Iespējams, viens no visintriģējošākajiem robotizētās procesu automatizācijas (RPA) aspektiem ir programmatūras daudzpusība. Uzņēmumi var izmantot šo tehnoloģiju lielākajā daļā jomu, kurās cilvēki mijiedarbojas ar datoriem. Tā kā nozares virzās uz efektivitāti, pieaug RPAizmantošanas gadījumu apjoms un daudzveidība.
Šajā rakstā tiks aplūkoti dažādi uzdevumi, kurus RPA var izmantot, lai automatizētu dažādos uzņēmumos. Šim RPA lietojumprogrammu, izmantošanas gadījumu un gadījumu izpētei vajadzētu iedvesmot uz nākotni orientētus uzņēmumu vadītājus, kuri vēlas ietaupīt naudu un veicināt efektivitāti un darbinieku apmierinātību.
Bankas un finanšu iestādes
Finanses bija viena no labākajām nozarēm, kurā vislabāk izpētīt robotizētas procesu automatizācijas izmantošanas gadījumus. Nozarē tiek veikti daudzi liela apjoma uzdevumi, kuriem nepieciešams ātrums un precizitāte. Turklāt tajā ir daudz mantotas programmatūras, un tai ir jārēķinās ar stingru regulatīvo uzraudzību. RPA ir pielāgota katram no šiem scenārijiem.
Bankas un finanšu iestādes ir izmantojušas dažādus RPA lietojumus. Daži no šiem izmantošanas gadījumiem ir palīdzējuši atrisināt senas problēmas, bet citi ir risinājuši jaunus jautājumus, jo īpaši regulatīvos un atbilstības noteikumus.
Lūk, divi no labākajiem robotizētās automatizācijas piemēriem, kas saistīti ar banku nozares prasībām, lai izpildītu finanšu pārvaldības standartus un arī papildinātu uzņēmējdarbību ar ātrāku aizdevumu apstrādi.
#1. Atbilstība normatīvo aktu prasībām un noteikumi “Pazīsti savu klientu” (KYC)
Uz bankām tiek izdarīts liels spiediens, lai tās palīdzētu risināt KYC problēmu, izmantojot nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas (AML) ierobežojumus. Šo standartu ievērošana ir radījusi nepieciešamību palielināt darbinieku un tehnoloģiju skaitu, un ziņojumi liecina, ka līdz 2028. gadam RegTech izdevumi sasniegs aptuveni 200 miljardus ASV dolāru.
Dokumentu apstrāde ir viens no būtiskākajiem šķēršļiem, ar ko finanšu uzņēmumi saskaras saistībā ar KYC. Lielā problēma ir tā, ka izdevumi nesadala ieņēmumus, bet par to neievērošanu tiek uzlikti lieli naudas sodi. Šī dilemma liecina, ka steidzami ir nepieciešami tādi KYC apstrādes risinājumi, kas nesamazina bankas izmaksas.
RPA gadījuma izpēte KYC jomā
HDFC ir lielākā privātā sektora banka Indijā. Viņi saskārās ar jaunu klientu pieplūdumu, kas radīja ievērojamu administratīvo slogu. Lai izpildītu KYC noteikumus, dokumentu lasīšana un apstrāde ir saistīta ar daudz laikietilpīgiem manuāliem uzdevumiem.
Viņi izmantoja RPA risinājumu, lai iegūtu datus no konta lietojumprogrammām, tostarp skenētus dokumentus. RPA programmatūra ļāva pārvaldīt visu KYC ciklu. Paātrinot procesu, viņi par aptuveni 50 % samazināja izmaksas un darba stundas, par 60 % palielināja kopējo produktivitāti un samazināja cilvēku kļūdu skaitu.
#2. Aizdevumu apstrāde
Aizdevumu apstrāde tradicionāli ir bijis ļoti neefektīvs un laikietilpīgs process. Tas ir saistīts ar ievērojamu datu pārbaužu apjomu un daudz dokumentācijas. Finanšu nozare ir pārpildīta, un tajā valda konkurence ar graujošām nebanku struktūrām. Pēdējos gados patērētāju vēlmes ir ievērojami pieaugušas, un banku savstarpējā konkurence bieži vien ir saistīta ar ātru lēmumu pieņemšanu par aizdevumu.
RPA gadījuma izpēte par aizdevumu apstrādi
UBS ir Šveices banka, kas ir plaši pārstāvēta visā pasaulē. COVID-19 laikā Šveices Federālā padome apstiprināja aizdevumus ar nulles procentu likmi uzņēmumiem, kas cīnās ar krīzi. UBS izaicinājums bija tas, ka tai nebija infrastruktūras, lai pārvaldītu lietojumprogrammu pieplūdumu.
Bija uzkrājušies 10 000 neizskatītu pieteikumu. Tāpēc UBS secināja, ka RPA varētu izmantot šo aizdevumu apstrādei, lai īstenotu savus vispārējos digitālās transformācijas centienus. Komanda izmantoja RPA, lai ieviestu automatizācijas procesu tikai sešās dienās. Tehnoloģijas ļāva samazināt katra aizdevuma apstrādes laiku no aptuveni 40 minūtēm līdz tikai piecām, ietaupot laiku un cilvēku ieguldījumus.
Veselības aprūpe
Mūsdienu veselības aprūpes organizācijas saskaras ar daudzām problēmām. Pieaugošais pacientu skaits, atbilstības prasības un darbības izmaksas, kā arī bieži vien pelnīta nevajadzīgas birokrātijas reputācija norāda uz to, ka šī nozare ir lielisks kandidāts automatizācijai. Ātrāka un rentablāka aprūpe ir ļoti svarīga, lai sabiedrība uzticētos šiem pakalpojumiem.
#3. Piekļuve pacientu datiem
Piekļuve pacientu datiem ir būtiska, lai nodrošinātu optimālu aprūpi. Tomēr bieži vien šī informācija ir izolēta nesaistītās datubāzēs ārstu kabinetos, slimnīcās un citās veselības datu krātuvēs. Šāda situācija rada neefektīvus datu pieprasījumus un daudz manuālas apstrādes.
RPA, tāpat kā testēšanas automatizāciju, var izmantot, lai automatizētu daudzus no šiem procesiem, kas nozīmē, ka ārstiem ir pieejami dati, kas viņiem nepieciešami, lai pieņemtu izglītotākus un informētākus lēmumus.
RPA gadījuma izpēte piekļuvei pacientu dokumentiem
Apvienotās Karalistes Nacionālais veselības dienests (NHS) – valsts veselības aprūpes sistēma – ir brīnums. Tā nodrošina bezmaksas veselības aprūpi 67 miljoniem valsts iedzīvotāju. Tomēr, tā kā to veido uzticības iestāžu, padomju un struktūru apvienojums, tā ir ieguvusi neefektīvas, pārlieku lielas un liekas procesu sistēmas reputāciju.
NHS Dorset vajadzēja atrast veidu, kā ģimenes ārsti varētu piekļūt Dorsetas aprūpes reģistram (Dorset Care Record – DCR), kurā apkopoti pacientu veselības dati. Protams, tā kā šajos ierakstos ir sensitīva veselības un sociālā informācija, drošība rada lielas bažas.
Lai nodrošinātu drošu un efektīvu pacientu meklēšanu, RPA risinājums paredzēja izveidot kontus katram no 1 500 ģimenes ārstiem Dorsetas reģionā. Šis process ļauj ģimenes ārstiem ietaupīt daudz laika un nodrošina viņiem piekļuvi precīzām pacientu vēsturēm ar vienu pogas pieskārienu, tādējādi atrisinot lielu problēmu, ar ko saskaras pārslogotā organizācija.
Cilvēkresursi
Cilvēkresursu (HR) nodaļu pienākumi ir ļoti dažādi. Tomēr darbinieku pārvaldība ir saistīta ar daudzām veidlapām un ikdienišķu un atkārtotu darbu, lai izpildītu atbilstības standartus. Daži no šiem uzdevumiem ietver darbinieku datu apstrādi, mācīšanās un attīstības reģistrēšanu, atvaļinājumu un prombūtnes uzskaiti, kā arī darbinieku uzņemšanu darbā.
#4. Darbinieku uzņemšana darbā
Darbinieku pieņemšana darbā pēdējos gados ir kļuvusi par aktuālu jautājumu. Daudziem uzņēmumiem ir grūti atrast talantīgākos darbiniekus, un pat tad, ja tos atrod, tiem ir grūtības noturēt jaunos darbiniekus.
Darbinieku uzņemšana darbā ietver vairākus mazākus uzdevumus. Tas ietver priekšvēsture pārbaudi, piedāvājuma vēstuļu nosūtīšanu, darbinieku kontu aktivizēšanu iekšējai programmatūrai, kā arī attiecīgo dokumentu un rokasgrāmatu izplatīšanu.
Lielākās organizācijās šie procesi nozīmē daudz laika, ko var veltīt cilvēciskākajiem cilvēkresursu elementiem, piemēram, lai nodrošinātu, ka darbinieki pareizi iekļaujas darbā un jūtas atbalstīti. Hibrīdā un attālinātā darba laikmetā šie faktori reti kad ir bijuši svarīgāki.
RPA gadījuma izpēte par darbinieku uzņemšanu darbā
ASV vadošais tērauda ražošanas uzņēmums piedzīvoja ilgstošas izaugsmes periodu. Šī situācija nozīmēja, ka viņiem nācās pieņemt darbā vairākus jaunus darbiniekus. Viena no lielākajām problēmām, ar ko viņi saskārās, bija tā, ka to darbība bija izvietota dažādās ASV daļās, tāpēc darbinieku uzņemšana bija darbietilpīgs izaicinājums.
Šo centienu koordinēšana dažādās vietās radīja vairākas problēmas. Bija nepieciešama arī sadarbība starp departamentiem. Piemēram, IT un HR nodaļai bija jāsadarbojas, lai nodrošinātu sistēmu un klēpjdatoru pieslēgumus. Rezultātā radās nekārtīgs un neorganizēts darbs, kas izraisīja kavēšanos, pasliktināja produktivitāti un pat izraisīja jaunu darbinieku mainību.
Uzņēmums atzina, ka ir nepieciešama efektīvāka sistēma. Viņi izvēlējās risinājumu, lai automatizētu uzņemšanas procesu. Šī programmatūra izmantoja RPA, lai nolasītu un saprastu darbinieku dokumentus un atjauninātu informāciju uzņēmuma datubāzēs. Tā ietvēra arī tehnoloģijas izmantošanu, lai izsūtītu piedāvājuma vēstules un galu galā dokumentāciju jaunajiem darbiniekiem. Visbeidzot, RPA tika izmantota arī, lai piešķirtu programmatūras pieteikumus un piekļuvi dažādiem darbiniekiem, pamatojoties uz viņu lomām organizācijā.
Kopumā RPA procesu ieviešana ļāva ietaupīt laiku un naudu, paaugstināja darbinieku apmierinātību un veicināja labi vadītu un bezkļūdu uzņemšanas procesu.
Grāmatvedība
Lielo uzņēmumu grāmatvedības nodaļas ik mēnesi apstrādā neticami lielu darījumu apjomu. Tradicionāli tas ir darbietilpīgs process, kas ietver dokumentu skenēšanu, datu iegūšanu no dažādām sistēmām un ievērojamu datu ievadīšanu. Saprotams, ka šajos procesos ir iespējamas cilvēciskas kļūdas.
Programmatūras automatizāciju un RPA var izmantot, lai automatizētu debitoru parādu, kreditoru parādu, darba samaksas, nodokļu atbilstības, pārskatu sniegšanas, prognozēšanas un citus procesus.
#5. Audits
Revīzija ir tikai viena no grāmatvedības jomām, ko RPA var uzlabot. Katru revīziju veido virkne liela apjoma, manuāli veicamu un atkārtojošos uzdevumu. Šie uzdevumi ir cilvēkkapitāla iztukšošana, kas novirza cilvēkresursus no darba, kas balstīts uz vērtību.
RPA revīzijām palielina precizitāti, caurlaidspēju un krāpšanas atklāšanu. Tehnoloģiju ieviešana palielina klientu un darbinieku apmierinātību, kā arī samazina izmaksas.
RPA gadījuma izpēte revīzijai
Pētnieciskajā darbā ar nosaukumu Robotizētās procesu automatizācijas (RPA) ieviešanas gadījumu izpēte grāmatvedībā: (Zhang, 2022), autori iepazīstina ar dažādiem RPA izmantošanas gadījumiem. Pētījums attiecas uz ASV bāzētu uzņēmumu, kas aktīvi nodarbojas ar privātu uzņēmumu revīziju nekustamā īpašuma nozarē.
Pirms RPA ieviešanas klienta biznesa darba plūsma sastāvēja no šādiem soļiem:
- a) Dokumentu augšupielāde nodokļu programmatūrā
- b) Vairāku aprēķinu veikšana
- c) datu lejupielāde, pamatojoties uz šiem aprēķiniem.
- d) datnes pārformatēšana ziņošanas vajadzībām.
Pētnieki ziņo, ka uzņēmumu revidenti izrādīja ievērojamu pretestību automatizācijai. Tomēr, tiklīdz vadība demonstrēja ieguvumus, tā ātri vien tika ieviesta. Turklāt ieviešanas rezultātā netika atlaisti darbinieki, kas acīmredzami palīdzēja ieviest šo sistēmu.
Interesants ieviešanas aspekts bija tas, ka grāmatvedības uzņēmums nebija noteicis, ka savos procesos jāizmanto RPA. Tomēr komandas, kas izmantoja RPA, spēja samazināt ziņojumu sagatavošanai patērēto laiku.
Vēl viens pētījuma aspekts ir saistīts ar vājajām vietām, kas palēnināja ieviešanu. Kā norādīts dokumentā, “revidenti sākotnēji nespēja parādīt botu izstrādātājiem visus automatizējamā procesa variantus.” Komandām, kas ievieš RPA, ir jāmācās: lai atraisītu ieguvumus no jebkura RPA lietojuma, ir nepieciešama pienācīga uzņēmējdarbības procesu izpēte.
Ražošana
Globālās piegādes ķēdes ir pastāvīga ziņu cikla sastāvdaļa. COVID-19, straujā inflācija un iebrukums Ukrainā ir uzsvēruši mūsu atkarību no ātras un precīzas informācijas plūsmas visā piegādes ķēdē. Nozīmīgs šī procesa aspekts ir pamatdatu pārvaldība (MDM).
#6. Pamatdatu pārvaldība
MDM ir labi funkcionējošu ražošanas organizāciju pamatā. Lai nodrošinātu datu atjaunināšanu, vienotību un precizitāti, ir nepieciešama IT un uzņēmējdarbības mijiedarbība. Informācija ietver datus par piegādātājiem, klientiem, kontiem un dažādām ražošanas vietām.
Daži no risinājumiem, ko RPA var atrisināt MDM jomā, ietver ātrāku apstrādes laiku, cilvēcisko kļūdu samazināšanu, labāku atbilstību, precīzākus datus un samazinātas darbības izmaksas.
RPA gadījuma izpēte par galveno datu pārvaldību
Darbā Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) autori izceļ RPA piemērus dažādās nozarēs.
Pirmais piemērs attiecas uz Vjetnamas ražošanas uzņēmumu ABC Electronics. ABC nodarbojas ar tālruņu remontu. Tomēr uzņēmums nevarēja izveidot materiālu pavadzīmi tālruņa remontam, izmantojot parastās uzņēmuma resursu plānošanas (ERP) sistēmas.
Pašreizējā situācijā izņēmumu pieprasījumi tika ievadīti globālajā piegādes ķēdes pārvaldības sistēmā (GCSM). Pēc tam darbiniekiem vajadzēja lejupielādēt šos datus un analizēt tos Excel izklājlapās. Turklāt iepirkumu komandām bija nepieciešams piekļūt iekšējām sistēmām un pārbaudīt ražošanas plānotāju ziņojumus, lai noteiktu, kādi materiāli ir jāiegādājas.
Kopumā tā bija neefektīva sistēma, kurā bija nevajadzīgi daudz cilvēku iejaukšanās. Taču vēl satraucošāk ir tas, ka šis process izraisīja ievērojamus servisa kavējumus, jo trūka remonta detaļu un materiālu.
ABC sadalīja iepriekš aprakstītos attiecīgos departamentus grupās. Daži no tiem īstenoja RPA, bet citi palika pie tradicionālās pieejas. Rezultāti bija pārsteidzoši.
RPA grupa:
- Par 80 % samazināts pieprasījumu izskatīšanas laiks.
- Lielāka produktivitāte un apmierinātība ar darbu
- Samazināts cilvēku kļūdu skaits
- Lielāka atbilstība
- Uzlabota datu precizitāte
- Samazinātas izmaksas, kas rodas no sliktas ražošanas, roku darba un reputācijas zaudēšanas klientu neapmierinātības dēļ.
Klientu aprūpe
Saziņas rīku attīstība ir palielinājusi saziņas kanālu daudzveidību, ko klienti izmanto, lai sazinātos ar uzņēmumiem. Tas ir arī izraisījis strauju klientu vēlmju pieaugumu.
Mūsdienu patērētājs vēlas 24 stundas diennaktī 7 dienas nedēļā piekļūt uzņēmumiem un saņemt dažādas iespējas, tostarp pašapkalpošanos. Ja šie pakalpojumi neatbilst gaidītajam, klienti atsakās no pieprasījumiem. Dažas no sekām ir pāreja uz konkurējošiem pakalpojumiem vai slikta atsauksme par uzņēmumu sociālajos plašsaziņas līdzekļos.
Klientu apkalpošana ir saistīta ar daudziem manuāliem procesiem. Uzņēmumi nepārtraukti cīnās, lai no savu servisa pārstāvju laika iegūtu pēc iespējas lielāku vērtību. Dažu no šiem uzdevumiem automatizēšana ir acīmredzami pievilcīga.
#7. Klientu apkalpošanas pārstāvju papildināšana
Klientu apkalpošanas pārstāvji uzņēmumiem rada ievērojamas izmaksas. Daudzās nozarēs šie darbinieki ir būtisks ar klientiem strādājošo nodaļu aspekts. Šo darbinieku maksimāla izmantošana ir uzņēmējdarbības obligāts priekšnosacījums.
RPA palīdz vairākos dažādos veidos. Pirmkārt, klienti vēlas konsekvenci visos kanālos. Ja viņi ir kopīgojuši informāciju ar uzņēmumu, viņi vēlas, lai tā būtu pieejama visās mijiedarbībās. Tāpat viņi sagaida, ka darbinieki zinās par visiem solījumiem vai iepriekšējām problēmām.
Dažas no šīm problēmām var atrisināt ar labu klientu attiecību pārvaldības (CRM) programmatūru. Tomēr šie risinājumi ir atkarīgi no datu kvalitātes. Manuāla informācijas atjaunināšana ir dārga, pakļauta cilvēciskām kļūdām un aizņem daudz vērtīga laika.
RPA gadījuma izpēte klientu apkalpošanas pārstāvju papildināšanai
RPA pārveidojošās īpašības var redzēt gadījuma pētījumā, kurā iesaistīts globālais pārdošanas centrs Cobmax. Uzņēmumam attīstoties, pārdošanas pārstāvji tika pakļauti lielam spiedienam. Kad vadība ieguva līgumu ar vadošo Brazīlijas telekomunikāciju uzņēmumu, tā manuālā administratīvā sistēma tika atzīta par novecojušu.
Cobmax ieviesa RPA risinājumu, kas identificēja manuālus uzdevumus ar augstu kļūdu īpatsvaru.
Viens no šiem procesiem bija datu kopēšana un ielīmēšana no vienas CRM sistēmas citā. Kļūdas nozīmēja, ka šo neprecizitāšu dēļ ziņojumi tika sagatavoti pārāk ilgi.
Izmantojot RPA, lai šos uzdevumus uzticētu ārpakalpojumu sniedzējam, Cobmax uz pusi samazināja back-office operācijas un līdz pat 66% saīsināja ziņojumu sagatavošanas laiku.
Mazumtirdzniecība
RPA ir pārveidojusi mazumtirdzniecības nozari dažādos veidos. Daži no vispievilcīgākajiem robotizētās procesu automatizācijas izmantošanas gadījumiem ietver rēķinu automatizāciju, atgriešanas apstrādi un pat tādas lietas kā krājumu pārvaldība.
Arī mazumtirdzniecības darbības lielā mērā balstās uz CRM un ERP programmatūru. Lai gan šīs sistēmas ir neticamas centralizētu datu krātuves, manuāla klientu datu pievienošana prasa daudz darba stundu, īpaši aizņemtākiem mazumtirgotājiem.
#8. Rēķinu automatizācija
Rēķinu apstrāde ir problēma lielākajā daļā uzņēmumu, ne tikai mazumtirgotājos. Ikviens uzņēmums, kuram ir liels apmaksājamo rēķinu pieprasījumu apjoms, saprot, cik laikietilpīgs ir manuāls darbs, kas saistīts ar piegādātāju rēķinu pieprasījumu savlaicīgu un pilnīgu apmaksu.
Uzņēmuma Levvel Research ziņojumā uzsvērtas dažas no lielākajām problēmām, ar kurām saskaras kreditoru parādu (AP) nodaļas. Dažas no tām ir manuāla datu ievadīšana, pazaudēti vai dublēti rēķini, neprecīzi saskaņoti dati un AP datu neatbilstība visā uzņēmumā.
RPA var izmantot, lai automatizētu šos procesus, tādējādi paātrinot maksājumus, uzlabojot attiecības ar piegādātājiem, nodrošinot lielāku precizitāti un atvieglojot revīzijas un pārskatus.
RPA gadījuma izpēte rēķinu automatizācijai
Lielam Ziemeļamerikas mazumtirgotājam, kas darbojas tikai ar biedriem, bija problēma. Viņi katru dienu saņēma ļoti daudz rēķinu. Aizņemtības periodos to skaits bija līdz pat 700 dienā.
Šo rēķinu apstrāde ietvēra e-pasta vēstuļu atvēršanu, datu iegūšanu un ievadīšanu centralizētajās datu sistēmās, tostarp iekšējā grāmatvedības sistēmā, lai nodrošinātu, ka klients saņem maksājumus. Katra rēķina aizpildīšana aizņēma līdz piecām minūtēm, un tajā tika uzdoti būtiski jautājumi par procesa ilgtspēju un uzņēmuma spēju paplašināt darbību.
Viņi atrisināja šo procesu, ieviešot optisko rakstzīmju atpazīšanu, lai palīdzētu nolasīt un iegūt informāciju no e-pasta ziņojumiem. No turienes viņu roboti varēja apstrādāt informāciju un nosūtīt to attiecīgajām sistēmām, nodrošinot precīzus datus un ātru norēķinu veikšanu ar piegādātājiem.
Pēc jaunās RPA sistēmas ieviešanas vairāk nekā 93 % rēķinu tika apstrādāti bez manuālas iejaukšanās, precizitāte pieauga līdz 95 %, un aptuveni 20 % AP darbinieku tika atbrīvoti, lai veiktu vērtīgākus uzdevumus. Vairāk par šo gadījumu izpēti lasiet šeit.
IT
IT departamenti bija vieni no visātrāk ieviešamajiem RPA. Lielā mērā tas ir tāpēc, ka vadība un darbinieki ir atsaucīgi pret jaunajām tehnoloģijām un ātri pamana automatizācijas potenciālos ieguvumus.
Gandrīz visos punktos ir IT departamenti. Turklāt katrā no šīm nozarēm IT tiek izmantots dažādos veidos, sākot no tik vienkāršām lietojumprogrammām kā tīmekļa vietnes uzturēšana un uzturēšana un beidzot ar pilnvērtīgām kiberdrošības operācijām, kas spēj pārvaldīt grūto pāreju uz mākoņdatošanu.
Konkrēti RPA piemēri IT jomā ir šādi:
- Lietotāju pārvaldība: Kontu, profilu un e-pasta adrešu izveide dažādās sistēmās.
- Paroles atiestatīšana: Forrester Research lēš, ka katra paroles atjaunošana izmaksā aptuveni 70 ASV dolāru. RPA automatizē šo problēmu, ietaupot neizsakāmas summas no IT budžeta.
- Datu dublēšana: Manuāla datu dublēšana prasa daudz laika. Tas ir arī laika plānošanas murgs. RPA ļauj uzņēmumiem automatizēt datu sinhronizāciju un ģenerēt pārskatus, lai nodrošinātu, ka galvenā informācija ir aktuāla visā organizācijā.
- Atbildes uz palīdzības biļetēm: IT darbinieki ir dārgi. Tomēr pārāk daudzi uzņēmumi tērē naudu, novirzot savus speciālistus, lai reaģētu uz nelieliem negadījumiem, tādējādi atņemot viņiem citu svarīgu darbu. Komandas var apmācīt RPA robotus veikt vienkāršas diagnostikas pārbaudes un citus paredzamus pakāpeniskus uzdevumus.
Lai gan tie visi ir lieliski piemēri, tie ir tikai aisberga virsotne. RPA ir skārusi gandrīz visas IT jomas, un tas ir dāvana no Dieva laikmetā, kad tehnoloģijas attīstās tik strauji, ka pat jauniem augstskolu absolventiem ir grūti nodrošināt savu prasmju atbilstību.
#10. Lietotāju pārvaldība
Elektroniskā apmācība un attīstība (L&D) ir būtiska daļa, lai nodrošinātu darbinieku produktivitāti un apmierinātību. Tomēr lielos uzņēmumos ir sarežģīti pārvaldīt lietotājus un nodrošināt, ka viņiem ir akreditācijas dati, lai piekļūtu dažādiem piedāvātajiem kursiem un programmām.
Atbildība par to gulstas uz bieži vien pārslogotajām IT nodaļām, kas nodarbojas ar atbalsta biļetēm, kiberdrošības brīdinājumiem un dažādiem citiem uzdevumiem.
RPA gadījuma izpēte lietotāju pārvaldībai
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust ir stingri apņēmusies nodrošināt darbinieku L&D. Šī atbildība attiecas gan uz jaunajiem, gan esošajiem darbiniekiem. Lai nodrošinātu, ka ikviens darbinieks spēj piedāvāt labu aprūpes līmeni, uzņēmumā ir izveidota digitālās apmācības komanda, ko atbalsta IT nodaļa.
Tomēr lietotāja pārvaldība šīm nodaļām ir apgrūtinoša. Reģistrācija tika veikta manuāli. Saskaņā ar viņu gadījumu izpēti katrs pieteikums aizņēma aptuveni piecas minūtes, kas nozīmē, ka trīs cilvēku komandai 200 lietotāju pārvaldīšanai bija nepieciešamas pusotra diena. Trust nodarbina vairāk nekā 9000 cilvēku, kas piešķir uzdevumam zināmu mērogu.
Šī manuālā procesa racionalizēšana ļautu ietaupīt laiku un kļūdas, kā arī atbrīvotu komandu no monotoniem un atkārtotiem uzdevumiem.
IT departaments izmantoja RPA risinājumu, lai pārvietotu reģistrāciju datubāzē un izveidotu kontus katram jaunam lietotājam. Pēc tam roboti reģistrēja lietotājus kursos un izsūtīja attiecīgus e-pasta ziņojumus. Jebkuras kļūdas vai reģistrācijas dublikāti tika nosūtīti komandai manuālai pārraudzībai.
Rezultāti ir mācību grāmatas piemērs tam, kā RPA var pārveidot uzņēmuma darbību. Tie ir šādi:
- Apstrādes laika samazinājums par vairāk nekā 70 %.
- 24/7 iespējas
- Kļūdu samazināšana
- L&D darbinieki tiek atslogoti no papildu darba, ļaujot viņiem vairāk koncentrēties uz tiešajiem uzdevumiem.
Īpašuma pārvaldība un nekustamais īpašums
RPA var izmantot, lai automatizētu vairākus dažādus uzdevumus īpašumu pārvaldības nišā. Daļēji tas ir tāpēc, ka šajā nozarē ir daudz back-end biznesa procesu, kas ir jebkura uzņēmuma standarta iezīme. Tomēr ir arī citi īpašumu pārvaldībai raksturīgi robotizētas procesu automatizācijas piemēri.
Daži no izmantošanas gadījumiem ir tādi, kuriem esam pievērsušies jau iepriekš. Piemēram, KYC un AML pārbaužu paātrināšana, kā arī vispārējais ievades process. Tomēr RPA var izmantot arī, lai palīdzētu grāmatvedībā, saziņā ar rezidentiem un kontu saskaņošanā.
#11. Aizdevēja paziņojumu automatizēšana
Nekustamā īpašuma attīstība un pārvaldība ietver vairākus manuālus uzdevumus. Daudzas no tām ietver pārbaudes, lai pārliecinātos, vai naudas plūsmas ir aktuālas. Galvenie aizdevumu dokumenti jāpārbauda bankās, pārliecinoties, ka īrnieku vai īpašnieku konti ir kārtībā.
Šo pārbaužu veikšana ietver paredzamus soļus. Tomēr šīs informācijas iegūšana ir laikietilpīga un prasa augstu precizitātes līmeni. Tāpēc tas ir spilgts piemērs RPA lietojumiem, kas var uzlabot daudzus uzņēmumus.
RPA gadījuma izpēte par aizdevēja izrakstu automatizēšanu
A Čikāga, IL. nekustamā īpašuma pārvaldības un attīstības uzņēmums cīnījās, lai iegūtu ikmēneša aizdevēja izrakstus un aizdevumu vēstures pārskatus. Liela daļa pienākumu tika uzticēta vienam darbiniekam.
Uzdevums jau bija ļoti atkārtojošs. Tomēr radās papildu sarežģījumi, jo kreditora izraksti varēja parādīties jebkurā laikā aptuveni katra mēneša pēdējā nedēļā. Šī situācija nozīmēja, ka operatīvajam darbiniekam bija jāpārbauda katras bankas katra aizdevēja izraksts, līdz tie visi tika parakstīti.
Nekustamā īpašuma uzņēmums ieviesa RPA risinājumu, kas sadalīja uzdevumus pa sastāvdaļām. Tika veikti šādi pasākumi:
- Bots nolasa galveno aizdevumu datni un ieraksta attiecīgā mēneša kopiju.
- Tā nosaka, ar kurām bankām vai aizdevējiem tai jāsazinās.
- Pēc tam robots pārbauda, vai ir pieejams aizdevēja paziņojums.
- Ja izraksts ir pieejams, tas to lejupielādē un attiecīgi atjaunina galveno aizdevuma datni.
Šis process direktoram ietaupīja 10 stundas darba laika mēnesī.
Telekomunikācijas
Telekomunikāciju nozare ir ievērojams ieguvējs no RPA. Lielā mērā tas ir tāpēc, ka daudzi no šajā jomā veicamajiem manuālajiem procesiem ir ļoti bieži, atkārtojas un ir balstīti uz noteikumiem. Vai, citiem vārdiem sakot, tieši šādus uzdevumus risina RPA.
Daži no uzdevumiem, kurus var palīdzēt veikt RPA, ir šādi:
- Ziņojumu sagatavošana un izplatīšana
- Pārdošanas pasūtījumu apstrāde
- Datu dublēšana
- Klientu apkalpošanas jautājumu risināšana
- Mārketinga automatizācija
Tā kā telekomunikācijās ir tik plašs RPA lietojumu klāsts, izmantošanas gadījumi var aptvert visu organizāciju un palīdzēt uzlabot un racionalizēt daudzas darbības.
#12. Darbības racionalizēšana
Daudzi no jaudīgākajiem RPA izmantošanas gadījumiem ir saistīti ar prognozējamu uzdevumu uzticēšanu ārpakalpojumu sniedzējiem, kurus parasti veic cilvēki. Uzņēmumiem paplašinoties un augot, vadība, protams, meklē veidus, kā racionalizēt procesus, lai uzlabotu darbības efektivitāti.
Racionalizēt darbību telekomunikāciju jomā var dažādos veidos. Tas var ietvert darbinieku skaita samazināšanu, maksimālu pasūtījumu piegādes uzlabošanu un vairāku atbalsta biroja uzdevumu automatizāciju.
Izpētīsim gadījumu, kad RPA palīdzēja lielam telekomunikāciju uzņēmumam ietaupīt gandrīz 5 miljonus ASV dolāru izmaksu.
RPA gadījuma izpēte darbības racionalizēšanai
Zināms Austrālijas telekomunikāciju uzņēmums saskārās ar pieaugošu pieprasījumu pēc interneta piekļuves. Šis process ietvēra tīkla infrastruktūras modernizāciju un valdības apņemšanos izveidot valsts platjoslas tīklu (NBN) – programmu, kas nodrošinātu platjoslas piekļuvi miljoniem austrāliešu.
Šāda liela mēroga valsts mēroga operācija uzņēmumam radīja vairākas problēmas. Bija jāatrod veids, kā ātri nodrošināt piekļuvi, vienlaikus saglabājot nepieciešamo augsto pakalpojumu līmeni. Šāda līmeņa palielināšana ir tieši tas uzdevums, kuram var izmantot RPA.
Operācijai bija četri pīlāri. Tās bija:
- Pakalpojumu cikla laika uzlabošana
- Lieliskas klientu pieredzes veicināšana
- Pakalpojumu un darbības izmaksu samazināšana
- Darbaspēka izlaides un produktivitātes optimizēšana.
Uzņēmums izmantoja 50 robotus, lai uzlabotu efektivitāti divos galvenajos procesos. Tie bija:
- Kvalitātes nodrošināšana (QA)
- Pasūtījuma veidošanas process
Daži no ieguvumiem, ko sniedz šī RPA izmantošana, ir vairāk nekā 2 stundu ietaupījums uz katru pasūtījumu. Turklāt uzņēmumam izdevās ievērojami samazināt darbaspēka izmaksas, ietaupot aptuveni 5 miljonus ASV dolāru piegādes darbības izmaksu.
Loģistika
Loģistika ir vēl viena joma, kas RPA izmantoja agrāk nekā citas nozares. Lai samazinātu izmaksas un kļūdas, kā arī izpildītu klientu prasības, kas ir spēkā 24 stundas diennaktī 7 dienas nedēļā, noliktavas un izplatīšanas centri ir paļāvušies uz automatizāciju.
Piegādes ķēdēs ir daudz kustīgu daļu. Dati ir neatņemama vienmērīgas darbības un savlaicīguma sastāvdaļa, jo izplatīšanas centri ir atkarīgi no noliktavas pārvaldības sistēmu (WMS), kā arī CRM un ERP programmatūras delikātas mijiedarbības.
ERP programmatūras, piemēram, NetSuite, gadījumā šīs sistēmas ir centralizētas. Tomēr ieviešana ir ļoti tehniska, laikietilpīga un dārga, nemaz nerunājot par ikmēneša licencēm, kas var viegli sasniegt tūkstošiem dolāru.
#13. sūtījumu izsekošana un pasūtījumu revīzija
Loģistikas uzņēmumi dzīvo un iet bojā, pateicoties to darbības rezultātiem. Tā kā ražošana un krājumu pārvaldība “tieši laikā” ir kļuvusi arvien populārāka, kavējumiem var būt nopietnas sekas.
Trešo pušu uzņēmumu apkalpošana ir sarežģīta. Arī šajā jomā klientu prasības gadu gaitā ir ievērojami pieaugušas. Patērētāji vēlas saņemt pastāvīgus un regulārus atjauninājumus, kad piegādes tiek izplatītas tīklos. Neprecīzas prognozes vairs netiek pieļautas.
Loģistikas uzņēmumi ir starpnieki starp patērētājiem un pārdevējiem. Izsekošana ilgu laiku ir bijusi roku darba ņēmēju darbības joma. Rezultātā tiek saņemts daudz pieprasījumu dažādās saziņas platformās. Tas ir laikietilpīgs darbs, kas saistīts ar kļūdām un pārpratumiem.
RPA gadījumu izpēte sūtījumu izsekošanai un pasūtījumu revīzijai
LTX Solutions ir Atlantā bāzēts piegādes ķēdes pārvaldības uzņēmums. Viņu specializācija ir mazāk nekā kravas automašīnu kravas (LTL) pārvadājumi. 2019. gadā tos iegādājās Redwood Logistics, ilggadējs loģistikas platformas kā pakalpojuma (LPaaS) programmatūras nodrošinātājs.
LTX bija nepieciešams RPA, lai pārvaldītu pieaugošo biznesa apjomu. Pirms Redwood pārņemšanas uzņēmums veica aptuveni 3000 piegādes mēnesī, un tajā strādāja 12 darbinieki.
Tomēr, pieaugot darījumu apjomam, uzņēmums drīz vien saprata, ka manuālās izsekošanas un audita procesu nav iespējams paplašināt. Vispirms viņi aplēsa, ka, lai apstrādātu šādu pieprasījumu apjomu, būtu nepieciešams pieņemt 12 jaunus darbiniekus. Pievienot 40 % darbaspēka izmaksām būtu izaicinājums nozarē, kurā peļņa ir ļoti maza.
LTX ieviesa RPA procesus, lai atrisinātu šīs problēmas. Viņu pirmais uzdevums bija automatizēt izsekošanas procesu. Uzņēmuma biznesa procesu viceprezidents Endrjū Gleisons (Andrew Gleeson) norādīja, ka viņi šo risinājumu ieviesa aptuveni vienas dienas laikā, un tas liecina par to, ka RPA var sniegt uzņēmumam zibenīgu transformācijas efektu. Tipiskas programmatūras ieviešana var ilgt nedēļām vai mēnešiem, un tam ir nepieciešamas augsti tehniskas komandas un milzīgi budžeti.
No turienes LTX izmantoja RPA, lai samazinātu atbalsta dienesta darba stundas. Tehnoloģijas palīdzēja uzņēmumam revolucionizēt piegādes audita procesu. Turklāt komanda uzskata, ka šī tālredzīgā pieeja ir galvenais faktors, kas palīdzēja uzņēmumam Redwood Logistics iegādāties uzņēmumu.
Farmaceitiskās zāles
RPA izmantošanas gadījumi farmācijas nozarē ietver administrēšanu, cilvēkresursus, pārdošanas prognozēšanu un pat piegādes ķēdes un krājumu pārvaldību. Tomēr stingra lietvedība un datu pārvaldība ir vienas no visnepieciešamākajām biroju izmaksām, kas saistītas ar zinātnēm par dzīvību.
RPA ir lielisks risinājums daudziem no šiem administratīvajiem slogiem. Farmaceitiskie uzņēmumi var izmantot šo tehnoloģiju, lai automatizētu kontrolētu dokumentu izplatīšanu un nodrošinātu drošu un pieejamu svarīgu datu krātuvi. Turklāt RPA var palīdzēt novērst cilvēku kļūdas dokumentu pārvaldībā un novērst neefektīvas un neefektīvas biznesa procesu pārvaldības (BPM) politikas.
Daudzas no šīm tēmām jau esam aplūkojuši šajā rakstā, tāpēc tā vietā aplūkosim, kā dzīvības zinātņu uzņēmumi var izmantot RPA, lai samazinātu pētniecības un izstrādes izmaksas, īpaši pievēršoties dokumentu pārvaldībai klīnisko izmēģinājumu laikā.
#14. Pētniecības un izstrādes izmaksu samazināšana
Farmācijas un dzīvības zinātņu uzņēmumi saskaras ar dažādiem spiedieniem. Sabiedrības novecošanās visā Rietumu pasaulē nozīmē, ka prasības pēc jauniem ārstēšanas veidiem pastāvīgi pieaug. Tomēr arī pētniecības un izstrādes (P&A) izmaksas ir augstas.
Vēl viens svarīgs faktors, kas jāņem vērā, ir stingri reglamentējošie zāļu izstrādes nosacījumi. Pirms produkts nonāk tirgū, ir jāveic plaša izpēte, dokumentācija un klīniskā izpēte.
izmēģinājumi. Šie nepieciešamie procesi nozīmē, ka farmācijas uzņēmumiem ir rūpīgi jāpārvalda dokumenti un dati, lai tie paliktu regulatoru labā pusē.
RPA gadījuma izpēte pētniecības un izstrādes izmaksu samazināšanai
Darbā ar nosaukumu Robotizētā procesu automatizācija farmācijā: trīs gadījumu pētījumi (Anagnoste, 2018) autore izklāsta pārāk bieži sastopamo scenāriju, ar ko saskaras farmācijas nozares uzņēmumi, proti, atrast veidu, kā piegādāt zāles par saprātīgām izmaksām, vienlaikus pārejot uz vairāk uz pacientu orientētu uzņēmējdarbības modeli.
Turklāt dokumentā ir uzsvērti ar atbilstības nodrošināšanu saistītie apgrūtinājumi, kas rada grūtības uzņēmumiem, kuri darbojas dzīvības zinātņu jomā. Viņi uzsver, kā divi vadošie farmācijas uzņēmumi bija definējuši mērķus pakalpojumu uzlabošanai, tostarp:
- Ātrāks apstrādes laiks
- Labāki ieguldījumu rezultāti
- zemākas ražošanas izmaksas.
Liela uzmanība šajos farmācijas gadījumu pētījumos tika pievērsta klīnisko pētījumu dokumentācijai. Klīniskie pētījumi ir stingri reglamentēti. Uzņēmumiem ir jāuzglabā nevainojama uzskaite un dokumentācija tā sauktajā galvenajā procesa datnē.
Šīs pieejas četri pīlāri ir drošība, izmaiņu kontrole, audits un arhivēšana. Turklāt pirms klīnisko testu uzsākšanas klīniskajos testos tiek ieviesta pārbaužu un līdzsvara sistēma, kas ietver dažādu ieinteresēto personu apstiprinājumus un parakstus. Šos dokumentus sauc par zaļās gaismas veidlapām (Green Light Forms – GLF).
Tradicionālajās konfigurācijās GLF uzdevumi tika pārvaldīti un sadalīti manuāli. Tā kā šajos procesos ir iesaistīti vairāki standartizēti posmi, tie ir ļoti piemēroti automatizācijai.
Saskaņā ar gadījumu izpēti divi globāli dzīvības zinātņu uzņēmumi izmantoja RPA, lai pārvaldītu savu dokumentāciju un uzlabotu vispārējo atbilstību.
Pirmais uzņēmums samazināja izmaksas un guva šādus ieguvumus:
- Lielāka atbilstība
- Samazināta nepieciešamība pēc dokumentu pārvaldības atbalsta
- Jauns, racionalizēts process
- Izcilas metrikas izmēģinājumu un dokumentu izsekošanai
Otrajā izmēģinājumā uzņēmums koncentrējās uz atbilstības un dokumentu pieprasīšanas procesa uzlabošanu. RPA atkal palīdzēja uzņēmumam šādos veidos:
- Izveidot pielāgojamu un elastīgu pieeju, kas var pielāgoties jaunām atbilstības un regulējuma prasībām.
- Apkopot uzticamu diagnostikas informāciju, ko uzņēmums varētu izmantot, lai uzlabotu procesus.
- Ieviest konsekventas eskalācijas procedūras attiecībā uz nepieciešamajiem dokumentiem
Vienkāršojot šos uzņēmējdarbības procesus, abi uzņēmumi varēja ietaupīt izmaksas, vienlaikus ievērojot atbilstības standartus arvien sarežģītākā vidē.
Juridiskā nozare
Juridiskā nozare ir guvusi milzīgu labumu no automatizācijas. Agrāk uzņēmumiem bija milzīgas dokumentu drukāšanas, apstrādes un uzglabāšanas iekārtas. Darbs papīra formātā bija saistīts ar garām darba stundām, cilvēciskās kļūdas risku, drošības apsvērumiem un daudz ko citu. RPA ir palīdzējusi samazināt lielu daļu no šajā profesijā raksturīgā smagā roku darba.
Protams, tas ir tikai viens no veidiem, kā tehnoloģijas var palīdzēt. Citi RPA izmantošanas gadījumi ir saistīti ar lietas dokumentu izveidi, meklēšanu datubāzē, lietas informācijas pārskatīšanu un pārskatu aizpildīšanu.
#15. Datu migrācija
Datu migrācija ir standarta process, kas nepieciešams daudzu nozaru uzņēmumiem, ne tikai juridiskajā nozarē. Tomēr juridiskajā praksē ir nepieciešama ne tikai nevainojama lietvedība, bet arī spēja kopīgot un atsaukt datus īsā laikā.
Tā kā digitālā transformācija kļuva par standartu visā juridiskajā pasaulē, daudziem uzņēmumiem bija nepieciešami risinājumi, kā pārņemt esošās datubāzes un izvietot tās mākonī. Šāda pieeja ļautu viņiem strādāt attālināti un piekļūt dokumentiem, atrodoties kustībā. Tomēr ne visi datu migrācijas projekti ir vienkārši.
RPA gadījuma izpēte par datu migrāciju
Migrēšana uz jaunām datubāzes struktūrām ir pietiekami sarežģīta. Tomēr juridiskajiem birojiem bieži vien ir nepieciešami individuāli risinājumi. Viens gadījuma pētījums, kurā iesaistīta juridiska prakse, kas specializējas īpašuma nodošanas jomā , parāda, kā RPA var izmantot, lai risinātu vienreizējus jautājumus, kā arī ilgtermiņa uzņēmējdarbības procesus.
Attiecīgajam uzņēmumam bija jāpārvieto simtiem īpašumu partiju ierakstu no Microsoft Access datubāzes uz mākoņtehnoloģiju balstītu platformu. Tomēr jaunajai programmatūrai trūka pielāgojamības, lai ielādētu un apstiprinātu advokātu ierakstus.
Izveidojot RPA procesu, komandai izdevās migrēt datus ar 100% precizitāti. Šis process aizņēma pusi dienas un uzņēmumam ietaupīja aptuveni 350 darba stundas. Šis gadījuma pētījums vēlreiz ilustrē RPA lietojumprogrammu iespējas palīdzēt darba plūsmās un atbrīvot darbiniekus, lai tie varētu veikt uz klientiem un vērtību vairāk orientētus uzdevumus.
