Според
2023 Intelligent Automation Spend & Trends Report
, 54% от предприятията планират да инвестират в
RPA
тази година. 42% от анкетираните посочват, че вече са инвестирали в RPA, и може да се каже, че компаниите по света осъзнават значителните ползи от автоматизацията. Това широко разпространение е много логично; коя организация не би искала да намали разходите, да повиши производителността и да има по-щастливи служители?
Въпреки че ползите от RPA са кристално ясни, пътят към автоматизацията често не е толкова добре разбран. Жизненият цикъл на RPA има много подводни камъни, но вие можете лесно да ги избегнете, като приложите разумна стратегия. Успешен
Внедряване на RPA
започва с внимателна оценка и планиране, преди да се премине към строга програма за тестване, внедряване и поддръжка.
Следвайте тези десет стъпки за автоматизация на роботизирани процеси, за да сте сигурни, че внедряването ви ще премине възможно най-гладко. Това ръководство ще ви отведе от идеята до пускането на първия процес на RPA.
Какво представлява жизненият цикъл на RPA?
Жизненият цикъл на автоматизацията на роботизирани процеси описва различните стъпки, необходими за проектиране, изграждане и изпълнение на процес на RPA. Има много оживени и здравословни дебати за това кои фази от жизнения цикъл на RPA са необходими за успешното внедряване. Въпреки това най-добрите идеи по въпроса имат няколко общи етапа, като оценка, тестване, измерване и поддръжка. В този смисъл жизненият цикъл на RPA се основава на много от най-добрите практики, използвани в общата разработка на софтуер.
Тук представяме десет критични етапа на RPA, които ще дадат на проекта ви най-голям шанс за успех.
#1. Определете целите си
Всеки добър жизнен цикъл на RPA започва с установяването на ясни цели. Според Standish Group, по-малко от 30% от ИТ проектите се изпълняват успешно. Има много причини за тези мрачни цифри, включително лошо планиране, променящи се изисквания и липса на съгласуваност между членовете на екипа. Липсата на конкретни цели обаче е една от най-пагубните причини за провал на ИТ проектите.
Всички бизнес проекти или кампании се нуждаят от ясно формулирани цели. Те ви помагат да останете фокусирани и ви позволяват да си поставите добре дефинирани и измерими цели, за които да работите. Така че, преди да разгледате конкретните процеси на RPA, които искате да автоматизирате, трябва да очертаете причините, поради които се насочвате по този път.
Определете какво искате да постигнете от процеса. Типичните цели на RPA включват, но не се ограничават до някои от следните:
- Намаляване на разходите
- Повишаване на производителността
- Повишаване на удовлетвореността и задържането на служителите
- Повишаване на конкурентоспособността
- Постигане на цифрова трансформация
Каквато и да е мотивацията ви, уверете се, че сте определили ясно целите си, преди да преминете към стъпките за автоматизация на роботизирани процеси по-долу.
Ако имате нужда от помощ при написването на целите си, използвайте съкращението SMART. Всички цели трябва да бъдат:
- Sецифичен
- Mезултатни
- Aоже да се направи
- Rелевантно
- Tименна връзка
Нека да проучим как можете да приложите рамката SMART към проекта RPA.
Примерен проект
Уебсайт за електронна търговия иска да създаде инструмент за сравнение на цените на конкурентите, така че винаги да предлага най-ниските цени.
Специфични:
RPA бот ще извлича данни от определени уебсайтове на интервали от 1 час, ще структурира информацията в база данни и ще коригира цените на уебсайта на компанията, за да гарантира, че те са конкурентни на съперниците си. Тази автоматизация ще замени съществуващ бизнес процес, който използва четирима човешки работници за извършване на работата.
Измеримо:
Проектът ще се счита за успешен, когато четиримата служители вече няма да проверяват и коригират ръчно цените на уебсайтовете.
Постижимо:
Автоматизацията може да бъде постигната чрез внедряване на RPA решение, което може да проверява страниците, да извлича данни за цените и да ги експортира в таблица. Решенията за RPA трябва също така да се интегрират в системата за управление на съдържанието и да имат разрешение да актуализират и публикуват новите данни.
Относимо:
Преминаването от ръчни към автоматизирани работни потоци ще спести часове на четирима служители, като по този начин ще подкрепи целите на организацията за намаляване на режийните разходи за персонала.
Обвързани със срокове:
Този проект трябва да бъде осъществен през следващите три месеца. Скоростта на внедряване е важна, което е още един фактор, поради който RPA е най-добрият кандидат за тази работа.
#2. Идентифициране на кандидатите за процеса RPA
След това преминаваме към един от най-важните етапи на RPA: определяне на процесите, които искате да автоматизирате. В предишния етап от жизнения цикъл на RPA сте очертали целите си. Тези цели трябва да ви помогнат да определите задачите, които са подходящи за RPA.
Да речем, че целта ви е да спестите време за обработка на заплатите. По време на този етап от жизнения цикъл на разработката на RPA разделяте всички процеси, свързани с изплащането на заплати. След това решавате кои етапи все още изискват ръчна намеса и кои са подходящи за процес на RPA.
По същия начин, ако целта ви е удовлетвореност на служителите, трябва да направите одит на съществуващите работни процеси и да идентифицирате повтарящите се и обикновени задачи, които отнемат времето на служителите ви.
При извършване на това проучване ще разберете колко работни часа или други ресурси можете да спестите чрез внедряване на RPA. Запомнете, че за да има смисъл от RPA, задачите и процесите, които автоматизирате, трябва да са с достатъчно голям обем.
Примерен процес
Транспортна компания е силно засегната от текучеството на служители. Проблемът вреди на производителността и на нивата на обслужване на клиентите. Вътрешно проучване разкрива, че удовлетвореността на служителите е ниска поради големия обем повтаряща се работа, като например проследяване и актуализиране на заявки за доставка.
В стремежа си да повиши удовлетвореността на служителите, компанията за спедиция установява необходимостта от автоматизирана система, която да замени ръчното търсене на актуализации на превозвачите. Процесите на RPA включват:
- Бот търси в уебсайтове на доставчици на транспортни услуги и предоставя актуализации на доставките на вътрешните бизнес системи на компанията.
- Ботът изпраща имейли или текстови съобщения на клиентите в реално време, като намалява броя на билетите, обажданията и запитванията за поддръжка на клиенти.
#3. Извършване на тестове за осъществимост
Тестването на осъществимостта на RPA включва задълбочаване във всеки процес на RPA, който сте идентифицирали в предишните етапи на жизнения цикъл на проекта RPA, и истинско разбиране на неговата жизнеспособност. Можете да разделите оценката на осъществимостта на RPA на три отделни етапа.
Етап 1: Оценка на процеса
Оценката на процеса на RPA трябва да бъде възможно най-подробна. Докато инструменти като ZAPTEST използвате технология за компютърно зрение (CVT), за да уловите и имитирате взаимодействията между човека и компютъра, които обхващат дадена задача, все пак трябва да документирате всяка стъпка до натискане на клавиш. Сега е моментът да разберете дали задачите, които искате да автоматизирате, наистина са процеси, основани на правила и управлявани от стъпки.
Етап 2: Техническа оценка:
След това трябва да разгледате по-технически въпроси. Например, ако искате да реализирате възвръщаемост на инвестициите, са ви необходими големи обеми транзакции. По същия начин трябва да вземете предвид неща като мащабируемостта на вашия проект, стабилността на програмите, с които ще взаимодействат вашите инструменти за RPA, и доколко вашата организация е податлива на нови работни процеси и внедряване на RPA.
Помислете за вида на входящите и изходящите данни, необходими за задачата. Ако входовете използват структурирани данни, това е добре. Ако те не са структурирани, може да са ви необходими допълнителни приложения или шаблони, за да разрешите проблема.
След това трябва да помислите за софтуерния си пакет. Как можете да интегрирате софтуера за RPA в настоящата си технологична среда?
Фаза 3: Оценка на възвръщаемостта на инвестициите:
Вашият проект вероятно има бюджет. Вероятно сте се опитвали да получите обща представа за това колко може да струва внедряването на RPA работния процес. Сега трябва да пресметнете числата и да проверите дали внедряването на инструменти за RPA е не само рентабилно, но и дали ще донесе печалба на вашия бизнес. McKinsey Digital предполага, че проектите за RPA могат да доведат до възвръщаемост на инвестициите между 30% и 200% през първата година. Това е доста широк диапазон, така че се опитайте да определите по-тесен диапазон.
Примерен процес
Средно голяма банка разширява дейността си в нов регион. Като част от стратегията си тя предлага заеми на нови потребители. Обработката на тези заеми обаче се извършва ръчно, което натоварва значително настоящите служители.
Ръководството извършва тест за осъществимост, за да потвърди следното:
- Процес: Одобряването на заеми се основава на строги критерии; не се изисква човешка намеса при вземането на решения, тъй като процесът се основава на правила.
- Технически: Формулярите за кандидатстване включват структурирани данни, които RPA ботът може да обработи и да върне одобрение или отказ.
- ВЪЗВРЪЩАЕМОСТ НА ИНВЕСТИЦИИТЕ: Ръчното обработване на заявленията за кредит ще изисква наемането на петима нови членове на екипа, така че внедряването на система за RPA ще бъде много по-рентабилно. Възвръщаемостта на инвестицията е гарантирана.
#4. Изберете правилното решение за RPA
След като сте се постарали да разберете целите си, да очертаете процесите, които искате да автоматизирате, и да оцените осъществимостта на проекта си, е време да преминете към избор на доставчик. От съществено значение е да извършите надлежна проверка на доставчика и неговото решение, но тук няма твърди и категорични правила. Много неща зависят от размера и обхвата на проекта, от това кои служители ще използват RPA, от бюджета ви и от редица други фактори.
Ето някои от основните неща, които трябва да вземете предвид.
Изисквания към проекта:
Проучете доставчици с опит във вашата област. Макар че инструментите за RPA са гъвкави, намирането на доставчици с опит във вашата индустрия може да ви помогне да ускорите жизнения цикъл на разработката на RPA. И все пак, което е може би по-важно, трябва да вземете предвид размера и обхвата на проекта си и да търсите доставчици въз основа на тези параметри.
Например, това е добър момент да обмислите колко широко ще бъдат използвани вашите проекти за RPA в бизнеса ви. Ако става въпрос за голям проект, изискващ много места, разходите за лицензиране са съществен фактор. По същия начин, ако бизнесът ви се стреми към агресивен растеж или ползите от успешното внедряване на RPA ще ви позволят да разширите мащаба си, тогава решение, което предлага неограничени лицензи на една абонаментна цена, ще има смисъл.
Технология:
Помислете за проекта си и за конкретните инструменти, от които се нуждаете, за да реализирате целите си. Някои от нещата, които трябва да се вземат предвид, са броят на необходимите лицензи, наличието на технология за компютърно зрение, код за многократна употреба, скриптове за различни платформи, интеграция на API и много други. Опитайте се да съгласувате предимствата на продавача с вашите изисквания.
Отново много от решенията ви ще бъдат повлияни от конкретния обхват на проекта. Например, много предприятия и правителства по света все още разчитат на наследени системи. Има много причини, поради които организациите не мигрират от тези остарели приложения, включително разходи, прекомерни усложнения и дори признанието, че макар тези системи да са стари, те все още вършат работата си на приемливо ниво.
Инструментите на RPA са отличен начин за привличане на тези инструменти към съвременността. Въпреки че API, платформите за интеграция и ръчните работници са методи, които могат да четат и записват данни от тези системи, инструментите на RPA са много по-рентабилен метод. Нещо повече, модулният характер на тези софтуери за RPA означава, че можете да разширите наследените системи в решения, които осигуряват по-стабилни работни процеси.
Други технологии, които могат да дадат предимство на работния процес на RPA, включват инструменти за различни приложения и платформи. Ако имате бизнес процеси, които включват интеграция между различни устройства и приложения или сътрудничество между отдалечени екипи, RPA може да предложи желаната гъвкавост.
Лесно използване:
Решенията за RPA са създадени, за да позволят на нетехническите екипи да извлекат максимална полза от автоматизацията. Най-добрият вариант тук са инструментите без код или без скриптове с интуитивни интерфейси. Кодирането отнема много време и изисква достъп до квалифицирани разработчици. От друга страна, инструментите без код са ограничени само от креативността и уменията за решаване на проблеми на вашия работник.
Разбира се, лесната употреба не се изчерпва с интуитивен потребителски интерфейс (UI). Концепцията обхваща и ефективното въвеждане в работата, което гарантира, че екипът ви знае как да извлече максимална полза от инвестицията в автоматизация. Препоръчваме ви да обмислите внимателно разликите между модела на лицензиране “Софтуер + услуги” и модела на лицензиране “Само софтуер”.
Подкрепа:
Поддръжката на клиентите е от решаващо значение, особено за екипите, които за първи път започват проекти за RPA. Нещо повече, отзивчивата поддръжка е задължителна, когато автоматизирате критични за бизнеса работни процеси.
Някои инструменти, като ZAPTEST, предлагат достъп до специален експерт, който да ви помогне да внедрите и поддържате решението си през целия жизнен цикъл на RPA. Сертифицираните експерти на ZAP са обучени в редица дисциплини, свързани с автоматизацията, включително най-добрите практики за внедряване на RPA. Нашите експерти могат да ви помогнат да планирате и разработите процеси на работния процес. Освен това, благодарение на опита си с автоматизацията на софтуерното тестване, те могат да помогнат с функционалното тестване и тестването на производителността, които ще разгледаме в стъпка 7 от това ръководство.
Освен специализирана поддръжка, търсете решения за RPA с активна потребителска общност; форумите са отлично хранилище на информация.
Цена:
Цената винаги е фактор, който трябва да се вземе предвид. Никой не разполага с неограничен бюджет. Имайте предвид, че най-скъпият инструмент не винаги е най-добрият. Така че, когато избирате доставчик, търсете стойност.
Повечето RPA решения използват месечни или годишни лицензи. Обаче това, което получавате за своя абонамент, варира значително при всеки доставчик. Потърсете точки на различие между доставчиците, особено такива като неограничени лицензи. Когато разширявате възможностите на RPA или разширявате бизнеса си, неограничените лицензи гарантират, че разходите ви са фиксирани и предвидими.
Освен това потърсете доставчици, които включват първокласна поддръжка в пакета. Например нашият пакет Enterprise осигурява експерт ZAP, който работи заедно с вашия екип, за да осигури внедряване, което дава резултати. Разходите за абонамент могат да бъдат компенсирани със заплатата на техническия персонал, което се превръща в сериозна стойност.
Репутация:
Репутацията на доставчика е основен показател за надеждност и качество. В днешно време всички можем да получим достъп до онлайн прегледи, за да разберем това. Също така не се страхувайте да поискате от доставчиците подходящи казуси или препоръки.
Ако искате да си партнирате с решение за RPA или да предлагате услуги под бял етикет, посъветвайте се с вашия доставчик и потърсете съвет от съществуващи консултанти и партньори. Тези решения работят добре и за агенции и доставчици на бизнес услуги.
#5. Дизайн
Проектирането е съществен етап от управлението на жизнения цикъл на RPA. Това е моментът, в който цялото ви планиране и проучване придобива форма. Тук можете да се възползвате от информацията, получена по време на етапа на проверка на осъществимостта, и да съставите карти за вашия процес на RPA.
На този етап можете да започнете да изготвяте документ за проектиране на процеса (PDD). Благодарение на наличието на инструменти за комуникация и хостинг в облака тези документи могат да бъдат много подходящи за съвместна работа. Насърчавайте сътрудничеството на заинтересованите страни, когато е уместно, за да се гарантира, че мненията ви са изчерпателни.
След като имате модел на процеса, можете да очертаете зависимостите. Те могат да бъдат всякакви специфични приложения, бази данни и електронни таблици, които служат като спусък, вход или изход за вашия процес.
Ако процес А не може да бъде завършен без процес Б, имате зависимост. Разбира се, това е най-простият случай. По-големите проекти с множество взаимозависими процеси могат бързо да се превърнат в каша от зависимости, затова е добре да създадете карта на процесите.
#6. Разработване на
Разработката е една от най-вълнуващите части от внедряването на RPA. Това е моментът, в който цялото ви проучване се превръща в нещо конкретно. В зависимост от това кой доставчик на RPA сте избрали, този етап може да бъде много сложен и да изисква някои технически умения или много лесен за използване и интуитивен.
ZAPTEST предлага два различни начина за разработване на RPA процеси. Първо, можете да използвате екранен записващ модул, за да наблюдавате човешкия работник, докато изпълнява задачата, която искате да превърнете в работен процес на RPA. Нашата технология записва задачата и я разделя на стъпки, които могат да се редактират. Като алтернатива можете да използвате софтуер за картографиране на работния процес с възможности за плъзгане и пускане, за да програмирате необходимите стъпки.
#7. Тест
Този следващ етап от жизнения цикъл на автоматизацията на роботизирани процеси е от решаващо значение. Въпреки че автоматизацията на процесите може да е завършена, трябва да я изпробвате, преди да я пуснете в действие. Някои процеси на RPA са много прости, докато други са по-сложни поради зависимости, обем на транзакциите или други фактори.
На този етап можете да тествате процеса в среда за стартиране, за да се уверите, че той работи според очакванията ви. Инструменти за автоматизация на софтуерното тестване може да ви помогне да се уверите, че сте обхванати от всички гледни точки, като създадете редица сценарии, с които вашият RPA може да се сблъска. Трябва да създадете подробни тестови скриптове, които да измерват резултатите спрямо очакваните, както и да изпълняват сценарии.
Тестовете за производителност и натоварване също са от жизненоважно значение, за да се гарантира, че процесите на RPA са достатъчно устойчиви, за да издържат на напрежението при ежедневна употреба. Освен това, въпреки че екипът ви за тестване е в най-добра позиция да провери дали внедряването на RPA функционира правилно, помислете и за това да попитате потребителите и другите заинтересовани страни за тяхното мнение.
Водете щателна документация и записвайте всички аномалии, на които трябва да се обърне внимание.
#8. Мярка
Съществуват голям брой показатели, които можете да използвате за измерване на успеха и ефективността на опитите за автоматизация. Много от тези показатели ще бъдат пряко свързани с целите и възраженията, които сте определили в стъпка 1. Други обаче ще бъдат свързани със съображения като скорост на внедряване, възвръщаемост на инвестициите и т.н.
RPA е постоянен процес. Въпреки че идеята е да го настроите и да го оставите да работи, трябва постоянно да наблюдавате процесите си, за да сте сигурни, че те осигуряват желаната възвръщаемост и оптимална ефективност.
Ето списък на някои популярни показатели за RPA
- Скорост: Средното време, необходимо за завършване на процеса от край до край.
- Точност: Процентна мярка за точността на обработените данни.
- Очаквана бизнес стойност: Мярка за времето, парите или другите ресурси, които вашият процес на RPA спестява на бизнеса ви.
- Престой: Време в часове или дни, през което процесът RPA не е достъпен
#9. План за резервно копие
Въпреки че внедряването на RPA работни процеси е свързано с изоставянето на старите начини, винаги трябва да имате резервен план. Както всеки ИТ специалист или бизнес лидер знае, нещата могат да се объркат във всеки един момент и често се случва това в най-неподходящия момент.
Ако използвате процеси на RPA за справяне с критични задачи, имате нужда от план за непрекъснатост на бизнеса, в случай че нещо се обърка. Плановете за резервно копие варират в зависимост от внедряването, но могат да включват прехвърляне на ръчни работници за изпълнение на жизненоважни задачи по време на престой.
#10. Внедряване и поддръжка
След като сте отметнали тези стъпки за внедряване на RPA, е време да пуснете RPA решението си в производствена среда.
Процесите на RPA имат много зависимости. Въпреки че процесът може да остане непроменен, интегрираните приложения, електронни таблици и бази данни могат да се променят. Или, което е също толкова вероятно, идентификационните данни за сигурност могат да се променят. Когато това се случи, процесът RPA може да върне изключения. Планираното наблюдение, тестване и графици за поддръжка могат да помогнат за осигуряване на максимална работоспособност.
Заключителни мисли
Внедряването на процеса RPA трябва да бъде резултат от обмислено и целенасочено планиране. Като следвате тези десет стъпки, давате на проекта си най-голям шанс за успех. ИТ проектите се характеризират с неприемливо висок процент на провали. Не се превръщайте в статистика. Следвайте тези стъпки и ще можете да седнете и да се насладите на ползите от проект за RPA, който носи стойност.
