Według raportu
2023 Intelligent Automation Spend & Trends Report
54% firm planuje zainwestować w
RPA
w tym roku. Biorąc pod uwagę, że 42% respondentów sugeruje, że już zainwestowało w RPA, można śmiało powiedzieć, że firmy na całym świecie zaczynają dostrzegać znaczące korzyści płynące z automatyzacji. Ta powszechna adopcja ma wiele sensu; która organizacja nie chciałaby obniżyć kosztów, zwiększyć produktywności i mieć szczęśliwszych pracowników?
Jednakże, podczas gdy korzyści płynące z RPA mogą być krystalicznie jasne, droga do automatyzacji jest często mniej zrozumiała. Cykl życia RPA ma wiele pułapek, ale można ich łatwo uniknąć, stosując rozważną strategię. Sukces
Wdrożenie RPA
rozpoczyna się od starannej oceny i planowania, a następnie przechodzi do rygorystycznego programu testowania, wdrażania i konserwacji.
Postępuj zgodnie z tymi dziesięcioma krokami automatyzacji procesów zrobotyzowanych, aby zapewnić, że wdrożenie przebiegnie tak płynnie, jak to tylko możliwe. Ten przewodnik poprowadzi Cię od pomysłu do uruchomienia pierwszego procesu RPA.
Czym jest cykl życia RPA?
Cykl życia zrobotyzowanej automatyzacji procesów opisuje różne kroki wymagane do zaprojektowania, zbudowania i wykonania procesu RPA. Istnieje wiele ożywionych i zdrowych dyskusji na temat tego, które fazy cyklu życia RPA są potrzebne do udanego wdrożenia. Jednak najlepsze przemyślenia na ten temat mają kilka wspólnych etapów, takich jak ocena, testowanie, pomiar i konserwacja. W związku z tym cykl życia RPA opiera się na wielu najlepszych praktykach stosowanych w ogólnym rozwoju oprogramowania.
Poniżej przedstawiamy dziesięć krytycznych etapów RPA, które dadzą twojemu projektowi największą szansę na sukces.
#1. Ustal swoje cele
Każdy dobry cykl życia RPA rozpoczyna się od ustalenia jasnych celów. Według Standish Group, mniej niż 30% projektów IT kończy się sukcesem. Istnieje wiele przyczyn tych fatalnych wyników, w tym złe planowanie, zmieniające się wymagania i brak koordynacji między członkami zespołu. Jednak brak konkretnych celów jest jedną z najbardziej zgubnych przyczyn niepowodzeń projektów IT.
Wszystkie projekty lub kampanie biznesowe wymagają jasno określonych celów. Pomagają one zachować koncentrację i pozwalają wyznaczyć dobrze zdefiniowane i mierzalne cele, do których należy dążyć. Tak więc przed rozważeniem konkretnych procesów RPA, które chcesz zautomatyzować, musisz określić, dlaczego podążasz tą ścieżką.
Zdefiniuj, co chcesz osiągnąć dzięki temu procesowi. Typowe cele RPA obejmują między innymi niektóre z poniższych:
- Obniżanie kosztów
- Zwiększanie produktywności
- Zwiększenie zadowolenia i retencji pracowników
- Stawanie się bardziej konkurencyjnym
- Osiągnięcie cyfrowej transformacji
Niezależnie od tego, jaka jest Twoja motywacja, upewnij się, że jasno określasz swoje cele, zanim przejdziesz do poniższych kroków zrobotyzowanej automatyzacji procesów.
Jeśli potrzebujesz pomocy w zapisaniu swoich celów, użyj akronimu SMART. Wszystkie cele powinny być:
- Szczegółowy
- Młatwość
- Achievable
- Radekwatny
- Twiązany
Przyjrzyjmy się, jak można zastosować ramę SMART do projektu RPA.
Przykładowy projekt
Witryna eCommerce chce zbudować narzędzie do porównywania cen konkurencji, aby zawsze oferować najniższe ceny.
Specyficzne:
Bot RPA będzie pobierał dane z określonych stron internetowych w odstępach 1-godzinnych, porządkował informacje w bazie danych i dostosowywał ceny na stronie internetowej firmy, aby zapewnić, że są one tak samo konkurencyjne jak ich rywale. Ta automatyzacja zastąpi istniejący proces biznesowy, który wykorzystuje czterech pracowników do wykonania zadania.
Mierzalne:
Projekt zostanie uznany za udany, gdy czterech pracowników nie będzie już ręcznie sprawdzać i dostosowywać cen na stronach internetowych.
Osiągalne:
Automatyzację można osiągnąć poprzez wdrożenie rozwiązania RPA, które może sprawdzać strony, wyodrębniać dane cenowe i eksportować je do tabeli. Rozwiązania RPA muszą również integrować się z systemem zarządzania treścią i mieć uprawnienia do aktualizowania i publikowania nowych danych.
Istotne:
Przejście od ręcznych do zautomatyzowanych przepływów pracy pozwoli zaoszczędzić godziny pracy czterech pracowników, wspierając tym samym cele organizacji w zakresie redukcji kosztów ogólnych personelu.
Ograniczony czasowo:
Projekt ten powinien zostać zrealizowany w ciągu najbliższych trzech miesięcy. Szybkość wdrożenia jest ważna, co jest kolejnym czynnikiem, dla którego RPA jest najlepszym kandydatem do tego zadania.
#2. Identyfikacja kandydatów do procesów RPA
Następnie przechodzimy do jednego z najważniejszych etapów RPA: identyfikacji procesów, które chcemy zautomatyzować. Na poprzednim etapie cyklu życia RPA nakreślono cele. Cele te powinny wpływać na to, które zadania zostaną zidentyfikowane jako kandydaci do zastosowania RPA.
Załóżmy, że Twoim celem jest zaoszczędzenie czasu na przetwarzaniu listy płac. Na tym etapie cyklu życia rozwoju RPA rozkłada się wszystkie procesy związane z prowadzeniem listy płac. Następnie należy zdecydować, które etapy nadal wymagają ręcznej interwencji, a które są odpowiednie dla procesu RPA.
Podobnie, jeśli celem jest zadowolenie pracowników, należy przeprowadzić audyt istniejących przepływów pracy i zidentyfikować powtarzalne i przyziemne zadania, które zajmują czas pracowników.
Przeprowadzając te badania, można zorientować się, ile godzin pracy lub innych zasobów można zaoszczędzić dzięki wdrożeniu RPA. Pamiętaj, że aby RPA było opłacalne, zadania i procesy, które automatyzujesz, muszą być wystarczająco duże.
Przykładowy proces
Firma spedycyjna jest mocno dotknięta rotacją pracowników. Problem ten wpływa negatywnie na produktywność i poziom obsługi klienta. Wewnętrzna ankieta wykazała, że zadowolenie pracowników jest niskie ze względu na dużą ilość powtarzalnej pracy, takiej jak śledzenie i aktualizowanie zapytań dotyczących wysyłki.
Dążąc do zwiększenia zadowolenia pracowników, firma spedycyjna identyfikuje potrzebę zautomatyzowanego systemu, który zastąpi ręczne wyszukiwanie aktualizacji przewoźników. Zaangażowane procesy RPA obejmują:
- Bot przeszukuje strony internetowe dostawców usług wysyłkowych i dostarcza aktualizacje dostaw do wewnętrznych systemów biznesowych.
- Bot wysyła wiadomości e-mail lub SMS-y do klientów w czasie rzeczywistym, zmniejszając liczbę zgłoszeń, połączeń i zapytań dotyczących obsługi klienta.
#3. Przeprowadzenie testów wykonalności
Testowanie wykonalności RPA polega na zagłębieniu się w każdy proces RPA zidentyfikowany na poprzednich etapach cyklu życia projektu RPA i prawdziwym zrozumieniu jego wykonalności. Ocenę wykonalności RPA można podzielić na trzy odrębne fazy.
Etap 1: Ocena procesu
Ocena procesu RPA powinna być jak najbardziej szczegółowa. Podczas gdy narzędzia takie jak ZAPTEST używać technologii Computer Vision Technology (CVT) do przechwytywania i naśladowania interakcji człowiek-komputer, które obejmują zadanie, nadal powinieneś dokumentować każdy krok, aż do naciśnięcia klawisza. Teraz nadszedł czas, aby dowiedzieć się, czy zadania, które chcesz zautomatyzować, są naprawdę oparte na regułach i procesach krokowych.
Etap 2: Ocena techniczna:
Następnie należy rozważyć kwestie techniczne. Na przykład, jeśli chcesz osiągnąć zwrot z inwestycji, potrzebujesz wysokich wolumenów transakcji. Podobnie, należy wziąć pod uwagę takie kwestie jak skalowalność projektu, stabilność programów, z którymi narzędzia RPA będą współdziałać, a także to, na ile organizacja jest podatna na nowe przepływy pracy i wdrażanie RPA.
Zastanów się nad rodzajem danych wejściowych i wyjściowych wymaganych do wykonania zadania. Jeśli dane wejściowe wykorzystują dane strukturalne, to dobrze. Jeśli są one nieuporządkowane, do rozwiązania problemu mogą być potrzebne dodatkowe aplikacje lub szablony.
Następnie należy zastanowić się nad stosem oprogramowania. Jak zintegrować oprogramowanie RPA z obecnym środowiskiem technologicznym?
Etap 3: Ocena zwrotu z inwestycji:
Twój projekt prawdopodobnie ma budżet. Prawdopodobnie rozejrzałeś się już po okolicy, aby dowiedzieć się, ile może kosztować wdrożenie RPA workflow. Teraz musisz przeanalizować liczby i sprawdzić, czy wdrożenie narzędzi RPA jest nie tylko opłacalne, ale czy przyniesie Twojej firmie zyski. McKinsey Digital sugeruje, że projekty RPA mogą przynieść zwrot z inwestycji na poziomie między 30% i 200% w ciągu pierwszego roku. To dość szeroki zakres, więc spróbuj uzyskać węższy przedział.
Przykładowy proces
Średniej wielkości bank rozszerzył działalność na nowy region. W ramach swojej strategii oferuje pożyczki nowym konsumentom. Jednak przetwarzanie tych pożyczek odbywa się ręcznie, co znacznie obciąża obecnych pracowników.
Kierownictwo przeprowadza test wykonalności, aby potwierdzić następujące kwestie:
- Proces: Zatwierdzenie pożyczki opiera się na ścisłych kryteriach; interwencja człowieka nie jest wymagana do podejmowania decyzji, ponieważ jest oparta na regułach.
- Techniczne: Formularze aplikacji zawierają ustrukturyzowane dane, które bot RPA może przetwarzać i zwracać zatwierdzenie lub odmowę.
- ROI: Ręczne rozpatrywanie wniosków kredytowych będzie wymagało zatrudnienia pięciu nowych członków zespołu, więc wdrożenie systemu RPA będzie znacznie bardziej opłacalne. Zwrot z inwestycji jest zapewniony.
#4. Wybór odpowiedniego rozwiązania RPA
Po wykonaniu ciężkiej pracy, aby zrozumieć swoje cele, nakreślić procesy, które chcesz zautomatyzować i ocenić wykonalność projektu, nadszedł czas, aby przejść do wyboru dostawcy. Niezbędne jest przeprowadzenie analizy due diligence dostawcy i jego rozwiązania, ale nie ma tu twardych i szybkich zasad. Wiele zależy od wielkości i zakresu projektu, pracowników, którzy będą korzystać z RPA, budżetu i wielu innych czynników.
Oto kilka głównych rzeczy, które należy wziąć pod uwagę.
Wymagania dotyczące projektu:
Zapoznaj się z dostawcami, którzy mają doświadczenie w Twojej przestrzeni. Chociaż narzędzia RPA są elastyczne, znalezienie dostawców z doświadczeniem w danej branży może pomóc w szybszym przebiegu cyklu rozwoju RPA. Jednak, co być może ważniejsze, należy wziąć pod uwagę rozmiar i zakres projektu i szukać dostawców w oparciu o te parametry.
Jest to na przykład dobry moment, aby zastanowić się, jak szeroko projekty RPA będą wykorzystywane w całej firmie. Jeśli jest to duży projekt wymagający wielu stanowisk, koszty licencji są istotnym czynnikiem. Podobnie, jeśli Twoja firma dąży do agresywnego rozwoju lub korzyści z udanego wdrożenia RPA umożliwią Ci skalowanie, wówczas rozwiązanie oferujące nieograniczoną liczbę licencji w ramach jednej ceny subskrypcji będzie miało sens.
Technologia:
Pomyśl o swoim projekcie i konkretnych narzędziach, których potrzebujesz, aby zrealizować swoje cele. Niektóre rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, to liczba potrzebnych licencji, dostępność technologii widzenia komputerowego, kod wielokrotnego użytku, skrypty międzyplatformowe, integracje API i wiele innych. Spróbuj dopasować USP dostawcy do swoich wymagań.
Ponownie, wiele decyzji będzie zależało od konkretnego zakresu projektu. Na przykład wiele firm i rządów na całym świecie nadal polega na starszych systemach. Istnieje wiele powodów, dla których organizacje nie migrują z tych przestarzałych aplikacji, w tym koszty, nadmierna komplikacja, a nawet uznanie, że chociaż te systemy są stare, nadal mniej lub bardziej wykonują swoją pracę na akceptowalnym poziomie.
Narzędzia RPA są doskonałym sposobem na wprowadzenie tych narzędzi w nowoczesność. Chociaż interfejsy API, platformy integracyjne i pracownicy fizyczni to metody, które mogą odczytywać i zapisywać dane z tych systemów, narzędzia RPA są znacznie bardziej opłacalną metodą. Co więcej, modułowy charakter tego oprogramowania RPA oznacza, że można rozszerzyć starsze systemy o rozwiązania, które zapewniają bardziej niezawodne przepływy pracy.
Inne technologie, które mogą zapewnić przewagę w procesie przepływu pracy RPA, obejmują narzędzia międzyaplikacyjne i międzyplatformowe. Jeśli masz procesy biznesowe, które wymagają integracji między różnymi urządzeniami i aplikacjami lub współpracy między zdalnymi zespołami, RPA może zaoferować wszechstronność, której potrzebujesz.
Łatwość obsługi:
Rozwiązania RPA są tworzone tak, aby umożliwić zespołom nietechnicznym maksymalne wykorzystanie automatyzacji. Najlepszą opcją są tutaj narzędzia bezkodowe lub bezskryptowe z intuicyjnymi interfejsami. Kodowanie zajmuje dużo czasu i wymaga dostępu do wykwalifikowanych programistów. Z drugiej strony, narzędzia no-code są ograniczone jedynie kreatywnością pracownika i jego umiejętnościami rozwiązywania problemów.
Oczywiście łatwość użytkowania wykracza poza posiadanie intuicyjnego interfejsu użytkownika (UI). Koncepcja ta rozciąga się również na skuteczne wdrażanie, które zapewnia, że zespół wie, jak najlepiej wykorzystać inwestycję w automatyzację. Zalecamy dokładne przemyślenie różnic między modelem licencjonowania oprogramowania i usług a modelem licencjonowania wyłącznie oprogramowania.
Wsparcie:
Wsparcie klienta ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza dla zespołów rozpoczynających projekty RPA po raz pierwszy. Co więcej, responsywne wsparcie jest koniecznością w przypadku automatyzacji przepływów pracy o krytycznym znaczeniu dla firmy.
Niektóre narzędzia, takie jak ZAPTEST, oferują dostęp do dedykowanego eksperta, który pomoże wdrożyć i utrzymać rozwiązanie przez cały cykl życia RPA. Certyfikowani eksperci ZAP są przeszkoleni w wielu dziedzinach związanych z automatyzacją, w tym w zakresie najlepszych praktyk wdrażania RPA. Nasi eksperci mogą pomóc w planowaniu i opracowywaniu procesów przepływu pracy. Co więcej, dzięki swojemu doświadczeniu w automatyzacji testowania oprogramowania, mogą pomóc w testach funkcjonalnych i wydajnościowych, które omówimy w kroku 7 tego przewodnika.
Oprócz dedykowanego wsparcia, szukaj rozwiązań RPA z tętniącą życiem społecznością użytkowników; fora są doskonałym repozytorium informacji.
Cena:
Cena jest zawsze czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę. Nikt nie dysponuje nieograniczonym budżetem. Należy pamiętać, że najdroższe narzędzie nie zawsze jest najlepsze. Wybierając dostawcę, należy więc zwracać uwagę na wartość.
Większość rozwiązań RPA wykorzystuje licencje miesięczne lub roczne. Jednak to, co otrzymujesz w ramach subskrypcji, różni się znacznie w zależności od dostawcy. Poszukaj różnic między dostawcami, zwłaszcza takich jak nieograniczone licencje. W miarę rozszerzania możliwości RPA lub skalowania działalności, nieograniczone licencje zapewniają, że koszty są stałe i przewidywalne.
Co więcej, szukaj dostawców, którzy w pakiecie oferują najwyższej klasy wsparcie. Na przykład nasz pakiet Enterprise zapewnia eksperta ZAP, który współpracuje z zespołem w celu zapewnienia wdrożenia, które przynosi rezultaty. Koszty subskrypcji można zrównoważyć z wynagrodzeniem pracownika technicznego, co przekłada się na poważną wartość.
Reputacja:
Reputacja dostawcy jest istotnym wskaźnikiem niezawodności i jakości. W dzisiejszych czasach wszyscy możemy uzyskać dostęp do recenzji online, aby się o tym przekonać. Nie bój się również poprosić sprzedawców o odpowiednie studia przypadków lub referencje.
Jeśli chcesz współpracować z rozwiązaniem RPA lub oferować usługi white-label, porozmawiaj ze swoim dostawcą i zasięgnij porady od istniejących konsultantów i partnerów. Rozwiązania te sprawdzają się również w przypadku agencji i dostawców usług biznesowych.
#5. Projekt
Projektowanie jest istotnym etapem zarządzania cyklem życia RPA. To moment, w którym całe twoje planowanie i badania nabierają kształtu. W tym miejscu można czerpać z informacji uzyskanych na etapie testowania wykonalności i tworzyć mapy dla procesu RPA.
W tym momencie można rozpocząć tworzenie dokumentu projektu procesu (PDD). Dzięki dostępności narzędzi komunikacyjnych i hostingu w chmurze, dokumenty te mogą być bardzo oparte na współpracy. W stosownych przypadkach zachęcaj interesariuszy do współpracy, aby zapewnić sobie dogłębność opinii.
Gdy masz już model procesu, możesz następnie zmapować zależności. Mogą to być dowolne aplikacje, bazy danych i arkusze kalkulacyjne, które służą jako wyzwalacz, dane wejściowe lub wyjściowe procesu.
Jeśli proces A nie może zostać ukończony bez procesu B, mamy do czynienia z zależnością. Oczywiście jest to najprostszy przypadek. Większe projekty z wieloma współzależnymi procesami mogą szybko stać się bałaganem zależności, dlatego dobrym pomysłem jest stworzenie mapy procesów.
#6. Rozwój
Rozwój jest jedną z najbardziej ekscytujących części wdrożenia RPA. To tutaj wszystkie twoje badania zamieniają się w coś namacalnego. W zależności od wybranego dostawcy RPA, etap ten może być bardzo złożony i wymagać pewnych umiejętności technicznych lub bardzo przyjazny dla użytkownika i intuicyjny.
ZAPTEST oferuje dwa różne sposoby opracowywania procesów RPA. Po pierwsze, można użyć rejestratora ekranowego, aby obserwować pracownika wykonującego zadanie, które ma zostać przekształcone w przepływ pracy RPA. Nasza technologia rejestruje zadanie i dzieli je na edytowalne kroki. Alternatywnie można użyć oprogramowania do mapowania przepływu pracy z funkcją przeciągania i upuszczania, aby zaprogramować wymagane kroki.
#7. Test
Ten kolejny etap cyklu życia zrobotyzowanej automatyzacji procesów ma kluczowe znaczenie. Choć automatyzacja procesów może być już ukończona, przed uruchomieniem należy ją przetestować. Niektóre procesy RPA są bardzo proste, podczas gdy inne są bardziej złożone ze względu na zależności, wolumeny transakcji lub inne czynniki.
W tym momencie można przetestować proces w środowisku przejściowym, aby upewnić się, że działa zgodnie z oczekiwaniami. Narzędzia do automatyzacji testowania oprogramowania może pomóc w zapewnieniu ochrony pod każdym kątem, tworząc szereg scenariuszy, z którymi może zmierzyć się RPA. Powinieneś stworzyć szczegółowe skrypty testowe, które mierzą wyniki w stosunku do oczekiwanych wyników wraz z uruchomionymi scenariuszami.
Testy wydajności i obciążenia są również niezbędne do zapewnienia, że procesy RPA są wystarczająco trwałe, aby wytrzymać obciążenia związane z codziennym użytkowaniem. Ponadto, chociaż zespół testerów jest najlepiej przygotowany do sprawdzenia, czy wdrożenie RPA działa prawidłowo, warto rozważyć zapytanie użytkowników i innych interesariuszy o ich opinie.
Prowadź skrupulatną dokumentację i rejestruj wszelkie nieprawidłowości, którymi należy się zająć.
#8. Pomiar
Istnieje wiele wskaźników, które można wykorzystać do pomiaru sukcesu i wydajności prób automatyzacji. Wiele z tych wskaźników będzie bezpośrednio powiązanych z celami i zastrzeżeniami ustalonymi w kroku 1. Inne będą jednak związane z takimi kwestiami, jak szybkość wdrożenia, zwrot z inwestycji itp.
RPA jest procesem ciągłym. Chociaż ideą jest ustawienie go i pozwolenie mu działać, należy stale monitorować swoje procesy, aby upewnić się, że zapewniają one pożądane zwroty i optymalną wydajność.
Oto lista niektórych popularnych wskaźników RPA
- Szybkość: Średni czas potrzebny na ukończenie procesu od końca do końca.
- Dokładność: Procentowa miara dokładności przetworzonych danych
- Oczekiwana wartość biznesowa: Miara czasu, pieniędzy lub innych zasobów, które proces RPA oszczędza firmie.
- Czas przestoju: Czas w godzinach lub dniach, w którym proces RPA jest niedostępny.
#9. Plan tworzenia kopii zapasowych
Podczas gdy wdrażanie RPA polega na porzuceniu starych metod, zawsze należy mieć plan awaryjny. Jak wie każdy specjalista IT lub lider biznesowy, sprawy mogą pójść źle w każdym momencie i często dzieje się tak w najgorszym możliwym momencie.
Jeśli używasz procesów RPA do obsługi krytycznych zadań, potrzebujesz planu ciągłości działania na wypadek, gdyby coś poszło nie tak. Plany tworzenia kopii zapasowych będą się różnić w zależności od wdrożenia, ale mogą obejmować przesunięcie pracowników fizycznych do wykonywania ważnych zadań podczas przestojów.
#10. Wdrożenie i utrzymanie
Po sprawdzeniu tych kroków wdrożenia RPA, nadszedł czas, aby uwolnić rozwiązanie RPA w środowisku produkcyjnym.
Procesy RPA mają wiele zależności. Podczas gdy proces może pozostać taki sam, zintegrowane aplikacje, arkusze kalkulacyjne i bazy danych mogą ulec zmianie. Lub, co równie prawdopodobne, poświadczenia bezpieczeństwa mogą ulec zmianie. W takim przypadku proces RPA może zwracać wyjątki. Zaplanowane monitorowanie, testowanie i harmonogramy konserwacji mogą pomóc w zapewnieniu maksymalnego czasu sprawności.
Końcowe przemyślenia
Wdrożenie procesu RPA powinno być wynikiem przemyślanego i celowego planowania. Postępując zgodnie z tymi dziesięcioma krokami, dajesz swojemu projektowi największą szansę na sukces. Projekty IT mają niedopuszczalnie wysoki wskaźnik niepowodzeń. Nie stań się statystyką. Postępuj zgodnie z tymi krokami, a będziesz mógł usiąść wygodnie i cieszyć się korzyściami płynącymi z projektu RPA, który zapewnia wartość.
