A
Неотдавнашен доклад на Research Nester
предполага, че две трети от управленските задачи ще бъдат автоматизирани до 2024 г. Автоматизацията на роботизираните процеси (RPA) е изключително гъвкаво софтуерно решение, което ще бъде от съществено значение за тази трансформация на света на бизнеса.
Фирми от всякакъв тип могат да използват RPA за автоматизиране на разнообразни процеси, приложения и операции с осезаеми ползи, които включват спестяване на време и пари и повишаване на производителността и удовлетвореността на служителите.
В тази статия ще бъдат посочени някои от най-добрите начини, по които екипите могат да използват
RPA
да повишат ефективността, да намалят разходите и да отключат нови нива на производителност.
10 ръчни бизнес процеси, приложения,
и операции, възможни благодарение на RPA
Пазарът за автоматизация на роботизирани процеси се развива с невероятни темпове. В зависимост от източника, на който се доверявате, прогнозите за сложния годишен темп на растеж (CAGR) на индустрията за следващите седем години са между
20%
на
40%
.
Ясно е, че бизнес лидерите разглеждат инвестициите в RPA като ключова част от своите стратегии за цифрова трансформация. Тъй като напредничавите фирми възприемат
хиперавтоматизация
, RPA ще постигне почти универсално приемане.
Екипите, които приемат този софтуер, ще спечелят предимство пред конкурентите си, тъй като RPA ще може да се справя с операции като въвеждане на данни, обработка на фактури и плащания, задачи за обслужване на клиенти, въвеждане на служители и др.
Ето някои от задачите, които тези технологии могат да автоматизират, като позволяват на предприятията да използват ресурсите си по-разумно.
#1. Въвеждане на данни
Въвеждането на данни е жизненоважна бизнес функция в цифровата ера. Но това е и един от най-повторимите и досадни ръчни процеси. Освен това тя страда от висок процент човешки грешки. Внедряването на автоматизация има смисъл за компании, които управляват много данни.
RPA ще може да се справя с операции като:
- извличане на данни от различни източници, включително софтуер на трети страни
- свеждане до минимум на човешките грешки и гарантиране на качеството и целостта на данните.
- Ускоряване на процесите на въвеждане на данни
- Извличане и почистване на данни, за да се гарантира, че те са правилно структурирани за централизирани бази данни.
В последния
годишен доклад на digital.gov от 2022 г.
, организацията предполага, че е помогнала на федералното правителство да намали около 1,5 милиона работни часа чрез използване на RPA.
Един от казусите, разгледани в доклада, показва как Командването на системата за снабдяване на ВМС (NAVSUP) използва RPA, за да повиши стойността и ефективността на мисията си за намаляване на замърсяването и опасните материали в резултат на морските си операции.
По-специално, RPA позволи на организацията да намали ръчното въвеждане на данни в инструмента за планиране на ресурсите на ВМС (ERP). Автоматизираните процеси включват четене и улавяне на данни от уеб-базирано приложение и изпращането им към ERP системата. Техническият ръководител на NAVSUP предполага, че приемането на RPA е намалило обучението от дни или седмици до само няколко минути. Като цяло процесът е спестил над 6000 часа ръчна работа годишно.
Можете да прочетете повече за проекта тук.
#2. Обработка на връщане
Всеки, който управлява бизнес за електронна търговия, знае, че обработката на връщания е времеемка задача.
Средният процент на връщане за платформите за електронна търговия е 18,1%.
, като според други оценки този процент е по-близо до зашеметяващите 30%. Обработката на връщания е една от онези задачи, които не добавят стойност към книгата с поръчки. Въпреки това, ако не го направите ефективно, това може да навреди на репутацията на фирмата и да доведе до загуба на клиенти.
Обработката на декларация съдържа няколко ръчни стъпки. RPA ще може да се справя с операции като:
- Четене и извличане на информация от съобщението на клиента и добавянето ѝ към системата за поръчки за връщане.
- Установяване на връщания, като отговаряте на клиентите, изпращате етикети за доставка и проследявате връщането.
- Координиране на връщания или обмени чрез разрешаване на транзакции и актуализиране на сметки.
- Комуникация с клиента на всеки етап от пътуването, предоставяне на актуализации за проследяване и срокове
Стабилната политика за връщане е от значение. Shippo, американска платформа за интегриране на софтуер за доставка, сподели резултати от
скорошно проучване
според което над осем от десет клиенти четат политиката за връщане на стоки на дадена компания, преди да я закупят, а почти половината от тях ще изберат алтернативни доставчици, ако политиката не им допада.
Автоматизирането на политиката за връщане на стоки е от съществено значение за натоварените операции за електронна търговия, тъй като освобождава персонала, за да се съсредоточи върху задачи, които генерират приходи и лоялност на клиентите.
#3. Въвеждане в експлоатация
Стойността на солидния опит в процеса на въвеждане в експлоатация стана много очевидна през последните години. Въвеждането на потребителите в експлоатация заема по-голямата част от вниманието поради въздействието му върху крайните резултати. Въпреки това въвеждането на служителите и доставчиците на трети страни са критични процеси, които също заслужават внимание. Фирмите имат само един шанс да направят първо впечатление и ако го направят правилно, това е значителен фактор за силни и трайни взаимоотношения.
Въпреки това въвеждането в експлоатация включва много движещи се части. Някои от ръчните процеси включват:
- Попълване на формуляри
- Събиране и обработка на данни
- Четене и изготвяне на документи и договори
- Предварителни проверки
- Обратна комуникация
Получената в резултат на това бъркотия от задачи е административна тежест, която може да забави работата. Автоматизацията на въвеждането в експлоатация има няколко предимства, включително:
- По-голяма прозрачност чрез анализи
- Подобрена координация между отделите
- По-ниски разходи
- Намаляване на риска и закъсненията
- Повишено съответствие
Макар че има елементи от процеса на въвеждане в системата, които изискват по-особено отношение, много стъпки могат да бъдат автоматизирани.
Някои примери от практиката
показват как отделите по човешки ресурси са спестили 2000 работни часа годишно и са съкратили времето за въвеждане в системата с над 80%.
#4. Генериране на отчети
Генерирането на отчети е от решаващо значение за повечето фирми. Тя помага на ръководството да следи тенденциите в бизнеса и да взема решения, основани на данни. Събирането на всички тези данни на едно място обаче може да отнеме много време.
Едно от големите предизвикателства при отчитането е честотата. В зависимост от организацията или целта докладите могат да бъдат необходими ежедневно, седмично или месечно. В много сценарии те се изискват при поискване. Събирането на всички данни от различни източници може да изисква значителна координация, като често се използва информация от различни и неструктурирани източници на данни.
RPA дава възможност на бизнес специалистите от отделите по човешки ресурси, финанси, маркетинг или други отдели бързо да събират информация от широк набор от източници. Ботовете могат да бъдат обучени да събират данни от имейли, електронни таблици, бази данни и редица приложения. Задаването на тези задачи за определени интервали помага да се намали голяма част от работата в процеса на отчитане.
Репортажите са нещо много повече от изброяване на факти и цифри. Въпреки че статистическите данни са от съществено значение, тяхната истинска стойност се състои в генерирането на ценни прозрения. В много отношения това ги прави класически случай на използване на RPA, тъй като технологията допълва работниците и им помага да работят по-добре.
RPA дава възможност за ефективно разделение на труда, което максимизира ресурсите. Ботовете могат бързо да събират данни от широк спектър от източници, а човешките работници могат да ги контекстуализират и разбират. Компаниите могат да спестяват часове всяка седмица или месец, които бързо се натрупват. Това е перфектно съчетание между ефективността на ботовете и човешката креативност.
#5. Съответствие с изискванията на KYC и AML
Задълженията за познаване на клиента (KYC) засягат много различни компании. Банките и финансовите институции, кредиторите, FinTechs, фирмите за залагания, брокерите и др. са задължени да събират и управляват данни и документи за клиенти, за да си помогнат с разпоредбите за борба с изпирането на пари (AML).
Отново, тези задължения не увеличават приходите в портфейла с поръчки. Въпреки това неспазването на изискванията вреди на бизнеса под формата на глоби и увреждане на репутацията. Казано по-просто, тези задачи са идеални кандидати за автоматизация.
RPA ще може да се справя с операции като:
- Четене и анализиране на данни и документи за клиенти
- Потвърждаване на информацията за клиента
- Събиране и проверка на данни за клиентите
- Извършване на оценки на риска
- Комуникация с клиентите
City Union Bank (CUB),
водеща южноиндийска банка, внедри автоматизация за обработка на KYC и откриване на сметки
.
Включена RPA:
- Намаляване на труда с 66%
- 7-кратно ускоряване на откриването на сметки
- Значително намалени нива на грешки
Като цяло това са отлични резултати, които показват как RPA помага на бизнеса да процъфтява.
#6. Автоматизация на заплащането
Заплатите отнемат много време на предприятията от всякакъв размер. Големите предприятия имат значителен брой служители, на които трябва да плащат, докато по-малките фирми невинаги разполагат с бюджет за специализиран персонал за заплати.
Има няколко причини, поради които обработката на заплатите е чудесен кандидат за RPA. Като начало, тя включва задачи с голям обем, основани на правила. Всъщност голяма част от работата е свързана с обработката на данни. Ръчната обработка на заплатите включва събиране на данни, отчитане на разходи, изчисляване на данъци, обезщетения и други сложни задачи.
Ползите от RPA за автоматизация на заплатите включват по-голяма скорост, точност, спестяване на разходи и по-стриктно спазване на изискванията. A
проучване на случай от голяма хотелиерска група
показва потенциала на RPA за заплатите: те са намалили разходите си за обработка на заплатите с около 90%, спестявайки 200 хил. долара годишно.
#7. Маркетинг
Неотдавнашните тежки икономически условия принудиха бизнес лидерите да проучат възможностите за бюджетни съкращения. Както винаги, маркетинговите отдели са сред първите, които усещат студа на икономическото забавяне. На екипите за генериране на приходи се казва “да правят повече с по-малко”, което е трудна задача в настоящата среда.
През последните години разходите за привличане на клиенти (CAC) са излезли извън контрол. Търсенето на нов бизнес е станало толкова конкурентно за някои фирми, че пречи на общата рентабилност. RPA може да помогне на маркетинговите екипи, като автоматизира много повтарящи се и времеемки задачи, свързани с увеличаването на приходите.
В контекста на маркетинга RPA ще може да се справя със задачи като:
- Автоматизиране на кампаниите за достигане до потребителите чрез SMS, имейл и социални медии
- Офериране на PPC реклами в Google и Facebook Ads
- A/B тестване на рекламите, за да се гарантира максимална ефективност на рекламите
- Изготвяне на SEO отчети за ключови думи и ефективност на кампаниите
- Оценяване и квалифициране на потенциални клиенти
Всъщност автоматизацията е толкова ефективна за маркетинга, че през последните години се появиха много специализирани софтуери, които се справят с тази задача. Един от недостатъците е, че някои от тези инструменти са скъпи или изискват намаляване на рекламния бюджет, но без желязна гаранция за резултатите. Инструментите за RPA позволяват на предприятията да създават свои собствени версии на тези машини, които отговарят на техните цели и софтуерни пакети.
#8. Кредитни проверки
Кредитните проверки са съществена част от надлежната проверка. Въпреки че защитата на бизнеса трябва да е основен приоритет, много екипи пренебрегват тази задача. В резултат на това те плащат за това в последствие.
Съществуват няколко сценария, при които предприятията трябва да извършват кредитни проверки. Например, когато приемате нови клиенти, доставчици или служители. Освен това кредитните проверки също са част от цялостното спазване на изискванията при наемане на нови доставчици.
Автоматизираните кредитни проверки са от полза за бизнеса по няколко начина. Като начало те са бързи, което значително подобрява времето за вземане на бизнес решения. Но ползите не спират дотук. Премахването на хората от уравнението има и други предимства, като например намаляване на потенциалните предразсъдъци към работниците и намаляване на свързаните с тях разходи за труд.
RPA дава възможност на компаниите да влизат в работни системи, да събират данни, да ги сравняват с бюрата за кредитна информация, да извличат съответната информация и да предоставят отчет за минути. Екипите могат дори да я вградят в работните си процеси, така че процесът да се задейства без човешка намеса.
#9. Наблюдение и сравнение на цените
Предприятията могат да се конкурират помежду си на няколко фронта. Те могат да изпъкнат пред конкурентите си с качеството на стоките или услугите си или като предлагат поддръжка или удобство от следващо ниво. Но не може да се отмине фактът, че цената е огромен фактор за потребителите.
На пренаселените пазари ценообразуването е конкурентно предимство. По-специално, динамичното ценообразуване е важен инструмент в бързо развиващите се пазари с голям обем. Наблюдението на конкурентите, за да се види как те коригират своите оферти, обаче изисква много ръчна работа. Нещо повече, това е задача, която изисква значително внимание.
Използването на RPA позволява на екипите да преглеждат уебсайтовете на конкурентите и да отбелязват променящите се цени. Ако целта на бизнеса е да остане под или в определен диапазон от офертите на конкурентите, екипите могат да автоматизират цените си да се повишават и понижават заедно с конкурентите. Дори не е задължително да става въпрос за промени в реално време; може да се гарантира, че CRM системите са постоянно актуализирани, така че екипите по продажбите винаги да разполагат с най-добрата информация, която да им помогне да сключват сделки.
Купувачите могат също така да използват RPA, за да следят цените на суровините. Чрез задаване на конкретни параметри те могат да се движат, за да осигурят стоки на изгодни цени, спестявайки несметни суми.
#10. Планиране и проследяване на пратките
Макар че спедицията и логистиката са основните участници в общата тенденция към цифровизация, все още има изненадващо много ръчна работа в елементите на планирането и проследяването на тези дейности. При наличието на толкова много различни доставчици, всеки от които има свой собствен портал, координирането на доставките и наблюдението на получаването на стоките може да отнеме много време.
RPA може да се справи с операции като:
- Намиране на най-бързите или най-рентабилните транспортни маршрути
- Обработка на поръчки и плащания
- Комуникация със софтуер за управление на склада или инвентара
- Проследяване на доставките и предоставяне на пълен одит
- Съобщаване на актуализации чрез комуникационни платформи
- Изготвяне на фактури
Автоматизацията, независимо дали става дума за тестване на софтуер, RPA или друго, може да помогне на търговците на дребно, магазините за електронна търговия или компаниите за доставка от трети страни да прилагат по-ориентиран към клиента подход към логистиката. Намаляването на часовете ръчна работа, прекарани в запитвания за доставка, може значително да намали оперативните разходи, като същевременно гарантира, че клиентите получават изискваните от тях нива на обслужване.
