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Un recente rapporto di Research Nester
suggerisce che due terzi delle attività di gestione saranno automatizzate entro il 2024. L’automazione robotica dei processi (RPA) è una soluzione software altamente versatile che sarà determinante in questa trasformazione del mondo aziendale.
Le aziende di ogni tipo possono utilizzare la RPA per automatizzare una serie di processi, applicazioni e operazioni, con vantaggi tangibili che includono il risparmio di tempo e denaro e l’aumento della produttività e della soddisfazione dei dipendenti.
Questo articolo mette in evidenza alcuni dei modi migliori in cui i team possono utilizzare
RPA
per aumentare l’efficienza, ridurre i costi e sbloccare nuovi livelli di produttività.
10 processi aziendali manuali, applicazioni,
e operazioni abilitate dalla RPA
Il mercato dell’automazione robotica dei processi si sta espandendo a un ritmo incredibile. A seconda della fonte a cui si fa riferimento, il tasso di crescita annuale composto (CAGR) del settore per i prossimi sette anni è previsto tra i seguenti valori
20%
al
40%
.
È chiaro che i leader aziendali considerano gli investimenti nella RPA come una parte fondamentale delle loro strategie di trasformazione digitale. Mentre le aziende lungimiranti abbracciano
iperautomazione
la RPA raggiungerà un’adozione quasi universale.
I team che adottano questo software otterranno un vantaggio sulla concorrenza perché l’RPA sarà in grado di gestire operazioni come l’inserimento dei dati, l’elaborazione delle fatture e dei pagamenti, le attività di assistenza clienti, l’inserimento dei dipendenti e altro ancora.
Ecco alcuni dei compiti che questa tecnologia può automatizzare, consentendo alle aziende di utilizzare le proprie risorse in modo più oculato.
#1. Inserimento dati
L’inserimento dei dati è una funzione aziendale vitale nell’era digitale. Tuttavia, è anche uno dei processi manuali più ripetitivi e noiosi. Inoltre, soffre di un alto tasso di errori umani. L’implementazione dell’automazione ha molto senso per le aziende che gestiscono molti dati.
L’RPA sarà in grado di gestire operazioni quali:
- Prelievo di dati da varie fonti, compreso il software di terze parti.
- Ridurre al minimo gli errori umani e garantire la qualità e l’integrità dei dati.
- Accelerazione dei processi di inserimento dati
- Estrazione e pulizia dei dati per garantire che siano strutturati correttamente per i database centralizzati.
Nell’ultimo
rapporto annuale di digital.gov del 2022
l’organizzazione ha dichiarato di aver aiutato il governo federale a ridurre circa 1,5 milioni di ore di lavoro utilizzando la RPA.
Un caso di studio evidenziato dal rapporto mostra come il Naval Supply System Command (NAVSUP) abbia utilizzato l’RPA per aumentare il valore e l’efficienza della sua missione di riduzione dell’inquinamento e dei materiali pericolosi derivanti dalle sue operazioni marittime.
In particolare, la RPA ha permesso all’organizzazione di ridurre l’inserimento manuale dei dati nello strumento ERP (Enterprise Resource Planning) della Marina. I processi automatizzati comprendono la lettura e l’acquisizione dei dati da un’applicazione basata sul web e l’invio all’ERP. Il responsabile tecnico del NAVSUP suggerisce che l’adozione dell’RPA ha ridotto la formazione da giorni o settimane a pochi minuti. Complessivamente, il processo ha permesso di risparmiare oltre 6.000 ore di lavoro manuale all’anno.
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#2. Elaborazione del reso
Come sa chiunque gestisca un’attività di e-commerce, l’elaborazione dei resi è un’attività che richiede molto tempo.
I tassi medi di restituzione per le piattaforme di e-commerce si attestano al 18,1%.
ma altre stime suggeriscono che il numero si avvicina a un incredibile 30%. L’elaborazione dei resi è una di quelle attività che non aggiungono valore al portafoglio ordini. Tuttavia, l’incapacità di farlo in modo efficiente può danneggiare la reputazione di un’azienda e causare la perdita di clienti.
L’elaborazione di un reso prevede diverse fasi manuali. L’RPA sarà in grado di gestire operazioni quali:
- Leggere ed estrarre le informazioni dalla comunicazione del cliente e aggiungerle al sistema degli ordini di reso.
- Gestire i resi rispondendo ai clienti, inviando le etichette di spedizione e monitorando i resi.
- Coordinare i resi o gli scambi autorizzando le transazioni e aggiornando i conti.
- Comunicare con il cliente in ogni fase del viaggio, fornendo aggiornamenti sul monitoraggio e sulle tempistiche.
Una solida politica dei resi è importante. Shippo, una piattaforma americana di integrazione di software per le spedizioni, ha condiviso i risultati di una
recente indagine
che suggerisce che più di otto clienti su dieci leggono la politica di restituzione di un’azienda prima di acquistare i prodotti e che quasi la metà sceglie fornitori alternativi se la politica non è di loro gradimento.
L’automatizzazione della politica dei resi è una trasformazione per le operazioni di eCommerce più impegnative, perché consente al personale di concentrarsi sulle attività che generano fatturato e fidelizzano i clienti.
#3. Inserimento
Il valore di una solida esperienza di onboarding è diventato molto evidente negli ultimi anni. L’onboarding degli utenti è l’oggetto di maggiore attenzione a causa del suo effetto sui profitti. Tuttavia, l’onboarding dei dipendenti e dei fornitori terzi sono processi critici che meritano attenzione. Le aziende hanno una sola possibilità di fare la prima impressione e, se la fanno bene, è un importante fattore di previsione di relazioni solide e durature.
Tuttavia, l’onboarding comporta molte parti in movimento. Alcuni dei processi manuali comprendono:
- Compilazione di moduli
- Raccolta ed elaborazione dei dati
- Lettura e preparazione di documenti e contratti
- Controlli di base
- Comunicazione tra i due
L’accozzaglia di compiti che ne deriva è un onere amministrativo che può rallentare le operazioni. L’automazione dell’onboarding offre diversi vantaggi, tra cui:
- Maggiore trasparenza attraverso l’analisi
- Miglioramento del coordinamento interdipartimentale
- Costi inferiori
- Mitigazione dei rischi e dei ritardi
- Maggiore conformità
Anche se ci sono elementi dell’onboarding che richiedono un tocco personale, molte fasi possono essere automatizzate.
Alcuni casi di studio
mostrano come i dipartimenti HR abbiano risparmiato 2000 ore di lavoro all’anno e ridotto i tempi di onboarding di oltre l’80%.
#4. Generazione di rapporti
La generazione di report è fondamentale per la maggior parte delle aziende. Aiuta il management a tenere sotto controllo le tendenze dell’azienda e a prendere decisioni basate sui dati. Tuttavia, raccogliere tutti questi dati in un unico luogo può richiedere molto tempo.
Una delle grandi sfide del reporting è la frequenza. A seconda dell’organizzazione o dello scopo, i rapporti possono essere necessari quotidianamente, settimanalmente o mensilmente. In molti scenari, sono richiesti su richiesta. Raccogliere tutti i dati da fonti diverse può richiedere una notevole quantità di coordinamento, spesso attingendo informazioni da fonti di dati disparate e non strutturate.
L’RPA consente ai professionisti delle risorse umane, delle finanze, del marketing o di altri reparti di assemblare rapidamente informazioni da un’ampia gamma di fonti. I bot possono essere addestrati a raccogliere dati da e-mail, fogli di calcolo, database e una serie di applicazioni. L’impostazione di queste attività per intervalli specifici aiuta a ridurre il processo di reporting.
Il reportage va ben oltre l’elencazione di fatti e cifre. Sebbene le statistiche siano chiaramente essenziali, il loro vero valore risiede nella generazione di preziose intuizioni. Per molti versi, questo li rende un classico caso d’uso della RPA, in quanto la tecnologia aumenta i lavoratori e li aiuta a produrre un lavoro migliore.
La RPA consente una divisione efficiente del lavoro che massimizza le risorse. I bot possono assemblare rapidamente i dati da un’ampia gamma di fonti, mentre gli operatori umani possono contestualizzare e comprendere i dati. Le aziende possono risparmiare ore ogni settimana o mese, che si accumulano rapidamente. È un connubio perfetto tra l’efficienza dei bot e la creatività umana.
#5. Conformità KYC e AML
Gli obblighi di Know Your Customer (KYC) riguardano molte aziende diverse. Le banche e gli istituti finanziari, i prestatori, le FinTech, le società di scommesse, i broker e altri ancora, sono obbligati a raccogliere e gestire i dati e i documenti dei clienti per contribuire alle normative antiriciclaggio (AML).
Anche in questo caso, questi obblighi non aggiungono ricavi al portafoglio ordini. Tuttavia, la mancata conformità danneggia le aziende sotto forma di multe e danni alla reputazione. In parole povere, questi compiti sono i candidati ideali per l’automazione.
L’RPA sarà in grado di gestire operazioni quali:
- Lettura e analisi dei dati e dei documenti dei clienti
- Convalida delle informazioni sui clienti
- Compilazione e screening dei dati dei clienti
- Esecuzione di valutazioni del rischio
- Comunicazione con il cliente
City Union Bank (CUB),
una delle principali banche dell’India meridionale, ha implementato l’automazione per gestire il KYC e l’apertura dei conti.
.
RPA abilitata:
- Una riduzione del 66% della manodopera
- Un’accelerazione di 7 volte nell’apertura dei conti
- Tassi di errore notevolmente ridotti
Nel complesso, si tratta di risultati eccellenti che evidenziano come la RPA aiuti le aziende a prosperare.
#6. Automazione delle paghe
Le buste paga richiedono molto tempo per le aziende di ogni dimensione. Le grandi imprese hanno un numero considerevole di dipendenti da retribuire, mentre le aziende più piccole non sempre dispongono di un budget per il personale dedicato alle buste paga.
Ci sono diversi motivi per cui l’elaborazione delle buste paga è un ottimo candidato per la RPA. Per cominciare, si tratta di attività ad alto volume e basate su regole. In effetti, gran parte del lavoro svolto rientra nella categoria dell’elaborazione dei dati. L’elaborazione manuale delle buste paga comporta la raccolta di dati, la rendicontazione delle spese, il calcolo delle imposte, i benefit e altre complessità.
I vantaggi della RPA per l’automazione delle paghe includono maggiore velocità, accuratezza, risparmio di costi e una più rigorosa aderenza alla conformità. A
Il caso di studio di un grande gruppo alberghiero
mostra il potenziale della RPA per le buste paga: ha ridotto i costi di elaborazione delle buste paga di circa il 90%, con un risparmio di 200.000 dollari all’anno.
#7. Marketing
Le recenti e difficili condizioni economiche hanno costretto i dirigenti aziendali a prendere in considerazione tagli di bilancio. Come sempre, i dipartimenti di marketing sono tra i primi a sentire il freddo del rallentamento economico. Ai team di generazione dei ricavi viene chiesto di “fare di più con meno”, un compito impegnativo nell’ambiente attuale.
Negli ultimi anni i costi di acquisizione dei clienti (CAC) sono andati fuori controllo. La ricerca di nuovi affari è diventata così competitiva per alcune aziende da ostacolare la redditività complessiva. L’RPA può aiutare i team di marketing ad automatizzare molte attività ripetitive e ad alta intensità di tempo legate all’aumento dei ricavi.
In un contesto di marketing, la RPA sarà in grado di gestire compiti quali:
- Automatizzazione delle campagne di sensibilizzazione tramite SMS, e-mail e social media.
- Offerta di annunci PPC su Google e Facebook Ads
- Test A/B per gli annunci per garantirne la massima efficacia
- Esecuzione di report SEO per le parole chiave e l’efficacia delle campagne
- Valutazione e qualificazione dei contatti
In effetti, l’automazione è così efficace per il marketing che negli ultimi anni sono nati molti software dedicati a questo compito. Uno svantaggio è che alcuni di questi strumenti sono costosi o richiedono una parte del budget pubblicitario, ma senza una garanzia assoluta di risultati. Gli strumenti RPA consentono alle aziende di creare versioni personalizzate di queste macchine, adatte ai propri obiettivi e stack software.
#8. Controlli di credito
I controlli sul credito sono una parte essenziale della due diligence. Sebbene la protezione dell’azienda debba essere una priorità assoluta, molti team trascurano di impegnarsi in questo senso. Di conseguenza, ne pagano le conseguenze a posteriori.
Ci sono diversi scenari in cui le aziende devono effettuare controlli sul credito. Ad esempio, quando si accettano nuovi clienti, fornitori o dipendenti. Inoltre, i controlli sul credito fanno parte della conformità generale quando si assumono nuovi fornitori.
I controlli automatizzati del credito sono vantaggiosi per le aziende in diversi modi. Per cominciare, sono veloci, il che migliora notevolmente i tempi decisionali delle aziende. Ma i vantaggi non si fermano qui. L’eliminazione degli esseri umani dall’equazione presenta altri vantaggi, come la riduzione di potenziali pregiudizi nei confronti dei loanees e la riduzione dei costi di manodopera associati.
L’RPA consente alle aziende di accedere ai sistemi di lavoro, raccogliere i dati, confrontarli con gli uffici di credito, estrarre le informazioni pertinenti e fornire un rapporto in pochi minuti. I team possono persino inserirlo nei loro flussi di lavoro, in modo che il processo venga attivato senza alcun intervento umano.
#9. Monitoraggio e confronto dei prezzi
Le aziende possono competere tra loro su diversi fronti. Possono distinguersi dai loro rivali in base alla qualità dei loro prodotti o servizi o offrendo un’assistenza o una convenienza di livello superiore. Ma non si può prescindere dal fatto che il prezzo è un fattore enorme per i consumatori.
In un mercato affollato, il prezzo è un vantaggio competitivo. In particolare, il prezzo dinamico è uno strumento importante nei mercati in rapida evoluzione e ad alto volume. Tuttavia, monitorare i concorrenti per vedere come stanno modificando le loro offerte comporta un notevole lavoro manuale. Inoltre, è un compito che richiede una notevole attenzione.
L’utilizzo della RPA consente ai team di consultare i siti web dei concorrenti e di prendere nota dei prezzi in evoluzione. Se l’obiettivo aziendale è quello di rimanere al di sotto o con un certo range di offerte dei rivali, i team possono automatizzare i prezzi in modo che aumentino e diminuiscano con i concorrenti. Non si tratta necessariamente di modifiche in tempo reale, ma anche di garantire che i sistemi CRM siano costantemente aggiornati, in modo che i team di vendita abbiano sempre le informazioni migliori per aiutarli a concludere gli affari.
Gli acquirenti possono anche utilizzare l’RPA per monitorare il prezzo delle materie prime. Impostando particolari parametri, possono muoversi per assicurarsi la merce a tariffe vantaggiose, risparmiando somme incalcolabili.
#10. Programmazione e monitoraggio delle spedizioni
Sebbene il settore delle spedizioni e della logistica sia stato uno dei principali protagonisti della tendenza generale alla digitalizzazione, c’è ancora una sorprendente quantità di lavoro manuale negli elementi di pianificazione e tracciamento di queste attività. Con tanti fornitori diversi, ognuno con il proprio portale, coordinare la spedizione e monitorare il ricevimento della merce può richiedere molto tempo.
L’RPA può gestire operazioni come:
- Trovare le rotte di spedizione più rapide o più economiche
- Elaborazione di ordini e pagamenti
- Comunicare con il software di gestione del magazzino o dell’inventario
- Tracciare le consegne e fornire un audit completo
- Comunicare gli aggiornamenti attraverso le piattaforme di comunicazione
- Emissione di fatture
L’automazione, che si tratti di test software, RPA o altro, può aiutare i rivenditori, i negozi di e-commerce o le società di consegna terze a implementare un approccio alla logistica più incentrato sul cliente. La riduzione delle ore di lavoro manuale dedicate alle richieste di spedizione può ridurre significativamente i costi operativi, garantendo ai clienti i livelli di servizio richiesti.
