Robotik Süreç Otomasyonunun (RPA ) belki de en ilgi çekici yönlerinden biri, yazılımın yüksek düzeyde çok yönlülüğüdür. İşletmeler, insanların bilgisayarlarla etkileşime girdiği çoğu alanda bu teknolojiyi kullanabilir. Sektörler verimlilik yolunda ilerledikçe, RPAkullanım alanlarının hacmi ve çeşitliliği de artıyor.
Bu makale, RPA’nın çok çeşitli işletmelerde otomatikleştirmek için kullanılabileceği farklı görevleri keşfedecektir. RPA uygulamaları, kullanım örnekleri ve vaka çalışmalarının bu karışımı, paradan tasarruf etmek, verimliliği ve çalışan memnuniyetini artırmak isteyen ileriye dönük iş liderlerine ilham vermelidir.
Bankalar ve finans kuruluşları
Finans, robotik süreç otomasyonu kullanım örneklerini keşfetmek için en iyi sektörlerden biriydi. Sektör, hız ve doğruluk gerektiren çok sayıda yüksek hacimli görev kullanıyor. Dahası, eski yazılımlarla doludur ve katı düzenleyici gözetimlerle uğraşmak zorundadır. RPA bu senaryoların her biri için özel olarak üretilmiştir.
Bankalar ve finans kurumları RPA’nın çeşitli uygulamalarını benimsedi. Bu kullanım örneklerinden bazıları uzun süredir devam eden sorunların çözülmesine yardımcı olurken, diğerleri özellikle yasal düzenlemeler ve uyumluluk düzenlemeleri gibi yeni ortaya çıkan sorunları ele almıştır.
İşte bankacılık alanının finansal yönetişim standartlarını karşılama ve aynı zamanda daha hızlı kredi işleme ile iş ekleme gereksinimlerinden en iyi iki robotik otomasyon örneği.
#1. Mevzuata uyum ve müşterini tanı (KYC) düzenlemeleri
Bankalar, kara para aklamayı önleme (AML) kısıtlamaları yoluyla KYC ile mücadeleye yardımcı olmak için büyük bir baskı altındadır. Bu standartların karşılanması, daha fazla personel ve teknoloji ekleme ihtiyacını doğurdu ve raporlar, RegTech harcamalarının 2028 yılına kadar yaklaşık 200 milyar dolara ulaşacağını gösteriyor.
Belge işleme, finans şirketlerinin KYC nedeniyle karşılaştığı en önemli darboğazlardan biridir. Buradaki en büyük sorun, harcamanın gelir getirmemesi, ancak buna uymamanın ağır para cezaları getirmesidir. Bu ikilem, KYC işlemleri için bankayı zarara uğratmayacak çözümlere duyulan acil ihtiyacı vurgulamaktadır.
KYC için RPA vaka çalışması
HDFC, Hindistan’daki en büyük özel sektör bankasıdır. Yeni müşterilerin sayısında bir artışla karşılaştılar ve bu da önemli bir idari yük getirdi. KYC düzenlemelerini geçmek için gereken belgeleri okumak ve işlemek çok fazla zaman alan manuel görevler içerir.
Taranmış belgeler de dahil olmak üzere hesap uygulamalarından veri çekmek için bir RPA çözümü kullandılar. RPA yazılımı, tüm KYC döngüsünü yönetmelerini sağladı. Süreci hızlandırarak maliyetleri ve çalışma saatlerini yaklaşık %50 oranında azalttılar, genel üretkenliği %60 oranında artırdılar ve insan hatalarını azalttılar.
#2. Kredi işlemleri
Kredi işlemleri geleneksel olarak çok verimsiz ve zaman alan bir süreç olmuştur. Önemli miktarda veri kontrolü ve çok sayıda evrak işi içerir. Finans sektörü aşırı kalabalık ve yıkıcı neo-bankaların rekabeti söz konusu. Tüketici beklentileri son yıllarda önemli ölçüde artmıştır ve hızlı kredi kararları genellikle bankalar arasında bir rekabet noktası oluşturmaktadır.
Kredi işleme için RPA vaka çalışması
UBS, devasa bir küresel varlığa sahip bir İsviçre bankasıdır. COVID-19 sırasında İsviçre Federal Konseyi, krizle mücadele eden şirketler için yüzde sıfır faizli kredileri onayladı. UBS’nin karşılaştığı zorluk, gelgitli uygulama dalgasını yönetecek altyapıya sahip olmamaktı.
10.000 başvuruluk bir birikim oluşmuştu. Bu nedenle, genel dijital dönüşüm çabalarının bir parçası olarak UBS, RPA’nın bu kredilerin işlenmesine yardımcı olmak için kullanılabileceğini düşündü. Ekip, bir otomasyon sürecini sadece altı gün içinde uygulamak için RPA’yı kullandı. Teknoloji, her bir kredinin işlem süresini yaklaşık 40 dakikadan sadece beş dakikaya indirerek zamandan ve insan girdisinden tasarruf sağladı.
Sağlık Hizmetleri
Modern sağlık kuruluşları çok sayıda sorunla karşı karşıyadır. Artan hasta hacimleri, uyumluluk gereklilikleri ve işletme maliyetlerinin yanı sıra gereksiz bürokrasi konusunda çoğu zaman haklı bir üne sahip olan sektör, otomasyon için mükemmel bir aday olarak öne çıkmaktadır. Daha hızlı ve daha uygun maliyetli bakım, halkın bu hizmetlere olan güveni için çok önemlidir.
#3. Hasta verilerine erişim
Hasta verilerine erişim, optimum bakım sağlamak için çok önemlidir. Ancak çoğu zaman bu bilgiler doktor muayenehanelerinde, hastanelerde ve diğer sağlık veri havuzlarında birbiriyle bağlantısı olmayan veri tabanlarında silo halinde bulunmaktadır. Bu durum, verimsiz veri taleplerine ve çok sayıda manuel işleme yol açmaktadır.
RPA, tıpkı test otomasyonu gibi, bu süreçlerin çoğunu otomatikleştirmek için kullanılabilir, yani doktorlar daha eğitimli ve bilinçli kararlar vermek için ihtiyaç duydukları verilere erişebilirler.
Hasta kayıtlarına erişim için RPA vaka çalışması
Birleşik Krallık’ın kamu sağlık sistemi olan Ulusal Sağlık Hizmeti (NHS) bir mucizedir. Ülkenin 67 milyon vatandaşı için ücretsiz sağlık hizmeti sağlamaktadır. Ancak, güven, kurul ve organların bir araya gelmesinden oluştuğu için verimsizlik, şişkinlik ve gereksiz süreçlerle ün kazanmıştır.
NHS Dorset, Pratisyen Hekim (GP) doktorlarının hasta sağlık kayıtlarının bir koleksiyonu olan Dorset Care Record’a (DCR) erişmeleri için bir yol bulmaya ihtiyaç duyuyordu. Elbette bu kayıtlar hassas sağlık ve sosyal bilgiler içerdiğinden, güvenlik büyük bir endişe kaynağıdır.
RPA çözümleri, Dorset bölgesindeki 1.500 pratisyen hekimin her biri için güvenli ve verimli hasta araması sağlamak üzere hesaplar oluşturulmasını içeriyordu. Süreç, pratisyen hekimlere çok fazla zaman kazandırıyor ve tek bir düğmeye dokunarak doğru hasta geçmişlerine erişmelerini sağlayarak aşırı yüklü bir organizasyonun karşılaştığı büyük bir sorunun üstesinden geliyor.
İnsan Kaynakları
İnsan Kaynakları (İK) departmanları geniş bir sorumluluk yelpazesini kapsar. Ancak, çalışanları yönetmek, uyumluluk standartlarını karşılamak için çok sayıda form ve sıradan ve tekrarlayan işler gerektirir. Bu görevlerden bazıları çalışan verilerinin işlenmesi, öğrenme ve gelişimin kaydedilmesi, izin ve devamsızlık kayıtları ve çalışan işe alımını içerir.
#4. Çalışan İşe Alımı
Personel alımı son yıllarda gündemi meşgul eden bir konu haline gelmiştir. Birçok firma en iyi yetenekleri bulmakta zorlanıyor ve bulsalar bile yeni işe aldıkları kişileri ellerinde tutmakta zorlanıyorlar.
Çalışan işe alımı birkaç küçük görev içerir. Bunlar arasında geçmiş kontrolleri, teklif mektuplarının gönderilmesi, dahili yazılım için çalışan hesaplarının etkinleştirilmesi ve ilgili belgelerin ve el kitaplarının dağıtılması yer alır.
Daha büyük kuruluşlar için bu süreçler, personelin düzgün bir şekilde uyum sağlaması ve desteklendiğini hissetmesi gibi İK’nın daha insana dönük unsurlarına harcanabilecek çok fazla zaman kaybı anlamına gelir. Hibrit ve uzaktan çalışma çağında, bu faktörler nadiren daha önemli hale gelmiştir.
Çalışan işe alımı için RPA vaka çalışması
ABD’nin önde gelen çelik imalat şirketlerinden biri sürekli bir büyüme dönemi yaşıyordu. Bu durum, bir dizi yeni işe alım yapmaları gerektiği anlamına geliyordu. Karşılaştıkları en büyük sorunlardan biri, operasyonlarının ABD’nin dört bir yanına yayılmış olmasıydı ve bu da işe alım sürecini yoğun emek gerektiren bir zorluk haline getiriyordu.
Bu çabayı farklı lokasyonlar arasında koordine etmek çeşitli zorluklarla sonuçlandı. Aynı zamanda departmanlar arası işbirliğini de gerektiriyordu. Örneğin, BT ve İK departmanının sistemler ve dizüstü bilgisayarlar için oturum açma bilgileri sağlamak üzere birlikte çalışması gerekiyordu. Sonuç, gecikmelere neden olan, üretkenliğe zarar veren ve hatta yeni işe alımlarla sonuçlanan dağınık ve düzensiz bir çabaydı.
İşletme daha verimli bir sisteme ihtiyaç duyduğunu fark etti. İşe alım sürecini otomatikleştirmek için bir çözüm üzerinde karar kıldılar. Bu yazılım, çalışan belgelerini okumak ve anlamak ve şirket veritabanlarındaki bilgileri güncellemek için RPA kullandı. Ayrıca, yeni işe alımlar için teklif mektuplarını ve nihayetinde belgeleri tetiklemek için teknolojinin kullanılmasını da içeriyordu. Son olarak RPA, çeşitli çalışanların kurum içindeki rollerine göre yazılım girişlerini ve erişimlerini tahsis etmek için de kullanıldı.
Genel olarak, RPA süreçlerinin benimsenmesi zaman ve para tasarrufu sağladı, çalışan memnuniyetini artırdı ve iyi yürütülen ve hatasız bir işe alım sürecini kolaylaştırdı.
Muhasebe
Büyük işletmelerin muhasebe departmanları inanılmaz miktarda aylık işlem gerçekleştirir. Geleneksel olarak bu, belgelerin taranmasını, çeşitli sistemlerden verilerin çıkarılmasını ve önemli miktarda veri girişini içeren yoğun emek gerektiren bir süreçtir. Anlaşılır bir şekilde, bu süreçler insan hatasına açıktır.
Yazılım Otomasyonu ve RPA, hesap alacaklarını, hesap borçlarını, bordroyu, vergi uyumluluğunu, raporlamayı, tahminleri ve daha fazlasını otomatikleştirmek için kullanılabilir.
#5. Denetim
Denetimler, RPA’nın geliştirebileceği muhasebe alanlarından sadece bir tanesidir. Her denetim bir dizi yüksek hacimli, manuel, tekrarlayan görevden oluşur. Bu görevler insan sermayesini tüketerek çalışanları değer odaklı işlerden uzaklaştırmaktadır.
Denetimler için RPA doğruluğu, verimi ve dolandırıcılık tespitini artırır. Teknolojiyi uygulamak, müşteri ve çalışan memnuniyetini artırmanın yanı sıra maliyetleri de düşürür.
Denetim için RPA vaka çalışması
Muhasebede Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Uygulama Örnekleri başlıklı araştırma makalesinde: Baştan Sona Bir Perspektif (Zhang, 2022) başlıklı araştırma makalesinde yazarlar, çeşitli RPA kullanım örnekleri sunmaktadır. Araştırma, gayrimenkul sektöründeki özel şirketlerin denetiminde yoğun olarak yer alan ABD merkezli bir firmayı ele almaktadır.
RPA’yı uygulamadan önce müşterinin iş akışı aşağıdaki adımlardan oluşuyordu:
- a) Belgelerin vergi yazılımına yüklenmesi
- b) Birkaç hesaplamanın yürütülmesi
- c) Bu hesaplamalara dayalı verilerin indirilmesi
- d) Raporlama amacıyla dosyanın yeniden biçimlendirilmesi
Araştırmacılar, işletmelerin denetçileri tarafından otomasyona karşı önemli ölçüde direnç gösterildiğini bildirmektedir. Ancak, yönetim faydaları gösterdiğinde, katılım hızlı oldu. Ayrıca, uygulama işten çıkarmalarla sonuçlanmadı ve bu da benimsemeye açıkça yardımcı oldu.
Uygulamanın ilginç bir yanı, muhasebe firmasının süreçlerinde RPA kullanımını zorunlu kılmamasıydı. Ancak, RPA’yı benimseyen ekipler raporları oluşturmak için harcanan zamanı azaltmayı başardı.
Araştırmanın bir başka ilgi çekici yönü de uygulamayı yavaşlatan darboğazlarla ilgilidir. Makalede ayrıntılı olarak belirtildiği üzere, “denetçiler başlangıçta bot geliştiricilerine otomatikleştirilecek sürecin tüm varyantlarını göstermekte başarısız oldular.” RPA uygulayan ekiplerin öğrenmesi gereken büyük bir ders var: Herhangi bir RPA uygulamasının faydalarını ortaya çıkarmak için iş süreçleri hakkında doğru araştırma yapılması gerekiyor.
Üretim
Küresel tedarik zincirleri haber döngüsünün değişmez bir parçasıdır. COVID-19, yükselen enflasyon ve Ukrayna’nın işgali, tedarik zinciri boyunca hızlı ve doğru bilgi akışına olan bağımlılığımızın altını çizdi. Bu sürecin önemli bir yönü ana veri yönetimini (MDM) içerir.
#6. Ana veri yönetimi
MDM, iyi işleyen üretim organizasyonlarının kalbinde yer alır. Bu disiplin, verilerin güncel, tek tip ve doğru olmasını sağlamak için BT ve iş dünyası arasında etkileşim gerektirir. Bu bilgiler tedarikçiler, müşteriler, hesaplar ve çeşitli üretim tesislerine ilişkin verileri içermektedir.
RPA’nın MDM alanında çözebileceği çözümlerden bazıları daha hızlı işlem süreleri, daha az insan hatası, daha iyi uyumluluk, daha doğru veriler ve daha düşük işletme maliyetleridir.
Ana veri yönetimi için RPA vaka çalışması
Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) başlıklı makalede yazarlar, çeşitli sektörlerdeki RPA örneklerini vurgulamaktadır.
İlk örnek ABC Electronics adlı Vietnamlı bir imalat şirketiyle ilgilidir. ABC telefon tamiri ile ilgileniyor. Ancak firma, tipik kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemlerini kullanarak telefon onarımı için bir malzeme listesi oluşturamıyordu.
Mevcut durumda, istisna talepleri küresel bir tedarik zinciri yönetim sistemine (GCSM) aktarılıyordu. Operatörlerin daha sonra bu verileri indirmesi ve Excel elektronik tablolarına ayrıştırması gerekiyordu. Ayrıca, satın alma ekiplerinin hangi malzemeleri satın almaları gerektiğini belirlemek için dahili sistemlere erişmeleri ve üretim planlayıcılarının raporlarını kontrol etmeleri gerekiyordu.
Sonuç olarak, gereksiz miktarda insan müdahalesi içeren verimsiz bir sistemdi. Ancak daha da rahatsız edici olan, onarım için parça ve malzeme eksikliği nedeniyle sürecin önemli hizmet gecikmelerine neden olmasıydı.
ABC, yukarıda açıklanan ilgili departmanları gruplara ayırmıştır. Bazıları RPA’yı uygularken, diğerleri geleneksel yaklaşıma bağlı kaldı. Sonuçlar şaşırtıcıydı.
RPA grubu:
- Talepler için harcanan süre %80 oranında azaltıldı
- Artan üretkenlik ve iş tatmini
- Azaltılmış insan hataları
- Artan uyumluluk
- Geliştirilmiş veri doğruluğu
- Kötü üretim, el işçiliği ve müşteri memnuniyetsizliğinden kaynaklanan itibar kaybından kaynaklanan maliyetlerin azaltılması
Müşteri Hizmetleri
İletişim araçlarının yükselişi, müşterilerin işletmelerle etkileşime geçmek için kullandıkları iletişim kanallarının çeşitliliğini artırmıştır. Aynı zamanda müşteri beklentilerinde de keskin bir artışa yol açmıştır.
Modern tüketici, işletmelere 7/24 erişim ve self-servis de dahil olmak üzere çeşitli seçenekler istiyor. Bu hizmetler beklentileri karşılayamazsa, müşteriler taleplerinden vazgeçer. Sonuçlardan bazıları rakip hizmetlere geçmek veya sosyal medyada şirket hakkında kötü konuşmaktır.
Müşteri hizmetleri çok sayıda manuel süreç içerir. Şirketler, hizmet temsilcilerinin zamanından en fazla değeri elde etmek için sürekli bir savaş halindedir. Bu görevlerden bazılarını otomatikleştirmek bariz bir çekiciliğe sahiptir.
#7. Müşteri hizmetleri temsilcilerinin artırılması
Müşteri hizmetleri temsilcileri, işletmeler için önemli bir harcamayı temsil eder. Birçok sektörde bu çalışanlar müşteriye dönük departmanların önemli bir parçasıdır. Bu çalışanlardan en iyi şekilde yararlanmak bir iş zorunluluğudur.
RPA birkaç farklı şekilde yardımcı olur. İlk olarak, müşteriler kanallar arasında tutarlılık istiyor. Bir şirketle bilgi paylaşmışlarsa, bunun tüm etkileşimlerde mevcut olmasını isterler. Aynı şekilde, operatörlerin herhangi bir vaatten veya geçmişteki sorunlardan haberdar olmalarını beklerler.
Sorunların bazıları iyi bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımı ile çözülebilir. Ancak bu çözümler veri kalitesiyle yaşar ve ölür. Bilgilerin manuel olarak güncellenmesini sağlamak maliyetlidir, insan hatasına açıktır ve değerli zamanınızı alır.
Müşteri hizmetleri temsilcilerini desteklemek için RPA vaka çalışması
RPA’nın dönüşümsel nitelikleri, küresel bir satış merkezi olan Cobmax ile ilgili bir vaka çalışmasında görülebilir. İş büyüdükçe, satış temsilcileri büyük bir baskı altında kaldı. Yönetim, Brezilya’nın önde gelen bir telekom şirketi için bir sözleşme kazandığında, manuel idari sistemlerinin modası geçmiş olduğu ortaya çıktı.
Cobmax, yüksek hata oranlarına sahip manuel görevleri belirleyen bir RPA çözümü uyguladı.
Bu süreçlerden biri, verilerin bir CRM sisteminden diğerine kopyalanıp yapıştırılmasını içeriyordu. Hatalar, raporların bu yanlışlıklar nedeniyle uzun zaman alması anlamına geliyordu.
Cobmax, bu görevleri dış kaynak olarak kullanmak için RPA’yı kullanarak arka ofis operasyonlarını yarıya indirdi ve rapor üretme süresini %66’ya kadar azalttı.
Perakende
RPA, perakende sektörünü çeşitli şekillerde dönüştürdü. Robotik süreç otomasyonunun en dikkat çekici kullanım alanlarından bazıları fatura otomasyonu, iade işlemleri ve hatta envanter yönetimi gibi şeylerdir.
Perakende operasyonları da büyük ölçüde CRM ve ERP yazılımlarına dayanmaktadır. Bu sistemler inanılmaz merkezi veri depoları olsa da, müşteri verilerini manuel olarak eklemek, özellikle yoğun perakendeciler için önemli çalışma saatlerine neden olur.
#8. Fatura otomasyonu
Fatura işleme sadece perakendecilerin değil, çoğu işletmenin sorunudur. Yüksek hacimli borç hesap talepleri olan her işletme, satıcı fatura taleplerinin zamanında ve tam olarak ödenmesini sağlamak için zaman alan manuel çalışmayı anlar.
Levvel Research tarafından hazırlanan bir rapor, ödenecek hesaplar (AP) departmanlarının karşılaştığı bazı büyük sorunları vurgulamaktadır. Bunlardan bazıları manuel veri girişi, kayıp veya mükerrer faturalar, yanlış mutabakata varılmış veriler ve şirket genelinde AP verilerinin uyumsuzluğudur.
RPA bu süreçleri otomatikleştirmek için kullanılabilir, bu da satıcı ilişkilerini geliştiren daha hızlı ödemelere, daha fazla doğruluğa ve daha kolay denetim ve raporlara yol açar.
Fatura otomasyonu için RPA vaka çalışması
Kuzey Amerikalı büyük bir üyelere özel perakendecinin bir sorunu vardı. Günlük olarak büyük miktarda fatura alıyorlardı. Yoğun dönemlerde bu sayı günde 700’e kadar çıkıyordu.
Bu faturaların işlenmesi, e-postaların açılmasını, verilerin ayıklanmasını ve ardından müşterinin ödemeleri aldığından emin olmak için dahili muhasebe sistemi de dahil olmak üzere merkezi veri sistemlerine girilmesini içeriyordu. Her bir faturanın tamamlanması beş dakika kadar sürmüş, bu da sürecin sürdürülebilirliği ve işletmenin ölçeklendirme kabiliyeti hakkında önemli sorular sormuştur.
Bu süreci, e-postalardaki bilgilerin okunmasına ve çıkarılmasına yardımcı olmak için optik karakter tanıma özelliğini kullanarak çözdüler. Botlar buradan bilgileri işleyip ilgili sistemlere aktararak doğru verilerin elde edilmesini ve satıcılara hızlı ödeme yapılmasını sağladı.
Yeni RPA sistemini kurduktan sonra, faturaların %93’ünden fazlası manuel müdahale olmadan işlendi, doğruluk oranı %95’e yükseldi ve AP personelinin yaklaşık %20’si daha değer odaklı görevlerle ilgilenmek için serbest bırakıldı. Bu vaka çalışması hakkında daha fazlasını buradan okuyabilirsiniz.
IT
BT departmanları RPA’yı en hızlı benimseyenler arasında yer aldı. Bunun nedeni büyük ölçüde yönetimin ve çalışanların yeni teknolojiye yatkın olmaları ve otomasyonun potansiyel faydalarını çabuk fark etmeleridir.
Neredeyse tüm köşelerde BT departmanları bulunmaktadır. Dahası, bu sektörlerin her biri BT’yi, bir web sitesini çalıştırmak ve sürdürmek kadar basit uygulamalardan bulut tabanlı çalışmaya zorlu geçişi yönetebilen tam kapsamlı siber güvenlik operasyonlarına kadar çeşitli şekillerde kullanmaktadır.
BT’deki belirli RPA örnekleri şunlardır:
- Kullanıcı yönetimi: Farklı sistemlerde hesaplar, profiller ve e-posta adresleri oluşturma
- Parola sıfırlama: Forrester Research, her parola sıfırlamanın yaklaşık 70 dolara mal olduğunu tahmin ediyor. RPA, sorunu otomatikleştirerek BT bütçelerinden hesaplanamayan miktarlarda tasarruf sağlar.
- Veri yedekleme: Manuel veri yedekleme zaman kaybına neden olur. Aynı zamanda bir zamanlama kabusu. RPA, firmaların veri senkronizasyonunu otomatikleştirmesine ve önemli bilgilerin kurum genelinde güncel olmasını sağlamak için raporlar oluşturmasına olanak tanır.
- Yardım bileti yanıtları: BT personeli pahalıdır. Ancak çok sayıda işletme, uzmanlarını küçük olaylara müdahale etmeye yönlendirerek para harcamakta ve onları diğer hayati işlerden uzaklaştırmaktadır. Ekipler, RPA botlarını basit tanılama kontrolleri ve diğer öngörülebilir adım adım görevleri gerçekleştirmeleri için eğitebilir.
Bunların hepsi harika örnekler olmakla birlikte, buzdağının yalnızca görünen kısmıdır. RPA, BT’nin neredeyse her alanına dokundu ve bu da teknolojinin o kadar hızlı ilerlediği bir çağda yeni mezunların bile becerilerinin güncelliğini sağlamakta zorlandığı bir nimet.
#10. Kullanıcı yönetimi
Elektronik öğrenme ve gelişim (L&D), çalışanların hem üretken hem de memnun olmalarını sağlamanın kritik bir parçasıdır. Ancak, büyük işletmeler için kullanıcıları yönetmek ve sunulan çeşitli kurs ve programlara erişmek için kimlik bilgilerine sahip olduklarından emin olmak zor bir iştir.
Bunun sorumluluğu, destek biletleri, siber güvenlik uyarıları ve diğer çeşitli görevlerle uğraşan ve sık sık aşırı çalışan BT departmanlarına düşmektedir.
Kullanıcı yönetimi için RPA vaka çalışması
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust, çalışanların L&D’sine güçlü bir bağlılık duymaktadır. Bu sorumluluk hem yeni işe alınanları hem de mevcut personeli kapsar. Her çalışanın iyi düzeyde bakım sunabilmesini sağlamak için, BT departmanı tarafından desteklenen bir Dijital Öğrenme Ekibine sahiptirler.
Ancak, kullanıcı yönetimi bu departmanlar için angarya bir iştir. Kayıt işlemi manuel olarak gerçekleştirilmiştir. Örnek olay incelemesine göre, her bir uygulama yaklaşık beş dakika sürüyordu; bu da üç kişilik bir ekibin 200 kullanıcıyı yönetmesinin bir buçuk gün sürdüğü anlamına geliyordu. Vakıf, 9.000’den fazla kişiyi istihdam etmektedir, bu da görevin anlamını bir ölçüde artırmaktadır.
Bu manuel süreci kolaylaştırmak zamandan ve hatalardan tasarruf sağlayacak ve ekiplerini monoton ve tekrarlayan görevlerden kurtaracaktı.
BT departmanı, kayıtları bir veritabanına taşımak ve her yeni kullanıcı için hesap oluşturmak için bir RPA çözümü kullandı. Botlar buradan kullanıcıları kurslara kaydediyor ve ilgili e-postaları gönderiyordu. Herhangi bir hata veya mükerrer kayıt, manuel gözetim için ekibe iletildi.
Sonuçlar, RPA’nın iş operasyonlarını nasıl dönüştürebileceğinin ders kitabı niteliğinde bir örneği. Bunlar aşağıdakileri içerir:
- İşlem süresinde %70’in üzerinde azalma
- 7/24 yetenekler
- Hataların azaltılması
- L&D Personeli ekstra işlerden kurtularak daha fazla yüz yüze göreve odaklanabilir.
Mülk Yönetimi ve gayrimenkul
RPA, mülk yönetimi alanındaki birkaç farklı görevi otomatikleştirmek için kullanılabilir. Bunun nedeni kısmen, sektörün her işletmenin standart bir özelliği olan çok sayıda arka uç iş sürecine sahip olmasıdır. Bununla birlikte, mülk yönetimine özgü başka robotik süreç otomasyonu örnekleri de mevcuttur.
Kullanım alanlarından bazıları daha önce değindiğimiz konulardır. Örneğin, KYC ve AML kontrollerini ve genel işe alım sürecini hızlandırmak. Ancak RPA, borç hesaplarına, mukim iletişimine ve hesap mutabakatına yardımcı olmak için de kullanılabilir.
#11. Borç veren beyanlarının otomatikleştirilmesi
Gayrimenkul geliştirme ve yönetimi çeşitli manuel görevleri içerir. Bunların birçoğu nakit girişlerinin güncel olmasını sağlamak için kontroller içerir. Ana kredi dosyaları bankalarla karşılaştırılarak kiracıların veya mal sahiplerinin hesaplarının iyi durumda olduğundan emin olunmalıdır.
Bu kontrollerin gerçekleştirilmesi öngörülebilir adımlar içerir. Ancak, bu bilgilerin alınması zaman alıcıdır ve yüksek düzeyde doğruluk gerektirir. Bu nedenle, RPA’nın birçok işletmeyi geliştirebilecek uygulamalarının parlak bir örneğidir.
Borç veren beyanlarının otomatikleştirilmesi için RPA vaka çalışması
Chicago, IL. merkezli gayrimenkul yönetim ve geliştirme şirketi Aylık kredi veren beyanlarını ve kredi geçmişi raporlarını almak için mücadele etti. Görevlerin çoğu tek bir operatörün sorumluluğundaydı.
Görev zaten oldukça tekrarlıydı. Ancak, borç veren beyanları her ayın yaklaşık son haftası içinde herhangi bir zamanda ortaya çıkabildiği için daha fazla komplikasyon ortaya çıktı. Bu durum, operatörün hepsi imzalanana kadar her bir kredi veren beyanı için her bir bankayı kontrol etmesi gerektiği anlamına geliyordu.
Gayrimenkul şirketi, görevleri oluşturan parçalara ayıran bir RPA çözümü uyguladı. Adımlar şunları içeriyordu:
- Bir bot ana kredi dosyasını okur ve o ay için bir kopyasını yazar
- Hangi bankalar veya kredi verenlerle iletişime geçmesi gerektiğini belirler
- Ardından bot, borç veren beyanının uygunluğunu kontrol eder
- Ekstre mevcutsa, indirir ve ana kredi dosyasını buna göre günceller.
Süreç, direktör için ayda 10 saatlik çalışma süresi tasarrufu sağladı.
Telekomünikasyon
Telekomünikasyon sektörü RPA’nın önemli bir yararlanıcısı olmuştur. Bunun nedeni büyük ölçüde, alandaki manuel süreçlerin çoğunun yüksek frekanslı, tekrarlayan ve kural tabanlı olmasıdır. Ya da başka bir deyişle, tam olarak RPA’nın çözdüğü türden görevler.
RPA’nın yardımcı olabileceği görevlerden bazıları şunlardır:
- Raporların hazırlanması ve dağıtılması
- Satış siparişlerinin işlenmesi
- Veri yedekleme
- Müşteri hizmetleri sorunlarının çözülmesi
- Pazarlama otomasyonu
Telekom sektöründeki RPA uygulamaları çok çeşitli olduğundan, kullanım örnekleri bir kuruluşun tamamına yayılabilir ve çok sayıda işlemin iyileştirilmesine ve kolaylaştırılmasına yardımcı olabilir.
#12. Operasyonların kolaylaştırılması
RPA için en güçlü kullanım örneklerinin çoğu, tipik olarak insan operatörler tarafından gerçekleştirilen öngörülebilir görevlerin dış kaynak kullanımında yatmaktadır. İşletmeler genişledikçe ve büyüdükçe, yönetim doğal olarak operasyonel verimliliği artırmak için süreçleri kolaylaştırmanın yollarını arar.
Operasyonları kolaylaştırmak, telekomünikasyon alanında çeşitli farklı şekillerde gerçekleşebilir. Personel sayısını azaltmayı, sipariş teslimatını en üst düzeye çıkarmayı ve çeşitli arka ofis görevlerini otomatikleştirmeyi içerebilir.
RPA’nın büyük bir telekomünikasyon şirketinin maliyetlerinde yaklaşık 5 milyon dolar tasarruf etmesine yardımcı olduğu bir vaka çalışmasını inceleyelim.
Operasyonları kolaylaştırmak için RPA vaka çalışması
Önde gelen bir Avustralyalı telekom şirketi, internet erişimine yönelik talebin hızlanmasıyla karşı karşıya kaldı. Bu süreç, ağ altyapısının yükseltilmesini ve hükümetin milyonlarca Avustralyalı için geniş bant erişimi sağlayacak bir program olan Ulusal Geniş Bant Ağı (NBN) taahhüdünün yerine getirilmesini içeriyordu.
Böylesine büyük ölçekli bir ulusal operasyon, şirket için çeşitli sorunlar doğurdu. Gerekli yüksek hizmet seviyelerini akılda tutarken erişimi hızlı bir şekilde sunmanın bir yolunu bulması gerekiyordu. Bu seviyeye kadar ölçeklendirme, tam da RPA’nın kullanılabileceği türden bir görevdir.
Operasyonun dört ayağı vardı. Onlardı:
- Hizmet döngü sürelerinin iyileştirilmesi
- Harika müşteri deneyimleri yaşatmak
- Hizmet ve operasyonel maliyetlerin azaltılması
- İşgücünün çıktı ve üretkenliğinin optimize edilmesi
Firma, iki ana süreçte verimliliği artırmak için 50 bot kullandı. Bunlar:
- Kalite Güvence (QA)
- Sipariş oluşturma süreci
RPA’nın bu uygulamasının faydalarından bazıları, her siparişte 2 saatten fazla tasarruf sağlamaktır. Bunun da ötesinde, işletme işçilik maliyetlerini önemli ölçüde azaltarak teslimat işletme maliyetlerinde yaklaşık 5 milyon dolar tasarruf sağladı.
Lojistik
Lojistik, RPA’yı diğer sektörlerden önce benimseyen bir başka alandır. Depolama ve dağıtım merkezleri, maliyetleri ve hataları azaltmak ve zorlu 7/24 müşteri gereksinimlerini karşılamak için otomasyona güveniyor.
Tedarik zincirleri çok sayıda hareketli parça içerir. CRM ve ERP yazılımlarının yanı sıra depo yönetim sistemleri (WMS) arasında hassas bir etkileşime dayanan dağıtım merkezlerinde veri, sorunsuz operasyonların ve zamanlılığın ayrılmaz bir parçasıdır.
NetSuite gibi ERP yazılımları söz konusu olduğunda, bu sistemler merkezileştirilir. Ancak uygulama son derece teknik, zaman alıcı ve maliyetlidir, aylık lisanslardan bahsetmeye gerek bile yok, bu da kolayca binlerce dolara ulaşabilir.
#13. Sevkiyatların takibi ve siparişlerin denetlenmesi
Lojistik işletmeleri operasyonel performanslarıyla yaşar ve ölürler. Tam zamanında üretim ve envanter yönetiminin popülerliği arttıkça, gecikmelerin ciddi sonuçları olabilir.
Üçüncü taraf şirketlere hizmet vermenin kendine has karmaşıklıkları vardır. Yine, müşteri beklentileri yıllar içinde önemli ölçüde artmıştır. Tüketiciler, teslimatlar ağlar üzerinden ilerlerken sürekli ve düzenli güncellemeler istiyor. Belirsiz tahminlere artık müsamaha gösterilmemektedir.
Lojistik işletmeleri tüketiciler ve satıcılar arasında aracılık yapar. Takip, uzun zamandır el işçilerinin alanı olmuştur. Sonuç olarak, çeşitli iletişim platformları üzerinden çok sayıda talep geliyor. Bu, hataya ve iletişimsizliğe açık, zaman alan bir iştir.
Sevkiyatların takibi ve siparişlerin denetlenmesi için RPA örnek uygulaması
LTX Solutions Atlanta merkezli bir tedarik zinciri yönetim firmasıdır. Uzmanlık alanları kamyon yükünden daha az (LTL) sevkiyatlardır. 2019 yılında, uzun süredir Hizmet Olarak Lojistik Platformu (LPaaS) yazılımı sağlayıcısı olan Redwood Logistics tarafından satın alındı.
LTX’in iş hacmindeki artışı yönetmek için RPA’ya ihtiyacı vardı. Redwood tarafından satın alınmadan önce, 12 kişilik bir personelle ayda yaklaşık 3000 teslimat gerçekleştiriyorlardı.
Ancak işler arttıkça, şirket kısa süre sonra manuel takip ve denetim sürecinin kendileriyle birlikte ölçeklenemeyeceğini fark etti. Yeni başlayanlar için, soruların hacmiyle başa çıkmanın 12 yeni personelin eklenmesini gerektireceğini tahmin ettiler. İşçilik maliyetlerine %40’lık bir ekleme yapmak, marjları oldukça ince olan bir sektörde büyük bir zorluk teşkil edecektir.
LTX bu sorunları çözmek için RPA süreçlerini uygulamaya koydu. İlk başvurdukları nokta takip süreçlerini otomatikleştirmek oldu. İş Süreçleri Başkan Yardımcısı Andrew Gleeson’a göre, bu çözümü yaklaşık bir günde uygulamaya koydular; bu da RPA’nın bir işletmeye getirebileceği yıldırım hızındaki dönüştürücü etkinin bir kanıtıdır. Tipik yazılım uygulamaları haftalar veya aylar sürebilir, son derece teknik ekipler ve göz kamaştırıcı bütçeler gerektirir.
Bu noktadan sonra LTX, arka ofis çalışma saatlerini azaltmak için RPA’yı kullandı. Teknoloji, firmanın teslimat denetim sürecinde devrim yaratmasına yardımcı oldu. Dahası ekip, Redwood Logistics tarafından satın alınmalarında bu ileri görüşlü yaklaşımın önemli bir katkısı olduğunu belirtiyor.
Farmasötik
RPA’nın ilaç sektöründeki kullanım alanları arasında yönetim, İK, satış tahmini ve hatta tedarik zinciri ve envanter yönetimi yer almaktadır. Bununla birlikte, sıkı kayıt tutma ve veri yönetimi, Yaşam Bilimleri ile ilgili en acil arka ofis maliyetleri arasındadır.
RPA, bu idari yüklerin birçoğu için harika bir çözümdür. İlaç şirketleri bu teknolojiyi belgelerin kontrollü dağıtımını otomatikleştirmek ve önemli verilerin güvenli ve erişilebilir bir şekilde depolanmasını sağlamak için kullanabilir. Bunun yanı sıra RPA, belge yönetiminde insan hatalarını ortadan kaldırmaya ve etkisiz ve verimsiz iş süreci yönetimi (BPM) politikalarını düzeltmeye yardımcı olabilir.
Makalede bu konuların çoğuna zaten değindik, bu nedenle bunun yerine Yaşam Bilimleri şirketlerinin Ar-Ge maliyetlerini düşürmek için RPA’yı nasıl benimseyebileceklerini, özellikle klinik araştırmalar sırasında belgeleri yönetmeye odaklanarak inceleyeceğiz.
#14. Ar-Ge maliyetlerinin azaltılması
İlaç ve Yaşam Bilimleri firmaları çeşitli baskılarla karşı karşıyadır. Batı dünyasında yaşlanan nüfus, yeni tedavilere olan ihtiyacın her geçen gün arttığı anlamına geliyor. Ancak araştırma ve geliştirme (AR-GE) maliyetleri de öyle.
Dikkate alınması gereken bir diğer önemli faktör de ilaç geliştirmeye yönelik katı düzenleyici koşullardır. Bir ürün piyasaya çıkmadan önce kapsamlı araştırma, dokümantasyon ve klinik çalışmalara ihtiyaç duyar.
Denemeler. Bu gerekli süreçler, ilaç şirketlerinin düzenleyicilerin doğru tarafında kalmak için belgeleri ve verileri dikkatli bir şekilde yönetmesi gerektiği anlamına gelir.
Ar-Ge maliyetlerini düşürmek için RPA vaka çalışması
İlaç Sektöründe Robotik Süreç Otomasyonu: Üç Vaka Çalışması (Anagnoste, 2018) başlıklı makalede yazar, ilaç sektöründeki firmaların karşı karşıya olduğu çok yaygın bir senaryoyu, yani daha hasta merkezli bir iş modeline geçerken ilaçları makul maliyetlerle sunmanın bir yolunu bulmayı özetliyor.
Buna ek olarak, makale Yaşam Bilimleri alanında faaliyet gösteren işletmeleri rahatsız eden uyumlulukla ilgili yükleri vurgulamaktadır. Önde gelen iki ilaç şirketinin hizmetlerini iyileştirmek için nasıl hedefler belirlediklerini vurguluyorlar:
- Daha hızlı işlem süreleri
- Yatırımlardan daha iyi sonuçlar
- Daha düşük üretim maliyetleri.
Bu farmasötik vaka çalışmalarının büyük bir odak noktası klinik araştırma dokümantasyonudur. Klinik deneyler son derece sıkı bir şekilde düzenlenmektedir. İşletmeler, Trial Master dosyası olarak bilinen dosya içinde mükemmel kayıtlar ve belgeler tutmalıdır.
Güvenlik, değişiklik kontrolü, denetimler ve arşivleme bu yaklaşımın dört ayağını oluşturmaktadır. Dahası, klinik testler hayata geçirilmeden önce, çeşitli paydaşların onay ve imzalarını içeren bir kontrol ve denge sistemi vardır. Bu belgelere Yeşil Işık Formları (GLF’ler) adı verilmektedir.
Geleneksel kurulumlarda GLF görevleri manuel olarak yönetilir ve dağıtılırdı. Çok sayıda standartlaştırılmış adımın söz konusu olduğu bu süreçler otomasyon için güçlü bir adaydır.
Örnek olay incelemelerine göre, iki küresel yaşam bilimleri şirketi, dokümantasyonlarını yönetmek ve genel uyumluluğu iyileştirmek için RPA’yı kullandı.
İlk şirket maliyetleri düşürdü ve aşağıdaki gibi avantajlar elde etti:
- Artan uyumluluk
- Belge yönetimi desteğine olan ihtiyacın azalması
- Yeni, kolaylaştırılmış bir süreç
- Denemeleri ve belgeleri izlemek için üstün metrikler
İkinci denemede, işletme uyumluluğu ve belge talep sürecini iyileştirmeye odaklandı. Yine RPA, şirkete aşağıdaki şekillerde yardımcı oldu:
- Yeni uyum ve düzenleme gerekliliklerine uyum sağlayabilecek uyarlanabilir ve çevik bir yaklaşım oluşturmak
- Süreçleri iyileştirmek için işletmenin yararlanabileceği sağlam tanılama bilgileri toplayın
- Gerekli belgeler için tutarlı eskalasyon prosedürleri uygulayın
Bu iş süreçlerini basitleştirerek, her iki firma da giderek karmaşıklaşan bir ortamda uyumluluk standartlarını karşılarken maliyetlerden tasarruf edebildi.
Hukuk Sektörü
Hukuk sektörü otomasyondan muazzam bir fayda sağlamıştır. Geçmişte firmaların devasa belge baskı, işleme ve depolama tesisleri vardı. Kağıt üzerinde çalışmak uzun çalışma saatleri, insan hatası riski, güvenlik endişeleri ve daha fazlasını içeriyordu. RPA, meslekte endemik olan manuel ağır işlerin çoğunun azaltılmasına yardımcı oldu.
Elbette bu, teknolojinin yardımcı olabileceği yollardan yalnızca biri. Diğer RPA kullanım durumları arasında vaka belgelerinin oluşturulması, veritabanı aramalarının yapılması, vaka bilgilerinin incelenmesi ve raporların doldurulması yer almaktadır.
#15. Veri taşıma
Veri geçişi, sadece hukuk sektöründe değil, birçok sektörde şirketlerin ihtiyaç duyduğu standart bir süreçtir. Bununla birlikte, yasal uygulamalar sadece eşsiz kayıt tutmayı değil, aynı zamanda verileri kısa sürede paylaşma ve geri çağırma becerisini de gerektirir.
Dijital dönüşüm hukuk dünyasında standart hale geldikçe, birçok firma mevcut veri tabanlarını alıp bulutta barındırmak için çözümlere ihtiyaç duydu. Bu yaklaşım, uzaktan çalışmalarına ve hareket halindeyken belgelere erişmelerine olanak tanıyacaktır. Ancak, tüm veri taşıma projeleri basit değildir.
Veri geçişi için RPA vaka çalışması
Yeni veritabanı yapılarına geçiş yapmak yeterince karmaşıktır. Ancak, hukuk firmaları genellikle ısmarlama çözümlere ihtiyaç duyar. Nakil konusunda uzmanlaşmış bir hukuk bürosunu içeren bir vaka çalışması , RPA’nın tek seferlik sorunların yanı sıra uzun vadeli iş süreçlerini çözmek için nasıl kullanılabileceğini vurgulamaktadır.
Söz konusu firmanın yüzlerce emlak lotu kaydını Microsoft Access veritabanından bulut tabanlı bir platforma taşıması gerekiyordu. Ancak yeni yazılım, avukat kayıtlarını yüklemek ve doğrulamak için gerekli uyarlanabilirlikten yoksundu.
Ekip, bir RPA süreci oluşturarak verileri %100 doğruluk oranıyla taşımayı başardı. Süreç yarım gün sürdü ve firmaya yaklaşık 350 çalışma saati kazandırdı. Bu vaka çalışması, RPA uygulamalarının iş akışlarına yardımcı olma ve personeli daha müşteri ve değer odaklı görevler sunmaları için serbest bırakma olanaklarını bir kez daha göstermektedir.
