Efektivita, úspora nákladů a spokojenost zaměstnanců jsou pro vedoucí pracovníky moderních podniků na prvním místě. Robotická automatizace procesů (RPA) nabízí přesvědčivé řešení všech tří problémů spolu s několika dalšími významnými obchodními výhodami.
V tomto článku se dozvíte, co RPA znamená, jak funguje a jaké zajímavé výhody tato technologie přináší moderním podnikům.
Co je RPA?: Přehled
RPA je zkratka pro Robotickou automatizaci procesů. Než se pustíme do vysvětlení, co RPA znamená, stojí za to se na tuto technologii podívat z nadhledu a rozdělit tento pojem na jednotlivé části.
1. Robotické:
Softwaroví roboti, kteří provádějí obchodní procesy prostřednictvím pokynů počítačového skriptu.
2. Postup:
Konkrétní obchodní úkol, který chtějí podniky automatizovat. Například odeslání souboru, extrakce informací z e-mailu, finanční transakce atd.
3. Automatizace:
Procesy, které jsou mechanizované nebo se provádějí bez ručního/lidského zásahu.
Spojení těchto tří pojmů může uživatelům pomoci definovat RPA. Jedná se o technologii, která využívá software robotika na automatizovat podnikání procesů které obvykle vykonávají lidé.
Tato definice robotické automatizace procesů je rozumným začátkem. Plné pochopení RPA a jeho značného potenciálu však vyžaduje hlubší ponor. Tyto informace vám poskytneme níže.
Co je robotická automatizace procesů (RPA)?
RPA je zkratka pro robotickou automatizaci procesů. Tento pojem je souhrnným označením pro nově vznikající soubor technologií, které nahrazují tradiční interakce mezi člověkem a počítačem automatizovanými procesy.
Jinak řečeno, lidé v tradičních pracovních prostředích vykonávají mnoho opakujících se úkolů s pomocí počítače. Software RPA však může tyto úkoly napodobit, pokud je vybaven jasně zmapovanými pokyny. Tento proces automatizace snižuje zátěž lidské obsluhy.
Robotická automatizace procesů využívá roboty, ale ne takové, jaké najdete v románu Philipa K. Dicka. Místo toho technologie využívá softwarové “roboty”. Tito softwaroví roboti se mohou naučit opakovat řadu strukturovaných a opakovaných manuálních počítačových úloh, jako je vyplňování formulářů, přenos souborů a manipulace s daty.
V článku s názvem
Robotická automatizace procesů
(van der Aalst, 2018) autor hovoří o přístupech “inside-out” a “outside-in” ke zlepšování informačních systémů. V typických scénářích (inside-out) vyžaduje zefektivnění systémů přepsání nebo modernizaci softwaru. Naproti tomu RPA zlepšuje systémy a pracovní postupy, aniž by měnila softwarový stack. Je nákladově efektivní, snadno se implementuje a nevyžaduje vysoce technické týmy, aby bylo dosaženo vynikajících obchodních výsledků.
RPA se nachází někde mezi manuálním a plně automatizovaným systémem. Pomocí pracovních postupů založených na pravidlech mohou roboti napodobit mnoho interakcí mezi člověkem a počítačem. Na rozdíl od plně automatizovaného systému však software zcela nenahrazuje lidské vstupy. V závislosti na konkrétním podniku může RPA zajišťovat pouze malou, ale důležitou část celkových podnikových procesů.
Technologie počítačového vidění umožňuje robotům RPA komunikovat s grafickými uživatelskými rozhraními softwaru podobně jako lidé. RPA umožňuje robotům “sledovat” konkrétní úkoly a učit se je opakovat. Tento proces se rozšiřuje na úlohy mezi různými aplikacemi díky použití rozhraní pro zpracování aplikací (API).
Boti nejsou omezeni pracovní dobou ani únavou. Nepodléhají ani lidské chybě. Díky tomu mohou pracovat 24 hodin denně, 7 dní v týdnu s neuvěřitelnou přesností a za zlomek ceny manuálních zaměstnanců.
Kromě přínosů v oblasti efektivity a produktivity pomáhá RPA změnit povahu práce. Lidé osvobození od všedních a opakujících se úkolů mohou uvolnit svou kreativitu a zapojit se do smysluplnější práce zaměřené na hodnoty.
1. Co je automatizace procesů?
Automatizace procesů, známá také jako automatizace podnikových procesů (BPA), označuje jakoukoli situaci, kdy technologie zefektivňuje složité podnikové funkce nebo pracovní postupy napříč odděleními. V tomto smyslu je BPA široký pojem zahrnující orchestraci pracovních postupů, inteligentní zpracování dokumentů a využití umělé inteligence a ML k zefektivnění, zrychlení a zvýšení propustnosti podnikových procesů a rozhodování.
RPA může být součástí komplexnější strategie BPA. Ačkoli se tyto dva pojmy často překrývají, označují odlišné věci.
1. Automatizace podnikových procesů:
BPA se zabývá celkovou efektivitou napříč podnikem. Vyžaduje, aby firmy investovaly do rozsáhlého plánování, IT a technické podpory a do složitých systémových integrací nebo generálních oprav.
2. Robotická automatizace procesů:
Naproti tomu RPA se zaměřuje na automatizaci diskrétních a strukturovaných úloh. Implementace těchto systémů je levná a rychlá. Software je obvykle bez kódu nebo s nízkým kódem, což znamená, že technologii mohou nastavit i netechnické týmy.
2. Co je to robotická automatizace procesů (RPA)?
Techničtí ředitelé, ředitelé informačních technologií a techničtí pracovníci budou RPA intuitivně rozumět. Když však přijde na jednání představenstva, musí být schopni jednoduše a srozumitelně odpovědět na otázky typu “Co znamená RPA?” nebo “Co znamená RPA?”.
Stačí říct v místnosti plné lidí, kteří nejsou technického zaměření, že RPA znamená robotická automatizace procesů, a v místnosti se objeví spousta zmatených tváří. Naučit se sdělovat tyto myšlenky laicky by mělo vést k lepším výsledkům. Zde je definice robotické automatizace procesů, kterou pochopí každý.
Jednoduchá definice robotické automatizace procesů
Tradiční kancelářské pracovní postupy zahrnují řadu úkolů v zázemí kanceláře. Pracovníci mohou například potřebovat ručně aktualizovat tabulky, získávat data z e-mailů nebo propojovat informace mezi různými softwarovými aplikacemi a databázemi.
Tyto pracovní postupy mohou zahrnovat opakující se a pracné úkoly. Každý z těchto úkolů je jednotlivě malý. Ale za týden, měsíc nebo rok to zabere spoustu času a úsilí. Zaměstnavatelé si musí položit otázku, zda tyto úkoly nejlépe využívají dovednosti a schopnosti jejich pracovníků.
Outsourcing těchto úkolů je nejoptimálnějším řešením z několika důvodů: náklady, bezpečnost, dodržování předpisů a dokonce i spokojenost zaměstnanců. Softwaroví roboti jsou pro tyto úkoly ideální. Díky dodržování pokynů založených na pravidlech mohou mnoho těchto manuálních úkonů provádět rychleji, efektivněji a přesněji.
Nejjednodušeji řečeno, RPA znamená zadat stroji pokyn k provádění logických, na krocích založených úkolů, které tradičně vykonávají lidé.
Výhled trhu RPA
Robotická automatizace procesů je rychle rostoucí trh. Odborníci dnes oceňují toto odvětví na více než 3 miliardy dolarů. Podle prognóz však bude mít oblast RPA hodnotu přibližně. 11,3 % do roku 2028. Tato čísla naznačují ohromující složenou roční míru růstu ve výši téměř 30 %, což je v porovnání s rychle rostoucími odvětvími, jako je umělá inteligence, příznivé.
S tím, jak toto odvětví dozrává a stále více firem hlásí, že jim RPA šetří zhruba
75 % nákladů
, můžeme očekávat, že zavádění RPA se bude zvyšovat. Během několika příštích let se automatizace změní z obchodní výhody na naprostou nutnost.
Co znamená RPA pro moderní pracovníky
Automatizace pracovních postupů není nový koncept. Digitální transformace však v posledních letech zasáhla i ta nejtradičnější odvětví, která se řídí principem “tužka a papír”. Software umožňuje podnikům všech velikostí maximalizovat jejich výkon. Nástroje RPA budou v těchto digitálních iniciativách hrát obrovskou roli.
Nedávné titulky o transformačních nebo převratných automatizačních technologiích, jako je AI a RPA, se do značné míry zaměřují na technologie nahrazující pracovní místa. Tyto obavy jsou sice pochopitelné, ale špatně chápou roli RPA.
Skutečná hodnota RPA spočívá v jeho potenciálu pomáhat lidským pracovníkům a doplňovat je. Místo toho, aby se lidé zabývali podřadnými úkoly, mohou svou produktivitu posunout na vyšší úroveň. RPA doplňuje lidské pracovníky a umožňuje jim inovovat a přispívat k vyšší hodnotě.
Komu RPA pomáhá?
RPA je převratná technologie. Narušení je však pro všechny hráče ve světě podnikání do značné míry pozitivní.
1. Zaměstnavatelé:
Zaměstnavatelé mohou z RPA těžit díky úspoře nákladů, zvýšení produktivity a maximálnímu využití stávající pracovní síly.
2. Zaměstnanci:
RPA osvobozuje zaměstnance od všedních povinností a umožňuje jim věnovat se práci, která vyžaduje obecnou inteligenci, kreativitu, řešení problémů a další.
3. Zákazníci:
Zákazníci s RPA vyhrávají díky rychlejším službám, větší přesnosti a v některých případech i konkurenceschopnějším cenám, protože zaměstnavatelé přenášejí úspory nákladů.
Jak RPA funguje?
Přečíst si definice toho, co RPA znamená, je sice užitečné, ale pro úplné pochopení této technologie je třeba nahlédnout pod pokličku. RPA využívá kombinaci různých technologií k mechanizaci různých úkolů. Mezi tyto nástroje patří:
1. Počítačové vidění:
Technologie, která interpretuje grafická uživatelská rozhraní (GUI) a působí na různé prvky na obrazovce, databáze, tabulky, komunikační platformy a aplikace. Tyto nástroje mohou také sledovat interakci člověka s aplikacemi, aby se mohly učit úkoly.
2. API:
Aplikační programové rozhraní (API) je software, který umožňuje dvěma nebo více počítačovým programům propojit se a sdílet data. Software RPA využívá tato rozhraní k provádění úloh, které zahrnují sdílení dat mezi programy.
3. Automatizace:
RPA podle definice využívá automatizaci k provádění úkolů krok za krokem. Tyto instrukce založené na pravidlech používají příkazy if/then/else, aby roboti věděli, jak mají plnit své úkoly.
4. Přetahování komponent:
Mnoho nástrojů RPA používá komponenty typu drag-and-drop, které se zaměřují na prvky grafického uživatelského rozhraní a říkají robotům, které kroky mají použít pro jednotlivé úlohy. Každé řešení RPA funguje svým vlastním způsobem. Tato technologie však obecně funguje tak, že rozumí front-endovým aplikacím na pracovní ploše, podobně jako lidský pracovník. Dva oblíbené přístupy zahrnují:
4. 1 Záznam procesu:
Software RPA sleduje rozhraní člověka s počítačem a zaznamenává kroky potřebné k dokončení určitého úkolu.
4.2 Řízená uživatelská rozhraní:
Lidé mohou pomocí softwaru RPA vytvářet mapy if/then/else pomocí prvků drag-and-drop nebo jednoduchých příkazů. Tento přístup umožňuje uživatelům dávat příkazy svým robotům RPA k interakci s back-endovými aplikacemi.
Je software RPA bez kódu?
No-code a low-code nástroje patří mezi nejzajímavější vývojové trendy ve světě softwaru v posledních letech. Tato technologie zpřístupnila vývoj softwaru týmům bez technických schopností kódování a umožnila jim snadno a rychle implementovat pracovní postupy.
Zatímco mnoho nástrojů RPA na trhu je nízkokódových,
ZAPTEST
bezkódové funkce umožňují využívat výhody automatizace pracovních postupů všem bez ohledu na jejich technické kompetence.
Výhody RPA
Žádný článek, který odpovídá na otázku “Co je to RPA?”, by nebyl úplný bez výčtu výhod, které čekají na podniky, které si tento flexibilní software osvojí. Zde jsou některé z výhod RPA.
1. Produktivita:
Softwaroví roboti pracují nepřetržitě a ve srovnání s manuálními pracovníky provádějí procesy bleskovou rychlostí.
2. Přístupnost:
Nástroje RPA mají nízký nebo žádný kód. Tyto funkce umožňují automatizaci
přístupné všem.
3. Nízké náklady:
V porovnání s jinými možnostmi automatizace představuje RPA neuvěřitelný poměr ceny a výkonu.
4. Vysoká návratnost investic:
Implementace RPA je levná a šetří podnikům peníze. Díky tomu mají vysokou návratnost investic.
5. Snadná implementace:
Nástroje RPA jsou neinvazivní. Implementace nevyžaduje zásadní úpravy softwarové infrastruktury.
6. Dodržování předpisů:
Boti mohou zpracovávat citlivé nebo důvěrné údaje, čímž se snižuje riziko podvodu nebo úniku dat.
7. Vysoká přesnost:
Lidské chyby stojí firmy peníze a poškozují jejich pověst. RPA provádí přenosy dat a sestavy s maximální přesností.
8. Zapojení zaměstnanců:
Investice do RPA znamená, že zaměstnanci jsou zbaveni opakující se manuální práce, což vede k většímu zapojení a spokojenosti v práci.
9. Škálovatelnost:
RPA se dokáže přizpůsobit zvýšené poptávce. Podniky ušetří náklady na outsourcing nebo dočasné zaměstnance a zároveň zvýší spokojenost zákazníků.
K čemu se nejlépe hodí robotická automatizace procesů?
Flexibilita je jednou z nejpřitažlivějších výhod RPA. Tuto technologii využívá mnoho odvětví, od finančnictví až po zdravotnictví. Významným faktorem pro jeho přijetí napříč několika různými vertikálami je, že jej týmy mohou použít pro většinu úloh týkajících se uživatelského rozhraní softwaru.
RPA je vynikajícím řešením pro širokou škálu podnikových procesů. Pro týmy, které chtějí využít výhod automatizace, je zásadní pochopit, které manuální úlohy zvládne.
To, že můžete úkol automatizovat, však neznamená, že byste to vždy měli udělat. Zde je užitečný kontrolní seznam, podle kterého mohou podniky určit, zda je úkol vhodný pro robotickou automatizaci procesů.
Kontrolní seznam vhodnosti RPA
1. Spouštěč
Úlohy RPA jsou založeny na pravidlech. Proto potřebují něco, co je nakopne k akci. Systém RPA používá akce if/then/else, takže spouštěčem by mělo být splnění určité podmínky.
Příklad:
POKUD vám přijde faktura e-mailem, vyškrábejte data a aktualizujte je v databázi.
2. Vymazání vstupů a výstupů
Každá úloha RPA by měla mít jasný vstup a výstup. Vyžadují aktivní zdroj dat a místo, kam mají posílat informace po dokončení požadované akce.
Příklad:
Zaměstnanec absolvuje online školení (vstup) a tato data jsou zaznamenána (vypsána) do firemního nástroje HR.
3. Na základě pravidel
Počítačové skripty potřebují ke svému spuštění přesně definované instrukce. Každý úkol, který chce firma automatizovat, by tedy měl obsahovat řadu jednoduchých kroků.
Příklad:
Náborový tým dostává spoustu životopisů. RPA tyto soubory PDF prohledá na základě určitých kvalifikací nebo klíčových slov a předá životopisy, které splňují zadané podmínky, a vyřadí ty, které je nesplňují.
4. Vysoký objem
Jedním z nejzásadnějších přínosů RPA je přesnost a efektivita. Tyto výhody však můžete začít využívat pouze u často se vyskytujících úkolů.
Příklad:
Rušný web elektronického obchodu musí zpracovat stovky objednávek za hodinu. Nástroje RPA mohou tyto objednávky zpracovávat a předávat informace o vychystávání pracovníkům skladu a fakturační informace finančnímu oddělení.
Pokud manuální úkol splňuje tyto čtyři podmínky, je skvělým kandidátem pro RPA. Jaká odvětví mohou mít z RPA prospěch? Jakékoli odvětví s back-office operacemi zahrnujícími opakující se úkoly uživatelského rozhraní může z RPA významně těžit. Zatímco generální ředitelé a osoby s rozhodovací pravomocí mohou klást otázky typu “Co je to RPA?”, ve skutečnosti chtějí vědět, jakou hodnotu může přinést jejich společnosti.
Zde jsou některá odvětví, která mohou mít ze zavedení RPA prospěch.
1. Finance
Banky a finanční instituce zpracovávají každý den neuvěřitelné množství transakcí. Potřebují bezpečné, rychlé a přesné zpracování, což je přesně to, co RPA poskytuje. Mezi úkoly, které může RPA v bankovnictví automatizovat, patří:
- Závazky a pohledávky
- Otevření a uzavření účtu
- Dotazy zákaznického servisu
- Dodržování předpisů a audity
- Úvěrové upisování
- Odhalování podvodů
- Hlavní kniha
- Zpracování půjček
2. Pojištění
Dalším příkladem odvětví, které je zatíženo manuálními úkony, je pojišťovnictví. Vzhledem k tvrdé konkurenci je hledání způsobů, jak automatizovat procesy a snížit náklady, velkou prioritou. Některé pojišťovací procesy, které RPA řeší, jsou:
- Zpracování odvolání
- Zpracování reklamací
- Dodržování předpisů
- Dotazy zákaznického servisu
- Nástup zákazníků
- Sběr dat
- Generování zpráv
- Upisování
3. Účetnictví
Účetní a auditorské firmy denně pracují s obrovským množstvím dat. Některé z těchto informací sice vyžadují lidský dohled, ale většina z nich je ideální pro automatizaci. Některé účetní a auditorské úkoly, které může RPA provádět, zahrnují:
- Sběr dat
- Čištění dat
- Audity projektů
- Odsouhlasení
- Generování zpráv
- Hodnocení rizik
4. Maloobchodní prodej
Maloobchod se v posledních letech stále více digitalizuje. Vzhledem k nízkým maržím a rostoucím nákladům je však pro zdravé ziskové marže zásadní další zvyšování efektivity. Zde se dozvíte, jak by RPA mohla pomoci maloobchodním podnikům:
- Účetnictví (pohledávky, závazky, odsouhlasení atd.)
- Zákaznická podpora pro sledování objednávek nebo dotazů
- Projekce poptávky
- Kategorizace výrobků
- Srovnání cen u konkurence
- Sledování zásob a dodavatelského řetězce
- Analýza marketingu a reklamy
5. Výroba
Z RPA mohou těžit také výrobní firmy a firmy zabývající se vývojem produktů. Tato odvětví se neustále snaží dodávat kvalitní výrobky s nižšími náklady a rychlým obratem. RPA může pomoci následujícími způsoby:
- Zákaznický servis
- Dodržování předpisů
- Analýza a migrace dat
- Analýza výroby
- Analýza dodavatelských řetězců a logistiky
To jsou samozřejmě jen některá z předních odvětví, která využívají výhod RPA. Podrobnější seznam naleznete v našem Kompletní průvodce robotickou automatizací procesů.
Moderní problémy, které RPA řeší
Podnikatelský svět po zavedení COVID čelí několika jedinečným výzvám. Inflace, prudce rostoucí úrokové sazby, snížení kapitálu a změna povahy práce vedly k jedinečným výzvám. RPA pomáhá podnikům řešit některé z těchto problémů.
1. Udržení zaměstnanců
Udržení zaměstnanců je aktuální téma. Přestože existuje několik faktorů, které ovlivňují podniky, jež si chtějí udržet své nejlepší talenty, spokojenost s prací je jedním z nejdůležitějších. Stejně jako při testování softwaru, Nástroje RPA mohou převzít opakující se a všední úkoly. Tento proces umožňuje zaměstnancům pracovat kreativněji, naplněněji a hodnotněji.
2. Získávání zaměstnanců
Získávání zaměstnanců je pro moderní podniky vedle jejich udržení zásadním problémem. Hledání a soutěžení o špičkové talenty představuje pro náborové týmy značný problém.
Zavedení nástrojů RPA pomáhá zmírnit tlak díky automatizaci pracovních postupů a snížení závislosti na lidském kapitálu. Přijetí těchto nástrojů může také zvýšit atraktivitu pracovních míst.
3. Snížená hospodářská aktivita
Krize životních nákladů a inflace poškodily podnikatelský sektor. Zvýšení úrokových sazeb snížilo objem dostupného kapitálu. Podniky jsou pod tlakem, aby dělaly “více s méně”.
Nástroje RPA jsou ideálním řešením pro těžké ekonomické časy. Umožňují týmům dosáhnout maximální produktivity svých zaměstnanců a vyšší návratnosti celkových investic.
4. Škálovatelnost
Mnoho lidí si plete rozsah s růstem. Tyto termíny se však vztahují k různým fázím. Růst znamená přidávání nových obchodů zatímco přidávání zdrojů. Škálování naopak znamená přidávání činností, ale bez přidávání zdrojů.
Přijetí nástrojů RPA může týmům pomoci rozšířit se díky tomu, že každý zaměstnanec přinese větší užitek. Automatizací určitých úkolů lze zvýšit produktivitu zaměstnanců, což podnikům umožní škálovat a zvyšovat ziskovost.
Budoucnost robotické automatizace procesů
Budoucnost RPA je zářná. V současné době se nejlépe používá pro jednoduché úkoly krok za krokem, ale jeho kompatibilita s nástroji strojového učení a umělé inteligence otevře nové možnosti.
S tím, jak se hluboké neuronové sítě zdokonalují, mohou je podniky využívat společně s nástroji RPA k vytváření složitějších pracovních postupů a automatizačních procesů. Kromě toho mohou týmy spojit nástroje RPA s několika dalšími novými technologiemi v procesu, který společnost Gartner označuje jako hyperautomatizace .
Jaké je místo RPA v kontextu hyperautomatizace?
Hyperautomatizace popisuje soubor procesů, které se snaží maximalizovat automatizaci v celém podniku. Jedná se o kombinaci různých technologií, jako je umělá inteligence (AI), strojové učení (ML), nástroje pro řízení podnikových procesů (BPM), integrační platforma jako služba (iPaaS) a samozřejmě RPA.
Přestože je RPA jednou ze součástí celkového přístupu k hyperautomatice, je nutné si uvědomit její omezení. RPA se nejlépe používá pro jednodušší úkoly, zatímco hyperautomatizace se snaží automatizovat co nejvíce procesů.
Závěrečné myšlenky: Co je RPA (robotická automatizace procesů)?
RPA je výkonná a převratná technologie. Nicméně CIO a CTO musí být schopni odpovědět na otázku “co je to robotická automatizace procesů (RPA)?”, aby získali podporu na úrovni představenstva.
Jak bylo uvedeno výše, software RPA umožňuje podnikům automatizovat počítačové procesy, které obvykle zpracovávají manuální pracovníci. Software používá k provádění těchto každodenních úkolů instrukce if/then/else, ale s neuvěřitelnou rychlostí a přesností.
Možnosti využití a přínosy této technologie jsou obrovské. Může zvýšit produktivitu, ušetřit peníze, splnit přísné podmínky regulace a dodržování předpisů a zvýšit angažovanost zaměstnanců.
Snad nejpřesvědčivější výhodou nástrojů RPA je jejich snadné přijetí. Namísto nahrazování staršího softwaru nebo nákladných implementačních či integračních projektů funguje software RPA jako hotový. Díky tomu, že neobsahují žádný kód, jsou ideální i pro netechnické týmy.
