Prema
Izvješću o potrošnji i trendovima inteligentne automatizacije za 2023
. godinu, 54% tvrtki planira ulagati u
RPA
Ove godine. Budući da 42% ispitanika sugerira da su već uložili u RPA, može se reći da se tvrtke širom svijeta bude sa značajnim prednostima automatizacije. Ovo široko rasprostranjeno usvajanje ima puno smisla; Koja organizacija ne bi željela smanjiti troškove, povećati produktivnost i imati sretnije zaposlenike?
Međutim, iako bi prednosti RPA mogle biti kristalno jasne, put do automatizacije često je manje razumljiv. Životni ciklus RPA ima mnogo zamki, ali ih lako možete izbjeći primjenom razborite strategije. Uspješan
Implementacija RPA
započinje pažljivom procjenom i planiranjem prije prelaska na rigorozan program testiranja, implementacije i održavanja.
Slijedite ovih deset koraka automatizacije robotskih procesa kako biste osigurali da vaša implementacija prođe što je moguće glatko. Ovaj vodič odvest će vas sve od ideje do oslobađanja vašeg prvog RPA procesa.
Što je životni ciklus RPA?
Životni ciklus automatizacije robotskih procesa opisuje različite korake potrebne za dizajniranje, izgradnju i izvršavanje RPA procesa. Postoji mnogo živahnih i zdravih rasprava o tome koje su vam faze životnog ciklusa RPA potrebne za uspješnu provedbu. Međutim, najbolje razmišljanje o tom pitanju ima nekoliko zajedničkih faza, kao što su procjena, testiranje, mjerenje i održavanje. Kao takav, životni ciklus RPA-a oslanja se na mnoge najbolje prakse korištene u općem razvoju softvera.
Ovdje predstavljamo deset kritičnih RPA faza koje će vašem projektu pružiti najbolje šanse za uspjeh.
#1. Utvrdite svoje ciljeve
Svaki dobar životni ciklus RPA započinje uspostavljanjem jasnih ciljeva. Po standish grupi, manje od 30% IT projekata uspješno se isporučuje. Mnogo je razloga za ove sumorne brojke, uključujući loš raspored, promjenu zahtjeva i nedostatak usklađenosti među članovima tima. Međutim, nedostatak konkretnih ciljeva jedan je od najpogubnijih uzroka neuspjeha IT projekata.
Svi poslovni projekti ili kampanje trebaju eksplicitne ciljeve. Pomažu vam da ostanete usredotočeni i omogućuju vam postavljanje dobro definiranih i mjerljivih ciljeva na kojima možete raditi. Dakle, prije razmatranja specifičnih RPA procesa koje želite automatizirati, morate navesti zašto idete tim putem.
Definirajte što želite postići iz procesa. Tipični ciljevi RPA uključuju, ali nisu ograničeni na, neke od sljedećih:
- Smanjenje troškova
- Povećanje produktivnosti
- Povećanje zadovoljstva i zadržavanja zaposlenika
- Postajanje konkurentnijim
- Postizanje digitalne transformacije
Bez obzira na vašu motivaciju, pobrinite se da jasno definirate svoje ciljeve prije nego što prijeđete na korake automatizacije robotskih procesa u nastavku.
Ako vam je potrebna pomoć pri pisanju ciljeva, upotrijebite kraticu SMART. Svi ciljevi trebaju biti:
- Specific
- Molakšan
- Ostvarivo
- Relevant
- Tvezan za ime
Istražimo kako možete primijeniti SMART okvir na RPA projekt.
Primjer projekta
Web stranica e-trgovine želi izraditi alat za usporedbu cijena konkurenata tako da uvijek nude najniže cijene.
Specifičan:
RPA bot će strugati podatke s određenih web stranica u intervalima od 1 sata, strukturirati informacije u bazi podataka i prilagoditi cijene na web mjestu tvrtke kako bi osigurao da su konkurentni kao i njihovi suparnici. Ova automatizacija zamijenit će postojeći poslovni proces koji koristi četiri ljudska radnika za obavljanje posla.
Odgovarajući:
Projekt će se smatrati uspješnim kada četiri ljudska radnika više ne provjeravaju i prilagođavaju cijene na web stranicama.
Ostvariv:
Automatizacija se može postići implementacijom RPA rješenja koje može pregledati stranice, izdvojiti podatke o cijenama i izvesti ih u tablicu. RPA rješenja također se moraju integrirati u sustav upravljanja sadržajem i imati dozvolu za ažuriranje i objavljivanje novih podataka.
Relevantan:
Prelazak s ručnog na automatizirane tijekove rada uštedjet će sate četiri člana zaposlenika, podržavajući tako ciljeve organizacije da smanji režijske troškove osoblja.
Vremenski ograničeno:
Taj bi se projekt trebao ostvariti u sljedeća tri mjeseca. Brzina provedbe je važna, što je još jedan čimbenik zašto je RPA najbolji kandidat za posao.
#2. Identificiranje kandidata za RPA proces
Zatim prelazimo na jednu od najvažnijih RPA faza: identificiranje procesa koje želite automatizirati. U prethodnoj fazi životnog ciklusa RPA iznijeli ste svoje ciljeve. Ti bi ciljevi trebali informirati koje zadatke identificirate kao kandidate za RPA.
Recimo da je vaš cilj uštedjeti vrijeme na obradi plaća. Tijekom ove faze životnog ciklusa razvoja RPA-e, raščlanjujete sve procese uključene u vođenje vašeg platnog spiska. Zatim odlučujete koje faze još uvijek zahtijevaju ručnu intervenciju, a koje su prikladne za RPA proces.
Slično tome, ako je zadovoljstvo zaposlenika vaš cilj, morate pregledati postojeće tijekove rada i identificirati ponavljajuće i svakodnevne zadatke koji zauzimaju vrijeme vašeg radnika.
Dok provodite ovo istraživanje, dobit ćete osjećaj koliko radnih sati ili drugih resursa možete uštedjeti implementacijom RPA-a. Zapamtite, da bi se RPA isplatio, zadaci i procesi koje automatizirate moraju biti dovoljno velikog volumena.
Primjer procesa
Brodarska tvrtka teško je pogođena fluktuacijom zaposlenika. Problem šteti produktivnosti i razini usluge klijentima. Interno istraživanje otkriva da je zadovoljstvo zaposlenika nisko zbog velikih količina ponavljajućih radova, poput jurnjave i ažuriranja upita za otpremu.
U pokušaju povećanja zadovoljstva zaposlenika, brodarska tvrtka identificira potrebu za automatiziranim sustavom koji zamjenjuje ručna pretraživanja ažuriranja prijevoznika. Uključeni RPA procesi uključuju:
- Bot pretražuje web stranice davatelja usluga otpreme i pruža ažuriranja isporuke svojih internih poslovnih sustava
- Bot šalje e-poštu ili šalje poruke korisnicima u stvarnom vremenu, smanjujući ulaznice, pozive i upite za korisničku podršku.
#3. Pokrenite testove izvedivosti
RPA testiranje izvedivosti uključuje duboko zaron u svaki RPA proces koji ste identificirali u prethodnim fazama životnog ciklusa RPA projekta i istinsko razumijevanje njegove održivosti. Procjenu izvedivosti RPA možete podijeliti u tri različite faze.
Faza 1: Procjena procesa
Vaša procjena RPA procesa trebala bi biti što detaljnija. Dok su alati poput ZAPTEST koristite tehnologiju računalnog vida (CVT) za snimanje i oponašanje interakcija čovjeka i računala koje obuhvaćaju zadatak, i dalje biste trebali dokumentirati svaki korak prema dolje na pritisak tipke. Sada je vrijeme da saznate jesu li zadaci koje želite automatizirati uistinu procesi temeljeni na pravilima, vođeni koracima.
Faza 2: Tehnička procjena:
Zatim morate razmotriti više tehničkih pitanja. Na primjer, ako želite ostvariti povrat ulaganja, potrebne su vam velike količine transakcija. Slično tome, morate uzeti u obzir stvari poput skalabilnosti vašeg projekta, stabilnosti programa s kojima će vaši RPA alati komunicirati i koliko je vaša organizacija podložna novim tijekovima rada i implementaciji RPA.
Razmislite o vrsti unosa i izlaza podataka potrebnih za zadatak. Ako ulazi koriste strukturirane podatke, to je dobro. Ako su nestrukturirani, možda će vam trebati dodatne aplikacije ili predlošci da biste riješili problem.
Nakon toga, trebali biste razmisliti o svom softverskom snopu. Kako možete integrirati svoj RPA softver u svoje trenutno tehnološko okruženje?
3. faza: procjena povrata ulaganja:
Vaš projekt vjerojatno ima proračun. I vjerojatno ste pretraživali okolo kako biste stekli opći osjećaj koliko bi implementacija RPA tijeka rada mogla koštati. Sada morate stisnuti brojeve i vidjeti je li implementacija RPA alata ne samo isplativa, već da će zaraditi vaš poslovni novac. McKinsey Digital sugerira da RPA projekti mogu donijeti povrat ulaganja između 30% i 200% u prvoj godini. To je prilično širok raspon, pa pokušajte za čvršći stadion.
Primjer procesa
Banka srednje veličine proširila se u novu regiju. Kao dio svoje strategije, nudi zajmove novim potrošačima. Međutim, obrada tih kredita obavlja se ručno, što znatno opterećuje trenutne zaposlenike.
Uprava provodi test izvedivosti kako bi potvrdila sljedeće:
- Postupak: Odobrenje zajma temelji se na strogim kriterijima; ljudska intervencija nije potrebna za donošenje odluka jer se temelji na pravilima
- Tehnički: Obrasci za prijavu uključuju strukturirane podatke koje RPA bot može obraditi i vratiti odobrenje ili odbijanje
- ROI: Ručno rješavanje zahtjeva za kredite zahtijevat će zapošljavanje pet novih članova tima, tako da će implementacija RPA sustava biti daleko isplativija. ROI je osiguran.
#4. Odaberite pravo RPA rješenje
Nakon što uložite u tvrda dvorišta kako biste razumjeli svoje ciljeve, iznijeli procese koje želite automatizirati i procijenili izvedivost vašeg projekta, vrijeme je da prijeđete na odabir dobavljača. Bitno je provesti dubinsku analizu dobavljača i njegovog rješenja, ali ovdje nema čvrstih i brzih pravila. Mnogo ovisi o veličini i opsegu vašeg projekta, koji će zaposlenici koristiti RPA, vaš proračun i cijeli niz drugih čimbenika.
Evo nekoliko glavnih stvari koje treba uzeti u obzir.
Zahtjevi projekta:
Istražite dobavljače s rezultatima u svom prostoru. Iako su RPA alati fleksibilni, pronalaženje dobavljača s iskustvom u vašoj industriji može pomoći vašem životnom ciklusu razvoja RPA da se brže kreće. Ipak, što je možda još važnije, trebali biste razmotriti veličinu i opseg vašeg projekta i potražiti dobavljače na temelju tih parametara.
Na primjer, ovo je dobro vrijeme da razmislite o tome koliko će se vaši RPA projekti koristiti u cijelom vašem poslovanju. Ako se radi o velikom projektu koji zahtijeva mnogo sjedala, troškovi licenciranja bitno su uzeti u obzir. Slično tome, ako vaše poslovanje slijedi agresivan rast ili će vam dobre strane uspješnog uvođenja RPA-a omogućiti skaliranje, tada će rješenje koje nudi neograničene licence pod jednom cijenom pretplate imati smisla.
Tehnologija:
Razmislite o svom projektu i specifičnim alatima koji su vam potrebni za ostvarivanje ciljeva. Neke stvari koje ovdje treba uzeti u obzir su broj potrebnih licenci, dostupnost tehnologije računalnog vida, kod za višekratnu upotrebu, skriptiranje na više platformi, integracije API-ja i još mnogo toga. Pokušajte uskladiti USP dobavljača sa svojim zahtjevima.
Opet, na mnoge vaše odluke utjecat će specifičan opseg vašeg projekta. Na primjer, mnoga poduzeća i vlade širom svijeta još uvijek se oslanjaju na naslijeđene sustave. Postoji mnogo razloga zašto organizacije ne migriraju iz ovih zastarjelih aplikacija, uključujući troškove, prekomjerne komplikacije, pa čak i priznanje da, iako su ti sustavi stari, još uvijek manje-više obavljaju posao na prihvatljivoj razini.
RPA alati izvrstan su način za privlačenje ovih alata u modernost. Iako su API-ji, platforme za integraciju i ručni radnici sve metode koje mogu čitati i pisati podatke iz tih sustava, RPA alati su mnogo isplativija metoda. Štoviše, modularna priroda ovog RPA softvera znači da naslijeđene sustave možete proširiti na rješenja koja pružaju robusnije tijekove rada.
Ostale tehnologije koje vašem RPA procesu tijeka rada mogu dati prednost uključuju alate za više aplikacija i više platformi. Ako imate poslovne procese koji uključuju integracije između različitih uređaja i aplikacija ili suradnju između udaljenih timova, RPA može ponuditi svestranost koju želite.
Jednostavnost korištenja:
RPA rješenja izgrađena su kako bi omogućila netehničkim timovima da izvuku maksimum iz automatizacije. Alati bez koda ili bez skripti s intuitivnim sučeljima ovdje su najbolja opcija. Kodiranje traje puno vremena i zahtijeva pristup kvalificiranim programerima. S druge strane, alati bez koda ograničeni su samo kreativnošću i vještinama rješavanja problema vašeg radnika.
Naravno, jednostavnost korištenja nadilazi intuitivno korisničko sučelje (UI). Koncept se također proširuje na učinkovito uvođenje koje osigurava da vaš tim zna kako najbolje iskoristiti vaše ulaganje u automatizaciju. Preporučujemo da pažljivo razmislite o razlikama između modela licenciranja softvera + usluga i modela licenciranja samo za softver.
Podrška:
Korisnička podrška je ključna, posebno za timove koji prvi put kreću u RPA projekte. Štoviše, responzivna podrška nužna je kada automatizirate tijekove rada kritične za poslovanje.
Neki alati, poput ZAPTEST-a, nude pristup posebnom stručnjaku koji će vam pomoći u implementaciji i održavanju vašeg rješenja tijekom cijelog životnog ciklusa RPA-e. Certificirani ZAP stručnjaci obučeni su u brojnim disciplinama koje se odnose na automatizaciju, uključujući najbolje prakse implementacije RPA. Naši stručnjaci mogu vam pomoći u planiranju i razvoju procesa tijeka rada. Štoviše, zahvaljujući svom iskustvu s automatizacijom testiranja softvera, oni mogu pomoći u funkcionalnom testiranju i testiranju performansi, koje ćemo istražiti u koraku 7 ovog vodiča.
Osim namjenske podrške, potražite RPA rješenja s dinamičnom korisničkom zajednicom; Forumi su izvrstan repozitorij informacija.
Cijena:
Cijena je uvijek faktor koji treba uzeti u obzir. Nitko ne radi s neograničenim proračunom. Imajte na umu da najskuplji alat nije uvijek najbolji. Dakle, pazite na vrijednost pri odabiru dobavljača.
Većina RPA rješenja koristi mjesečne ili godišnje licence. Međutim, ono što dobijete za svoju pretplatu uvelike se razlikuje od svakog dobavljača. Potražite točke razlike između pružatelja usluga, posebno stvari poput neograničenih licenci. Kako proširujete svoje RPA mogućnosti ili povećavate svoje poslovanje, neograničene licence osiguravaju da su vaši troškovi fiksni i predvidljivi.
Povrh toga, potražite dobavljače koji uključuju prvoklasnu podršku u vašem paketu. Na primjer, naš Enterprise paket pruža ZAP stručnjaku koji će raditi zajedno s vašim timom kako bi pružio implementaciju koja daje rezultate. Troškovi pretplate mogu se nadoknaditi s plaćom člana tehničkog osoblja, što se pretvara u ozbiljnu vrijednost.
Reputacija:
Ugled dobavljača bitan je pokazatelj pouzdanosti i kvalitete. Ovih dana svi možemo pristupiti mrežnim recenzijama kako bismo to saznali. Također, nemojte se bojati pitati dobavljače za relevantne studije slučaja ili izjave.
Ako želite surađivati s RPA rješenjem ili ponuditi usluge bijele oznake, razgovarajte sa svojim dobavljačem i potražite savjet postojećih konzultanata i partnera. Ta rješenja također dobro funkcioniraju za agencije i pružatelje poslovnih usluga.
#5. Dizajn
Dizajn je bitna faza upravljanja RPA životnim ciklusom. To je točka kada se sva vaša planiranja i istraživanja oblikuju. Ovdje možete izvući iz informacija proizvedenih tijekom faze ispitivanja izvedivosti i izraditi karte za svoj RPA proces.
U ovom trenutku možete početi graditi dokument za dizajn procesa (PDD). Zahvaljujući dostupnosti komunikacijskih alata i hostingu u oblaku, ovi dokumenti mogu biti vrlo suradnički. Prema potrebi poticati suradnju dionika kako biste osigurali dubinu mišljenja.
Nakon što imate model procesa, tada možete mapirati ovisnosti. To može biti bilo što iz određenih aplikacija, baza podataka i proračunskih tablica koje služe kao okidač, unos ili izlaz za vaš proces.
Ako se proces A ne može dovršiti bez procesa B, ovisite o tome. Naravno, to je najjednostavniji slučaj. Veći projekti s više međuovisnih procesa mogu brzo postati nered ovisnosti, pa je dobra ideja izgraditi kartu procesa.
#6. Razviti
Razvoj je jedan od najuzbudljivijih dijelova vaše implementacije RPA-a. Ovdje se sva vaša istraživanja pretvaraju u nešto opipljivo. Ovisno o tome kojeg ste dobavljača RPA odabrali, ova faza može biti vrlo složena i zahtijevati neke tehničke vještine ili vrlo jednostavna za upotrebu i intuitivna.
ZAPTEST nudi dva različita načina za razvoj RPA procesa. Prvo, snimač na zaslonu možete koristiti za promatranje ljudskog radnika dok izvršavaju zadatak koji želite pretvoriti u RPA tijek rada. Naša tehnologija bilježi zadatak i razgrađuje ga na korake koji se mogu uređivati. Možete koristiti i softver za mapiranje tijeka rada s mogućnostima povlačenja i ispuštanja za programiranje potrebnih koraka.
#7. Test
Ova sljedeća faza životnog ciklusa automatizacije robotskih procesa je kritična. Iako bi automatizacija procesa mogla biti dovršena, morate je provesti kroz njezin tempo prije nego što krenete s radom. Neki RPA procesi su vrlo jednostavni, dok su drugi složeniji zbog ovisnosti, volumena transakcija ili drugih čimbenika.
U ovom trenutku možete testirati svoj postupak u pripremnom okruženju kako biste bili sigurni da se izvodi kako očekujete. Alati za automatizaciju testiranja softvera može vam pomoći da budete pokriveni iz svih kutova stvaranjem niza scenarija s kojima bi se vaš RPA mogao suočiti. Trebali biste izraditi detaljne skripte za testiranje koje mjere izlaze u odnosu na očekivane rezultate uz scenarije izvođenja.
Testiranje performansi i opterećenja također su ključni kako bi se osiguralo da su vaši RPA procesi dovoljno izdržljivi da podnesu sojeve svakodnevne uporabe. Osim toga, iako je vaš tim za testiranje u najboljem položaju da provjeri funkcionira li vaša implementacija RPA-a ispravno, razmislite i o tome da pitate korisnike i druge dionike za njihove misli.
Vodite precizne evidencije i bilježite sve abnormalnosti koje se moraju riješiti.
#8. Mjera
Postoji veliki broj mjernih podataka pomoću kojih možete izmjeriti uspjeh i performanse svojih pokušaja automatizacije. Mnogi od tih mjernih podataka izravno će se indeksirati prema ciljevima i prigovorima koje ste utvrdili u koraku 1. Međutim, drugi će se odnositi na razmatranja poput brzine uvođenja, povrata ulaganja i tako dalje.
RPA je stalan proces. Iako je ideja postaviti ga i pustiti da se pokrene, trebali biste stalno pratiti svoje procese kako biste osigurali da isporuče željene povrate i optimalne performanse.
Evo popisa nekih popularnih RPA mjernih podataka
- Brzina: prosječno vrijeme potrebno za dovršetak postupka od kraja do kraja
- Točnost: postotna mjera točnosti obrađenih podataka
- Očekivana poslovna vrijednost: mjerenje vremena, novca ili drugih resursa koje vaš RPA proces spašava vaše poslovanje
- Vrijeme zastoja: vrijeme u satima ili danima kada RPA proces nije dostupan
#9. Plan sigurnosnog kopiranja
Iako se implementacija RPA tijeka rada odnosi na ostavljanje starih načina iza sebe, uvijek biste trebali imati plan sigurnosne kopije. Kao što svaki IT stručnjak ili poslovni lider zna, stvari mogu poći po zlu u bilo kojem trenutku, a često to čine u najgore moguće vrijeme.
Ako koristite RPA procese za obradu kritičnih zadataka, potreban vam je plan kontinuiteta poslovanja u slučaju da nešto pođe po zlu. Rezervni planovi razlikovat će se ovisno o implementaciji, ali mogu uključivati okretanje ručnih radnika za izvršavanje vitalnih zadataka tijekom zastoja.
#10. Implementacija i održavanje
Nakon što provjerite ove korake implementacije RPA-a, vrijeme je da svoje RPA rješenje oslobodite u proizvodno okruženje.
RPA procesi imaju mnogo ovisnosti. Iako vaš postupak može ostati isti, integrirane aplikacije, proračunske tablice i baze podataka mogu se promijeniti. Ili, jednako vjerojatno, sigurnosne vjerodajnice mogu se promijeniti. Kada se to dogodi, to može uzrokovati da vaš RPA proces vrati iznimke. Planirani rasporedi praćenja, testiranja i održavanja mogu pomoći u osiguravanju maksimalnog vremena rada.
Završne misli
Provedba RPA procesa trebala bi biti rezultat razmatranog i promišljenog planiranja. Slijedeći ovih deset koraka, svom projektu dajete najbolje šanse za uspjeh. IT projekti imaju neprihvatljivo visoku stopu neuspjeha. Nemoj postati statistika. Slijedite ove korake i moći ćete sjesti i uživati u prednostima RPA projekta koji donosi vrijednost.
