Secondo il
Rapporto sulla spesa e le tendenze dell’automazione intelligente per il 2023
il 54% delle aziende prevede di investire in
RPA
quest’anno. Con il 42% degli intervistati che ha dichiarato di aver già investito nella RPA, si può affermare che le aziende di tutto il mondo si stanno rendendo conto dei notevoli vantaggi dell’automazione. Questa adozione diffusa ha molto senso: quale organizzazione non vorrebbe ridurre i costi, aumentare la produttività e avere dipendenti più felici?
Tuttavia, mentre i vantaggi della RPA possono essere chiari, il percorso verso l’automazione è spesso meno compreso. Il ciclo di vita della RPA presenta molte insidie, ma è possibile evitarle facilmente applicando una strategia prudente. Successo
L’implementazione della RPA
inizia con un’attenta valutazione e pianificazione prima di passare a un rigoroso programma di test, implementazione e manutenzione.
Seguite questi dieci passi per l’automazione robotica dei processi per assicurarvi che l’implementazione avvenga nel modo più fluido possibile. Questa guida vi accompagnerà dall’ideazione alla realizzazione del vostro primo processo RPA.
Qual è il ciclo di vita della RPA?
Il ciclo di vita dell’automazione dei processi robotici descrive le varie fasi necessarie per progettare, costruire ed eseguire un processo RPA. Il dibattito su quali fasi del ciclo di vita della RPA siano necessarie per un’implementazione di successo è molto vivace e sano. Tuttavia, le migliori riflessioni in materia hanno in comune alcune fasi, come la valutazione, il test, la misurazione e la manutenzione. Per questo motivo, il ciclo di vita della RPA si basa su molte delle migliori pratiche utilizzate nello sviluppo generale del software.
Qui presentiamo dieci fasi critiche della RPA che daranno al vostro progetto le migliori possibilità di successo.
#1. Stabilire gli obiettivi
Ogni buon ciclo di vita della RPA inizia con la definizione di obiettivi chiari. Per il Gruppo Standish, meno del 30% dei progetti IT viene portato a termine con successo. Le ragioni di questi dati negativi sono molteplici, tra cui la scarsa programmazione, il cambiamento dei requisiti e la mancanza di allineamento tra i membri del team. Tuttavia, la mancanza di obiettivi concreti è una delle cause più perniciose di fallimento dei progetti IT.
Tutti i progetti o le campagne aziendali necessitano di obiettivi espliciti. Vi aiutano a rimanere concentrati e vi permettono di fissare obiettivi ben definiti e misurabili verso cui lavorare. Quindi, prima di considerare i processi RPA specifici che si desidera automatizzare, è necessario delineare il motivo per cui si sta percorrendo questa strada.
Definite cosa volete ottenere dal processo. Gli obiettivi tipici della RPA includono, ma non solo, alcuni dei seguenti:
- Riduzione dei costi
- Aumentare la produttività
- Aumentare la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti
- Diventare più competitivi
- Realizzare la trasformazione digitale
Qualunque sia la vostra motivazione, assicuratevi di definire chiaramente i vostri obiettivi prima di passare alle fasi di automazione dei processi robotici descritte di seguito.
Se avete bisogno di aiuto per scrivere i vostri obiettivi, utilizzate l’acronimo SMART. Tutti gli obiettivi dovrebbero essere:
- Specifico
- Mmportabile
- Achievole
- Relevato
- Time-bound
Vediamo come applicare il framework SMART a un progetto RPA.
Esempio di progetto
Un sito di commercio elettronico vuole creare uno strumento di confronto dei prezzi della concorrenza per offrire sempre i prezzi più bassi.
Specifico:
Un bot RPA scrape i dati da determinati siti web a intervalli di un’ora, struttura le informazioni in un database e regola i prezzi sul sito web dell’azienda per garantire che siano competitivi come quelli dei concorrenti. L’automazione sostituirà un processo aziendale esistente che utilizza quattro lavoratori umani per svolgere il lavoro.
Misurabile:
Il progetto sarà considerato riuscito quando i quattro lavoratori umani non controlleranno più manualmente i prezzi sui siti web.
Raggiungibile:
L’automazione può essere ottenuta implementando una soluzione RPA in grado di ispezionare le pagine, estrarre i dati sui prezzi ed esportarli in una tabella. Le soluzioni RPA devono anche integrarsi nel sistema di gestione dei contenuti e avere l’autorizzazione ad aggiornare e pubblicare i nuovi dati.
Rilevante:
Il passaggio dai flussi di lavoro manuali a quelli automatizzati consentirà di risparmiare le ore di quattro dipendenti, sostenendo così gli obiettivi dell’organizzazione di ridurre le spese generali del personale.
Legato al tempo:
Questo progetto dovrebbe essere realizzato entro i prossimi tre mesi. La velocità di implementazione è importante, e questo è un altro fattore che spiega perché l’RPA è il miglior candidato per questo lavoro.
#2. Identificare i candidati al processo RPA
Passiamo quindi a una delle fasi più importanti dell’RPA: l’identificazione dei processi che si desidera automatizzare. Nella fase precedente del ciclo di vita RPA, avete delineato i vostri obiettivi. Questi obiettivi dovrebbero essere alla base dei compiti che si possono identificare come candidati per la RPA.
Supponiamo che il vostro obiettivo sia quello di risparmiare tempo nell’elaborazione delle buste paga. In questa fase del ciclo di vita dello sviluppo RPA, vengono scomposti tutti i processi coinvolti nella gestione del libro paga. Quindi, si decide quali fasi richiedono ancora un intervento manuale e quali sono adatte a un processo RPA.
Allo stesso modo, se l’obiettivo è la soddisfazione dei dipendenti, è necessario verificare i flussi di lavoro esistenti e identificare le attività ripetitive e banali che occupano il tempo dei lavoratori.
Con l’esecuzione di questa ricerca, vi farete un’idea di quante ore di lavoro o altre risorse potete risparmiare grazie all’implementazione della RPA. Ricordate che, affinché l’RPA sia utile, le attività e i processi automatizzati devono avere un volume sufficientemente elevato.
Esempio di processo
Una società di spedizioni è colpita dal turnover dei dipendenti. Il problema sta danneggiando la produttività e i livelli di servizio ai clienti. Un’indagine interna rivela che il grado di soddisfazione dei dipendenti è basso a causa dell’elevato volume di lavoro ripetitivo, come la gestione e l’aggiornamento delle richieste di spedizione.
Nel tentativo di aumentare la soddisfazione dei dipendenti, l’azienda di spedizioni individua la necessità di un sistema automatizzato che sostituisca la ricerca manuale degli aggiornamenti sui vettori di spedizione. I processi RPA coinvolti comprendono:
- Un bot cerca nei siti web dei fornitori di servizi di spedizione e fornisce aggiornamenti sulle consegne ai sistemi aziendali interni.
- Un bot invia e-mail o sms ai clienti in tempo reale, riducendo i ticket di assistenza clienti, le chiamate e le richieste.
#3. Eseguire test di fattibilità
La verifica di fattibilità della RPA comporta l’approfondimento di ogni processo RPA identificato nelle fasi precedenti del ciclo di vita del progetto RPA e la comprensione della sua fattibilità. È possibile suddividere la valutazione di fattibilità della RPA in tre fasi distinte.
Fase 1: valutazione del processo
La valutazione del processo RPA deve essere il più dettagliata possibile. Mentre strumenti come ZAPTEST utilizzare la tecnologia di visione computerizzata (CVT) per catturare e simulare le interazioni uomo-computer che comprendono un’attività, è comunque necessario documentare ogni fase fino alla pressione dei tasti. È il momento di scoprire se le attività che si vogliono automatizzare sono davvero processi basati su regole e su fasi.
Fase 2: valutazione tecnica:
Successivamente, è necessario prendere in considerazione questioni più tecniche. Ad esempio, se si vuole realizzare il ROI, è necessario un elevato volume di transazioni. Allo stesso modo, è necessario considerare aspetti quali la scalabilità del progetto, la stabilità dei programmi con cui interagiranno gli strumenti RPA e la disponibilità dell’organizzazione a nuovi flussi di lavoro e all’implementazione della RPA.
Pensate al tipo di input e output di dati necessari per l’attività. Se gli input utilizzano dati strutturati, è un bene. Se non sono strutturati, potrebbero essere necessarie applicazioni o modelli aggiuntivi per risolvere il problema.
Dopodiché, dovrete pensare al vostro stack software. Come potete integrare il software RPA nel vostro attuale ambiente tecnologico?
Fase 3: valutazione del ROI:
Il vostro progetto ha probabilmente un budget. E probabilmente avete cercato di capire quanto potrebbe costare l’implementazione di un flusso di lavoro RPA. Ora è necessario fare i conti e capire se l’implementazione degli strumenti RPA non solo è conveniente, ma è anche in grado di far guadagnare la vostra azienda. McKinsey Digital suggerisce che i progetti di RPA possono portare un ROI compreso tra 30% e 200% entro il primo anno. Si tratta di un intervallo piuttosto ampio, quindi cercate di ottenere un valore più ristretto.
Esempio di processo
Una banca di medie dimensioni si è espansa in una nuova regione. Nell’ambito della sua strategia, offre prestiti ai nuovi consumatori. Tuttavia, l’elaborazione di questi prestiti avviene manualmente, con un notevole carico di lavoro per i dipendenti attuali.
La direzione esegue un test di fattibilità per confermare quanto segue:
- Processo: L’approvazione del prestito si basa su criteri rigorosi; l’intervento umano non è richiesto per il processo decisionale perché è basato su regole.
- Tecnico: I moduli di richiesta includono dati strutturati, che il bot RPA può elaborare e restituire un’approvazione o un rifiuto.
- ROI: La gestione manuale delle richieste di prestito richiederà l’assunzione di cinque nuovi membri del team, per cui l’implementazione di un sistema RPA sarà molto più conveniente. Il ROI è assicurato.
#4. Scegliere la giusta soluzione RPA
Una volta che vi siete impegnati a fondo per comprendere i vostri obiettivi, delineare i processi che volete automatizzare e valutare la fattibilità del progetto, è il momento di passare alla selezione del fornitore. È fondamentale fare le dovute verifiche su un fornitore e sulla sua soluzione, ma non ci sono regole ferree. Molto dipende dalle dimensioni e dalla portata del progetto, dai dipendenti che utilizzeranno l’RPA, dal budget e da tutta una serie di altri fattori.
Ecco alcuni dei principali aspetti da considerare.
Requisiti del progetto:
Esplorate i fornitori con un’esperienza consolidata nel vostro settore. Sebbene gli strumenti RPA siano flessibili, trovare fornitori con esperienza nel vostro settore può aiutare il vostro ciclo di vita di sviluppo RPA a muoversi più rapidamente. Tuttavia, cosa forse ancora più importante, dovreste considerare le dimensioni e la portata del vostro progetto e cercare i fornitori in base a questi parametri.
Ad esempio, questo è un buon momento per considerare quanto i progetti RPA saranno utilizzati in tutta l’azienda. Se si tratta di un progetto di grandi dimensioni che richiede molte postazioni, i costi delle licenze sono una considerazione essenziale. Allo stesso modo, se la vostra azienda sta perseguendo una crescita aggressiva o se i vantaggi di un’implementazione RPA di successo vi consentiranno di scalare, allora una soluzione che offre licenze illimitate con un unico prezzo di abbonamento avrà senso.
Tecnologia:
Pensate al vostro progetto e agli strumenti specifici di cui avete bisogno per realizzare i vostri obiettivi. Alcuni elementi da considerare sono il numero di licenze necessarie, la disponibilità della tecnologia di visione artificiale, il codice riutilizzabile, lo scripting multipiattaforma, le integrazioni API e molto altro ancora. Cercate di allineare la USP del fornitore con le vostre esigenze.
Anche in questo caso, molte decisioni saranno influenzate dalla portata specifica del progetto. Ad esempio, molte aziende e governi di tutto il mondo si affidano ancora a sistemi legacy. Le ragioni per cui le aziende non migrano da queste applicazioni obsolete sono molte, tra cui i costi, l’eccessiva complicazione e anche la consapevolezza che questi sistemi, pur essendo vecchi, svolgono ancora più o meno il loro lavoro a un livello accettabile.
Gli strumenti di RPA sono un modo eccellente per portare questi strumenti nella modernità. Mentre le API, le piattaforme di integrazione e gli operatori manuali sono tutti metodi in grado di leggere e scrivere i dati da questi sistemi, gli strumenti RPA rappresentano un metodo molto più conveniente. Inoltre, la natura modulare di questi software RPA consente di estendere i sistemi esistenti in soluzioni che offrono flussi di lavoro più robusti.
Altre tecnologie che possono dare un vantaggio al vostro processo di workflow RPA sono gli strumenti cross-application e cross-platform. Se i processi aziendali prevedono integrazioni tra diversi dispositivi e applicazioni o la collaborazione tra team remoti, l’RPA può offrire la versatilità desiderata.
Facilità d’uso:
Le soluzioni RPA sono costruite per consentire ai team non tecnici di ottenere il massimo dall’automazione. Gli strumenti senza codice o senza script con interfacce intuitive sono l’opzione migliore. La codifica richiede molto tempo e l’accesso a sviluppatori qualificati. Gli strumenti no-code, invece, sono limitati solo dalla creatività e dalle capacità di risoluzione dei problemi del lavoratore.
Naturalmente, la facilità d’uso va al di là di un’interfaccia utente (UI) intuitiva. Il concetto si estende anche a un onboarding efficace che assicura che il team sappia come ottenere il massimo dall’investimento nell’automazione. Si consiglia di riflettere attentamente sulle differenze tra un modello di licenza Software + Servizi e un modello di licenza solo Software.
Supporto:
L’assistenza ai clienti è fondamentale, soprattutto per i team che intraprendono progetti RPA per la prima volta. Inoltre, un supporto reattivo è indispensabile quando si automatizzano flussi di lavoro critici per l’azienda.
Alcuni strumenti, come ZAPTEST, offrono l’accesso a un esperto dedicato che aiuta a implementare e mantenere la soluzione per l’intero ciclo di vita della RPA. Gli esperti ZAP certificati sono formati in una serie di discipline relative all’automazione, comprese le best practice di implementazione RPA. I nostri esperti possono aiutarvi a pianificare e sviluppare i processi del flusso di lavoro. Inoltre, grazie alla loro esperienza con l’automazione dei test software, possono fornire assistenza per i test funzionali e delle prestazioni, che analizzeremo nel passo 7 di questa guida.
Oltre al supporto dedicato, cercate soluzioni RPA con una vivace comunità di utenti; i forum sono un eccellente deposito di informazioni.
Prezzo:
Il prezzo è sempre un fattore da considerare. Nessuno opera con un budget illimitato. Tenete presente che lo strumento più costoso non è sempre il migliore. Pertanto, nella scelta di un fornitore, è necessario fare attenzione al valore.
La maggior parte delle soluzioni RPA utilizza licenze mensili o annuali. Tuttavia, l’importo dell’abbonamento varia notevolmente da un fornitore all’altro. Cercate i punti di differenza tra i vari fornitori, soprattutto per quanto riguarda le licenze illimitate. Con l’espansione delle capacità RPA o la scalata dell’azienda, le licenze illimitate garantiscono costi fissi e prevedibili.
Inoltre, cercate fornitori che includano nel pacchetto un’assistenza di prima classe. Ad esempio, il nostro pacchetto Enterprise mette a disposizione un esperto ZAP che affianca il vostro team per realizzare un’implementazione che produca risultati. I costi di un abbonamento possono essere compensati dallo stipendio di un membro del personale tecnico, il che si traduce in un valore serio.
Reputazione:
La reputazione di un fornitore è un indicatore essenziale di affidabilità e qualità. Al giorno d’oggi, tutti noi possiamo accedere alle recensioni online per scoprirlo. Inoltre, non abbiate paura di chiedere ai fornitori casi di studio o testimonianze pertinenti.
Se volete collaborare con una soluzione RPA o offrire servizi white-label, parlate con il vostro fornitore e chiedete consiglio ai consulenti e ai partner esistenti. Queste soluzioni funzionano bene anche per le agenzie e i fornitori di servizi aziendali.
#5. Design
La progettazione è una fase essenziale della gestione del ciclo di vita della RPA. È il momento in cui tutta la vostra pianificazione e ricerca prende forma. Qui è possibile attingere alle informazioni prodotte durante la fase di verifica della fattibilità e costruire mappe per il processo RPA.
A questo punto si può iniziare a costruire un documento di progettazione del processo (PDD). Grazie alla disponibilità di strumenti di comunicazione e di cloud hosting, questi documenti possono essere molto collaborativi. Incoraggiate la collaborazione degli stakeholder, se necessario, per garantire la profondità delle opinioni.
Una volta ottenuto un modello del processo, è possibile tracciare le dipendenze. Possono essere applicazioni specifiche, database e fogli di calcolo che fungono da trigger, input o output per il vostro processo.
Se il processo A non può essere completato senza il processo B, si ha una dipendenza. Naturalmente, questo è il caso più semplice. I progetti di grandi dimensioni con più processi interdipendenti possono diventare rapidamente un groviglio di dipendenze, quindi è una buona idea costruire una mappa dei processi.
#6. Sviluppare
Lo sviluppo è una delle parti più interessanti dell’implementazione della RPA. È qui che tutte le vostre ricerche si trasformano in qualcosa di tangibile. A seconda del fornitore di RPA scelto, questa fase può essere molto complessa e richiedere alcune competenze tecniche oppure molto semplice e intuitiva.
ZAPTEST offre due modi diversi per sviluppare i processi RPA. In primo luogo, è possibile utilizzare un registratore su schermo per osservare un lavoratore umano mentre esegue l’attività che si desidera trasformare in un flusso di lavoro RPA. La nostra tecnologia registra il compito e lo suddivide in fasi modificabili. In alternativa, è possibile utilizzare un software di mappatura del flusso di lavoro con funzionalità di trascinamento e rilascio per programmare i passaggi necessari.
#7. Test
La prossima fase del ciclo di vita dell’automazione dei processi robotici è fondamentale. Anche se l’automazione dei processi può essere completa, è necessario metterla alla prova prima di iniziare l’attività. Alcuni processi RPA sono molto semplici, mentre altri sono più complessi a causa di dipendenze, volumi di transazioni o altri fattori.
A questo punto, è possibile testare il processo in un ambiente di staging per assicurarsi che funzioni come previsto. Strumenti di automazione del test del software può aiutarvi a garantire che siate coperti da tutti i punti di vista, creando una serie di scenari che il vostro RPA potrebbe affrontare. È necessario creare script di test dettagliati che misurino i risultati rispetto a quelli attesi insieme agli scenari in esecuzione.
Anche i test di prestazione e di carico sono fondamentali per garantire che i processi RPA siano abbastanza resistenti da sopportare le sollecitazioni dell’uso quotidiano. Inoltre, sebbene il team di collaudo sia nella posizione migliore per verificare se l’implementazione della RPA funziona correttamente, considerate anche la possibilità di chiedere agli utenti e agli altri stakeholder le loro opinioni.
Tenere un registro meticoloso e registrare tutte le anomalie che devono essere affrontate.
#8. Misura
Esiste un gran numero di metriche che potete utilizzare per misurare il successo e le prestazioni dei vostri tentativi di automazione. Molte di queste metriche saranno direttamente collegate agli obiettivi e alle obiezioni che avete stabilito nella Fase 1. Tuttavia, altri saranno legati a considerazioni come la velocità di implementazione, il ROI e così via.
La RPA è un processo costante. Sebbene l’idea sia quella di impostarlo e lasciarlo funzionare, è necessario monitorare costantemente i processi per garantire i rendimenti desiderati e le prestazioni ottimali.
Ecco un elenco di alcune metriche RPA popolari
- Velocità: Il tempo medio necessario per completare il processo da un capo all’altro.
- Precisione: Una misura percentuale dell’accuratezza dei dati elaborati
- Valore aziendale atteso: Una misura del tempo, del denaro o di altre risorse che il processo RPA consente di risparmiare all’azienda.
- Tempo di inattività: Tempo in ore o giorni in cui il processo RPA non è disponibile.
#9. Piano di backup
Sebbene l’implementazione del flusso di lavoro RPA significhi lasciarsi alle spalle i vecchi metodi, è necessario avere sempre un piano di riserva. Come ogni professionista IT o leader aziendale sa, le cose possono andare male in qualsiasi momento, e spesso lo fanno nel momento peggiore.
Se si utilizzano processi RPA per gestire attività critiche, è necessario un piano di continuità aziendale nel caso in cui qualcosa vada storto. I piani di backup variano a seconda dell’implementazione, ma potrebbero includere la rotazione dei lavoratori manuali per completare le attività vitali durante i tempi di inattività.
#10. Implementazione e manutenzione
Una volta completate queste fasi di implementazione dell’RPA, è il momento di lanciare la vostra soluzione RPA in un ambiente di produzione.
I processi RPA hanno molte dipendenze. Mentre il processo può rimanere invariato, le applicazioni, i fogli di calcolo e i database integrati possono cambiare. Oppure, altrettanto probabilmente, le credenziali di sicurezza possono cambiare. Quando ciò accade, il processo RPA può restituire eccezioni. I programmi di monitoraggio, test e manutenzione programmati possono contribuire a garantire la massima operatività.
Riflessioni finali
L’implementazione del processo di RPA deve essere il risultato di una pianificazione ponderata e deliberata. Seguendo queste dieci fasi, darete al vostro progetto le migliori possibilità di successo. I progetti IT hanno un tasso di fallimento inaccettabilmente alto. Non diventate una statistica. Seguendo questi passaggi, potrete sedervi e godere dei vantaggi di un progetto RPA che offre valore.
