I henhold til
2023 Intelligent Automation Spend & Trends Report
planlægger 54% af virksomhederne at investere i
RPA
i år. Med 42% af respondenterne, der antyder, at de allerede har investeret i RPA, er det rimeligt at sige, at virksomheder verden over er ved at få øjnene op for de betydelige fordele ved automatisering. Denne udbredte anvendelse giver god mening; hvilken organisation vil ikke gerne reducere omkostningerne, øge produktiviteten og have gladere medarbejdere?
Men selvom fordelene ved RPA måske er krystalklare, er vejen til automatisering ofte mindre velforstået. RPA-livscyklussen har mange faldgruber, men du kan nemt undgå dem ved at anvende en forsigtig strategi. Succesfuld
RPA-implementering
starter med omhyggelig vurdering og planlægning, før man går videre til et grundigt program med test, implementering og vedligeholdelse.
Følg disse ti trin til robotic process automation for at sikre, at din implementering går så glat som muligt. Denne guide vil tage dig hele vejen fra idé til din første RPA-proces.
Hvad er RPA’s livscyklus?
Robotic Process Automation Lifecycle beskriver de forskellige trin, der kræves for at designe, bygge og udføre en RPA-proces. Der er masser af livlig og sund debat om, hvilke RPA-livscyklusfaser du har brug for til en vellykket implementering. Men den bedste tænkning på området har et par faser til fælles, såsom evaluering, test, måling og vedligeholdelse. Som sådan trækker RPA-livscyklussen på mange af de bedste fremgangsmåder, der anvendes i generel softwareudvikling.
Her præsenterer vi ti kritiske RPA-faser, som vil give dit projekt de bedste chancer for succes.
#1. Fastlæg dine mål
Enhver god RPA-livscyklus begynder med at opstille klare mål. Per Standish Group, mindre end 30% af IT-projekterne bliver en succes. Der er mange grunde til disse dystre tal, herunder dårlig planlægning, skiftende krav og manglende tilpasning blandt teammedlemmerne. Men manglen på konkrete mål er en af de mest skadelige årsager til, at IT-projekter mislykkes.
Alle forretningsprojekter eller kampagner har brug for eksplicitte mål. De hjælper dig med at holde fokus og giver dig mulighed for at sætte veldefinerede og målbare mål, som du kan arbejde hen imod. Så før du overvejer de specifikke RPA-processer, du vil automatisere, skal du skitsere, hvorfor du går ned ad denne vej.
Definer, hvad du ønsker at opnå med processen. Typiske RPA-mål omfatter, men er ikke begrænset til, nogle af de følgende:
- Nedbringelse af omkostninger
- Øget produktivitet
- Øget medarbejdertilfredshed og fastholdelse
- At blive mere konkurrencedygtig
- Opnåelse af digital transformation
Uanset hvad din motivation er, skal du sikre dig, at du klart definerer dine mål, før du går videre til trinene i robotprocesautomatisering nedenfor.
Hvis du har brug for hjælp til at formulere dine mål, kan du bruge akronymet SMART. Det bør alle mål være:
- Specifik
- Measurable
- Achievable
- Relevant
- Time-bound
Lad os undersøge, hvordan du kan anvende SMART-rammen på et RPA-projekt.
Eksempel på projekt
En e-handelshjemmeside ønsker at opbygge et værktøj til sammenligning af konkurrenternes priser, så de altid kan tilbyde de laveste priser.
Specifik:
En RPA-bot skraber data fra bestemte hjemmesider med en times mellemrum, strukturerer oplysningerne i en database og justerer priserne på virksomhedens hjemmeside for at sikre, at de er lige så konkurrencedygtige som deres konkurrenter. Denne automatisering vil erstatte en eksisterende forretningsproces, der bruger fire menneskelige medarbejdere til at udføre jobbet.
Målbar:
Projektet vil blive betragtet som en succes, når de fire menneskelige medarbejdere ikke længere manuelt tjekker og justerer priserne på hjemmesiderne.
Opnåeligt:
Automatiseringen kan opnås ved at implementere en RPA-løsning, der kan inspicere sider, udtrække prisdata og eksportere dem til en tabel. RPA-løsningerne skal også integreres i Content Management System og have tilladelse til at opdatere og offentliggøre de nye data.
Relevant:
At gå fra manuelle til automatiserede arbejdsgange vil spare fire medarbejderes arbejdstid og dermed støtte organisationens mål om at reducere personaleomkostningerne.
Tidsbestemt:
Dette projekt skal gennemføres inden for de næste tre måneder. Implementeringshastigheden er vigtig, hvilket er endnu en faktor for, hvorfor RPA er den bedste kandidat til jobbet.
#2. Identificer kandidaterne til RPA-processen
Dernæst går vi videre til en af de vigtigste RPA-faser: at identificere de processer, du ønsker at automatisere. I den forrige fase af RPA-livscyklussen skitserede du dine mål. Disse mål bør informere om, hvilke opgaver du identificerer som kandidater til RPA.
Lad os sige, at dit mål er at spare tid på lønbehandlingen. I denne fase af RPA-udviklingens livscyklus nedbryder du alle de processer, der er involveret i at køre din lønningsliste. Derefter beslutter du, hvilke trin der stadig kræver manuel indgriben, og hvilke der er egnede til en RPA-proces.
På samme måde, hvis medarbejdertilfredshed er dit mål, skal du gennemgå dine eksisterende arbejdsgange og identificere gentagne og trivielle opgaver, der optager dine medarbejderes tid.
Når du udfører denne research, vil du få en fornemmelse af, hvor mange arbejdstimer eller andre ressourcer du kan spare ved at implementere RPA. Husk, at hvis RPA skal kunne betale sig, skal de opgaver og processer, du automatiserer, have en tilstrækkelig stor volumen.
Eksempel på proces
En shippingvirksomhed er hårdt ramt af medarbejderudskiftning. Problemet går ud over produktiviteten og serviceniveauet over for kunderne. En intern undersøgelse afslører, at medarbejdertilfredsheden er lav på grund af store mængder gentaget arbejde, som f.eks. at jagte og opdatere forsendelsesforespørgsler.
I et forsøg på at øge medarbejdertilfredsheden identificerer shippingfirmaet behovet for et automatiseret system, der erstatter manuelle søgninger efter opdateringer af fragtfirmaer. De involverede RPA-processer omfatter:
- En bot søger på forsendelsesudbyderes hjemmesider og leverer leveringsopdateringer til sine interne forretningssystemer.
- En bot sender e-mails eller sms’er til kunderne i realtid, hvilket reducerer antallet af kundesupportbilletter, opkald og forespørgsler.
#3. Kør gennemførlighedstest
RPA-feasibility-test indebærer at dykke dybt ned i hver RPA-proces, du har identificeret i de tidligere faser af RPA-projektets livscyklus, og virkelig forstå dens levedygtighed. Du kan dele din RPA-feasibility-vurdering op i tre forskellige faser.
Fase 1: Vurdering af processen
Din RPA-procesvurdering bør være så detaljeret som muligt. Mens værktøjer som ZAPTEST bruger Computer Vision Technology (CVT) til at indfange og efterligne de interaktioner mellem menneske og computer, der indgår i en opgave, bør du stadig dokumentere hvert trin ned til tastetrykket. Det er nu, du skal finde ud af, om de opgaver, du ønsker at automatisere, virkelig er regelbaserede, trinbaserede processer.
Fase 2: Teknisk vurdering:
Dernæst er du nødt til at overveje mere tekniske spørgsmål. Hvis du f.eks. ønsker at opnå ROI, har du brug for store transaktionsvolumener. På samme måde skal du overveje ting som projektets skalerbarhed, stabiliteten af de programmer, som dine RPA-værktøjer skal interagere med, og hvor modtagelig din organisation er for nye arbejdsgange og RPA-implementering.
Tænk over, hvilken type data-input og -output der kræves til opgaven. Hvis inputtene bruger strukturerede data, er det godt. Hvis de er ustrukturerede, har du måske brug for yderligere programmer eller skabeloner for at løse problemet.
Derefter skal du tænke på din softwarestak. Hvordan kan du integrere din RPA-software i dit nuværende teknologiske miljø?
Fase 3: Vurdering af ROI:
Dit projekt har sandsynligvis et budget. Og du har sikkert forhørt dig rundt omkring for at få en generel fornemmelse af, hvor meget implementeringen af RPA-workflows kan komme til at koste. Nu skal du regne på tallene og se, om det ikke bare er omkostningseffektivt at implementere RPA-værktøjer, men at det også vil tjene penge til din virksomhed. McKinsey Digital anslår, at RPA-projekter kan give en ROI på mellem 30% og 200%. inden for det første år. Det er et ret stort interval, så prøv at finde et mere snævert område.
Eksempel på proces
En mellemstor bank har ekspanderet til en ny region. Som en del af deres strategi tilbyder de lån til nye forbrugere. Behandlingen af disse lån foregår dog manuelt, hvilket lægger et stort pres på de nuværende medarbejdere.
Ledelsen udfører en feasibility-test for at bekræfte følgende:
- Proces: Lånegodkendelse er baseret på strenge kriterier; menneskelig indgriben er ikke nødvendig for beslutningstagningen, fordi den er regelbaseret.
- Teknisk: Ansøgningsformularer indeholder strukturerede data, som RPA-botten kan behandle og returnere en godkendelse eller et afslag.
- ROI: At håndtere låneansøgninger manuelt vil kræve ansættelse af fem nye teammedlemmer, så det vil være langt mere omkostningseffektivt at implementere et RPA-system. ROI er sikret.
#4. Vælg den rigtige RPA-løsning
Når du har gjort det hårde arbejde med at forstå dine mål, skitseret de processer, du ønsker at automatisere, og vurderet projektets gennemførlighed, er det tid til at gå videre til valg af leverandør. Det er vigtigt at udvise rettidig omhu i forhold til en leverandør og deres løsning, men der er ingen faste regler her. Meget afhænger af størrelsen og omfanget af dit projekt, hvilke medarbejdere der skal bruge RPA, dit budget og en lang række andre faktorer.
Her er nogle af de vigtigste ting, du skal overveje.
Krav til projektet:
Udforsk leverandører med en track record inden for dit område. Selvom RPA-værktøjer er fleksible, kan det at finde leverandører med erfaring inden for din branche hjælpe din RPA-udviklingslivscyklus til at gå hurtigere. Men måske endnu vigtigere er det, at du overvejer størrelsen og omfanget af dit projekt og leder efter leverandører baseret på disse parametre.
Det er for eksempel et godt tidspunkt at overveje, hvor bredt dine RPA-projekter vil blive brugt i din virksomhed. Hvis det er et stort projekt, der kræver mange pladser, er licensomkostningerne en vigtig overvejelse. På samme måde, hvis din virksomhed forfølger en aggressiv vækst, eller hvis fordelene ved en vellykket RPA-udrulning vil gøre det muligt for dig at skalere, så vil en løsning, der tilbyder ubegrænsede licenser under en abonnementspris, give mening.
Teknologi:
Tænk over dit projekt og de specifikke værktøjer, du har brug for til at realisere dine mål. Nogle af de ting, man skal overveje her, er antallet af nødvendige licenser, tilgængeligheden af computer vision-teknologi, genanvendelig kode, scripting på tværs af platforme, API-integrationer og meget mere. Prøv at afstemme leverandørens USP med dine krav.
Igen vil mange af dine beslutninger blive påvirket af det specifikke omfang af dit projekt. For eksempel er mange virksomheder og regeringer verden over stadig afhængige af ældre systemer. Der er mange grunde til, at organisationer ikke migrerer fra disse forældede applikationer, herunder omkostninger, overdreven komplikation og endda erkendelsen af, at selvom disse systemer er gamle, gør de stadig mere eller mindre arbejdet på et acceptabelt niveau.
RPA-værktøjer er en fremragende måde at gøre disse værktøjer moderne på. Mens API’er, integrationsplatforme og manuelle medarbejdere alle er metoder, der kan læse og skrive data fra disse systemer, er RPA-værktøjer en meget mere omkostningseffektiv metode. Desuden betyder RPA-softwarens modulære karakter, at du kan udvide ældre systemer til løsninger, der leverer mere robuste workflows.
Andre teknologier, der kan give din RPA-workflowproces en fordel, omfatter værktøjer på tværs af applikationer og platforme. Hvis du har forretningsprocesser, der involverer integration mellem forskellige enheder og applikationer eller samarbejde mellem fjernteams, kan RPA tilbyde den alsidighed, du ønsker.
Brugervenlighed:
RPA-løsninger er bygget til at give ikke-tekniske teams mulighed for at få mest muligt ud af automatisering. Værktøjer uden kode eller script med intuitive grænseflader er den bedste løsning her. Kodning tager meget tid og kræver adgang til dygtige udviklere. No-code-værktøjer er på den anden side kun begrænset af dine medarbejderes kreativitet og problemløsningsevner.
Brugervenlighed handler selvfølgelig om mere end at have en intuitiv brugergrænseflade (UI). Konceptet omfatter også effektiv onboarding, der sikrer, at dit team ved, hvordan de får mest muligt ud af din automatiseringsinvestering. Vi anbefaler, at man tænker grundigt over forskellene mellem en Software + Services-licensmodel og en Software-only-licensmodel.
Støtte:
Kundesupport er afgørende, især for teams, der går i gang med RPA-projekter for første gang. Desuden er responsiv support et must, når du automatiserer forretningskritiske workflows.
Nogle værktøjer, som ZAPTEST, tilbyder adgang til en dedikeret ekspert, der kan hjælpe med at implementere og vedligeholde din løsning gennem hele RPA-livscyklussen. Certificerede ZAP-eksperter er uddannet i en række discipliner relateret til automatisering, herunder bedste praksis for implementering af RPA. Vores eksperter kan hjælpe dig med at planlægge og udvikle workflow-processer. Takket være deres erfaring med automatisering af softwaretest kan de desuden hjælpe med funktions- og performancetest, som vi vil udforske i trin 7 i denne guide.
Ud over dedikeret support skal du holde øje med RPA-løsninger med et levende brugerfællesskab; fora er en fremragende kilde til information.
Pris:
Prisen er altid en faktor, man skal overveje. Ingen opererer med et ubegrænset budget. Husk på, at det dyreste værktøj ikke altid er det bedste. Så hold øje med værdien, når du vælger en leverandør.
De fleste RPA-løsninger bruger månedlige eller årlige licenser. Men hvad du får for dit abonnement, varierer meget fra leverandør til leverandør. Se efter forskelle mellem udbyderne, især ting som ubegrænsede licenser. Når du udvider dine RPA-kapaciteter eller skalerer din virksomhed, sikrer ubegrænsede licenser, at dine omkostninger er faste og forudsigelige.
Derudover skal du kigge efter leverandører, der inkluderer førsteklasses support i din pakke. For eksempel giver vores Enterprise-pakke en ZAP-ekspert til at arbejde sammen med dit team for at levere en implementering, der giver resultater. Omkostningerne ved et abonnement kan modregnes i lønnen til en teknisk medarbejder, hvilket giver en seriøs værdi.
Omdømme:
En leverandørs omdømme er en vigtig indikator for pålidelighed og kvalitet. I dag kan vi alle få adgang til online anmeldelser for at finde ud af det. Vær heller ikke bange for at bede leverandørerne om relevante casestudier eller udtalelser.
Hvis du vil samarbejde med en RPA-løsning eller tilbyde white label-services, skal du tale med din leverandør og søge råd hos eksisterende konsulenter og partnere. Disse løsninger fungerer også godt for bureauer og udbydere af forretningstjenester.
#5. Design
Design er en vigtig fase i RPA-livscyklusstyring. Det er det tidspunkt, hvor al din planlægning og research tager form. Her kan du trække på de oplysninger, der blev produceret under feasibility-testfasen, og bygge kort til din RPA-proces.
På dette tidspunkt kan du begynde at opbygge et procesdesigndokument (PDD). Takket være tilgængeligheden af kommunikationsværktøjer og cloud-hosting kan disse dokumenter være meget samarbejdsvenlige. Tilskynd interessenterne til at samarbejde, hvor det er relevant, for at sikre, at du har en bred vifte af meninger.
Når du har en model af processen, kan du kortlægge afhængighederne. Det kan være alt fra specifikke applikationer, databaser og regneark, der fungerer som trigger, input eller output for din proces.
Hvis proces A ikke kan gennemføres uden proces B, har du en afhængighed. Det er selvfølgelig det simpleste tilfælde. Større projekter med flere indbyrdes afhængige processer kan hurtigt blive et rod af afhængigheder, så det er en god idé at opbygge et proceskort.
#6. Udvikle
Udvikling er en af de mest spændende dele af din RPA-implementering. Det er her, al din research bliver til noget håndgribeligt. Afhængigt af hvilken RPA-leverandør du har valgt, kan denne fase være meget kompleks og kræve nogle tekniske færdigheder eller meget brugervenlig og intuitiv.
ZAPTEST tilbyder to forskellige måder at udvikle RPA-processer på. For det første kan du bruge en skærmoptager til at observere en menneskelig medarbejder, mens de udfører den opgave, som du ønsker at omdanne til et RPA-workflow. Vores teknologi registrerer opgaven og bryder den ned i redigerbare trin. Alternativt kan du bruge software til kortlægning af arbejdsgange med drag-and-drop-funktioner til at programmere de nødvendige trin.
#7. Test
Det næste trin i robotprocesautomatiseringens livscyklus er kritisk. Selvom din procesautomatisering måske er færdig, skal du prøve den af, før du går live. Nogle RPA-processer er meget enkle, mens andre er mere komplekse på grund af afhængigheder, transaktionsmængder eller andre faktorer.
På dette tidspunkt kan du teste din proces i et staging-miljø for at sikre, at den kører, som du forventer. Automatiseringsværktøjer til softwaretest kan hjælpe med at sikre, at du er dækket ind fra alle vinkler ved at skabe en række scenarier, som din RPA kan blive udsat for. Du bør opbygge detaljerede testscripts, der måler output i forhold til de forventede resultater, samtidig med at du kører scenarier.
Performance- og belastningstest er også afgørende for at sikre, at dine RPA-processer er holdbare nok til at modstå hverdagens belastninger. Selvom dit testteam er bedst placeret til at verificere, om din RPA-implementering fungerer korrekt, bør du også overveje at spørge brugere og andre interessenter om deres mening.
Før omhyggelige optegnelser, og registrer alle abnormiteter, der skal tages hånd om.
#8. Mål
Der er et stort antal parametre, som du kan bruge til at måle succes og resultater af dine automatiseringsforsøg. Mange af disse målinger vil være direkte knyttet til de mål og indvendinger, du har opstillet i trin 1. Men andre vil være relateret til overvejelser som implementeringshastighed, ROI og så videre.
RPA er en konstant proces. Selvom ideen er at indstille det og lade det køre, bør du konstant overvåge dine processer for at sikre, at de leverer det ønskede afkast og den optimale ydeevne.
Her er en liste over nogle populære RPA-målinger
- Hastighed: Den gennemsnitlige tid, det tager for processen at fuldføre fra ende til anden.
- Nøjagtighed: Et procentuelt mål for nøjagtigheden af de behandlede data
- Forventet forretningsværdi: Et mål for tid, penge eller andre ressourcer, som din RPA-proces sparer din virksomhed for.
- Nedetid: Tid i timer eller dage, hvor RPA-processen ikke er tilgængelig.
#9. Backup-plan
Selvom implementering af RPA-workflow handler om at lægge de gamle metoder bag sig, bør du altid have en backup-plan. Som enhver IT-professionel eller virksomhedsleder ved, kan tingene gå galt når som helst, og det gør de ofte på det værst tænkelige tidspunkt.
Hvis du bruger RPA-processer til at håndtere kritiske opgaver, har du brug for en forretningskontinuitetsplan, hvis noget går galt. Backup-planer vil variere afhængigt af implementeringen, men de kan omfatte manuel arbejdskraft til at udføre vitale opgaver under nedetid.
#10. Implementering og vedligeholdelse
Når du har sat flueben ud for disse trin i RPA-implementeringen, er det tid til at slippe din RPA-løsning løs i et produktionsmiljø.
RPA-processer har mange afhængigheder. Mens din proces måske forbliver den samme, kan integrerede applikationer, regneark og databaser ændre sig. Eller, lige så sandsynligt, at sikkerhedsoplysningerne kan ændre sig. Når det sker, kan det få din RPA-proces til at returnere undtagelser. Planlagt overvågning, test og vedligeholdelse kan være med til at sikre maksimal oppetid.
Afsluttende tanker
Implementering af RPA-processer bør være resultatet af velovervejet og bevidst planlægning. Ved at følge disse ti trin giver du dit projekt den bedste chance for succes. IT-projekter har en uacceptabelt høj fejlrate. Bliv ikke en del af statistikken. Følg disse trin, og du vil kunne læne dig tilbage og nyde fordelene ved et RPA-projekt, der leverer værdi.
