Ефективността, намаляването на разходите и удовлетвореността на служителите са сред приоритетите на съвременните бизнес лидери. Автоматизацията на роботизираните процеси (RPA) предлага убедително решение на трите проблема, както и няколко други мощни бизнес предимства.
В тази статия ще разгледаме какво означава RPA, как работи и какви вълнуващи ползи разкрива технологията за съвременните предприятия.
Какво е RPA?: Общ преглед
RPA е съкращение от Robotic Process Automation (Автоматизация на роботизираните процеси). Преди да разгледаме какво означава RPA, си струва да разгледаме технологията на високо ниво, като разделим термина на съставните му части.
1. Роботизирани:
Софтуерни ботове, които изпълняват бизнес процеси чрез инструкции от компютърни скриптове.
2. Процес:
Конкретната бизнес задача, която предприятията искат да автоматизират. Например качване на файл, извличане на информация от имейл, финансови транзакции и др.
3. Автоматизация:
Процеси, които са механизирани или се извършват без ръчна/човешка намеса.
Събирането на тези три понятия може да помогне на потребителите да дефинират RPA. Това е технология, която използва софтуер роботика към автоматизиране на бизнес процеси които обикновено се изпълняват от хора.
Това определение за автоматизация на роботизирани процеси е разумно начало. Въпреки това пълното разбиране на RPA и нейния значителен потенциал изисква по-дълбоко вникване. Ще ви предоставим информация по-долу.
Какво представлява автоматизацията на роботизирани процеси (RPA)?
RPA е съкращение за автоматизация на роботизирани процеси. Концепцията е събирателен термин за нововъзникващ набор от технологии, които заменят традиционните взаимодействия между човека и компютъра с автоматизирани процеси.
Казано по друг начин, хората изпълняват много повтарящи се задачи, подпомагани от компютър, в традиционна работна среда. Но когато разполага с ясно разписани инструкции, софтуерът RPA може да имитира тези задачи. Този процес на автоматизация намалява тежестта върху човешките оператори.
Автоматизацията на роботизираните процеси използва роботи, но не такива, каквито се срещат в романите на Филип К. Дик. Вместо това технологията използва софтуерни “ботове”. Тези софтуерни роботи могат да се научат да възпроизвеждат редица структурирани и повтарящи се ръчни компютърни задачи, като попълване на формуляри, прехвърляне на файлове и манипулиране на данни.
В документа, озаглавен
Автоматизация на роботизирани процеси
(van der Aalst, 2018), авторът говори за подходите “отвътре-навън” и “отвън-навътре” за подобряване на информационните системи. При типичните сценарии (отвътре-навън) повишаването на ефективността на системите изисква пренаписване или модернизиране на софтуера. За разлика от тях RPA подобрява системите и работните процеси, без да променя софтуерния пакет. Тя е рентабилна, лесна за внедряване и не изисква високотехнологични екипи, за да се постигнат отлични бизнес резултати.
RPA се намира някъде между ръчната и напълно автоматизираната система. Чрез използване на работни процеси, базирани на правила, ботовете могат да имитират много взаимодействия между хора и компютри. Въпреки това, за разлика от напълно автоматизираната система, софтуерът не замества изцяло човешкия принос. В зависимост от конкретния бизнес RPA може да осигурява само малка, но жизненоважна част от общите бизнес процеси.
Технологията за компютърно зрение позволява на RPA ботовете да взаимодействат със софтуерни графични интерфейси по същия начин, както хората. RPA позволява на роботите да “наблюдават” конкретни задачи и да се научат да ги повтарят. Този процес обхваща и задачите между различните приложения благодарение на използването на интерфейси за обработка на приложения (API).
Ботовете не са ограничени от работното време или умората. Те също така не са обект на човешка грешка. По този начин те могат да работят 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата, с невероятна точност и с малка част от цената на ръчните служители.
Освен ползите от ефективността и производителността, RPA помага да се промени естеството на работата. Освободени от рутинни и повтарящи се задачи, служителите могат да разгърнат своята креативност и да се включат в по-смислена и ориентирана към стойността работа.
1. Какво представлява автоматизацията на процесите?
Автоматизацията на процесите, известна също като автоматизация на бизнес процесите (BPA), се отнася до всяка ситуация, в която технологията рационализира сложни бизнес функции или работни потоци, обхващащи различни отдели. В този смисъл BPA е широк термин, обхващащ оркестрирането на работния процес, интелигентната обработка на документи и използването на AI и ML за повишаване на ефективността, бързината и способността за по-висока производителност и вземане на решения на бизнес процесите.
RPA може да бъде част от по-всеобхватна стратегия за BPA. Въпреки че се срещат много сходни понятия, двата термина описват различни неща.
1. Автоматизация на бизнес процесите:
BPA се занимава с ефективността от край до край в бизнеса. Това изисква от фирмите да инвестират в широкообхватно планиране, ИТ и техническа поддръжка, както и в сложни системни интеграции или ремонти.
2. Автоматизация на роботизирани процеси:
За разлика от тях RPA се фокусира върху автоматизирането на дискретни и структурирани задачи. Внедряването на тези системи е евтино и бързо. Софтуерът обикновено е no-code или low-code, което означава, че нетехнически екипи могат да настроят технологията.
2. Какво представлява автоматизацията на роботизираните процеси (RPA) накратко?
Техническите директори, ИТ директорите и техническият персонал ще разберат интуитивно RPA. Въпреки това, когато става въпрос за заседателната зала, те трябва да могат да отговарят на въпроси като “Какво означава RPA?” или “Какво означава RPA?” по прост и разбираем начин.
Ако кажете на стая, пълна с хора, които не са технически специалисти, че RPA означава роботизирана автоматизация на процесите, може да срещнете море от объркани лица. Ако се научите да предавате тези идеи на разбираем език, това ще доведе до по-добри резултати. Ето едно определение за автоматизация на роботизирани процеси, което всеки може да разбере.
Просто определение за автоматизация на роботизирани процеси
Традиционните работни процеси в офиса включват редица задачи от бек-офиса. Например може да се наложи работниците да актуализират електронните таблици ръчно, да извличат данни от имейли или да свързват информация между различни софтуерни приложения и бази данни.
Тези работни процеси могат да включват повтарящи се и трудоемки задачи. Поотделно всяка от тези задачи е малка. Но в продължение на седмица, месец или година те изискват много време и усилия. Основният въпрос, който работодателите трябва да си зададат, е дали тези задачи използват най-добре уменията и възможностите на тяхната работна сила.
Възлагането на тези задачи на външни изпълнители е най-оптималният начин на действие по няколко причини: разходи, сигурност, спазване на нормативните изисквания и дори удовлетворение от работата на служителите. Софтуерните роботи са идеални за тези задачи. Следвайки инструкции, базирани на правила, те могат да изпълняват много от тези ръчни задачи с по-голяма скорост, ефективност и точност.
Най-просто казано, RPA означава да инструктирате машина да изпълнява логически задачи, основани на стъпки, които традиционно се изпълняват от хората.
Перспективи за пазара на RPA
Автоматизацията на роботизирани процеси е бързо развиващ се пазар. Днес експертите оценяват индустрията на над 3 млрд. долара. Въпреки това прогнозите сочат, че стойността на RPA пространството ще бъде около 11,3% до 2028 г.. Тези цифри сочат зашеметяващ годишен темп на растеж от почти 30 %, което е благоприятно за сравнение с горещи отрасли като изкуствения интелект.
Тъй като индустрията узрява и все повече фирми съобщават, че RPA им спестява около
75% от разходите
, можем да очакваме, че приемането на RPA ще се увеличи. През следващите няколко години автоматизацията ще се превърне от предимство за бизнеса в абсолютна необходимост.
Какво означава RPA за съвременните работници
Автоматизацията на работните процеси не е нова концепция. Въпреки това през последните няколко години цифровата трансформация засегна дори най-традиционните индустрии, работещи с хартия и химикал. Софтуерът позволява на предприятия от всякакъв мащаб да увеличат производителността си. Инструментите на RPA ще имат огромна роля в тези цифрови инициативи.
Последните заглавия на вестниците за трансформиращите или разрушителните технологии за автоматизация, като изкуствения интелект и RPA, се фокусират основно върху технологиите, които заменят работните места. Въпреки че тези опасения са разбираеми, те не разбират правилно ролята на RPA.
Истинската стойност на RPA се крие в нейния потенциал да подпомага и допълва човешките работници. Вместо да се занимават с дребни задачи, хората могат да повишат производителността си на следващото ниво. RPA допълва човешките работници, като им позволява да правят нововъведения и да допринасят по-пълноценно.
На кого помага RPA?
RPA е разрушителна технология. Въпреки това прекъсванията са предимно положителни за всички участници в света на бизнеса.
1. Работодатели:
Работодателите могат да се възползват от RPA, като спестят разходи, повишат производителността и извлекат максимална полза от съществуващата работна сила.
2. Служители:
RPA освобождава служителите от рутинните задължения и им позволява да се занимават с работа, която изисква обща интелигентност, креативност, решаване на проблеми и др.
3. Клиенти:
Клиентите печелят от RPA благодарение на по-бързото обслужване, по-голямата точност и, в някои случаи, по-конкурентни цени, тъй като работодателите прехвърлят спестените разходи.
Как работи RPA?
Въпреки че четенето на дефиниции за значението на RPA е полезно, за да разберете напълно технологията, трябва да надникнете под капака. RPA използва комбинация от различни технологии за механизиране на различни задачи. Някои от тези инструменти включват:
1. Компютърно зрение:
Технология, която интерпретира графични потребителски интерфейси (GUI), за да действа върху различни екранни елементи, бази данни, електронни таблици, комуникационни платформи и приложения. Тези инструменти могат също така да наблюдават взаимодействието на хората с приложенията, за да могат да научат задачите.
2. API:
Интерфейс за програмиране на приложения (API) е софтуер, който позволява на две или повече компютърни програми да се свързват и да обменят данни. Софтуерът RPA използва тези интерфейси за изпълнение на задачи, които включват обмен на данни между програмите.
3. Автоматизация:
По дефиниция RPA използва автоматизация за изпълнение на задачи стъпка по стъпка. Тези инструкции, базирани на правила, използват команди if/then/else, така че ботовете да знаят как да изпълняват задълженията си.
4. Плъзгане и пускане на компоненти:
Много инструменти за RPA използват компоненти за плъзгане и пускане, които насочват елементите на графичния потребителски интерфейс и указват на роботите кои стъпки да използват за всяка задача. Всяко RPA решение работи по свой собствен начин. Въпреки това технологията обикновено работи чрез разбиране на приложенията от предния край на работния плот, подобно на човешкия работник. Два популярни подхода включват:
4. 1 Записване на процеса:
Софтуерът на RPA наблюдава интерфейса на човека с компютъра и записва стъпките, необходими за изпълнението на определена задача.
4.2 Контролирани потребителски интерфейси:
Хората могат да използват софтуер за RPA, за да създават карти if/then/else, като използват елементи за плъзгане и пускане или прости команди. Този подход позволява на потребителите да командват своите RPA ботове да взаимодействат с бек-енд приложения.
Няма ли софтуер за RPA код?
Инструментите No-code и Low-code са сред най-вълнуващите събития в света на софтуера през последните години. Тази технология отвори възможностите за разработване на софтуер за екипи без технически възможности за кодиране, като им позволи да прилагат бързи и лесни работни процеси.
Макар че много от предлаганите на пазара инструменти за RPA са с нисък код,
ZAPTEST
позволяват на всеки да се възползва от автоматизацията на работния процес, независимо от техническата си компетентност.
Предимства на RPA
Никоя статия, която отговаря на въпроса “Какво е RPA?”, не би била пълна без списък с предимствата, които очакват предприятията, които използват този гъвкав софтуер. Ето някои от предимствата на RPA.
1. Производителност:
Софтуерните ботове работят денонощно и изпълняват процеси със светкавична скорост в сравнение с ръчните работници.
2. Достъпност:
Инструментите за RPA са с нисък код или без код. Тези функции правят автоматизацията
достъпни за всички.
3. Ниски разходи:
В сравнение с други варианти за автоматизация RPA представлява невероятно съотношение цена-качество.
4. Висока възвръщаемост на инвестициите:
Внедряването на RPA е евтино и спестява пари на бизнеса. В резултат на това те имат висока възвръщаемост на инвестициите.
5. Лесно изпълнение:
Инструментите на RPA не са инвазивни. Внедряването не изисква значителни промени в софтуерната инфраструктура.
6. Съответствие:
Ботовете могат да обработват чувствителни или поверителни данни, което намалява риска от измами или изтичане на данни.
7. Висока точност:
Човешките грешки струват на фирмите пари и увреждат репутацията им. RPA изпълнява прехвърляния на данни и отчети с максимална точност.
8. Ангажираност на служителите:
Инвестирането в RPA означава, че служителите са освободени от повтаряща се ръчна работа, което води до по-голяма ангажираност и удовлетвореност от работата.
9. Мащабируемост:
RPA може да се адаптира към повишеното търсене. Предприятията спестяват разходи от аутсорсинг или временен персонал, като същевременно увеличават удовлетвореността на клиентите.
За какво е най-добре да се използва роботизираната автоматизация на процесите?
Гъвкавостта е едно от най-привлекателните предимства на RPA. Технологията се използва в много отрасли – от финансите до общественото здравеопазване. Съществен фактор за приемането му в няколко различни върха е, че екипите могат да го използват за повечето задачи, свързани с потребителския интерфейс на софтуера.
RPA е отлично решение за широк спектър от бизнес процеси. За екипите, които искат да използват предимствата на автоматизацията, е от съществено значение да разберат кои ръчни задачи могат да се изпълняват.
Но това, че можете да автоматизирате дадена задача, не винаги означава, че трябва да го правите. Ето един полезен контролен списък, който предприятията могат да използват, за да определят дали дадена задача е подходяща за автоматизация на роботизирани процеси.
Контролен списък за пригодност на RPA
1. Тригер
Задачите на RPA се основават на правила. Поради това те се нуждаят от нещо, което да ги подтикне към действие. RPA използва действия if/then/else, така че изпълнението на определено условие трябва да бъде спусъкът.
Пример:
АКО фактурата пристигне по имейл, тогава изискайте данните и ги актуализирайте в базата данни.
2. Изчистване на входовете и изходите
Всяка задача на RPA трябва да има ясен вход и изход. Те се нуждаят от активен източник на данни и място, където да изпращат информация, след като са извършили желаното действие.
Пример:
Служител завършва онлайн курс на обучение (вход), така че тези данни се записват (извеждат) в инструмента за човешки ресурси на компанията.
3. Базиран на правила
Компютърните скриптове се нуждаят от добре дефинирани инструкции, за да се изпълняват. Затова всяка задача, която бизнесът иска да автоматизира, трябва да съдържа поредица от прости стъпки.
Пример:
Екипът за набиране на персонал получава много автобиографии. RPA сканира тези PDF файлове за определени квалификации или ключови думи, като препраща автобиографиите, които отговарят на зададените условия, и отхвърля тези, които не отговарят на тях.
4. Голям обем
Едно от най-убедителните предимства на RPA е точността и ефективността. Тези предимства обаче могат да се проявят само при често изпълнявани задачи.
Пример:
Един натоварен сайт за електронна търговия трябва да обработва стотици поръчки на час. Инструментите на RPA могат да обработват тези поръчки и да предават информация за комисиониране на складовите работници и информация за фактуриране на финансовия отдел.
Ако една ръчна задача отговаря на тези четири условия, тя е чудесен кандидат за RPA. Кои индустрии могат да се възползват от RPA? Всяка индустрия с бек-офис операции, включващи повтарящи се задачи на потребителския интерфейс, може да извлече значителни ползи от RPA. Докато изпълнителните директори и лицата, вземащи решения, могат да задават въпроси като “Какво е RPA?”, това, което те наистина искат да знаят, е каква стойност може да донесе на тяхната компания.
Ето някои от индустриите, които могат да се възползват от въвеждането на RPA.
1. Финанси
Банките и финансовите институции обработват невероятно количество транзакции всеки ден. Те се нуждаят от сигурна, бърза и точна обработка – точно това осигурява RPA. Някои от задачите, които RPA може да автоматизира в банковата сфера, включват:
- Задължения и вземания
- Откриване и закриване на сметки
- Запитвания за обслужване на клиенти
- Съответствие и одити
- Подписване на кредити
- Откриване на измами
- Главна книга
- Обработка на заеми
2. Застраховка
Застраховането е друг пример за отрасъл, който е затрупан с ръчни задачи. В условията на ожесточена конкуренция намирането на начини за автоматизиране на процесите и намаляване на разходите е огромен приоритет. Някои застрахователни процеси, които RPA решава, са:
- Обработка на жалби
- Обработка на искове
- Съответствие
- Запитвания за обслужване на клиенти
- Настаняване на клиенти
- Събиране на данни
- Генериране на отчети
- Подписване на договори
3. Счетоводство
Счетоводните и одиторските фирми ежедневно работят с огромни количества данни. Макар че част от тази информация изисква човешки надзор, по-голямата част от нея е идеален кандидат за автоматизация. Някои счетоводни и одиторски задачи, които RPA може да изпълнява, включват:
- Събиране на данни
- Почистване на данни
- Одити на проекти
- Съгласуване
- Генериране на отчети
- Оценки на риска
4. Търговия на дребно
През последните няколко години търговията на дребно става все по-дигитална. Въпреки това ограничените маржове и нарастващите разходи означават, че по-нататъшната ефективност е от решаващо значение за постигане на стабилни маржове на печалба. Ето как RPA може да помогне на предприятията за търговия на дребно:
- Счетоводство (вземания, задължения, съгласуване и др.)
- Поддръжка на клиенти за проследяване на поръчки или запитвания
- Прогноза за търсенето
- Категоризация на продуктите
- Сравнения на цени от конкуренти
- Мониторинг на инвентара и веригата за доставки
- Анализ на маркетинга и рекламата
5. Производство
Фирмите за производство и разработване на продукти също могат да се възползват от RPA. Тези индустрии са в постоянен стремеж да доставят качествени продукти на по-ниски цени и с бързи срокове на изпълнение. RPA може да помогне по следните начини:
- Обслужване на клиенти
- Съответствие
- Анализ и миграция на данни
- Анализ на производството
- Анализ на вериги за доставки и логистика
Разбира се, това са само някои от водещите индустрии, които се възползват от RPA. За по-изчерпателен списък вижте нашите Пълно ръководство за автоматизация на роботизирани процеси.
Съвременни проблеми, които RPA решава
Бизнес светът след въвеждането на COVID е изправен пред няколко уникални предизвикателства. Инфлацията, рязкото покачване на лихвените проценти, намаляването на капитала и промяната в естеството на работата доведоха до уникални предизвикателства. RPA помага на предприятията да се справят с някои от тези проблеми.
1. Задържане на служителите
Запазването на служителите е актуален въпрос. Въпреки че има няколко фактора, които влияят на предприятията, които искат да задържат най-добрите си таланти, удовлетворението от работата е един от най-важните. Точно както при тестването на софтуер, Инструментите RPA могат да поемат повтарящи се и рутинни задачи. Този процес позволява на служителите да се ангажират с по-креативна, удовлетворяваща и ориентирана към ценности работа.
2. Придобиване на служители
Привличането на служители, както и тяхното задържане, е от решаващо значение за съвременните предприятия. Търсенето и конкуренцията за най-добрите таланти е сериозно главоболие за екипите за набиране на персонал.
Приемането на инструменти за RPA помага да се облекчи натискът чрез автоматизиране на работните процеси и намаляване на зависимостта от човешкия капитал. Приемането на тези инструменти може да направи работните места по-привлекателни.
3. Намалена икономическа активност
Кризата на издръжката на живота и инфлацията нанесоха щети на бизнес сектора. Повишаването на лихвените проценти намали размера на наличния капитал. Предприятията са подложени на натиск да правят “повече с по-малко”.
Инструментите на RPA са идеално решение за трудните икономически времена. Те позволяват на екипите да постигнат максимална производителност на персонала си и по-голяма възвръщаемост на инвестициите.
4. Мащабируемост
Много хора бъркат мащаба с растежа. Тези термини обаче се отнасят до различни етапи. Растеж означава добавяне на нов бизнес докато добавяне на ресурси. Мащабирането, от друга страна, се отнася до добавяне на бизнес, но без добавяне на ресурси.
Възприемането на инструменти за RPA може да помогне на екипите да увеличат мащаба си, като получат повече стойност от всеки служител. Чрез автоматизиране на определени задачи може да се повиши производителността на служителите, което позволява на предприятията да увеличат мащаба си и рентабилността си.
Бъдещето на роботизираната автоматизация на процесите
Бъдещето на RPA е светло. Въпреки че в момента се използва най-добре за прости задачи стъпка по стъпка, съвместимостта му с инструменти за машинно обучение и изкуствен интелект ще открие нови възможности.
С усъвършенстването на дълбоките невронни мрежи предприятията могат да ги използват съвместно с инструментите за RPA за създаване на по-сложни работни процеси и процеси за автоматизация. Освен това екипите могат да комбинират RPA инструменти с няколко други нововъзникващи технологии в процес, който Gartner нарича хиперавтоматизация .
Къде е мястото на RPA в контекста на хиперавтоматизацията?
Хиперавтоматизация описва набор от процеси, които се стремят към максимална автоматизация в целия бизнес. Тя включва комбинация от различни технологии, като изкуствен интелект (AI), машинно обучение (ML), инструменти за управление на бизнес процеси (BPM), интеграционна платформа като услуга (iPaaS) и, разбира се, RPA.
Въпреки това, макар че RPA е един от компонентите на цялостния подход за хиперавтоматизация, е важно да се разберат ограниченията на технологията. RPA се използва най-добре за по-прости задачи, докато хиперавтоматизацията се стреми да автоматизира възможно най-много процеси.
Окончателни мисли: Какво е RPA (роботизирана автоматизация на процесите)?
RPA е мощна и разрушителна технология. Въпреки това ИТ директорите и главните технически директори трябва да са в състояние да отговорят на въпроса “какво е роботизирана автоматизация на процесите (RPA)?”, за да получат подкрепа на ниво управителен съвет.
Както беше посочено по-горе, софтуерът RPA позволява на предприятията да автоматизират компютърни процеси, които обикновено се извършват от ръчни работници. Софтуерът използва инструкции if/then/else, за да изпълнява тези ежедневни задачи, но с невероятна скорост и точност.
Приложенията и ползите от тази технология са огромни. Тя може да повиши производителността, да спести пари, да отговори на строгите регулаторни условия и на изискванията за съответствие и да повиши ангажираността на служителите.
Може би най-убедителното предимство на инструментите RPA е лесното им приемане. Вместо да заменяте наследен софтуер или да участвате в скъпоструващи проекти за внедряване или интегриране, софтуерът RPA работи веднага. Благодарение на това, че не съдържат код, те са идеални и за нетехнически екипи.
