A
Недавний отчет компании Research Nester
предполагает, что к 2024 году две трети управленческих задач будут автоматизированы. Роботизированная автоматизация процессов (RPA) – это универсальное программное решение, которое будет играть важную роль в трансформации мира бизнеса.
Компании любого профиля могут использовать RPA для автоматизации различных процессов, приложений и операций, получая ощутимые преимущества, включая экономию времени и денег, повышение производительности и удовлетворенности сотрудников.
В этой статье мы рассмотрим некоторые из наиболее эффективных способов использования командами
RPA
для повышения эффективности, снижения затрат и выхода на новый уровень производительности.
10 ручных бизнес-процессов, приложений,
и операций с использованием RPA
Рынок роботизированной автоматизации процессов развивается невероятными темпами. В зависимости от того, какому источнику верить, среднегодовые темпы роста (CAGR) отрасли на ближайшие семь лет прогнозируются в диапазоне от
20%
на
40%
.
Очевидно, что руководители компаний рассматривают инвестиции в RPA как ключевую часть стратегии цифровой трансформации. По мере того как дальновидные фирмы принимают
гиперавтоматизация
а RPA получит практически повсеместное распространение.
Команды, внедряющие это программное обеспечение, получат преимущество перед конкурентами, поскольку RPA сможет выполнять такие операции, как ввод данных, обработка счетов и платежей, задачи по обслуживанию клиентов, ввод сотрудников в штат и т.д.
Вот некоторые из задач, которые могут автоматизировать эти технологии, позволяя предприятиям более рационально использовать свои ресурсы.
#1. Ввод данных
Ввод данных – важнейшая функция бизнеса в эпоху цифровых технологий. В то же время это один из самых повторяющихся и утомительных ручных процессов. Кроме того, она страдает от высокого уровня человеческих ошибок. Внедрение автоматизации имеет смысл для компаний, управляющих большим объемом данных.
RPA сможет выполнять такие операции, как:
- Получение данных из различных источников, включая программное обеспечение сторонних производителей
- Минимизация человеческого фактора и обеспечение качества и целостности данных
- Ускорение процессов ввода данных
- Извлечение и очистка данных с целью обеспечения их правильной структуры для централизованных баз данных
В последнем
годовом отчете digital.gov за 2022 год
организация сообщила, что благодаря использованию RPA федеральное правительство сократило около 1,5 млн. рабочих часов.
В одном из примеров, приводимых в отчете, показано, как Командование системы снабжения ВМС США (NAVSUP) использовало РЗА для повышения ценности и эффективности своей миссии по снижению уровня загрязнения окружающей среды и опасных материалов, образующихся в результате морских операций.
В частности, RPA позволил организации сократить объем ручного ввода данных в систему планирования ресурсов предприятия (ERP) ВМС. Автоматизированные процессы включают считывание и захват данных из веб-приложения и их отправку в ERP. По мнению технического руководителя NAVSUP, внедрение RPA позволило сократить время обучения с нескольких дней или недель до нескольких минут. В целом этот процесс позволил сэкономить более 6000 часов ручной работы в год.
Подробнее о проекте можно прочитать здесь.
#2. Оформление возврата
Все, кто занимается электронной коммерцией, знают, что обработка возвратов – трудоемкая задача.
Средние показатели возврата для платформ электронной коммерции составляют 18,1%.
а по другим оценкам, этот показатель приближается к ошеломляющим 30%. Обработка возвратов – одна из тех задач, которые не добавляют ценности портфелю заказов. Однако неэффективное решение этой задачи может нанести ущерб репутации предприятия и привести к потере клиентов.
Обработка возврата содержит несколько ручных операций. RPA сможет выполнять такие операции, как:
- Чтение и извлечение информации из сообщения клиента и внесение ее в систему заказов на возврат.
- Работа с возвратами: ответы покупателям, отправка накладных и отслеживание возвратов
- Координация возвратов и обменов путем авторизации операций и обновления счетов
- Общение с клиентом на каждом этапе пути, предоставление обновлений и сроков
Надежная политика возврата имеет большое значение. Компания Shippo, американская платформа интеграции программного обеспечения для грузоперевозок, поделилась результатами исследования
результаты недавнего исследования
согласно которому более восьми из десяти покупателей перед покупкой товара знакомятся с политикой компании в отношении возврата товара, и почти половина из них выбирают других продавцов, если такая политика их не устраивает.
Автоматизация политики возврата товаров является революционной для загруженных операций электронной коммерции, поскольку позволяет высвободить персонал, чтобы сосредоточиться на задачах, приносящих доход и повышающих лояльность клиентов.
#3. Onboarding
В последние годы стало очевидным значение надежного опыта введения в должность. В связи с влиянием на конечный результат наибольшее внимание уделяется внедрению пользователей. Однако подготовка сотрудников и привлечение сторонних поставщиков – важнейшие процессы, которые также заслуживают внимания. У компаний есть один шанс произвести первое впечатление, и если они его произведут правильно, то это будет значительным фактором, предсказывающим прочные и длительные отношения.
Однако процесс внедрения включает в себя множество движущихся частей. Некоторые из ручных процессов включают:
- Заполнение форм
- Сбор и обработка данных
- Чтение и подготовка документов и договоров
- Проверка анкетных данных
- Обратная связь
Возникающий в результате нагромождение задач является административным бременем, которое может замедлить работу. Автоматизация процесса введения в должность имеет ряд преимуществ, в том числе:
- Повышение прозрачности с помощью аналитики
- Улучшение межведомственной координации
- Снижение затрат
- Снижение рисков и задержек
- Повышение уровня соответствия
Несмотря на то, что есть элементы, требующие индивидуального подхода, многие этапы могут быть автоматизированы.
Некоторые примеры из практики
показывают, что HR-отделы сэкономили 2000 рабочих часов в год и сократили время регистрации сотрудников более чем на 80%.
#4. Формирование отчетов
Формирование отчетов является важнейшей задачей для большинства компаний. Это помогает руководству отслеживать тенденции в бизнесе и принимать решения на основе данных. Однако сбор всех этих данных в одном месте может занять очень много времени.
Одной из серьезных проблем при составлении отчетности является периодичность. В зависимости от организации или целей, отчеты могут требоваться ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Во многих сценариях они требуются по первому требованию. Сбор всех данных из различных источников может потребовать значительной координации, причем зачастую информация берется из разрозненных и неструктурированных источников данных.
RPA позволяет специалистам HR, финансового, маркетингового и других подразделений быстро собирать информацию из большого количества источников. Боты могут быть обучены собирать данные из электронной почты, электронных таблиц, баз данных и различных приложений. Постановка таких задач на определенные интервалы времени позволяет сократить объем работы по составлению отчетов.
Репортаж – это нечто большее, чем перечисление фактов и цифр. Хотя статистические данные, безусловно, важны, их реальная ценность заключается в получении ценных выводов. Во многом это делает их классическим примером использования RPA, поскольку технология дополняет работников и помогает им выполнять работу более качественно.
RPA позволяет эффективно разделить труд, максимально используя ресурсы. Боты могут быстро собирать данные из широкого круга источников, а сотрудники – контекстуализировать и понимать их. Компании могут экономить часы каждую неделю или месяц, которые быстро накапливаются. Это идеальное сочетание эффективности ботов и творческого подхода человека.
#5. Соблюдение требований KYC и AML
Обязанности “Знай своего клиента” (KYC) касаются самых разных компаний. Банки и финансовые институты, кредитные организации, FinTech, букмекерские конторы, брокеры и т. д. обязаны собирать и обрабатывать данные и документы о клиентах в соответствии с требованиями законодательства о противодействии отмыванию денег (AML).
Опять же, эти обязательства не добавляют дохода в портфель заказов. Однако несоблюдение требований наносит ущерб бизнесу в виде штрафов и потери репутации. Проще говоря, эти задачи – идеальные кандидаты для автоматизации.
RPA сможет выполнять такие операции, как:
- Чтение и анализ данных и документов заказчика
- Проверка достоверности информации о клиенте
- Составление и проверка данных о клиентах
- Проведение оценки рисков
- Общение с клиентами
Городской Юнион Банк (CUB),
ведущий южноиндийский банк, внедрил автоматизацию для обработки KYC и открытия счетов
.
RPA включена:
- Сокращение трудозатрат на 66%
- 7-кратное ускорение открытия счетов
- Значительное снижение количества ошибок
В целом это отличные результаты, подчеркивающие, как RPA способствует процветанию бизнеса.
#6. Автоматизация расчета заработной платы
Начисление заработной платы отнимает много времени у предприятий любого масштаба. Крупные предприятия имеют значительный штат сотрудников, которым необходимо платить зарплату, в то время как небольшие фирмы не всегда располагают бюджетом на содержание специального персонала по расчету заработной платы.
Существует несколько причин, по которым обработка заработной платы является отличным кандидатом для RPA. Прежде всего, это связано с большим объемом задач, основанных на правилах. На самом деле, большая часть работы, связанной с этим, относится к категории обработки данных. Ручная обработка заработной платы предполагает сбор данных, составление отчетов о расходах, расчет налогов, выплату пособий и другие сложности.
Преимущества RPA для автоматизации расчета заработной платы заключаются в повышении скорости, точности, экономии средств и более строгом соблюдении нормативных требований. A
пример из практики крупной гостиничной группы
показывает потенциал RPA для расчета заработной платы: они сократили расходы на обработку платежных ведомостей примерно на 90%, сэкономив 200 тыс. долл. в год.
#7. Маркетинг
Сложные экономические условия последних лет вынуждают руководителей предприятий искать пути сокращения бюджета. Как всегда, маркетинговые отделы одними из первых ощущают на себе холодок экономического спада. Командам, занимающимся получением доходов, говорят: “Делайте больше с меньшими затратами”, что в нынешних условиях является непростой задачей.
В последние годы затраты на привлечение клиентов (CAC) вышли из-под контроля. Поиск нового бизнеса для некоторых компаний стал настолько конкурентным, что это мешает общей прибыльности. RPA может помочь маркетинговым командам, автоматизировав множество повторяющихся и трудоемких задач, связанных с повышением доходов.
В контексте маркетинга RPA сможет решать такие задачи, как:
- Автоматизация информационных кампаний по SMS, электронной почте и в социальных сетях
- Размещение PPC-рекламы в Google и Facebook Ads
- A/B-тестирование рекламных объявлений для обеспечения их максимальной эффективности
- Проведение SEO-отчетов по ключевым словам и эффективности кампаний
- Скоринг и квалификация лидов
На самом деле автоматизация настолько эффективна для маркетинга, что в последние годы появилось множество специализированного программного обеспечения для выполнения этой работы. Недостатком является то, что некоторые из этих инструментов дороги или требуют сокращения рекламного бюджета, но без чугунной гарантии результата. Средства RPA позволяют предприятиям создавать собственные версии этих машин, отвечающие их задачам и программным стекам.
#8. Проверки кредитоспособности
Проверка кредитоспособности является неотъемлемой частью due diligence. Защита бизнеса должна быть первоочередной задачей, однако многие команды не уделяют этому должного внимания. В результате они расплачиваются за это впоследствии.
Существует несколько сценариев, при которых предприятиям необходимо проводить проверку кредитоспособности. Например, при приеме новых клиентов, поставщиков или сотрудников. Более того, проверка кредитоспособности также является частью общего соблюдения требований при привлечении новых поставщиков.
Автоматизированная проверка кредитоспособности выгодна предприятиям по нескольким направлениям. Во-первых, они быстрые, что значительно увеличивает время принятия решений в бизнесе. Но на этом преимущества не заканчиваются. Исключение людей из уравнения имеет и другие преимущества, например, уменьшение потенциальной предвзятости по отношению к вьюношам и снижение сопутствующих трудозатрат.
RPA позволяет компаниям входить в рабочие системы, собирать данные, сравнивать их с данными бюро кредитных историй, извлекать необходимую информацию и предоставлять отчет за считанные минуты. Команды могут даже встроить его в свои рабочие процессы, чтобы процесс запускался без вмешательства человека.
#9. Мониторинг и сравнение цен
Предприятия могут конкурировать друг с другом по нескольким направлениям. Они могут выделяться на фоне конкурентов качеством своих товаров или услуг, а также предлагая поддержку нового уровня или удобство. Но никуда не денешься от того, что цена – огромный фактор для потребителей.
В условиях переполненного рынка ценообразование является конкурентным преимуществом. В частности, динамическое ценообразование является важным инструментом на быстро меняющихся рынках с большим объемом продаж. Однако мониторинг конкурентов на предмет корректировки ими своих предложений требует большого объема ручной работы. Более того, эта задача требует значительного внимания.
Использование RPA позволяет командам просматривать сайты конкурентов и отмечать изменение цен. Если бизнес-задача состоит в том, чтобы оставаться ниже или в определенном диапазоне предложений конкурентов, команды могут автоматизировать повышение и понижение цен вместе с конкурентами. Речь не обязательно должна идти об изменениях в реальном времени; можно также обеспечить постоянное обновление CRM-систем, чтобы отделы продаж всегда располагали наилучшей информацией, помогающей им заключать сделки.
Покупатели также могут использовать RPA для мониторинга цен на сырье. Задав определенные параметры, они могут переходить к обеспечению товаров по выгодным тарифам, экономя при этом несметные суммы.
#10. Планирование и отслеживание отгрузок
Несмотря на то, что транспортная и логистическая отрасли стали основными участниками общей тенденции к цифровизации, в этих отраслях все еще остается удивительно много ручной работы, связанной с планированием и отслеживанием. При таком количестве различных поставщиков, каждый из которых имеет свои собственные порталы, координация отгрузки и контроль получения товара могут отнимать много времени.
RPA может выполнять такие операции, как:
- Поиск наиболее быстрых или экономически выгодных маршрутов транспортировки
- Обработка заказов и платежей
- Взаимодействие с программным обеспечением для управления складом или запасами
- Отслеживание поставок и проведение полного аудита
- Передача обновлений через коммуникационные платформы
- Выставление счетов-фактур
Автоматизация, будь то тестирование программного обеспечения, RPA или другие методы, может помочь ритейлерам, магазинам электронной коммерции или сторонним компаниям, занимающимся доставкой, в реализации более клиентоориентированного подхода к логистике. Сокращение времени ручной работы, затрачиваемого на обработку запросов на доставку, позволяет значительно снизить операционные расходы и обеспечить клиентам требуемый уровень обслуживания.
