį plačiajuostį tinklą (NBN) – programą, kuri užtikrintų plačiajuosčio ryšio prieigą milijonams australų, vykdymą.
Tokia plataus masto nacionalinė operacija bendrovei sukėlė keletą problemų. Jai reikėjo rasti būdą, kaip greitai įdiegti prieigą ir kartu užtikrinti reikiamą aukštą paslaugų lygį. Būtent tokiam lygiui pasiekti galima naudoti RPA.
Operaciją sudarė keturi ramsčiai. Tai buvo:
- Paslaugų ciklo trukmės gerinimas
- Puikios klientų patirties skatinimas
- Paslaugų ir veiklos sąnaudų mažinimas
- Darbo jėgos našumo ir produktyvumo optimizavimas
Įmonė pasitelkė 50 robotų, kad padidintų efektyvumą dviejuose pagrindiniuose procesuose. Tai buvo:
- Kokybės užtikrinimas (QA)
- Užsakymo kūrimo procesas
Kai kurie iš šio RPA taikymo privalumų – sutaupyti daugiau nei 2 val. kiekvienam užsakymui. Be to, įmonei pavyko gerokai sumažinti darbo sąnaudas ir sutaupyti apie 5 mln. dolerių pristatymo veiklos sąnaudų.
Logistika
Logistika – dar viena sritis, kurioje RPA pradėta taikyti anksčiau nei kituose sektoriuose. Sandėliavimo ir paskirstymo centrai pasikliauja automatizavimu, kad sumažintų sąnaudas ir klaidas bei atitiktų griežtus klientų reikalavimus, kurie gali veikti 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę.
Tiekimo grandinėse yra daug judančių dalių. Duomenys yra neatsiejami nuo sklandžios veiklos ir savalaikiškumo, o paskirstymo centrai remiasi subtilia sandėlio valdymo sistemų (WMS), CRM ir ERP programinės įrangos sąveika.
ERP programinės įrangos, pavyzdžiui, “NetSuite”, atveju šios sistemos yra centralizuotos. Tačiau diegimas yra labai techniškas, reikalaujantis daug laiko ir brangus, jau nekalbant apie mėnesines licencijas, kurios lengvai gali siekti tūkstančius dolerių.
#13. siuntų stebėjimas ir užsakymų auditas
Logistikos įmonės gyvuoja ir miršta dėl savo veiklos rezultatų. Populiarėjant gamybai “tiksliai laiku” ir atsargų valdymui, vėlavimas gali turėti rimtų pasekmių.
Trečiųjų šalių įmonių aptarnavimas turi savų sunkumų. Per daugelį metų klientų lūkesčiai gerokai išaugo. Vartotojai pageidauja nuolatinio ir reguliaraus atnaujinimo, kai siuntos keliauja per tinklus. Neaiškios prognozės nebetoleruojamos.
Logistikos įmonės tarpininkauja tarp vartotojų ir pardavėjų. Ilgą laiką sekimas buvo rankų darbo darbuotojų sritis. Dėl to gaunama daugybė užklausų įvairiose komunikacijos platformose. Tai daug laiko reikalaujantis darbas, kuriame gali pasitaikyti klaidų ir nesusikalbėjimo.
RPA siuntų sekimo ir užsakymų audito pavyzdys
“LTX Solutions” yra Atlantoje įsikūrusi tiekimo grandinės valdymo įmonė. Jų specializacija – mažesnių nei sunkvežimių krovinių (LTL) siuntos. 2019 m. juos įsigijo “Redwood Logistics”, ilgametė logistikos platformos kaip paslaugos (LPaaS) programinės įrangos tiekėja.
Bendrovei LTX reikėjo RPA, kad galėtų valdyti padidėjusią verslo apimtį. Prieš “Redwood” įsigyjant bendrovę, joje dirbo 12 darbuotojų, kurie per mėnesį pristatydavo apie 3 000 krovinių.
Tačiau, augant verslo apimtims, įmonė greitai suprato, kad rankinio stebėjimo ir audito procesas negali būti taikomas kartu su ja. Pirmiausia jie apskaičiavo, kad norint patenkinti tokį kiekį užklausų, reikėtų priimti 12 naujų darbuotojų. 40 proc. padidinti darbo sąnaudas būtų sudėtinga pramonės šakoje, kurioje, kaip žinia, maržos yra labai mažos.
LTX įdiegė RPA procesus, kad išspręstų šias problemas. Pirmiausia jie ėmėsi automatizuoti stebėjimo procesą. Verslo procesų viceprezidentas Andrew Gleesonas šį sprendimą įdiegė maždaug per dieną, o tai liudija, kad RPA gali žaibiškai pakeisti verslą. Įprastos programinės įrangos diegimas gali trukti savaites ar mėnesius, o tam reikia itin techniškų komandų ir milžiniškų biudžetų.
Iš ten LTX naudojo RPA, kad sumažintų atgalinio biuro darbo valandas. Ši technologija padėjo įmonei iš esmės pakeisti pristatymo audito procesą. Be to, komanda pripažįsta, kad šis pažangus požiūris labai prisidėjo prie to, kad juos įsigijo “Redwood Logistics”.
Farmacijos
RPA naudojimo atvejai farmacijos pramonėje apima administravimą, žmogiškuosius išteklius, pardavimų prognozavimą ir net tiekimo grandinės bei atsargų valdymą. Tačiau griežta apskaita ir duomenų tvarkymas yra vienos iš svarbiausių gyvybės mokslų srities biuro išlaidų.
RPA yra puikus sprendimas daugeliui šių administracinių problemų spręsti. Farmacijos įmonės gali naudoti šią technologiją, kad automatizuotų kontroliuojamą dokumentų platinimą ir užtikrintų saugią ir prieinamą svarbiausių duomenų saugyklą. Be to, RPA gali padėti pašalinti žmogiškąsias klaidas dokumentų valdymo srityje ir ištaisyti neefektyvias ir neveiksmingas verslo procesų valdymo (BPM) politikas.
Daugelį šių temų jau aptarėme šiame straipsnyje, todėl panagrinėsime, kaip gyvybės mokslų įmonės gali pritaikyti RPA, kad sumažintų MTTP sąnaudas, ypač atkreipiant dėmesį į dokumentų valdymą klinikinių tyrimų metu.
#14. Mokslinių tyrimų ir plėtros sąnaudų mažinimas
Farmacijos ir gyvybės mokslų įmonės susiduria su įvairiais sunkumais. Senėjanti Vakarų pasaulio visuomenė reiškia, kad nuolat didėja naujų gydymo būdų poreikis. Tačiau mokslinių tyrimų ir plėtros (MTTP) sąnaudos taip pat didėja.
Kitas svarbus veiksnys, į kurį reikia atsižvelgti, yra griežtos vaistų kūrimo reguliavimo sąlygos. Prieš pateikiant gaminį rinkai, reikia atlikti išsamius tyrimus, parengti dokumentus ir klinikinius tyrimus.
bandymai. Šie būtini procesai reiškia, kad farmacijos įmonės turi kruopščiai tvarkyti dokumentus ir duomenis, kad išliktų teisingoje reguliavimo institucijų pusėje.
RPA atvejo analizė siekiant sumažinti MTTP sąnaudas
Straipsnyje ” Robotizuotų procesų automatizavimas farmacijoje: trys atvejų tyrimai ” (Anagnoste, 2018 m.) autorius aprašo labai dažną scenarijų, su kuriuo susiduria farmacijos pramonės įmonės, t. y. ieško būdų, kaip tiekti vaistus už priimtiną kainą ir kartu pereiti prie labiau į pacientą orientuoto verslo modelio.
Be to, dokumente atkreipiamas dėmesys į su reikalavimų laikymusi susijusią naštą, kuri vargina gyvybės mokslų srityje veikiančias įmones. Jie pabrėžia, kad dvi pirmaujančios farmacijos bendrovės buvo išsikėlusios tikslus tobulinti savo paslaugas, įskaitant:
- Greitesnis apdorojimo laikas
- Geresni investicijų rezultatai
- Mažesnės gamybos sąnaudos.
Didelis dėmesys šiuose farmacijos atvejų tyrimuose buvo skiriamas klinikinių tyrimų dokumentacijai. Klinikiniai tyrimai yra griežtai reglamentuojami. Įmonės privalo saugoti tobulus įrašus ir dokumentus vadinamojoje pagrindinėje byloje.
Saugumas, pakeitimų kontrolė, auditas ir archyvavimas – tai keturi šio metodo ramsčiai. Be to, prieš pradedant vykdyti klinikinius bandymus, taikoma kontrolės ir atsvarų sistema, kurią sudaro įvairių suinteresuotųjų šalių parašai ir patvirtinimai. Šie dokumentai vadinami žaliosios šviesos formomis (angl. Green Light Forms, GLF).
Tradicinėse sistemose GLF užduotys buvo valdomos ir paskirstomos rankiniu būdu. Šie procesai, kuriuose atliekami keli standartizuoti veiksmai, yra tinkami automatizuoti.
Atvejų tyrimuose dvi pasaulinės gyvybės mokslų bendrovės taikė RPA savo dokumentacijai tvarkyti ir bendrai atitikčiai gerinti.
Pirmoji bendrovė sumažino sąnaudas ir gavo naudos, pvz:
- Didesnė atitiktis
- Mažesnis dokumentų valdymo palaikymo poreikis
- Naujas, supaprastintas procesas
- Aukščiausios kokybės metrikos, skirtos bandymams ir dokumentams sekti
Antrojo bandymo metu įmonė daugiausia dėmesio skyrė atitikties reikalavimams ir dokumentų užklausų proceso gerinimui. RPA vėlgi padėjo įmonei šiais būdais:
- Sukurti lengvai pritaikomą ir lankstų metodą, kuris galėtų prisitaikyti prie naujų atitikties ir reguliavimo reikalavimų.
- Rinkti patikimą diagnostikos informaciją, kurią įmonė galėtų panaudoti procesams tobulinti.
- Įgyvendinkite nuoseklias eskalavimo procedūras, susijusias su reikalingais dokumentais
Supaprastinus šiuos verslo procesus, abi įmonės sugebėjo sutaupyti lėšų ir kartu laikytis atitikties standartų vis sudėtingesnėje aplinkoje.
Teisės pramonė
Automatizavimas labai pasitarnavo teisės sektoriui. Anksčiau įmonės turėjo didžiulius dokumentų spausdinimo, apdorojimo ir saugojimo įrenginius. Darbas popieriuje buvo susijęs su ilgomis darbo valandomis, žmogiškųjų klaidų rizika, saugumo problemomis ir kt. RPA padėjo sumažinti daug rankinio darbo, kuris yra būdingas šiai profesijai.
Žinoma, tai tik vienas iš būdų, kaip technologijos gali padėti. Kiti RPA naudojimo atvejai apima bylos dokumentų kūrimą, paiešką duomenų bazėse, bylos informacijos peržiūrą ir ataskaitų pildymą.
#15. Duomenų migravimas
Duomenų perkėlimas yra standartinis procesas, kurio reikia ne tik teisinės pramonės, bet ir daugelio kitų sektorių įmonėms. Tačiau teisinėje praktikoje reikia ne tik nepriekaištingo įrašų saugojimo, bet ir gebėjimo dalytis duomenimis ir juos atšaukti vos pastebėjus.
Skaitmeninei transformacijai tapus standartu visame teisiniame pasaulyje, daugeliui įmonių prireikė sprendimų, kaip perkelti turimas duomenų bazes į debesiją. Tai leistų jiems dirbti nuotoliniu būdu ir naudotis dokumentais keliaujant. Tačiau ne visi duomenų perkėlimo projektai yra paprasti.
Duomenų migracijos RPA atvejo analizė
Perėjimas prie naujų duomenų bazių struktūrų yra pakankamai sudėtingas. Tačiau teisinėms įmonėms dažnai reikia individualių sprendimų. Vieno atvejo tyrimas, susijęs su teisine praktika, kurios specializacija – perleidimas, atskleidžia, kaip RPA gali būti naudojama tiek vienkartinėms problemoms, tiek ilgalaikiams verslo procesams spręsti.
Įmonė turėjo perkelti šimtus nekilnojamojo turto sklypų įrašų iš “Microsoft Access” duomenų bazės į debesų platformą. Tačiau naujajai programinei įrangai trūko pritaikomumo įkelti ir patvirtinti advokatų įrašus.
Sukūrus RPA procesą, komandai pavyko perkelti duomenis 100 % tikslumu. Šis procesas užtruko pusę dienos, o įmonė sutaupė apie 350 darbo valandų. Šis atvejo tyrimas dar kartą iliustruoja RPA taikomųjų programų galimybes padėti vykdyti darbo eigą ir išlaisvinti darbuotojus, kad jie galėtų atlikti daugiau į klientus ir vertę orientuotų užduočių.
