Top 15 cazuri de utilizare a RPA (Robotic Process Automation) în funcție de industrie – finanțe, sănătate, resurse umane, contabilitate, producție și multe altele!

Poate că unul dintre cele mai interesante aspecte ale automatizării proceselor robotice (RPA ) este nivelul ridicat de versatilitate al software-ului. Întreprinderile pot utiliza această tehnologie în majoritatea domeniilor în care oamenii interacționează cu computerele. Pe măsură ce industriile fac pași înainte spre eficiență, cazurile deutilizare a RPA cresc în volum și diversitate.

Acest articol va explora diferitele sarcini pe care RPA poate fi utilizată pentru a automatiza o mare varietate de întreprinderi. Această combinație de aplicații RPA, cazuri de utilizare și studii de caz ar trebui să inspire liderii de afaceri care doresc să economisească bani și să sporească eficiența și satisfacția angajaților.

 

Bănci și instituții financiare

Finanțele au fost una dintre cele mai bune industrii pentru a explora cazurile de utilizare a automatizării robotice a proceselor. În acest sector se folosesc multe sarcini de volum mare care necesită viteză și precizie. În plus, este plină de software vechi și trebuie să facă față unor reglementări stricte. RPA este adaptată pentru fiecare dintre aceste scenarii.

Băncile și instituțiile financiare au adoptat o varietate de aplicații ale RPA. Unele dintre aceste cazuri de utilizare au ajutat la rezolvarea unor probleme de lungă durată, în timp ce altele au abordat probleme emergente, în special reglementările de reglementare și de conformitate.

Iată două dintre cele mai bune exemple de automatizare robotică din domeniul bancar, pentru a îndeplini standardele de guvernanță financiară și, de asemenea, pentru a adăuga afaceri prin procesarea mai rapidă a împrumuturilor.

#1. Conformitatea cu reglementările și reglementările privind cunoașterea clientului (KYC)

 

Băncile sunt supuse unor presiuni mari pentru a contribui la soluționarea problemei KYC prin intermediul constrângerilor privind combaterea spălării banilor (AML). Îndeplinirea acestor standarde a dus la necesitatea de a suplimenta personalul și tehnologia, rapoartele sugerând că cheltuielile RegTech vor ajunge la aproximativ 200 de miliarde de dolari până în 2028.

Procesarea documentelor este unul dintre cele mai importante blocaje cu care se confruntă firmele financiare din cauza KYC. Marea problemă este că cheltuielile nu aduc venituri suplimentare, dar nerespectarea lor atrage după sine amenzi mari. Această dilemă evidențiază nevoia urgentă de soluții pentru procesarea KYC care să nu fie costisitoare.

Studiu de caz RPA pentru KYC

HDFC este cea mai mare bancă din sectorul privat din India. Aceștia s-au confruntat cu o creștere bruscă a numărului de clienți noi, ceea ce a adăugat o povară administrativă semnificativă. Citirea și procesarea documentelor necesare pentru a trece de reglementările KYC implică o mulțime de sarcini manuale care consumă mult timp.

Aceștia au folosit o soluție RPA pentru a extrage date din aplicațiile contabile, inclusiv documente scanate. Software-ul RPA le-a permis să gestioneze întregul ciclu KYC. Prin accelerarea procesului, au redus costurile și orele de lucru cu aproximativ 50%, au sporit productivitatea generală cu 60% și au redus erorile umane.

#2. Prelucrarea creditelor

 

În mod tradițional, procesarea creditelor a fost un proces foarte ineficient și consumator de timp. Aceasta implică o cantitate considerabilă de verificări de date și o mulțime de hârtii. Industria financiară este supraaglomerată, iar concurența din partea neo-bancilor perturbatoare. Așteptările consumatorilor au crescut considerabil în ultimii ani, iar deciziile rapide de acordare a creditelor reprezintă adesea un punct de concurență între bănci.

Studiu de caz RPA pentru procesarea creditelor

 

UBS este o bancă elvețiană cu o prezență globală masivă. În timpul COVID-19, Consiliul Federal Elvețian a aprobat împrumuturi cu zero procente pentru companiile care se confruntă cu criza. Provocarea pentru UBS a fost că nu dispunea de infrastructura necesară pentru a gestiona valul de aplicații.

Se acumulase un număr de 10.000 de cereri restante. Astfel, ca parte a eforturilor lor generale de transformare digitală, UBS a considerat că RPA ar putea fi utilizată pentru a ajuta la procesarea acestor împrumuturi. Echipa a folosit RPA pentru a implementa un proces de automatizare în doar șase zile. Tehnologia a transformat timpul de procesare a fiecărui împrumut de la aproximativ 40 de minute la doar cinci minute, economisind timp și resurse umane.

 

Asistență medicală

Organizațiile moderne de asistență medicală se confruntă cu numeroase probleme. Creșterea volumului de pacienți, a cerințelor de conformitate și a costurilor de operare, alături de o reputație adesea meritată de birocrație inutilă, fac din această industrie un candidat excelent pentru automatizare. O îngrijire mai rapidă și mai eficientă din punct de vedere al costurilor este esențială pentru încrederea publicului în aceste servicii.

#3. Accesarea datelor pacienților

 

Accesul la datele pacienților este esențial pentru a oferi o îngrijire optimă. Cu toate acestea, destul de des, aceste informații sunt dispersate în baze de date neconectate în cabinete medicale, spitale și alte depozite de date medicale. Această situație duce la solicitări ineficiente de date și la o mare cantitate de procesare manuală.

RPA, la fel ca și automatizarea testelor, poate fi utilizată pentru a automatiza multe dintre aceste procese, ceea ce înseamnă că medicii au acces la datele de care au nevoie pentru a lua decizii mai educate și mai informate.

Studiu de caz RPA pentru accesarea dosarelor pacienților

National Health Service (NHS), sistemul public de sănătate din Marea Britanie, este un fel de miracol. Acesta oferă asistență medicală gratuită pentru cei 67 de milioane de cetățeni ai țării. Cu toate acestea, deoarece este alcătuit dintr-un amalgam de trusturi, consilii și organisme, a căpătat o reputație de ineficiență, supradimensionare și procese redundante.

NHS Dorset trebuia să găsească o modalitate prin care medicii generaliști să aibă acces la Dorset Care Record (DCR), o colecție de dosare medicale ale pacienților. Desigur, deoarece aceste dosare conțin informații sensibile de sănătate și sociale, securitatea este o preocupare importantă.

Soluția RPA a presupus crearea de conturi pentru fiecare dintre cei 1 500 de medici de familie din zona Dorset, pentru a asigura o căutare sigură și eficientă a pacienților. Procesul economisește mult timp pentru medicii de familie și le oferă acces la istoricul precis al pacienților prin simpla apăsare a unui buton, depășind o problemă importantă cu care se confruntă o organizație supraîncărcată.

Resurse umane

Departamentele de resurse umane (HR) acoperă o gamă largă de responsabilități. Cu toate acestea, gestionarea angajaților implică o mulțime de formulare și o muncă banală și repetitivă pentru a îndeplini standardele de conformitate. Unele dintre aceste sarcini includ gestionarea datelor angajaților, înregistrarea învățării și dezvoltării, înregistrările privind concediile și absențele și integrarea angajaților.

#4. Îmbarcarea angajaților

 

Recrutarea angajaților a devenit un subiect de actualitate în ultimii ani. Multe firme se străduiesc să găsească cele mai bune talente și, chiar și atunci când reușesc, se străduiesc să își păstreze noii angajați.

Îmbarcarea angajaților conține mai multe sarcini mai mici. Printre acestea se numără verificarea antecedentelor, trimiterea de scrisori de ofertă, activarea conturilor angajaților pentru software-ul intern și diseminarea documentelor și a manualelor relevante.

Pentru organizațiile mai mari, aceste procese se traduc printr-o mulțime de timp pierdut, care ar putea fi cheltuit în schimb pe elemente de resurse umane, cum ar fi asigurarea că personalul se instalează în mod corespunzător și se simte sprijinit. Într-o eră a muncii hibride și la distanță, acești factori au fost rareori mai importanți.

Studiu de caz RPA pentru îmbarcarea angajaților

 

O companie producătoare de oțel de top din SUA se afla într-o perioadă de creștere susținută. Această situație a însemnat că au fost nevoiți să facă o mulțime de angajări noi. Una dintre problemele majore cu care s-au confruntat a fost faptul că operațiunile lor se desfășurau pe întreg teritoriul SUA, ceea ce făcea ca integrarea să fie o provocare care necesita multă forță de muncă.

Coordonarea acestui efort în diferite locații a dus la mai multe provocări. De asemenea, a necesitat o colaborare între departamente. De exemplu, departamentele IT și de resurse umane trebuiau să colaboreze pentru a furniza logări pentru sisteme și laptopuri. Rezultatul a fost un efort dezordonat și dezorganizat, care a provocat întârzieri, a afectat productivitatea și chiar a dus la fluctuația noilor angajați.

Întreprinderea a recunoscut nevoia unui sistem mai eficient. Aceștia au optat pentru o soluție de automatizare a procesului de integrare. Acest software a folosit RPA pentru a citi și înțelege documentele angajaților și pentru a actualiza informațiile din bazele de date ale companiei. De asemenea, a implicat utilizarea tehnologiei pentru a declanșa scrisori de ofertă și, în cele din urmă, documentația pentru noii angajați. În cele din urmă, RPA a fost utilizat și pentru a aloca logări și acces la software pentru diverși angajați în funcție de rolurile acestora în cadrul organizației.

În general, adoptarea proceselor RPA a economisit timp și bani, a crescut satisfacția angajaților și a facilitat un proces de integrare bine desfășurat și fără erori.

Contabilitate

Departamentele de contabilitate ale întreprinderilor mari procesează o cantitate incredibilă de tranzacții lunare. În mod tradițional, acesta este un proces intensiv, care implică scanarea documentelor, extragerea datelor din diverse sisteme și o cantitate considerabilă de introducere de date. Este de înțeles că aceste procese sunt predispuse la erori umane.

Automatizarea software-ului și RPA pot fi utilizate pentru a automatiza conturile de încasat și de plătit, salarizarea, conformitatea fiscală, raportarea, previziunile și multe altele.

#5. Auditul

 

Auditurile sunt doar un domeniu al contabilității pe care RPA îl poate îmbunătăți. Fiecare audit constă într-o serie de sarcini repetitive, manuale și de volum mare. Aceste sarcini reprezintă o scurgere de capital uman care deturnează lucrătorii umani de la locurile de muncă orientate spre valoare.

RPA pentru audituri sporește acuratețea, randamentul și detectarea fraudelor. Implementarea tehnologiei crește satisfacția clienților și a angajaților, precum și reducerea costurilor.

Studiu de caz RPA pentru audit

În lucrarea de cercetare intitulată Robotic Process Automation (RPA) Implementation Case Studies in Accounting: A Beginning to End Perspective (Zhang, 2022), autorii prezintă o varietate de cazuri de utilizare a RPA. Cercetarea se referă la o firmă cu sediul în SUA care este puternic implicată în auditul firmelor private din industria imobiliară.

 

Înainte de a implementa RPA, fluxul de lucru al clientului consta în următorii pași:

 

1. a) Încărcarea documentelor în programul informatic fiscal
2. b) Executarea mai multor calcule
3. c) Descărcarea datelor bazate pe aceste calcule
4. d) reformatarea fișierului în scopul raportării.

 

Cercetătorii raportează o rezistență considerabilă la automatizare din partea auditorilor întreprinderilor. Cu toate acestea, odată ce managementul a demonstrat beneficiile, a fost rapid. În plus, punerea în aplicare nu a dus la disponibilizări, ceea ce a contribuit în mod clar la adoptare.

Un aspect interesant al implementării a fost faptul că firma de contabilitate nu a impus utilizarea RPA în procesele sale. Cu toate acestea, echipele care au adoptat RPA au reușit să reducă timpul petrecut pentru generarea rapoartelor.

Un alt aspect suculent al cercetării se referă la blocajele care au încetinit implementarea. După cum se detaliază în document, “auditorii nu au reușit inițial să le arate dezvoltatorilor de roboți toate variantele procesului care urma să fie automatizat”. Există o lecție importantă de învățat pentru echipele care implementează RPA: este necesară o cercetare adecvată a proceselor de afaceri pentru a debloca beneficiile oricărei aplicații de RPA.

Fabricarea

Lanțurile globale de aprovizionare sunt o constantă a ciclului de știri. COVID-19, inflația galopantă și invazia Ucrainei au scos în evidență faptul că depindem de un flux de informații rapid și precis în întregul lanț de aprovizionare. Un aspect important al acestui proces implică gestionarea datelor de bază (MDM).

#6. Gestionarea datelor de bază

 

MDM se află în centrul organizațiilor de producție care funcționează bine. Această disciplină necesită o interacțiune între IT și întreprinderi pentru a se asigura că datele sunt actualizate, uniforme și exacte. Informațiile includ date despre furnizori, clienți, conturi și diverse unități de producție.

Unele dintre soluțiile pe care RPA le poate rezolva în domeniul MDM includ timpi de procesare mai rapizi, reducerea erorilor umane, o mai bună conformitate, date mai precise și costuri de operare reduse.

Studiu de caz RPA pentru gestionarea datelor principale

 

În lucrarea Utilizarea automatizării robotice a proceselor (RPA ) pentru a îmbunătăți procesul de întreținere a datelor de bază ale articolelor (Radke, 2020), autorii evidențiază exemple de RPA în diverse industrii.

Primul exemplu se referă la o companie vietnameză de producție numită ABC Electronics. ABC se ocupă de reparații de telefoane. Cu toate acestea, firma nu a putut genera o listă de materiale pentru repararea telefoanelor cu ajutorul sistemelor tipice de planificare a resurselor întreprinderii (ERP).

În prezent, cererile de excepție erau introduse într-un sistem global de gestionare a lanțului de aprovizionare (GCSM). Operatorii trebuiau apoi să descarce aceste date și să le analizeze în foi de calcul Excel. În plus, echipele de achiziții trebuiau să acceseze sistemele interne și să verifice rapoartele planificatorilor de producție pentru a determina ce materiale trebuiau să achiziționeze.

Per ansamblu, era un sistem ineficient care implica o cantitate inutilă de intervenție umană. Dar ceea ce este și mai îngrijorător este faptul că acest proces a provocat întârzieri semnificative în service din cauza lipsei de piese și materiale pentru reparații.

ABC a împărțit departamentele relevante descrise mai sus în grupuri. Unii au implementat RPA, în timp ce alții au rămas la abordarea tradițională. Rezultatele au fost uluitoare.

 

Grupul RPA:

 

• Reducerea cu 80% a timpului necesar pentru cereri
• Creșterea productivității și a satisfacției la locul de muncă
• Reducerea erorilor umane
• Creșterea conformității
• Precizia îmbunătățită a datelor
• Reducerea costurilor rezultate din producția slabă, munca manuală și pierderea reputației din cauza nemulțumirii clienților.

Îngrijirea clienților

Dezvoltarea instrumentelor de comunicare a sporit varietatea canalelor de comunicare pe care clienții le folosesc pentru a interacționa cu întreprinderile. De asemenea, a dus la o creștere puternică a așteptărilor clienților.

Consumatorul modern dorește să aibă acces 24 de ore din 24, 7 zile din 7 la întreprinderi și o varietate de opțiuni, inclusiv autoservire. Dacă aceste servicii nu reușesc să satisfacă așteptările, clienții renunță la cereri. Unele dintre consecințe includ trecerea la servicii concurente sau prezentarea companiei pe rețelele de socializare.

Îngrijirea clienților implică o mulțime de procese manuale. Companiile se află într-o luptă constantă pentru a obține cea mai mare valoare din timpul reprezentanților lor de servicii. Automatizarea unora dintre aceste sarcini are un farmec evident.

#7. Creșterea numărului de reprezentanți ai serviciului clienți

 

Reprezentanții serviciului clienți reprezintă o cheltuială semnificativă pentru întreprinderi. În multe industrii, acești lucrători reprezintă un aspect esențial al departamentelor care se adresează clienților. Obținerea celor mai bune rezultate de la acești lucrători este un imperativ de afaceri.

RPA ajută în mai multe moduri diferite. În primul rând, clienții doresc coerență între canale. Dacă au împărtășit informații cu o companie, vor ca acestea să fie prezente în toate interacțiunile. De asemenea, se așteaptă ca agenții să fie la curent cu orice promisiuni sau probleme din trecut.

Unele dintre aceste probleme pot fi rezolvate cu un bun software de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM). Cu toate acestea, aceste soluții trăiesc și mor în funcție de calitatea datelor. Asigurarea actualizării manuale a informațiilor este costisitoare, este vulnerabilă la erori umane și necesită timp prețios.

Studiu de caz RPA pentru suplimentarea numărului de reprezentanți ai serviciului clienți

Calitățile transformaționale ale RPA pot fi observate într-un studiu de caz care implică Cobmax, un centru global de vânzări. Pe măsură ce afacerea a crescut, reprezentanții de vânzări au fost supuși unei presiuni foarte mari. Atunci când conducerea a câștigat un contract pentru o companie braziliană de telecomunicații de top, sistemul lor administrativ manual a fost considerat depășit.

Cobmax a implementat o soluție RPA care a identificat sarcinile manuale cu rate ridicate de eroare.

Unul dintre aceste procese presupunea copierea și lipirea datelor de la un sistem CRM la altul. Erorile au însemnat că rapoartele durau mult timp din cauza acestor inexactități.

Prin utilizarea RPA pentru externalizarea acestor sarcini, Cobmax a înjumătățit operațiunile de back-office și a redus timpul de elaborare a rapoartelor cu până la 66%.

Comerț cu amănuntul

RPA a transformat industria comerțului cu amănuntul într-o varietate de moduri. Unele dintre cele mai interesante cazuri de utilizare a automatizării robotizate a proceselor includ automatizarea facturilor, procesarea retururilor și chiar lucruri precum gestionarea stocurilor.

Operațiunile de vânzare cu amănuntul se bazează, de asemenea, în mare măsură pe software-ul CRM și ERP. În timp ce aceste sisteme sunt depozite incredibile de date centralizate, adăugarea manuală a datelor despre clienți înseamnă ore de lucru semnificative, în special pentru comercianții cu amănuntul mai ocupați.

#8. Automatizarea facturilor

 

Procesarea facturilor este o problemă în majoritatea întreprinderilor, nu doar în cazul comercianților cu amănuntul. Orice întreprindere cu un volum mare de cereri de conturi de plătit înțelege munca manuală care necesită mult timp pentru a se asigura că facturile furnizorilor sunt plătite la timp și în întregime.

Un raport al Levvel Research evidențiază câteva dintre marile probleme cu care se confruntă departamentele de conturi de plată (AP). Printre acestea se numără introducerea manuală a datelor, facturi pierdute sau duplicate, date reconciliate inexact și o neconcordanță a datelor de plată în întreaga companie.

RPA poate fi utilizat pentru a automatiza aceste procese, ceea ce duce la plăți mai rapide care îmbunătățesc relațiile cu furnizorii, la o mai mare acuratețe și la audituri și rapoarte mai ușoare.

Studiu de caz RPA pentru automatizarea facturilor

Un mare comerciant cu amănuntul nord-american care vinde numai membrilor a avut o problemă. Aceștia primeau zilnic o cantitate uriașă de facturi. În perioadele aglomerate, numărul acestora ajungea până la 700 pe zi.

Prelucrarea acestor facturi presupunea deschiderea e-mailurilor, extragerea datelor și apoi introducerea lor în sistemele de date centralizate, inclusiv în sistemul contabil intern, pentru a se asigura că clientul primea plățile. Fiecare factură a durat până la cinci minute pentru a fi completată și a pus întrebări importante cu privire la durabilitatea procesului și la capacitatea întreprinderii de a se extinde.

Ei au rezolvat acest proces prin implementarea recunoașterii optice a caracterelor pentru a ajuta la citirea și extragerea informațiilor din e-mailuri. De acolo, roboții lor au fost capabili să proceseze informațiile și să le transmită către sistemele relevante, asigurând date exacte și plăți rapide pentru furnizori.

Odată ce au instituit noul sistem RPA, peste 93% din facturi au fost procesate fără intervenție manuală, acuratețea a crescut la 95%, iar aproximativ 20% din personalul AP a fost eliberat pentru a se angaja în sarcini mai valoroase. Citiți mai multe despre acest studiu de caz aici.

IT

Departamentele IT s-au numărat printre cei care au adoptat cel mai rapid RPA. În mare măsură, acest lucru se datorează faptului că managementul și angajații sunt receptivi la noile tehnologii și recunosc rapid beneficiile potențiale ale automatizării.

Aproape toate vârfurile au departamente IT. În plus, fiecare dintre aceste sectoare utilizează IT în moduri diferite, de la aplicații simple precum administrarea și întreținerea unui site web până la operațiuni de securitate cibernetică complete, capabile să gestioneze tranziția dificilă către munca în cloud.

 

Exemple specifice de RPA în domeniul IT includ:

 

• Gestionarea utilizatorilor: Crearea de conturi, profiluri și adrese de e-mail în diferite sisteme.

 

• Resetarea parolei: Forrester Research estimează că fiecare resetare a parolei costă aproximativ 70 de dolari. RPA automatizează problema, reducând sume incalculabile din bugetele IT.

 

• Copie de rezervă a datelor: Salvarea manuală a datelor este o pierdere de timp. Este, de asemenea, un coșmar în ceea ce privește programarea. RPA permite firmelor să automatizeze sincronizarea datelor și să genereze rapoarte pentru a se asigura că informațiile cheie sunt actualizate în întreaga organizație.

 

• Răspunsuri la bilete de ajutor: Personalul IT este scump. Cu toate acestea, prea multe întreprinderi irosesc bani pentru ca specialiștii lor să răspundă la incidente minore, îndepărtându-i de la alte activități vitale. Echipele pot antrena roboții RPA pentru a efectua verificări simple de diagnosticare și alte sarcini previzibile pas cu pas.

 

Deși toate acestea sunt exemple minunate, ele reprezintă doar vârful icebergului. RPA a atins aproape toate domeniile IT, ceea ce este o mană cerească într-o epocă în care tehnologia se mișcă atât de repede încât chiar și proaspeții absolvenți se străduiesc să se asigure că abilitățile lor sunt relevante.

#10. Gestionarea utilizatorilor

 

Învățarea și dezvoltarea electronică (L&D) reprezintă o parte esențială pentru a asigura că angajații sunt atât productivi, cât și satisfăcuți. Cu toate acestea, pentru întreprinderile mari, este o provocare să gestioneze utilizatorii și să se asigure că aceștia au acreditările necesare pentru a accesa varietatea de cursuri și programe oferite.

Responsabilitatea pentru acest lucru revine departamentelor IT, adesea suprasolicitate, care se ocupă de tichetele de asistență, de alertele de securitate cibernetică și de diverse alte sarcini.

Studiu de caz RPA pentru gestionarea utilizatorilor

Mid Yorkshire Hospital NHS Trust are un angajament puternic față de formarea și perfecționarea angajaților. Această responsabilitate se extinde atât la noii angajați, cât și la personalul existent. Pentru a se asigura că fiecare angajat este capabil să ofere un nivel bun de îngrijire, au o echipă de învățare digitală, care este susținută de departamentul IT.

Cu toate acestea, gestionarea utilizatorilor este o corvoadă pentru aceste departamente. Înregistrarea a fost efectuată manual. Conform studiului lor de caz, fiecare aplicație a durat aproximativ cinci minute, ceea ce înseamnă că o echipă de trei persoane a avut nevoie de o zi și jumătate pentru a gestiona 200 de utilizatori. Trustul are peste 9.000 de angajați, ceea ce dă o oarecare amploare acestei sarcini.

Raționalizarea acestui proces manual ar economisi timp și erori și ar scuti echipa de sarcini monotone și repetitive.

Departamentul IT a folosit o soluție RPA pentru a muta înregistrările într-o bază de date și a crea conturi pentru fiecare utilizator nou. De acolo, roboții au înscris utilizatorii la cursuri și au trimis e-mailuri relevante. Orice erori sau înregistrări duble au fost transmise echipei pentru supraveghere manuală.

 

Rezultatele sunt un exemplu de manual despre modul în care RPA poate transforma operațiunile de afaceri. Acestea includ următoarele:

 

• O scădere de peste 70% a timpului de procesare
• Capacități 24/7
• Reducerea erorilor
• Personalul L&D este scutit de munca suplimentară, ceea ce îi permite să se concentreze pe sarcini mai mult față în față.

 

Managementul proprietății și imobiliare

RPA poate fi utilizat pentru a automatiza mai multe sarcini diferite în domeniul gestionării proprietăților. În parte, acest lucru se datorează faptului că acest sector prezintă o mulțime de procese de afaceri back-end care sunt o caracteristică standard a oricărei întreprinderi. Cu toate acestea, există și alte exemple de automatizare a proceselor robotice specifice managementului proprietății din care să ne inspirăm.

Unele dintre cazurile de utilizare sunt lucruri pe care le-am abordat anterior. De exemplu, accelerarea verificărilor KYC și AML și a procesului general de integrare. Cu toate acestea, RPA poate fi utilizată și pentru a ajuta la conturile de plată, la comunicarea cu rezidenții și la reconcilierea conturilor.

#11. Automatizarea declarațiilor creditorilor

 

Dezvoltarea și gestionarea proprietăților imobiliare implică mai multe sarcini manuale. Multe dintre acestea includ verificări pentru a se asigura că intrările de numerar sunt la zi. Dosarele principale de împrumut trebuie să fie verificate în raport cu băncile, asigurându-se că conturile chiriașilor sau ale proprietarilor sunt în regulă.

Efectuarea acestor verificări implică etape previzibile. Cu toate acestea, recuperarea acestor informații necesită mult timp și un nivel ridicat de precizie. Prin urmare, acesta este un exemplu strălucit al aplicațiilor RPA care pot îmbunătăți multe întreprinderi.

Studiu de caz RPA pentru automatizarea declarațiilor creditorilor

A Chicago, IL. companie de management și dezvoltare imobiliară se luptă pentru a prelua declarațiile lunare ale creditorului și rapoartele privind istoricul împrumuturilor. O mare parte din sarcini reveneau unui singur agent.

Sarcina era deja foarte repetitivă. Cu toate acestea, au apărut și alte complicații, deoarece extrasele de cont ale creditorului puteau apărea oricând în aproximativ ultima săptămână a fiecărei luni. Această situație însemna că agentul operativ trebuia să verifice fiecare bancă pentru fiecare extras de cont al creditorului până când toate erau semnate.

 

Compania imobiliară a implementat o soluție RPA care a împărțit sarcinile în părțile sale constitutive. Etapele au inclus:

 

• Un robot citește fișierul principal de împrumut și scrie o copie pentru luna respectivă
• Determină ce bănci sau creditori trebuie să contacteze.
• Apoi, robotul verifică disponibilitatea declarației creditorului.
• În cazul în care extrasul de cont este disponibil, acesta este descărcat și actualizează fișierul principal al creditului în consecință.

 

Procesul a permis directorului să economisească 10 ore de muncă pe lună.

Telecomunicații

Industria telecomunicațiilor a fost un beneficiar important al RPA. În mare măsură, acest lucru se datorează faptului că multe dintre procesele manuale din cadrul acestui spațiu sunt foarte frecvente, repetitive și bazate pe reguli. Sau, altfel spus, exact genul de sarcini pe care le rezolvă RPA.

 

Unele dintre sarcinile la care RPA poate ajuta includ lucruri precum:

 

• Pregătirea și distribuirea rapoartelor
• Prelucrarea comenzilor de vânzare
• Copii de rezervă de date
• Rezolvarea problemelor legate de serviciul clienți
• Automatizarea marketingului

 

Deoarece telecomunicațiile au o gamă atât de largă de aplicații RPA, cazurile de utilizare se pot extinde în întreaga organizație și pot contribui la îmbunătățirea și eficientizarea unei multitudini de operațiuni.

#12. Raționalizarea operațiunilor

 

Multe dintre cele mai puternice cazuri de utilizare a RPA constau în externalizarea unor sarcini previzibile, efectuate de obicei de operatori umani. Pe măsură ce afacerile se extind și se dezvoltă, conducerea caută în mod natural modalități de eficientizare a proceselor pentru a îmbunătăți eficiența operațională.

Raționalizarea operațiunilor se poate realiza în diferite moduri în domeniul telecomunicațiilor. Aceasta poate implica reducerea numărului de angajați, maximizarea livrării comenzilor și automatizarea mai multor sarcini de back-office.

Să analizăm un studiu de caz în care RPA a ajutat o mare companie de telecomunicații să economisească aproape 5 milioane de dolari în costuri.

Studiu de caz RPA pentru eficientizarea operațiunilor

O importantă companie australiană de telecomunicații s-a confruntat cu o cerere accelerată de acces la internet. Procesul a presupus modernizarea infrastructurii de rețea și respectarea angajamentului guvernului de a crea o rețea națională de bandă largă (NBN), un program care ar asigura accesul la bandă largă pentru milioane de australieni.

O astfel de operațiune națională la scară atât de mare a ridicat mai multe probleme pentru companie. Trebuia să găsească o modalitate de a lansa rapid accesul, fără a pierde din vedere nivelurile ridicate de servicii necesare. Extinderea la acest nivel este exact tipul de sarcină pentru care poate fi utilizată RPA.

 

Operațiunea a avut patru piloni. Acestea au fost:

 

• Îmbunătățirea duratei ciclurilor de service
• Experiențe excelente pentru clienți
• Reducerea costurilor de serviciu și operaționale
• Optimizarea randamentului și a productivității forței de muncă

 

Firma a folosit 50 de roboți pentru a crește eficiența în două procese principale. Acestea au fost:

• Asigurarea calității (QA)
• Procesul de construire a comenzilor

 

Printre beneficiile acestei aplicații de RPA se numără economisirea a peste 2 ore la fiecare comandă. În plus, întreprinderea a reușit să reducă semnificativ costurile cu forța de muncă, economisind aproximativ 5 milioane de dolari din costurile de operare pentru livrări.

 

Logistică

Logistica este un alt domeniu care a adoptat RPA înaintea altor sectoare. Centrele de depozitare și distribuție s-au bazat pe automatizare pentru a reduce costurile și erorile și pentru a satisface cerințele exigente ale clienților, 24 de ore din 24, 7 zile din 7.

Lanțurile de aprovizionare conțin o mulțime de piese în mișcare. Datele fac parte integrantă din buna desfășurare a operațiunilor și din respectarea termenelor, iar centrele de distribuție se bazează pe o interacțiune delicată între sistemele de gestionare a depozitelor (WMS), alături de software-ul CRM și ERP.

În cazul software-ului ERP, cum ar fi NetSuite, aceste sisteme sunt centralizate. Cu toate acestea, punerea în aplicare este extrem de tehnică, necesită mult timp și este costisitoare, fără a menționa licențele lunare, care pot ajunge cu ușurință la mii de dolari.

#13. Urmărirea expedierilor și auditarea comenzilor

 

Întreprinderile de logistică trăiesc și mor în funcție de performanța lor operațională. Pe măsură ce producția just-in-time și gestionarea stocurilor a crescut în popularitate, întârzierile pot avea consecințe grave.

Deservirea companiilor terțe are propriile sale complexități. Din nou, așteptările clienților au crescut considerabil de-a lungul anilor. Consumatorii doresc actualizări constante și regulate pe măsură ce livrările se deplasează prin rețele. Previziunile vagi nu mai sunt tolerate.

Întreprinderile de logistică intermediază între consumatori și vânzători. Urmărirea a fost mult timp domeniul lucrătorilor manuali. Rezultatul este o mulțime de solicitări pe diferite platforme de comunicare. Este o muncă care necesită mult timp și care este supusă erorilor și lipsei de comunicare.

Studiu de caz RPA pentru urmărirea expedierilor și auditarea comenzilor

LTX Solutions este o firmă de gestionare a lanțului de aprovizionare cu sediul în Atlanta. Specialitatea lor este reprezentată de transporturile de tip LTL (less than truckload). În 2019, au fost achiziționați de Redwood Logistics, un furnizor de lungă durată de software LPaaS (Logistics Platform as a Service).

LTX avea nevoie de RPA pentru a gestiona o creștere a volumului de afaceri. Înainte de a fi achiziționată de Redwood, compania efectua aproximativ 3 000 de livrări pe lună cu un personal de 12 persoane.

Cu toate acestea, pe măsură ce afacerile au crescut, compania și-a dat seama în curând că procesul manual de urmărire și de audit nu se putea extinde odată cu ele. Pentru început, au estimat că pentru a face față volumului de solicitări ar fi nevoie de 12 noi angajați. Adăugarea a 40% la costurile cu forța de muncă ar reprezenta o provocare într-o industrie cu marje de profit notorii.

LTX a introdus procesele RPA pentru a rezolva aceste probleme. Primul lor pas a fost să automatizeze procesul de urmărire. Conform vicepreședintelui lor pentru procese de afaceri, Andrew Gleeson, au implementat această soluție în aproximativ o zi, ceea ce reprezintă o dovadă a efectului transformator fulgerător pe care RPA îl poate aduce unei afaceri. Implementarea tipică a unui software poate dura săptămâni sau luni, necesitând echipe cu un nivel tehnic ridicat și bugete uriașe.

De acolo, LTX a folosit RPA pentru a reduce orele de lucru din back-office. Tehnologia a ajutat firma să revoluționeze procesul de audit al livrărilor. Mai mult, echipa consideră că această abordare orientată spre viitor a contribuit în mod esențial la achiziționarea lor de către Redwood Logistics.

Produse farmaceutice

Cazurile de utilizare a RPA în industria farmaceutică implică administrația, resursele umane, previziunile de vânzări și chiar gestionarea lanțului de aprovizionare și a stocurilor. Cu toate acestea, păstrarea strictă a înregistrărilor și gestionarea datelor se numără printre cele mai presante costuri de back-office implicate în domeniul științelor vieții.

RPA este o soluție excelentă pentru multe dintre aceste sarcini administrative. Companiile farmaceutice pot utiliza tehnologia pentru a automatiza distribuția controlată a documentelor și pentru a asigura un depozit sigur și accesibil de date esențiale. În plus, RPA poate contribui la eliminarea erorilor umane în cadrul gestionării documentelor și la eliminarea politicilor ineficiente și ineficiente de gestionare a proceselor de afaceri (BPM).

Am abordat deja multe dintre aceste subiecte în cadrul articolului, așa că, în schimb, vom examina modul în care companiile din domeniul științelor vieții pot adopta RPA pentru a reduce costurile de cercetare și dezvoltare, în special în ceea ce privește gestionarea documentelor în timpul studiilor clinice.

#14. Reducerea costurilor de cercetare și dezvoltare

 

Firmele din domeniul farmaceutic și al științelor vieții se confruntă cu o serie de presiuni. Îmbătrânirea populației din întreaga lume occidentală înseamnă că cerințele pentru noi tratamente sunt în continuă creștere. Cu toate acestea, la fel sunt și costurile de cercetare și dezvoltare (R&D).

Un alt factor important de luat în considerare este reprezentat de condițiile stricte de reglementare pentru dezvoltarea medicamentelor. Înainte ca un produs să ajungă pe piață, are nevoie de cercetări, documentație și studii clinice ample.

încercări. Aceste procese necesare înseamnă că societățile farmaceutice trebuie să gestioneze cu atenție documentele și datele pentru a se afla de partea corectă a autorităților de reglementare.

Studiu de caz RPA pentru reducerea costurilor de cercetare și dezvoltare

 

În lucrarea intitulată Robotic Process Automation in Pharma: three case studies (Anagnoste, 2018), autorul prezintă un scenariu mult prea comun cu care se confruntă firmele din industria farmaceutică, și anume, găsirea unei modalități de a livra medicamente la costuri rezonabile, trecând în același timp la un model de afaceri mai centrat pe pacient.

În plus, documentul evidențiază dificultățile legate de conformitate care afectează întreprinderile care își desfășoară activitatea în domeniul științelor vieții. Aceștia subliniază modul în care două companii farmaceutice de top au avut obiective definite pentru îmbunătățirea serviciilor lor, inclusiv:

• Timpi de procesare mai rapizi
• Rezultate mai bune din investiții
• Costuri de producție mai mici.

 

Un aspect important al acestor studii de caz din domeniul farmaceutic s-a axat pe documentația studiilor clinice. Studiile clinice sunt foarte reglementate. Întreprinderile trebuie să păstreze înregistrări și documentații perfecte în ceea ce este cunoscut sub numele de dosarul principal de probă.

Securitatea, controlul modificărilor, auditurile și arhivarea sunt cei patru piloni ai acestei abordări. În plus, înainte de a începe testele clinice, există un sistem de verificări și echilibrări care implică aprobări și semnături de la diverse părți interesate. Documentele se numesc Green Light Forms (GLF).

În configurațiile tradiționale, sarcinile GLF-urilor erau gestionate și distribuite manual. Având în vedere că implică mai multe etape standardizate, aceste procese sunt un candidat puternic pentru automatizare.

Conform studiilor de caz, două companii globale din domeniul științelor vieții au utilizat RPA pentru a-și gestiona documentația și pentru a îmbunătăți conformitatea generală.

 

Prima companie a redus costurile și a obținut beneficii precum:

 

• Creșterea conformității
• Reducerea nevoii de suport pentru managementul documentelor
• Un proces nou, simplificat
• Parametrii superiori pentru urmărirea proceselor și a documentelor

 

În cadrul celui de-al doilea proces, întreprinderea s-a concentrat pe îmbunătățirea conformității și a procesului de solicitare a documentelor. Din nou, RPA a ajutat compania în următoarele moduri:

 

• Construiți o abordare adaptabilă și agilă, care să se poată adapta la noile cerințe de conformitate și reglementare.

 

• Colectarea de informații solide de diagnosticare pe care afacerea le-ar putea folosi pentru a îmbunătăți procesele

 

• Implementarea unor proceduri coerente de escaladare pentru documentele necesare

 

Prin simplificarea acestor procese de afaceri, ambele firme au reușit să economisească costuri, respectând în același timp standardele de conformitate într-un mediu din ce în ce mai complex.

Industria juridică

Industria juridică a fost un beneficiar enorm al automatizării. În trecut, firmele dispuneau de facilități uriașe de imprimare, procesare și stocare a documentelor. Lucrul pe hârtie presupunea ore lungi de lucru, risc de eroare umană, probleme de securitate și multe altele. RPA a ajutat la reducerea unei mari părți din munca manuală grea endemică în această profesie.

Desigur, acesta este doar un mod în care tehnologia poate ajuta. Alte cazuri de utilizare a RPA implică crearea de documente de caz, efectuarea de căutări în baze de date, revizuirea informațiilor despre cazuri și completarea de rapoarte.

#15. Migrarea datelor

 

Migrarea datelor este un proces standard cerut de companii din multe sectoare, nu doar din industria juridică. Cu toate acestea, practicile juridice necesită nu doar o păstrare impecabilă a înregistrărilor, ci și capacitatea de a partaja și de a rechema date în cel mai scurt timp.

Pe măsură ce transformarea digitală a devenit un standard în lumea juridică, multe firme au avut nevoie de soluții pentru a prelua bazele de date existente și a le găzdui în cloud. Această abordare le-ar permite să lucreze de la distanță și să acceseze documentele în mișcare. Cu toate acestea, nu toate proiectele de migrare a datelor sunt simple.

 

Studiu de caz RPA pentru migrarea datelor

Migrarea către noi structuri de baze de date este destul de complexă. Cu toate acestea, firmele de avocatură au adesea nevoie de soluții personalizate. Un studiu de caz care implică un cabinet de avocatură specializat în transferul de proprietate evidențiază modul în care RPA poate fi utilizat pentru a rezolva probleme punctuale, precum și procese de afaceri pe termen lung.

Firma în cauză a trebuit să mute sute de înregistrări de loturi de proprietate dintr-o bază de date Microsoft Access într-o platformă bazată pe cloud. Cu toate acestea, noul software nu avea capacitatea de adaptare pentru a încărca și valida înregistrările avocaților.

Prin crearea unui proces RPA, echipa a reușit să migreze datele cu o rată de acuratețe de 100%. Procesul a durat o jumătate de zi și a permis firmei să economisească aproximativ 350 de ore de lucru. Încă o dată, acest studiu de caz ilustrează posibilitățile pe care le oferă aplicațiile RPA pentru a ajuta la desfășurarea fluxurilor de lucru și pentru a elibera personalul în vederea îndeplinirii unor sarcini orientate mai mult spre client și spre valoare.

 

Download post as PDF