Може би един от най-интригуващите аспекти на роботизираната автоматизация на процесите (RPA ) е високото ниво на гъвкавост на софтуера. Предприятията могат да използват технологията в повечето области, в които хората взаимодействат с компютри. Тъй като индустриите правят крачки към ефективност, случаите наизползване на RPA нарастват по обем и разнообразие.
В тази статия ще разгледаме различните задачи, които RPA може да използва за автоматизиране в най-различни предприятия. Този микс от RPA приложения, случаи на употреба и казуси трябва да вдъхнови бизнес лидерите, които искат да спестят пари и да повишат ефективността и удовлетвореността на служителите.
Банки и финансови институции
Финансите са една от най-добрите индустрии за проучване на случаите на използване на автоматизация на роботизирани процеси. В сектора се използват много задачи с голям обем, които изискват бързина и точност. Нещо повече, тя е затрупана с наследен софтуер и трябва да се справя със строг регулаторен надзор. RPA е пригодена за всеки един от тези сценарии.
Банките и финансовите институции са възприели различни приложения на RPA. Някои от тези случаи на употреба са помогнали за решаването на дългогодишни проблеми, докато други са били насочени към възникващи проблеми, особено към регулаторни разпоредби и разпоредби за съответствие.
Ето два от най-добрите примери за роботизирана автоматизация от изискванията на банковата сфера за спазване на стандартите за финансово управление, както и за добавяне на бизнес с по-бърза обработка на заеми.
#1. Нормативно съответствие и правила за познаване на клиента (KYC)
Банките са подложени на голям натиск да подпомагат справянето с KYC чрез ограниченията за борба с изпирането на пари (AML). Изпълнението на тези стандарти води до необходимост от увеличаване на персонала и технологиите, като според докладите разходите за RegTech ще достигнат около 200 млрд. долара до 2028 г.
Обработката на документите е едно от най-сериозните затруднения, с които се сблъскват финансовите компании във връзка с KYC. Големият проблем тук е, че разходите не водят до увеличаване на приходите, но неспазването им води до големи глоби. Тази дилема подчертава спешната нужда от решения за обработка на KYC, които не ощетяват банката.
Пример за RPA за KYC
HDFC е най-голямата банка в частния сектор в Индия. Те се сблъскаха с рязък скок на нови клиенти, което доведе до значителна административна тежест. Четенето и обработката на документите, необходими за преминаване на регулациите за KYC, включва много времеемки ръчни задачи.
Те използват решение за RPA за извличане на данни от приложения за сметки, включително сканирани документи. Софтуерът RPA им позволи да управляват целия цикъл на KYC. Чрез ускоряване на процеса те намалиха разходите и работните часове с около 50%, повишиха общата производителност с 60% и намалиха човешките грешки.
#2. Обработка на заеми
Обработката на заеми традиционно е много неефективен и отнемащ време процес. Тя включва значителен брой проверки на данни и много документи. Финансовата индустрия е пренаселена и се конкурира с разрушителни нео-банки. През последните години очакванията на потребителите значително се повишиха, а бързите решения за отпускане на кредит често се превръщат в повод за конкуренция между банките.
Пример за RPA за обработка на заеми
UBS е швейцарска банка с огромно присъствие в световен мащаб. По време на COVID-19 Федералният съвет на Швейцария одобри заеми с нулев процент за компании, които се борят с кризата. Предизвикателството за UBS беше, че не разполагаше с инфраструктура за управление на приливната вълна от приложения.
Натрупани са 10 000 неизпълнени заявления. Затова, като част от цялостните си усилия за цифрова трансформация, UBS реши, че RPA може да се използва за обработка на тези заеми. Екипът използва RPA, за да внедри процес на автоматизация само за шест дни. Технологията променя времето за обработка на всеки заем от около 40 минути на само пет, като спестява време и човешки ресурси.
Здравеопазване
Съвременните здравни организации са изправени пред множество проблеми. Нарастващият брой пациенти, изискванията за съответствие и оперативните разходи, както и често заслужената репутация на ненужна бюрокрация, очертават индустрията като отличен кандидат за автоматизация. По-бързото и по-рентабилно обслужване е от решаващо значение за общественото доверие в тези услуги.
#3. Достъп до данните на пациента
Достъпът до данните на пациентите е от съществено значение за осигуряването на оптимални грижи. Често обаче тази информация е разпръсната в несвързани бази данни в лекарски кабинети, болници и други хранилища на здравни данни. Тази ситуация води до неефективни заявки за данни и много ръчна обработка.
RPA, подобно на автоматизацията на тестове, може да се използва за автоматизиране на много от тези процеси, което означава, че лекарите имат достъп до данните, от които се нуждаят, за да вземат по-образовани и информирани решения.
Случай на RPA за достъп до пациентски досиета
Националната здравна служба (НЗС), обществената система за здравеопазване в Обединеното кралство, е нещо като чудо. Тя осигурява безплатно здравеопазване за 67 милиона граждани на страната. Въпреки това, тъй като е съставен от обединение на доверителни фондове, съвети и органи, той е придобил репутация на неефективен, раздут и излишен процес.
NHS Dorset трябваше да намери начин, по който общопрактикуващите лекари (GP) да имат достъп до Dorset Care Record (DCR) – колекция от здравни досиета на пациенти. Разбира се, тъй като тези записи съдържат чувствителна здравна и социална информация, сигурността е голям проблем.
Решението им за RPA включваше създаване на акаунти за всеки от 1500-те общопрактикуващи лекари в района на Дорсет, за да се осигури сигурно и ефективно търсене на пациенти. Процесът спестява много време на общопрактикуващите лекари и им дава достъп до точни истории на заболяванията на пациентите само с едно натискане на бутон, преодолявайки голям проблем, с който се сблъсква една претоварена организация.
Човешки ресурси
Отделите за човешки ресурси (ЧР) имат широк спектър от отговорности. И все пак управлението на служителите е свързано с много формуляри и рутинна и повтаряща се работа, за да се спазят стандартите за съответствие. Някои от тези задачи включват обработване на данни за служителите, регистриране на обучението и развитието, записи на отпуски и отсъствия и въвеждане на служителите в работата.
#4. Настаняване на служителите
Набирането на служители се превърна в актуален въпрос през последните години. Много фирми се борят да намерят най-добрите таланти, а дори и да ги намерят, трудно задържат новите си служители.
Въвеждането на служителите в експлоатация съдържа няколко по-малки задачи. Те включват проверки на миналото, изпращане на писма с предложения, активиране на акаунти на служителите за вътрешен софтуер и разпространение на съответните документи и наръчници.
За по-големите организации тези процеси водят до много загубено време, което вместо това може да се изразходва за по-човешки ориентираните елементи на ЧР, като например да се гарантира, че служителите се настаняват правилно и се чувстват подкрепени. В ерата на хибридната и дистанционната работа тези фактори рядко са били по-важни.
RPA казус за въвеждане на служителите
Водеща компания за производство на стомана в САЩ преживява период на устойчив растеж. Това означава, че е трябвало да наемат много нови служители. Един от големите проблеми, с които се сблъскаха, беше, че операциите им се извършваха на територията на САЩ, което правеше процеса на въвеждане в експлоатация трудоемко предизвикателство.
Координирането на тези усилия на различни места доведе до няколко предизвикателства. Освен това е необходимо сътрудничество между отделите. Например ИТ отделът и отделът по човешки ресурси трябваше да работят заедно, за да осигурят входни данни за системите и лаптопите. Резултатът беше объркано и неорганизирано усилие, което доведе до закъснения, намали производителността и дори доведе до текучество на нови служители.
Предприятието признава необходимостта от по-ефективна система. Те се спряха на решение за автоматизиране на процеса на въвеждане в системата. Този софтуер използва RPA, за да чете и разбира документите на служителите и да актуализира информацията в базите данни на компанията. Освен това технологията се използва за изготвяне на писма с предложения и евентуално на документация за новите служители. И накрая, RPA беше използвана и за разпределяне на софтуерните входове и достъп за различните служители въз основа на техните роли в организацията.
Като цяло въвеждането на процесите на RPA спести време и пари, повиши удовлетвореността на служителите и улесни добре провеждания и безгрешен процес на въвеждане в експлоатация.
Счетоводство
Счетоводните отдели на големите предприятия обработват невероятен брой месечни транзакции. Традиционно това е трудоемък процес, който включва сканиране на документи, извличане на данни от различни системи и значително количество въвеждане на данни. Разбираемо е, че тези процеси са податливи на човешки грешки.
Софтуерната автоматизация и RPA могат да се използват за автоматизиране на вземанията и задълженията, заплатите, спазването на данъчното законодателство, отчитането, прогнозирането и др.
#5. Одитиране
Одитите са само една от областите на счетоводството, които RPA може да подобри. Всеки одит се състои от поредица ръчни, повтарящи се задачи с голям обем. Тези задачи изтощават човешкия капитал и отклоняват работниците от работа, свързана с повишаване на стойността.
RPA за одити увеличава точността, производителността и откриването на измами. Внедряването на технологията повишава удовлетвореността на клиентите и служителите, както и намалява разходите.
Казус на RPA за одит
В изследователския документ, озаглавен ” Анализ на случаи от внедряването на роботизирана автоматизация на процесите (RPA) в счетоводството“: (Zhang, 2022), авторите представят различни случаи на използване на RPA. Изследването се отнася до базирана в САЩ фирма, която е силно ангажирана с одитирането на частни фирми в сектора на недвижимите имоти.
Преди внедряването на RPA бизнес работният процес на клиента се състоеше от следните стъпки:
- а) Качване на документи в данъчния софтуер
- б) Извършване на няколко изчисления
- в) Изтегляне на данни въз основа на тези изчисления
- г) Преформатиране на файла за целите на отчитането
Изследователите съобщават за значителна съпротива срещу автоматизацията от страна на одиторите на предприятията. Въпреки това, след като ръководството демонстрира ползите, те бързо се възприемат. Освен това внедряването не доведе до съкращения, което явно е помогнало за приемането.
Интересен момент от внедряването е, че счетоводната фирма не е разпоредила използването на RPA в своите процеси. Въпреки това екипите, които приеха RPA, успяха да намалят времето за генериране на отчетите.
Друг интересен аспект на изследването е свързан с пречките, които забавят изпълнението. Както е описано в документа, “първоначално одиторите не са успели да покажат на разработчиците на бота всички варианти на процеса, който трябва да бъде автоматизиран”. Екипите, които внедряват RPA, трябва да научат един голям урок: необходимо е правилно проучване на бизнес процесите, за да се разкрият ползите от всяко приложение на RPA.
Производство
Глобалните вериги за доставки са постоянна част от новинарския цикъл. COVID-19, необузданата инфлация и нахлуването в Украйна подчертаха зависимостта ни от бързия и точен поток на информация по цялата верига на доставки. Важен аспект на този процес е управлението на основните данни (Master Data Management – MDM).
#6. Управление на основни данни
MDM е в основата на добре функциониращите производствени организации. Тази дисциплина изисква взаимодействие между ИТ и бизнеса, за да се гарантира, че данните са актуални, единни и точни. Информацията включва данни за доставчици, клиенти, сметки и различни производствени обекти.
Някои от решенията, които RPA може да реши в областта на MDM, включват по-бързо време за обработка, намаляване на човешките грешки, по-добро съответствие, по-точни данни и намалени оперативни разходи.
Пример за RPA за управление на основни данни
В статията Using robotic process automation (RPA) to enhance the Item master data maintenance process (Radke, 2020) авторите посочват примери за RPA в различни индустрии.
Първият пример е свързан с виетнамска производствена компания, наречена ABC Electronics. ABC се занимава с ремонт на телефони. Фирмата обаче не можеше да изготви сметка за материалите за ремонт на телефони, използвайки типичните системи за планиране на ресурсите на предприятието (ERP).
В сегашния си вид заявките за изключения се подаваха в глобална система за управление на веригата за доставки (GCSM). След това операторите трябваше да изтеглят тези данни и да ги анализират в електронни таблици на Excel. Освен това екипите по покупките трябваше да имат достъп до вътрешни системи и да проверяват докладите на планиращите производството, за да определят кои материали трябва да закупят.
Като цяло това беше неефективна система, която изискваше ненужна човешка намеса. Но още по-тревожно е, че процесът води до значителни забавяния в обслужването поради липса на части и материали за ремонт.
ABC разделя съответните отдели, описани по-горе, на групи. Някои от тях внедриха RPA, докато други се придържаха към традиционния подход. Резултатите бяха поразителни.
Групата RPA:
- Съкращаване на времето за обработка на заявките с 80%
- Повишена производителност и удовлетворение от работата
- Намаляване на човешките грешки
- Повишено съответствие
- Подобрена точност на данните
- Намаляване на разходите, произтичащи от лошото производство, ръчния труд и загубата на репутация поради недоволството на клиентите
Грижа за клиентите
Разрастването на инструментите за комуникация увеличи разнообразието от канали за комуникация, които клиентите използват, за да взаимодействат с предприятията. Това доведе и до рязко повишаване на очакванията на клиентите.
Съвременният потребител иска да има 24-часов достъп до фирмите и разнообразни възможности, включително самообслужване. Ако тези услуги не отговорят на очакванията, клиентите се отказват от заявките. Някои от последиците включват преминаване към конкурентни услуги или лошо мнение за компанията в социалните медии.
Обслужването на клиенти включва много ръчни процеси. Компаниите са в постоянна битка да извлекат максимална полза от времето на своите представители за обслужване. Автоматизирането на някои от тези задачи е очевидно привлекателно.
#7. Увеличаване на представителите за обслужване на клиенти
Представителите за обслужване на клиенти представляват значителен разход за предприятията. В много индустрии тези служители са съществен елемент от отделите, които работят с клиенти. Извличането на максимална полза от тези работници е бизнес изискване.
RPA помага по няколко различни начина. На първо място, клиентите искат съгласуваност между каналите. Ако са споделили информация с дадена компания, те искат тя да присъства при всички взаимодействия. Също така те очакват оперативните работници да са наясно с всички обещания или проблеми от миналото.
Някои от проблемите могат да бъдат решени с помощта на добър софтуер за управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM). Тези решения обаче живеят и умират благодарение на качеството на данните. Ръчното актуализиране на информацията е скъпо, уязвимо е от човешки грешки и отнема ценно време.
Случай на RPA за увеличаване на представителите за обслужване на клиенти
Трансформационните качества на RPA могат да се видят в проучване на случай, включващо Cobmax, глобален център за продажби. С разрастването на бизнеса търговските представители бяха подложени на голямо напрежение. Когато мениджмънтът печели договор за водеща бразилска телекомуникационна компания, тяхната ръчна административна система се оказва остаряла.
Cobmax внедри RPA решение, което идентифицира ръчни задачи с висок процент грешки.
Един от тези процеси включваше копиране и поставяне на данни от една CRM система в друга. Грешките означаваха, че докладите отнемаха много време поради тези неточности.
Като използва RPA за възлагане на тези задачи, Cobmax намалява наполовина бек-офис операциите и съкращава времето за изготвяне на отчети с до 66%.
Търговия на дребно
RPA трансформира индустрията за търговия на дребно по различни начини. Някои от най-атрактивните случаи на използване на автоматизация на роботизирани процеси включват автоматизация на фактури, обработка на връщания и дори управление на инвентара.
Операциите на дребно също разчитат в голяма степен на CRM и ERP софтуер. Макар че тези системи са невероятни хранилища на централизирани данни, ръчното добавяне на данни за клиентите води до значителни часове работа, особено за по-натоварените търговци на дребно.
#8. Автоматизация на фактури
Обработката на фактури е проблем за повечето предприятия, а не само за търговците на дребно. Всяко предприятие с голям брой заявки за плащане на задължения разбира колко време отнема ръчната работа, за да се гарантира, че заявките за фактури на доставчиците се плащат навреме и в пълен размер.
В доклад на Levvel Research се посочват някои от големите проблеми, пред които са изправени отделите за плащане на сметки (AP). Някои от тях включват ръчно въвеждане на данни, изгубени или дублирани фактури, неточно съгласувани данни и несъответствие на данните за ПП в цялата компания.
RPA може да се използва за автоматизиране на тези процеси, което води до по-бързи плащания, които подобряват взаимоотношенията с доставчиците, по-голяма точност и по-лесни одити и отчети.
RPA казус за автоматизация на фактури
Голям северноамерикански търговец на дребно, предназначен само за членове, имаше проблем. Ежедневно те получаваха огромно количество фактури. През натоварените периоди броят им достига до 700 на ден.
Обработката на тези фактури включваше отваряне на имейли, извличане на данни и въвеждането им в централизирани системи за данни, включително вътрешната счетоводна система, за да се гарантира, че клиентът получава плащанията. Попълването на всяка фактура отнемаше до пет минути, като в нея се задаваха важни въпроси относно устойчивостта на процеса и способността на бизнеса да се разширява.
Те решават този проблем, като прилагат оптично разпознаване на знаци, за да прочетат и извлекат информацията от имейлите. Оттам ботовете им успяха да обработят информацията и да я подадат към съответните системи, като осигуриха точни данни и бързо плащане за доставчиците.
След въвеждането на новата RPA система над 93% от фактурите бяха обработени без ръчна намеса, точността се повиши до 95%, а около 20% от служителите на AP бяха освободени, за да се занимават с по-стойностни задачи. Прочетете повече за този казус тук.
IT
ИТ отделите са сред най-бързо възприелите RPA. До голяма степен това се дължи на факта, че ръководството и служителите са податливи на новите технологии и бързо забелязват потенциалните ползи от автоматизацията.
Почти всички върхове имат ИТ отдели. Нещо повече, всеки от тези сектори използва ИТ по различни начини – от приложения, които са толкова прости, колкото управлението и поддръжката на уебсайт, до цялостни операции за киберсигурност, способни да управляват трудния преход към работа в облак.
Конкретните примери за RPA в ИТ включват:
- Управление на потребителите: Създаване на акаунти, профили и имейл адреси в различни системи
- Възстановяване на паролата: Forrester Research изчислява, че всяко възстановяване на парола струва около 70 долара. RPA автоматизира този проблем, като спестява несметни суми от ИТ бюджетите.
- Архивиране на данни: Ръчното архивиране на данни отнема много време. Това е и кошмар за планиране. RPA позволява на фирмите да автоматизират синхронизирането на данни и да генерират отчети, за да гарантират, че ключовата информация е актуална в цялата организация.
- Отговори на билети за помощ: ИТ персоналът е скъп. Твърде много предприятия обаче харчат пари, за да насочват специалистите си да реагират на незначителни инциденти, което ги откъсва от друга жизненоважна работа. Екипите могат да обучават RPA ботове да извършват прости диагностични проверки и други предсказуеми задачи стъпка по стъпка.
Въпреки че всички тези примери са чудесни, те са само върхът на айсберга. RPA засяга почти всички области на ИТ, което е дар от Бога в епоха, в която технологиите се развиват толкова бързо, че дори току-що завършилите студенти се борят да гарантират, че уменията им са актуални.
#10. Управление на потребителите
Електронното обучение и развитие (L&D) е важна част от осигуряването на продуктивност и удовлетвореност на служителите. За големите предприятия обаче е предизвикателство да управляват потребителите и да гарантират, че те разполагат с пълномощията за достъп до разнообразните курсове и програми, които се предлагат.
Отговорността за това пада върху често претоварените ИТ отдели, които се занимават с билети за поддръжка, сигнали за киберсигурност и различни други задачи.
RPA казус за управление на потребители
Mid Yorkshire Hospital NHS Trust има силен ангажимент към Л&Д за служителите. Тази отговорност се отнася както за новонаетите, така и за съществуващите служители. За да се гарантира, че всеки служител е в състояние да предложи добро ниво на грижи, те разполагат с екип за цифрово обучение, който се подпомага от техния ИТ отдел.
Управлението на потребителите обаче е трудна задача за тези отдели. Регистрацията е извършена ръчно. Според тяхното проучване на случая всяко приложение е отнемало около пет минути, което означава, че екип от трима души е имал нужда от ден и половина, за да управлява 200 потребители. В Тръста работят над 9000 души, което дава представа за мащаба на задачата.
Оптимизирането на този ръчен процес ще спести време и грешки и ще освободи екипа им от монотонни и повтарящи се задачи.
ИТ отделът използва RPA решение за прехвърляне на регистрациите в база данни и създаване на акаунти за всеки нов потребител. Оттам ботовете записват потребителите в курсове и изпращат подходящи имейли. Всички грешки или дублиращи се регистрации се предават на екипа за ръчен надзор.
Резултатите са учебникарски пример за това как RPA може да трансформира бизнес операциите. Те включват следното:
- Намаляване на времето за обработка с над 70%
- 24/7 възможности
- Намаляване на грешките
- Персоналът, занимаващ се с проучвания и развитие, е освободен от допълнителна работа, което му позволява да се съсредоточи върху повече задачи “лице в лице”.
Управление на имоти и недвижими имоти
RPA може да се използва за автоматизиране на няколко различни задачи в нишата на управлението на имоти. Отчасти това се дължи на факта, че секторът се характеризира с много бизнес процеси, които са стандартна характеристика на всеки бизнес. Има обаче и други примери за автоматизация на роботизирани процеси, специфични за управлението на имоти.
Някои от случаите на употреба са неща, които сме разглеждали и преди. Например ускоряване на проверките на KYC и AML, както и на общия процес на включване в системата. Въпреки това RPA може да се използва и за подпомагане на задълженията, комуникациите с резидентите и съгласуването на сметките.
#11. Автоматизиране на изявленията на кредиторите
Разработването и управлението на недвижими имоти включва няколко ръчни задачи. Много от тях включват проверки, за да се гарантира, че входящите парични потоци са актуални. Основните кредитни досиета трябва да бъдат проверени в банките, за да се гарантира, че сметките на наемателите или собствениците са в добро състояние.
Извършването на тези проверки включва предвидими стъпки. Извличането на тази информация обаче отнема много време и изисква висока степен на точност. Ето защо това е блестящ пример за приложенията на RPA, които могат да подобрят много предприятия.
RPA казус за автоматизиране на изявленията на кредиторите
Чикаго, IL. компания за управление и развитие на недвижими имоти се бори да извлича месечни извлечения от кредиторите и отчети за историята на заемите. Голяма част от задълженията се поемат от един-единствен служител.
Задачата вече беше много повтаряща се. Въпреки това възникнаха допълнителни усложнения, тъй като извлеченията на кредиторите можеха да се появят по всяко време в рамките на последната седмица на всеки месец. Това означаваше, че операторът трябваше да провери всяка банка за всяко извлечение на кредитора, докато всички те бъдат подписани.
Компанията за недвижими имоти внедри решение за RPA, което раздели задачите на съставните им части. Стъпките включват:
- Един бот чете главния файл за заеми и записва копие за този месец.
- Определя с кои банки или кредитори трябва да се свърже.
- След това ботът проверява за наличието на изявлението на кредитора
- Ако извлечението е налично, то се изтегля и съответно се актуализира основното кредитно досие.
Процесът спестява на директора 10 часа работно време месечно.
Телекомуникации
Телекомуникационната индустрия е значителен бенефициент на RPA. До голяма степен това се дължи на факта, че много от ръчните процеси в тази област са с висока честота, повтарящи се и основани на правила. Или, казано по друг начин, точно тези задачи се решават от RPA.
Някои от задачите, за които RPA може да помогне, включват:
- Изготвяне и разпространение на доклади
- Обработка на поръчки за продажби
- Архивиране на данни
- Решаване на проблеми с обслужването на клиенти
- Автоматизация на маркетинга
Тъй като в телекомуникациите има толкова широк спектър от приложения на RPA, случаите на използване могат да обхванат цялата организация и да помогнат за подобряване и рационализиране на множество операции.
#12. Оптимизиране на операциите
Много от най-мощните случаи на използване на RPA са свързани с възлагането на предвидими задачи, които обикновено се изпълняват от човешки оператори. С разширяването и разрастването на бизнеса ръководството естествено търси начини за рационализиране на процесите с цел подобряване на оперативната ефективност.
Оптимизирането на операциите може да се осъществи по различни начини в сферата на телекомуникациите. Това може да включва намаляване на броя на служителите, увеличаване на доставката на поръчки и автоматизиране на няколко задачи от задния офис.
Нека да разгледаме казус, в който RPA помогна на голяма телекомуникационна компания да спести почти 5 млн. долара разходи.
Пример за RPA за рационализиране на операциите
Известна австралийска телекомуникационна компания се сблъсква с ускорено търсене на достъп до интернет. Процесът включваше модернизиране на мрежовата инфраструктура и изпълнение на ангажимента на правителството за изграждане на Национална широколентова мрежа (NBN) – програма, която ще осигури широколентов достъп за милиони австралийци.
Подобна мащабна национална операция поставя няколко проблема пред компанията. Трябваше да се намери начин за бързо предоставяне на достъп, като същевременно се запазят необходимите високи нива на обслужване. Мащабирането до това ниво е точно този вид задача, за която може да се използва RPA.
Операцията имаше четири стълба. Те бяха:
- Подобряване на времето за обслужване
- Осигуряване на страхотен опит за клиентите
- Намаляване на разходите за обслужване и експлоатация
- Оптимизиране на резултатите и производителността на работната сила
Фирмата използва 50 бота за повишаване на ефективността в два основни процеса. Те бяха:
- Осигуряване на качеството (QA)
- Процес на създаване на поръчки
Някои от предимствата на това приложение на RPA включват спестяване на над 2 часа за всяка поръчка. Освен това компанията успя да намали значително разходите за труд, спестявайки около 5 млн. долара от оперативни разходи за доставка.
Логистика
Логистиката е друга област, която възприе RPA преди други сектори. Складовите и дистрибуторските центрове разчитат на автоматизацията, за да намалят разходите и грешките и да отговорят на високите изисквания на клиентите 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата.
Веригите за доставки съдържат много движещи се части. Данните са неразделна част от безпроблемното функциониране и навременността, като центровете за дистрибуция разчитат на деликатно взаимодействие между системите за управление на склада (WMS), CRM и ERP софтуера.
В случай на ERP софтуер, като NetSuite, тези системи са централизирани. Внедряването обаче е високотехнологично, времеемко и скъпо, без да споменаваме месечните лицензи, които лесно могат да достигнат хиляди долари.
#13. Проследяване на пратките и проверка на поръчките
Логистичните предприятия живеят и умират благодарение на своите оперативни резултати. Тъй като производството и управлението на запасите “точно навреме” стават все по-популярни, закъсненията могат да имат сериозни последици.
Обслужването на компании от трети страни е свързано със собствени трудности. И тук очакванията на клиентите са се увеличили значително през годините. Потребителите искат постоянни и редовни актуализации, докато доставките се движат по мрежите. Неясните прогнози вече не се толерират.
Логистичните предприятия са посредници между потребителите и продавачите. Проследяването отдавна е достояние на ръчните работници. В резултат на това се появяват множество заявки в различни комуникационни платформи. Това е трудоемка работа, която е свързана с грешки и недоразумения.
Случай на RPA за проследяване на пратки и одит на поръчки
LTX Solutions е фирма за управление на веригата за доставки, базирана в Атланта. Тяхната специалност са превозите на товари, по-малки от камион (LTL). През 2019 г. те бяха придобити от Redwood Logistics, дългогодишен доставчик на софтуер за логистична платформа като услуга (LPaaS).
LTX се нуждаеше от RPA, за да управлява увеличаването на обема на бизнеса. Преди да бъдат придобити от Redwood, те извършват около 3000 доставки на месец с персонал от 12 души.
С разрастването на бизнеса обаче компанията скоро осъзнава, че ръчният процес на проследяване и одит не може да се развива заедно с нея. Като начало те изчислиха, че обработката на обема от запитвания ще изисква назначаването на 12 нови служители. Добавянето на 40 % към разходите за труд ще представлява предизвикателство в индустрия с известни тънки маржове.
LTX въведе процесите на RPA, за да реши тези проблеми. Първата им стъпка беше да автоматизират процеса на проследяване. Според техния вицепрезидент по бизнес процесите Андрю Глийсън те са внедрили това решение за около един ден, което е доказателство за светкавичния трансформиращ ефект, който RPA може да донесе на бизнеса. Типичните внедрявания на софтуер могат да отнемат седмици или месеци, като изискват високотехнологични екипи и огромни бюджети.
Оттам LTX използва RPA, за да намали работните часове в бек-офиса. Технологията помогна на фирмата да революционизира процеса на одит на доставките. Нещо повече, екипът смята, че този напредничав подход е ключов фактор за придобиването им от Redwood Logistics.
Фармацевтични продукти
Случаите на използване на RPA във фармацевтичната индустрия включват администрация, човешки ресурси, прогнозиране на продажбите и дори управление на веригата за доставки и складови наличности. Въпреки това стриктното водене на документация и управлението на данни са сред най-неотложните разходи за бек-офис в областта на науките за живота.
RPA е чудесно решение за много от тези административни тежести. Фармацевтичните компании могат да използват технологията, за да автоматизират контролираното разпространение на документи и да осигурят сигурно и достъпно хранилище на важни данни. Освен това RPA може да помогне за елиминиране на човешките грешки при управлението на документи и да изглади неефективните и неефикасни политики за управление на бизнес процесите (BPM).
Вече сме засегнали много от тези теми в статията, така че вместо това ще разгледаме как компаниите в областта на науките за живота могат да използват RPA, за да намалят разходите за научноизследователска и развойна дейност, с особен акцент върху управлението на документи по време на клинични изпитвания.
#14. Намаляване на разходите за научноизследователска и развойна дейност
Фирмите от фармацевтичния сектор и сектора на науките за живота са изправени пред различни видове натиск. Застаряването на населението в западния свят означава, че потребностите от нови лечения непрекъснато нарастват. Разходите за научноизследователска и развойна дейност (НИРД) обаче също се увеличават.
Друг важен фактор, който трябва да се вземе предвид, са строгите регулаторни условия за разработване на лекарства. Преди един продукт да се появи на пазара, той се нуждае от задълбочени изследвания, документация и клинични
изпитания. Тези необходими процеси означават, че фармацевтичните компании трябва внимателно да управляват документите и данните, за да останат на правилната страна на регулаторните органи.
Пример за RPA за намаляване на разходите за НИРД
В статията, озаглавена Robotic Process Automation in Pharma: three case studies (Anagnoste, 2018 г.), авторът очертава един твърде често срещан сценарий, пред който са изправени фирмите от фармацевтичната индустрия, а именно намирането на начин да се доставят лекарства на разумни цени, като същевременно се премине към бизнес модел, ориентиран в по-голяма степен към пациента.
Освен това документът подчертава тежестите, свързани със спазването на законодателството, които засягат предприятията, работещи в областта на науките за живота. Те подчертават как две водещи фармацевтични компании са определили цели за подобряване на услугите си, включително:
- По-бързо време за обработка
- По-добри резултати от инвестициите
- По-ниски производствени разходи.
Голям акцент в тези фармацевтични казуси беше поставен върху документацията за клинични изпитвания. Клиничните изпитвания са строго регламентирани. Предприятията трябва да поддържат перфектни записи и документация в така наречения Trial Master файл.
Четирите стълба на този подход са сигурност, контрол на промените, одити и архивиране. Нещо повече, преди клиничните тестове да бъдат пуснати в действие, има система от проверки и баланси, която включва одобрения и подписи от различни заинтересовани страни. Документите се наричат формуляри за зелена светлина (GLF).
При традиционните настройки задачите на GLF се управляват и разпределят ръчно. Тези процеси, в които са включени няколко стандартизирани стъпки, са подходящи за автоматизация.
В казусите две глобални компании в областта на науките за живота са използвали RPA за управление на документацията си и подобряване на цялостното съответствие.
Първата компания намали разходите и извлече ползи като:
- Повишено съответствие
- Намалена нужда от поддръжка на управлението на документи
- Нов, рационализиран процес
- Превъзходни показатели за проследяване на опити и документи
При втория опит предприятието се съсредоточи върху подобряване на съответствието и процеса на искане на документи. RPA отново помогна на компанията по следните начини:
- Изграждане на адаптивен и гъвкав подход, който може да се адаптира към нови изисквания за съответствие и регулиране
- Събиране на надеждна диагностична информация, която бизнесът може да използва за подобряване на процесите
- Прилагане на последователни процедури за ескалация на необходимите документи
Чрез опростяването на тези бизнес процеси и двете фирми успяха да спестят разходи, като същевременно спазиха стандартите за съответствие в една все по-сложна среда.
Правна индустрия
Правната индустрия е огромен бенефициент на автоматизацията. В миналото фирмите разполагаха с огромни съоръжения за отпечатване, обработка и съхранение на документи. Работата на хартия е свързана с дълги работни часове, риск от човешка грешка, проблеми със сигурността и др. RPA помогна да се намали голяма част от ръчната работа, която е характерна за професията.
Разбира се, това е само един от начините, по които технологиите могат да помогнат. Други случаи на използване на RPA включват създаване на документи по дела, извършване на търсене в бази данни, преглед на информация по дела и попълване на отчети.
#15. Миграция на данни
Миграцията на данни е стандартен процес, който се изисква от компаниите в много сектори, а не само в правната индустрия. Правните практики обаче изискват не само безупречно водене на документация, но и възможност за споделяне и изтегляне на данни в кратък срок.
Тъй като цифровата трансформация се превърна в стандарт в правния свят, много фирми се нуждаеха от решения за пренасяне на съществуващите им бази данни и хостването им в облака. Този подход ще им позволи да работят от разстояние и да имат достъп до документи в движение. Не всички проекти за миграция на данни обаче са лесни.
Пример за RPA за миграция на данни
Мигрирането към нови структури на бази данни е достатъчно сложно. Правните фирми обаче често се нуждаят от индивидуални решения. Едно проучване на случай, включващо юридическа практика, специализирана в прехвърлянето на имоти , показва как RPA може да се използва за решаване на еднократни проблеми, както и за дългосрочни бизнес процеси.
Въпросната фирма трябваше да прехвърли стотици записи на имотни партиди от база данни Microsoft Access към платформа, базирана на облак. Въпреки това новият софтуер нямаше възможност да се адаптира за зареждане и валидиране на записи на адвокати.
Чрез изграждането на процес на RPA екипът успя да мигрира данните със 100% точност. Процесът отне половин ден и спести на фирмата около 350 работни часа. Това проучване на случай още веднъж илюстрира възможностите на приложенията на RPA да подпомагат работните процеси и да освобождават персонал за изпълнение на задачи, които са по-фокусирани върху клиентите и стойността.
