Che cos’è la RPA (Robotic Process Automation)? Definizione, significato, applicazioni, differenze con il BPA e altro ancora!

Efficienza, riduzione dei costi e soddisfazione dei dipendenti sono tra le priorità dei leader aziendali moderni. L’automazione robotica dei processi (RPA) offre una soluzione convincente a tutti e tre i problemi, oltre a numerosi altri potenti vantaggi aziendali.

In questo articolo si analizzerà il significato di RPA, il suo funzionamento e gli interessanti vantaggi che questa tecnologia offre alle aziende moderne.

Che cos’è la RPA? Una panoramica

 

RPA è l’abbreviazione di Robotic Process Automation. Prima di entrare nel merito del significato di RPA, vale la pena di dare una visione di alto livello della tecnologia, scomponendo il termine nelle sue parti costitutive.

 

1. Robotica:

I bot software che eseguono i processi aziendali attraverso le istruzioni degli script del computer.

 

2. Processo:

L’attività specifica che le aziende vogliono automatizzare. Ad esempio, il caricamento di un file, l’estrazione di informazioni da un’e-mail, le transazioni finanziarie, ecc.

 

3. Automazione:

Processi meccanizzati o eseguiti senza intervento manuale/umano.

 

Mettere insieme questi tre concetti può aiutare gli utenti a definire la RPA. È una tecnologia che utilizza un software robotica per automatizzare processi aziendali processi aziendali che di solito vengono eseguiti dall’uomo.

Questa definizione di automazione robotica dei processi è un inizio ragionevole. Tuttavia, per comprendere appieno la RPA e il suo notevole potenziale è necessario un approfondimento. Ve lo forniremo di seguito.

 

Che cos’è l’automazione robotica dei processi (RPA)?

 

RPA è l’acronimo di Robotic Process Automation. Il concetto è un termine generico per indicare un insieme di tecnologie emergenti che sostituiscono le tradizionali interazioni uomo-computer con processi automatizzati.

In altre parole, negli ambienti di lavoro tradizionali gli esseri umani svolgono molte attività ripetitive assistite dal computer. Tuttavia, se dotato di istruzioni chiaramente mappate, il software RPA può imitare questi compiti. Questo processo di automazione riduce l’onere per gli operatori umani.

L’automazione robotica dei processi utilizza i robot, ma non quelli che si trovano in un romanzo di Philip K Dick. La tecnologia impiega invece dei “bot” software. Questi robot software possono imparare a replicare una serie di attività manuali strutturate e ripetitive, come la compilazione di moduli, il trasferimento di file e la manipolazione di dati.

Nel documento intitolato
Automazione robotica dei processi
(van der Aalst, 2018), l’autore parla di approcci “inside-out” e “outside-in” per migliorare i sistemi informativi. Negli scenari tipici (inside-out), rendere i sistemi più efficienti richiede la riscrittura o l’aggiornamento del software. La RPA, invece, migliora i sistemi e i flussi di lavoro senza alterare lo stack software. È conveniente, facile da implementare e non richiede team altamente tecnici per ottenere risultati aziendali eccellenti.

La RPA si colloca a metà strada tra un sistema manuale e uno completamente automatizzato. Utilizzando flussi di lavoro basati su regole, i bot possono imitare molte interazioni uomo-computer. Tuttavia, a differenza di un sistema completamente automatizzato, il software non sostituisce completamente gli input umani. A seconda dell’azienda in questione, l’RPA può fornire solo una parte piccola ma vitale dei processi aziendali complessivi.

La tecnologia di visione computerizzata consente ai bot RPA di interagire con le GUI del software in modo simile a quello degli esseri umani. La RPA consente ai robot di “osservare” compiti specifici e di imparare a replicarli. Questo processo si estende alle attività tra applicazioni diverse, grazie all’uso di interfacce di elaborazione delle applicazioni (API).

I bot non sono vincolati dall’orario di lavoro o dalla stanchezza. Non sono nemmeno soggetti a errori umani. Per questo motivo, possono funzionare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, con un’incredibile precisione a una frazione del costo dei dipendenti manuali.

Oltre ai vantaggi in termini di efficienza e produttività, la RPA contribuisce a cambiare la natura del lavoro. Liberati da compiti banali e ripetitivi, i dipendenti umani possono liberare la loro creatività e impegnarsi in un lavoro più significativo e orientato al valore.

 

1. Che cos’è l’automazione dei processi?

 

L’automazione dei processi, nota anche come automazione dei processi aziendali (BPA), si riferisce a qualsiasi situazione in cui la tecnologia ottimizza funzioni aziendali o flussi di lavoro complessi e trasversali. In questo senso, BPA è un termine ampio che comprende l’orchestrazione dei flussi di lavoro, l’elaborazione intelligente dei documenti e l’uso dell’IA e del ML per rendere i processi aziendali più efficienti, più rapidi e in grado di aumentare la produttività e il processo decisionale.

La RPA può essere parte di una strategia BPA più completa. Tuttavia, sebbene vi siano molti accostamenti, i due termini descrivono cose diverse.

 

1. Automazione dei processi aziendali:

 

La BPA si occupa dell’efficienza end-to-end di un’azienda. Richiede alle aziende di investire in un’ampia pianificazione, nel supporto tecnico e informatico e in complesse integrazioni o revisioni dei sistemi.

 

2. Automazione robotica dei processi:

 

Al contrario, la RPA si concentra sull’automazione di attività discrete e strutturate. L’implementazione di questi sistemi è economica e veloce. Il software è tipicamente no-code o low-code, il che significa che i team non tecnici possono configurare la tecnologia.

 

2. Che cos’è l’automazione robotica dei processi (RPA) in termini semplici?

 

CTO, CIO e personale tecnico capiranno intuitivamente la RPA. Tuttavia, quando si tratta della sala riunioni, devono essere in grado di rispondere a domande come “Che cosa significa RPA?” o “Che cosa significa RPA?” in termini semplici e di facile comprensione.

Basta dire a una stanza piena di persone non tecniche che RPA significa Robotic Process Automation per ottenere un mare di facce confuse. Imparare a comunicare queste idee in termini profani dovrebbe portare a risultati migliori. Ecco una definizione di automazione dei processi robotici comprensibile a tutti.

 

Definizione semplice di automazione dei processi robotici

 

I flussi di lavoro tradizionali dell’ufficio comportano una serie di attività di back-office. Ad esempio, i lavoratori potrebbero dover aggiornare manualmente i fogli di calcolo, estrarre i dati dalle e-mail o collegare le informazioni tra diverse applicazioni software e database.

Questi flussi di lavoro possono comportare attività ripetitive e ad alta intensità di lavoro. Preso singolarmente, ognuno di questi compiti è di piccola entità. Ma nell’arco di una settimana, di un mese o di un anno, si sommano a un sacco di tempo e di sforzi. La domanda principale che i datori di lavoro devono porsi è se questi compiti utilizzano al meglio le competenze e le capacità della loro forza lavoro.

L’esternalizzazione di queste attività è la soluzione migliore per diversi motivi: costi, sicurezza, conformità alle normative e persino soddisfazione dei dipendenti. I robot software sono perfetti per questi compiti. Seguendo istruzioni basate su regole, possono svolgere molte di queste attività manuali con maggiore velocità, efficienza e precisione.

Nella sua forma più semplice, RPA significa istruire una macchina ad eseguire compiti logici e basati su fasi che l’uomo svolge tradizionalmente.

 

Prospettive del mercato RPA

 

L’automazione robotica dei processi è un mercato in rapida crescita. Gli esperti valutano il settore a oltre 3 miliardi di dollari. Tuttavia, le previsioni suggeriscono che lo spazio RPA avrà un valore di circa 11,3% entro il 2028. Queste cifre suggeriscono un tasso di crescita annuale composto di quasi il 30%, che si confronta favorevolmente con settori in forte espansione come l’intelligenza artificiale.

Man mano che il settore matura e che un numero sempre maggiore di aziende dichiara che l’RPA fa risparmiare circa il
75% dei costi
possiamo aspettarci che l’adozione della RPA aumenti. Nei prossimi anni, l’automazione passerà dall’essere un vantaggio aziendale a una vera e propria necessità.

 

Cosa significa RPA per i lavoratori moderni

L’automazione dei flussi di lavoro non è un concetto nuovo. Tuttavia, negli ultimi anni la trasformazione digitale ha toccato anche i settori più tradizionali “carta e penna”. Il software permette alle aziende di tutte le dimensioni di massimizzare la loro produzione. Gli strumenti RPA avranno un ruolo massiccio in queste iniziative digitali.

I recenti titoli dei giornali sulle tecnologie di automazione trasformative o dirompenti come l’IA e la RPA si concentrano molto sulla tecnologia che sostituisce i posti di lavoro. Sebbene questi timori siano comprensibili, essi fraintendono il ruolo della RPA.

Il vero valore dell’RPA risiede nel suo potenziale di aiuto e di incremento dei lavoratori umani. Invece di rimanere impantanati in compiti banali, gli esseri umani possono portare la loro produttività a un livello superiore. La RPA integra i lavoratori umani, consentendo loro di innovare e dare un contributo più prezioso.

 

A chi è utile la RPA?

La RPA è una tecnologia dirompente. Tuttavia, le perturbazioni sono in gran parte positive per tutti gli attori del mondo degli affari.

 

1. Datori di lavoro:

 

I datori di lavoro possono trarre vantaggio dalla RPA risparmiando sui costi, aumentando la produttività e ottenendo il massimo dalla forza lavoro esistente.

 

2. Dipendenti:

 

L’RPA libera i dipendenti da compiti banali e consente loro di svolgere lavori che richiedono intelligenza generale, creatività, risoluzione di problemi e altro ancora.

 

3. Clienti:

 

I clienti vincono con la RPA grazie a un servizio più rapido, a una maggiore precisione e, in alcuni casi, a prezzi più competitivi in quanto i datori di lavoro trasferiscono i risparmi sui costi.

 

Come funziona la RPA?

Sebbene sia utile leggere le definizioni del significato di RPA, per comprendere appieno questa tecnologia è necessario dare un’occhiata sotto il cofano. La RPA utilizza un mix di tecnologie diverse per meccanizzare vari compiti. Alcuni di questi strumenti includono:

 

1. Visione artificiale:

 

Una tecnologia che interpreta le interfacce grafiche (GUI) per agire su vari elementi su schermo, database, fogli di calcolo, piattaforme di comunicazione e applicazioni. Questi strumenti possono anche osservare l’interazione degli esseri umani con le applicazioni, in modo che possano apprendere le attività.

 

2. API:

 

L’interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) è un software che consente a due o più programmi di computer di interfacciarsi e condividere dati. Il software RPA utilizza queste interfacce per eseguire operazioni che comportano la condivisione di dati tra i programmi.

 

3. Automazione:

 

La RPA, per definizione, impiega l’automazione per eseguire attività passo dopo passo. Queste istruzioni basate su regole utilizzano comandi if/then/else, in modo che i bot sappiano come svolgere le loro funzioni.

 

4. Trascinamento dei componenti:

 

Molti strumenti RPA utilizzano componenti drag-and-drop che puntano a elementi dell’interfaccia grafica e indicano ai robot quali passaggi utilizzare per ogni attività. Ogni soluzione RPA funziona a modo suo. Tuttavia, la tecnologia funziona generalmente comprendendo le applicazioni front-end su un desktop, in modo simile a un lavoratore umano. Due approcci popolari prevedono:

 

4. 1 Registrazione del processo:

 

Il software RPA osserva l’interfaccia umana con il computer e registra i passaggi necessari per completare un determinato compito.

 

4.2 Interfacce utente controllate:

 

Gli esseri umani possono utilizzare il software RPA per costruire mappe if/then/else utilizzando elementi drag-and-drop o semplici comandi. Questo approccio consente agli utenti di comandare i loro bot RPA per interagire con le applicazioni di back-end.

 

Il software RPA è privo di codice?

Gli strumenti no-code e low-code sono tra gli sviluppi più interessanti degli ultimi anni nel mondo del software. Questa tecnologia ha aperto lo sviluppo del software a team senza capacità tecniche di codifica, consentendo loro di implementare flussi di lavoro rapidi e semplici.

Mentre molti strumenti RPA presenti sul mercato sono low-code,
le funzionalità di ZAPTEST
ZAPTEST permette a tutti di beneficiare dell’automazione del flusso di lavoro, indipendentemente dalle competenze tecniche.

 

Vantaggi della RPA

Nessun articolo che risponda alla domanda “Che cos’è la RPA?” sarebbe completo senza un elenco dei vantaggi che attendono le aziende che adottano questo software flessibile. Ecco alcuni dei vantaggi della RPA.

 

1. Produttività:

I bot software lavorano 24 ore su 24 ed eseguono i processi alla velocità della luce rispetto ai lavoratori manuali.

 

2. Accessibilità:

Gli strumenti RPA sono a basso codice o senza codice. Queste caratteristiche rendono l’automazione

accessibile a tutti.

 

3. Costi contenuti:

Rispetto ad altre opzioni di automazione, la RPA rappresenta un incredibile rapporto qualità-prezzo.

 

4. Alto ROI:

La RPA è poco costosa da implementare e consente alle aziende di risparmiare denaro. Di conseguenza, hanno un ROI elevato.

 

5. Facile implementazione:

Gli strumenti RPA non sono invasivi. L’implementazione non richiede significative revisioni dell’infrastruttura software.

 

6. Conformità:

I bot possono gestire dati sensibili o riservati, riducendo il rischio di frodi o fughe di dati.

7. Alta precisione:

Gli errori umani costano alle aziende denaro e danni alla reputazione. RPA esegue trasferimenti di dati e report con la massima precisione.

 

8. Impegno dei dipendenti:

Investire nella RPA significa sollevare i dipendenti da lavori manuali ripetitivi, con conseguente maggiore impegno e soddisfazione sul lavoro.

 

9. Scalabilità:

L’RPA può adattarsi all’aumento della domanda. Le aziende risparmiano sui costi dell’outsourcing o del personale temporaneo, aumentando al contempo la soddisfazione dei clienti.

 

Per cosa è meglio utilizzare l’automazione robotica dei processi?

La flessibilità è uno dei vantaggi più interessanti della RPA. Molti settori, dalla finanza alla sanità pubblica, utilizzano questa tecnologia. Un fattore significativo per la sua adozione in diversi vertici è che i team possono utilizzarlo per la maggior parte delle attività di interfaccia utente del software.

La RPA è una soluzione eccellente per un’ampia gamma di processi aziendali. Capire quali attività manuali può gestire è essenziale per i team che vogliono sbloccare i vantaggi dell’automazione.

Tuttavia, il fatto che sia possibile automatizzare un’attività non significa sempre che lo si debba fare. Ecco un’utile lista di controllo che le aziende possono utilizzare per determinare se un’attività è adatta all’automazione robotica dei processi.

 

Lista di controllo dell’idoneità dell’RPA

1. Innesco

I compiti della RPA sono basati su regole. Per questo motivo, hanno bisogno di qualcosa che li metta in azione. La RPA utilizza le azioni if/then/else, quindi il soddisfacimento di una particolare condizione dovrebbe essere l’innesco.

 

Esempio:

SE arriva una fattura via e-mail, ALLORA scansionate i dati e aggiornateli nel vostro database.

 

2. Cancellare gli ingressi e le uscite

Ogni attività RPA deve avere un input e un output chiari. Richiedono una fonte di dati attiva e un luogo dove inviare le informazioni una volta completata l’azione desiderata.

 

Esempio:

Un dipendente completa un corso di formazione online (input), quindi questi dati vengono registrati (output) nello strumento HR aziendale.

 

3. Basato su regole

Gli script del computer hanno bisogno di istruzioni ben definite per essere eseguiti. Pertanto, qualsiasi attività che un’azienda voglia automatizzare dovrebbe contenere una serie di semplici passaggi.

 

Esempio:

Un team di reclutamento riceve molti curriculum. L’RPA analizza questi PDF alla ricerca di particolari qualifiche o parole chiave, inoltrando i curriculum che soddisfano le condizioni specificate e scartando quelli che non lo sono.

 

4. Volume elevato

 

Uno dei vantaggi più convincenti della RPA è l’accuratezza e l’efficienza. Tuttavia, è possibile iniziare a sbloccare questi vantaggi solo con le attività che si svolgono frequentemente.

 

Esempio:

Un sito di e-commerce molto frequentato deve elaborare centinaia di ordini all’ora. Gli strumenti RPA possono elaborare questi ordini e inoltrare le informazioni di prelievo agli operatori di magazzino e le informazioni di fatturazione al reparto finanziario.

Se un’attività manuale soddisfa queste quattro condizioni, è un ottimo candidato per la RPA. Quali settori possono beneficiare della RPA? Qualsiasi settore con operazioni di back-office che comportano attività ripetitive dell’interfaccia utente può trarre notevoli vantaggi dall’RPA. Mentre gli amministratori delegati e i responsabili delle decisioni potrebbero porre domande come “Che cos’è l’RPA?”, ciò che vogliono veramente sapere è il valore che può apportare alla loro azienda.

 

Ecco alcuni dei settori che possono trarre vantaggio dall’adozione della RPA.

 

1. La finanza

 

Le banche e gli istituti finanziari elaborano ogni giorno un’incredibile quantità di transazioni. Hanno bisogno di un’elaborazione sicura, rapida e accurata, proprio quella che l’RPA fornisce. Alcune delle attività che la RPA può automatizzare in ambito bancario includono:

 

• Debiti e crediti
• Apertura e chiusura del conto
• Richieste del servizio clienti
• Conformità e audit
• Sottoscrizione del credito
• Rilevamento delle frodi
• Contabilità generale
• Elaborazione dei prestiti

 

2. Assicurazione

 

Il settore assicurativo è un altro esempio di industria impantanata in attività manuali. Con la concorrenza agguerrita, trovare il modo di automatizzare i processi e ridurre i costi è una priorità assoluta. Alcuni processi assicurativi che la RPA risolve sono:

 

• Elaborazione dei ricorsi
• Elaborazione dei sinistri
• Conformità
• Richieste del servizio clienti
• Onboarding del cliente
• Raccolta dati
• Generazione di rapporti
• Sottoscrizione

3. Contabilità

 

Le società di contabilità e revisione contabile gestiscono quotidianamente enormi quantità di dati. Sebbene alcune di queste informazioni richiedano una supervisione umana, la maggior parte di esse è un candidato perfetto per l’automazione. Alcune attività di contabilità e revisione contabile che l’RPA può svolgere includono:

 

• Raccolta dati
• Pulizia dei dati
• Audit del progetto
• Riconciliazione
• Generazione di rapporti
• Valutazioni del rischio

 

4. Vendita al dettaglio

 

Negli ultimi anni il settore della vendita al dettaglio è diventato sempre più digitale. Tuttavia, i margini ridotti e l’aumento dei costi fanno sì che ulteriori efficienze siano fondamentali per ottenere margini di profitto sani. Ecco come la RPA potrebbe aiutare le aziende del settore retail:

 

• Contabilità (crediti, debiti, riconciliazione, ecc.)
• Assistenza clienti per il monitoraggio degli ordini o le richieste di informazioni
• Proiezione della domanda
• Categorizzazione dei prodotti
• Confronto dei prezzi della concorrenza
• Monitoraggio dell’inventario e della catena di fornitura
• Analisi di marketing e pubblicità

 

5. Produzione

 

Anche le aziende di produzione e sviluppo prodotti possono trarre vantaggio dalla RPA. Queste industrie sono alla costante ricerca di prodotti di qualità a costi inferiori e con tempi di consegna rapidi. La RPA può aiutare nei seguenti modi:

 

• Servizio clienti
• Conformità
• Analisi e migrazione dei dati
• Analisi della produzione
• Analisi delle catene di approvvigionamento e della logistica

 

Naturalmente, questi sono solo alcuni dei settori leader che beneficiano della RPA. Per un elenco più completo, consultare il nostro Guida completa all’automazione robotica dei processi.

 

Problemi moderni che la RPA risolve

Il mondo delle imprese post-COVID si trova ad affrontare diverse sfide uniche. L’inflazione, l’impennata dei tassi di interesse, la riduzione del capitale e il cambiamento della natura del lavoro hanno portato a sfide uniche. La RPA aiuta le aziende ad affrontare alcuni di questi problemi.

 

1. Mantenimento dei dipendenti

 

La fidelizzazione dei dipendenti è un tema molto sentito. Sebbene siano diversi i fattori che spingono le aziende a trattenere i loro migliori talenti, la soddisfazione sul lavoro è uno dei più importanti. Proprio come nel test del software, Gli strumenti RPA possono occuparsi di compiti ripetitivi e banali. Questo processo consente ai dipendenti di impegnarsi in un lavoro più creativo, appagante e orientato al valore.

 

2. Acquisizione dei dipendenti

 

L’acquisizione e la fidelizzazione dei dipendenti è una preoccupazione cruciale per le aziende moderne. Trovare e competere per i migliori talenti è un problema significativo per i team di reclutamento.

L’adozione di strumenti RPA aiuta ad alleviare la pressione automatizzando i flussi di lavoro e riducendo la dipendenza dal capitale umano. L’adozione di questi strumenti può anche rendere più attraenti i posti di lavoro.

 

3. Riduzione dell’attività economica

 

La crisi del costo della vita e l’inflazione hanno danneggiato il settore delle imprese. Gli aumenti dei tassi di interesse hanno ridotto l’ammontare del capitale disponibile. Le aziende sono sottoposte a pressioni per fare “di più con meno”.

Gli strumenti RPA sono una soluzione perfetta per i tempi difficili dell’economia. Consentono ai team di ottenere la massima produttività dal proprio personale e un maggiore ROI sugli investimenti complessivi.

 

4. Scalabilità

 

Molti confondono la scala con la crescita. Tuttavia, questi termini si riferiscono a fasi distinte. Crescita significa aggiungere nuove attività mentre aggiungere risorse. La scalabilità, invece, si riferisce all’aggiunta di attività, ma senza l’aggiunta di risorse.

L’adozione di strumenti RPA può aiutare i team a scalare ottenendo più valore da ciascun dipendente. Automatizzando particolari attività, la produttività dei dipendenti può aumentare, consentendo alle aziende di scalare e aumentare la redditività.

 

Il futuro dell’automazione robotica dei processi

Il futuro della RPA è luminoso. Sebbene al momento sia utilizzato al meglio per compiti semplici, passo dopo passo, la sua compatibilità con gli strumenti di apprendimento automatico e di intelligenza artificiale aprirà nuove frontiere.

Con il miglioramento delle reti neurali profonde, le aziende possono utilizzarle insieme agli strumenti RPA per creare flussi di lavoro e processi di automazione più complessi. Inoltre, i team possono abbinare gli strumenti RPA a diverse altre tecnologie emergenti in un processo che Gartner definisce iperautomazione .

 

Dove si colloca la RPA nel contesto dell’iperautomazione?

 

Iperautomazione descrive un insieme di processi che cerca di massimizzare l’automazione nell’intera azienda. Si tratta di un mix di tecnologie diverse, come l’intelligenza artificiale (AI), il machine learning (ML), gli strumenti di gestione dei processi aziendali (BPM), la piattaforma di integrazione come servizio (iPaaS) e, naturalmente, la RPA.

Tuttavia, sebbene la RPA sia una componente dell’approccio globale all’iperautomazione, è essenziale comprendere i limiti di questa tecnologia. L’RPA è più indicata per le attività più semplici, mentre l’iperautomazione cerca di automatizzare il maggior numero possibile di processi.

 

Riflessioni finali: Che cos’è la RPA (Robotic Process Automation)?

La RPA è una tecnologia potente e dirompente. Tuttavia, i CIO e i CTO devono essere in grado di rispondere alla domanda “che cos’è l’automazione robotica dei processi (RPA)?” per ottenere il consenso a livello di consiglio di amministrazione.

Come già detto, il software RPA consente alle aziende di automatizzare i processi informatici tipicamente gestiti da personale manuale. Il software utilizza istruzioni if/then/else per svolgere queste attività quotidiane, ma con una velocità e una precisione incredibili.

Le applicazioni e i vantaggi di questa tecnologia sono immensi. Può aumentare la produttività, far risparmiare denaro, soddisfare le rigorose condizioni normative e di conformità e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti.

Forse il vantaggio più convincente degli strumenti RPA è la loro facilità di adozione. Invece di sostituire il software legacy o di impegnarsi in costosi progetti di implementazione o integrazione, il software RPA funziona immediatamente. Grazie alla loro natura senza codice, sono perfetti anche per i team non tecnici.

 

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