A
nedávná zpráva společnosti Research Nester
předpokládá, že do roku 2024 budou dvě třetiny manažerských úkolů automatizovány. Robotická automatizace procesů (RPA) je vysoce univerzální softwarové řešení, které bude mít v této transformaci světa podnikání zásadní význam.
Firmy všech typů mohou využívat RPA k automatizaci různorodých procesů, aplikací a operací s hmatatelnými přínosy, které zahrnují úsporu času a peněz a zvýšení produktivity a spokojenosti zaměstnanců.
Tento článek upozorňuje na některé z nejlepších způsobů, jak mohou týmy využít
RPA
ke zvýšení efektivity, snížení nákladů a uvolnění nových úrovní produktivity.
10 manuálních obchodních procesů, aplikací,
a operace umožněné RPA
Trh s robotickou automatizací procesů roste neuvěřitelným tempem. V závislosti na tom, kterému zdroji věříte, se předpokládá, že složená roční míra růstu (CAGR) tohoto odvětví se bude v příštích sedmi letech pohybovat mezi
20%
na
40%
.
Je zřejmé, že vedoucí představitelé podniků považují investice do RPA za klíčovou součást svých strategií digitální transformace. Vzhledem k tomu, že pokrokově smýšlející firmy přijímají
hyperautomatizace
, RPA dosáhne téměř všeobecného přijetí.
Týmy, které si tento software osvojí, získají náskok před konkurencí, protože RPA bude schopen zvládat operace, jako je zadávání dat, zpracování faktur a plateb, úkoly zákaznického servisu, nástup zaměstnanců a další.
Podívejte se na některé úkoly, které tato technologie může automatizovat, a umožnit tak firmám rozumněji využívat své zdroje.
#1. Zadávání dat
Zadávání dat je v digitálním věku důležitou obchodní funkcí. Zároveň se však jedná o jeden z nejčastěji se opakujících a nejzdlouhavějších manuálních procesů. Je také zatížena vysokou mírou chybovosti lidského faktoru. Zavedení automatizace má velký smysl pro společnosti, které spravují velké množství dat.
RPA bude schopen zvládnout operace, jako jsou:
- získávání dat z různých zdrojů, včetně softwaru třetích stran.
- Minimalizace lidských chyb a zajištění kvality a integrity dat na odpovídající úrovni.
- Zrychlení procesů zadávání dat
- Extrakce a čištění dat, aby se zajistila jejich správná struktura pro centralizované databáze.
V posledním
výroční zprávě digital.gov z roku 2022
organizace naznačila, že pomohla federální vládě zkrátit pomocí RPA přibližně 1,5 milionu pracovních hodin.
Jedna z případových studií, na kterou zpráva upozorňuje, ukazuje, jak Velitelství námořního zásobovacího systému (NAVSUP) využilo RPA ke zvýšení hodnoty a efektivity své mise zaměřené na snížení znečištění a nebezpečných materiálů vznikajících při námořních operacích.
RPA umožnila organizaci zejména omezit ruční zadávání dat do nástroje ERP (Enterprise Resource Planning) námořnictva. Automatizované procesy zahrnují načítání a zachycování dat z webové aplikace a jejich odesílání do systému ERP. Technický vedoucí NAVSUP uvádí, že zavedení RPA zkrátilo školení ze dnů nebo týdnů na pouhé minuty. Celkově tento proces ušetřil více než 6000 hodin manuální práce ročně.
Více informací o projektu si můžete přečíst zde.
#2. Zpracování návratů
Každý, kdo provozuje e-shop, ví, že zpracování vratek je časově náročný úkol.
Průměrná míra vrácení zboží na platformách elektronického obchodu činí 18,1 %.
, podle jiných odhadů je to až 30 %. Zpracování vratek je jedním z těch úkolů, které nepřidávají knize objednávek žádnou hodnotu. Pokud se však neprovádí efektivně, může to poškodit pověst podniku a vést ke ztrátě zákazníků.
Zpracování přiznání obsahuje několik ručních kroků. RPA bude schopen zvládnout operace, jako jsou:
- Čtení a získávání informací z komunikace se zákazníkem a jejich přidávání do systému objednávek vrácení zboží.
- vyřizování vrácených zásilek odpovídáním zákazníkům, odesíláním přepravních štítků a sledováním vrácených zásilek.
- Koordinace vrácení nebo výměny zboží autorizací transakcí a aktualizací účtů.
- Komunikace se zákazníkem v každém kroku cesty, poskytování aktualizací a časových plánů.
Důležitá je solidní politika vracení zboží. Společnost Shippo, americká platforma pro integraci přepravního softwaru, se podělila o výsledky průzkumu
nedávný průzkum
z něhož vyplývá, že více než osm z deseti zákazníků si před nákupem zboží přečte zásady pro vracení zboží a téměř polovina si vybere jiného prodejce, pokud jim tyto zásady nevyhovují.
Automatizace politiky vracení zboží je pro vytížené provozy elektronického obchodu transformující, protože uvolňuje zaměstnance, aby se mohli soustředit na úkoly, které generují příjmy a loajalitu zákazníků.
#3. Onboarding
V posledních letech se velmi zřetelně projevila hodnota kvalitních zkušeností s nástupem do zaměstnání. Největší pozornost je věnována onboardingu uživatelů, protože má vliv na hospodářský výsledek. Nástup zaměstnanců a dodavatelů třetích stran jsou však kritické procesy, které si rovněž zaslouží pozornost. Firmy mají jedinou šanci udělat první dojem, a pokud ho udělají správně, je to významný faktor, který předpovídá silné a trvalé vztahy.
Onboarding však zahrnuje mnoho pohyblivých částí. Některé z manuálních procesů zahrnují:
- Vyplňování formulářů
- Sběr a zpracování dat
- Čtení a příprava dokumentů a smluv
- Prověřování minulosti
- Zpětná komunikace
Výsledná změť úkolů představuje administrativní zátěž, která může zpomalit provoz. Automatizace nástupu má několik výhod, včetně:
- Větší transparentnost prostřednictvím analytiky
- Zlepšení koordinace mezi odděleními
- Nižší náklady
- Zmírnění rizik a zpoždění
- Zvýšené dodržování předpisů
Přestože některé prvky onboardingu vyžadují osobní přístup, mnoho kroků lze automatizovat.
Některé případové studie
ukazují, jak personální oddělení ušetřila 2000 pracovních hodin ročně a zkrátila dobu nástupu o více než 80 %.
#4. Generování zpráv
Tvorba zpráv je pro většinu firem klíčová. Pomáhá managementu udržet si přehled o trendech v podniku a přijímat rozhodnutí založená na datech. Shromažďování všech těchto údajů na jednom místě však může být časově velmi náročné.
Jedním z velkých problémů při podávání zpráv je četnost. V závislosti na organizaci nebo účelu mohou být zprávy potřebné denně, týdně nebo měsíčně. V mnoha scénářích jsou vyžadovány na vyžádání. Shromáždění všech dat z různých zdrojů může vyžadovat značnou koordinaci, často se jedná o čerpání informací z různorodých a nestrukturovaných zdrojů dat.
RPA umožňuje obchodním pracovníkům v odděleních lidských zdrojů, financí, marketingu nebo v několika dalších odděleních rychle shromažďovat informace z celé řady zdrojů. Boty lze vycvičit ke sběru dat z e-mailů, tabulek, databází a celé řady aplikací. Nastavení těchto úkolů na určité intervaly pomáhá snížit množství práce s vykazováním.
Zpravodajství je mnohem víc než jen výčet faktů a čísel. I když jsou statistické údaje zjevně nezbytné, jejich skutečná hodnota spočívá v získání cenných poznatků. V mnoha ohledech se tak jedná o klasický případ využití RPA, protože tato technologie doplňuje pracovníky a pomáhá jim odvádět kvalitnější práci.
RPA umožňuje efektivní dělbu práce, která maximalizuje zdroje. Boti mohou rychle shromažďovat data z různých zdrojů, zatímco lidští pracovníci mohou tato data dávat do souvislostí a porozumět jim. Společnosti mohou každý týden nebo měsíc ušetřit hodiny, které se rychle kumulují. Je to dokonalé spojení efektivity robotů a lidské kreativity.
#5. Dodržování pravidel KYC a AML
Povinnost znát svého zákazníka (KYC) se týká mnoha různých společností. Banky a finanční instituce, věřitelé, FinTech, sázkové firmy, makléři a další jsou povinni shromažďovat a spravovat údaje a dokumenty o zákaznících, aby pomohli s dodržováním předpisů proti praní špinavých peněz (AML).
Tyto závazky opět nepřidávají výnosy do knihy objednávek. Přesto nedodržování předpisů poškozuje podniky v podobě pokut a poškození pověsti. Jednoduše řečeno, tyto úlohy jsou ideálními kandidáty na automatizaci.
RPA bude schopen zvládnout operace, jako jsou:
- Čtení a analýza údajů a dokumentů o zákaznících
- Ověřování informací o zákaznících
- Sestavování a prověřování údajů o zákaznících
- Provádění hodnocení rizik
- Komunikace se zákazníky
City Union Bank (CUB),
přední jihoindická banka, která zavedla automatizaci pro zpracování KYC a otevírání účtů.
.
RPA povoleno:
- Snížení spotřeby práce o 66 %
- Sedminásobné zrychlení otevírání účtů
- Výrazně snížená chybovost
Celkově se jedná o vynikající výsledky, které zdůrazňují, jak RPA pomáhá podnikům prosperovat.
#6. Automatizace mezd
Mzdy jsou časově náročné pro podniky všech velikostí. Velké podniky mají značné množství zaměstnanců, které je třeba zaplatit, zatímco menší firmy nemají vždy rozpočet na specializované mzdové pracovníky.
Existuje několik důvodů, proč je zpracování mezd skvělým kandidátem pro RPA. Především se jedná o úlohy s vysokým objemem a pravidly. Velká část této práce totiž spadá do kategorie zpracování dat. Ruční zpracování mezd zahrnuje sběr dat, vykazování nákladů, výpočet daní, benefitů a další složitosti.
Mezi výhody RPA pro automatizaci mezd patří vyšší rychlost, přesnost, úspora nákladů a přísnější dodržování předpisů. A
případová studie velké pohostinské skupiny
ukazuje potenciál RPA v oblasti mezd: snížili náklady na zpracování mezd přibližně o 90 %, čímž ušetřili 200 tisíc dolarů ročně.
#7. Marketing
Nedávné těžké ekonomické podmínky přiměly vedoucí představitele podniků, aby se zabývali rozpočtovými škrty. Marketingová oddělení jsou jako vždy mezi prvními odděleními, která pocítí zpomalení hospodářského růstu. Týmy generující příjmy jsou nuceny “dělat více s méně”, což je v současném prostředí náročný úkol.
Náklady na získání zákazníka (CAC) se v posledních letech vymkly kontrole. Hledání nových zakázek se pro některé firmy stalo natolik konkurenčním, že to omezuje celkovou ziskovost. RPA může pomoci marketingovým týmům tím, že automatizuje mnoho opakujících se a časově náročných úkolů spojených s řízením příjmů.
V marketingovém kontextu bude RPA schopna zvládnout úkoly, jako jsou:
- Automatizace kampaní pro oslovení prostřednictvím SMS, e-mailu a sociálních médií.
- Nabízení PPC reklamy na Google a Facebook Ads
- A/B testování reklam pro zajištění maximální účinnosti reklam
- Provádění reportů SEO pro klíčová slova a efektivitu kampaní
- Hodnocení a kvalifikace potenciálních zákazníků
Automatizace je ve skutečnosti pro marketing natolik účinná, že se v posledních letech objevilo mnoho specializovaného softwaru, který tuto práci zvládá. Jednou z nevýhod je, že některé z těchto nástrojů jsou drahé nebo vyžadují část rozpočtu na reklamu, ale bez železné záruky výsledků. Nástroje RPA umožňují podnikům vytvořit si vlastní verze těchto strojů, které vyhovují jejich cílům a softwarovým balíčkům.
#8. Úvěrové kontroly
Kreditní prověrky jsou nezbytnou součástí hloubkové kontroly. Přestože by ochrana podniku měla být na prvním místě, mnoho týmů tuto práci zanedbává. Výsledkem je, že na to doplatí.
Existuje několik scénářů, kdy podniky potřebují provést kontrolu úvěruschopnosti. Například při přijímání nových zákazníků, dodavatelů nebo zaměstnanců. Součástí celkového dodržování předpisů při přijímání nových dodavatelů jsou navíc i kontroly úvěruschopnosti.
Automatizované kontroly úvěruschopnosti přinášejí podnikům několik výhod. Za prvé jsou rychlé, což výrazně zlepšuje dobu rozhodování v podnikání. Tím však výhody nekončí. Odstranění člověka z rovnice má i další výhody, jako je snížení potenciální zaujatosti vůči pronajatým osobám a snížení souvisejících nákladů na pracovní sílu.
RPA umožňuje společnostem přihlásit se do pracovních systémů, shromáždit data, porovnat je s úvěrovými zpravodajskými službami, získat relevantní informace a podat zprávu během několika minut. Týmy ji dokonce mohou zabudovat do svých pracovních postupů, takže se proces spustí bez zásahu člověka.
#9. Sledování a porovnávání cen
Podniky si mohou konkurovat na několika frontách. Mohou se odlišit od svých konkurentů na základě kvality svého zboží nebo služeb nebo tím, že nabízejí novou úroveň podpory či pohodlí. Nemůžete se však vyhnout skutečnosti, že cena je pro spotřebitele důležitým faktorem.
Na přeplněných trzích je cenová politika konkurenční výhodou. Dynamické ceny jsou důležitým nástrojem zejména na rychle se měnících a velkoobjemových trzích. Sledování konkurence a zjišťování, jak upravuje své nabídky, však vyžaduje spoustu ruční práce. Navíc je to úkol, který vyžaduje značnou pozornost.
Použití RPA umožňuje týmům procházet webové stránky konkurence a zaznamenávat měnící se ceny. Pokud je cílem podniku zůstat pod nabídkou konkurence nebo v určitém rozmezí, mohou týmy automatizovat své ceny tak, aby rostly a klesaly spolu s konkurencí. Nemusí jít ani o změny v reálném čase; může jít také o zajištění neustálé aktualizace systémů CRM, aby prodejní týmy měly vždy ty nejlepší informace, které jim pomohou uzavírat obchody.
Odběratelé mohou RPA využívat také ke sledování cen surovin. Nastavením konkrétních parametrů mohou přejít na zajištění zboží za výhodné ceny a ušetřit tak nevýslovné částky.
#10. Plánování a sledování zásilek
Přestože se v oblasti přepravy a logistiky projevuje celkový trend digitalizace, v těchto oborech je stále překvapivě mnoho ruční práce při plánování a sledování. S tolika různými dodavateli, z nichž každý má své vlastní portály, může koordinace přepravy a sledování příjmu zboží zabrat spoustu času.
RPA zvládne operace, jako jsou:
- Vyhledání nejrychlejších nebo nákladově nejefektivnějších přepravních tras
- Zpracování objednávek a plateb
- Komunikace se softwarem pro řízení skladu nebo zásob.
- Sledování dodávek a poskytování úplného auditu
- Sdělování aktualizací prostřednictvím komunikačních platforem
- Vystavování faktur
Automatizace, ať už testování softwaru, RPA nebo jiná, může maloobchodníkům, e-shopům nebo doručovacím společnostem třetích stran pomoci při zavádění přístupu k logistice více zaměřeného na zákazníka. Snížení počtu hodin manuální práce strávených vyřizováním přepravních dotazů může výrazně snížit provozní náklady a zároveň zajistit, že zákazníci dostanou požadovanou úroveň služeb.
