Podle
2023 Intelligent Automation Spend & Trends Report
, 54 % podniků plánuje investovat do
RPA
v letošním roce. 42 % respondentů uvedlo, že již investovali do RPA, a lze tedy říci, že společnosti po celém světě si uvědomují významné výhody automatizace. Toto široké přijetí dává velký smysl; která organizace by nechtěla snížit náklady, zvýšit produktivitu a mít spokojenější zaměstnance?
Zatímco přínosy RPA mohou být naprosto jasné, cesta k automatizaci je často méně srozumitelná. Životní cyklus RPA má mnoho úskalí, ale můžete se jim snadno vyhnout použitím obezřetné strategie. Úspěšné
Implementace RPA
začíná pečlivým posouzením a plánováním, než se přejde k důkladnému programu testování, nasazení a údržby.
Dodržujte těchto deset kroků automatizace robotických procesů, aby implementace proběhla co nejhladčeji. Tento průvodce vás provede celou cestou od nápadu až po spuštění prvního procesu RPA.
Jaký je životní cyklus RPA?
Životní cyklus robotické automatizace procesů popisuje různé kroky potřebné k návrhu, vytvoření a provedení procesu RPA. O tom, které fáze životního cyklu RPA potřebujete k úspěšné implementaci, se vedou živé a zdravé debaty. Nejlepší úvahy o této problematice však mají několik společných fází, jako je hodnocení, testování, měření a údržba. Životní cyklus RPA tak vychází z mnoha osvědčených postupů používaných při obecném vývoji softwaru.
Zde uvádíme deset kritických fází RPA, které vašemu projektu poskytnou nejlepší šanci na úspěch.
#1. Stanovte si své cíle
Každý dobrý životní cyklus RPA začíná stanovením jasných cílů. Podle skupiny Standish Group, méně než 30 % IT projektů je úspěšně realizováno. Důvodů pro tato nevalná čísla je celá řada, včetně špatného plánování, měnících se požadavků a nedostatečné shody mezi členy týmu. Nedostatek konkrétních cílů je však jednou z nejzávažnějších příčin neúspěchu IT projektů.
Všechny obchodní projekty nebo kampaně potřebují jednoznačné cíle. Pomohou vám udržet si soustředění a umožní vám stanovit si dobře definované a měřitelné cíle, na kterých budete pracovat. Než tedy začnete uvažovat o konkrétních procesech RPA, které chcete automatizovat, musíte nastínit, proč se touto cestou vydáváte.
Definujte, čeho chcete tímto procesem dosáhnout. Mezi typické cíle RPA patří mimo jiné:
- Snižování nákladů
- Zvyšování produktivity
- Zvyšování spokojenosti a udržení zaměstnanců
- Zvyšování konkurenceschopnosti
- Dosažení digitální transformace
Ať už je vaše motivace jakákoli, ujistěte se, že jste jasně definovali své cíle, než přejdete k níže uvedeným krokům robotické automatizace procesů.
Pokud potřebujete pomoc při psaní cílů, použijte zkratku SMART. Všechny cíle by měly být:
- Specifické
- Measurable
- Achievable
- Relevantní
- Time-bound
Pojďme se podívat, jak lze rámec SMART aplikovat na projekt RPA.
Příklad projektu
Webové stránky elektronického obchodu chtějí vytvořit nástroj pro porovnávání cen u konkurence, aby vždy nabízely nejnižší ceny.
Konkrétní:
RPA bot bude v hodinových intervalech shromažďovat data z konkrétních webových stránek, strukturovat informace v databázi a upravovat ceny na webových stránkách společnosti tak, aby byly stejně konkurenceschopné jako jejich konkurenti. Tato automatizace nahradí stávající obchodní proces, který využívá čtyři lidské pracovníky.
Měřitelné:
Projekt bude považován za úspěšný, až čtyři pracovníci nebudou ručně kontrolovat a upravovat ceny na webových stránkách.
Dosažitelné:
Automatizace lze dosáhnout implementací řešení RPA, které dokáže kontrolovat stránky, extrahovat údaje o cenách a exportovat je do tabulky. Řešení RPA se musí také integrovat do systému správy obsahu a mít oprávnění k aktualizaci a publikování nových dat.
Relevantní:
Přechod od manuálních k automatizovaným pracovním postupům ušetří hodiny čtyř zaměstnanců, čímž podpoří cíle organizace snížit režijní náklady na zaměstnance.
Časově omezené:
Tento projekt by měl být dokončen během následujících tří měsíců. Důležitá je rychlost implementace, což je další faktor, proč je RPA nejlepším kandidátem na tuto práci.
#2. Identifikace kandidátů na proces RPA
Dále přejdeme k jedné z nejdůležitějších fází RPA: identifikaci procesů, které chcete automatizovat. V předchozí fázi životního cyklu RPA jste nastínili své cíle. Tyto cíle by měly být podkladem pro výběr úloh, které jsou vhodné pro RPA.
Řekněme, že vaším cílem je ušetřit čas při zpracování mezd. V této fázi životního cyklu vývoje RPA rozdělíte všechny procesy spojené s vedením mzdové agendy. Poté se rozhodnete, které fáze ještě vyžadují manuální zásah a které jsou vhodné pro proces RPA.
Pokud je vaším cílem spokojenost zaměstnanců, je třeba provést audit stávajících pracovních postupů a identifikovat opakující se a všední úkoly, které zabírají čas vašich zaměstnanců.
Při provádění tohoto průzkumu získáte představu o tom, kolik pracovních hodin nebo jiných zdrojů můžete ušetřit díky implementaci RPA. Nezapomeňte, že aby se RPA vyplatila, musí být automatizované úlohy a procesy dostatečně objemné.
Příklad postupu
Přepravní společnost je těžce zasažena fluktuací zaměstnanců. Tento problém poškozuje produktivitu a úroveň služeb klientům. Interní průzkum odhalil, že spokojenost zaměstnanců je nízká kvůli velkému množství opakující se práce, jako je například vyřizování a aktualizace dotazů na přepravu.
Ve snaze zvýšit spokojenost zaměstnanců zjistí přepravní společnost, že potřebuje automatizovaný systém, který nahradí ruční vyhledávání aktualizací přepravců. Procesy RPA zahrnují:
- Bot prohledává webové stránky poskytovatelů přepravy a poskytuje aktualizace doručení interním obchodním systémům.
- Bot posílá e-maily nebo textové zprávy zákazníkům v reálném čase, čímž snižuje počet lístků, hovorů a dotazů na zákaznickou podporu.
#3. Provedení testů proveditelnosti
Testování proveditelnosti RPA zahrnuje hluboký ponor do každého procesu RPA, který jste identifikovali v předchozích fázích životního cyklu projektu RPA, a skutečné pochopení jeho životaschopnosti. Posouzení proveditelnosti RPA můžete rozdělit do tří různých fází.
Fáze 1: Posouzení procesu
Posouzení procesu RPA by mělo být co nejpodrobnější. Zatímco nástroje jako např. ZAPTEST používat technologii počítačového vidění (CVT) k zachycení a napodobení interakcí mezi člověkem a počítačem, které zahrnují úkol, měli byste stále dokumentovat každý krok až po stisknutí klávesy. Nyní je čas zjistit, zda jsou úlohy, které chcete automatizovat, skutečně procesy založené na pravidlech a krocích.
Fáze 2: Technické posouzení:
Dále je třeba zvážit další technické otázky. Chcete-li například dosáhnout návratnosti investic, potřebujete vysoké objemy transakcí. Stejně tak musíte zvážit věci, jako je škálovatelnost vašeho projektu, stabilita programů, se kterými budou vaše nástroje RPA spolupracovat, a to, jak je vaše organizace přístupná novým pracovním postupům a implementaci RPA.
Zamyslete se nad typem datových vstupů a výstupů potřebných pro danou úlohu. Pokud vstupy používají strukturovaná data, je to dobré. Pokud jsou nestrukturované, možná budete k vyřešení problému potřebovat další aplikace nebo šablony.
Poté byste se měli zamyslet nad svým softwarovým stackem. Jak můžete integrovat software RPA do stávajícího technologického prostředí?
Fáze 3: Posouzení návratnosti investic:
Váš projekt má pravděpodobně rozpočet. A pravděpodobně jste se již informovali o tom, kolik by implementace RPA workflow mohla stát. Nyní je třeba spočítat, zda je implementace nástrojů RPA nejen nákladově efektivní, ale zda vaší firmě vydělá peníze. Společnost McKinsey Digital uvádí, že projekty RPA mohou přinést návratnost investic v rozmezí od 30 % a 200 % během prvního roku. To je poměrně široké rozpětí, takže se snažte o užší rozmezí.
Příklad postupu
Středně velká banka expandovala do nového regionu. V rámci své strategie nabízí půjčky novým spotřebitelům. Zpracování těchto půjček však probíhá ručně, což značně zatěžuje stávající zaměstnance.
Vedení provede test proveditelnosti, aby potvrdilo následující skutečnosti:
- Proces: Schvalování půjček je založeno na přísných kritériích; při rozhodování není nutný lidský zásah, protože je založeno na pravidlech.
- Technické údaje: Formuláře žádostí obsahují strukturovaná data, která může robot RPA zpracovat a vrátit schválení nebo zamítnutí.
- NÁVRATNOST INVESTIC: Ruční zpracování žádostí o úvěr si vyžádá zaměstnání pěti nových členů týmu, takže zavedení systému RPA bude mnohem efektivnější z hlediska nákladů. Návratnost investice je zajištěna.
#4. Výběr správného řešení RPA
Jakmile jste si dali práci s pochopením svých cílů, nastínili procesy, které chcete automatizovat, a posoudili proveditelnost svého projektu, je čas přejít k výběru dodavatele. Je důležité si dodavatele a jeho řešení řádně prověřit, ale neexistují žádná pevná pravidla. Hodně záleží na velikosti a rozsahu projektu, na tom, kteří zaměstnanci budou RPA využívat, na vašem rozpočtu a na celé řadě dalších faktorů.
Zde jsou některé z hlavních bodů, které je třeba zvážit.
Požadavky na projekt:
Prozkoumejte dodavatele, kteří mají ve vašem oboru zkušenosti. I když jsou nástroje RPA flexibilní, nalezení dodavatelů se zkušenostmi ve vašem oboru může pomoci urychlit životní cyklus vývoje RPA. Ještě důležitější je však zvážit velikost a rozsah vašeho projektu a podle těchto parametrů hledat dodavatele.
V této době je například vhodné zvážit, jak široce budou vaše projekty RPA využívány v rámci celého podniku. Pokud se jedná o rozsáhlý projekt vyžadující mnoho míst, jsou náklady na licence zásadním faktorem. Podobně, pokud vaše firma usiluje o agresivní růst nebo pokud vám úspěšné zavedení RPA umožní škálovat, pak bude mít smysl řešení, které nabízí neomezený počet licencí za jednu cenu předplatného.
Technologie:
Přemýšlejte o svém projektu a konkrétních nástrojích, které potřebujete k realizaci svých cílů. V této souvislosti je třeba zvážit například počet potřebných licencí, dostupnost technologie počítačového vidění, opakovaně použitelný kód, skriptování napříč platformami, integraci rozhraní API a mnoho dalšího. Snažte se sladit výhodnou nabídku dodavatele s vašimi požadavky.
Opět platí, že mnoho vašich rozhodnutí bude ovlivněno konkrétním rozsahem vašeho projektu. Například mnoho podniků a vlád po celém světě je stále závislých na starších systémech. Existuje mnoho důvodů, proč organizace nepřecházejí z těchto zastaralých aplikací, včetně nákladů, nadměrné komplikovanosti, a dokonce i poznání, že i když jsou tyto systémy staré, stále více či méně plní svou funkci na přijatelné úrovni.
Nástroje RPA jsou vynikajícím způsobem, jak tyto nástroje zapojit do moderny. Zatímco API, integrační platformy a manuální pracovníci jsou metody, které mohou číst a zapisovat data z těchto systémů, nástroje RPA jsou mnohem nákladově efektivnější metodou. Modulární povaha těchto softwarů RPA navíc znamená, že můžete rozšířit starší systémy na řešení, která poskytují robustnější pracovní postupy.
Mezi další technologie, které mohou vašemu procesu RPA workflow poskytnout výhodu, patří nástroje pro různé aplikace a platformy. Pokud máte obchodní procesy, které zahrnují integraci mezi různými zařízeními a aplikacemi nebo spolupráci mezi vzdálenými týmy, může vám RPA nabídnout požadovanou všestrannost.
Snadné používání:
Řešení RPA jsou vytvořena tak, aby umožnila i netechnickým týmům vytěžit z automatizace maximum. Nejlepší volbou jsou nástroje bez kódu nebo bez skriptů s intuitivním rozhraním. Kódování zabere spoustu času a vyžaduje přístup ke kvalifikovaným vývojářům. Na druhou stranu jsou nástroje bez kódu omezeny pouze kreativitou a schopnostmi pracovníka řešit problémy.
Snadné používání samozřejmě nezahrnuje jen intuitivní uživatelské rozhraní. Tento koncept se vztahuje i na efektivní zavádění, které zajistí, že váš tým bude vědět, jak maximálně využít investice do automatizace. Doporučujeme pečlivě zvážit rozdíly mezi licenčním modelem Software + služby a licenčním modelem pouze pro software.
Podpora:
Zákaznická podpora je klíčová, zejména pro týmy, které se do projektů RPA pouštějí poprvé. Při automatizaci kritických pracovních postupů je navíc nutná rychlá odezva podpory.
Některé nástroje, jako například ZAPTEST, nabízejí přístup ke specializovanému odborníkovi, který vám pomůže s implementací a údržbou řešení po celou dobu životního cyklu RPA. Certifikovaní odborníci ZAP jsou vyškoleni v řadě oborů týkajících se automatizace, včetně osvědčených postupů implementace RPA. Naši odborníci vám pomohou s plánováním a vývojem pracovních postupů. Díky svým zkušenostem s automatizací testování softwaru mohou navíc pomoci s funkčním a výkonnostním testováním, kterému se budeme věnovat v 7. kroku tohoto průvodce.
Kromě specializované podpory se zaměřte na řešení RPA s živou komunitou uživatelů; fóra jsou vynikající zásobárnou informací.
Cena:
Vždy je třeba zvážit cenu. Nikdo nemá neomezený rozpočet. Mějte na paměti, že nejdražší nástroj není vždy ten nejlepší. Při výběru dodavatele se proto zaměřte na hodnotu.
Většina řešení RPA používá měsíční nebo roční licence. Výše předplatného se však u jednotlivých dodavatelů značně liší. Hledejte rozdíly mezi jednotlivými poskytovateli, zejména takové, jako jsou neomezené licence. Když rozšiřujete své možnosti RPA nebo rozšiřujete své podnikání, neomezené licence zajišťují, že vaše náklady jsou pevné a předvídatelné.
Kromě toho hledejte dodavatele, kteří v rámci balíčku zahrnují prvotřídní podporu. Například náš balíček Enterprise poskytuje odborníka ZAP, který bude spolupracovat s vaším týmem a zajistí implementaci, která přinese výsledky. Náklady na předplatné mohou být kompenzovány platem technického pracovníka, což se promítá do vážné hodnoty.
Pověst:
Pověst dodavatele je základním ukazatelem spolehlivosti a kvality. V dnešní době máme všichni přístup k online recenzím, abychom to zjistili. Nebojte se také požádat dodavatele o relevantní případové studie nebo reference.
Pokud chcete spolupracovat s řešením RPA nebo nabízet služby white-label, obraťte se na svého dodavatele a požádejte o radu stávající konzultanty a partnery. Tato řešení jsou vhodná i pro agentury a poskytovatele podnikových služeb.
#5. Design
Návrh je zásadní fází řízení životního cyklu RPA. Je to okamžik, kdy veškeré vaše plánování a průzkum nabývají konkrétní podoby. Zde můžete čerpat z informací získaných ve fázi testování proveditelnosti a vytvářet mapy pro svůj proces RPA.
V této fázi můžete začít vytvářet dokument návrhu procesu (PDD). Díky dostupnosti komunikačních nástrojů a cloudového hostingu mohou být tyto dokumenty velmi dobře použitelné pro spolupráci. V případě potřeby podpořte spolupráci zúčastněných stran, abyste zajistili hloubku názorů.
Jakmile máte model procesu, můžete zmapovat závislosti. Může se jednat o jakékoli konkrétní aplikace, databáze a tabulky, které slouží jako spouštěč, vstup nebo výstup pro váš proces.
Pokud proces A nelze dokončit bez procesu B, vzniká závislost. To je samozřejmě nejjednodušší případ. U větších projektů s více vzájemně závislými procesy se může rychle vytvořit změť závislostí, proto je dobré vytvořit mapu procesů.
#6. Rozvíjet
Vývoj je jednou z nejzajímavějších částí implementace RPA. Zde se celý váš výzkum promění v něco hmatatelného. V závislosti na dodavateli RPA, kterého jste si vybrali, může být tato fáze velmi složitá a vyžadovat určité technické dovednosti, nebo velmi uživatelsky přívětivá a intuitivní.
ZAPTEST nabízí dva různé způsoby vývoje procesů RPA. Nejprve můžete pomocí záznamníku na obrazovce pozorovat lidského pracovníka při provádění úkolu, který chcete transformovat do pracovního postupu RPA. Naše technologie zaznamenává úkol a rozděluje jej na upravitelné kroky. Případně můžete k naprogramování požadovaných kroků použít software pro mapování pracovních postupů s možností přetahování.
#7. Test
Tato další fáze životního cyklu automatizace robotických procesů je kritická. Automatizace procesů může být dokončena, ale před spuštěním do ostrého provozu ji musíte vyzkoušet. Některé procesy RPA jsou velmi jednoduché, zatímco jiné jsou složitější kvůli závislostem, objemům transakcí nebo jiným faktorům.
V této fázi můžete proces otestovat ve zkušebním prostředí a ujistit se, že běží podle vašich představ. Nástroje pro automatizaci testování softwaru vám může pomoci zajistit, abyste byli pokryti ze všech úhlů pohledu, a to vytvořením řady scénářů, s nimiž by se váš RPA mohl setkat. Měli byste sestavit podrobné testovací skripty, které vedle běžících scénářů měří výstupy oproti očekávaným výsledkům.
Testování výkonnosti a zátěže je také důležité pro zajištění dostatečné odolnosti procesů RPA, aby vydržely každodenní zátěž. Ačkoli váš testovací tým může nejlépe ověřit, zda implementace RPA funguje správně, zvažte také možnost zeptat se uživatelů a dalších zúčastněných stran na jejich názory.
Vést pečlivé záznamy a zaznamenávat všechny abnormality, které je třeba řešit.
#8. Opatření
Existuje velké množství metrik, které můžete použít k měření úspěšnosti a výkonnosti vašich pokusů o automatizaci. Mnohé z těchto ukazatelů budou přímo souviset s cíli a námitkami, které jste stanovili v kroku 1. Jiné však budou souviset s hledisky, jako je rychlost nasazení, návratnost investic apod.
RPA je neustálý proces. Přestože jde o to nastavit a nechat běžet, měli byste své procesy neustále sledovat, abyste zajistili, že přinášejí požadovanou návratnost a optimální výkon.
Zde je seznam některých populárních metrik RPA
- Rychlost: Průměrná doba, za kterou se proces dokončí od konce do konce.
- Přesnost: Procentuální míra přesnosti zpracovaných dat
- Očekávaná obchodní hodnota: V tomto případě se jedná o měřítko času, peněz nebo jiných zdrojů, které váš proces RPA ušetří vašemu podniku.
- Prostoje: Doba v hodinách nebo dnech, kdy je proces RPA nedostupný.
#9. Záložní plán
Přestože nasazení pracovních postupů RPA znamená opuštění starých postupů, vždy byste měli mít záložní plán. Jak ví každý IT profesionál nebo vedoucí podniku, věci se mohou kdykoli pokazit, a často se tak stane v tu nejhorší možnou dobu.
Pokud používáte procesy RPA ke zpracování kritických úkolů, potřebujete plán kontinuity provozu pro případ, že se něco pokazí. Plány zálohování se liší v závislosti na implementaci, ale mohou zahrnovat přesunutí manuálních pracovníků, kteří budou plnit důležité úkoly během odstávky.
#10. Nasazení a údržba
Jakmile si odškrtnete tyto kroky implementace RPA, je čas vypustit řešení RPA do produkčního prostředí.
Procesy RPA mají mnoho závislostí. Zatímco váš proces může zůstat stejný, integrované aplikace, tabulky a databáze se mohou měnit. Nebo se stejně pravděpodobně mohou změnit bezpečnostní pověření. V takovém případě může proces RPA vracet výjimky. Plánované monitorování, testování a údržba mohou pomoci zajistit maximální provozuschopnost.
Závěrečné myšlenky
Zavedení procesu RPA by mělo být výsledkem promyšleného a cílevědomého plánování. Dodržením těchto deseti kroků dáte svému projektu nejlepší šanci na úspěch. IT projekty mají nepřijatelně vysokou míru selhání. Nestávejte se statistikou. Pokud budete postupovat podle těchto kroků, budete se moci pohodlně usadit a užívat si výhod projektu RPA, který přináší hodnotu.
