Согласно отчету
Отчет о расходах и тенденциях в области интеллектуальной автоматизации за 2023 год
54% предприятий планируют инвестировать в
RPA
в этом году. 42% респондентов заявили, что они уже инвестировали в RPA, поэтому можно с уверенностью сказать, что компании по всему миру осознают значительные преимущества автоматизации. Такое широкое распространение имеет большой смысл: какая организация не хотела бы сократить расходы, повысить производительность труда и сделать сотрудников более счастливыми?
Однако если преимущества RPA могут быть совершенно очевидны, то путь к автоматизации зачастую менее понятен. Жизненный цикл RPA имеет множество “подводных камней”, но их можно легко избежать, применяя разумную стратегию. Успешный
Внедрение RPA
начинается с тщательной оценки и планирования, а затем переходит к тщательной программе тестирования, развертывания и сопровождения.
Следуйте этим десяти шагам по автоматизации роботизированных процессов, чтобы внедрение прошло как можно более гладко. Это руководство поможет вам пройти весь путь от идеи до запуска первого процесса RPA.
Что представляет собой жизненный цикл RPA?
Жизненный цикл автоматизации роботизированных процессов описывает различные этапы, необходимые для проектирования, создания и реализации RPA-процесса. Существует множество оживленных и здоровых споров о том, какие этапы жизненного цикла RPA необходимы для успешного внедрения. Тем не менее, наиболее эффективные подходы к этому вопросу имеют несколько общих этапов, таких как оценка, тестирование, измерение и сопровождение. Таким образом, жизненный цикл RPA опирается на многие из лучших практик, применяемых при общей разработке программного обеспечения.
Здесь мы приводим десять важнейших этапов RPA, которые дадут вашему проекту максимальные шансы на успех.
#1. Определите свои цели
Любой хороший жизненный цикл RPA начинается с постановки четких задач. По данным компании Standish Group, менее 30% ИТ-проектов выполняются успешно. Причин таких удручающих показателей много: это и плохое планирование, и меняющиеся требования, и отсутствие согласованности между членами команды. Однако отсутствие конкретных целей – одна из самых пагубных причин неудач ИТ-проектов.
Все бизнес-проекты или кампании нуждаются в четко сформулированных целях. Они помогают сохранять концентрацию внимания и позволяют ставить четко определенные и измеримые цели, к которым необходимо стремиться. Поэтому, прежде чем рассматривать конкретные процессы RPA, которые вы хотите автоматизировать, необходимо определить, почему вы идете по этому пути.
Определите, чего вы хотите добиться от процесса. Типичные задачи RPA включают, но не ограничиваются, некоторыми из следующих:
- Снижение затрат
- Повышение производительности труда
- Повышение удовлетворенности и удержания сотрудников
- Повышение конкурентоспособности
- Достижение цифровой трансформации
Какой бы ни была ваша мотивация, прежде чем переходить к описанным ниже этапам автоматизации роботизированных процессов, убедитесь, что вы четко определили свои цели.
Если вам нужна помощь в формулировании целей, воспользуйтесь аббревиатурой SMART. Все цели должны быть:
- Sконкретный
- Mлегко измеримый
- Aдоступный
- Rактуально
- Time-bound
Давайте рассмотрим, как можно применить концепцию SMART в RPA-проекте.
Пример проекта
Сайт электронной коммерции хочет создать инструмент сравнения цен конкурентов, чтобы всегда предлагать самые низкие цены.
Специфические:
RPA-бот с интервалом в 1 час соскабливает данные с определенных сайтов, структурирует информацию в базе данных и корректирует цены на сайте компании, чтобы они были такими же конкурентоспособными, как у конкурентов. Эта автоматизация заменит существующий бизнес-процесс, в котором для выполнения работы задействованы четыре человека.
Измеряемость:
Проект будет признан успешным, когда четыре человека перестанут вручную проверять и корректировать цены на сайтах.
Достижимо:
Автоматизация может быть достигнута за счет внедрения RPA-решения, способного проверять страницы, извлекать данные о ценах и экспортировать их в таблицу. Решения RPA также должны интегрироваться в систему управления контентом и иметь право на обновление и публикацию новых данных.
Актуально:
Переход от ручного управления к автоматизированным рабочим процессам позволит сэкономить рабочее время четырех сотрудников, что будет способствовать достижению целей организации по сокращению накладных расходов на персонал.
Ограничение по времени:
Этот проект должен быть реализован в течение ближайших трех месяцев. Важна скорость внедрения, что является еще одним фактором, почему RPA – лучший кандидат на эту должность.
#2. Определение кандидатов на участие в процессе RPA
Далее мы переходим к одному из самых важных этапов RPA: определению процессов, которые необходимо автоматизировать. На предыдущем этапе жизненного цикла RPA вы обозначили свои цели. Эти цели должны определять, какие задачи вы считаете подходящими для RPA.
Допустим, ваша цель – сэкономить время на обработку платежных ведомостей. На этом этапе жизненного цикла разработки RPA происходит разбиение всех процессов, связанных с выплатой заработной платы. Затем вы решаете, какие этапы по-прежнему требуют ручного вмешательства, а какие подходят для RPA-процесса.
Аналогичным образом, если ваша цель – удовлетворенность сотрудников, необходимо провести аудит существующих рабочих процессов и выявить повторяющиеся и рутинные задачи, которые занимают время ваших работников.
Проведя такое исследование, вы получите представление о том, сколько рабочих часов или других ресурсов вы можете сэкономить благодаря внедрению RPA. Помните, что для того, чтобы RPA имела смысл, автоматизируемые задачи и процессы должны быть достаточно объемными.
Пример процесса
В судоходной компании наблюдается большая текучесть кадров. Проблема сказывается на производительности и уровне обслуживания клиентов. Внутренний опрос показал, что удовлетворенность сотрудников низка из-за большого объема повторяющейся работы, такой как обработка и обновление запросов на доставку.
Стремясь повысить уровень удовлетворенности сотрудников, транспортная компания выявляет потребность в автоматизированной системе, которая заменит ручной поиск обновлений информации о перевозчиках. Процессы RPA включают в себя:
- Бот осуществляет поиск на сайтах поставщиков услуг доставки и передает информацию о доставке во внутренние бизнес-системы
- Бот рассылает письма или тексты клиентам в режиме реального времени, сокращая количество заявок, звонков и запросов в службу поддержки.
#3. Проведение технико-экономических испытаний
Проверка реализуемости RPA предполагает глубокое изучение каждого процесса RPA, выявленного на предыдущих этапах жизненного цикла проекта RPA, и реальное понимание его жизнеспособности. Оценку целесообразности внедрения RPA можно разбить на три отдельных этапа.
Этап 1: Оценка процесса
Оценка процесса RPA должна быть максимально подробной. В то время как такие инструменты, как ZAPTEST При использовании технологии компьютерного зрения (CVT) для захвата и имитации взаимодействия человека и компьютера в процессе выполнения задачи все равно необходимо документировать каждый шаг вплоть до нажатия клавиши. Сейчас самое время выяснить, действительно ли задачи, которые вы хотите автоматизировать, являются процессами, основанными на правилах и шагах.
Этап 2: Техническая оценка:
Далее необходимо рассмотреть более технические вопросы. Например, если вы хотите получить ROI, вам необходимы высокие объемы транзакций. Кроме того, необходимо учитывать такие факторы, как масштабируемость проекта, стабильность программ, с которыми будут взаимодействовать инструменты RPA, а также то, насколько ваша организация готова к новым рабочим процессам и внедрению RPA.
Подумайте о том, какой тип входных и выходных данных требуется для решения задачи. Если при вводе используются структурированные данные, это хорошо. Если они неструктурированы, то для решения проблемы могут потребоваться дополнительные приложения или шаблоны.
После этого следует подумать о своем программном стеке. Как интегрировать программное обеспечение RPA в существующую технологическую среду?
Этап 3: Оценка рентабельности инвестиций:
Скорее всего, у вашего проекта есть бюджет. И вы, вероятно, уже опросили всех желающих получить общее представление о том, сколько может стоить внедрение рабочего процесса RPA. Теперь необходимо подсчитать цифры и понять, будет ли внедрение средств RPA не только экономически эффективным, но и принесет ли оно прибыль вашему бизнесу. McKinsey Digital считает, что проекты RPA могут принести ROI в размере от 30% и 200% в течение первого года. Это довольно широкий диапазон, поэтому старайтесь ориентироваться на более узкую область.
Пример процесса
Средний банк вышел на новый регион. В рамках своей стратегии компания предлагает кредиты новым потребителям. Однако обработка этих кредитов осуществляется вручную, что создает значительную нагрузку на имеющихся сотрудников.
Руководство проводит проверку на осуществимость, чтобы подтвердить следующее:
- Процесс: Утверждение кредита основано на строгих критериях; вмешательство человека при принятии решения не требуется, поскольку оно основано на правилах
- Технические: Формы заявок содержат структурированные данные, которые RPA-бот может обработать и выдать одобрение или отказ
- ROI: Работа с кредитными заявками вручную потребует привлечения пяти новых сотрудников, поэтому внедрение системы RPA будет гораздо более экономически эффективным. Окупаемость инвестиций гарантирована.
#4. Выберите правильное решение для RPA
После того как вы приложили все усилия для понимания своих задач, наметили процессы, которые необходимо автоматизировать, и оценили целесообразность проекта, пора переходить к выбору поставщика. Очень важно провести всестороннюю проверку поставщика и его решения, но жестких правил здесь не существует. Многое зависит от размера и масштаба проекта, от того, какие сотрудники будут использовать RPA, от бюджета и множества других факторов.
Вот некоторые основные моменты, которые необходимо учитывать.
Требования к проекту:
Изучите поставщиков, имеющих опыт работы в вашем регионе. Несмотря на гибкость инструментов RPA, поиск поставщиков, имеющих опыт работы в вашей отрасли, поможет ускорить жизненный цикл разработки RPA. Однако, что, пожалуй, более важно, следует учитывать размер и масштаб проекта и искать поставщиков в соответствии с этими параметрами.
Например, сейчас самое время подумать о том, насколько широко будут использоваться проекты RPA в вашем бизнесе. Если речь идет о крупном проекте, требующем большого количества мест, то стоимость лицензирования является существенным фактором. Аналогично, если ваш бизнес стремится к активному росту или успешное внедрение RPA позволит вам масштабироваться, то имеет смысл приобрести решение, предлагающее неограниченное количество лицензий по единой цене подписки.
Технология:
Подумайте о своем проекте и о том, какие именно инструменты вам нужны для реализации поставленных задач. Здесь следует учитывать количество необходимых лицензий, наличие технологий компьютерного зрения, многократно используемого кода, кроссплатформенных сценариев, интеграции API и многое другое. Постарайтесь согласовать УТП поставщика с вашими требованиями.
Опять же, многие решения будут зависеть от конкретного масштаба проекта. Например, многие предприятия и правительства во всем мире до сих пор зависят от унаследованных систем. Существует множество причин, по которым организации не переходят на эти устаревшие приложения, включая стоимость, чрезмерное усложнение и даже осознание того, что, хотя эти системы и устарели, они все еще более или менее справляются со своей задачей на приемлемом уровне.
RPA-инструменты – отличный способ втянуть эти инструменты в современность. Хотя API, интеграционные платформы и ручные работники – это все методы, позволяющие считывать и записывать данные из этих систем, инструменты RPA являются гораздо более экономически эффективным методом. Более того, модульный характер этих программных продуктов RPA позволяет расширить существующие системы до решений, обеспечивающих более надежные рабочие процессы.
К другим технологиям, которые могут придать процессу RPA преимущество, относятся кросс-прикладные и кросс-платформенные инструменты. Если бизнес-процессы включают в себя интеграцию между различными устройствами и приложениями или совместную работу удаленных команд, RPA может обеспечить необходимую универсальность.
Простота использования:
RPA-решения созданы для того, чтобы нетехнические команды могли получить максимальную отдачу от автоматизации. Наилучшим вариантом здесь являются инструменты без кода или скриптов с интуитивно понятным интерфейсом. Кодирование занимает много времени и требует доступа к квалифицированным разработчикам. С другой стороны, инструменты “без кода” ограничены только творческими способностями и умением решать проблемы.
Разумеется, удобство использования не ограничивается интуитивно понятным пользовательским интерфейсом (UI). Эта концепция также распространяется на эффективное обучение персонала, которое гарантирует, что ваши сотрудники знают, как получить максимальную отдачу от инвестиций в автоматизацию. Мы рекомендуем тщательно продумать различия между моделью лицензирования “ПО + услуги” и моделью лицензирования только ПО.
Поддержка:
Поддержка клиентов имеет решающее значение, особенно для команд, впервые приступающих к реализации проектов RPA. Кроме того, при автоматизации критически важных рабочих процессов необходима оперативная поддержка.
Некоторые инструменты, например ZAPTEST, предлагают доступ к специальному эксперту, который поможет внедрить и поддерживать решение на протяжении всего жизненного цикла RPA. Сертифицированные эксперты ZAP прошли обучение по ряду дисциплин, связанных с автоматизацией, включая лучшие практики внедрения RPA. Наши специалисты помогут вам спланировать и разработать процессы документооборота. Кроме того, благодаря опыту автоматизации тестирования ПО, они могут помочь в функциональном тестировании и тестировании производительности, о чем мы расскажем в шаге 7 данного руководства.
Помимо специализированной поддержки, обратите внимание на решения RPA с активным сообществом пользователей; форумы являются отличным хранилищем информации.
Цена:
Цена всегда является фактором, который необходимо учитывать. Никто не работает с неограниченным бюджетом. Следует помнить, что самый дорогой инструмент не всегда является лучшим. Поэтому при выборе поставщика обращайте внимание на его стоимость.
Большинство RPA-решений используют месячные или годовые лицензии. Однако то, что вы получаете за подписку, сильно различается у разных поставщиков. Ищите точки различия между поставщиками, особенно такие, как неограниченные лицензии. По мере расширения возможностей RPA или масштабирования бизнеса неограниченные лицензии обеспечивают фиксированные и предсказуемые расходы.
Кроме того, ищите поставщиков, которые включают в пакет услуг первоклассную поддержку. Например, пакет Enterprise предоставляет эксперта ZAP, который будет работать вместе с вашей командой и обеспечит внедрение, приносящее результаты. Затраты на подписку могут быть компенсированы за счет зарплаты технического сотрудника, что выливается в серьезную сумму.
Репутация:
Репутация поставщика – важнейший показатель надежности и качества. В наши дни все мы можем получить информацию об этом через Интернет. Кроме того, не бойтесь просить поставщиков предоставить соответствующие тематические исследования или отзывы.
Если вы хотите сотрудничать с RPA-решениями или предлагать услуги “под белой маркой”, обратитесь к поставщику и за советом к существующим консультантам и партнерам. Эти решения также хорошо подходят для агентств и поставщиков бизнес-услуг.
#5. Дизайн
Проектирование является важнейшим этапом управления жизненным циклом RPA. Именно в этот момент все ваши планы и исследования обретают форму. Здесь на основе информации, полученной на этапе технико-экономического обоснования, можно построить карты процесса RPA.
На этом этапе можно приступать к созданию проектного документа процесса (PDD). Благодаря наличию средств коммуникации и облачного хостинга эти документы могут быть очень удобными для совместной работы. При необходимости поощряйте сотрудничество с заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить глубину мнений.
Получив модель процесса, можно составить карту зависимостей. Это могут быть любые приложения, базы данных и электронные таблицы, которые служат триггером, входом или выходом для вашего процесса.
Если процесс A не может быть завершен без процесса B, то у вас есть зависимость. Конечно, это самый простой случай. Крупные проекты с множеством взаимозависимых процессов могут быстро превратиться в путаницу зависимостей, поэтому целесообразно построить карту процессов.
#6. Разработать
Разработка – одна из самых интересных частей внедрения RPA. Именно здесь все ваши исследования превращаются в нечто осязаемое. В зависимости от того, какого поставщика RPA вы выбрали, этот этап может быть как очень сложным и требующим определенных технических навыков, так и очень удобным и интуитивно понятным.
ZAPTEST предлагает два различных способа разработки RPA-процессов. Во-первых, можно использовать экранный регистратор для наблюдения за тем, как работник выполняет задачу, которую вы хотите преобразовать в рабочий процесс RPA. Наша технология фиксирует задачу и разбивает ее на редактируемые шаги. В качестве альтернативы можно использовать программное обеспечение для составления карт рабочих процессов с возможностью перетаскивания для программирования необходимых шагов.
#7. Тест
Следующий этап жизненного цикла роботизированной автоматизации процессов является критическим. Несмотря на то, что автоматизация процессов может быть завершена, перед запуском в эксплуатацию необходимо испытать ее на практике. Некоторые процессы RPA очень просты, в то время как другие являются более сложными из-за зависимостей, объемов транзакций и других факторов.
На этом этапе можно протестировать процесс в среде staging, чтобы убедиться, что он работает так, как вы ожидаете. Средства автоматизации тестирования программного обеспечения можно обеспечить защиту со всех сторон, создав ряд сценариев, с которыми может столкнуться ваш RPA. Необходимо создавать подробные сценарии тестирования, которые позволяют измерять результаты в сравнении с ожидаемыми, а также выполнять сценарии.
Тестирование производительности и нагрузки также необходимо для того, чтобы убедиться в том, что процессы RPA достаточно долговечны, чтобы выдержать нагрузки повседневного использования. Кроме того, хотя команда тестировщиков лучше всего подходит для проверки правильности работы RPA, следует также спросить мнение пользователей и других заинтересованных сторон.
Ведите тщательный учет и фиксируйте все отклонения от нормы, которые необходимо устранить.
#8. Измерение
Существует большое количество показателей, которые можно использовать для оценки успешности и эффективности попыток автоматизации. Многие из этих показателей будут напрямую связаны с целями и возражениями, которые вы определили на шаге 1. Однако другие будут связаны с такими соображениями, как скорость развертывания, окупаемость инвестиций и т.д.
RPA – это постоянный процесс. Хотя идея заключается в том, чтобы установить его и запустить, вы должны постоянно контролировать свои процессы, чтобы убедиться, что они приносят желаемую прибыль и обеспечивают оптимальную производительность.
Приведем список некоторых популярных метрик RPA
- Скорость (Velocity): Среднее время, необходимое для выполнения процесса от конца до конца
- Точность: Процентная оценка точности обработанных данных
- Ожидаемая ценность для бизнеса: Мера времени, денег или других ресурсов, которые RPA-процесс сэкономит вашему предприятию.
- Время простоя: Время в часах или днях, в течение которого процесс RPA был недоступен
#9. Резервный план
Хотя развертывание рабочих процессов RPA предполагает отказ от старых методов, всегда следует иметь запасной план. Как известно любому ИТ-специалисту или руководителю предприятия, в любой момент все может пойти не так, и часто это происходит в самый неподходящий момент.
Если вы используете RPA-процессы для решения критически важных задач, вам необходим план обеспечения непрерывности бизнеса на случай, если что-то пойдет не так. Резервные планы зависят от конкретной реализации, но они могут включать в себя привлечение ручных работников для выполнения жизненно важных задач во время простоя.
#10. Развертывание и сопровождение
После того как вы проверили эти этапы внедрения RPA, настало время запустить ваше решение RPA в производственную среду.
Процессы RPA имеют множество зависимостей. В то время как процесс может оставаться неизменным, интегрированные приложения, электронные таблицы и базы данных могут меняться. Или, что не менее вероятно, могут измениться учетные данные. Когда это происходит, процесс RPA может возвращать исключения. Плановый мониторинг, тестирование и техническое обслуживание помогут обеспечить максимальную продолжительность работы.
Заключительные мысли
Внедрение процесса RPA должно быть результатом продуманного и взвешенного планирования. Следуя этим десяти шагам, вы обеспечите своему проекту наилучшие шансы на успех. ИТ-проекты имеют неприемлемо высокий процент неудач. Не становитесь статистикой. Выполните эти шаги, и вы сможете спокойно наслаждаться преимуществами проекта RPA, приносящего прибыль.
