A
Research Nesterin äskettäinen raportti
mukaan kaksi kolmasosaa hallintotehtävistä automatisoidaan vuoteen 2024 mennessä. Robottiprosessien automatisointi (RPA) on erittäin monipuolinen ohjelmistoratkaisu, jolla on tärkeä rooli tässä yritysmaailman muutoksessa.
Kaikenlaiset yritykset voivat käyttää RPA:ta automatisoidakseen erilaisia prosesseja, sovelluksia ja toimintoja, mistä on konkreettisia hyötyjä, kuten ajan ja rahan säästö sekä tuottavuuden ja työtyytyväisyyden parantaminen.
Tässä artikkelissa tuodaan esiin joitakin parhaita tapoja, joilla tiimit voivat käyttää
RPA:TA
tehokkuuden lisäämiseen, kustannusten vähentämiseen ja tuottavuuden uusien tasojen avaamiseen.
10 manuaaliset liiketoimintaprosessit, sovellukset,
ja RPA:n mahdollistamat toiminnot
Robottiprosessien automatisointimarkkinat kasvavat uskomatonta vauhtia. Riippuen siitä, mihin lähteeseen uskoo, alan vuotuisen kasvuvauhdin (CAGR) ennustetaan seuraavan seitsemän vuoden aikana olevan välillä 1,5 miljoonaa euroa.
20%
osoitteeseen
40%
.
On selvää, että yritysjohtajat pitävät RPA-investointeja keskeisenä osana digitaalisen muutoksen strategioita. Koska tulevaisuuteen suuntautuneet yritykset omaksuvat
hyperautomaatio
, RPA saavuttaa lähes yleisen hyväksynnän.
Tiimit, jotka ottavat tämän ohjelmiston käyttöön, saavat etulyöntiaseman kilpailijoihin nähden, koska RPA pystyy hoitamaan esimerkiksi tietojen syöttöä, laskujen ja maksujen käsittelyä, asiakaspalvelutehtäviä, työntekijöiden palvelukseen ottamista ja paljon muuta.
Seuraavassa tarkastellaan joitakin tehtäviä, joita tämä tekniikka voi automatisoida ja joiden avulla yritykset voivat käyttää resurssejaan viisaammin.
#1. Tietojen syöttö
Tietojen syöttö on elintärkeä liiketoimintatoiminto digitaalisella aikakaudella. Se on kuitenkin myös yksi toistuvimmista ja työläimmistä manuaalisista prosesseista. Se kärsii myös suuresta inhimillisten virheiden määrästä. Automaation käyttöönotto on erittäin järkevää yrityksille, jotka hallinnoivat paljon tietoja.
RPA pystyy hoitamaan esimerkiksi seuraavia toimintoja:
- Tietojen hankkiminen eri lähteistä, mukaan lukien kolmannen osapuolen ohjelmistot.
- Inhimillisten virheiden minimointi ja sen varmistaminen, että tietojen laatu ja eheys ovat kunnossa.
- Tietojen syöttöprosessien nopeuttaminen
- Tietojen poimiminen ja puhdistaminen sen varmistamiseksi, että ne ovat oikein jäsenneltyjä keskitettyjä tietokantoja varten.
Viimeisessä
digital.govin vuosikertomuksessa vuodelta 2022
organisaatio esitti, että se oli auttanut liittovaltion hallitusta vähentämään noin 1,5 miljoonaa työtuntia RPA:n avulla.
Eräässä raportissa korostetussa tapaustutkimuksessa kuvataan, miten merivoimien hankintajärjestelmien komentokeskus (NAVSUP) käytti RPA:ta lisäämään arvoa ja tehokkuutta merenkulkutoiminnoista aiheutuvan saastumisen ja vaarallisten materiaalien vähentämistehtävässään.
RPA:n avulla organisaatio pystyi erityisesti vähentämään tietojen manuaalista syöttämistä laivaston toiminnanohjausjärjestelmään (ERP). Automatisoituihin prosesseihin kuuluu tietojen lukeminen ja kerääminen verkkopohjaisesta sovelluksesta ja niiden lähettäminen ERP-järjestelmään. NAVSUPin teknisen johtajan mukaan RPA:n käyttöönotto on lyhentänyt koulutuksen kestoa päivistä tai viikoista minuutteihin. Kaiken kaikkiaan prosessi on säästänyt yli 6000 tuntia manuaalista työtä vuodessa.
Voit lukea lisää hankkeesta täältä.
#2. Palautusten käsittely
Kuten kaikki verkkokauppaa harjoittavat tietävät, palautusten käsittely on aikaa vievä tehtävä.
Verkkokaupan keskimääräiset palautusprosentit ovat 18,1 %.
, kun taas muiden arvioiden mukaan luku on lähempänä huimaa 30 prosenttia. Palautusten käsittely on yksi niistä tehtävistä, jotka eivät tuo lisäarvoa tilauskantaan. Jos sitä ei kuitenkaan tehdä tehokkaasti, se voi vahingoittaa yrityksen mainetta ja johtaa asiakkaiden menettämiseen.
Palautuksen käsittely sisältää useita manuaalisia vaiheita. RPA pystyy hoitamaan esimerkiksi seuraavia toimintoja:
- Tietojen lukeminen ja poimiminen asiakkaan viestinnästä ja niiden lisääminen palautustilausjärjestelmään.
- Palautusten hoitaminen vastaamalla asiakkaille, lähettämällä lähetyslappuja ja seuraamalla palautuksia.
- Palautusten tai vaihtojen koordinointi hyväksymällä tapahtumia ja päivittämällä tilejä.
- Viestintä asiakkaan kanssa matkan jokaisessa vaiheessa, seurantapäivitykset ja aikataulut.
Vankka palautuskäytäntö on tärkeää. Shippo, yhdysvaltalainen kuljetusohjelmistojen integraatioalusta, jakoi tuloksia yhdysvaltalaisesta
tuore tutkimus
jonka mukaan yli kahdeksan kymmenestä asiakkaasta lukee yrityksen palautusehdot ennen tavaroiden ostamista, ja lähes puolet valitsee vaihtoehtoisen myyjän, jos palautusehdot eivät miellytä heitä.
Palautuskäytäntöjen automatisointi muuttaa kiireisen verkkokaupan toimintaa, koska se vapauttaa henkilökunnan keskittymään tehtäviin, jotka tuottavat tuloja ja asiakasuskollisuutta.
#3. Käyttöönotto
Viime vuosina on käynyt hyvin selväksi, että vankka perehdytys on tärkeää. Käyttäjien perehdyttämiseen kiinnitetään eniten huomiota, koska se vaikuttaa tulokseen. Työntekijöiden ja ulkopuolisten toimittajien palvelukseen ottaminen ovat kuitenkin kriittisiä prosesseja, jotka ansaitsevat myös huomiota. Yrityksillä on yksi tilaisuus tehdä ensivaikutelma, ja jos se onnistuu oikein, se on merkittävä ennustaja vahvoille ja kestäville suhteille.
Sisäänotossa on kuitenkin paljon liikkuvia osia. Joitakin manuaalisia prosesseja ovat:
- Lomakkeiden täyttäminen
- Tietojen keruu ja käsittely
- Asiakirjojen ja sopimusten lukeminen ja laatiminen
- Taustatarkastukset
- Edestakainen viestintä
Näin syntyvä tehtävien sekamelska on hallinnollinen taakka, joka voi hidastaa toimintaa. Onboarding-automaatiolla on useita etuja, kuten:
- Suurempi avoimuus analytiikan avulla
- Osastojen välisen koordinoinnin parantaminen
- Pienemmät kustannukset
- Riskien ja viivästysten lieventäminen
- Lisääntynyt vaatimustenmukaisuus
Vaikka on olemassa henkilökohtaista otetta vaativia osia, monet vaiheet voidaan automatisoida.
Joitakin tapaustutkimuksia
osoittavat, miten henkilöstöosastot ovat säästäneet 2000 työtuntia vuodessa ja lyhentäneet perehdytysaikoja yli 80 prosenttia.
#4. Raportin luominen
Raporttien laatiminen on useimmille yrityksille ratkaisevan tärkeää. Se auttaa johtoa pysymään ajan tasalla liiketoiminnan suuntauksista ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä. Kaikkien näiden tietojen kerääminen yhteen paikkaan voi kuitenkin olla hyvin aikaa vievää.
Yksi raportoinnin suurista haasteista on raportointitiheys. Organisaatiosta tai tarkoituksesta riippuen raportteja voidaan tarvita päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Monissa tilanteissa niitä tarvitaan pyynnöstä. Kaikkien tietojen kerääminen eri lähteistä voi vaatia huomattavan paljon koordinointia, ja usein tietoja kerätään hajanaisista ja jäsentymättömistä tietolähteistä.
RPA:n avulla henkilöstöhallinnon, taloushallinnon, markkinoinnin tai useiden muiden osastojen ammattilaiset voivat koota tietoja nopeasti useista eri lähteistä. Robotit voidaan kouluttaa keräämään tietoja sähköposteista, taulukkolaskentaohjelmista, tietokannoista ja monista muista sovelluksista. Näiden tehtävien asettaminen tietyin väliajoin auttaa vähentämään paljon raportointiprosessiin liittyvää työtä.
Raportoinnissa on kyse paljon muustakin kuin faktojen ja lukujen luettelemisesta. Vaikka tilastot ovat selvästi olennaisen tärkeitä, niiden todellinen arvo piilee arvokkaiden oivallusten tuottamisessa. Tämä tekee heistä monella tapaa klassisen RPA:n käyttötapauksen, koska teknologia täydentää työntekijöitä ja auttaa heitä tekemään parempaa työtä.
RPA mahdollistaa tehokkaan työnjaon, joka maksimoi resurssit. Robotit voivat nopeasti koota tietoja monista eri lähteistä, kun taas ihmisläheiset työntekijät voivat suhteuttaa ja ymmärtää tietoja. Yritykset voivat säästää tunteja viikoittain tai kuukausittain, mikä kertyy nopeasti. Se on täydellinen yhdistelmä robottien tehokkuutta ja ihmisten luovuutta.
#5. KYC- ja AML-vaatimusten noudattaminen
Asiakkaan tuntemisvelvollisuudet (KYC) koskevat monia eri yrityksiä. Pankit ja rahoituslaitokset, lainanantajat, finanssiteknologiat, vedonlyöntiyritykset, välittäjät ja muut ovat velvollisia keräämään ja hallinnoimaan asiakastietoja ja asiakirjoja rahanpesun vastaisten säännösten noudattamiseksi.
Myöskään nämä velvoitteet eivät lisää tuloja tilauskantaan. Sääntöjen noudattamatta jättäminen kuitenkin vahingoittaa yrityksiä sakkojen ja mainehaittojen muodossa. Yksinkertaisesti sanottuna nämä tehtävät ovat ihanteellisia ehdokkaita automatisoinnille.
RPA pystyy hoitamaan esimerkiksi seuraavia toimintoja:
- Asiakastietojen ja asiakirjojen lukeminen ja analysointi
- Asiakastietojen vahvistaminen
- Asiakastietojen kokoaminen ja seulonta
- Riskinarviointien suorittaminen
- Asiakasviestintä
City Union Bank (CUB),
johtava eteläintialainen pankki, otti käyttöön automaation KYC:n ja tilien avaamisen käsittelyä varten.
.
RPA käytössä:
- 66 %:n vähennys työvoiman määrässä
- 7-kertainen kiihdytys tilien avaamisessa
- Huomattavasti pienemmät virhetasot
Kaiken kaikkiaan nämä ovat erinomaisia tuloksia, jotka korostavat, miten RPA auttaa yrityksiä menestymään.
#6. Palkanlaskennan automatisointi
Palkanlaskenta on aikaa vievää kaikenkokoisille yrityksille. Suurilla yrityksillä on huomattava määrä henkilöstöä, kun taas pienemmillä yrityksillä ei aina ole budjettia palkka- ja palkkiohenkilöstön palkkaamiseen.
On useita syitä, miksi palkanlaskenta sopii erinomaisesti RPA:lle. Ensinnäkin siihen liittyy suuria määriä sääntöihin perustuvia tehtäviä. Itse asiassa suuri osa tästä työstä kuuluu tietojenkäsittelyn piiriin. Manuaaliseen palkanlaskentaan liittyy tiedonkeruuta, kuluraportointia, verolaskelmia, etuuksia ja muita monimutkaisia asioita.
Palkanlaskennan automatisoinnissa RPA:n hyötyjä ovat nopeus, tarkkuus, kustannussäästöt ja vaatimustenmukaisuuden tiukempi noudattaminen. A
tapaustutkimus suuresta Hospitality Groupista
osoittaa RPA:n potentiaalin palkanlaskennassa: he leikkasivat palkanlaskennan käsittelykustannuksiaan noin 90 prosenttia ja säästivät 200 000 dollaria vuodessa.
#7. Markkinointi
Viimeaikaiset vaikeat taloudelliset olosuhteet ovat pakottaneet yritysjohtajat tutkimaan budjettileikkauksia. Kuten aina, markkinointiosastot ovat ensimmäisten osastojen joukossa, jotka saavat tuntea talouden laskusuhdanteen kylmyyden. Tulonmuodostustiimejä kehotetaan “tekemään enemmän vähemmällä”, mikä on haastava tehtävä nykyisessä ympäristössä.
Asiakashankintakustannukset (CAC) ovat viime vuosina karanneet käsistä. Uusien liiketoimintojen löytämisestä on tullut joillekin yrityksille niin kilpailullista, että se haittaa yleistä kannattavuutta. RPA voi auttaa markkinointitiimejä automatisoimalla monia toistuvia ja aikaa vieviä tehtäviä, jotka liittyvät tulojen lisäämiseen.
Markkinoinnin yhteydessä RPA pystyy hoitamaan esimerkiksi seuraavia tehtäviä:
- Tekstiviestillä, sähköpostilla ja sosiaalisessa mediassa toteutettavien tiedotuskampanjoiden automatisointi
- PPC-mainonnan tarjousten tekeminen Google- ja Facebook-mainoksissa
- A/B-testaus mainoksille mainosten maksimaalisen tehokkuuden varmistamiseksi.
- SEO-raporttien tekeminen avainsanojen ja kampanjan tehokkuuden osalta
- Liidien pisteytys ja karsinta
Itse asiassa automatisointi on markkinoinnissa niin tehokasta, että viime vuosina on kehitetty paljon ohjelmistoja, jotka hoitavat tätä tehtävää. Yksi haittapuoli on se, että jotkin näistä välineistä ovat kalliita tai vaativat osuuden mainosbudjetista, mutta eivät anna takuuvarmoja tuloksia. RPA-työkalujen avulla yritykset voivat rakentaa näistä koneista omat versionsa, jotka sopivat niiden tavoitteisiin ja ohjelmistopinoihin.
#8. Luottotarkastukset
Luottotarkastukset ovat olennainen osa due diligence -tarkastusta. Vaikka yrityksen suojaamisen pitäisi olla ensisijainen tavoite, monet tiimit laiminlyövät työn tekemisen. Tämän seurauksena he maksavat siitä myöhemmin.
On useita tilanteita, joissa yritysten on tehtävä luottotietotarkastuksia. Esimerkiksi otettaessa vastaan uusia asiakkaita, toimittajia tai työntekijöitä. Lisäksi luottotietojen tarkistaminen on myös osa yleistä vaatimustenmukaisuutta, kun uusia myyjiä otetaan palvelukseen.
Automaattiset luottotarkastukset hyödyttävät yrityksiä monin tavoin. Ensinnäkin ne ovat nopeita, mikä parantaa huomattavasti yritysten päätöksentekoaikoja. Mutta hyödyt eivät lopu tähän. Ihmisten poistamisella yhtälöstä on muitakin etuja, kuten se, että mahdolliset ennakkoluulot loaneja kohtaan vähenevät ja työvoimakustannukset pienenevät.
RPA:n avulla yritykset voivat kirjautua työjärjestelmiin, kerätä tietoja, verrata niitä luottotietotoimistoihin, poimia olennaiset tiedot ja antaa raportin muutamassa minuutissa. Tiimit voivat jopa sisällyttää sen työnkulkuihinsa, jotta prosessi käynnistyy ilman ihmisen toimenpiteitä.
#9. Hintojen seuranta ja vertailu
Yritykset voivat kilpailla keskenään useilla eri rintamilla. Ne voivat erottautua kilpailijoistaan tavaroidensa tai palvelujensa laadulla tai tarjoamalla seuraavan tason tukea tai mukavuutta. Mutta ei voi olla ottamatta huomioon sitä tosiasiaa, että hinta on valtava tekijä kuluttajille.
Ahtailla markkinoilla hinnoittelu on kilpailuetu. Erityisesti dynaaminen hinnoittelu on tärkeä väline nopeasti muuttuvilla ja suuren volyymin markkinoilla. Kilpailijoiden seuraaminen sen selvittämiseksi, miten ne muokkaavat tarjouksiaan, vaatii kuitenkin paljon manuaalista työtä. Lisäksi se on tehtävä, joka vaatii paljon huomiota.
RPA:n avulla tiimit voivat tutkia kilpailijoiden verkkosivustoja ja huomioida muuttuvat hinnat. Jos liiketoiminnan tavoitteena on pysyä kilpailijoiden tarjousten alapuolella tai tietyllä vaihteluvälillä, tiimit voivat automatisoida hintojensa nousun ja laskun kilpailijoiden mukana. Kyse ei tarvitse olla edes reaaliaikaisista muutoksista, vaan kyse voi olla myös CRM-järjestelmien jatkuvasta päivittämisestä, jotta myyntitiimillä on aina käytettävissään parhaat tiedot, joiden avulla ne voivat tehdä kauppoja.
Ostajat voivat käyttää RPA:ta myös raaka-aineiden hintojen seurantaan. Asettamalla tietyt parametrit, he voivat siirtyä turvaamaan tavaroita edulliseen hintaan ja säästää lukemattomia summia.
#10. Lähetysten aikataulutus ja seuranta
Vaikka merenkulku ja logistiikka ovatkin olleet digitalisaation yleistrendin suurimpia omaksujia, näiden liiketoimintojen aikataulutus- ja seurantatehtävissä tehdään edelleen yllättävän paljon manuaalista työtä. Kun on niin monta eri toimittajaa, joilla kaikilla on omat portaalinsa, toimitusten koordinointi ja tavaroiden vastaanoton seuranta voi viedä paljon aikaa.
RPA voi hoitaa esimerkiksi seuraavia toimintoja:
- Nopeimpien tai kustannustehokkaimpien laivaväylien löytäminen.
- Tilausten ja maksujen käsittely
- Yhteydenpito varaston tai varastonhallintaohjelmiston kanssa
- Toimitusten seuranta ja täydellinen tilintarkastus
- Päivitysten välittäminen viestintäalustojen kautta
- Laskujen laatiminen
Automaatio, olipa kyse sitten ohjelmistotestauksesta, RPA:sta tai muusta, voi auttaa vähittäiskauppiaita, verkkokauppoja tai kolmannen osapuolen jakeluyrityksiä toteuttamaan asiakaslähtöisemmän lähestymistavan logistiikkaan. Toimituskyselyihin käytetyn manuaalisen työajan vähentäminen voi alentaa merkittävästi käyttökustannuksia ja varmistaa samalla, että asiakkaat saavat haluamansa palvelutason.
