A
Research Nester tarafından hazırlanan son rapor
yönetim görevlerinin üçte ikisinin 2024 yılına kadar otomatikleştirileceğini öne sürüyor. Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), iş dünyasının bu dönüşümünde etkili olacak çok yönlü bir yazılım çözümüdür.
Her türden firma, RPA’yı çeşitli süreçleri, uygulamaları ve operasyonları otomatikleştirmek için kullanabilir ve zamandan ve paradan tasarruf etmenin yanı sıra üretkenliği ve çalışan memnuniyetini artırmayı içeren somut faydalar sağlayabilir.
Bu makale, ekiplerin kullanabileceği en iyi yollardan bazılarını vurgulayacaktır
RPA
verimliliği artırmak, maliyetleri düşürmek ve yeni üretkenlik seviyelerinin kilidini açmak için.
10 manuel iş süreçleri, uygulamalar,
ve RPA tarafından etkinleştirilen operasyonlar
Robotik Süreç Otomasyonu pazarı inanılmaz bir hızla genişliyor. Hangi kaynağa inandığınıza bağlı olarak, önümüzdeki yedi yıl için sektörün yıllık bileşik büyüme oranının (CAGR)
20%
için
40%
.
İş liderlerinin RPA yatırımını dijital dönüşüm stratejilerinin önemli bir parçası olarak gördükleri açıktır. İleri görüşlü firmaların benimsediği gibi
hiperotomasyon
RPA neredeyse evrensel olarak benimsenecektir.
RPA veri girişi, fatura ve ödeme işleme, müşteri hizmetleri görevleri, çalışan işe alımı ve daha fazlası gibi işlemleri gerçekleştirebileceğinden, bu yazılımı benimseyen ekipler rakiplerine karşı avantaj elde edecektir.
İşte bu teknolojinin otomatikleştirerek işletmelerin kaynaklarını daha akıllıca kullanmalarını sağlayabileceği bazı görevlere bir bakış.
#1. Veri Girişi
Veri Girişi, dijital çağda hayati bir iş fonksiyonudur. Ancak, aynı zamanda en tekrarlı ve sıkıcı manuel süreçlerden biridir. Ayrıca yüksek insan hatası oranından da muzdariptir. Otomasyonu uygulamak, çok fazla veri yöneten şirketler için çok anlamlıdır.
RPA aşağıdaki gibi işlemleri gerçekleştirebilecektir:
- Üçüncü taraf yazılımlar da dahil olmak üzere çeşitli kaynaklardan veri çekme
- İnsan hatasını en aza indirmek ve veri kalitesi ile bütünlüğünün sıfıra yakın olmasını sağlamak
- Veri giriş süreçlerinin hızlandırılması
- Merkezi veritabanları için uygun şekilde yapılandırıldığından emin olmak amacıyla verilerin ayıklanması ve temizlenmesi
Son olarak
digital.gov 2022 yıllık raporu
Kuruluş, RPA kullanarak federal hükümetin yaklaşık 1,5 milyon çalışma saatini azaltmasına yardımcı olduğunu öne sürdü.
Raporda vurgulanan bir vaka çalışması, Deniz Tedarik Sistemi Komutanlığı’nın (NAVSUP) denizcilik operasyonlarından kaynaklanan kirliliği ve tehlikeli maddeleri azaltma misyonunun değerini ve verimliliğini artırmak için RPA’yı nasıl kullandığını göstermektedir.
Özellikle RPA, kurumun Donanmanın Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) aracına manuel veri girişini azaltmasını sağladı. Otomatikleştirilmiş süreçler, web tabanlı bir uygulamadan verilerin okunup yakalanmasını ve ERP’lerine gönderilmesini içerir. NAVSUP teknoloji lideri, RPA’nın benimsenmesinin eğitimi günler veya haftalardan sadece dakikalara indirdiğini öne sürüyor. Genel olarak, süreç yılda 6000 saatten fazla manuel çalışma tasarrufu sağlamıştır.
Proje hakkında daha fazla bilgiyi buradan okuyabilirsiniz.
#2. İade işlemleri
Bir e-ticaret işletmesi yöneten herkesin bildiği gibi, iade işlemleri zaman alan bir iştir.
E-ticaret platformları için ortalama iade oranları %18,1’dir
Diğer tahminler ise bu rakamın %30 gibi şaşırtıcı bir orana yakın olduğunu gösteriyor. İade işlemleri, sipariş defterine değer katmayan görevlerden biridir. Ancak, bunu verimli bir şekilde yapmamak bir işletmenin itibarına zarar verebilir ve müşteri kaybına neden olabilir.
Bir iadenin işlenmesi birkaç manuel adım içerir. RPA aşağıdaki gibi işlemleri gerçekleştirebilecektir:
- Müşterinin iletişiminden bilgilerin okunup çıkarılması ve iade sipariş sistemine eklenmesi.
- Müşterilere yanıt vererek, kargo etiketleri göndererek ve iadeyi takip ederek iadeleri düzenlemek
- İşlemleri yetkilendirerek ve hesapları güncelleyerek iade veya değişimleri koordine etmek
- Yolculuğun her adımında müşteriyle iletişim kurmak, takip güncellemeleri ve zaman çizelgeleri sağlamak
Sağlam bir iade politikası önemlidir. Amerikalı bir nakliye yazılımı entegrasyon platformu olan Shippo, yaptığı bir araştırmanın sonuçlarını paylaştı.
son anket
Her on müşteriden sekizinin ürün satın almadan önce bir şirketin iade politikasını okuduğunu ve neredeyse yarısının politikanın beğenilmemesi durumunda alternatif satıcıları seçeceğini gösteriyor.
İade politikasını otomatikleştirmek, yoğun e-ticaret operasyonları için dönüştürücüdür çünkü personeli gelir ve müşteri sadakati sağlayan görevlere odaklanmak üzere serbest bırakır.
#3. İşe Alım
Sağlam işe alım deneyimlerinin değeri son yıllarda çok belirgin hale geldi. Kullanıcı işe alıştırma süreci, kârlılık üzerindeki etkisi nedeniyle en çok odaklanılan konudur. Bununla birlikte, çalışan ve üçüncü taraf tedarikçi işe alımı da dikkat edilmesi gereken kritik süreçlerdir. Firmaların ilk izlenimi yaratmak için tek bir şansı vardır ve bunu doğru yaparlarsa, bu güçlü ve kalıcı ilişkilerin önemli bir belirleyicisidir.
Ancak, işe alım süreci çok sayıda hareketli parça içerir. Manuel süreçlerden bazıları şunlardır:
- Formların doldurulması
- Veri toplama ve işleme
- Belgelerin ve sözleşmelerin okunması ve hazırlanması
- Geçmiş kontrolleri
- İleri geri iletişim
Ortaya çıkan görev karmaşası, işlemleri yavaşlatabilecek idari bir yüktür. İşe alım otomasyonunun aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faydaları vardır:
- Analizler aracılığıyla daha fazla şeffaflık
- Departmanlar arası koordinasyonun iyileştirilmesi
- Daha düşük maliyetler
- Risk ve gecikmelerin azaltılması
- Artan uyumluluk
İşe alıştırmanın daha kişisel bir dokunuş gerektiren unsurları olsa da, birçok adım otomatikleştirilebilir.
Bazı vaka çalışmaları
İK departmanlarının yılda 2000 çalışma saatinden nasıl tasarruf ettiğini ve işe alım sürelerini %80’in üzerinde nasıl kısalttığını gösteriyor.
#4. Rapor oluşturma
Rapor oluşturma çoğu firma için çok önemlidir. Yönetimin işletme içindeki eğilimleri takip etmesine ve veriye dayalı kararlar almasına yardımcı olur. Ancak, tüm bu verileri tek bir yerde toplamak çok zaman alıcı olabilir.
Raporlamayla ilgili en büyük zorluklardan biri sıklıktır. Kuruluşa veya amaca bağlı olarak raporlara günlük, haftalık veya aylık olarak ihtiyaç duyulabilir. Birçok senaryoda, talep üzerine gereklidirler. Farklı kaynaklardan tüm verileri toplamak, genellikle farklı ve yapılandırılmamış veri kaynaklarından bilgi çekerek önemli miktarda koordinasyon gerektirebilir.
RPA, İK, Finans, Pazarlama veya diğer çeşitli departmanlardaki iş profesyonellerinin çok çeşitli kaynaklardan gelen bilgileri hızlı bir şekilde bir araya getirmesini sağlar. Botlar e-postalardan, elektronik tablolardan, veritabanlarından ve bir dizi uygulamadan veri toplamak üzere eğitilebilir. Bu görevleri belirli aralıklar için ayarlamak, raporlama sürecindeki ayak işlerinin çoğunu ortadan kaldırmaya yardımcı olur.
Habercilik, gerçekleri ve rakamları listelemekten çok daha fazlasıdır. İlgili istatistikler açıkça gerekli olsa da, gerçek değerleri değerli içgörüler üretmelerinde yatmaktadır. Birçok yönden, bu onları klasik bir RPA kullanım örneği haline getiriyor çünkü teknoloji çalışanları güçlendiriyor ve daha iyi iş üretmelerine yardımcı oluyor.
RPA, kaynakları en üst düzeye çıkaran verimli bir iş bölümü sağlar. Botlar çok çeşitli kaynaklardan gelen verileri hızlı bir şekilde bir araya getirebilirken, insan çalışanlar verileri bağlamsallaştırabilir ve anlayabilir. Şirketler her hafta veya her ay saatlerce tasarruf edebilir ve bu da hızla birikir. Bu, botların verimliliği ile insan yaratıcılığının mükemmel bir evliliği.
#5. KYC ve AML uyumluluğu
Müşterini Tanı (KYC) yükümlülükleri pek çok farklı şirketi etkilemektedir. Bankalar ve finans kurumları, kredi verenler, FinTech’ler, bahis şirketleri, aracılar ve daha fazlası, kara para aklamayı önleme (AML) düzenlemelerine yardımcı olmak için müşteri verilerini ve belgelerini toplamak ve yönetmekle yükümlüdür.
Yine, bu yükümlülükler sipariş defterine gelir eklemez. Ancak uyumun sağlanamaması işletmelere para cezaları ve itibar kaybı şeklinde zarar vermektedir. Basitçe söylemek gerekirse, bu görevler otomasyon için ideal adaylardır.
RPA aşağıdaki gibi işlemleri gerçekleştirebilecektir:
- Müşteri verilerini ve belgelerini okuma ve analiz etme
- Müşteri bilgilerinin doğrulanması
- Müşteri verilerinin derlenmesi ve taranması
- Risk değerlendirmelerinin yürütülmesi
- Müşteri iletişimi
City Union Bank (CUB),
Güney Hindistan’ın önde gelen bankalarından biri, KYC ve hesap açma işlemlerini yürütmek için otomasyonu uygulamaya koydu
.
RPA etkinleştirildi:
- İşçilikte %66 azalma
- Hesap açılışında 7 kat hızlanma
- Büyük ölçüde azaltılmış hata oranları
Genel olarak bunlar, RPA’nın işletmelerin gelişmesine nasıl yardımcı olduğunu vurgulayan mükemmel sonuçlardır.
#6. Bordro otomasyonu
Bordro, her büyüklükteki işletme için zaman alıcıdır. Büyük işletmelerin ödemesi gereken önemli miktarda personel varken, daha küçük firmaların her zaman özel bordro personeli için bütçesi yoktur.
Bordro işlemenin RPA için harika bir aday olmasının birkaç nedeni var. Yeni başlayanlar için, yüksek hacimli, kural tabanlı görevler içerir. Aslında, söz konusu işin büyük bir kısmı veri işleme kategorisine girmektedir. Manuel bordro işlemleri veri toplama, gider raporlama, vergi hesaplamaları, sosyal yardımlar ve diğer karmaşıklıkları içerir.
Bordro otomasyonu için RPA’nın faydaları arasında daha yüksek hız, doğruluk, maliyet tasarrufu ve uyumluluğa daha sıkı bağlılık yer alır. A
Büyük bir Ağırlama Grubundan vaka çalışması
RPA’nın bordro için potansiyelini gösteriyor: bordro işleme maliyetlerini yaklaşık %90 oranında azaltarak yılda 200 bin dolar tasarruf sağladılar.
#7. Pazarlama
Son zamanlardaki zorlu ekonomik koşullar, iş dünyası liderlerini bütçe kesintilerini araştırmaya zorladı. Pazarlama departmanları her zaman olduğu gibi ekonomik yavaşlamanın soğukluğunu ilk hisseden departmanlar arasında yer alıyor. Gelir yaratma ekiplerine “daha azıyla daha fazlasını yapmaları” söyleniyor ve bu da mevcut ortamda zorlu bir görev.
Müşteri edinme maliyetleri (CAC) son yıllarda kontrolden çıkmıştır. Yeni iş bulmak bazı firmalar için o kadar rekabetçi hale gelmiştir ki, bu durum genel karlılığı engellemektedir. RPA, gelir elde etmekle ilgili birçok tekrarlayan ve yoğun zaman alan görevi otomatikleştirerek pazarlama ekiplerine yardımcı olabilir.
Pazarlama bağlamında, RPA aşağıdaki gibi görevleri yerine getirebilecektir:
- SMS, e-posta ve sosyal medya üzerinden sosyal yardım kampanyalarını otomatikleştirme
- Google ve Facebook reklamlarında PPC reklam teklifleri
- Reklamların maksimum etkinliğini sağlamak için reklamlar için A/B testi
- Anahtar kelimeler ve kampanya etkinliği için SEO raporlarının çalıştırılması
- Potansiyel müşterilerin puanlanması ve nitelendirilmesi
Aslında, otomasyon pazarlama için o kadar etkilidir ki, son yıllarda bu işi yapmak için çok sayıda özel yazılım ortaya çıkmıştır. Bu araçlardan bazılarının pahalı olması ya da reklam bütçesinden kesinti gerektirmesi, ancak sonuçlara ilişkin kesin bir garantinin olmaması bir dezavantajdır. RPA araçları, işletmelerin bu makinelerin kendi hedeflerine ve yazılım yığınlarına uygun versiyonlarını oluşturmalarına olanak tanır.
#8. Kredi kontrolleri
Kredi kontrolleri durum tespitinin önemli bir parçasıdır. İşletmenizi korumak birinci önceliğiniz olması gerekirken, birçok ekip bu işi yapmayı ihmal ediyor. Sonuç olarak, bunun bedelini daha sonra öderler.
İşletmelerin kredi kontrolü yapması gereken çeşitli senaryolar vardır. Örneğin, yeni müşteri, tedarikçi veya çalışan kabul ederken. Dahası, yeni tedarikçiler alınırken kredi kontrolleri de genel uyumluluğun bir parçasıdır.
Otomatik kredi kontrolleri işletmelere çeşitli şekillerde fayda sağlar. Yeni başlayanlar için, hızlıdırlar, bu da iş karar verme sürelerini büyük ölçüde iyileştirir. Ancak faydaları bununla da bitmiyor. İnsanları denklemden çıkarmanın, serbest çalışanlara karşı potansiyel önyargıyı azaltmak ve ilgili işgücü maliyetlerini düşürmek gibi başka avantajları da vardır.
RPA, şirketlerin iş sistemlerine giriş yapmasına, veri toplamasına, bunları kredi raporlama bürolarıyla karşılaştırmasına, ilgili bilgileri çıkarmasına ve dakikalar içinde bir rapor sunmasına olanak tanır. Ekipler bunu iş akışlarına bile dahil edebilir, böylece süreç herhangi bir insan müdahalesi olmadan tetiklenir.
#9. Fiyat izleme ve karşılaştırmalar
İşletmeler birbirleriyle çeşitli cephelerde rekabet edebilirler. Ürün veya hizmetlerinin kalitesiyle ya da bir üst düzey destek veya kolaylık sunarak rakipleri karşısında öne çıkabilirler. Ancak fiyatın tüketiciler için büyük bir faktör olduğu gerçeğinden kaçamazsınız.
Kalabalık pazarlarda fiyatlandırma bir rekabet avantajıdır. Özellikle dinamik fiyatlandırma, hızlı hareket eden ve yüksek hacimli pazarlarda önemli bir araçtır. Ancak, tekliflerini nasıl ayarladıklarını görmek için rakipleri izlemek çok fazla manuel çalışma gerektirir. Dahası, bu oldukça dikkat gerektiren bir görevdir.
RPA kullanımı, ekiplerin rakiplerin web sitelerini taramasını ve değişen fiyatları not etmesini sağlar. İş hedefi rakiplerin tekliflerinin altında veya belirli bir aralıkta kalmaksa, ekipler fiyatlarını rakipleriyle birlikte yükselecek ve düşecek şekilde otomatikleştirebilir. Bunun gerçek zamanlı değişikliklerle ilgili olması da gerekmez; CRM sistemlerinin sürekli güncel kalmasını sağlamakla da ilgili olabilir, böylece satış ekipleri anlaşmaları kapatmalarına yardımcı olacak en iyi bilgilere her zaman sahip olurlar.
Alıcılar RPA’yı hammadde fiyatlarını izlemek için de kullanabilir. Belirli parametreler belirleyerek, malları uygun oranlarda güvence altına almak için hareket edebilir ve anlatılmamış meblağlardan tasarruf edebilirler.
#10. Sevkiyat planlaması ve takibi
Nakliye ve lojistik, dijitalleşmeye yönelik genel eğilimin başlıca benimseyenleri olsa da, bu işletmelerin planlama ve izleme unsurlarında hala şaşırtıcı miktarda manuel çalışma var. Her biri kendi portalına sahip çok sayıda farklı tedarikçiyle, sevkiyatı koordine etmek ve malların teslim alınmasını izlemek çok zaman alabilir.
RPA aşağıdaki gibi işlemleri gerçekleştirebilir:
- En hızlı veya en uygun maliyetli nakliye yollarının bulunması
- Siparişlerin ve ödemelerin işlenmesi
- Depo veya envanter yönetimi yazılımı ile iletişim
- Teslimatların izlenmesi ve tam bir denetim sağlanması
- Güncellemelerin iletişim platformları aracılığıyla iletilmesi
- Faturaların düzenlenmesi
Yazılım testi, RPA veya diğer otomasyonlar, perakendecilere, e-ticaret mağazalarına veya üçüncü taraf teslimat şirketlerine lojistiğe daha müşteri odaklı bir yaklaşım uygulamalarında yardımcı olabilir. Gönderi sorguları için harcanan manuel çalışma saatlerinin azaltılması, müşterilerin talep ettikleri hizmet seviyelerini almalarını sağlarken işletme maliyetlerini önemli ölçüde azaltabilir.
