Nedavno
izvješće Research Nestera
predlaže da se dvije trećine upravljačkih zadataka automatizira do 2024. Robotic Process Automation (RPA) je vrlo svestrano softversko rješenje koje će biti ključno u ovoj transformaciji poslovnog svijeta.
Tvrtke svake pruge mogu koristiti RPA za automatizaciju raznolike kombinacije procesa, aplikacija i operacija s opipljivim prednostima koje uključuju uštedu vremena i novca te povećanje produktivnosti i zadovoljstva zaposlenika.
Ovaj će članak istaknuti neke od najboljih načina na koje timovi mogu koristiti
RPA
za poticanje učinkovitosti, smanjenje troškova i otključavanje novih razina produktivnosti.
10 ručnih poslovnih procesa, aplikacija,
i operacije koje omogućuje RPA
Tržište robotske automatizacije procesa širi se nevjerojatnim tempom. Ovisno o tome u koji izvor vjerujete, složena godišnja stopa rasta industrije (CAGR) za sljedećih sedam godina predviđa se između 20%
do 40%.
Jasno je da poslovni lideri vide ulaganja u RPA kao ključni dio svojih strategija digitalne transformacije. Kao što napredne tvrtke prihvaćaju
hiperautomatija
, RPA će postići gotovo univerzalno usvajanje.
Timovi koji usvoje ovaj softver steći će prednost nad konkurentima jer će RPA moći rukovati operacijama kao što su unos podataka, obrada faktura i plaćanja, zadaci korisničke službe, uključivanje zaposlenika i još mnogo toga.
Evo pregleda nekih zadataka koje ova tehnologija može automatizirati, omogućujući tvrtkama da pametnije koriste svoje resurse.
#1. Unos podataka
Unos podataka ključna je poslovna funkcija u digitalnom dobu. Ipak, to je također jedan od najrepetitivnijih i najzamornijih ručnih procesa. Također pati od visoke stope ljudske pogreške. Implementacija automatizacije ima puno smisla za tvrtke koje upravljaju s puno podataka.
RPA će moći rukovati operacijama kao što su:
- Povlačenje podataka iz različitih izvora, uključujući softver treće strane
- Minimiziranje ljudske pogreške i osiguravanje da kvaliteta i integritet podataka budu ispočetka
- Ubrzavanje procesa unosa podataka
- Izdvajanje i čišćenje podataka kako bi se osiguralo da su pravilno strukturirani za centralizirane baze podataka
U posljednjem digital.gov godišnjem izvješću iz 2022
. godine, organizacija je sugerirala da je pomogla saveznoj vladi da smanji oko 1,5 milijuna radnih sati pomoću RPA.
Jedna studija slučaja istaknuta u izvješću pokazuje kako je Zapovjedništvo pomorskog sustava opskrbe (NAVSUP) koristilo RPA za povećanje vrijednosti i učinkovitosti svoje misije smanjenja onečišćenja i opasnih materijala koji proizlaze iz pomorskih operacija.
Konkretno, RPA je omogućio organizaciji da smanji ručni unos podataka u mornarički alat za planiranje resursa poduzeća (ERP). Automatizirani procesi uključuju čitanje i hvatanje podataka iz web aplikacije i slanje u njihov ERP. Tehnološki voditelj NAVSUP-a sugerira da je usvajanje RPA smanjilo obuku s dana ili tjedana na samo minute. Sveukupno, proces je uštedio više od 6000 sati ručnog rada godišnje.
Više o projektu možete pročitati ovdje.
#2. Obrada povrata
Kao što svatko tko vodi posao e-trgovine zna, obrada povrata dugotrajan je zadatak. Prosječne stope povrata za platforme e-trgovine iznose 18,1%,
a druge procjene sugeriraju da je taj broj bliži nevjerojatnih 30%. Vraća obradu jedan je od onih zadataka koji ne dodaje vrijednost knjizi naloga. Međutim, neuspjeh da se to učini učinkovito može naštetiti ugledu tvrtke i rezultirati izgubljenim kupcima.
Obrada povrata sadrži nekoliko ručnih koraka. RPA će moći rukovati operacijama kao što su:
- Čitanje i izdvajanje informacija iz komunikacije kupca i njihovo dodavanje u sustav naloga za povrat.
- Kuriranje povrata odgovaranjem kupcima, slanjem naljepnica za otpremu i praćenjem povrata
- Usklađivanje povrata ili razmjena autorizacijom transakcija i ažuriranjem računa
- Komunikacija s kupcem kroz svaki korak putovanja, pružanje ažuriranja praćenja i vremenske crte
Važna je solidna politika povrata. Shippo, američka platforma za integraciju softvera za otpremu, podijelila je rezultate iz
Nedavno istraživanje
koje sugerira da više od osam od deset kupaca čita politiku povrata tvrtke prije kupnje robe, a gotovo polovica će odabrati alternativne dobavljače ako im politika nije po volji.
Automatizacija politike povrata transformativna je za zauzete operacije e-trgovine jer oslobađa osoblje da se usredotoči na zadatke koji generiraju prihod i lojalnost kupaca.
#3. Ukrcavanje
Vrijednost solidnih iskustava u onboardingu postala je vrlo očita posljednjih godina. Uključivanje korisnika zauzima većinu fokusa zbog svog učinka na dno crta. Međutim, uključivanje zaposlenika i trećih dobavljača kritični su procesi koji također zaslužuju pozornost. Tvrtke dobivaju jednu priliku da ostave prvi dojam, a ako to naprave kako treba, to je značajan prediktor snažnih i trajnih odnosa.
Međutim, uključivanje uključuje mnogo pokretnih dijelova. Neki od ručnih procesa uključuju:
- Ispunjavanje obrazaca
- Prikupljanje i obrada podataka
- Čitanje i priprema dokumenata i ugovora
- Pozadinske provjere
- Komunikacija naprijed-natrag
Nastala zbrka zadataka administrativno je opterećenje koje može usporiti poslovanje. Automatizacija uključivanja ima nekoliko prednosti, uključujući:
- Veća transparentnost putem analitike
- Poboljšana međuresorna koordinacija
- Niži troškovi
- Ublažavanje rizika i kašnjenja
- Povećana usklađenost
Iako postoje elementi uključivanja koji zahtijevaju osobniji dodir, mnogi se koraci mogu automatizirati.
Neke studije slučaja
pokazuju kako su odjeli ljudskih resursa uštedjeli 2000 radnih sati godišnje i smanjili vrijeme uvođenja za više od 80%.
#4. Generiranje izvješća
Generiranje izvješća ključno je za većinu tvrtki. Pomaže menadžmentu da ostane u toku s trendovima unutar poslovanja i donosi odluke temeljene na podacima. Međutim, prikupljanje svih tih podataka na jednom mjestu može biti vrlo dugotrajno.
Jedan od velikih izazova s izvještavanjem je učestalost. Ovisno o organizaciji ili svrsi, izvješća mogu biti potrebna dnevna, tjedna ili mjesečna. U mnogim scenarijima potrebni su na zahtjev. Prikupljanje svih podataka iz različitih izvora može zahtijevati znatnu količinu koordinacije, često crpeći informacije iz različitih i nestrukturiranih izvora podataka.
RPA omogućuje poslovnim stručnjacima u HR, Finance, Marketing ili nekoliko drugih odjela brzo prikupljanje informacija iz širokog spektra izvora. Botovi se mogu osposobiti za prikupljanje podataka iz e-pošte, proračunskih tablica, baza podataka i niza aplikacija. Postavljanje ovih zadataka za određene intervale pomaže izrezati puno posla s nogama iz procesa izvješćivanja.
Izvještavanje je mnogo više od navođenja činjenica i brojki. Iako su uključene statistike očito ključne, njihova stvarna vrijednost leži u stvaranju vrijednih uvida. To ih na mnogo načina čini klasičnim slučajem upotrebe RPA jer tehnologija povećava radnike i pomaže im u boljem radu.
RPA omogućuje učinkovitu podjelu rada koja maksimizira resurse. Botovi mogu brzo prikupiti podatke iz širokog spektra izvora, dok ljudski radnici mogu kontekstualizirati i razumjeti podatke. Tvrtke mogu uštedjeti sate svaki tjedan ili mjesec, što se brzo akumulira. To je savršen brak učinkovitosti botova i ljudske kreativnosti.
#5. Usklađenost s KYC-om i AML-om
Upoznajte svoje klijente (KYC) obveze utječu na mnoge različite tvrtke. Banke i financijske institucije, zajmodavci, financijske tehnologije, kladionice, brokeri i još mnogo toga, dužni su prikupljati i upravljati podacima i dokumentima klijenata kako bi pomogli u propisima protiv pranja novca (AML).
Opet, ove obveze ne dodaju prihod u knjigu narudžbi. Ipak, nepoštivanje pravila šteti poduzećima u obliku novčanih kazni i štete ugledu. Jednostavno rečeno, ovi zadaci su idealni kandidati za automatizaciju.
RPA će moći rukovati operacijama kao što su:
- Čitanje i analiza korisničkih podataka i dokumenata
- Provjera valjanosti podataka o klijentu
- Prikupljanje i provjera podataka o klijentima
- Provođenje procjena rizika
- Komunikacija s kupcem
City Union Bank (CUB),
vodeća južnoindijska banka, implementirala je automatizaciju za rješavanje KYC-a i otvaranje računa
.
RPA omogućena:
- Smanjenje rada za 66%
- 7x ubrzanje otvaranja računa
- Znatno smanjene stope pogrešaka
Sve u svemu, ovo su izvrsni rezultati koji ističu kako RPA pomaže tvrtkama da napreduju.
#6. Automatizacija obračuna plaća
Plaće su dugotrajne za tvrtke svih veličina. Velika poduzeća imaju znatan iznos osoblja za plaćanje, dok manje tvrtke nemaju uvijek proračun za namjensko osoblje na platnim listama.
Postoji nekoliko razloga zašto je obrada plaća izvrstan kandidat za RPA. Za početak, to uključuje zadatke velikog volumena koji se temelje na pravilima. Zapravo, velik dio uključenog posla spada u kategoriju obrade podataka. Ručna obrada plaća uključuje prikupljanje podataka, izvješćivanje o troškovima, obračun poreza, pogodnosti i druge složenosti.
Prednosti RPA za automatizaciju plaća uključuju veću brzinu, točnost, uštedu troškova i strože pridržavanje usklađenosti. A
studija slučaja velike ugostiteljske grupe
pokazuje potencijal RPA za plaće: smanjili su troškove obrade plaća za oko 90%, štedeći 200 tisuća dolara godišnje.
#7. Marketing
Nedavni teški gospodarski uvjeti prisilili su poslovne čelnike da istraže smanjenje proračuna. Kao i uvijek, marketinški odjeli su među prvim odjelima koji osjećaju hladnoću gospodarskog usporavanja. Timovima za generiranje prihoda poručuje se da “učine više s manje”, što je izazovan zadatak u trenutnom okruženju.
Troškovi stjecanja kupaca (CAC) posljednjih su godina izmakli kontroli. Pronalaženje novih poslova postalo je toliko konkurentno za neke tvrtke da ometa ukupnu profitabilnost. RPA može pomoći marketinškim timovima automatizacijom puno ponavljajućih i vremenski intenzivnih zadataka uključenih u poticanje prihoda.
U marketinškom kontekstu RPA će moći rukovati zadacima kao što su:
- Automatizacija kampanja za informiranje putem SMS-a, e-pošte i društvenih medija
- Licitiranje PPC oglasa na Google i Facebook oglasima
- A/B testiranje oglasa kako bi se osigurala maksimalna učinkovitost oglasa
- Pokretanje SEO izvješća za ključne riječi i učinkovitost kampanje
- Bodovanje i kvalifikacije potencijalnih klijenata
Zapravo, automatizacija je toliko učinkovita za marketing da se posljednjih godina pojavilo mnogo namjenskog softvera za obavljanje posla. Jedan od nedostataka je taj što su neki od ovih alata skupi ili zahtijevaju smanjenje proračuna oglasa, ali bez jamstva od lijevanog željeza za rezultate. RPA alati omogućuju tvrtkama da izgrade vlastite verzije ovih strojeva koje odgovaraju njihovim ciljevima i softverskim hrpama.
#8. Kreditne provjere
Kreditne provjere bitan su dio dubinske analize. Iako bi zaštita vašeg poslovanja trebala biti na prvom mjestu, mnogi timovi zanemaruju rad. Kao rezultat toga, oni plaćaju za to niz liniju.
Postoji nekoliko scenarija u kojima tvrtke trebaju obaviti kreditne provjere. Na primjer, prilikom prihvaćanja novih kupaca, dobavljača ili zaposlenika. Štoviše, kreditne provjere također su dio ukupne usklađenosti prilikom preuzimanja novih dobavljača.
Automatizirane kreditne provjere koriste tvrtkama na nekoliko načina. Za početak, brzi su, što uvelike poboljšava vrijeme donošenja poslovnih odluka. Ali beneficije tu ne prestaju. Uklanjanje ljudi iz jednadžbe ima i druge prednosti, poput smanjenja potencijalne pristranosti prema posuđenim subjektima i smanjenja povezanih troškova rada.
RPA omogućuje tvrtkama da se prijave u radne sustave, prikupljaju podatke, pokreću ih protiv ureda za kreditno izvještavanje, izdvajaju relevantne informacije i dostavljaju izvješće u nekoliko minuta. Timovi ga čak mogu ugraditi u svoje tijekove rada tako da se proces pokreće bez ikakve ljudske intervencije.
#9. Praćenje cijena i usporedbe cijena
Tvrtke se mogu međusobno natjecati na nekoliko frontova. Mogu se istaknuti protiv svojih suparnika na temelju kvalitete svoje robe ili usluga ili nudeći podršku ili praktičnost na sljedećoj razini. Ali ne možete pobjeći od činjenice da je cijena ogroman čimbenik za potrošače.
Na prepunim tržištima cijene su konkurentska prednost. Konkretno, dinamično određivanje cijena važan je alat na tržištima koja se brzo kreću i velikog obujma. Međutim, praćenje konkurenata kako bi se vidjelo kako prilagođavaju svoje ponude uključuje mnogo ručnog rada. Štoviše, to je zadatak koji zahtijeva znatnu pozornost.
Korištenje RPA-a omogućuje timovima da povlače web stranice konkurenata i bilježe promjene cijena. Ako je poslovni cilj ostati ispod ili s određenim rasponom ponuda rivala, timovi mogu automatizirati svoje cijene kako bi rasle i pale sa svojim konkurentima. Ne mora se čak raditi o promjenama u stvarnom vremenu; također se može raditi o osiguravanju da su CRM sustavi stalno ažurirani, tako da prodajni timovi uvijek imaju najbolje informacije koje će im pomoći u zaključivanju poslova.
Kupci također mogu koristiti RPA za praćenje cijene sirovina. Postavljanjem određenih parametara mogu se kretati kako bi osigurali robu po povoljnim cijenama, štedeći neizrecive iznose.
#10. Zakazivanje i praćenje pošiljke
Iako su otprema i logistika bili glavni usvojitelji ukupnog trenda digitalizacije, još uvijek postoji iznenađujuća količina ručnog rada u elementima planiranja i praćenja tih tvrtki. S toliko različitih dobavljača, svaki sa svojim portalima, koordinacija otpreme i praćenje primitka robe može potrajati puno vremena.
RPA može rukovati operacijama kao što su:
- Pronalaženje najbržih ili najisplativijih brodskih putova
- Obrada naloga i plaćanja
- Komunikacija sa softverom za upravljanje skladištem ili zalihama
- Praćenje isporuka i pružanje potpune revizije
- Komuniciranje ažuriranja putem komunikacijskih platformi
- Podizanje računa
Automatizacija, bilo da se radi o testiranju softvera, RPA-u ili nekom drugom, može pomoći trgovcima na malo, trgovinama e-trgovine ili dostavnim tvrtkama trećih strana u primjeni pristupa logistici usmjerenijeg na kupca. Smanjenje ručnog radnog vremena utrošenog na upite o otpremi može značajno smanjiti operativne troškove, a istovremeno osigurati da kupci dobiju razinu usluge koju zahtijevaju.
