A
Nesenā Research Nester ziņojumā
liecina, ka līdz 2024. gadam divas trešdaļas pārvaldības uzdevumu tiks automatizēti. Robotizētā procesu automatizācija (RPA) ir ļoti daudzpusīgs programmatūras risinājums, kam būs būtiska nozīme šajā biznesa pasaules pārveidē.
Visdažādākie uzņēmumi var izmantot RPA, lai automatizētu dažādus procesus, lietojumprogrammas un operācijas, kas sniedz taustāmus ieguvumus, tostarp laika un naudas ietaupījumu, kā arī produktivitātes un darbinieku apmierinātības palielināšanu.
Šajā rakstā tiks izcelti daži no labākajiem veidiem, kā komandas var izmantot
RPA
lai palielinātu efektivitāti, samazinātu izmaksas un atraisītu jaunus produktivitātes līmeņus.
10 manuālie biznesa procesi, lietojumprogrammas,
un operācijas, ko nodrošina RPA
Robotizēto procesu automatizācijas tirgus attīstās neticamā tempā. Atkarībā no tā, kuram avotam jūs ticat, nozares saliktais gada pieauguma temps (CAGR) nākamajiem septiņiem gadiem tiek prognozēts robežās no
20%
uz
40%
.
Ir skaidrs, ka uzņēmumu vadītāji uzskata, ka ieguldījumi RPA ir būtiska digitālās transformācijas stratēģijas daļa. Tā kā progresīvi domājoši uzņēmumi
hiperautomatizācija
, RPA sasniegs gandrīz vispārēju pieņemšanu.
Komandas, kas izmantos šo programmatūru, iegūs pārsvaru pār konkurentiem, jo RPA spēs veikt tādas darbības kā datu ievadīšana, rēķinu un maksājumu apstrāde, klientu apkalpošanas uzdevumi, darbinieku uzņemšana un citas.
Šeit ir aplūkoti daži uzdevumi, ko šīs tehnoloģijas var automatizēt, ļaujot uzņēmumiem gudrāk izmantot savus resursus.
#1. Datu ievadīšana
Digitālajā laikmetā datu ievadīšana ir būtiska uzņēmējdarbības funkcija. Tomēr tas ir arī viens no visvairāk atkārtojošajiem un garlaicīgajiem manuālajiem procesiem. Turklāt tajā ir augsts cilvēkkkļūdu īpatsvars. Automatizācijas ieviešana ir ļoti lietderīga uzņēmumiem, kas pārvalda daudz datu.
RPA varēs veikt šādas darbības:
- Datu iegūšana no dažādiem avotiem, tostarp trešo pušu programmatūras.
- Cilvēka kļūdu samazināšana un datu kvalitātes un integritātes nodrošināšana līdz minimumam.
- Datu ievades procesu paātrināšana
- Datu ieguve un tīrīšana, lai nodrošinātu to pareizu strukturēšanu centralizētām datubāzēm.
Pēdējā
digital.gov gada pārskatā par 2022. gadu
organizācija norādīja, ka, izmantojot RPA, tā ir palīdzējusi federālajai valdībai samazināt aptuveni 1,5 miljonus darba stundu.
Vienā no ziņojumā aplūkotajiem piemēriem ir parādīts, kā Jūras spēku apgādes sistēmas pavēlniecība (NAVSUP) izmantoja RPA, lai palielinātu savas misijas vērtību un efektivitāti, samazinot jūras operāciju radīto piesārņojumu un bīstamos materiālus.
Jo īpaši RPA ļāva organizācijai samazināt manuālo datu ievadīšanu Jūras kara flotes uzņēmuma resursu plānošanas (ERP) rīkā. Automatizētie procesi ietver datu nolasīšanu un reģistrēšanu no tīmekļa lietojumprogrammas un to nosūtīšanu uz ERP. NAVSUP tehniskais vadītājs norāda, ka RPA ieviešana ir saīsinājusi apmācību no dienām vai nedēļām līdz dažām minūtēm. Kopumā šis process ir ļāvis ietaupīt vairāk nekā 6000 stundas manuāla darba gadā.
Vairāk par projektu var lasīt šeit.
#2. Atgriešanas apstrāde
Kā zina ikviens, kas vada e-komercijas uzņēmumu, atgriešanas apstrāde ir laikietilpīgs uzdevums.
Vidējais atgriešanas rādītājs e-komercijas platformās ir 18,1 %.
, bet citi aprēķini liecina, ka šis rādītājs ir pat 30 %. Atgriezu apstrāde ir viens no tiem uzdevumiem, kas nerada pievienoto vērtību pasūtījumu žurnālam. Tomēr, ja tas netiek darīts efektīvi, tas var kaitēt uzņēmuma reputācijai un izraisīt klientu zaudēšanu.
Atgriešanas apstrāde ietver vairākus manuālus soļus. RPA varēs veikt šādas darbības:
- Informācijas nolasīšana un iegūšana no klienta saziņas un tās pievienošana atgriešanas pasūtījumu sistēmai.
- Atgriešanas apstrādāšana, atbildot klientiem, nosūtot nosūtīšanas etiķetes un izsekojot atgriešanu.
- atgriešanas vai apmaiņas koordinēšana, autorizējot darījumus un atjauninot kontus.
- Saziņa ar klientu katrā ceļojuma posmā, nodrošinot jaunāko informāciju un laika grafikus.
Svarīga ir stabila atgriešanas politika. Amerikas kuģniecības programmatūras integrācijas platforma Shippo dalījās ar rezultātiem, kas iegūti no
nesen veiktā aptauja
liecina, ka vairāk nekā astoņi no desmit klientiem pirms preču iegādes izlasa uzņēmuma atteikuma politiku, un gandrīz puse no tiem izvēlēsies citu piegādātāju, ja politika viņiem nepatīk.
Atgriešanas politikas automatizēšana ir izšķirošs faktors noslogotām e-komercijas operācijām, jo tā ļauj darbiniekiem koncentrēties uz uzdevumiem, kas rada ieņēmumus un klientu lojalitāti.
#3. Uzņemšana
Pēdējos gados ir kļuvis skaidrs, cik liela nozīme ir stabilai darbā iekārtošanas pieredzei. Lietotāju uzņemšanai darbā tiek pievērsta lielākā uzmanība, jo tā ietekmē peļņu. Tomēr darbinieku un trešo pušu piegādātāju uzņemšana darbā ir kritiski svarīgi procesi, kuriem arī ir jāpievērš uzmanība. Uzņēmumiem ir tikai viena iespēja radīt pirmo iespaidu, un, ja tas ir pareizs, tas ir nozīmīgs faktors, kas ļauj prognozēt spēcīgas un ilgstošas attiecības.
Tomēr darbinieku uzņemšana darbā ietver daudz kustīgu daļu. Daži no manuālajiem procesiem ir šādi:
- Veidlapu aizpildīšana
- Datu vākšana un apstrāde
- Dokumentu un līgumu lasīšana un sagatavošana
- Priekšpārbaudes
- Saziņa turp un atpakaļ
Tā rezultātā radušies uzdevumi ir administratīvais slogs, kas var palēnināt darbību. Uzņemšanas automatizācijai ir vairākas priekšrocības, tostarp:
- Lielāka pārredzamība, izmantojot analīzi
- Uzlabota koordinācija starp departamentiem
- Zemākas izmaksas
- Riska un kavējumu mazināšana
- Lielāka atbilstība
Lai gan ir elementi, kas prasa personīgāku attieksmi, daudzus posmus var automatizēt.
Daži piemēri
rāda, kā cilvēkresursu departamenti ir ietaupījuši 2000 darba stundas gadā un saīsinājuši darbā pieņemšanas laiku par vairāk nekā 80 %.
#4. Pārskatu ģenerēšana
Lielākajai daļai uzņēmumu pārskatu sagatavošana ir ļoti svarīga. Tas palīdz vadībai sekot līdzi uzņēmuma tendencēm un pieņemt uz datiem balstītus lēmumus. Tomēr visu šo datu apkopošana vienuviet var būt ļoti laikietilpīga.
Viens no lielākajiem izaicinājumiem saistībā ar ziņošanu ir biežums. Atkarībā no organizācijas vai mērķa ziņojumi var būt nepieciešami katru dienu, nedēļu vai reizi mēnesī. Daudzos scenārijos tie ir nepieciešami pēc pieprasījuma. Visu datu apkopošana no dažādiem avotiem var prasīt ievērojamu koordinācijas darbu, bieži vien iegūstot informāciju no atšķirīgiem un nestrukturētiem datu avotiem.
RPA ļauj personāla, finanšu, mārketinga vai vairāku citu nodaļu uzņēmējdarbības speciālistiem ātri apkopot informāciju no dažādiem avotiem. Botus var apmācīt vākt datus no e-pasta ziņojumiem, izklājlapām, datubāzēm un dažādām lietojumprogrammām. Šo uzdevumu iestatīšana noteiktiem intervāliem palīdz samazināt daudz darba, kas saistīts ar pārskatu sniegšanas procesu.
Ziņošana ir daudz vairāk nekā tikai faktu un skaitļu uzskaitīšana. Lai gan iesaistītie statistikas dati neapšaubāmi ir būtiski, to patiesā vērtība ir vērtīgu atziņu radīšana. Daudzējādā ziņā tas ir klasisks RPA izmantošanas gadījums, jo tehnoloģija papildina darbiniekus un palīdz viņiem veikt labāku darbu.
RPA ļauj efektīvi sadalīt darbu, maksimāli izmantojot resursus. Roboti var ātri apkopot datus no dažādiem avotiem, savukārt darbinieki var tos kontekstualizēt un saprast. Uzņēmumi katru nedēļu vai mēnesi var ietaupīt stundas, kas ātri uzkrājas. Tā ir ideāla kombinācija starp robotu efektivitāti un cilvēku radošumu.
#5. KYC un AML atbilstība
Pienākumi “Pazīsti savu klientu” (KYC) attiecas uz daudziem dažādiem uzņēmumiem. Bankām un finanšu iestādēm, aizdevējiem, FinTech, derību uzņēmumiem, brokeriem un citām iestādēm ir pienākums vākt un pārvaldīt klientu datus un dokumentus, lai palīdzētu izpildīt noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas (AML) noteikumus.
Šīs saistības atkal nepapildina pasūtījumu portfeli ar ieņēmumiem. Tomēr noteikumu neievērošana uzņēmumiem nodara kaitējumu, jo tiek piemērotas soda naudas un kaitējums reputācijai. Vienkāršāk sakot, šie uzdevumi ir ideāli piemēroti automatizācijai.
RPA varēs veikt šādas darbības:
- Klientu datu un dokumentu lasīšana un analīze
- Klientu informācijas apstiprināšana
- Klientu datu apkopošana un pārbaude
- Riska novērtējumu veikšana
- Saziņa ar klientiem
City Union Bank (CUB),
vadošā Dienvidindijas banka ieviesa automatizāciju, lai apstrādātu KYC un kontu atvēršanu.
.
Iespēja izmantot RPA:
- Darbaspēka samazinājums par 66%
- Kontu atvēršanas paātrinājums 7 reizes
- Ievērojami samazināts kļūdu īpatsvars
Kopumā tie ir izcili rezultāti, kas parāda, kā RPA palīdz uzņēmumiem attīstīties.
#6. Algu saraksta automatizācija
Algu aprēķins ir laikietilpīgs darbs jebkura lieluma uzņēmumiem. Lielos uzņēmumos ir ievērojams darbinieku skaits, kam jāmaksā algas, savukārt mazākiem uzņēmumiem ne vienmēr ir budžets, kas paredzēts algu saraksta darbiniekiem.
Ir vairāki iemesli, kāpēc algu apstrāde ir lieliski piemērota RPA. Pirmkārt, tas ir saistīts ar liela apjoma, uz noteikumiem balstītiem uzdevumiem. Patiesībā liela daļa ar to saistīto darbu ietilpst datu apstrādes kategorijā. Manuālā algu saraksta apstrāde ir saistīta ar datu vākšanu, izdevumu ziņošanu, nodokļu aprēķiniem, pabalstiem un citiem sarežģījumiem.
RPA priekšrocības darba samaksas automatizācijas jomā ietver lielāku ātrumu, precizitāti, izmaksu ietaupījumu un stingrāku atbilstības ievērošanu. A
lielas viesmīlības grupas gadījuma izpēte
liecina par RPA potenciālu algu aprēķina jomā: tā samazināja algu aprēķina izmaksas par aptuveni 90 %, ietaupot 200 tūkstošus ASV dolāru gadā.
#7. Mārketings
Nesenie sarežģītie ekonomiskie apstākļi ir piespieduši uzņēmumu vadītājus apsvērt budžeta samazināšanas iespējas. Kā vienmēr mārketinga departamenti ir vieni no pirmajiem, kas izjūt ekonomikas lejupslīdes vēsumu. Ieņēmumu ģenerēšanas komandām tiek likts “darīt vairāk ar mazāk”, kas pašreizējos apstākļos ir sarežģīts uzdevums.
Klientu piesaistīšanas izmaksas (CAC) pēdējos gados ir kļuvušas nekontrolējamas. Dažiem uzņēmumiem jaunu uzņēmumu meklēšana ir kļuvusi tik konkurētspējīga, ka tas kavē vispārējo rentabilitāti. RPA var palīdzēt mārketinga komandām, automatizējot daudzus atkārtotus un laikietilpīgus uzdevumus, kas saistīti ar ieņēmumu palielināšanu.
Mārketinga kontekstā RPA varēs veikt šādus uzdevumus:
- Informatīvo kampaņu automatizēšana, izmantojot SMS, e-pastu un sociālos plašsaziņas līdzekļus.
- PPC reklāmu izsoles Google un Facebook reklāmās
- Reklāmu A/B testēšana, lai nodrošinātu maksimālu reklāmu efektivitāti
- SEO pārskatu sagatavošana par atslēgvārdiem un kampaņu efektivitāti
- Līderu vērtēšana un atlase
Patiesībā automatizācija ir tik efektīva mārketinga jomā, ka pēdējos gados ir radīta daudz specializētas programmatūras, kas veic šo darbu. Viens no trūkumiem ir tas, ka daži no šiem rīkiem ir dārgi vai prasa daļu no reklāmas budžeta, bet bez dzelzs garantijas par rezultātiem. RPA rīki ļauj uzņēmumiem izveidot savas šo iekārtu versijas, kas atbilst to mērķiem un programmatūras pakotnēm.
#8. Kredītu pārbaudes
Kredītpārbaudes ir būtiska uzticamības pārbaudes daļa. Lai gan uzņēmuma aizsardzībai vajadzētu būt galvenajai prioritātei, daudzas komandas nevērīgi izturas pret šo darbu. Rezultātā viņi par to maksā vēlāk.
Ir vairāki scenāriji, kad uzņēmumiem ir jāveic kredītu pārbaudes. Piemēram, pieņemot jaunus klientus, piegādātājus vai darbiniekus. Turklāt, pieņemot jaunus piegādātājus, kredītu pārbaudes ir arī daļa no vispārējās atbilstības.
Automatizētās kredītpārbaudes uzņēmumiem sniedz priekšrocības vairākos veidos. Pirmkārt, tie ir ātri, kas ievērojami uzlabo lēmumu pieņemšanas laiku. Taču ar to ieguvumi nebeidzas. Cilvēku izslēgšanai no vienādojuma ir arī citas priekšrocības, piemēram, samazinās iespējamā neobjektivitāte attiecībā pret darba ņēmējiem un saistītās darbaspēka izmaksas.
RPA ļauj uzņēmumiem dažu minūšu laikā pieteikties darba sistēmās, apkopot datus, salīdzināt tos ar kredītinformācijas birojiem, iegūt attiecīgo informāciju un iesniegt ziņojumu. Komandas to var pat iestrādāt savās darba plūsmās, lai process tiktu iedarbināts bez cilvēka iejaukšanās.
#9. Cenu uzraudzība un salīdzināšana
Uzņēmumi var konkurēt savā starpā vairākās jomās. Tie var izcelties salīdzinājumā ar konkurentiem, pamatojoties uz savu preču vai pakalpojumu kvalitāti vai piedāvājot nākamā līmeņa atbalstu vai ērtības. Taču nevar izvairīties no tā, ka cena patērētājiem ir ļoti svarīgs faktors.
Pārpildītos tirgos cenu noteikšana ir konkurences priekšrocība. Dinamiskā cenu noteikšana ir svarīgs rīks ātras aprites un liela apjoma tirgos. Tomēr konkurentu uzraudzība, lai noskaidrotu, kā tie pielāgo savus piedāvājumus, ir saistīta ar daudz manuāla darba. Turklāt tas ir uzdevums, kas prasa lielu uzmanību.
Izmantojot RPA, komandas var pārmeklēt konkurentu vietnes un atzīmēt cenu izmaiņas. Ja uzņēmuma mērķis ir palikt zem konkurentu piedāvājuma vai noteiktā diapazonā, komandas var automatizēt savas cenas, lai tās celtos un kristos līdz ar konkurentiem. Tas pat nav obligāti jāattiecina uz izmaiņām reālajā laikā, bet gan uz CRM sistēmu pastāvīgu atjaunināšanu, lai pārdošanas komandām vienmēr būtu pieejama vislabākā informācija, kas palīdz slēgt darījumus.
Pircēji var izmantot RPA arī izejvielu cenu uzraudzībai. Nosakot konkrētus parametrus, viņi var pārvietoties, lai nodrošinātu preces par izdevīgām cenām, ietaupot neizsakāmas summas.
#10. Sūtījumu plānošana un izsekošana
Lai gan kuģniecība un loģistika ir bijušas galvenās vispārējās digitalizācijas tendences pārņēmējas, šo uzņēmumu plānošanas un izsekošanas elementos joprojām ir pārsteidzoši daudz manuāla darba. Tā kā ir tik daudz dažādu piegādātāju, kuriem katram ir savi portāli, sūtījumu koordinēšana un preču saņemšanas uzraudzība var aizņemt daudz laika.
RPA var veikt šādas darbības:
- Ātrāko vai izmaksu ziņā izdevīgāko kuģošanas ceļu atrašana.
- Pasūtījumu un maksājumu apstrāde
- Saziņa ar noliktavas vai krājumu pārvaldības programmatūru
- Piegāžu izsekošana un pilna audita nodrošināšana
- Jaunumu paziņošana, izmantojot saziņas platformas
- Rēķinu izrakstīšana
Automatizācija – programmatūras testēšana, RPA vai cita veida automatizācija – var palīdzēt mazumtirgotājiem, e-komercijas veikaliem vai trešo pušu piegādes uzņēmumiem īstenot uz klientu orientētu pieeju loģistikai. Samazinot manuālo darba stundu skaitu, kas tiek pavadīts, apstrādājot nosūtīšanas pieprasījumus, var ievērojami samazināt darbības izmaksas, vienlaikus nodrošinot klientiem nepieciešamo apkalpošanas līmeni.
