Podľa
2023 Intelligent Automation Spend & Trends Report
, 54 % podnikov plánuje investovať do
RPA
v tomto roku. 42 % respondentov uviedlo, že už investovali do RPA, a možno povedať, že spoločnosti na celom svete si uvedomujú významné výhody automatizácie. Takéto rozšírenie má veľký zmysel; ktorá organizácia by nechcela znížiť náklady, zvýšiť produktivitu a mať spokojnejších zamestnancov?
Zatiaľ čo výhody RPA môžu byť úplne jasné, cesta k automatizácii je často menej zrozumiteľná. Životný cyklus RPA má mnoho úskalí, ale môžete sa im ľahko vyhnúť použitím obozretnej stratégie. Úspešné
Implementácia RPA
sa začína dôkladným posúdením a plánovaním a až potom sa prejde k prísnemu programu testovania, nasadenia a údržby.
Postupujte podľa týchto desiatich krokov automatizácie robotických procesov, aby ste zabezpečili čo najhladší priebeh implementácie. Tento sprievodca vás prevedie celou cestou od nápadu až po spustenie prvého procesu RPA.
Čo je životný cyklus RPA?
Životný cyklus robotickej automatizácie procesov opisuje rôzne kroky potrebné na návrh, vytvorenie a vykonanie procesu RPA. O tom, ktoré fázy životného cyklu RPA potrebujete na úspešnú implementáciu, sa vedú živé a zdravé diskusie. Najlepšie úvahy v tejto oblasti však majú niekoľko spoločných fáz, ako napríklad hodnotenie, testovanie, meranie a údržba. Životný cyklus RPA ako taký čerpá z mnohých osvedčených postupov používaných pri všeobecnom vývoji softvéru.
Tu uvádzame desať kritických fáz RPA, ktoré vášmu projektu poskytnú najlepšiu šancu na úspech.
#1. Stanovte si svoje ciele
Každý dobrý životný cyklus RPA začína stanovením jasných cieľov. Podľa skupiny Standish Group, menej ako 30 % IT projektov je úspešne realizovaných. Existuje mnoho dôvodov týchto nelichotivých čísel vrátane zlého plánovania, meniacich sa požiadaviek a nedostatočného zosúladenia medzi členmi tímu. Nedostatok konkrétnych cieľov je však jednou z najzávažnejších príčin neúspechu IT projektov.
Všetky obchodné projekty alebo kampane potrebujú jednoznačné ciele. Pomôžu vám zostať sústredení a umožnia vám stanoviť si dobre definované a merateľné ciele, na ktorých budete pracovať. Takže skôr, ako začnete uvažovať o konkrétnych procesoch RPA, ktoré chcete automatizovať, musíte si načrtnúť, prečo sa vydáte touto cestou.
Definujte, čo chcete týmto procesom dosiahnuť. Medzi typické ciele RPA patria okrem iného niektoré z nasledujúcich:
- Znižovanie nákladov
- Zvyšovanie produktivity
- Zvyšovanie spokojnosti a udržanie zamestnancov
- Zvyšovanie konkurencieschopnosti
- Dosiahnutie digitálnej transformácie
Bez ohľadu na to, aká je vaša motivácia, uistite sa, že ste jasne definovali svoje ciele skôr, ako prejdete k nasledujúcim krokom automatizácie robotických procesov.
Ak potrebujete pomoc pri písaní cieľov, použite skratku SMART. Všetky ciele by mali byť:
- Specifické
- Measurable
- Achievable
- Relevantné
- Time viazané na
Poďme preskúmať, ako môžete aplikovať rámec SMART na projekt RPA.
Príklad projektu
Webová stránka elektronického obchodu chce vytvoriť nástroj na porovnávanie cien konkurencie, aby vždy ponúkala najnižšie ceny.
Konkrétne:
RPA bot bude v hodinových intervaloch získavať údaje z konkrétnych webových stránok, štruktúrovať informácie v databáze a upravovať ceny na webovej stránke spoločnosti tak, aby boli rovnako konkurencieschopné ako ich konkurenti. Táto automatizácia nahradí existujúci obchodný proces, ktorý využíva štyroch ľudských pracovníkov.
Merateľné:
Projekt sa bude považovať za úspešný, keď štyria pracovníci už nebudú ručne kontrolovať a upravovať ceny na webových stránkach.
Dosiahnuteľné:
Automatizáciu možno dosiahnuť implementáciou riešenia RPA, ktoré dokáže kontrolovať stránky, extrahovať údaje o cenách a exportovať ich do tabuľky. Riešenia RPA sa musia tiež integrovať do systému správy obsahu a mať oprávnenie aktualizovať a publikovať nové údaje.
Relevantné:
Prechod z manuálnych na automatizované pracovné postupy ušetrí hodiny štyroch zamestnancov, čím sa podporia ciele organizácie znížiť režijné náklady na zamestnancov.
Časovo obmedzené:
Tento projekt by sa mal zrealizovať v priebehu nasledujúcich troch mesiacov. Dôležitá je rýchlosť implementácie, čo je ďalší faktor, prečo je RPA najlepším kandidátom na túto prácu.
#2. Identifikácia kandidátov na proces RPA
Ďalej prejdeme k jednej z najdôležitejších fáz RPA: identifikácii procesov, ktoré chcete automatizovať. V predchádzajúcej fáze životného cyklu RPA ste načrtli svoje ciele. Na základe týchto cieľov by ste mali určiť úlohy, ktoré sú vhodné pre RPA.
Povedzme, že vaším cieľom je ušetriť čas pri spracovaní miezd. V tejto fáze životného cyklu vývoja RPA rozdeľujete všetky procesy spojené s výplatou miezd. Potom sa rozhodnete, ktoré fázy si ešte vyžadujú manuálny zásah a ktoré sú vhodné pre proces RPA.
Podobne, ak je vaším cieľom spokojnosť zamestnancov, musíte vykonať audit existujúcich pracovných postupov a identifikovať opakujúce sa a všedné úlohy, ktoré zaberajú čas vašich zamestnancov.
Pri vykonávaní tohto prieskumu získate predstavu o tom, koľko pracovných hodín alebo iných zdrojov môžete ušetriť implementáciou RPA. Nezabudnite, že aby sa RPA oplatilo, úlohy a procesy, ktoré automatizujete, musia byť dostatočne objemné.
Príklad postupu
Prepravná spoločnosť je ťažko zasiahnutá fluktuáciou zamestnancov. Tento problém znižuje produktivitu a úroveň služieb klientom. Interný prieskum odhalil, že spokojnosť zamestnancov je nízka v dôsledku veľkého množstva opakujúcej sa práce, ako je napríklad vybavovanie a aktualizácia požiadaviek na prepravu.
V snahe zvýšiť spokojnosť zamestnancov prepravná spoločnosť identifikuje potrebu automatizovaného systému, ktorý nahradí manuálne vyhľadávanie aktualizácií prepravcov. Medzi príslušné procesy RPA patria:
- Bot vyhľadáva webové stránky poskytovateľov prepravy a poskytuje aktualizácie doručenia do interných obchodných systémov.
- Bot posiela e-maily alebo textové správy zákazníkom v reálnom čase, čím znižuje počet lístkov, hovorov a otázok zákazníckej podpory.
#3. Vykonajte testy uskutočniteľnosti
Testovanie uskutočniteľnosti RPA zahŕňa ponorenie sa do hĺbky každého procesu RPA, ktorý ste identifikovali v predchádzajúcich fázach životného cyklu projektu RPA, a skutočné pochopenie jeho životaschopnosti. Posúdenie uskutočniteľnosti RPA môžete rozdeliť do troch rôznych fáz.
Fáza 1: Posúdenie procesu
Vaše hodnotenie procesov RPA by malo byť čo najpodrobnejšie. Zatiaľ čo nástroje ako napr. ZAPTEST používať technológiu počítačového videnia (CVT) na zachytenie a napodobnenie interakcií medzi človekom a počítačom, ktoré zahŕňajú úlohu, mali by ste stále dokumentovať každý krok až po stlačenie klávesy. Teraz je čas zistiť, či sú úlohy, ktoré chcete automatizovať, skutočne založené na pravidlách a krokoch.
Fáza 2: Technické hodnotenie:
Ďalej je potrebné zvážiť ďalšie technické otázky. Ak chcete napríklad dosiahnuť návratnosť investícií, potrebujete vysoké objemy transakcií. Podobne musíte zvážiť veci, ako je škálovateľnosť vášho projektu, stabilita programov, s ktorými budú vaše nástroje RPA spolupracovať, a to, ako je vaša organizácia prístupná novým pracovným postupom a implementácii RPA.
Premyslite si typ vstupných a výstupných údajov potrebných pre danú úlohu. Ak vstupy používajú štruktúrované údaje, je to dobré. Ak sú neštruktúrované, možno budete potrebovať ďalšie aplikácie alebo šablóny na vyriešenie problému.
Potom by ste mali premýšľať o svojom softvérovom zásobníku. Ako môžete integrovať softvér RPA do svojho súčasného technologického prostredia?
Fáza 3: Hodnotenie návratnosti investícií:
Váš projekt má pravdepodobne stanovený rozpočet. Pravdepodobne ste sa už informovali o tom, koľko by mohla stáť implementácia pracovných postupov RPA. Teraz si musíte prepočítať čísla a zistiť, či je implementácia nástrojov RPA nielen nákladovo efektívna, ale či vášmu podniku prinesie peniaze. Spoločnosť McKinsey Digital uvádza, že projekty RPA môžu priniesť návratnosť investícií v rozmedzí 30 % a 200 % počas prvého roka. To je dosť široký rozsah, preto sa pokúste o užší rozsah.
Príklad postupu
Stredne veľká banka expandovala do nového regiónu. V rámci svojej stratégie ponúka úvery novým spotrebiteľom. Spracovanie týchto úverov sa však vykonáva manuálne, čo značne zaťažuje súčasných zamestnancov.
Manažment vykoná test uskutočniteľnosti, aby potvrdil nasledujúce skutočnosti:
- Proces: Schvaľovanie pôžičiek je založené na prísnych kritériách; pri rozhodovaní nie je potrebný ľudský zásah, pretože je založené na pravidlách.
- Technické údaje: Formuláre žiadostí obsahujú štruktúrované údaje, ktoré môže robot RPA spracovať a vrátiť schválenie alebo zamietnutie.
- NÁVRATNOSŤ INVESTÍCIÍ: Manuálne spracovanie žiadostí o pôžičku si vyžiada zamestnanie piatich nových členov tímu, takže zavedenie systému RPA bude oveľa nákladovo efektívnejšie. Návratnosť investícií je zaručená.
#4. Výber správneho riešenia RPA
Keď ste si dali záležať na tom, aby ste pochopili svoje ciele, načrtli procesy, ktoré chcete automatizovať, a posúdili uskutočniteľnosť svojho projektu, je čas prejsť k výberu dodávateľa. Je dôležité, aby ste si predajcu a jeho riešenie dôkladne preverili, ale neexistujú tu žiadne pevné pravidlá. Veľa závisí od veľkosti a rozsahu vášho projektu, od toho, ktorí zamestnanci budú využívať RPA, od vášho rozpočtu a od mnohých ďalších faktorov.
Tu sú niektoré z hlavných vecí, ktoré treba zvážiť.
Požiadavky na projekt:
Preskúmajte dodávateľov, ktorí majú vo vašom priestore skúsenosti. Hoci sú nástroje RPA flexibilné, nájdenie dodávateľov so skúsenosťami vo vašom odvetví môže pomôcť urýchliť životný cyklus vývoja RPA. Ešte dôležitejšie je však zvážiť veľkosť a rozsah vášho projektu a na základe týchto parametrov hľadať dodávateľov.
Napríklad je vhodný čas na to, aby ste zvážili, ako široko sa budú vaše projekty RPA využívať v rámci celého podniku. Ak ide o veľký projekt, ktorý si vyžaduje veľa miest, náklady na licencie sú podstatným faktorom. Podobne, ak vaša firma sleduje agresívny rast alebo vám výhody úspešného zavedenia RPA umožnia škálovanie, potom bude mať zmysel riešenie, ktoré ponúka neobmedzený počet licencií v rámci jednej ceny predplatného.
Technológia:
Premyslite si svoj projekt a konkrétne nástroje, ktoré potrebujete na realizáciu svojich cieľov. Niektoré veci, ktoré treba zvážiť, sú počet potrebných licencií, dostupnosť technológie počítačového videnia, opakovane použiteľný kód, skriptovanie medzi platformami, integrácia API a mnohé ďalšie. Snažte sa zosúladiť USP dodávateľa s vašimi požiadavkami.
Aj v tomto prípade bude veľa vašich rozhodnutí ovplyvnených konkrétnym rozsahom vášho projektu. Napríklad mnohé podniky a vlády na celom svete sú stále závislé od starších systémov. Existuje veľa dôvodov, prečo organizácie nemigrujú z týchto zastaraných aplikácií, vrátane nákladov, nadmernej komplikovanosti a dokonca aj poznania, že hoci sú tieto systémy staré, stále viac-menej plnia svoju úlohu na prijateľnej úrovni.
Nástroje RPA sú vynikajúcim spôsobom, ako tieto nástroje začleniť do moderného prostredia. Hoci API, integračné platformy a manuálni pracovníci sú metódy, ktoré dokážu čítať a zapisovať údaje z týchto systémov, nástroje RPA predstavujú oveľa nákladovo efektívnejšiu metódu. Modulárna povaha týchto softvérov RPA navyše znamená, že môžete rozšíriť staršie systémy na riešenia, ktoré poskytujú robustnejšie pracovné postupy.
Medzi ďalšie technológie, ktoré môžu dať vášmu procesu RPA výhodu, patria nástroje pre rôzne aplikácie a platformy. Ak máte obchodné procesy, ktoré zahŕňajú integráciu medzi rôznymi zariadeniami a aplikáciami alebo spoluprácu medzi vzdialenými tímami, RPA môže ponúknuť požadovanú všestrannosť.
Jednoduché používanie:
Riešenia RPA sú vytvorené tak, aby umožnili netechnickým tímom vyťažiť z automatizácie maximum. Najlepšou možnosťou sú nástroje bez kódu alebo bez skriptov s intuitívnym rozhraním. Kódovanie si vyžaduje veľa času a prístup ku kvalifikovaným vývojárom. Na druhej strane, nástroje bez kódu sú obmedzené len kreativitou a schopnosťami pracovníkov pri riešení problémov.
Jednoduchosť používania samozrejme presahuje rámec intuitívneho používateľského rozhrania (UI). Táto koncepcia sa vzťahuje aj na efektívne zapracovanie, ktoré zabezpečí, že váš tím bude vedieť, ako čo najlepšie využiť investície do automatizácie. Odporúčame dôkladne si premyslieť rozdiely medzi licenčným modelom softvér + služby a licenčným modelom iba softvér.
Podpora:
Podpora zákazníkov je kľúčová, najmä pre tímy, ktoré sa do projektov RPA púšťajú po prvýkrát. Pri automatizácii kritických pracovných postupov je navyše nevyhnutná pohotová podpora.
Niektoré nástroje, ako napríklad ZAPTEST, ponúkajú prístup k špecializovanému odborníkovi, ktorý vám pomôže implementovať a udržiavať vaše riešenie počas celého životného cyklu RPA. Certifikovaní experti ZAP sú vyškolení v mnohých disciplínach týkajúcich sa automatizácie vrátane osvedčených postupov implementácie RPA. Naši odborníci vám pomôžu pri plánovaní a vývoji pracovných postupov. Okrem toho môžu vďaka svojim skúsenostiam s automatizáciou testovania softvéru pomôcť s funkčným a výkonnostným testovaním, ktorému sa budeme venovať v 7. kroku tejto príručky.
Okrem špecializovanej podpory sa zamerajte na riešenia RPA s aktívnou komunitou používateľov; fóra sú vynikajúcou zásobárňou informácií.
Cena:
Vždy je potrebné zvážiť cenu. Nikto nemá neobmedzený rozpočet. Majte na pamäti, že najdrahší nástroj nie je vždy ten najlepší. Pri výbere dodávateľa sa preto zamerajte na hodnotu.
Väčšina riešení RPA používa mesačné alebo ročné licencie. Predplatné sa však u jednotlivých predajcov značne líši. Hľadajte rozdiely medzi jednotlivými poskytovateľmi, najmä také, ako sú neobmedzené licencie. Pri rozširovaní možností RPA alebo rozširovaní podnikania vám neobmedzené licencie zabezpečia fixné a predvídateľné náklady.
Okrem toho hľadajte dodávateľov, ktorí v rámci balíka zahŕňajú prvotriednu podporu. Napríklad náš balík Enterprise poskytuje experta ZAP, ktorý bude pracovať spolu s vaším tímom a zabezpečí implementáciu, ktorá prinesie výsledky. Náklady na predplatné sa môžu kompenzovať platom technického pracovníka, čo predstavuje vážnu hodnotu.
Reputácia:
Povesť dodávateľa je základným ukazovateľom spoľahlivosti a kvality. V dnešnej dobe môžeme všetci získať prístup k online recenziám, aby sme to zistili. Nebojte sa tiež požiadať predajcov o relevantné prípadové štúdie alebo referencie.
Ak chcete spolupracovať s riešením RPA alebo ponúkať služby pod bielou značkou, obráťte sa na svojho dodávateľa a požiadajte o radu existujúcich konzultantov a partnerov. Tieto riešenia sú vhodné aj pre agentúry a poskytovateľov obchodných služieb.
#5. Dizajn
Návrh je základnou fázou riadenia životného cyklu RPA. V tomto momente sa začínajú formovať všetky vaše plány a výskumy. Tu môžete čerpať z informácií získaných vo fáze testovania uskutočniteľnosti a vytvárať mapy pre svoj proces RPA.
V tejto fáze môžete začať vytvárať dokument návrhu procesu (PDD). Vďaka dostupnosti komunikačných nástrojov a cloudového hostingu môžu byť tieto dokumenty veľmi dobre využiteľné na spoluprácu. V prípade potreby podporujte spoluprácu zainteresovaných strán, aby ste si zabezpečili hĺbku názorov.
Po vytvorení modelu procesu môžete zmapovať závislosti. Môžu to byť akékoľvek špecifické aplikácie, databázy a tabuľky, ktoré slúžia ako spúšťač, vstup alebo výstup pre váš proces.
Ak proces A nemožno dokončiť bez procesu B, máte závislosť. Samozrejme, to je najjednoduchší prípad. Väčšie projekty s viacerými vzájomne závislými procesmi sa môžu rýchlo stať spleťou závislostí, preto je dobré vytvoriť mapu procesov.
#6. Vypracovať
Vývoj je jednou z najzaujímavejších častí implementácie RPA. Tu sa celý váš výskum premení na niečo hmatateľné. V závislosti od dodávateľa RPA, ktorého ste si vybrali, môže byť táto fáza veľmi zložitá a vyžadovať určité technické zručnosti alebo veľmi používateľsky prívetivá a intuitívna.
ZAPTEST ponúka dva rôzne spôsoby vývoja procesov RPA. Po prvé, môžete použiť nahrávač na obrazovke na pozorovanie ľudského pracovníka pri vykonávaní úlohy, ktorú chcete transformovať do pracovného postupu RPA. Naša technológia zaznamenáva úlohu a rozdeľuje ju na upraviteľné kroky. Na naprogramovanie požadovaných krokov môžete prípadne použiť softvér na mapovanie pracovných postupov s funkciou drag-and-drop.
#7. Test
Táto ďalšia fáza životného cyklu automatizácie robotických procesov je kritická. Aj keď je automatizácia procesov dokončená, pred spustením do prevádzky ju musíte podrobiť skúškam. Niektoré procesy RPA sú veľmi jednoduché, zatiaľ čo iné sú zložitejšie kvôli závislostiam, objemom transakcií alebo iným faktorom.
V tomto okamihu môžete otestovať svoj proces v skúšobnom prostredí, aby ste sa uistili, že beží podľa vašich predstáv. Nástroje na automatizáciu testovania softvéru vám môže pomôcť zabezpečiť pokrytie zo všetkých strán vytvorením celého radu scenárov, ktorým by váš RPA mohol čeliť. Mali by ste vytvoriť podrobné testovacie skripty, ktoré popri spustených scenároch merajú výstupy v porovnaní s očakávanými výsledkami.
Testovanie výkonnosti a záťaže je tiež veľmi dôležité na zabezpečenie toho, aby vaše procesy RPA boli dostatočne odolné voči každodennému používaniu. Okrem toho, hoci váš testovací tím má najlepšie predpoklady na overenie, či implementácia RPA funguje správne, zvážte aj možnosť opýtať sa používateľov a ďalších zainteresovaných strán na ich názory.
Vediete si dôkladné záznamy a zaznamenávajte všetky abnormality, ktoré je potrebné riešiť.
#8. Opatrenie
Existuje veľké množstvo metrík, ktoré môžete použiť na meranie úspešnosti a výkonnosti vašich pokusov o automatizáciu. Mnohé z týchto ukazovateľov budú priamo súvisieť s cieľmi a námietkami, ktoré ste stanovili v kroku 1. Iné však budú súvisieť s úvahami, ako je rýchlosť nasadenia, návratnosť investícií a podobne.
RPA je neustály proces. Hoci ide o to, aby ste ho nastavili a nechali bežať, mali by ste svoje procesy neustále monitorovať, aby ste sa uistili, že prinášajú požadované výnosy a optimálny výkon.
Tu je zoznam niektorých populárnych metrík RPA
- Rýchlosť: Priemerný čas potrebný na dokončenie procesu od konca do konca
- Presnosť: Percentuálna miera presnosti spracovaných údajov
- Očakávaná obchodná hodnota: Miera času, peňazí alebo iných zdrojov, ktoré váš proces RPA ušetrí vášmu podniku.
- Prestoje: Čas v hodinách alebo dňoch, keď je proces RPA nedostupný
#9. Záložný plán
Hoci nasadenie pracovných postupov RPA znamená zanechať staré spôsoby, vždy by ste mali mať záložný plán. Ako vie každý IT profesionál alebo vedúci podniku, veci sa môžu kedykoľvek pokaziť a často sa tak stane v tom najhoršom možnom čase.
Ak používate procesy RPA na spracovanie kritických úloh, potrebujete plán kontinuity činností pre prípad, že sa niečo pokazí. Záložné plány sa budú líšiť v závislosti od implementácie, ale môžu zahŕňať aj presun manuálnych pracovníkov, ktorí budú plniť dôležité úlohy počas odstávky.
#10. Nasadenie a údržba
Keď ste si odškrtli tieto kroky implementácie RPA, je čas spustiť riešenie RPA do produkčného prostredia.
Procesy RPA majú veľa závislostí. Zatiaľ čo váš proces môže zostať rovnaký, integrované aplikácie, tabuľky a databázy sa môžu zmeniť. Alebo sa rovnako pravdepodobne môžu zmeniť bezpečnostné poverenia. Ak sa tak stane, môže to spôsobiť, že váš proces RPA vráti výnimky. Plánované monitorovanie, testovanie a údržba môžu pomôcť zabezpečiť maximálnu dobu prevádzkyschopnosti.
Záverečné myšlienky
Implementácia procesov RPA by mala byť výsledkom premysleného a uváženého plánovania. Dodržaním týchto desiatich krokov dáte svojmu projektu najlepšiu šancu na úspech. IT projekty majú neprijateľne vysokú mieru zlyhania. Nestávajte sa štatistikou. Ak budete postupovať podľa týchto krokov, budete sa môcť pohodlne usadiť a využívať výhody projektu RPA, ktorý prináša hodnotu.
