Згідно зі звітом
Звіту про витрати та тенденції на інтелектуальну автоматизацію у 2023 році
54% компаній планують інвестувати в
RPA
цього року. Оскільки 42% респондентів стверджують, що вони вже інвестували в RPA, можна з упевненістю сказати, що компанії по всьому світу починають усвідомлювати значні переваги автоматизації. Таке широке впровадження має великий сенс: яка організація не хотіла б скоротити витрати, підвищити продуктивність і мати щасливіших співробітників?
Однак, хоча переваги RPA можуть бути абсолютно зрозумілими, шлях до автоматизації часто менш зрозумілий. Життєвий цикл RPA має багато підводних каменів, але ви можете легко уникнути їх, застосувавши розумну стратегію. Успішно
Впровадження RPA
починається з ретельної оцінки та планування, перш ніж перейти до суворої програми тестування, розгортання та обслуговування.
Дотримуйтесь цих десяти кроків автоматизації роботизованих процесів, щоб переконатися, що впровадження пройде максимально гладко. Цей посібник проведе вас через весь шлях від ідеї до запуску вашого першого RPA-процесу.
Який життєвий цикл RPA?
Життєвий цикл роботизованої автоматизації процесів описує різні етапи, необхідні для проектування, побудови та виконання процесу RPA. Існує багато жвавих і здорових дискусій про те, які етапи життєвого циклу RPA необхідні для успішного впровадження. Однак найкращі підходи до цього питання мають кілька спільних етапів, таких як оцінка, тестування, вимірювання та підтримка. Таким чином, життєвий цикл RPA спирається на багато найкращих практик, що застосовуються в загальній розробці програмного забезпечення.
Тут ми представляємо десять важливих етапів RPA, які дадуть вашому проекту найбільше шансів на успіх.
#1. Визначте свої цілі
Будь-який хороший життєвий цикл RPA починається з визначення чітких цілей. За даними Стендіш Груп, менше 30% ІТ-проектів завершуються успішно. Є багато причин для таких сумних цифр, включаючи погане планування, мінливі вимоги та відсутність узгодженості між членами команди. Однак відсутність конкретних цілей є однією з найбільш згубних причин провалу ІТ-проектів.
Усі бізнес-проекти та кампанії потребують чітких цілей. Вони допомагають вам залишатися сфокусованими і дозволяють встановлювати чітко визначені та вимірювані цілі, до яких потрібно прагнути. Отже, перш ніж розглядати конкретні процеси RPA, які ви хочете автоматизувати, ви повинні визначити, чому ви йдете цим шляхом.
Визначте, чого ви хочете досягти від процесу. Типові цілі АРП включають в себе, але не обмежуються ними, деякі з наступних:
- Зниження витрат
- Підвищення продуктивності
- Підвищення рівня задоволеності та утримання працівників
- Стаємо більш конкурентоспроможними
- Досягнення цифрової трансформації
Якою б не була ваша мотивація, переконайтеся, що ви чітко визначили свої цілі, перш ніж переходити до наведених нижче кроків роботизованої автоматизації процесів.
Якщо вам потрібна допомога в написанні цілей, використовуйте абревіатуру SMART. Всі цілі повинні бути:
- Sспецифічний
- Mлегкий
- Aгідний
- Rдоречний
- Tпов’язаний з часом
Давайте розглянемо, як можна застосувати фреймворк SMART до проекту RPA.
Приклад проекту
Веб-сайт електронної комерції хоче створити інструмент порівняння цін конкурентів, щоб вони завжди пропонували найнижчі ціни.
Конкретно:
RPA-бот з інтервалом в 1 годину збирає дані з певних веб-сайтів, структурує інформацію в базі даних і коригує ціни на веб-сайті компанії, щоб вони були такими ж конкурентоспроможними, як у конкурентів. Ця автоматизація замінить існуючий бізнес-процес, який використовує чотирьох працівників для виконання роботи.
Вимірюваний:
Проект буде вважатися успішним, коли четверо людей перестануть вручну перевіряти і коригувати ціни на сайтах.
Досяжно:
Автоматизація може бути досягнута шляхом впровадження RPA-рішення, яке може перевіряти сторінки, витягувати дані про ціни та експортувати їх у таблицю. Рішення RPA також повинні інтегруватися в систему управління контентом і мати дозвіл на оновлення та публікацію нових даних.
Доречно:
Перехід від ручних до автоматизованих робочих процесів заощадить робочий час чотирьох співробітників, що сприятиме досягненню цілей організації щодо скорочення накладних витрат на персонал.
Обмежений у часі:
Цей проект має бути реалізований протягом наступних трьох місяців. Швидкість впровадження має велике значення, що є ще одним фактором, чому RPA є найкращим кандидатом для цієї роботи.
#2. Визначте кандидатів на участь у процесі RPA
Далі ми переходимо до одного з найважливіших етапів RPA: визначення процесів, які ви хочете автоматизувати. На попередньому етапі життєвого циклу RPA ви окреслили свої цілі. Ці цілі повинні визначати, які завдання ви визначаєте як кандидати на RPA.
Припустимо, ваша мета – заощадити час на обробці заробітної плати. На цьому етапі життєвого циклу розробки RPA ви розбиваєте всі процеси, пов’язані з розрахунком заробітної плати. Потім ви вирішуєте, які етапи все ще потребують ручного втручання, а які підходять для процесу RPA.
Аналогічно, якщо ваша мета – задоволеність працівників, вам потрібно провести аудит існуючих робочих процесів і виявити повторювані та рутинні завдання, які забирають час у ваших працівників.
Провівши це дослідження, ви отримаєте уявлення про те, скільки робочих годин або інших ресурсів ви можете заощадити завдяки впровадженню RPA. Пам’ятайте, щоб RPA був ефективним, завдання та процеси, які ви автоматизуєте, повинні бути досить великими.
Приклад процесу
Плинність кадрів сильно впливає на судноплавну компанію. Ця проблема негативно впливає на продуктивність та рівень обслуговування клієнтів. Внутрішнє опитування показало, що задоволеність працівників низька через великі обсяги повторюваної роботи, наприклад, відстеження та оновлення запитів на відвантаження.
Прагнучи підвищити рівень задоволеності співробітників, судноплавна компанія визначила потребу в автоматизованій системі, яка замінила б ручний пошук оновлень перевізників. Процеси RPA включають в себе наступні:
- Бот шукає веб-сайти постачальників послуг доставки та надає оновлення про доставку у внутрішні бізнес-системи
- Бот надсилає клієнтам електронні листи або повідомлення в режимі реального часу, зменшуючи кількість запитів, дзвінків та звернень до служби підтримки.
#3. Проведіть техніко-економічне обґрунтування
Техніко-економічне обґрунтування RPA передбачає глибоке занурення в кожен процес RPA, який ви визначили на попередніх етапах життєвого циклу проекту RPA, і справжнє розуміння його життєздатності. Ви можете розбити оцінку доцільності RPA на три окремі етапи.
Етап 1: Оцінка процесу
Ваша оцінка процесу RPA має бути якомога детальнішою. Хоча такі інструменти, як ZAPTEST використовувати технологію комп’ютерного зору (CVT) для фіксації та імітації взаємодії людини з комп’ютером, яка охоплює завдання, ви все одно повинні документувати кожен крок аж до натискання клавіш. Настав час з’ясувати, чи є завдання, які ви хочете автоматизувати, дійсно процесами, що базуються на правилах, покроковими процесами.
Етап 2: Технічна оцінка:
Далі потрібно розглянути більш технічні питання. Наприклад, якщо ви хочете реалізувати ROI, вам потрібні великі обсяги транзакцій. Аналогічно, вам потрібно враховувати такі речі, як масштабованість вашого проекту, стабільність програм, з якими будуть взаємодіяти ваші інструменти RPA, а також те, наскільки ваша організація готова до нових робочих процесів і впровадження RPA.
Подумайте про тип вхідних і вихідних даних, необхідних для виконання завдання. Якщо у вхідних даних використовуються структуровані дані, це добре. Якщо вони неструктуровані, вам можуть знадобитися додаткові додатки або шаблони, щоб вирішити проблему.
Після цього варто подумати про стек програмного забезпечення. Як ви можете інтегрувати своє програмне забезпечення RPA в поточне технологічне середовище?
Етап 3: Оцінка рентабельності інвестицій:
Ваш проект, ймовірно, має бюджет. І ви, напевно, вже поспілкувалися з колегами, щоб отримати загальне уявлення про те, скільки може коштувати впровадження робочого процесу RPA. Тепер вам потрібно проаналізувати цифри і переконатися, що впровадження інструментів RPA не тільки економічно ефективне, але й принесе вашому бізнесу прибуток. McKinsey Digital припускає, що RPA-проекти можуть принести рентабельність інвестицій від 30% і 200% протягом першого року. Це досить широкий діапазон, тому спробуйте знайти більш вузьке поле.
Приклад процесу
Банк середнього розміру розширив свою діяльність у новому регіоні. В рамках своєї стратегії вона пропонує кредити новим споживачам. Однак обробка цих кредитів здійснюється вручну, що створює значне навантаження на нинішніх працівників.
Керівництво проводить техніко-економічне обґрунтування, щоб підтвердити наступне:
- Процес: Затвердження кредиту базується на суворих критеріях; втручання людини не потрібне для прийняття рішення, оскільки воно ґрунтується на правилах
- Технічний: Форми заявок містять структуровані дані, які RPA-бот може обробити і повернути схвалення або відмову
- РЕНТАБЕЛЬНІСТЬ ІНВЕСТИЦІЙ: Обробка кредитних заявок вручну потребуватиме найму п’яти нових співробітників, тому впровадження системи RPA буде набагато ефективнішим з точки зору витрат. Рентабельність інвестицій гарантована.
#4. Виберіть правильне RPA-рішення
Після того, як ви зрозуміли свої цілі, окреслили процеси, які хочете автоматизувати, та оцінили реалістичність проекту, настав час перейти до вибору постачальника. Важливо провести належну перевірку постачальника та його рішення, але тут немає жорстких і швидких правил. Багато що залежить від розміру та масштабу вашого проекту, які співробітники будуть використовувати RPA, вашого бюджету та цілої низки інших факторів.
Ось деякі з основних моментів, які слід врахувати.
Вимоги до проекту:
Вивчіть постачальників, які мають досвід роботи у вашому регіоні. Хоча інструменти RPA є гнучкими, пошук постачальників з досвідом роботи у вашій галузі може допомогти прискорити життєвий цикл розробки RPA. Але, можливо, ще важливіше враховувати розмір та обсяг вашого проекту і шукати постачальників, виходячи з цих параметрів.
Наприклад, зараз саме час подумати про те, наскільки широко ваші проекти RPA будуть використовуватися у вашому бізнесі. Якщо це великий проект, що вимагає багато місць, витрати на ліцензування є важливим фактором. Аналогічно, якщо ваш бізнес активно розвивається або переваги успішного впровадження RPA дозволять вам масштабуватися, то рішення, яке пропонує необмежену кількість ліцензій за єдиною ціною передплати, має сенс.
Технології:
Подумайте про свій проект і конкретні інструменти, які вам потрібні для реалізації ваших цілей. Тут слід враховувати кількість необхідних ліцензій, наявність технології комп’ютерного зору, багаторазового використання коду, крос-платформних скриптів, інтеграції з API та багато іншого. Спробуйте узгодити УТП постачальника з вашими вимогами.
Знову ж таки, на багато ваших рішень впливатиме конкретний обсяг вашого проекту. Наприклад, багато підприємств та урядів у всьому світі все ще покладаються на застарілі системи. Є багато причин, чому організації не мігрують з цих застарілих додатків, включаючи вартість, надмірну складність і навіть визнання того, що хоча ці системи старі, вони все ще більш-менш виконують роботу на прийнятному рівні.
Інструменти RPA – це чудовий спосіб залучити ці інструменти до сучасності. Хоча API, інтеграційні платформи та ручні працівники можуть читати та записувати дані з цих систем, інструменти RPA є набагато більш економічно ефективним методом. Більше того, модульна природа цих програм RPA означає, що ви можете розширити застарілі системи до рішень, які забезпечують більш надійні робочі процеси.
Інші технології, які можуть надати вашому робочому процесу RPA перевагу, включають крос-програмні та крос-платформні інструменти. Якщо у вас є бізнес-процеси, які передбачають інтеграцію між різними пристроями та додатками або співпрацю між віддаленими командами, RPA може запропонувати потрібну вам універсальність.
Простота у використанні:
Рішення RPA створені для того, щоб дозволити нетехнічним командам отримати максимум користі від автоматизації. Інструменти без коду або без скриптів з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом – найкращий варіант. Кодування займає багато часу і вимагає доступу до кваліфікованих розробників. З іншого боку, інструменти без коду обмежуються лише творчим потенціалом вашого працівника та його навичками вирішення проблем.
Звичайно, простота використання виходить за рамки інтуїтивно зрозумілого користувацького інтерфейсу (UI). Ця концепція також поширюється на ефективне введення в курс справи, яке гарантує, що ваша команда знає, як отримати максимальну віддачу від інвестицій в автоматизацію. Ми рекомендуємо добре подумати про відмінності між моделлю ліцензування “Програмне забезпечення + послуги” та моделлю ліцензування лише програмного забезпечення.
Підтримка:
Підтримка клієнтів має вирішальне значення, особливо для команд, які вперше беруться за проекти RPA. Більше того, оперативна підтримка є обов’язковою умовою, коли ви автоматизуєте важливі для бізнесу робочі процеси.
Деякі інструменти, такі як ZAPTEST, пропонують доступ до спеціального експерта, який допоможе впровадити та підтримувати ваше рішення протягом усього життєвого циклу RPA. Сертифіковані експерти ZAP проходять підготовку з ряду дисциплін, пов’язаних з автоматизацією, включаючи кращі практики впровадження RPA. Наші фахівці допоможуть вам спланувати та розробити робочі процеси. Крім того, завдяки своєму досвіду в автоматизації тестування програмного забезпечення, вони можуть допомогти з функціональним тестуванням і тестуванням продуктивності, яке ми розглянемо в кроці 7 цього посібника.
Окрім спеціалізованої підтримки, зверніть увагу на рішення RPA з активною спільнотою користувачів; форуми є чудовим джерелом інформації.
Ціна:
Ціна – це завжди фактор, який слід враховувати. Ніхто не працює з необмеженим бюджетом. Майте на увазі, що найдорожчий інструмент не завжди найкращий. Отже, при виборі постачальника звертайте увагу на вартість.
Більшість рішень RPA використовують місячні або річні ліцензії. Однак, те, що ви отримуєте за підписку, сильно відрізняється в залежності від постачальника. Зверніть увагу на відмінності між провайдерами, особливо на такі речі, як необмежені ліцензії. Якщо ви розширюєте можливості RPA або масштабуєте свій бізнес, необмежені ліцензії гарантують, що ваші витрати будуть фіксованими та передбачуваними.
Крім того, шукайте постачальників, які включають першокласну підтримку в свій пакет. Наприклад, наш пакет Enterprise надає експерта ZAP, який працюватиме разом з вашою командою над впровадженням, яке принесе результати. Витрати на підписку можна компенсувати за рахунок зарплати технічного співробітника, що становить серйозну цінність.
Репутація:
Репутація постачальника є важливим показником надійності та якості. Сьогодні ми всі можемо отримати доступ до онлайн-оглядів, щоб дізнатися про це. Крім того, не бійтеся просити продавців про відповідні тематичні дослідження або відгуки.
Якщо ви хочете співпрацювати з рішенням RPA або пропонувати послуги під власною торговою маркою, поговоріть зі своїм постачальником і зверніться за порадою до існуючих консультантів і партнерів. Ці рішення також добре підходять для агентств і постачальників бізнес-послуг.
#5. Дизайн
Проектування є важливим етапом управління життєвим циклом RPA. Це момент, коли все ваше планування та дослідження набуває форми. Тут ви можете скористатися інформацією, отриманою на етапі техніко-економічного обґрунтування, і побудувати карти для вашого процесу RPA.
На цьому етапі ви можете почати створювати документ проектування процесу (PDD). Завдяки наявності засобів комунікації та хмарного хостингу, ці документи можуть бути дуже зручними для спільної роботи. Заохочуйте співпрацю зі стейкхолдерами там, де це доречно, щоб забезпечити глибину вашої думки.
Після того, як у вас є модель процесу, ви можете скласти карту залежностей. Це може бути що завгодно, починаючи від конкретних програм, баз даних і закінчуючи електронними таблицями, які слугують тригером, входом або виходом для вашого процесу.
Якщо процес A не може бути завершений без процесу B, ви маєте залежність. Звичайно, це найпростіший випадок. Великі проекти з декількома взаємозалежними процесами можуть швидко перетворитися на безлад залежностей, тому варто створити карту процесів.
#6. Розвиватися
Розробка – одна з найцікавіших частин впровадження RPA. Саме тут всі ваші дослідження перетворюються на щось відчутне. Залежно від того, якого постачальника RPA ви обрали, цей етап може бути дуже складним і вимагати певних технічних навичок або дуже зручним та інтуїтивно зрозумілим.
ZAPTEST пропонує два різні способи розробки процесів RPA. По-перше, ви можете використовувати екранний рекордер, щоб спостерігати за тим, як працівник виконує завдання, яке ви хочете перетворити на робочий процес RPA. Наша технологія записує завдання і розбиває його на етапи, які можна редагувати. Крім того, ви можете скористатися програмним забезпеченням для відображення робочих процесів з функцією перетягування, щоб запрограмувати необхідні кроки.
#7. Тест
Цей наступний етап життєвого циклу роботизованої автоматизації процесів є критично важливим. Хоча автоматизація вашого процесу може бути завершена, ви повинні протестувати її, перш ніж запускати в роботу. Деякі процеси RPA дуже прості, тоді як інші є більш складними через залежності, обсяги транзакцій або інші фактори.
На цьому етапі ви можете протестувати свій процес у тестовому середовищі, щоб переконатися, що він працює так, як ви очікуєте. Інструменти для автоматизації тестування програмного забезпечення може допомогти вам забезпечити захист з усіх боків, створивши низку сценаріїв, з якими може зіткнутися ваш RPA. Ви повинні створити детальні тестові сценарії, які порівнюють результати з очікуваними, а також запустити сценарії.
Тестування продуктивності та навантаження також є життєво важливими для того, щоб ваші процеси RPA були достатньо надійними, щоб витримувати навантаження повсякденного використання. Крім того, хоча ваша команда тестувальників найкраще може перевірити, чи правильно функціонує ваша RPA-реалізація, подумайте про те, щоб запитати користувачів та інші зацікавлені сторони, що вони думають з цього приводу.
Ведіть ретельні записи і фіксуйте будь-які відхилення, які необхідно усунути.
#8. Вимірювання
Існує велика кількість метрик, які ви можете використовувати для вимірювання успіху та продуктивності ваших спроб автоматизації. Багато з цих показників будуть безпосередньо пов’язані з цілями та запереченнями, які ви визначили в Кроці 1. Однак інші будуть пов’язані з такими міркуваннями, як швидкість розгортання, окупність інвестицій тощо.
RPA – це постійний процес. Хоча ідея полягає в тому, щоб налаштувати систему і дозволити їй працювати, ви повинні постійно контролювати свої процеси, щоб переконатися, що вони приносять бажану віддачу і забезпечують оптимальну продуктивність.
Ось список деяких популярних метрик RPA
- Швидкість: Середній час, необхідний для завершення процесу від початку до кінця
- Точність: Відсоткова міра точності оброблених даних
- Очікувана цінність для бізнесу: Вимірювання часу, грошей або інших ресурсів, які процес RPA заощаджує для вашого бізнесу
- Час простою: Час у годинах або днях, коли процес RPA недоступний
#9. План резервного копіювання
Хоча розгортання робочого процесу RPA передбачає відхід від старих методів, ви завжди повинні мати запасний план. Як відомо будь-якому ІТ-спеціалісту чи бізнес-лідеру, щось може піти не так у будь-який момент, і часто це відбувається в найгірший момент.
Якщо ви використовуєте RPA-процеси для виконання критично важливих завдань, вам потрібен план безперервності бізнесу на випадок, якщо щось піде не так. Плани резервного копіювання будуть відрізнятися в залежності від реалізації, але вони можуть включати залучення ручних робітників для виконання життєво важливих завдань під час простою.
#10. Розгортання та обслуговування
Після того, як ви відзначили ці кроки впровадження RPA, настав час запустити ваше рішення RPA у виробниче середовище.
Процеси RPA мають багато залежностей. Хоча ваш процес може залишатися незмінним, інтегровані додатки, електронні таблиці та бази даних можуть змінюватися. Або, що не менш ймовірно, можуть змінитися облікові дані системи безпеки. Коли це трапляється, це може призвести до того, що ваш RPA-процес повертатиме винятки. Запланований моніторинг, тестування та технічне обслуговування можуть допомогти забезпечити максимальний час безвідмовної роботи.
Заключні думки
Впровадження процесу АРВ має бути результатом продуманого і цілеспрямованого планування. Дотримуючись цих десяти кроків, ви даєте своєму проекту найкращі шанси на успіх. ІТ-проекти мають неприпустимо високий рівень відмов. Не ставайте статистикою. Дотримуйтесь цих кроків, і ви зможете розслабитися і насолоджуватися перевагами RPA-проекту, який приносить користь.
